Báo cáo tổng kết đề tài - Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân

VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Thành viên tham gia : Nguyễn Kim Phƣợng Phạm Trần Phƣơng Uyên Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020 LỜI CẢM ƠN Để thực hiện báo cáo khoa học này, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ từ nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Báo cáo khoa học được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả ở các trường Đại học, các tổ chức nghiên cứu, tổ chức chính trị Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phạm Thị Hồng Quyên – người trực tiếp hướng dẫn khoa học đã luôn dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành báo cáo khoa học. Tiếp theo, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia III và cá nhân các anh chị Phòng Thu thập - Chỉnh lý đã nhiệt tình chỉ bảo và có những chia sẻ bổ ích cho chúng em trong quá trình thực hiện báo cáo. Chúng em xin trân trọng cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong báo cáo khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em kính mong Quý thầy cô và những người quan tâm đến báo cáo có thêm những ý kiến góp ý để báo cáo được hoàn thiện hơn. Một lần nữa chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày . tháng năm Tác giả LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu khoa học do nhóm nghiên cứu làm dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên. Các nội dung trong đề tài này là trung thực, chính xác và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN M ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lí do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 7. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5 8. Bố cục của đề tài ......................................................................................... 5 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN .................................. 6 1.1. Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân ................................................. 6 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ ....................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân ......................................................... 6 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................................ 8 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân............ 9 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nhân tự bảo quản ............................................. 9 1.1.4.2. Đối với tài liệu được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Lưu Trữ năm 2011: ..................................................... 10 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu ............... 10 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân ......................... 11 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân ......................................... 12 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân ........................................... 13 1.2. Lý luận chung về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân ...................... 16 1.2.1. Khái niệm tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .............................. 16 1.2.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân ........................................... 16 1.2.3. Phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân ................. 17 Tiểu kết chương 1: ........................................................................................ 21 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III .. 24 2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và công tác sưu tầm, quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm............................................................... 24 2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................... 24 2.1.2. Công tác sưu tầm, phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm . 27 2.1.2.1. Công tác sưu tầm tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................. 27 2.1.2.2. Công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................... 28 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................... 29 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................................................................... 29 2.2.1.1. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông Giáo sư Văn Tân .................. 29 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo sư Văn Tân ...................................................... 34 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 38 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .............. 41 Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 44 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN ......................................................................................... 45 3.1. Nhận xét việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ................................................................ 45 3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 45 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46 3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 47 3.2. Đề xuất một số biện pháp tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III .................................................. 47 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lí quy định việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .................................................................................. 47 3.2.2. Sưu tầm, thu thập bổ sung hoàn chỉnh tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 48 3.2.3. Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân 49 3.2.4. Lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................................ 53 3.2.5. Đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân .......................................................................................................... 54 Tiểu kết Chương 3: ....................................................................................... 55 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 58 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 60 M ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Phông lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn. Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... Đồng thời là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học,... Hiện nay, có hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong số đó thì có phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân là phông có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Ông là một trong những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học. Trong quá trình công tác của mình, ông đã đảm nhận những vai trò, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân đã được thành lập để lưu giữ lại khối tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Giáo sư bao gồm các bản viết tay, bản thảo, bản đánh máy có bút tích của ông... Đồng thời, khối tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này là nguồn sử liệu có giá trị và có thể khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau như nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của giáo sư Văn Tân; phục vụ 1 các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu, phục vụ nhu cầu của các nhà nghiên cứu Tuy nhiên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế. Với mục đích tìm hiểu thực tiễn tổ chức tài liệu của một phông lưu trữ cá nhân cụ thể nhằm làm sáng tỏ những vấn đề lý luận đã được cung cấp trong chương trình học, chúng tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân” làm đề tài nghiên cứu khoa học. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự (1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016); giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng. Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như: - Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9); 2 - PGS. TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.79; - Th.s Trần Văn Quang , Ths. Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời gian số 1+2/2017. - Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm; “Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên,... Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn để nghiên cứu. Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. Vì vậy, đề tài chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các 3 nhiệm vụ sau đây: - Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân; - Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân; - So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất. 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu là phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội). + Thời gian: 1959-1978. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: + h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn; + h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây; + h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ quan, tổ chức ; + h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông lưu trữ cá nhân. Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa 4 những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. 7. Đóng góp của đề tài Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cụ thể đề tài giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội;... Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một số đề xuất. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. 5 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN 1.1. Lý luận chung về phông lƣu trữ cá nhân 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”. 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ khác nhau: Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân đó [18]. Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “ những tài liệu sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ. Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau. Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin để nghiên cứu [19]. Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản. Nhà nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn bán thì chỉ được bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước”. Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản: “Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá 6 trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” [12,76]. Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi của tài liệu cá nhân. Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân chỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm trong tay nhân dân. Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài liệu xuất xứ cá nhân. Từ những định nghĩa về tài liệu cá nhân nêu trên, thuật ngữ phông lưu trữ cá nhân đã được khái quát như sau: Theo cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa: “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích luỹ nên trong sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”. Theo Bách khoa toàn thư mở: “Lưu trữ cá nhân là một nhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan. Nó thường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai”. Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990) của các tác giả Đào Văn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền thì đưa ra định nghĩa: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác” [4,60-61]. Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi lựa chọn định nghĩa về phông 7 lưu trữ cá nhân như sau: Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [6,131]. Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn... Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có: Phông lưu trữ của nhà văn Tô Hoài, Phông lưu trữ nhà thơ Xuân Quỳnh, Phông lưu trữ nhạc sỹ Văn Cao, Phông lưu trữ nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, ... 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân Tài liệu phông lưu trữ cá nhân là một loại hình tài liệu lưu trữ nên có các đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh quá trình sống, hoạt động của cá nhân; hình thành gần như đồng thời với các sự kiện liên quan đến cá nhân nên có tính chính xác cao và rất đa dạng về loại hình, tác giả, chất liệu, ngôn ngữ. Đó là những tài liệu như giấy khai sinh, chứng minh thư, hộ chiếu, những hình ảnh cá nhân đó chụp với bạn bè, gia đình, tài liệu về thân thế của cá nhân; là những tài liệu phản ánh về các dấu mốc qua0n trọng, những tài liệu mà cá nhân đó không bao giờ quên khi hồi tưởng lại và ít nhiều ảnh hưởng tới con đường khoa học của họ. Bên cạnh đó, tài liệu phông lưu trữ cá nhân cũng có các đặc điểm riêng sau: Một là, tài liệu phông lưu trữ cá nhân là tài sản riêng thuộc sở hữu tư nhân hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư. Do đó, phần lớn tài liệu của cá nhân được lưu giữ tại gia đình của cá nhân đó. Một số ít tài liệu của cá nhân tiêu biểu còn được lưu giữ tại các cơ quan Lưu trữ, Bảo tàng hoặc được cá nhân khác sưu tầm. Mặt khác, khi đề cập tới tài liệu lưu trữ cá nhân còn có lượng lớn tài liệu của các cơ quan, tổ chức viết về cá nhân đó, đó không chỉ là tài liệu đề cập tới ở văn bản giấy mà còn là những tài liệu được sản xuất thành phim như: Trần Đại Nghĩa – chân dung người anh hùng, Hai là, thành phần, nội dung tài liệu được lựa chọn để lưu trữ phụ thuộc 8 vào quan điểm riêng của từng cá nhân. Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cá nhân hoặc do họ tự sáng tác ra, còn có những tài liệu khác được sưu tầm và lưu giữ do sở thích riêng của từng cá nhân. Ba là, nhóm tài liệu sáng tác do chính cá nhân sáng tác ra thường mang dấu ấn riêng của mỗi cá nhân [2,3]. 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nh n tự bảo quản Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu đó. Trong đó, ba quyền trên được hiểu như sau: Quyền chiếm hữu tài liệu là quyền nắm giữ, quản lý tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu chiếm hữu tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, quản lý tài liệu nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội. Khi chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài liệu cho người khác thì người được ủy quyền thực hiện quyền chiếm hữu tài liệu đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác định. Quyền sử dụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu thực hiện quyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thác tài liệu theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Quyền sử dụng tài liệu có thể được chuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo quy định của Pháp luật. Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài liệu đúng tính năng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng tài liệu hoặc theo quy định có liên quan khác của Pháp luật. Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ quyền sở hữu đó. Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, để thừa kế, từ bỏ hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với quy định của pháp luật. Người được chủ sở hữu ủy quyền định đoạt tài liệu phải thực hiện việc định đoạt 9 phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu [2,7]. 1.1.4.2. Đối với tài liệu đ c đăng ý tại L u trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật L u Trữ năm 2011 - Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thông tin tại Lưu trữ lịch sử còn việc bảo quản tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu vẫn là cá nhân, gia đình, dòng họ. - Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử chỉ có quyền quản lý tài liệu “do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền” và quyền sử dụng tài liệu “theo thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu”; quyền sở hữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân, gia đình, dòng họ. - Nếu tài liệu được hiến tặng hoặc bán cho lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử có đủ ba quyền là quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu đó. Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử. 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nh n, gia đình, dòng họ có tài liệu Cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các quyền sau đây: - Được đăng ký tài liệu tại lưu trữ lịch sử nếu tài liệu đáp ứng được điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011 và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu; - Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; - Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; - Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng; - Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; - Được nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, gia đình, dòng họ có tài liệu còn có các nghĩa vụ sau đây: - Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; - Trả phí bảo quản theo quy định của Pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký. 10 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Có thể phân loại tài liệu của phông lưu trữ cá nhân thành các nhóm cơ bản như sau: - Tài liệu về tiểu sử cá nhân. (V dụ: Sơ yếu lý lịch, các giấy tờ tùy thân; gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử; các bài viết, công trình nghiên cứu, phim tư liệu về tiểu sử cá nhân, ) - Tài liệu về hoạt động học tập của cá nhân. (V dụ: Học bạ; bảng điểm; sách vở ghi chép về các môn học; thẻ học sinh, sinh viên; bằng tốt nghiệp; giấy khen, bằng khen về các thành tích đạt được trong quá trình học tập, ). - Tài liệu về quá trình lao động và làm việc của cá nhân. (V dụ: Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm vào các vị trí công tác; quyết định nâng lương thường xuyên hoạc đột xuất; các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc như công văn, tờ trình, biên bản, thông báo, báo cáo; thư từ trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác; tài liệu sáng tác như các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác nghệ thuật, các tác phẩm văn học, thơ ca, nhạc họa có thể dưới dạng bản thảo hoặc tác phẩm, công tr...i tài liệu phông l u trữ cá nh n Tài liệu phông lưu trữ cá nhân được phân loại không giống như đối với tài liệu hành chính, mà khi sưu tầm về Trung tâm, cán bộ chỉnh lý không áp dụng theo văn bản cụ thể nào mà dựa theo thực tế tình hình tài liệu và những nội dung, thành phần tài liệu mà cá nhân đó hiện có để thực hiện phân loại. Tài liệu của mỗi cá nhân sẽ được sưu tầm, phân loại chỉnh lý riêng theo từng cá nhân, lập thành một phông lưu trữ riêng của cá nhân đó. Tài liệu sau khi sưu tầm về sẽ được phân loại, sắp xếp khoa học theo từng phông cá nhân riêng. Phông lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó. Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu 28 hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt. Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu [14,33]. V dụ: Phông Nhạc sĩ Trần Hoàn, bao gồm: - Tài liệu về tiểu sử của Nhạc sĩ Trần Hoàn; - Tài liệu về sáng tác của Nhạc sĩ Trần Hoàn; + Tập ca khúc viết tay; + Tập ca khúc viết tay, photo, đánh máy; + Tập ca khúc đã xuất bản và ca khúc đang trên báo, tạp chí; + Kịch bản phim, ca khúc viết cho phim, kịch và các tác phẩm thơ; - Sách đã xuất bản của Nhạc sĩ Trần Hoàn; - Tài liệu công cụ của Nhạc sĩ, Bổ trưởng Trần Hoàn; - Tài liệu của các tác giả khác nghiên cứu về âm nhạc của Nhạc sĩ Trần Hoàn. 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lƣu trữ Giáo sƣ Văn Tân 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân 2.2.1.1. Bản lịch sử đ n vị hình thành phông Giáo s Văn T n Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu. Cũng giống như phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan, khi phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân việc làm đầu tiên là chúng ta đi tìm hiểu về lịch sử đơn vị hình thành 29 phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân: - Tên thật: Trần Đức Sắc - Ngày sinh: 11 9 1913 - Nơi sinh: Thôn Kim Hoàng - Thọ Nam, nay là xã Vân Canh, huyện Hoài Đức, Hà Tây (nay thuộc Hà Nội) - Mất: 1988 (hưởng thọ: 75 tuổi) - Quá trình hoạt động cách mạng: Ông tham gia hoạt động cách mạng từ năm 1929, với gần 60 năm tuổi Đảng, 10 năm bị giam cầm trong nhà tù đế quốc mà di chứng để lại là đôi chân gần như bị liệt của ông (Hình 2.1). Năm 1937, trong phong trào Mặt trận dân chủ, Văn Tân làm báo Tin tức cùng với Trường Chinh, Trần Huy Liệu, Trần Đình Long, Võ Nguyên Giáp... Năm 1941, ở tù Sơn La, ông lại cùng với Trần Huy Liệu làm báo “Suối reo”. Những năm bị giam cầm trong ngục tù đế quốc đã làm đôi chân GS Văn Tân đi không còn vững nhưng nhiệt huyết trong ông thì không hề suy giảm. Bầu nhiệt huyết đó được truyền vào 25 cuốn sách, 117 bài nghiên cứu của ông để lại cho hậu thế. Với 10 năm bị giam cầm trong nhà tù đế quốc. Cách mạng thành công ông tham gia làm Báo Cứu quốc và hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trải qua nhiều nhiệm vụ nhưng nhiều hơn cả vẫn là sử học. - Hoạt động chuyên môn: Giáo sư Văn Tân thuộc thế hệ những người mở đường khai phá cho sử học hiện đại Việt Nam sau năm 1945 cùng với những tên tuổi lớn như: Đặng Thai Mai, Trần Huy Liệu, Đào Duy Anh, Nguyễn Khánh Toàn, Trần Văn Giàu, Phạm Huy Thông, Trần Văn Giáp (Hình 2.2). Do sở trường và tâm huyết, năm 1950 ông về Vụ Văn học và Nghệ thuật thuộc Bộ Giáo dục, sau đó sang Trung Quốc học tập rồi về Ban Nghiên cứu Văn – Sử - Địa. Từ đó sự nghiệp văn học của ông được khẳng định với hàng loạt công trình nghiên cứu như: Văn học trào phúng (1958), Nguyễn Khuyến (1959), Sơ thảo lịch sử văn học Việt Nam (1957 - 1960), Lịch sử văn học Việt Nam sơ giản (1963). Về ngôn ngữ ông có Từ điển Trung - Việt (1956), chủ biên Từ điển 30 tiếng Việt (1967) cùng với Ngụy Như Kon Tum, Nguyễn Tấn Gi Trọng, Nguyễn Lân, Đoàn Hựu, Nguyễn Khang, Ngô Thúc Lanh và từ điển Trung – Việt; Từ điển Tiếng Việt, do ông chủ biên. Uyên bác về Ngôn ngữ học, Từ điển học, Hán - Nôm học, Văn học nhưng địa hạt chính mà Giáo sư Văn Tân “thâm canh” là Sử học. Sự nghiệp Sử học của ông với nhiều cuốn sách, hàng trăm luận văn đăng trên các tạp chí, các báo. Ông say mê với người anh hùng áo vải Quang Trung - Nguyễn Huệ và cụm công trình “Cách mạng Tây Sơn”; “Nguyễn Huệ - Con người và sự nghiệp” của Giáo sư Văn Tân đã được tặng Giải thưởng Nhà nước (2000), sau khi ông qua đời 12 năm. Trong nghiên cứu sử học, Giáo sư Văn Tân rất coi trọng công tác sử liệu học và quan điểm sử học. Sinh thời ông, đã có người nhận xét: “Văn Tân làm sử như chiến sĩ.” Ông hăm hở, xông xáo, “tác chiến” quyết liệt. Dù chân yếu, đi lại khó khăn phải có người đỡ nhưng Giáo sư Văn Tân vẫn năng nổ, hăng hái lặn lội đi các địa phương để khảo sát điền dã, tìm tư liệu. Ông gần dân, yêu quý dân và thường nói với những cán bộ trẻ của Viện Sử: “Nhân dân là những người làm ra lịch sử. Chúng ta chỉ là những người chép sử”. Nhà nước phong hàm Giáo sư cho ông từ đợt đầu tiên (1980) và dân chúng thôn dã nhiều lần được đón ông đến nói chuyện thì thân mật và kính trọng gọi ông là "cụ Văn Tân sử học". Ngày ấy, “Tổ Cổ sử” của Viện Sử học có những tên tuổi mà giới sử gia Việt Nam hôm nay gọi là những cây đại thụ và cổ thụ, gồm Trần Văn Giáp, Trần Văn Khang, Đào Duy Anh, Hoa Bằng, Nguyễn Đổng Chi, “Tổ Phiên dịch” có những nhà Hán học uyên thâm như Phạm Trọng Điềm, Đỗ Mộng Khương Đứng đầu hai tổ là Giáo sư Văn Tân, Giáo sư Phan Huy Lê, Chủ tịch Hội Khoa học lịch sử Việt Nam, người đã có nhiều năm làm việc cùng Giáo sư Văn Tân, đánh giá: “Ông là người giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức dịch, xuất bản các bộ sách tư liệu cơ bản về lịch sử Việt Nam. Ông cũng là người thẳng thắn, rất kiên định quan điểm được ông cho là đúng nhưng vẫn biết nghe những ý kiến khác, kể cả những quan điểm trái ngược”. Giới Sử gia Việt Nam chỉ có một diễn đàn duy nhất để trao đổi và công bố 31 những công trình nghiên cứu, đó là tờ nguyệt san Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử. Điều hành tờ báo này cũng chính là Giáo sư Văn Tân. Giáo sư Sử học Lê Văn Lan thuở còn là nhân vật “trẻ nhất làng” Cổ sử của Viện Sử học đã từng được chính Giáo sư Văn Tân hướng dẫn công tác nghiên cứu, nhớ lại người thầy dạy nghề của mình, Giáo sư Lê Văn Lan nói: “Giáo sư Văn Tân đương thời từng lao mình vào nghiên cứu các lĩnh vực sử cổ và trung đại, ông tung hoành, chiếm ngự không sót một mảng đề tài nào. Ông gây ấn tượng như một “học giả quyền uy”, một ông tướng “múa gậy vườn hoang” bởi đây chính là thời kỳ khai phá của một nền sử học mới. Ông cùng với những nhà sử học thời đó đã tạo nên tiền đề cho thế hệ các nhà sử học hôm nay được suy ngẫm về khoa học lịch sử”. [15] Thành quả của Giáo sư Văn Tân là kết quả của sự khổ luyện kiên trì. Các học giả cùng thời, các học trò thế hệ sau và tất cả những ai biết ông đều khâm phục sức làm việc miệt mài tưởng như vô tận và trí nhớ tuyệt vời của ông. Ông chính là cây đại thụ mọc lên vùn vụt, tỏa rợp bóng trên lĩnh vực Cổ sử; là luồng gió nóng thổi vào những tranh luận, hùng biện hấp dẫn, thú vị trong lĩnh vực nghiên cứu này. Trong những cuộc thuyết trình, diễn giả Văn Tân với giọng nói sang sảng, tư duy mẫn tiệp đã thu hút sự hứng thú và làm mọi người thán phục. Nhiều người nghĩ Giáo sư Văn Tân có tài hùng biện bẩm sinh nhưng theo Giáo sư Lê Văn Lan, kỳ thực không hề bẩm sinh chút nào. Chính Giáo sư Lê Văn Lan đã từng tận mắt thấy ông khổ công chuẩn bị cho mỗi buổi thuyết trình như thế nào. Trong khi các diễn giả thường đọc những bài viết sẵn hoặc chít ít cũng cầm tờ đề cương có viết những đoạn trích dẫn để khỏi phải học thuộc lòng, Giáo sư Văn Tân ngược lại, không bao giờ cầm một tờ giấy nào lên bục diễn thuyết. Thực ra, ông đã đọc đi đọc lại những điều cần nói không biết bao nhiêu lần. Giáo sư Văn Tân là một cây bút chiến sắc sảo, ông viết rất nhanh. Có những bài nghiên cứu ông viết chỉ trong vài ngày. Cuốn “Lịch sử Việt Nam” 217 trang, ông viết trong hơn một tháng. Tập sách hoàn chỉnh đầu tiên viết về Nguyễn Trãi được ông viết xong trong 10 ngày. Nhưng để có “bút lực” đó là cả một quá trình cặm cụi dày công tích lũy, là bao nhiêu ngày ông như dán mình trên ghế ở ngôi nhà số 21 Hòa Mã, ngập chìm trong khối sách vở cao ngất ba bề bốn bên, chỉ 32 còn ô cửa số bé để ánh sáng lọt vào soi trang bản thảo (Hình 2.3). [16] Giáo sư Văn Tân vẫn thường dặn các “đồ đệ” như Giáo sư Lê Văn Lan, Giáo sư Nguyễn Danh Phiệt, Phó Giáo sư Vũ Huy Phúc bằng câu nói nổi tiếng của Lê Quý Đôn: “Bụng không chứa ba vạn quyển sách, mắt không nhìn thấy khắp núi sông thiên hạ thì vị tất đã làm được văn hay”. Vì vậy, ông luôn có ý cho các “đồ đệ” được đi cùng trong những chuyến công tác. Đối với Giáo sư Lê Văn Lan, đó chính là sự bình đẳng, là tình cảm thân thiết giữa người thủ trưởng, người thầy với cấp dưới, với cậu học trò. Dẫu việc đi lại với Giáo sư Văn Tân thật khó khăn do ông bị liệt một bên chân nhưng ông vẫn đi rất nhiều. Những chuyến khảo sát giúp ông thu thập tài liệu cho những đề tài mà thư tịch còn mờ mịt. Ông cũng đi thuyết trình lịch sử ở khắp các cơ quan, địa phương, cứ đâu mời là ông hăm hở đi, không từ chối một ai, ông thường bảo: “Sử học là tài sản của toàn dân”. Đến cuộc thuyết trình nào, ông cũng không quên bảo thẳng ban tổ chức: “Này, đừng bày vẽ tiệc tùng hay trả tiền thù lao nhé”. Khi tới “nói chuyện sử học” với người dân, ông luôn dùng ngôn ngữ bình dị, được người dân yêu mến gọi là “cụ Văn Tân sử học”. Ông khoái chí lắm và thường nói với các anh em trẻ: “Họ mới chính là người làm ra lịch sử. Chúng ta chỉ chép sử thôi”. Từ cuối thập niên 1950, Giáo sư Văn Tân đã khẳng định rằng giáo dục lịch sử dân tộc đóng một vai trò hết sức trọng yếu: “Lịch sử dân tộc là môn học có điều kiện giáo dục lòng yêu nước, ý thức giao cấp, quan điểm và lập trường giai cấp Chúng ta lơ là về mặt giáo dục lịch sử dân tộc” (Trích ý kiến trao đổi để xây dựng quyển Thông sử Việt Nam. Tạp chí Nghiên cứu Văn Sử Địa, số ra tháng 12 1958). Thế hệ những người làm sử học hôm nay có điều kiện sống và làm nghề thuận lợi hơn hẳn trước kia, lại có may mắn được “đứng trên vai những người khổng lồ” thuộc các thế hệ nhà nghiên cứu đi trước. Nước nhà và các bậc tiền bối kỳ vọng họ có thể tạo nên những đột phá mở ra triển vọng lớn cho nền học thuật nước nhà. Bảo bối dành cho thế hệ hôm nay không gì khác chính là bí quyết mà thế hệ đi trước đã “thuộc nằm lòng” - Dù điều kiện tối thiểu nhưng hãy cống hiến tối đa - đó cũng chính là những gì mà cả cuộc đời Giáo sư Văn Tân đã 33 thực hiện. Đầu năm 1988, để tưởng nhớ Giáo sư Đào Duy Anh, Giáo sư Văn Tân đã viết bài “Đào Duy Anh - một nhà văn hóa lớn, một nhà sử học lớn” đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, giờ đây, xin được mượn lại câu kết trong bài báo ấy để nói về chính ông (tr ch lời hó Giáo s Vũ Huy húc): “Nếu trong cuộc đời một nhân vật, di sản đáng quý để lại cho thế hệ sau không phải là quyền cao trong lịch sử thì Giáo sư Văn Tân quả là một chiến sĩ cách mạng, một nhà văn hóa lớn của chúng ta!”. - Giải thưởng, huân, huy chương: Với những đóng góp to lớn của mình, Giáo sư đã vinh dự được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Ba; Huân chương kháng chiến chống Mỹ hạng Nhất, hạng Nhì. Đặc biệt năm 2000, ông được truy nhận Giải thưởng Nhà nước về Khoa học và Công nghệ cho cụm công trình “Cách mạng Tây Sơn”; “Nguyễn Huệ - Con người và sự nghiệp”. 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo s Văn T n Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của ông có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 1. Giới hạn thời gian của tài liệu: Thời gian tài liệu trong phông lưu trữ giáo sư Văn Tân 1959-1978. 2. Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): 65 hồ sơ đơn vị bảo quản 3. Thành phần và nội dung của tài liệu: 3.1. Thành phần tài liệu: Toàn bộ các tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được chế tác trên vật liệu là giấy. Các tài liệu này được viết trên nhiều loại giấy như: giấy in, giấy viết... Có những tài liệu được viết trên một mặt giấy, có tài liệu được viết trên cả hai mặt giấy. Ngoài ra, trong phông có nhiều loại tài liệu khác nhau như: tài liệu đánh máy và có bút tích sửa chữa của Giáo sư Văn Tân, tài liệu viết tay có bút tích sửa chữa của ông, tài liệu viết bằng tiếng Pháp, Hán, 34 - Phần lớn tài liệu trong phông là tài liệu viết tay và các bài nghiên cứu. V dụ: + Bài nghiên cứu “Quan điểm đạo đức của Nguyễn Trãi” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1980. + Bài nghiên cứu về lịch sử “Thời đại Hùng Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (không rõ thời gian). + Bản thảo cuốn sách “Thời đại Hùng Vương và An Dương Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (không rõ thời gian, bản viết tay). - Tài liệu là bản viết tay do Giáo sư sưu tầm V dụ: + Khái quát về cuộc đời và sự nghiệp của một số nhân vật lịch sử như: Dĩnh Đạt, Nguyễn Công Bạt, Lý Ngọc Kiều, Đoàn Văn Khâm, Quảng Nghiêm, do Giáo sư Sử học Văn Tân sưu tầm; + Bản kê nhân vật lịch sử thời cổ đại, trung đại, cận đại, hiện đại do Giáo sư Sử học Văn Tân sưu tầm. - Tài liệu là thư từ trao đổi, thiệp mời, thiệp chúc tết, công văn mời. V dụ: + Tập thiệp chúc Tết và giấy mời gặp mặt đầu năm của đồng chí Trường Chinh – Chủ tịch hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Ban chấp hành Đảng cộng sản Việt Nam, Viện khoa học Xã hội miền Nam, Gửi giáo sư sử học Văn Tân năm 1979 – 1987. + Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 – 1982. + Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977. - Tài liệu đánh máy có bút tích của tác giả. Ví dụ: Bài nghiên cứu “Quan hệ Việt Nam và Campuchia hồi thế kỷ XVII và thế kỷ XVIII” của Giáo sư Sử học Văn Tân. - Tài liệu viết bằng ngôn ngữ khác: 35 V dụ: + Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Sử học Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 – 1982 (Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nhật) + Bài nghiên cứu “Lịch sử cổ đại và khảo cổ học” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Không rõ thời gian; Tiếng Pháp). + Khái quát về cuộc đời và sự nghiệp của một số nhân vật lịch sử như: Dĩnh Đạt, Nguyễn Công Bạt, Lý Ngọc Kiều, Đoàn Văn Khâm, Quảng Nghiêm, do Giáo sư sử học Văn Tân sưu tầm (Tài liệu viết tay; Tiếng Việt – Hán). - Tài liệu là bài phê bình V dụ: Bài viết “Sử học Ngụy phục vụ chủ nghĩa bá quyền khu vực” (phê bình một số luận điểm sai lầm trong giới Sử học Việt Nam). - Tài liệu bị rách thủng, không đầy đủ V dụ: + Bài nghiên cứu “Đặng Xuân Bảng và Sử học bộ khảo” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1978 + Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984. + Bài nghiên cứu “Những nhân vật lãnh đạo Nhà nước Việt Nam trong thời quân chủ” của Giáo sư Sử học Văn Tân. + Luận án Phó Tiến sĩ khoa học đề tài “Sự nghiệp nhà nước của dân tộc Việt Nam” của nghiên cứu sinh Đỗ Văn Minh do Giáo sư Sử học Văn Tân hướng dẫn. - Trong phông có một số tài liệu không rõ nhan đề, tác giả, thời gian V dụ: + Cuốn sách nghiên cứu về cuộc khởi nghĩa của Lê Lợi; kháng chiến chống quân thanh của Nguyễn Huệ (Không rõ nhan đề, tác giả, thời gian) + Vở ghi chép nghiên cứu về lịch sử các đời vua + Bài trả lời 2 Nhà phê bình Nguyễn Phan Quang và Nguyễn Đức Minh về quyển lịch sử nội chiến ở Việt Nam từ 1771 – 1802 (không rõ tác giả, thời gian). 36 + Bài viết về sự ra đời và phát triển của 3 viện bảo tàng ở Hà Nội: Viện Bảo tàng Lịch sử, Viện Bảo tàng Cách mạng và Viện Bảo tàng Quân đội (không rõ tiêu đề, tác giả, thời gian). 3.2. Nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân giáo sư Văn Tân gồm có 3 nhóm lớn: - Nhóm tài liệu tiểu sử (Hồi ký, sổ ghi chép, thư từ của bạn bè đồng nghiệp gửi Giáo sư): Nhóm này khái quát được nhiều nét trong cuộc đời của ông như: Lý lịch Đảng viên của ông, thành tích công tác của ông trong những năm kháng chiến, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, những chức vụ, vị trí công tác mà ông từng đảm nhận, các tổ chức chính trị xã hội mà ông đã từng tham gia, các mối quan hệ đồng nghiệp bạn bè của ông. - Nhóm tài liệu nghiên cứu: Nhóm tài liệu này chủ yếu thể hiện quá trình nghiên cứu về lịch sử của ông. Ông đã có nhiều bài nghiên cứu, công văn, bài viết phản ánh lịch sử như: Bài nghiên cứu về Lịch sử ngoại giao của Việt Nam của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1973, Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977, Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984, - Nhóm tài liệu tham khảo: Nhóm này thể hiện việc sưu tầm, thu thập tài liệu phục vụ cho công việc nghiên cứu phê bình của ông trên các lĩnh vực lịch sử (lịch sử Việt Nam, di tích lịch sử, lịch sử thế giới); văn học; chính trị, triết học. 4. Tình trạng vật lý của phông: Một số tài liệu trong phông bị rách, thủng. 5. Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ,... 6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: Hiện nay khối tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được sử dụng để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của độc giả. 37 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Về công tác phân loại, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa có văn bản chính thức quy định về mẫu khung phân loại phông lưu trữ cá nhân nói chung và mẫu khung phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học nói riêng. Nên khi tiến hành phân loại tài liệu, Trung tâm III đã xây dựng phương án phân loại đã căn cứ vào quá trình nghiên cứu và vị trí công tác của Giáo sư, tình hình thực tế tài liệu trong phông. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung, phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân nói riêng tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III hiện nay được thực hiện như sau: - Căn cứ Tiểu sử, cuộc đời nghiên cứu, sáng tác của Giáo sư Văn Tân; - Căn cứ tình hình thực tế tài liệu hiện có; Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu đã lựa chọn phương án phân loại và lập hồ sơ tài liệu phông cá nhân Giáo sư Văn Tân theo phương án: Vấn đề - Thời gian. Trong mỗi nhóm lớn, chia tài liệu ra các nhóm nhỏ hơn (tương đương với 1 năm) và trong nhóm nhỏ hơn, tài liệu được chia tiếp tương đương với 01 hồ sơ (đơn vị bảo quản). Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị bảo quản. Thực tế khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III, tài liệu được phân thành những nhóm cơ bản theo đề mục như: Tài liệu tiểu sử; tài liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo, Trong những nhóm cơ bản lại phân thành nhiều nhóm tài liệu, tuỳ theo tình hình cụ thể của tài liệu. Đây là phương án phân loại được xây dựng trên cơ sở đặc điểm hình thành tài liệu của tài liệu lưu trữ cá nhân. Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân cần đạt được yêu 38 cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để - Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của phông đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. - Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ đã xây dựng phương án phân loại phù hợp cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn. Phân loại tài liệu được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ cá nhân nói chung và phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông. Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất. Phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú và đa dạng từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về ông. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn. Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân phong phú, đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng phương án phân loại thống nhất mà vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng, tính chất hoạt động của ông và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt. 39 Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của Giáo sư Văn Tân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu. V dụ: I Tài liệu tiểu sử Tập thiệp chúc Tết và giấy mời gặp mặt đầu năm của đồng chí Trường Chinh - Chủ tịch hội đồng Nhà nước CHXHCNVN, Ban chấp hành Đảng cộng sản Việt Nam, Viện khoa học Xã hội miền Nam,gửi Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1979 – 1987 Tập thư tờ, công văn mời của bạn bè, đồng nghiệp trong nước và nước ngoài gửi Giáo sư Sử học Văn Tân về việc trao đổi công tác năm 1975 – 1982 II Tài liệu nghiên cứu Bài nghiên cứu về Lịch sử ngoại giao của Việt Nam của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1973 (Tài liệu không đầy đủ) Bài nghiên cứu “Đặng Xuân Bảng và Sử học bộ khảo” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1978 Bài nghiên cứu “Quan điểm đạo đức của Nguyễn Trãi” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1980 (Bản viết tay) Bài nghiên cứu “Viết bài lịch sử xâm lược và bành trướng 20 thế kỷ của Trung Quốc đối với Việt Nam” của Giáo sư Sử học Văn Tân năm 1984 Bản thảo cuốn sách “Thời đại Hùng Vương và An Dương Vương” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Bản viết tay, không rõ thời gian) Bài nghiên cứu “Lịch sử cổ đại và khảo cổ học” của Giáo sư Sử học Văn Tân (Không rõ thời gian) Bài nghiên cứu “Những nhân vật lãnh đạo Nhà nước Việt Nam trong thời quân chủ” của Giáo sư Sử học Văn Tân Bài nghiên cứu “Quan hệ Việt Nam và Campuchia hồi thế kỷ XVII và thế kỷ XVIII” của Giáo sư Sử học Văn Tân 40 (Bản đánh máy có bút tích của tác giả) Bài nghiên cứu “Trách nhiệm công tác văn nghệ ở Trung Quốc” đăng trên tập san Văn học nghệ thuật do Giáo sư Sử học Văn Tân dịch sang tiếng việt Công văn của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp v/v mời Giáo sư Sử học Văn Tân tham gia công tác bồi dưỡng kiến thức tuyển chọn nghiên cứu sinh chuyên ngành Sử Việt Nam năm 1977 Ý kiến của Giáo sư Sử học Văn Tân về đề cương luận án Phó Tiến sĩ của đồng chí Mai Quốc Liên năm 1982 Công văn của viện lịch sử quân đội Việt Nam Bộ Quốc Phòng v v mời giải sử sử học Văn Tân tham gia cuộc họp nhận xét, góp ý soạn đề cương thực tập sinh của đồng chí Nguyễn Anh Dũng cán bộ nghiên cứu của viện năm 1985 (kèm đề cương thực tập sinh cấp II) Luận án Phó Tiến sĩ khoa học đề tài “Sự nghiệp nhà nước của dân tộc Việt Nam” của nghiên cứu sinh Đỗ Văn Minh do Giáo sư Sử học Văn Tân hướng dẫn Bài nhận xét của Giáo sư Sử học Văn Tân về luận án “Phan Bội Châu – con người và sự nghiệp” Nhìn vào nhóm tài liệu tiểu sử và tài liệu nghiên cứu được phân loại ở phông, chúng ta có thể thấy rằng tùy tình hình thực tế tài liệu hiện có trong phông để linh hoạt phân loại cho phù hợp. Đối với tài liệu trong một nhóm được phân theo khối bút tích và không bút tích nếu khi phân loại không đối chiếu kỹ cũng có thể xảy ra trùng thừa. Trong quá trình phân loại, có phông tài liệu không có bút tích đã được loại trực tiếp nên đã hạn chế được số lượng lưu và tránh được tài liệu trùng thừa giữa các nhóm. 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân Khi lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân, Trung tâm III đã thực hiện các quy trình sau: - Lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu trong hồ sơ để loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị: 41 + Đối với công tác lập hồ sơ gồm nhiều công đoạn như: sắp xếp văn bản bên trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục, viết chứng từ kết thúc. + Vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ: Tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân thường ít hình thành hồ sơ theo vấn đề, sự việc như phông lưu trữ cơ quan. Do đó, việc lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân phải vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau, nói chung phải rất linh hoạt. + Tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân, được đánh thứ tự theo các trang có chữ của tài liệu theo số Ả rập phía trên góc phải của tài liệu. Đặc biệt tài liệu có bút tích của ông ở mặt sau các trang tài liệu cũng được đánh liên tục trong đơn vị bảo quản. + Xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ chung, chưa có văn bản chính thức quy định về xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cá nhân nói chung và tài liệu phông lưu trữ các nhà khoa học nói riêng. Các phông này ngoài việc vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu chung như: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; tác giả tài liệu; thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; sự lặp lại thông tin trong tài liệu; hiệu lực pháp lý; khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của phông; tiêu chuẩn ngôn ngữ, vật liệu và kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu; còn chú ý xem xét giá trị bút tích của người hình thành phông, coi đây là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá tài liệu được lưu hay loại. - Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu: Tên loại - Vấn đề - Tác giả - Thời gian + Tiêu đề hồ sơ phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân được viết ngắn gọn giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ. Ngoài những đặc trưng cơ bản khi viết tiêu đề hồ sơ là thể hiện được thể loại, tác giả, nội dung tài liệu bên trong và thời gian tài liệu đề cập đến và tiêu đề hồ sơ vấn đề thì trong phông cá nhân việc thể hiện bút tích của cá nhân lên bìa hồ sơ cũng rất được chú ý vì nó thể hiện giá trị tài liệu trong hồ sơ. Mỗi dạng hồ sơ có cách viết tiêu đề khác nhau. Chứng từ kết thúc của mục lục hồ sơ phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Sử học Văn Tân được ghi rõ số trang của mục lục đánh liên tục theo số Ảrập, tổng số đơn vị bảo quản trong toàn phông, những đơn vị trùng khuyết, ghi rõ tên 42 người lập hồ sơ. - Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân ; Căn cứ vào phương án phân loại đã được xây dựng để hệ thống hoá tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Nguyên tắc hệ thống hoá tài liệu cho toàn phông là đi từ cái chung đến cái riêng nhóm lớn đến nhóm nhỏ, nhóm nhỏ đến nhỏ nhất. Hệ thống hóa tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ hệ thống hóa tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ hệ thống hóa tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm. Tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân được hệ thống hoá các nhóm cơ bản như sau: Sơ bộ phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân được hệ thống hóa tài liệu trong phông cá nhân theo 3 nhóm như sau: I. Tài liệu tiểu sử II. Tài liệu nghiên cứu III. Tài liệu tham khảo Dựa vào thực tế tài liệu trong mỗi nhóm để hệ thống hoá. Ví dụ: Nhóm I - Tài liệu tiểu sử phông lưu trữ Giáo sư Sử học Văn Tân Đơn vị