Báo cáo Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường

, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của Nhà nước, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nước đã đưa ra Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một số điều của Luật ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998. Ngân sách Nhà nước bao gồm ngân sách Trung ương và ngân sách các cấp chính quyền địa phương (ngân sách địa phương). Trong những năm gần đây, quản lý ngân sách Nhà nước cấp xã, phường, thị trấn là nhiệm vụ được đặc biệt quan tâm trong công tác quản lý ngân sách Nhà nước . Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nước. Vì vậy, Bộ Tài chính cũng là nơi quản lý các vấn đề về ngân sách xã, phường. Mọi hoạt động của xã về ngân sách đều được trình lên Bộ Tài chính bằng những báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán trong đó ghi đầy đủ toàn bộ những số liệu về tình hình thu ngân sách của xã từng tháng, quý, năm. Sau đó Bộ Tài chính sẽ tổng hợp các báo cáo rồi gửi lên Uỷ ban Ngân sách Quốc Hội. Mọi nguồn Tài chính ngân sách xã đều phải dựa vào các nguồn thu đóng góp của dân, các tài sản vật tư của xã và các nguồn chi từ trên (Huyện, Tỉnh, Trung Ương). Do vậy, các bản báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán là cơ sở để đưa ra các quyết định cuối cùng trong việc hoạch định chính sách về Ngân sách xã. Ngân sách xã, phường là bộ phận của ngân sách Nhà nước do UBND xã quản lý; HĐND xã quyết định giám sát. UBND và HĐND xã dựa trên các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán để quản lý. Sau đó trình lên huyện, huyện tổng hợp các xã trình lên tỉnh, tỉnh tổng hợp các huyện trình lên Bộ Tài chính, Bộ Tài chính tổng hợp trình lên Uỷ ban ngân sách Quốc hội. Ngân sách xã mục đích là để duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng, đoàn thể, cấp xã và các khoản chi về quản lý và phát triển Kinh tế - Xã hội thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã. Tuy nhiên, trong xu thế tin học hoá hiện nay và yêu cầu của Bộ Tài chính là tin học hoá trong các lĩnh vực quản lý hành chính để tổng hợp các báo cáo một cách chính xác và nhanh nhất do đó các báo cáo tổng hợp Tài chính ngân sách xã cũng không ngoại lệ. Việc đưa tin học vào để tự động tính toán sau đó đưa ra báo cáo Tài chính để kiểm tra tình hình thực hiện dự toán Tài chính ngân sách xã là một quá trình đòi hỏi chính xác và kịp thời, thông tin được cập nhật hàng tháng để giúp cuối năm tổng hợp báo cáo đầy đủ để trình lên trên nhằm đưa ra kịp thời các dự toán, quyết toán. Trong vấn đề quản lý nguồn vốn ngân sách của xã, phường có liên quan đến rất nhiều các ban ngành, và số liệu được cập nhật hàng ngày do vậy đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ để giúp xây dựng một phần mềm quản lý nguồn vốn của ngân sách xã và đáp ứng yêu cầu của người quản lý. Trong đó cơ sở để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nguồn vốn ngân sách xã là xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách xã. Trong quá trình thực tập ở Bộ Tài chính, được sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng Phát triển ứng dụng (Ban quản lý ứng dụng tin học) và với yêu cầu trong việc quản lý ngân sách của các xã, em đã chọn đề tài: “ Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường “ làm luận văn tốt nghiệp Đại học. Chuyên đề được trình bày gồm bốn chương sau: Chương I: Phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Chương này trình bày một số vấn đề mang tính lý thuyết về hệ thống thông tin, các mô hình của một hệ thống thông tin, các công cụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Chương II: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phường Chương này trình bày tổng quan về Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài chính và trình bày nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính- Kế toán ngân sách xã, phường trên cơ sở quản lý của các cơ quan chức năng. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phường Chương này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống: sơ đồ chức năng của hệ thống, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, ... nhằm giải quyết bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phường. Chương IV: Đánh giá và cài đặt chương trình Chương này trình bày những đánh giá khách quan về chương trình, cách cài đặt và kết quả thử nghiệm của chương trình. Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục So với hệ thống thông tin cũ thì hệ thống thông tin mới này đã được hoàn chỉnh hơn và đó là kết quả của 3 tháng thực tập của em và những giúp đỡ của các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng. Em hy vọng rằng với sự nỗ lực của bản thân sẽ xây dựng được một chương trình hoàn chỉnh để được ứng dụng vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn Trịnh Phú Cường đã tận tình chỉ bảo em hoàn thành được đề tài này, các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng và em hy vọng sẽ nhận được những ý kiến chỉ bảo của các Thầy giáo, Cô giáo, ý kiến đóng góp của các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003 Lê Ngọc Châu Chương I Phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý I. Thông tin và thông tin quản lý Hiện nay nguời ta thường nói về ”kinh tế tri thức” như một xu hướng tất yếu trong quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tương lai. Đó là kết quả của sự phát triển khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại mà công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học công nghệ như: công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ,... Thông tin chính là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa các ngành để cùng một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biết của con người. Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm đến công nghệ thông tin như một công cụ để phát triển kinh tế của đất nước mình. Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò như thế nào? Ta hãy xem một số liệu cụ thể sau: Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lượng lao động thông tin trong các tổ chức ngày càng tăng. Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là 55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ có tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin. Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầm quan trọng của thông tin. Trong các doanh nghiệp, số lượng máy vi tính tăng lên đáng kể vì dữ liệu liên quan đều được xử lý bằng máy vi tính. Trong lĩnh vực quản lý, thông tin giúp người quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu quả, người giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình được kết nối mạng mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó. Máy vi tính là công cụ trợ giúp đắc lực và thông tin được cập nhật một cách tức thời trong quản lý. Có ba cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Mỗi mức có một hay một nhóm điều hành, họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho người ở mức cao hơn và ra quyết định khác nhau ở mỗi mức khác nhau. Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. II. Hệ thống thông tin Thông tin được coi trọng khi nó được sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó. Thông tin được con người sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể được lưu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy,... Trong lĩnh vực quản lý, người quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Như vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Để hiểu được một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm những yếu tố nào người ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin. Tuỳ theo từng đối tượng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau. Tuy nhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin nên nó được mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó được thiết kế dưới góc nhìn của người quản lý. Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêu cầu về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lưu trữ chúng. Mô hình vật lý ngoài được thiết kế dưới góc nhìn của người sử dụng. Vì hệ thống thông tin để xây dựng phần mềm là dành cho người sử dụng (khách hàng) nên họ là người yêu cầu và cũng là người đánh giá khách quan nhất. Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào, đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống. Mô hình này cũng chưa ổn định vì khách hàng có thể chưa hài lòng và có thể được thay đổi tuỳ theo mô hình hiện có. III. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là một loại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức. Phát triển hệ thống thông tin đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thực hiện và cài đặt nó. Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin, đó là do những nguyên nhân sau: - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi công nghệ. - Thay đổi sách lược chính trị. Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có được sản phẩm đáp ứng người sử dụng, phù hợp với môi trường hiện tại. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn. Các giai đoạn để phát triển một hệ thống thông tin gồm: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. 1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá năng lực khả thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 2. Phân tích chi tiết Giai đoạn này làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được. Bao gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu của môi trường hiện tại. - Nghiên cứu hệ thống hiện tại. - Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3. Thiết kế logic Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập được ở giai đoạn trước. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét. Bao gồm công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. 4. Đề xuất các phương án của giải pháp Là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là chi tiết. Các công đoạn cần phải làm: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phương án các giải pháp. 5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Trong công việc này bao gồm tài liệu kết quả cần có là: tài liệu chứa đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng. Các công đoạn chính gồm: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra. - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 6. Triển khai kỹ thuật của hệ thống Đây là bước tin học hoá của hệ thống thông tin. Bao gồm những công đoạn sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu. 7. Cài đặt và khai thác Đó là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. IV. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Để hiểu rõ hệ thống thông tin hiện tại có những nhược điểm gì cần phải khắc phục, ta phải đi phân tích hệ thống thông tin đó. Đó là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như là xác định các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra các phương án để đạt được mục tiêu đó. Các công cụ dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý 1. Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin quản lý Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu. Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý Sơ đồ này dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ. - Xử lý Thủ công Giao tác Tin học hoá nguời máy hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá hoàn toàn - Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: * Ngoài các mô hình ở trên ra ta có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Tên người / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD - Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không mô tả chi tiết mà chỉ môt tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống. Ta có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. - Phân rã sơ đồ (Diagram Explosion) Để mô tả chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau đến là mức 1, .... V. Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý Sau khi sử dụng các công cụ để phân tích hệ thống thông tin hiện tại, tìm ra những ưu nhược điểm của nó, ta phải tiến hành thiết kế một hệ thống thông tin mới. Do vậy, thiết kế hệ thống thông tin quản lý là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đặt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích mà vẫn luôn tuân thủ ràng buộc của môi trường. Việc thiết kế logic bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới. Nó đảm bảo cho những dữ liệu cần thiết sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý theo yêu cầu sẽ được thực hiện. 1.0 Thiết kế mẫu biểu và báo cáo 2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ ra, khuôn dạng các báo cáo biểu mẫu báo cáo Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình Các thực đơn, biểu tượng, giao diện,.. .. Hồ sơ dự án Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các mẫu Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-R, các đầu vào/ ra 3.0 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic Các quan hệ đa chuẩn hoá Các bước của giai đoạn thiết kế logic 1. Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin Có bốn cách cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, nhưng do yêu cầu của bài toán đặt ra nên ta chỉ xét một cách là: phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. 2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Đây là cách mà được các lập trình viên hay sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin. Đó là dựa vào các thông tin đầu ra để mô phỏng sau đó là thiết kế và cuối cùng là hợp thức hoá cơ sở dữ liệu đó. Bao gồm 4 bước sau: Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp (là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu ). - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (là những thuộc tính được tính toán hoặc được suy ra từ nhiều thuộc tính khác ). - Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa quản lý. Bước 2: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Sau khi tổng hợp các phần tử đầu ra, ta tiến hành chuẩn hoá theo từng mức khác nhau. Có 7 mức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, tuy nhiên tuỳ từng hệ thống thông tin mà dừng lại tại từng mức khác nhau. - Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF ). - Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF ). - Chuẩn hoá mức 3 ( 3.NF ). - ..... Bước 3: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Thực thể được biểu diễn bằng một hình như sau: Tên thực thể Liên kết: Được dùng để thể hiện những mối quan hệ tồn tại giữa các thực thể. Nó được biểu diễn bằng hình sau: Số mức độ của liên kết: Là số lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. - Liên kết loại Một - Một ( 1@1 ) - Liên kết loại Một - Nhiều ( 1@N ) - Liên kết loại Nhiều - Nhiều ( N@N ) Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lượng quan hệ tham gia vào thực thể đó. - Quan hệ một chiều: là một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. - Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hay một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: - Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description): dùng để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relation): dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. 3. Thiết kế logic xử lý Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính chất tổ chức. Để biểu diễn những hoạt động như vậy, ta dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả. Sự kiện: là việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp với các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc. Kết quả: là sản phẩm của việc thực hiện một công việc. 3.1. Phân tích tra cứu Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại quá trình thiết kế CSDL đã đủ cung cấp các đầu ra hay không và xem xét lại một phần logic để tạo các thông tin đầu ra. Kết quả của việc phân tích này được biểu diễn bằng sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống. 3.2. Phân tích cập nhật Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đối tượng mà nó quản lý. Khi có những sự kiện xảy ra buộc ta phải thêm, bớt một hay nhiều bản ghi hay buộc ta phải thay đổi giá trị của thuộc tính. Khi đó ta lập bảng sự kiện cập nhật. Tuy nhiên dữ liệu được đưa vào phải đảm bảo phản ánh trung thực thực tế có nghĩa là mọi giao dịch xảy ra đều được phản ánh vào trong CSDL mà ít sai sót nhất. Do đó phải lựa chọn cho dữ liệu nhập loại kỹ thuật kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu. Có các cách kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu sau: Phân lớp và cấu trúc: kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu. Tổ hợp ý nghĩa: Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu. Soát dữ liệu: kiểm tra xem dữ liệu có mặt trong mỗi bản ghi không. Quy cách: kiểm tra quy cách quy định trước. Miền giá trị: kiểm tra xem dữ liệu có nằm trong miền giá trị quy định không. Hợp lý hoàn toàn: dữ liệu có hợp lý về hoàn cảnh không. Kích thước: xem xét dữ liệu có quá nhiều ký tự hay ít ký tự. Tự kiểm tra: dữ liệu nhập thoả mãn điều kiện tự thân nào đó. Tập hợp giá trị chuẩn: dữ liệu nhập vào có nằm trong tập hợp giá trị chuẩn cho trước hay không. Chương II Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phường I. Tổng quan về Bộ Tài chính 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nước. Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính được Nhà nước giao cho những quyền hạn nhất định: - Hướng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách hàng năm. - Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nước xây dung kế hoạch Tài chính trung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nước. - Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các khoản thu khác. - Quản lý ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nước, quỹ ngoại tệ, thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị. - Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà nước . - Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sở hữu Nhà nước. - Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nước. - Quản lý các loại vốn để vay nợ trong và ngoài nước. - Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính. - Đại diện cho Chính phủ tại các tổ chức Tài chính quốc tế. Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm các bộ phận (Vụ, Ban, Cục, . ...) sau để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình: 2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà nước; tổ chức Trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và điều hành ngân sách Nhà nước của Bộ. Nhiệm vụ của Ban quản lý ứng dụng tin học: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý Tài chính Nhà nước. - Quản lý thống nhất các hoạt động tin học trong toàn ngành Tài chính. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ. - Tổ chức trung tâm Dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý Tài chính Nhà nước . - Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ. Ban quản lý ứng dụng tin học gồm các phòng sau: - Phòng Kế hoạch tin học. - Phòng Quản lý hệ thống. - Phòng Phát triển ứng dụng. - Phòng Mạng và hỗ trợ kỹ thuật. - Trung tâm Dữ liệu và xử lý thông tin. - Trung tâm Cơ sở dữ liệu dự phòng. II. Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phường Bài toán có thể phát biểu như sau: kế toán ngân sách xã là việc tổ chức hệ thống thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của xã bao gồm: các hoạt động Tài chính ngân sách của xã và các hoạt động Tài chính của đơn vị sử dụng ngân sách ( với tư cách là đơn vị dự toán hay đơn vị thụ hưởng ngân sách của xã ). 1. Mục đích của bài toán Xây dựng một hệ thống thông tin cho phép thực hiện và quản lý toàn bộ các báo cáo đầu vào (bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu / chi ngân sách của các xã, ... ) để tổng hợp đưa ra báo cáo Tài chính - kế toán. Việc ứng dụng tin học vào để giúp tổng hợp nhanh các báo cáo Tài chính trong hoạt động Tài chính ngân sách xã, cân đối Tài chính hàng tháng, năm để cho cơ quan Tài chính quyết định dự toán và phân bổ ngân sách địa phương; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương. Đây là quá trình tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách của các xã nên việc tổng hợp này bắt đầu thực hiện từ huyện. Mục đích để đưa các báo cáo này phục vụ yêu cầu quản lý. 2. Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường - Quản lý tình hình Tài chính ngân sách; Tài chính các quỹ, tình hình TSCĐ và tài chính khác của các xã trong tháng. - Quản lý tình hình thực hiện thu và cơ cấu thu ngân sách của các xã trong tháng (đã làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nước tại Kho bạc và thu ngân sách chưa qua kho bạc). - Quản lý tình hình thực hiện chi và cơ cấu chi ngân sách của các xã trong tháng (đã làm thủ tục ghi chi ngân sách Nhà nước tại Kho bạc và chi ngân sách chưa qua Kho bạc). - Quản lý tình hình cân đối Tài chính ngân sách trong năm ngân sách, đối chiếu với dự toán. - Quản lý tình hình Tài chính ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục lục ngân sách. - Báo cáo tổng hợp về tình hình Tài chính ngân sách xã trong năm báo cáo theo nội dung. - Quản lý tình hình thực hiện công tác XDCB tại các xã trong năm báo cáo. 3. Nguồn thông tin đầu vào Để hệ thống thông tin đảm bảo được các chức năng nêu trên, các dữ liệu đầu vào phải được cập nhật đầy đủ và chính xác. Việc tổng hợp các báo cáo là dựa vào các số liệu từ các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, đó là: - Bảng cân đối tài khoản. - Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã. - Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã. - Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã. - Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã. - Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã. - Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã. - Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã. - Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản. - Thuyết minh báo cáo Tài chính. 4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính Các báo cáo Tài chính - kế toán đã được tổng hợp Báo cáo Tài chính Chứng từ kế toán Kế toán (Xã) Sổ kế toán Ghi vào sổ Tổng hợp Phòng Tài chính quận, huyện Tổng hợp các báo cáo Tài chính Sở Tài chính Tổng hợp Bộ Tài chính Kiểm tra và đối chiêú 5. Sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phường Báo cáo Các báo cáo của các xã Báo cáo Phòng Tài chính huyện 1.0 Cập nhật dữ liệu 2.0 Tổng hợp và lập báo cáo TC 3.0 Đối chiếu và so sánh Sở Tài chính Bộ Tài chính 4.0 In BCTC & BCTH Tổng hợp III. Ngôn ngữ sử dụng Hiện nay Microsoft Windows là hệ điều hành đang được dùng rộng rãi nhất theo thống kê của các tạp chí vi tính thế giới. Xu hướng lập trình trong môi trường Windows càng ngày thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng, vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, FoxPro, ... đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, VisualFoxPro, ... Visual FoxPro là môi trường hướng đối tượng mạnh cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng nhỏ. Visual FoxPro cung cấp các công cụ để tổ chức các Table chứa thông tin, chạy các Query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất, hay lập trình một ứng dụng, xắp xếp dữ liệu hoàn chỉnh cho người sử dụng. Visual FoxPro có khả năng mở rộng giúp lập trình viên trong nhiều lĩnh vực khi phát triển ứng dụng và cơ sở dữ liệu. Nâng cao khả năng quản lý cơ sở dữ liệu và project. Ta có thể sử dụng code nguồn như Microsoft Vis._.