Báo cáo Tổng hợp về tổ chức thực hiện công tác tài chính & công tác kế toán & công tác phân tích các hoạt động kinh tế tại xí nghiệp in báo nhi đồng

mối quan hệ kinh tế, tài chính, tiền tệ, nó không chỉ có nhiệm vụ khai thác nguồn lực tài chính tăng trưởng kinh tế tăng thu nhập mà còn phải quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực này, diều đó đòi hỏi các hoạt động tài chính cần phải được quản lý một cách đúng đắn, nghiêm túc, có sự quản lý của Nhà nước. Qua khoá học Đại học chuyên ngành kế toán tài chính trường Đại học Thương Mại, được các thầy cô trang bị cho những kiến thức đã học để thực hiện mục tiêu đào tạo của nhà trường là kết hợp lý luận với thực tế để khi ra trường có thể đảm nhiệm được ngay các công việc chuyên ngành bằng một thời gian thực tế tại các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in Báo Nhi Đồng ,với kiến thức lý luận tiếp thu ở nhà trường cộng với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo, các anh chị ở phòng Tài chính Kế toán tại xí nghiệp . Nhưng do điều kiện có hạn về kiến thức và thời gian khảo sát thực tế nên tôi chỉ đề cập được những vẫn đề cơ bản nhất của tình hình hạch toán kế toán, tài chính và phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp và chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định rất mong các thầy cô giáo thông cảm. Nội dung cơ bản báo cáo thực tập gồm: Phần I: Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức công tác tài chính tại xí nghiệp In Báo nhi đồng. Phần II: Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của xí nghiệp Phần III: Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp. Phần IV: Tình hình tổ chức thực hiện công tác phân tích các hoạt động kinh tế tại xí nghiệp. Phần I Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác tài chính tại xí nghiệp Giới thiệu chung về Xí nghiệp In Báo nhi đồng Cùng với sự đổi mới của đất nước trong nền kinh tế nhiều thị trường nhiều thành phần xí nghiệp in trẻ được thành lập 8-5-1113/UDNDTPHà Nội.Trải qua 7 năm xây dựng xí nghiệp không đứng vững trong thương trường. Sau đó ngày 2-11- 1999 Trung ương đoàn có quyết định xí nghiệp trực thuộc Báo nhi đồng và đổi tên thành Xí nghiệp In báo nhi đồng . Xí nghiệp In Báo nhi đồng – trực thuộc Báo nhi đồng - Trung ương đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí minh. Trải qua hơn 5 năm xây dựng và trưởng thành, xí nghiệp luôn đổi mới quy trình công nghệ, đầu tư kỹ thuật mới, hoàn thiện công tác quản lý, công nhân lành nghề và tích cực khai thác nguồn lực sẵn có. Chính vì thế xí nghiệp đã có được những kết quả đáng kể: Tổng doanh thu: 5.341.046.575 đồng. Lợi nhuận: 117894.522 đồng. Thu nhập bình quân: 924.800 đồng. Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp Là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Báo nhi đồng – Trung ương đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh chức năng đảm bảo việc cung cấp: Báo nhi đồng , Hoạ mi, măng non … phục vụ cho bạn đọc nhỏ tuổi trong cả nước, và các văn kiện Đoàn toàn quốc do Trung ương đoàn giao cho , đồng thời cũng là doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất in sách báo, tài liệu phục vụ nền kinh tế quốc dân. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp in các loại sách, tạp chí, sổ, mẫu biểu quản lý, văn hoá phẩm và nhãn tem. Bên cạnh đó phải: - Hoàn thành hợp đồng kinh tế với khách hàng, đảm bảo về mặt thời gian, số lượng theo yêu cầu của khách hàng. - Sử dụng những tài sản được giao theo chế độ quy định, tiết kiệm vật tư, sử dụng nguồn vốn đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. - Không ngừng phát huy năng lực sẵn có, chú trọng đổi mới công tác quản lý, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có lãi, nộp đầy đủ các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Thường xuyên chăm lo, bồi dưỡng, đào tạo và giáo dục cán bộ công nhân viên phù hợp với trình độ sản xuất của xí nghiệp. - Chú trọng trang bị các thiết bị bảo hộ lao động, sức khoẻ cho người lao động, đẩy mạnh quỹ lương, quỹ phúc lợi. Tôn trọng pháp luật Nhà nước, hoạt động sản xuất dựa trên cơ sở pháp luật Đặc điểm sản xuất kinh doanh Không giống các ngành công nghiệp khác, ngành in là một ngành tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất và lưu hành sách, tạp chí, văn phòng phẩm … với số lượng lớn nhưng giá cả lại không cao. Sản phẩm in hỗ trợ cho việc phát triển ngôn ngữ, văn hoá dân tộc, tăng cường ý thức dân tộc, dân chủ hoá việc học tập, xoá bỏ các rào cản xã hội. Nói tóm lại, hầu hết mọi tiến bộ xã hội, nền văn hoá văn minh hiện đại đều của cách này hay cách khác gắn bó với sự ra đời của ngành in. Qua từng bước cải tiến, hoàn thiện, chịu ảnh hưởng tích cực của khoa học tiến bộ hiện đại, sản phẩm in ngày nay đã và đang đáp ứng rất nhiều cho nhu cầu về tinh thần, tư tưởng của nhân loại. Do vậy các sản phẩm in rất gần với nhu cầu con người, thị trường ngành in được mở rộng trên phạm vi toàn xã hội. Tuy nhiên ở trong từng ku vực thị trường nhất định sẽ có những đặc điểm riêng có của từng khu vực thị trường đó. Tổ chức bộ máy quản lý Để đảm bảo có hiệu quả cao, quản lý tốt trong quá tình sản xuất, xí nghiệp tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ, thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng là giám đốc xí nghiệp Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của xí nghiệp in báo nhi đồng Giám Đốc Phó giám đốc phụ trách kế hoạch sản xuát P. tài chính p. kế hoạch sx p. hành chính p. vật tư Phân xưởng sách Phân xưởng offset Phân xưởng chế bản Tổ tái bản Tổ cơ điện Chú thích: Mối quan hệ trực tiếp Mối quan hệ gián tiếp * Giám đốc: Lập chính sách chất lượng, đề xuất và giám sát hệ thống chất lượng, phân công trách nhiệm và nhiệm vụ của các phòng ban. * Phó giám đốc: Trực tiếp quản lý phòng kế hoạch sản xuất, phân bổ kế hoạch sản xuất. Báo cáo mọi vấn đề trực tiếp liên quan cho giám đốc. * P. Tài chính: Thống kê, hạch toán kinh tế,thông tin kinh tế về mặt tài chính, hạch toán quyết toán với cơ quan nhà nước và bạn hàng. * P. Kế hoạch sản xuất: Tổ chức và chỉ đạo các phân xưởng sản xuất theo yêu cầu của giám đốc. Điều động, giao dịch, tìm khách hàng qua các đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, theo dõi tình hình sản xuất. * P. Vật tư: Tổ chức cung cáp vật tư, bảo quản vật tư từ ngoài vào xí nghiệp đến các khâu sản xuất, đảm bao cho sản xuất đồng bộ và liên tục. * P. Tổ chức hành chính: Tuyển chọn công nhân, tổ chức kiểm tra việc bồi dưỡng hiện vật cho công nhân viên làm ca ba và bộ phận hưởng chế độ độc hại. Tham mưu cho giám đốc và lập kế hoạch quỹ lương, thưởng. Đảm bảo công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội. Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp qua hai năm Bảng số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp qua hai năm Chỉ tiêu 2001 2002 So sánh Chênh lệch Tỷ lệ 1. Tổng doanh thu 5341046575 6184654715 843608140 15,79 2.Tổng chi phí kinh doanh 5209206901 6014723970 805517069 15,46 3. Nộp ngân sách nhà nước 191.360.883 141.718.842 -49642041 -25,94 4. Lợi nhuận sau thuế 91515212 117894522 26379310 28,82 5. Thu nhập bình quân người LĐ 864600 924800 60200 6,96 Qua bảng trên ta thấy, tổng doanh thu của xí nghiệp năm 2002 tăng 15,79 % hay 843.608.140đ so với năm 2001, tuy nhiên tổng chi phí kinh doanh cũng tăng 15,46% hay 805517.069đ nhỏ hơn tốc độ tăng của tổng doanh thu, điều này là tốt. Do xí nghiệp thực hiện tối đa chính sách tiết kiệm các khoản thu nhập tài chính, thu nhập bất thường nên lợi nhuận tăng 28,82% hay 26.379.310đ so với năm 2001 làm cho thu nhập bình quân người lao động cũng tăng 6,69% hay 60200đ. Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước giảm 25,94% hay 49.642.041đ. phần II Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính tại Xínghiệp in báo nhi đồng 1.Phân cấp quản lý tài chính tại xí nghiệp Tổ chức quản lý tài chính là việc vận dụng tổng hợp các chức năng tài chính doanh nghiệp, là việc đề ra và vận dụng những hình thức và biện pháp thích hợp, cần thiết để tạo lập và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của xí nghiệp. Tổ chức bộ máy hành chính của xí nghiệp tuy gọn nhẹ song vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các hoạt động tài chính theo nguyên tắc tổ chức Taì chính Nhà nước quy định. Là một doanh nghiệp nhà nước nên được nhà nước cấp vốn và giao vốn. Việc phân cấp quản lý tài chính trong xí nghiệp được tổ chức theo hình thức quản lý tập trung. Toàn bộ số vốn trong xí nghiệp do xí nghiệp quản lý, sử dụng, tự điều hoà, tự xác định, tự cân đối trong từng chu kỳ kinh doanh. Giám đốc là người chịu trách nhiệm với số vốn nhà nước giao và số vốn huy động, đồng thời giám đốc cũng là người có quyền quyết định cao nhất về quyền sử dụng vốn của xí nghiệp như thế nào để đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thực hiện công tác tài chính do kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo. 2. Tổ chức, kiểm tra, thực hiện kế hoạch hoá tài chính Kế hoạch hoá tài chính ở xí nghiệp là một bộ phận quan trọng của kế hoạch hoá SXKD chung bao gồm việc tổ chức huy động sử dụng vốn và các nguồn tài chính đã hình thành trong doanh nghiệp nhằm dạt hiệu quả cao trong SXKD. Hiệu quả cao thể hiện ở chỗ bảo toàn được vốn sản xuất, luôn chuyển vốn nhanh, tiếp tục tạo ra nguồn tài chính, phân phối, sử dụng để doanh nghiệp tồn tại, phát triển trong một thị trường cạnh tranh. Kế hoạch hoá tài chính trong doanh nghiệp là một hoạt động để hình thành nen những dự định về tổ chức nhân viên trong tương lai trên cơ sở xác định quy mô thích hợp của từng nhân viên đó, tổ chức sử dụng vốn đạt hiệu quả cao vốn cố định, vốn chuyên dùng khác. Tại xí nghiệp in Báo nhi đồng, việc xây dựng kế hoạch tài chính do phòng tài chính thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch kinh doanh do giám đốc trực tiếp xây dựng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất, phòng tài chính có thể dự đoán nhu câu vốn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của niên độ mới, qua đó xây dựng kế hoạch tài chính. 3. Tình hình vốn và nguồn vốn của xí nghiệp Trong nền kinh tế hàng hoá, để tiến hành các hoạt động kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một lượng vốn nhất định để đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh và qua trình kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở cho việc hình thành các quỹ tiền tệ khác nhau. Tình hình biến động vốn của xí nghiệp được thể hiện qua bảng sau: Bảng số 2: Tình hình biến động vốn của xí nghiệp năm 2002 Chỉ Tiêu Đầu năm Cuối năm So sánh ST TT ST TT ST TT TL A. TSLĐ và ĐTNH 1.347.310.862 19,21 1.443.450.865 13,53 96140003 -5,68 7,13 1. Tiền 77.056.949 1,09 97.605.523 0,91 20548574 -0,18 26,66 2. Tiền gưỉ Ngân hàng 247.332.139 3,52 128.069.041 1,20 -119263098 -2,32 -48,21 3. Phải thu khách hàng 477.440.500 6,80 755.387.414 7,08, 277946914 0,28 58,21 4. Hàng tồn kho 545.481.274 7,77 462.388.887 4,33 -83092387 -3,44 -15,23 B. TSCĐ và ĐTDH 5.664.266.864 80,78 9.219.270.861 86,46 3.555.003.997 5,68 62,76 1. TSCĐ 5.600.272.864 79,87 9.155.276.861 85,86 3.555.003.997 5,99 63,47 2.Chi phí XDCB D dang 63.994.000 0,91 63.994.000 0,60 0 -0,31 0 TCộng TS 7.011.577.736 100 10.662.721.726 100 3651143990 52,07 Căn cứ số liệu trên ta thấy vốn cố định của xí nghiệp chiếm tỷ trọng lớn, đầu năm là 80,78%, cuối năm là 86,46%, do đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành nên việc đầu tư máy móc thiết bị cần lượng vốn lớn. Năm 2002 sự biến động của vốn rất lớn, cuối năm TSLĐ và ĐTNH tăng 7,13% hay 96.140.003đ, riêng TSCĐ tăng 62,76% hay 3.555.003.997đ do xí nghiệp đã đầu tư thêm máy in hiện đại. Bảng số 3: Tình hình biến động nguồn vốn của xí nghiệp năm 2002 Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm So sánh ST TT ST TT ST TT TL A. Nợ phải trả 5.878.451.788 83,83 4.704.055.997 44,11 -1174395791 -42,72 -19,97 1. Nợ N hạn 888030691 12,66 800.034.900 7,5 -87995791 -5,16 -9,90 . Vay N hạn 247.094.695 3,52 . Phải trả người bán 449.575.113 6,41 658.316.058 6,17 208.740.945 -0,24 85,35 . Thuế & các khoản phải nộp cho NN 191.360.883 27,27 141.718.842 1,32 -49.642.041 -25,95 25,94 2. Nợ dài hạn 4.990.421.097 71,17 3.904.021.097 36,61 -1.086.400.000 -34,56 -21,76 . Vay dài hạn 2.235.887764 31,88 1.602.287.764 15,02 -633.600.000 -16,86 -55,91 . Nợ. N hạn 2.754.533.333 39,28 2.301.733.333 21,58 -452.800.000 -17,7 -16,43 B. NV chủ sở hữu 1.133.125.948 16,1 5.958.665.729 55,88 4.825.539.781 39,78 425,86 1. N Vốn kinh doanh 844.299.384 12,04 5.551.944.643 52,06 4.707.645.259 40,02 557,58 2. Các quỹ của DN 197.311.352 2,8 258.826.564 2,42 -61.515.212 -0,38 -31,17 3. lợi nhuận chưa PPhối 91.515.212 1,3 117.894.522 1,10 26.379.310 -0,2 -28,82 Tổng cộng 7.011.577.736 100 10.662.721.726 100 3.651.143.990 52,07 Qua số liệu trên ta thấy Nợ phải trả cuối năm giảm 19,97% hay 1.174.395.791đ so với đầu năm, vốn chủ sở hữu tăng 425,86% hay 4.825.539.781đ làm cho tổng nguồn vốn cuối năm tăng 52,07% hay 3.651.143.990đ so với đầu năm. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Báo nhi đồng, nguồn vốn kinh doanh chủ yếu là do nhà nước cấp, việc huy động vốn từ bên ngoài rất ít. Tuy nhiên nhà máy cũng có thể huy động vốn bằng một số cách như: Vay thêm vốn của các ngân hàng, đề ra những phương án kinh doanh khả thi nhằm tạo cơ sở để nhà nước trợ cấp thêm vốn hoặc có thể huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên. 4. Khảo sát đánh giá tình hình tài chính của xí nghiệp Bảng số 4: Tình hình tài chính của xí nghiệp Chỉ tiêu 2001 2002 Cuối năm 1. Doanh thu thuần 5.341.046.575 6.184.654.715 843.508.140 15,79 2. Lợi nhuận 91.515.212 117.894.522 26.379.310 28,82 3. Nộp ngân sách 191.360.883 141.718.842 -49.642.041 -25,94 4. Tổng số vốn KD 7.011.577.736 10.662.721.726 3.651.143.990 52,07 - Vốn cố định 5.664.266.864 9.219.270.861 3.555.003.997 62,76 - Vốn lưu động 1.347.310.862 1.443.450.865 96.140.003 7,13 5. Tổng lao động 76 80 4 5,3 6. Thu nhập bình quân 864.600 924.800 60.200 6,96 Qua bảng trên ta thấy doanh thu thuần tăng 15,79% hay 843.508.140đ tuy nhiên lợi nhuận của xí nghiệp lại tăng với tỷ lệ khá cao là 28,82% hay 26.379.310đ. Điều này đã làm cho Tổng số vốn kinh doanh của xí nghiệp đạt 52,07% ngoài ra nó còn làm cho thu nhập bình quân của người lao động tăng lên với tỷ lệ là 6,96%. Để đánh giấ cụ thể hiệu quả sử dụng vốn của xí nghiệp ta xét một số chỉ tiêu sau: Bảng số 5: một số chỉ tiêu đánh giá Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch Hiệu suất VCĐ 0,94 0,67 -0,27 Hiệu quả sử dụng VCĐ 0,02 0,01 -0,01 Hiệu suất sử dụng TSLĐ 0,27 3,26 2,99 Mức đảm nhiệm TSLĐ 0,25 0,23 -0.02 Hiệu xuất sử dụng vốn cố định năm 2001so với năm 2002 giảm 0,27đ Hiệu quả sử dụng vốn cố định năm 2001so với năm 2002 giảm 0,01đ Hiệu suất sư dụng tái sản lưu động năm 2001 so với năm 2002 tăng 2.99đ Mức đảm nhiệm tái sản lưu động năm 2001 so với năm 2002 giảm 0,02 5. Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính của xí nghiệp Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính của xí nhiệp được tiến hành theo các bước sau: - Kiểm tra viêc tính toán ghi chép, phản ánh trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ quản lý tài chính, chế độ kế toán. Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong xí nghiệp, việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công tác của bộ máy kế toán.còn chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng, tổ chức cấp trên Phần III Tình hình tổ chức thực hiện công tác tổ chức kế toán Xí ngiệp in báo nhi đồng 1. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp 1.1. Hình thức tổ chức kế toán tập trung Hình thức tổ chức kế toán tập trung là một loại hình tổ chức phổ biến hiện nay, nó tạo ra trong bộ máy kế toán sự tập trung cả về thông tin tài chính lẫn quyền quyết định công tác chi tiêu, công tác hoạch định tài chính của doanh nghiệp. Trong đó Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về công tác hạch toán của bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, mọi thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ, thuế sau khi phân tích và đánh giá đều được kế toán trưởng xem xét và điều chỉnh sau đó báo cáo với ban giám đốc. Tại Xí nghiệp In Báo nhi đồng Bộ máy kế toán cũng được tổ chức dựa trên cơ sở hình thức tổ chức kế toán tập trung. 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp In Báo nhi đồng Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán Tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán trưởng Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cộng tác, phối hợp - Kế toán trưởng: kiêm chức vụ trưởng phòng Tài chính, có chức năng tổ chức công tác hạch toán xí nghiệp, giúp việc cho giám đốc, quản lý, chỉ đạo chung mọi hoạt động của phòng tài chính. - Kế toán tổng hợp: Có chức năng theo dõi tất cả các phần hành kế toán của nhà máy, lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, còn thực hiện cả phần hành kế toán tài sản cố định. - Kế toán vật tư: Có trách nhiện theo dõi tinh hình nhập, xuất tồn kho và sử dụng vật tư, lập các báo cáo quản trị liên quan đến vật tư. - Kế toán tiêu thụ: Có chức năng tổng hợp chi phí sản xuất, tính gía thành phẩm, tổng hợp doanh thu hàng tháng, quý, lập báo cáo quản trị, tổng hợp thông tin cung cấp cho việc lập báo cáo tài chính. - Kế toán thanh toán: Có chức năng thanh toán các khoản nợ hoặc thu nợ từ các nguồn khác nhau công việc này đòi hỏi phải tổng hợp được các khoản chi tiêu trả lương vay, cho vay của xí nghiệp. 1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Xí nghiệp tổ chức vận dụng thống nhất hệ thống danh mục chứng từ do BTC phát hành gồm: Bảng số 6 : Danh mục chứng từ sử dụng tại xí nghiệp STT Tên chứng từ Số hiệu 1 Bảng chấm công 01- LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02- LĐTL 3 Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội 03- LĐTL 4 Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm y tế 04- LĐTL 5 Bảng thanh toán tiền lương 05- LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 06- LĐTL 7 Phiếu báo làm thêm giờ hợp 07- LĐTL 8 Biên bản điều tra tai nạn lao động 09- LĐTL 9 Phiếu nhập kho 01- VT 10 Phiếu xuất kho 02- VT 11 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03- VT 12 Hợp đông giao khoán 08- LĐTL 13 Biên bản kiểm nghiệm 05- VT 14 Thẻ kho 06- VT 15 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07- VT 16 Biên bản kiểm kê vật tư 08- VT 17 Hoá đơn GTGT 01- GTGT-311 18 Phiếu thu 01- TT 19 Phiếu chi 02- TT 20 Giấy đề nghị tạm ứng 03- TT 21 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04- TT 22 Bảng kiểm kê quỹ 07- TT 23 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ 24 Thẻ TSCĐ 02- TSCĐ 25 Biên bản thanh lý TSCĐ 03- TSCĐ 26 BIên bản giao nhận TSCĐ SCL hoàn thành 04- TSCĐ 27 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05- TSCĐ 1.4. Tổ chức hệ thống tài khoản Do đặc điểm SXKD nên nhà máy chỉ vận dụng 2/3 số tài khoản theo chế độ hiện hành. Dưới đây là các tài khoản mà xí nghiệp không sử dụng đến: Bảng số 7: Các tài khoản không sử dụng Sh Tên tài khoản Sh Tên tài khoản 121 Đầu tư CK ngắn hạn 413 Chênh lệch tỷ giá 128 Đầu tư ngắn hạn khác 416 Quỹ dự phòng trợ cấp MVL 129 Dự phòng giảm giá ĐTNH 451 Quỹ quản lý của cấp trên 136 Phải thu nộibộ 512 Doanh thu hàng nội bộ 155 Thành phẩm 521 Chiết khấu bán hàng 156 Hàng hoá 532 Giảm giá hàng bán 157 Hàng gửi đi bán 611 Mua hàng 212 TSCĐ thuê tài chính 631 Giá thành sản xuất 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 001 Tài sản thuê ngoài 222 Góp vốn liên doanh 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ 228 Đầu tư dài hạn khác 003 Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi 229 Dự phòng giảm giá ĐTNH 004 Nợ khó đòi đã xử lý 342 Nợ dài hạn 007 Ngoại tệ các loại 336 Phải trả nội bộ 1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ Trước đâydo điều kiện phương tiện kỹ thuật thông tin và xử ly thông tin còn hạn chế nên xí nghiệp sử dụng hình thức kế toán “nhật ký chứng từ” trong công tác kế toán. Đầu năm 1997 xí nghiệp chuyển sang áp dụng “nhật ký chung” kèm theo việc bắt đầu sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Xí nghiệp áp dụng niên độ kế toán theo năm, kỳ kế toán theo tháng. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Dựa trên các sổ nhật ký, kế toán tiến hành ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu số liệu vầ lập báo cáo tài chính. Sổ sách tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng , sổ cái. Sổ thẻ chi tiết gồm: Sổ, thẻ TSCĐ; Bảng tính giá NVL; Bảng phân bổ NVL; Thẻ kho; Sổ CPKD; Thẻ tính giá thành; Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng,với nhân viên … Sổ chi tiết NVKD, Sổ chi tiết tiêu thụ. SƠ Đồ 3: Quy trình hạch toán tại xí nghiệp Chứng từ gốc NK chuyên dùng Báo cáo TC NK chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Xí nghiệp In Báo nhi đồng sử dụng 3 báo cáo là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, trong đó bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh xí nghiệp lập từng quý, thuyết minh báo cáo tài chính lập định kỳ 6 tháng. Báo cáo quản trị được lập thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị của nhà máy và cung cấp thông tin cho lập báo cáo tài chính gồm: Báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, báo cáo tiêu thụ, báo cáo thanh toán với khách hàng, báo cáo sử dụng vốn TSCĐ. 2.Tình hình tổ chức các phần hành cơ bản tại xí nghiệp 2.1.Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ Khi xuất dùng trong kỳ vì xí nghiệp có bộ phận kế toán riêng chuyên theo dõi nhập, xuất NVL trực tiếp và công cụ, dụng cụ, thêm vầo đó do đặc điểm SXKD của xí nghiệp là in ấn nên nguyên vật liệu, công cụ có tính chất tách biệt, phân loại theo kích cỡ, giấy mực … nên nhà máy đã sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì vật tư khi xuất dùng luôn đạt độ tin cậy cao. TK sử dụng: TK 152 - Nguyên vật liệu. Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài, hoá đơn cùng về Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112, 331 … Trường hợp nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách,không đảm bảo hợp đồng. Nợ TK 331, 111, 112 … Có TK 133(1) Có TK 152 Trường hợp hàng chưa về nhưng hoá đơn về trướ, Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đi đường, nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghi bình thường, nếu hàng chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 133(1) Có TK 331, 111, 112 … Khi hàng về thì ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Trường hợp NVl tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi theo giá thành thực tế Nợ TK 152 Có TK 154 Khi xuất NVL cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 641, 642 Có TK 152 Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVL Nợ TK 154 Có TK 621 Hạch toán công cụ, dụng cụ: Nội dung và phương pháp tương tự như hạch toán NVL. 2.2.Hạch toán chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm - Xuất kho NVL, công cụ dụng cụ đưa vào sản xuất trực tiếp Nợ TK 621 Có TK 152, 153 - Chi phí nhân công trả cho các phân xưởng Nợ TK 622 Có TK 112, 334 Nợ TK 627 Có TK 214 Có TK 111, 112, 334, 331, 338 … - Khi phát sinh Chi phí bán hàng, chi phí quản lý Nợ TK 641, 642 Có TK 111, 112, 334 … Cuối kỳ, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh và kết chuyển toàn bộ vào TK 152 để tính giá thành sản phẩm Nợ TK 154 Có TK 621 Có TK 622 Có TK 627 2.3. Hạch toán TSCĐ Khi có TSCĐ tăng lên xí nghiệp thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ và lập hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật … làm căn cứ để mở thẻ hạch toán - Mua TSCĐ bằng nguồn vốn chủ sở hữu Nợ TK 211, 153 Nợ TK 133(2) Có TK 111, 112, 331, 311,341 … - Đồng thởi ghi tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 414, 441 ,431 Có TK 411 - Trong trưòng hợp xí nghiệp tự xây dựng thì khi hoàn thành bàn giao Nợ TK 211 Có TK 241(2) - Nếu tăng do chênh lệch đánh giá lại tài sản Nợ TK 211 Có TK 412 - Khi nhượng bán một TSCĐ, Kế toán ghi + Xoá sổ TSCĐ Nợ TK 811: Giá trị còn lại Nợ TK 214: Hao mòn Có TK 211: Nguyên giá + Xác định doanh thu nhượng bán Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 721 Có TK 333(1) + Nếu tài sản đầu tư bằng vốn xí nghiệp phải nộp khấu hao, kế toán xác định phần giá trị còn lại phải nộp ngân sách Nợ TK 411 Có TK 333(1) + Chi phí nhượng bán Nợ TK 821 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112 … Khi thanh lý một TSCĐ,xí nghiệp lập ra ban thanh lý và lập biên bản thanh lý, kế toán ghi tương tự như nhượng bán, đối với TS đã khấu hao hết kế toán ghi Nợ TK 214 Có TK 211 2.4. Hạch toán tiêu thụ - Xuất thành phẩm giao cho khách hàng Nợ TK 632: Giá vốn hàng hoá được tiêu thụ Có TK 155, 156: Giá trị thành phẩm giao, hàng hoá xuất kho Có TK 154: Giá thành phẩm của sản phẩm không qua kho - Doanh thu Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền đã thu hoặc phải thu Nợ TK 3331: VAT phải nộp Có TK 551: Giá bán không có thuế VAT Hạch toán khấu hao TSCĐ: Trong qua trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn dần do vậy phải tính khấu hao TSCĐ vào chi phí có liên quan. Tại xí ngiệp do tài sản cố định chiếm giá trị lớn cho nên toàn bộ khấu hao tính vào chi phí sản xuất và chuyển vào giá thành sản phẩm,xí nghiệp tính khấu hao theo phương pháp bình quân theo thời gian: Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao TSCĐ 12 - Khấu hao TSCĐ + Khi trích khấu hao TSCĐ, phân bổ vào chi phí liên quan Nợ TK 154 Có TK 214 + Trường hợp nộp khấu hao cho nhà nước Nợ TK 411 Có TK 336 2.5. Hạch toán chi phí lương, BHXH, BHYT, CPKD Đối với các phân xưởng sản xuất trực tiếp tính theo lượng sản phẩm thì phải dựa vào phiếu giao việc cho từng phân xưởng, phiếu ghi sản phẩm của từng phân xưởng. Đối với bộ phận quản lý tính lương theo thời gian, hệ số cấp bậc. Hàng tháng tính thù lao lao động phải trả và phân bổ. Nợ TK 662: Thù lao phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp ở PX Nợ TK 641, 642: Thù lao phải trả cho nhân viên bán hầng, nhân viên quản lý Có TK 334: Tổng số phải trả - Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên Nợ TK 431(1): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Nợ TK 622, 641, 642: Thưởng trong sản xuất kinh doanh Có TK 334: Tổng số phải trả Khi thanh toán : Nợ TK 334 Có TK 111, 112, 141 Có TK 333(1) Có TK 512 - Tính trích KPCĐ, BHXH, BHYT Nợ TK 622, 641, 642: Phần trích vào CPKD (19% tiền lương) Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên Có TK 338(2, 3, 4): Tổng Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên Nợ TK 334 Có TK 141 Có TK 138 Có TK 333(1) 2.6. Hạch toán chi phí quản lý Nợ TK 642 Có TK 334 Có TK 338 Nợ TK 642 Có TK 153 Có TK 214 2.7. Hạch toán tài sản bằng tiền - Mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Nợ TK 211, 153 Có TK 111, 112 - Rút tiền gửi ngân hàng đưa vào quỹ Nợ TK 111 Có TK 112 - Mua máy móc thiết bị bằng ngoại tệ Nợ TK 153, 211 Nợ TK 413 Có TK 111, 112 - Vay ngắn hạn Nợ TK 111, 112 Có 341 2.8. Nộp thuế - Khấu trừ VAT đầu vào Nợ TK 333(1) Có TK 133(1) - Khi nộp thuế GTGT, kế toán ghi Nợ TK333(1) Có TK 111, 11 … - Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán ghi Nợ TK 333(4) Có TK 111, 112 2.9. Hạch toán kết quả kình doanh - Kết chuyển thu nhập thuần Nợ TK 511, 512 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 641, 642 - Xác định kết quả kinh doanh + Nếu lãi Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 - Kế toán kết quả hoạt động tài chính (và hoạt động bất thường) + Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 711(721) Có TK 911 + Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 911 Có TK 811(821) + Nếu lãi Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 - Kế toán phân phối kết quả hoạt động kinh doanh Toàn bộ lợi nhuận đạt được trong niên độ hoạt động SXKD đựoc tiến hành phân bổ ngay trong niên độ theo chế độ tài chính của nhà nước. Sau khi nộp thuế lợi tức 35% và trừ các khoản phải nộp, còn lại trích lập các quỹ + Quỹ DDTPT 50% trong đó 15% nộp lên cơ quan chủ quản + Quỹ DPTC 10% + Còn lại lập hai quỹ: quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi. Việc Trích lập các quỹ từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 421 Có TK 414: Quỹ đào tạo phát triển Có TK 415: Quỹ dự phòng tài chính Có TK 431(1): Quỹ khen thưởng Có TK 431(2): Quỹ phúc lợi 2.10. Công tác lập báo cáo tài chính - Công tác lập báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán, lập theo năm báo cáo quyết toán + Báo cáo kết quả kinh doanh: Báo cáo lỗ lãi quyết toán năm - Phương pháp lập báo cáo: Bộ phận kế toán dựa trên cơ sở hệ thống sổ kế toán chi tiết lập cho từng bộ phận, tổng hợp và so sánh các số liệu, điều tra và sửa đổi những thiếu sót hoặc sai sót trong quá trình ghi sổ. Sau khi các kế toán phần hành kiểm tra và báo cáo số liệu thì kế toán tổng hợp sẽ tập hơp số liệu để lập báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh Phần IV Tình hình tổ chức công tác phân tích các hoạt động kinh tế tại xí nghiệp in baó nhi đồng 1. Tình hình tổ chức công tác phân tích tại xí nghiệp Phân tích hoạt động kinh tế có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý kinh tế của Xí nghiệp vì phân tích hoạt động kinh tế cung cấp những thông tin chính xác, đầy đủ, khách quan nhất, có cơ sở, căn cứ để đánh gia được tiềm năng, hiệu quả kinh doanh cũng như rủi ro trong tương lai, triển vọng của doanh nghiệp … Phân tích hoạt động kinh tế không chỉ là mối quan tâm riêng của xí nghiệp mà còn là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác như: khách hàng, nhà đầu tư … nhằm đưa ra quyết định quản lý đúng nhất. Việc tổ chức hoạt động phân tích kinh tế trong xí nghiệp đựoc thực hiện dưới sự chỉ đạo tục tiếp của giám đốc, kế toán trưởng nhằm kiểm tra đánh giá một cách chính xác, toàn diện kết quả tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kết hợp so sánh việc thực hiện chỉ tiêu kế hoạch giữa các năm để đưa ra những nhận xét, đánh giá khoa học đúng đắn nhất. 2. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Phân tích tình hình công nợ phải trả Qua bảng chúng ta thấy rằng nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng cụ thể là năm 2001 chiếm 15,1% còn năm 2002 chiếm 17%. Nợ ngắn hạn năm 2002 giảm9,9% tương ứng 87.995.791đ so với năm 2001. Các khoản nợ khác cũng giảm 21,76% tươn._.