Báo cáo Tổng hợp về tổ chức sản xuất kinh doanh & thực trạng tổ chức kế toán của Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu hồng hà

n kinh tế sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, Công ty cũng có sự thay đổi đáng kể theo sự thay đổi chung của xã hội. Công ty không chỉ sản xuất và cung ứng vật tư theo chỉ tiêu của nhà nước mà còn tự giao dịch và sản xuất theo các hợp đồng giao dịch để thu lợi nhuận, lúc này công ty chỉ được nhà nước cấp 70% vốn để hoạt động và vẫn trực thuộc sở xây dựng HN. Đến năm 1992, công ty chính thức đăng ký hoạt động kinh doanh và đổi tên là công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội, trụ sở chính là ở 75 Tô Hiến Thành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội theo quyết định số 3360 QĐ/UB ngày 22/12/1992 với số vốn đăng ký là 4.526.000.000, trong đó vốn cố định là 1.840.000.000, vốn lưu động là 2.686.000.000. Tuy thời kỳ đầu thay đổi có sự ngỡ ngàng và chưa nắm bắt được cơ chế mới, công ty còn hoạt động cầm chừng và chậm chạp nhưng với yêu cầu cấp bách của thị trường về vật liệu xây dựng và với năng lực tiềm ẩn của 1 doanh nghiệp nhà nước, Công ty đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình, tiếp tục thích nghi và không ngừng trưởng thành lớn mạnh. Để thực hiện nhiệm vụ đổi mới đất nước, chỉ thị số 500/TTg ngày 25/8/1995 và nghị định số 50/CP ngày 28/8/1996 được ban hành với nội dung đôỉ mới, sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước. Khi công cuộc đổi mới được đưa ra, không ít công ty không thể trụ vững, không ít công ty lung lay vì không thể thích nghi hay quá nhỏ để thích nghi, các công ty nhỏ có thể sáp nhập với nhau, cùng hoạt động, cùng giải quyết khó khăn. Công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà đựơc thành lập theo quyết định số 3159/QĐ-UB ngày 21/11/1994 là một minh hoạ cụ thể cho vấn đề này. Ra đời trong hoàn cảnh khó khăn, Công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà lại đi vào ngành đòi hỏi có nguồn vốn cao nên không có đủ điều kiện để tự phát triển, đã đề nghị được sáp nhập với công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội trong công văn số 179/BC ngày 09/07/1999. Và theo quyết định số 35/2000/QĐ-UB ngày 18/04/2000, Công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng HN chính thức sáp nhập với công ty xuật nhập khẩu Hồng Hà, lấy tên là Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà. Cuối năm 2001, công ty đã được nhận chứng chỉ ISO9002 sau khi thực hiện thành công chuyển giao công nghệ và ký hợp đồng tư vấn với hãng APAVE của Pháp, và cho đến giờ công ty vẫn không ngừng mở rộng và phát triển. Như vậy công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước, được chính thức thành lập năm 2000, theo quyết định số 35/2000/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố HN, trụ sở chính đặt tại số 75 Tô Hiến Thành, quận Hai Bà Trưng, thành phố HN với số vốn đăng ký kinh doanh là 4.256.000.000 VNĐ, trong đó vốn cố định là 1.840.000.000VNĐ, vốn lưu động là 2.686.000.000VNĐ. Hiện nay thì số vốn kinh doanh của Công ty đã lên tới 2. Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động: Từ khi mới ra đời, Công ty đã là cơ sở cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu như cát, gạch, vật tư thiết bị khác cho các cơ quan nhà nước theo chỉ tiêu. Khi nền kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trường Công ty có thể tự giao dịch và sản xuất thêm. Năm 1992, công ty chính thức đăng ký kinh doanh với 6 ngành nghề chính bao gồm: - Kinh doanh vật tư thiết bị VLXD mã số 070401. - Sản xuất gạch men mã số 011202. Sản xuất gạch lát đá ốp lát mã số 010903. Khai thác cát xây dựng mã số 010901. Kinh doanh vận tải đườn sông mã số 0502. Kinh doanh vận tải đường bộ mã số 0503. Với những ngành nghề kinh doanh trên Công ty đã đạt được nhiều thành công, nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó thì vẫn chưa tận dụng hết những tiềm năng của Công ty. Ngay sau khi sáp nhập. Công ty tiếp nhận đồng thời các ngành nghề kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà cùng những trách nhiệm đối với Công ty đó về vốn, tài sản, máy móc thiết bị, cán bộ công nhân viên, hồ sơ tài liệu, hợp đồng kinh tế… Cùng với quyết định sáp nhập công ty, lĩnh vực hoạt động của công ty cũng được xác định bao gồm các ngành nghề chính: Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, làm đại lý mua bán, ký gửi vật tư, thiết bị xây dựng và trang thiết bị nội ngoại thất. Khai thác, kinh doanh cát xây dựng và cung ứng dịch vụ vận tảI đường bộ, đường thuỷ, dịch vụ bốc xếp. Xây dựng các công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị, công trình san lấp mặt bằng. Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị chuyên ngành xây dựng. Kinh doanh và dịch vụ về nhà ở, thể thao, vui chơI giải trí, kho tàng bến bãi.. Tổ chức điểm thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, trông giữ ô tô trong phạm vi đất của công ty quản lý. Trồng rừng, sản xuất kinh doanh các sản phẩm chế biến từ gỗ, mây tre, len sợi, đồ da, may mạc, tóc giả, mi mắt nhân tạo và hàng thủ công mỹ nghệ khác; công ty được phép liên kết, liên doanh vớicác tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh. Như vậy nhiệm vụ chức năng của Công ty cũng như lĩnh vực hoạt động của Công ty được mở rộng ra rất nhiều. Đìêu này mở ra những cơ hội mới cho công ty nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn, thách thức, đòi hỏi công ty phải có một bộ máy tổ chức, một phương thức quản lý, hoạt động nhanh nhậy có hiệu quả. Về bộ máy tổ chức của công ty như thế nào và hoạt động ra sao xin được giới thiệu ở phần sau, nhưng rõ ràng công ty đã hoạt động có hiệu quả, vì không ngừng phát triển mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Nếu trước kia Công ty phải đi mua nguyên vật liệu để chế biến thì nay công ty đã có thể tự khai thác chế biến và kinh doanh khoáng sản hoá chất để làm vật liệu xây dựng. Để thu hồi vốn, tận dụng vốn, Công ty đã tham gia chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng, bán thanh lý những dây chuyền công nghệ lạc hậu, dồn bổ sung vốn để du nhập dây chuyền công nghệ hiện đại hơn tư các nước phát triển hơn. Với hoạt động này Công ty đã rất thành công trong việc tạo ra những sản phẩm mới phù hợp nhu cầu thị trường, điển hình là tấm lợp AUSTNAM mà hiện nay mặt hàng này vẫn rất được hoan nghênh trên thị trường. Tấm lợp AUSTNAM là sản phẩm của sự liên kết giữa công ty và Australia vào năm 1998, từ khi chưa sáp nhập. Công ty còn tham gia vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh nước giảI khát nước tinh khiết và nước khoáng, kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành nông lâm nghiệp, các mặt hàng điiện tử, điện lạnh, tin học. Ngoài ra còn tham gia đào tạo nghề sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, may mặc… Những ngành nghề này được bổ sung trong đăng ký kinh doanh năm 2001. Cho đến nay Công ty đã mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động của mình và chắc chắn rằng khi có cơ hội công ty cũng sẽ tiếp tục mở rộng nữa, không ngừng phát triển, công ty đã sớm trở thành doanh nghiệp nhà nước cấp 2. Hy vọng sẽ có nhiều cơ hội hơn nữa cho công ty, có thể hoạt động tốt, cạnh tranh có hiệu quả với các loại hình doanh nghiệp khác . 3. Thị truờng tiêu thụ sản phẩm: Với việc không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, Công ty cũng không ngừng chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ sản phẩm dưới nhiều hình thức mà chủ yếu là hình thức quảng cáo, tiếp thị. Tất nhiên khi mới ra đời thì phạm vi hoạt động của Công ty chỉ ở trong nước, và trong một vài thành phố, tỉnh thành quanh khu vực Hà Nội. Khi đổi mới cải cách, Công ty hoạt động tự do, thị truờng được mở rộng ra các tỉnh thành xa hơn, cung cấp cho nhiều khách hàng với nhiều hình thức. Khi hai Công ty sáp nhập, Công ty xuất nhập khẩu Hồng Hà đã có cơ sở là Công ty xuất nhập khẩu, do đó Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà có thuận lợi để mở rộng địa bàn hoạt động ra nước ngoài, như các sản phẩm dệt may đã tiếp cận thị truờng các nước EU và các nước quanh khu vực. Công ty còn có văn phòng đại diện, chi nhánh ở các nước Lào, Campuchia, Singapo.. Riêng đối với thị trường trong nước thì Công ty có rất nhiều chi nhánh ở các tỉnh mọi miền đất nuớc cùng rất nhiều cửa hàng giới thiệu sản phẩm, riêng trong thành phố Hà Nội, và riêng mặt hàng may mặc, công ty đã có 11 cửa hàng giới thiệu sản phẩm trên các tuyến phố chính như Thái Hà, Trường Chinh, Cầu Giấy… Các mặt hàng khác như tấm lợp AUSTNAM cũng có 7 cửa hàng giới thiệu sản phẩm…. Nhìn chung, công ty có một phương thức chiếm lĩnh thị truờng phù hợp, biết nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng và chắc chắn lý do chính là vì sản phẩm của công ty có chất lượng cao, mẫu mã cũng thích hợp, công ty mới có thể nhanh chóng phát huy khả năng kinh doanh và khẳng định vị trí của mình nhanh như vậy. 4. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh: Kết quả hoạt động của một công ty được đánh giá theo nhiều chỉ tiêu, nhưng trong giới hạn chỉ cho phép tìm hiểu về 1 số chỉ tiêu đại diện như nguồn vốn, doanh thu, thuế nộp nhà nước, giá trị thu nhập được từ hoạt động xuất nhập khẩu, lợi nhuận trong 3 năm trở lại đây, sau đây là những số liệu thu thập được: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm và dự kiến năm 2003 Đơn vị 1000VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 DK 2003 1 Doanh thu 39.786.000 40.981.000 45.267.000 57.000.000 2 Nộp NSNN 10.784.000 12.632.000 15.821.000 - 3 Lợi nhuận 11.523.000 15.256.000 20.973.000 Qua những số liệu thu thập được, có thể thấy công ty đã không ngừng phát triển, và phát triển với một mức độ rất ổn định. Tuy nhiên, nguồn vốn của Công ty vẫn bị hạn chế nhiều, vì thực tế Công ty còn rất nhiều cơ hội và tiềm năng để phát triển hơn nữa nhưng không có đủ vốn để hoạt động, Công ty rất cần sự hỗ trợ từ phía Ngân hàng. Mặc dù hiện nay Công ty đã tận dụng phần lớn lợi nhuận thu được để quay vòng kinh doanh ( thường chiếm khoảng 60% lợi nhuận ròng thu được,), nhận vốn góp liên doanh từ trong và ngoài nước nhưng nguồn vốn vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của Công ty. Đặc biệt Công ty vẫn chưa phân bổ nguồn vốn đều cho các xí nghiệp và các lĩnh vực kinh doanh. Dự kiến đặt ra cho năm 2003 tuy có lớn nhưng công ty vẫn cố gắng hoàn thành và nếu vẫn hoạt động như hiện nay, việc đạt được chỉ tiêu này hoàn toàn không nằm ngoài khả năng của Công ty. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh: 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước có bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc thường trực Phó giám đốc phụ trách tài chính Phó giám đốc kinh doanh Các xí nghiệp trực thuộc Phòng hành chính Phòng tổ chức Phòng lao động và tiền lương Phòng kế hoạch Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh XNK Ban quản lý dự án Như vậy, đứng đầu trong Công ty là Giám đốc Công ty, Công ty hiện nay chỉ có 1 Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung cả Công ty. Giám đốc là người đại diện hợp pháp cho Công ty trước nhà nuớc và các cơ quan chủ quản cũng như trước đoàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Giám đốc Công ty có quyền hạn cao nhất trong Công ty, có quyền quyết định các vấn đề của Công ty và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài sản nguồn vốn của Công ty. Dưới quyền Giám đốc và giúp việc Giám đốc, có thể thay mặt Giám đốc trong những tình huống bắt buộc là Phó giám đốc thường trực. Phó giám đốc thường trực là người hoat động trực tiếp dưới quyền Giám đốc, có quyền hạn hơn các Phó giám đốc khác và có thể quyết định thay Giám đốc những vấn đề nảy sinh trong khi Giám đốc không thể trực tiếp điều hành được. Hai Phó giám đốc còn lại chịu trách nhiệm chung trong việc tổ chức chuyên sâu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ thành phẩm cùng 1 số các chuyên gia khác. Mỗi Phó giám đốc phụ trách một khu vực riêng. Một Phó giám đốc phụ trách tài chính, một Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh Dưới sự giám sát chặt chẽ của Giám đốc và các Phó giám đốc là các phòng ban trong Công ty và các xí nghiệp trực thuộc Công ty. Hiện nay công ty có 8 phòng ban và 7 xí nghiệp trực thuộc. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng. Các xí nghiệp tổ chức độc lập song vẫn dưới sự quản lý chung của công ty, các xí nghiệp hoặc định kỳ, hoặc đột xuất theo yêu cầu từ phía Công ty phải gửi báo cáo về tình hình hoạt động của xí nghiệp lên cho Công ty kiểm tra. Mặc dù vẫn kiểm tra định kỳ hàng tháng, hàng năm, nhưng công ty vẫn thường xuyên kiểm tra bất ngờ để nắm bắt tình hình các xí nghiệp thực tế hơn. Các phòng ban của công ty thường có tổ chức chung là 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, và các nhân viên chuyên môn. Cụ thể: Phòng hành chính: có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 5 nhân viên đều có trình độ đại học. Phòng hành chính có nhiệm vụ tổ chức quản lý các công trình công cộng, quản lý sắp xếp các công tác cán bộ, chế độ sinh hoạt phí, tổ chức khối cơ quan, các vấn đề về BHXH, khen thuởng kỷ luật, việc thực hiện các chính sách của nhà nước, phụ trách quản lý xây dựng cơ bản… Phòng tổ chức: có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 3 nhân viên cũng được phân nhiệm theo chức năng chuyên môn của từng người. Trách nhiệm của phòng bố trí cán bộ kỹ thuật, phối hợp với phòng lao động bố trí công nhân sản xuất, ký hợp đồng tiếp nhận nhân viên, thuyên chuyển, thực hiện biên chế của nhà nước, theo dõi việc thôi việc, kết thúc hợp đồng của công nhân viên… Phòng lao động tiền lương, lên kế hoạch quĩ lương, thưởng, các khoản phụ khác cho công nhân viên của công ty từ trên xuống dưới theo qui định của nhà nước và theo hợp đồng lao động với công nhân viên, xây dựng và hoàn thiện đơn giá, định mức tiền lương . Theo dõi, kiểm tra lương hàng tháng đảm bảo có chế độ lương công bằng, hợp pháp, hợp lý với sức lao động mà người lao động bỏ ra trong công ty nói chung và trong từng xí nghiệp nói chung. Phòng lao động phải thường xuyên phối hợp với phòng hành chính và phòng tổ chức để nắm bắt sự thay đổi về số lượng, sắp xếp công nhân viên. Phòng lao động cũng thương xuyên phải lên những kế hoạch về đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên như các dịp nghỉ đi tham quan, du lịch, nghỉ mát… Đồng thời phảI luôn quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên để có các hình thức trợ cấp, giúp đỡ khi cần thiết… Phòng này có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân viên trình độ từ cao đẳng trở lên. Phòng kế hoạch : thường xuyên tiếp cận thị trường, tìm hiểu thị hiếu của người tiêu dùng, lên kế hoạch về sản phẩm cho phù hợp, phối hợp các chuyên gia phòng khoa học kỹ thuật để có kế hoạch hoàn chỉnh, dự trù kinh phí phảI cấp cho từng xí nghiệp để tiến hành sản xuất. Đồng thời phải lên các kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ thu hút thị trường, giới thiệu, quảng cáo, tiếp thị sản phẩm dưới các hình thức. Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nắm chắc quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, thống kê định kỳ thành phẩm, bán thành phẩm, những vấn đề liên quan đên tiệu thụ sản phẩm khác… Phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 8 nhân viên trình độ đại học. Phòng khoa học kỹ thuật: từ kết quả thống kê thực tế của phòng kế hoạch về thị hiếu tiêu dùng, về các yêu cầu đối với sản phẩm mà Công ty đã, đang và sẽ sản xuất kinh doanh , kết hợp dây truyền công nghệ hiện có và có thể chuyển giao, mua mới để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm hiệu quả nhất, tung ra thị trường những sản phẩm có tính cạnh tranh cao nhất. Khi có các vấn đề trục trặc, sai sót trong công nghệ sản xuất kịp thời sử lý. Phải không ngừng tham khảo tìm kiếm, nắm bắt những dây chuyền công nghệ mới để ứng dụng trong doanh nghiệp. Định kỳ kiểm tra chất lượng, tình tình hỏng hóc, công suất hoạt động của các máy móc tài sản của công ty. Kiểm định chất lượng sản phẩm từ các xí nghiệp trước khi đưa vào tiêu thụ… phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 6 nhân viên tốt nghiệp các trường đại học ngành chuyên môn và trường đào tạo nghề có năng lực. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: tiếp cận, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước, lập kế hoạch xuất nhập khẩu và thực hiện các thao tác xuất nhập khẩu. Phòng có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên trình độ đại học trở lên. Phòng kế toán tài chính: tổng hợp những đề nghị, kế hoạch, dự toán sản xuất từ đó lên kế hoạch thu chi hợp lý, làm cơ sở cho Ban giám đốc có quyết định đúng đắn trong việc quản lý nguồn vốn, tài sản cố định, tiền mặt… của Công ty. Định kỳ hoặc thường xuyên kiểm tra, tổng hợp số liệu từ các xí nghiệp trực thuộc báo cáo để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả các phòng ban đều phải thông qua phòng kế toán duyệt các đề nghị chi thu, tạm ứng…phòng hiện có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 7 nhân viên trình độ đại học và trung cấp. Ban quản lý dự án: quản lý mọi dự án của Công ty và xí nghiệp trực thuộc. Ban quản lý dự án có 4 nhân viên trình độ cao đẳng và đại học. Giám đốc các xí nghiệp trực thuộc Công ty vừă có trách nhiệm quản lý các hoạt động sản xuất, tiêu thụ, kinh doanh của xí nghiệp, vừa có trách nhiệm báo cáo lên công ty theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Như vậy tổ chức hoạt động của công ty khá chặt chẽ, hoàn chỉnh, ngay từ khi mới ra đời cho đến nay, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý của mình cho hoàn chỉnh hơn, hoạt động có hiệu quả hơn. 2. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Để có được sự đa dạng trong kinh doanh, có được hiệu quả trong nhiều ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, công ty phải có một bộ máy tổ chức tốt và có một quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý. Trước khi sáp nhập, công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Hà Nội có 5 xí nghiệp trực thuộc, sau khi sáp nhập thì công ty có thêm 2 xí nghiệp nữa. Hiện nay công ty có 7 xí nghiệp trực thuộc. Mỗi xí nghiệp chuyên sản xuất một số những mặt hàng phục vụ mục đích tiêu thụ trong nước và nước ngoài. Xí nghiệp vận tải và vật liệu Phúc Xá, với lợi thế về địa bàn hoạt động, xí nghiệp chuyên sản xuất gạch lát, gạch men, gạch ốp lát, khai thác cát xây dựng. Kinh doanh dịch vụ vận tảI chuyên chở vật liệu xây dựng. Xí nghiệp hiện có120 công nhân chính thức trong biên chế và khoảng hơn 100 công nhân thuê ngoài và ký hợp đồng ngắn hạn. Xí nghiệp vận tải thuỷ Bạch Đằng, kinh doanh dịch vụ vận chuyển vật liệu xây dựng mà chủ yếu là cát sỏi… từ nơi khai thác về bến …bằng các phương tiện đường thuỷ, đường bộ. NgoàI ra còn có dịch vụ bốc xếp, dỡ hàng hoá, thu gom bao bì… Địa bàn hoạt động chủ yếu ở khu vực sông Hồng. Xí nghiệp hiện có 100 công nhân viên trong biên chế và gần 200 công nhân theo hợp đồng ngắn hạn, ngoài ra xí nghiệp thường xuyên thuê lao động ngoài đặc biệt khi xí nghiệp có nhiều hợp đồng cùng một thời điểm. Xí nghiệp xây dựng công trình, chuyên nhận xây dựng các công trình vừa và nhỏ về dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, hạ tầng đô thị và san lấp công trình… Ngoài ra Công ty có nhận thầu một công trình lớn, vừa, nhỏ giao cho xí nghiệp xây dựng, khi hoàn thành, xí nghiệp bàn giao cho công ty và nhận thù lao khoán thầu. Hiện nay xí nghiệp có 150 công nhân trong biên chế thường chia làm 4 đội xây dựng, tuỳ từng thời điểm mà xí nghiệp ký hợp đồng ngắn hạn với công nhân thuê ngoài. Hiện nay xí nghiệp thường xuyên phải thuê ngoài vì đang có rất nhiều hợp đồng xây dựng mà công ty nhận thầu bàn giao về cho xí nghiệp. Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phương Liệt, kinh doanh các dịch vụ cho thuê công cụ, dụng cụ trong xây dựng, sản xuất vật liệu, làm đại lý nhận ký gửi vật liệu, vật tư xây dựng, trang thiết bị nội thất….xí nghiệp hoạt động ở qui mô nhỏ, số lượng công nhân viên trong biên chế hiện chỉ có 80 người. Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, chuyên sản xuất các mặt hàng từ gỗ, mây, tre…, sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, và các hàng thủ công mỹ nghệ khác phục vụ xuất khẩu. Xí nghiệp mới đây còn có thêm dịch vụ dạy làm tóc giả, mi mắt nhân tạo, hoạt động này mới bắt đầu nhưng đã tỏ ra khá hiệu quả. Hiện nay xí nghiệp chính thức có 180 công nhân viên, và số lượng không nhỏ thợ học việc. Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp, chuyên sản xuất các mắt hàng may mặc, đặc biệt hàng len xuất khẩu. Ngoài ra với địa bàn hoạt động tốt, xí nghiệp còn có thêm thu nhập từ việc cho thuê kho, bãi . Xí nghiệp mới đây cũng có thêm hoạt động dịch vụ đa dạng tạo thêm thu nhập đáng kể cho xí nghiệp. Xí nghiệp hiện nay có 200 công nhân viên chính thức , ngoài ra trong các tình huống cấp bách, xí nghiệp còn thuê ngoài sản xuất. Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn, chế biến lâm sản, khai thác gỗ, khoáng sản, hoá chất phục vụ cho sản xuất nguyên vật liệu xây dựng. Sản xuất các mặt hàng nước giải khát, nước tinh khiết, kinh doanh các vật tư thiết bị nông lâm nghiệp… xí nghiệp hiện nay có 120 công nhân viên chính thức và hơn 100 công nhân hợp đồng dàI và ngắn hạn. Sơ đồ 2: Sơ đồ về tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà XN vật liệu xây dựng và vận tải Phúc Xá XN xây dựng công trình XN dịch vụ và vật liệu Phương Liệt XN sản xuất hàng xuất khẩu XN dệt may và dịch vụ tổng hợp XN vận tải thuỷ Bạch Đằng XN chế biến lâm sản Triệu Sơn Qua sơ đồ trên, các xí nghiệp trực tiếp dưới sự điều hành quản lý của Công ty nhưng sản xuất vẫn độc lập, mỗi xí nghiệp có một qui trình công nghệ sản xuất khác nhau. Sau khi hoàn thành sản xuất, các xí nghiệp có thể tiêu thụ thành phẩm của mình hoặc giao cho Công ty để Công ty thực hiện giao dịch kinh doanh, đặc biệt các hợp đồng xuất khẩu thì thường phải thông qua Công ty. Giữa các xí nghiệp cũng luôn có sự giao dịch nội bộ với nhau, như xí nghiệp xây dựng công trình thì thường mua nguyên vật liệu của các xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu trong Công ty. Hay xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu xây dựng thì nhập các nhân tố đầu vào từ xí nghiệp chuyên khai thác các vật liệu để sản xuất vật liệu xây dựng. Chính hoạt động nội bộ thường xuyên bổ trợ cho nhau giữ các xí nghiệp làm cho tổ chức Công ty càng bền chặt và phát triển hơn. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán I. Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản, dưới sự quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất tuơng đối độc lập nhưng vẫn dưới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Với hình thức tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty được kết cấu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Trưởng phòng tài vụ ( Kế toán truởng) Phó phòng tài vụ Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tài sản cố đinh Kế toán tiền lương Kế toán công nợ& thanh toán Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Thủ quĩ Kế toán thuế Kế toán trưởng của các xí nghiệp trực thuộc Như vậy, bộ máy kế toán của công ty bao gồm Phòng kế toán chung của Công ty và Phòng kế toán riêng của các xí nghiệp. Phòng kề toán riêng của các xí nghiệp thì tuỳ vào cơ cấu, hình thức tổ chức kinh doanh và qui mô của xí nghiệp đó để tổ chức, sắp xếp nhân sự, nhưng xí nghiệp nào cũng có một mô hình tổ chức cơ bản gồm: Một kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lên Công ty định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Trong xí nghiệp, kế toán trưởng có quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng có trách nhiệm giám sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán… lên kế hoạch thu chi làm cơ sở hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu tư, sản xuất. Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán trưởng sẽ kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyên môn, khi đã kiểm tra thấy hợp lý sẽ đưa lên Kế toán trưởng. Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng tư hợp pháp, hợp lý. Thủ quĩ chỉ được xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ ký củă Kế toán trưởng, Giám đốc. Một hoặc nhiều Kế toán tiền lương tuỳ theo qui mô của xí nghiệp, thông thường, cứ một Kế toán tiền lương sẽ chịu trách nhiệm tính lương cho 120 công nhân. Kế toán lương có trách nhiệm theo dõi khối lượng công việc mỗi công nhân qua bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kết hợp đơn giá tiền lương mà nhà nước qui định tính ra lương, thưởng phải trả cho từng công nhân. Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho. Phối hợp với thủ kho, theo dõi chất lượng, số luợng của hàng tồn kho, thường xuyên xuống kho kiểm tra, đôn đốc. Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền. Trong trường hợp xí nghiệp chỉ thu chi bằng tiền mặt thì chỉ cần một người theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủ quĩ. Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêu thụ. Một số xí nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn, một số thì chuyển qua công ty, khi đó vẫn coi như tiêu thụ bình thương và Công ty là khách hàng nhưng phảI thu, phải trả sẽ theo dõi dưới hình thức nội bộ. Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cung cấp cụ thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhưng nhìn chung, đây là mô hình chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện. Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trưởng của xí nghiệp sẽ báo cáo lên kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt động chung của Công ty. Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trưởng phòng, một Phó phòng, một kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn. Nhiêm vụ chức năng của từng ngưòi như sau: Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng quĩ tiền mặt. Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi và tiền đang chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển…. Nói chung, chức năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệp nhưng vì công ty lớn nên có sự khác biệt và phức tạp hơn. Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nước về các loại tài sản cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự án, kế hoạch sửa chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố định của toàn công ty. Hướng dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, trích lập khấu hao đúng, hợp lý. Xử lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏng hóc tài sản cố định. Kế toán tiền lương, tính lương, dự trù quĩ tiền lương, thuởng, cho nhân viên trong công ty công bằng hợp lý. Kế toán công nợ và thanh toán, thực chất là 2 nghiệp vụ theo dõi phải thu, phải trả khách hàng, người cung cấp bao gồm cả thanh toán nội bộ với các xí nghiệp, điều tra về khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng….. Kế toán tiêu thụ và thành phẩm theo dõi nhập, xuất thành phẩm từ các xí nghiệp, hàng hoá mua về. Tính, tập hợp các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác để tính giá thành phẩm nhập xuất bán. xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ… Thủ quĩ chức năng cũng giống như thủ quĩ của xí nghiệp. Kế toán thuế, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi đối với Nhà nước. ở các xí nghiệp không có kế toán thuế và việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước là hoàn toàn thông qua Công ty. Thuế được nộp hàng tháng. Kế toán tông hợp là người đối chiếu từ chứng từ tới sổ chi tiết do các kế toán chuyên môn thực hiện và Kế toán trưởng của các xí nghiệp trình duyệt. Thống kê và sắp xếp theo hệ thống các chứng từ sổ sách đó rồi đệ trình lên phó phòng. Phó phòng tài vụ, người trợ giúp Trưởng phòng, một lần nữa theo dõi, đối chiếu, kiểm tra xem xét những tài liệu do kế toán tổng hợp đưa lên. từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty, tìm ra nguyên nhân lãi, lỗ tăng giảm, đề ra các phương hướng giải quyết. Trưởng phòng, nhiệm vụ chính của Trưởng phòng kế toán là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Trưởng phòng là người lập báo cáo kết quả kinh doanh để trình lên Ban giám đốc. Xem xét, tìm hiểu nguyên nhân Công ty thành công hay thất bại, từ đó đưa ra phương hương giải quyết, đặc biệt là các biện pháp cắt giảm chi phí. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đè liên quan đến tài chính không phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận khác cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn kế toán nhưng có liên quan đến bộ phận đó. II. Tổ chức công tác kế toán: 1. Khái quát chung: Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước phải áp dụng chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp và Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (giai đoạn 1). Vì là một Công ty có qui mô lớn và có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Công ty áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chứng từ là một hình thức tổ chức chặt chẽ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho. 2. Nội dung công tác kế toán: Cũng như các doanh nghiệp độc lập khác, tổ chức kế toán của Công ty cũng bao gồm 4 nội dung cơ bản: *Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán *Tổ chức chứng từ kế toán *Tổ chức sổ sách kế toán *Tổ chức báo cáo kế toán a. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Bắt đầu từ năm 2003, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản mới sửa đổi theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty gồm : tài khoản loại 1 đến loại 9- tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, tài khoản loại 0- tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, vì đặc trưng kinh doanh của mình, công ty còn bổ sung thêm những tài khoản cấp III, IV phù hợp và lược bỏ những tài khoản không sử dụng tới, làm cho hệ thống tài khoản của công ty sử dụng gọn nhẹ, dễ theo dõi. Riêng tài khoản loại 0 Công ty không thay đổi. Hiện nay công ty đã có một hệ thống tài khoản tương đối hoàn chỉnh. b. Tổ chức._.