Báo cáo Tổng hợp vềđặc điểm kinh tế – kĩ thuật & thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty điện cơ thống nhất

o chất lượng sản phẩm, tìm hiểu và mở rộng thị trường cũng như từng bước nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên . Sau một thời gian thực tập tại công ty Điện Cơ Thống Nhất, đã giúp cho em có cái nhìn tổng quát về đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của công ty , cách tổ chức vận dụng chế độ kế toán vào công ty. Quá trình thực tập cũng đã giúp cho em tìm hiểu rõ đặc điểm từng quy trình kế toán của tất cả các phần hành kế toán, tầm quan trọng của công tác kế toán đối với hoạt động quản lí công ty. Hệ thống kế toán ở công ty Điện Cơ Thống Nhất đã phát huy được tác dụng của mình, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản lí tài chính của công ty . Được sự hướng dẫn của PGS – TS Nguyễn Minh Phương cũng như sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng tài vụ, em đã có kiến thức bổ ích trong giai đoạn thực tập. Để kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp , em xin trình bày báo cáo tổng hợp cuả mình về công ty Điện Cơ Thống Nhất; báo cáo gồm các phần sau : Phần I : Những đặc điểm kinh tế – kĩ thuật của công ty Điện Cơ Thống Nhất. Phần II:Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất. Phần III:Đánh giá khái quát công tác kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất. Phần I : Những đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của công ty Điện Cơ Thống Nhất I. Khái quát chung về công ty điện cơ thống nhất 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Điện Cơ Thống Nhất Công ty Điện Cơ Thống Nhất là một doanh nghiệp Nhà Nước, hạch toán độc lập , có tư cách pháp nhân, tự chủ trong hoạt động kinh doanh, trực thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội. Với nhiệm vụ là chuyên sản xuất các loại quạt điện . Địa chỉ : 164 Nguyễn Đức Cảnh - Phường Tương Mai - HBT - Hà Nội Điện thoại : 6622400 . Fax : 6622473 Công ty Điện Cơ Thống Nhất được thành lập vào ngày 17/3/1965 với tên gọi là xí nghiệp Điện Khí Thống Nhất trên cơ sở sát nhập 2 xí nghiệp công tư hợp doanh là Điện Thống và Điện Cơ Tam Quang . Sau một thời gian hoạt động, ngày 17/3/1970 Uỷ Ban Nhân Dân Tp Hà Nội ra quyết định số 142/QĐ-UB sát nhập bộ phận còn lại của Điện Cơ Tam Quang vào Xí nghiệp Điện Khí Thống Nhất để thành lập nên xí nghiệp Điện Cơ Thống Nhất . Ngày 2/11/2000 được Uỷ Ban Nhân Dân Tp Hà Nội ra quyết định số 5928/QĐ-UB đổi tên xí nghiệp Điện Cơ Thống Nhất thành công ty Điện Cơ Thống Nhất . Từ những ngày đầu thành lập công ty chỉ có 114 máy móc thiết bị với số lượng cán bộ công nhân viên chỉ có 464 người, trong đó 35 cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và bình quân bậc thợ toàn công ty là 2/4. Cho đến nay công ty đã có tổng số vốn hơn 25 tỷ đ, với 205 máy móc thiết bị và số lượng công nhân viên là 628 người . Trải qua 39 năm xây dựng và phát triển, với những nổ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên với trình độ chuyên môn kỹ thuật, tay nghề cao cùng với trang thiết bị kỹ thuật ngày càng đổi mới, công ty đã vượt qua nhiều thăng trầm , khó khăn trong sản xuất kinh doanh . Công ty luôn tổ chức lại sản xuất cho phù hợp với từng giai đoạn, tăng cường đầu tư đổi mới máy móc thiết bị, đa dạng hoá sản phẩm , nâng cao chất lượng, năng động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, vượt qua cơ chế bao cấp, nhanh chóng hoà nhập vào thị trường. Bởi vậy các sản phẩm của công ty đẵ có chỗ đứng trên thị trường, đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm quạt cùng loại của thị trường. Sản phẩm của công ty chủ yếu tiêu thụ ở thị trường Miền Bắc và một số tỉnh phía Nam , công ty đã mở đại lý ở hơn 30 tỉnh thành trong cả nước. Trong những năm qua, sản phẩm của công ty luôn đạt HCV tại các kì hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng và hàng công nghiệp ở Hà Nội cũng như ở các tỉnh. Sản phẩm của công ty đã được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Đây là điều kiện tạo nên sức cạnh tranh trên thị trường và mở rộng thị trường tiêu thụ . Hiện nay công ty đang tiến hành các thủ tục để đăng kí thương hiệu riêng cho sản phẩm của mình. 2.Chức năng và nhiệm vụ hoạt động của công ty . Nhiệm vụ của công ty Điện Cơ Thống Nhất là chuyên sản xuất các loại quạt từ quạt bàn, quạt đứng, quạt treo tường đến các loại quạt trần. Mục đích sản xuất của công ty chủ yếu là phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân trong cả nước mà chủ yếu là khu vực phía Bắc. Ngoài sản phẩm truyền thống của công ty là các loại quạt, qua từng thời kì nhiệm vụ của công ty cũng có nhiều thay đổi. Ngay từ những năm đầu thành lập, ngoài các sản phẩm quạt, công ty còn sản xuất thêm các loại động cơ 3 pha và các loại chán lưu đèn ống, máy bơm nước.... Đến nay sản phẩm duy nhất của công ty là quạt điện . Ngoài nhiệm vụ sản xuất phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, là 1 doanh nghiệp Nhà Nước công ty Điện Cơ Thống Nhất còn có nhiệm vụ rất quan trọng là phải bảo toàn và phát triển vốn do Nhà Nước cấp và thực hiện đầy đủ chính sách về kinh tế và pháp luật mà Nhà Nước đã quy định nhằm không ngừng xây dựng và phát triển công ty . 3. Kết quả hoạt động một số năm gần đây của công ty Điện Cơ Thống Nhất . Với sự nổ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty , cùng với sự năng động – sáng tạo của ban lãnh đạo công ty, công ty Điện Cơ Thống Nhất đã không ngừng nâng cao năng suất, đạt hiệu quả trong kinh doanh, thể hiện qua một số chỉ tiêu phân tích sau : Biểu 1 :Kết quả hoạt động của cty Điện Cơ Thống Nhất Đvị : triệu đồng . Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2003 +/- % 1. Giá trị sx công nghiệp 2. Doanh thu 3. Lợi nhuận thuần sau thuế 4. Nộp ngân sách 5. Thu nhập bình quân/người 53 515 44 365 44,160 950 0,754 64 364 53 742 638,030 3 332 0,985 10 849 9 377 596,870 2 382 0,2321 20,27 21,14 1450 250,7 30,64 58 840 47 280 1 000 1666,5 1,36 Từ kết quả trên cho thấy ,tình hình kinh doanh của công ty Điện Cơ Thống Nhất rất hiệu quả, tình hình kinh doanh của công ty tương đối ổn định. Giá trị sản xuất công nghiệp và doanh thu liên tục tăng trong những năm gần đây. Năm 2002 so với 2001 thì giá trị sản xuất công nghiệp tăng 10 849 tr.đ tương ứng tăng 20,27%. Đây là điều rất tốt, chứng tỏ công ty sản xuất năm sau vượt năm trước, chỉ mới 6 tháng đằu năm 2003 giá trị sản xuất công nghiệp đã đạt 58 840 tr.đ vượt 5 325 tr.đ so với năm 2001 và gần bằng năm 2002. Điều này là do ban lãnh của công ty đã có kế hoạch sản xuất phù hợp, cải thiện môi trường làm việc cho công nhân sản xuất làm cho năng xuất lao động của công nhân tăng lên. Doanh thu của công ty cũng liên tục tăng. Đây là điều kiện rất tốt để tăng lợi nhuận của công ty, mục tiêu mà tất cả các doanh nghiệp đều muốn đạt đến. So với năm 2001 thì doanh thu năm 2002 tăng 9 377 tr.đ tương ứng tăng 21,14% và 6 tháng đầu năm đã đạt 47 280 tr.đ vượt qua năm 2001, điều này là do công ty phấn đấu hạ giá thành sản phẩm; áp dụng một số biện pháp trong khâu bán hàng như hoa hồng cho môi giới, khuyến mại, giảm giá ... và đồng thời nhu cầu quạt điện của thị trường cũng tăng lên. Mặc dù trong năm 2002 mặt hàng quạt điện của công ty đang bị cạnh tranh rất lớn trên thị truờng bơỉ các sản phẩm cùng loại của các công ty khác và của nước ngoài tràn vào. Nhưng công ty vẫn tăng được doanh số bán ra, chứng tỏ sản phẩm quạt điện của công ty đang được người tiêu dùng ưa thích và có khả năng cạnh tranh trên thị trường . Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng mạnh trong năm 2002 là do chủ yếu tăng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và một phần là từ thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập khác. Hai yếu tố này tăng cao trong năm 2002 trong khi chi phí cho nó lại rất thấp. Tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế rất cao làm cho thu nhập bình quân của người lao động tăng lên 0,231 tr.đ tức là tăng 30,64%, đảm bảo đời sống vật chất cho công nhân và CB CNV của công ty. Đây là yếu tố kích thích người lao động, họ sẽ hăng hái, yên tâm làm việc hơn và điều này là rất có lợi cho công ty . Công ty có thể tăng sản lượng trong những năm tới nếu có thể duy trì và tăng thu nhập bình quân cho người lao động hoặc cải thiện môi trường làm việc cho công nhân. Và công ty đã làm được điều này chỉ với 6 tháng đầu năm . Tóm lại, với sự nổ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty Điện Cơ Thống Nhất đã làm ăn rất có hiệu quả, lợi nhuận liên tục tăng, thu nhập bình quân cũng tăng lên và công ty đã gần như đạt được kế hoạch đề cho năm 2003 chỉ trong 6 tháng đầu năm . Tình hình tài chính của công ty thể hiện ở các chỉ tiêu sau: Biểu 2 : Bảng phân tích tình hình tài chính cty Điện Cơ Thống Nhất Chỉ tiêu 2001 2002 Tỉ suất thanh toán hiện hành Tỉ suất thanh toán nhanh Tỉ suất thanh toán tức thời 44,1 10,8 7,65 22,7 3,01 1,52 Điều này cho thấy khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị giảm sút. Doanh nghiệp ít chiếm dụng vốn của người khác. Các tỉ suất thanh toán rất lớn cho phép doanh nghiệp có được khả năng rất lớn trong việc trang trải nợ nần, tuy nhiên các tỉ suất này đều giảm sút rất nhiều trong năm 2002. Điều này là do số nợ ngắn hạn của công ty tăng lên rất nhiều trong năm 2002. Số nợ ngắn hạn trong năm 2002 là 900 tr.đ cao hơn so với năm 2001 là 394 tr.đ làm cho tỉ suất thanh toán hiện hành giảm mạnh. Nhưng xét đến tình hình tài chính thì công ty vẫn đang trong tình trạng ổn định, khả năng thanh toán là khả quan . Các khoản phải thu của công ty thay đổi không đáng kể trong năm 2002 nhưng do lượng tiền mặt của công ty trong năm 2002 tồn quĩ rất ít so với 2001 thêm vào đó là số nợ ngắn hạn tăng mạnh trong năm 2002 nên khả năng thanh toán nhanh và thanh toán tức thời của công ty năm 2002 giảm đi so với năm 2001. Tóm lại khả năng thanh toán của công ty vẫn đang lạc quan. Tình hình tài chính của công ty khá ổn định. Khoản nợ ngắn hạn của công ty luôn trong tình trạng có thể trả được kể cả khả năng thanh toán tức thời bằng tiền mặt . Về tình hình đầu tư của công ty thì thể hiện qua một số chỉ tiêu sau : Biểu 3 :Bảng phân tích cơ cấu vốn và cơ cấu tài sản Chỉ tiêu 2001 (%) 2002 (%) Chênh lệch (+ -) % Tỉ suất đầu tư TSCĐ Hệ số hao mòn TSCĐ Tỉ suất tự tài trợ Hệ số nợ 33,3 66,1 98,5 1,5 48,6 50,4 68,1 31,9 15,3 -15,7 -30,4 30,4 45,9 -23,8 -30,9 2026,6 Nhìn vào tỉ suất đầu tư TSCĐ cho thấy công ty đã có đầu tư vào TSCĐ làm tăng tỉ suất đầu tư lên 15,3% tức là tăng 45,9 % so với năm 2001. Điều này cho thấy doanh nghiệp đang có biện pháp áp dụng máy móc thiết bị vào trong hoạt động sản xuất . Thật vậy, nhằm tạo cơ sở ổn định lâu dài về công nghệ chế tạo sản phẩm , đảm bảo tránh tụt hậu quá xa về công nghệ kỹ thuật so với các nước trong khu vực. Năm 2002 công ty đã có dự án lâu dài với tổng mức đầu tư hơn 12 tỷ đồng sử dụng bằng nguồn vốn vay. Đây là nguyên nhân làm cho tỉ suất đầu tư TSCĐ tăng và hệ số hao mòn giảm . Hệ số hao mòn cuả công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 cho thấy TSCĐ của công ty đang được đổi mới, làm cho khả năng sản xuất của công ty tăng lên do công cụ lao động đã được cải tiến. Điều này là kết quả của dự án đầu tư của công ty. Năm 2001 hệ số hao mòn là 66,1% cho thấy TSCĐ của công ty đã được khấu hao hơn một nửa. Các tài sản của công ty chủ yếu được đầu tư từ rất lâu. Có những thiết bị được khai thác từ khi công ty đi vào hoạt động, mặc dù có qua sửa chữa nâng cấp. Chúng đang cần được thay thế . Công ty đã có nổ lực đổi mới trang thiết bị máy móc thông qua việc giảm hệ số hao mòn nhưng nhìn chung máy móc thiết bị của công ty vẫn đang còn lạc hậu, cần phải có sự đầu tư thay đổi rất nhiều để bắt kịp với các nước trong khu vực. Và điều này trong năm 2003 công ty đã cố gắng thực hiện bằng việc lập thêm một dự án với tổng mức đầu tư hơn 10 tỷ đ và cho đến nay công ty đang trong quá trình thực hiện dự án . Để biết được hiệu quả sử dụng toàn bộ nguồn vốn của công ty , ta có thể xem xét một số chỉ tiêu như hệ số tự tài trợ, hệ số nợ ... Hệ số tự tài trợ cho biết trong tổng số tài sản đã có được bù đắp bằng bao nhiêu nguồn vốn chủ sở hữu. Hệ số này của công ty năm 2002 giảm so với năm 2001 là 30,4% tức là giảm 30.9%. Điều này cho thấy nguồn vốn chủ sở hữu của công ty có sự thay đổi. Trong năm 2002 công ty đưa vào một dự án với tổng mức đầu tư hơn 12 tỷ đ bằng nguồn vốn vay nhưng lại chưa kết chuyển hết vào nguồn vốn chủ sở hữu, làm cho nguồn vốn chủ sở hữu chưa tăng nhưng tổng nguồn vốn thì lại tăng mạnh dẫn đến tỉ suất tự tài trợ giảm mạnh trong năm 2002, hệ số nợ tăng lên và tăng rất mạnh. Để biết được hiệu quả sử dụng vốn của công ty ta có thể xem xét tiếp một số chỉ tiêu sau : Biểu 4 : Bảng hiệu quả sử dụng vốn của công ty Đvị : tr.đ Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch (+-) % Lợi nhuận thuần Vốn chủ sở hữu Tổng doanh thu Lợi nhuận gộp Tỉ suất LNT/Vốn (lần) Tỉ suất LNG/DT (lần) 41 26 201 44 365 3 807 0,16 8,58 638 27 613 53 742 5 103 2,31 9,5 597 1 412 9 377 1 296 2,15 0,92 1 456 5,39 21,14 34 1 343,75 10,72 Tỉ suất LNG/DT cho biết 1 đ doanh thu thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận gộp Năm 2001: 1 đ Dthu thu được 8,58 đ lợi nhuận gộp Năm 2002: 1 đ Dthu thu được 9,5 đ lợi nhuận gộp tăng 0,92 đ so với năm 2001 tức là tăng 10,72%. Đây là con số khả quan, tạo điều kiện tăng lợi nhuận của công ty. Thực tế cho thấy lợi nhuận gộp của công ty tăng 1296 tr.đ tức là tăng 34% Tỉ suất LNT/V cho biết 1 đ vốn bỏ ra thì thu được bao nhiêu đ LNT Năm 2001 : Cty bỏ ra 1 đ vốn thì thu được 0,16 đ LNT Năm 2002 : Cty bỏ ra 1 đ vốn thì thu được 2,31 đ LNT tăng 2,15 d so với 2001 tức là tăng 1343,75%. Tỉ suất này đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là rất nhỏ, đôi khi nhỏ hơn lãi suất của ngân hàng. Nhưng điều này vẫn đang còn chấp nhận được, bởi vì công ty vẫn đang có lãi, tạo công ăn việc làm cho một lượng lớn CB CNV trong công ty tức là công ty đã bảo toàn và phát triển được vốn. Tuy rằng khả năng sinh lợi đang còn thấp, nhưng công ty vẫn đang sử dụng vốn có hiệu quả. Biểu 5: Bảng tổng kết chi phí của công ty Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2001 2002 ± % 1. Tổng doanh thu 44.365 53.742 9.377 21,1 2. Tổng chi phí Trong đó: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp 45.907 30.503 5.998 5.631 377 3.398 60.004 40.777 7.462 7.845 509 3.861 14.097 10.274 1.464 2.214 132 463 30,7 33,7 24,4 36,9 35,0 13,6 3. Giá trị sản phẩm dở dang 3.568 8.825 5.257 147,3 4. Giá vốn hàng bán 40.462 48.365 7.903 19,5 Năm 2002, số lượng sản phẩm sản xuất của công ty là 190 547 sản phẩm, tăng 26 262 sản phẩm so với năm 2001, đây là điều rất tốt, đã làm cho chi phí sản xuất tăng lên, điều này là phù hợp với qui luật chung. Năm 2002 chi phí NVL trực tiếp là 40 777 trđ tăng 10 274trđ so với năm 2001 tức là tăng 33.7% trong khi tốc độ tăng sản phẩm sản xuất là 16%. Điều này cho thấy, chi phí NVL của doanh nghiệp tăng chưa phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét lại kế hoạch sử dụng NVL của mình. Điều này là rất cần thiết bởi vì doanh nghiệp đang tính giá sản phẩm dở dang theo chi phí NVL trực tiếp, tức là toàn bộ giá trị sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị NVL trực tiếp, trong khi đó NVL chính của doanh nghiệp lại chủ yếu là sắt thép và tình hình giá cả sắt thép trên thị trường đang có biến động mạnh theo chiều tăng giá. Chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng tăng lên, nhưng mức tăng của nó tương đối phù hợp với mức tăng của sản phẩm sản xuất và bán được, có thể chấp nhận được. 4. Sự cạnh tranh của công ty trên thị trường quạt điện Những năm gần đây, Đảng và Nhà Nước ta đã có những chủ trương chính sách mở rộng mạng lưới điện trên khắp cả nước, đang dần dần đưa điện về nông thôn và miền núi nhằm nâng cao đời sống nhân dân. Với mức thu nhập bình quân /người ở nước ta không cao đặc biệt là nông thôn và miền núi thì đa số người dân chưa thể sử dụng các loại điều hoà để thay thế các loại quạt điện được. Do đó nhu cầu quạt điện vẫn còn cao . Theo đánh giá của các chuyên gia: nhu cầu thị trường quạt điện tại Việt Nam hiện nay là khoảng 2 triệu sản phẩm/ năm . Bằng dự báo nhu cầu các năm kế tiếp , theo mức tăng trưởng GDP thì tổng nhu cầu quạt điện trong các năm tới như sau: Biểu 6: Nhu cầu quạt điện trên thị trường Đvị: tr sp Năm 2004 2,140 Năm 2005 2,289 Năm 2006 2,450 Năm 2007 2,621 Năm 2008 2,805 Năm 2009 3,000 Năm 2010 3,211 Năm 2011 3,436 Theo số liệu thống kê và sự đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực quạt điện thì năng lực tối đa của các doanh nghiệp sản xuất quạt điện tại Việt Nam hiện nay như sau: Biểu 7: Năng lực sản xuất Đvị: Tr sp Công ty Điện Cơ Thống Nhất 0,250 Công ty Điện-Điện tử 91 0,300 Công ty LiDiCo 0,200 Công ty Điện Cơ Đồng Nai 0,150 Công ty và cơ sở khác 0,350 Tổng 1,250 Như vậy trên thực tế số lượng quạt điện các loại sản xuất trong nước chỉ đáp ứng được xấp xỉ 60% nhu cầu, còn lại 40% nguồn cung cấp được đưa vào từ các nước như Trung Quốc, Thái Lan, Đài Loan ... Vì vậy các doanh nghiệp sản xuất quạt điện trong nước cần phải tập trung sản xuất, giảm giá thành, tăng sản lượng để chiếm lĩnh thị trường trong nước đẩy các loại quạt điện khác không tràn vào thị trường Việt Nam . Là một doanh nghiệp được thành lập rất lâu, có bề dày truyền thống về lĩnh vực quạt điện. Đứng trước tình hình như trên, công ty Điện Cơ Thống Nhất cần phải thấy rõ hơn nữa chức năng và nhiệm vụ của mình. Công ty cần tăng cường đầu tư, đổi mới trang thiết bị đã già cỗi nhằm sản xuất ngày càng nhiều quạt điện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của người dân và hoàn thành trọng trách bảo toàn và phát triển vốn mà Nhà Nước đã giao phó. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí công ty điện cơ thống nhất 1.Đặc điểm bộ máy quản lí của công ty Trong một doanh nghiệp, tổ chức bộ máy quản lí cuả công ty là rất quan trọng .Nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của công ty. Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ quản lí chức tốt, hoạt động suôn sẻ là điều kiện ban đầu cho sự thành công của công ty. Do đó việc bố trí sắp xếp các phòng ban, phân xưởng phải khoa học hợp lí thì mới mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lí kinh doanh . Tại công ty Điện Cơ Thống Nhất, bộ máy quản lí của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng tức là các phân xưởng, các phòng ban chịu sự lãnh đạo trực tiếp cuả các phó giám đốc chịu trách nhiệm về lĩnh vực mà mình phụ trách và chịu sự quản lí chung của giám đốc. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí công ty Điện Cơ Thống Nhất Giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Tổ Chức Phòng Hành Chính Phòng Bảo Vệ Phòng KCS Phòng Kỹ Thuật Phòng Tài Vụ Phòng Kế Hoạch Phòng Tiêu Thụ PX Cơ khí PX Đột dập PX Lắp ráp PX Sơn mạ PX Cơ điện PX Dụng cụ Phó giám đốc Sản xuất 1.1. Ban giám đốc : gồm 1 Giám đốc và 2 phó giám đốc. * Giám đốc : Có nhiệm vụ chủ yếu sau : - Chỉ đạo xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lãnh đạo tập thể cán bộ công nhân viên thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do nhà nước giao. - Trực tiếp chỉ đạo và quản lí : phòng kế hoạch, tiêu thụ, tổ chức, hành chính, tài vụ và phòng bảo vệ . - Chỉ đạo xây dưng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, chất lượng sản phẩm của công ty . - Quản lí chặt chẽ, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện việc nộp ngân sách theo luật định. - Tổ chức chỉ đạo và bổ sung thiết bị, cải tiến thiết bị, xây dựng chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm. - Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn hoá kỹ thuật trong sản xuất. - Chủ tịch hội đồng nâng cấp, Hội đồng chất lượng của công ty . - Chỉ đạo hội đồng thanh lí phế phẩm , phế liệu. * Phó giám đốc kỹ thuật : Tổ chức chỉ đạo xây dựng tiến độ hằng ngày, tháng cho toàn công ty . Kiểm tra chất lượng sản phẩm Chỉ huy sản xuất toàn diện ( các đơn vị sản xuất chính và phụ ) Tổ chức chỉ đạo quản lí kho bán thành phẩm Chỉ đạo theo dõi, điều chỉnh và ban hành thực hiện các định m ức lao động. * Phó giám đốc sản xuất - Chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức cung ứng vật tư, nhiên liệu, dụng cụ từ ngoài về công ty. Đảm bảo phục vụ sản xuất kịp thời, đồng bộ liên tục. Xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác tiêu thụ sản phẩm , kí kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan . - Đôn đốc các cơ quan cung ứng vật tư và các đơn vị gia công có trách nhiệm cung cấp hàng gia công cho công ty. Đảm bảo đúng thời gian, đúng số lượng qui cách theo hợp đồng kinh tế đã kí . - Tổ chức tốt việc vận chuyển vật tư, thủ tục kiểm tra vật tư nhập kho, quản lí các kho tàng, kiểm tra thực hiện các chế độ nhập xuất, có kế hoạch quản lí vật tư khi nhập về công ty, chống tham ô mất mát - Hàng quý, năm tổ chức kiểm kê, thanh toán vật tư, chỉ đạo các phòng chức năng về định mức tiêu hao vật tư, xác định vật tư thừa thiếu không để ứ đọng. Tổ chức tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm để tận dụng hoặc bán . 1.2. Chức năng của các phòng : - Phòng kế hoạch : tham mưu cho giám đốc trong công tác xây dựng và chỉ đạo kế hoạch thực hiện, kế hoạch sản xuất kinh doanh . - Phòng tổ chức: giúp giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy nhân sự trong công ty, quản lí chất lượng đào tạo, sắp xếp bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên công ty, xây dựng và quản lí quỹ tiền lương, các định mức và xem xét nâng bậc lương theo chế độ qui định . - Phòng tiêu thụ: giúp giám đốc quản lí chất lượng vật tư nhập vào công ty, xây dựng thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm . Hoạch định các chính sách về giá cả, hoạch định chính sách phân phối . - Phòng tài vụ :giúp giám đốc trong lĩnh vực hạch toán kế toán và sử dụng vốn, đồng thời giám sát tình hình thực hiện kế hoạch các chính sách, chế độ tài chính trong công ty. - Phòng bảo vệ: giúp giám đổc trong việc bảo đảm an ninh trật tự trong công ty , bảo vệ quản lí tài sản và phòng chống sự cố, bảo lụt thiên tai xảy ra. - Phòng KCS: có nhiệm vụ kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm nhằm loại bỏ các sản phẩm hỏng, lỗi trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm và kiểm tra chất lượng NVL từ các nguồn bên ngoài nhập vào . - Phòng hành chính: có nhiệm vụ sắp xếp lịch công tác, hội nghị công ty, tiếp khách đối nội - đối ngoại của công ty, sắp xếp điều hành xe ô tô con phục vụ công tác. tiếp nhận công văn cũng như mọi yêu cầu kiến nghị của CBCNV trong công ty và báo cáo cho ban giám đốc giải quyết, quản lí tài liệu lưu trữ cũng như các trang thiết bị trong công ty . - Phòng kĩ thuật: có nhiệm vụ quản lí, phác thảo, tạo mẫu các mẫu hàng theo xu hướng của thị trường hoặc theo đơn đặt hàng của khách hàng, tính ra các định mức hao phí NVL, sửa chữa các sự cố về máy móc . 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty . Điện Cơ Thống Nhất là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các loại quạt với các loại quạt như: quạt trần các loại, quạt bàn các loại, quạt treo tường... Sản phẩm quạt điện của công ty chủ yếu gồm hai phần: phần cơ và phần điện . Phần cơ của sản phẩm vớicác bộ phận chủ yếu là Rôto và Stato, nắp trước, nắp sau, cánh lưới, tất cả đều trải qua các giai đoạn chính như: đột, dập, đúc, điện, phay, bào, khoan. Phần điện bao gồm các công đoạn chính như: quấn tua bin, vào bin, tẩm sấy và cuối cùng là phần trang trí. Sản phẩm quạt điện là sản phẩm có kết cấu tương đối phức tạp và yêu cầu quản lí kỹ thuật và nỹ thuật cao, nên quy trình công nghệ sản xuất quạt điện phải trải qua các phân xưởng sản xuất kinh doanh như sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Tổ chức sản xuất của công ty Phân xưởng đột dập Phân xưởng cơ khí 2 Phân xưởng cơ khí 1 Khu máy mới Kho bán thành phẩm Phân xưởng mạ nhựa Phân xưởng dụng cụ Phân xưởng cơ điện Phân xưởng lắp ráp quạt trần Kho thành phẩm Phân xưởng lắp ráp quạt có lưới Kho NVL Bán thành phẩm mua ngoài Nhiệm vụ của các phân xưởng như sau : - Phân xưởng đột dập : + Pha cắt lá tôn + Dập cắt lá tôn, Rôto, Stato + ép tán Stato, dập cắt vuốt hình các chi tiết và phụ kiện khác của các loại quạt . _ Phân xưởng cơ khí : + Gia công cơ khí nguội toàn bộ chi tiết các loại quạt + Đúc Rôto, lồng sóc các loại quạt + Đúc nhôm các loại chi tiết bằng nhôm + Gia công cơ khí bầu _ Phân xưởng sơn mạ nhựa: + Mạ kẽm , mạ bóng các loại quạt + Hoàn thiện lưới bảo vệ quạt + Nhuộm cánh quạt bàn + Sản xuất một số loại chi tiết bằng nhựa _ Phân xưởng lắp ráp: + Vào bin Stato và lắp ráp hoàn chỉnh các loại quạt + Quấn bin tẩm sấy các loại quạt _ Ngoài ra để phục vụ cho việc sản xuất, công ty còn có những phân xưởng phụ trợ như: phân xưởng dụng cụ, phân xưởng cơ điện, hệ thống kho thành phẩm. 2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh : công ty Điện Cơ Thống Nhất là một trong những doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực sản xuất quạt điện. Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuất rồi tiêu thụ, công ty đã đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, đặc biệt là thị trường miền Bắc . Sản phẩm quạt điện của công ty là mặt hàng có tính thời vụ cao, sản phẩm hầu như chỉ tiêu thụ mạnh vào mùa hè. Các mùa khác công ty bán được sản phẩm nhưng chủ yếu là bán cho các đại lí mua để dự trữ trước, nhưng với số lượng không lớn lắm . Vì vậy, hoạt động sản xuất cũng bị ảnh hưởng theo. Trong những tháng cao điểm , công nhân sản xuất và cán bộ phòng tiêu thụ và phòng tài vụ phải làm việc liên tục, thậm chí phải làm thêm giờ mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng . Trong khi đó vào những tháng còn lại, hoạt động sản xuất kinh doanh có phần chững lại, sản phẩm tiêu thụ không nhiều . Trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty bị cạnh tranh mãnh liệt trên thị trường bởi các sản phẩm trong nước như của công ty Điện Cơ 91, công ty LiDiCo ..... và sự xâm nhập của quạt ngoại. Đặc biệt, sản phẩm quạt ngoại có mẫu mã đẹp, giá bán lại rẻ nên đây sẽ là một cản trở cho việc kinh doanh của công ty . Nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh, công ty luôn tiến hành thiết kế nâng cao chất lượng sản phẩm , mẫu mã cho phù hợp với thị hiếu khách hàng . Hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là xuất bán qua kho cho các đại lí với số lượng lớn. Các đại lí này không trực thuộc của công ty mà do người mua tự lập ra. Ngoài ra công ty còn bán lẻ thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Trong những năm gần đây, doanh số cuả công ty liên tục tăng. Năm 2002 là 53 742 tr.đ tăng 21,14% so với 2001 và 6 tháng đầu năm 2003 đã đạt 47 280 tr.đ gần bằng năm 2002 . Phần II : Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Điện Cơ Thống Nhất I . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh thì bộ máy kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó giúp ban giám đốc trong lĩnh vực quản lí tài chính, đảm bảo công tác hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, ghi chép và tính toán ra một con số chính xác về giá trị sản phẩm sản xuất ra cũng như việc lên báo cáo tài chính đúng qui trình và chính xác, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng các chế độ chính sách về quản lí kinh tế của nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như thực tế khách quan trong hoạt động quản lí tài chính, công ty Điện Cơ Thống Nhất đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là phòng Tài vụ. Phòng Tài vụ phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị. Và kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lí công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời có sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động kế toán. Dựa vào đặc điểm qui mô sản xuất, đặc điểm quản lí công ty cũng như mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ kế toán, phòng Tài vụ của công ty gồm 6 người và được tổ chức như sau : Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng Tài vụ Phó phòng Tài vụ, kiêm kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Kế toán vật liệu, dụng cụ và tiền lương Kế toán thuế GTGT đầu ra và thanh toán Kế toán TGNH , thuế VAT đầu vào, thành phẩm và tiêu thụ Thủ quỹ * Trưởng phòng Tài vụ là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Trưởng phòng Tài vụ là kiểm soát viên tài chính của công ty,có trách nhiệm và quyền hạn như sau: +Kí duyệt séc, uỷ nhiệm chi và các chứng từ thanh toán đã đầy đủ thủ tục phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +Kí phiếu thu – chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và việc thanh toán mua bán với khách hàng . +Kí báo cáo quyết toán quí năm đã được giám đốc kí duyệt . +Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực tài chính ,kế toán . +Lập kế hoạch cân đối thu – chi hàng tháng, quí, năm phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ tài chính . + Lập các báo cáo tài chính định kì cũng như đột xuất gửi các cơ quan chức năng theo đúng qui định. Đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi ban giám đốc yêu cầu . * Phó phòng Tài vụ : Phụ trách phần hành TSCĐ, tập hợp chi phí và tính giá thành phẩm . Với nhiệm vụ như vậy, phó phòng tài vụ có trách nhiệm và quyền hạn sau +Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong toàn công ty theo các tiêu chi qui định của pháp lệnh kế toán. Lưu trữ và bảo quản đầy đủ chứng từ, hồ sơ cảu tình hình tăng giảm TSCĐ, thẻ TSCĐ, sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Báo cáo tình hình biến động TSCĐ và các thông tin khác về TSCĐ một cách chính xác , đầy đủ cho trưởng phòng. Trích khấu hao từng quí đầy đủ, chính xác từ đó phân bổ vào chi phí sản xuất trong kì . +Tập hợp đúng, đủ, chính xác mọi chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì hạch toán như : chi phí sản xuất trực tiếp , chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Xác định được chi phí sản xuất dở dang đầu kì và cuối kì từ đó xác định được tổng chi phí sản xuất thực tế trong kì và xác định giá thành sản xuất sản phẩm một cách chính xác nhất. Kiểm tra đối chiếu số liệu một cách tổng hợp , phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có sai sót. Đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ và phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm phải theo đúng nguyên tắc hạch toán kế toán . + Giúp trưởng phòng trong việc tổ chức các nghiệp vụ chuyên môn, thay mặt trưởng phòng giải quyết các vấn đề về quản lí ho._.