Báo cáo Tổng hợp về tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty may đức giang

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để sản xuất ra sản phẩm với số lượng nhiều nhất, chất lượng cao nhất, chi phí thấp nhất và lãi thu được nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này, bất kỳ một người quản lý kinh doanh nào cũng phải nhận thức được vai trò của thông tin kế toán. Hệ thống các thông tin sử dụng để ra các quyết định quản lý có thể được thu từ nhiều nguồn khác nhau nhưng thông tin kế toán luôn đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu được vì chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan sự nghiệp. Hơn thế nữa, hạch toán kế toán còn thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn, về mọi hoạt động kinh tế. Trên lý thuyết là như vậy nhưng sự vận dụng vào thực tế để tổ chức một hệ thống thông tin kế toán đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý tại mỗi doanh nghiệp lại vô cùng đa dạng và phức tạp. Vì vậy, Khoa Kế toán- trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Kiểm toán khoá 42 một đợt thực tập kế toán kéo dài từ 16/05/2003 đến 02/07/2003 nhằm mục đích giúp sinh viên khảo sát về tổ chức kế toán tại các đơn vị, phục vụ thiết thực cho việc học tập các môn chuyên ngành kiểm toán cũng như thực tập tốt nghiệp ở giai đoạn sau. Bản Báo cáo thực tập kế toán này là kết quả sau 7 tuần tìm hiểu thực tế tại công ty may Đức Giang và vận dụng các kiến thức đã học tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân của em. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bản báo cáo này gồm 3 phần chính: - Quá trình hình thành, phát triển và đặc điểm của đơn vị thực tập (tức công ty may Đức Giang): phần này tập trung vào việc giới thiệu các thông tin chung về công ty, các điểm mốc chính trong quá trình hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức hệ thống sản xuất và quy trình công nghệ của công ty may Đức Giang. - Thực tế tổ chức hệ thống kế toán tại công ty may Đức Giang: phần này đi sâu vào việc tìm hiểu cách thức tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức công tác kế toán trong đó xem xét một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty may Đức Giang. - Đánh giá, nhận xét và kiến nghị về tổ chức hệ thống kế toán tại công ty may Đức Giang: trên cơ sở xem xét thực tế tổ chức hệ thống kế toán ở phần trên để đưa ra những nhận xét và đánh giá sự vận dụng chế độ kế toán hiện hành vào tổ chức kế toán tại đơn vị cũng như tìm ra một số điểm còn tồn tại trong công tác tổ chức hệ thống kế toán tại công ty may Đức Giang. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo hướng dẫn TS. Ngô Trí Tuệ, các cô chú và anh chị phòng Kế Toán- Tài chính công ty may Đức Giang thời gian qua đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc tìm hiểu thực tế cũng như chỉ bảo những điều chưa rõ để em có thể hoàn thành bản báo cáo này. Mặc dù được sự giúp đỡ rất nhiều của thầy giáo, các cô chú và anh chị nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng sự hạn chế về nhận thức nên chắc chắn bản báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp và lượng thứ của thầy giáo, các cô chú và anh chị. Em xin chân thành cảm ơn! I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP: CÔNG TY MAY ĐỨC GIANG 1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty a. Thông tin chung: - Tên doanh nghiệp: Công ty may Đức Giang - Tên giao dịch quốc tế: Duc Giang Garment Company (viết tắt là DUGARCO) - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà nước - Địa chỉ: Số 59 Phố Đức Giang, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội. - Ngày thành lập: 23-02-1990. - Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu. - Tổng số lao động: trên 7.000 công nhân. - Công ty hoạt động kinh doanh chủ yếu dựa trên việc ký kết các hợp đồng may gia công với các hãng nước ngoài, theo đó khách hàng cung cấp nguyên vật liệu để công ty may gia công (đối với hàng gia công) hoặc công ty tự mua nguyên vật liệu (đối với hàng FOB). - Công ty là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được hạch toán độc lập có tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngoại tệ), có tư cách pháp nhân được sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Công ty may Đức Giang thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam. Sản phẩm chủ yếu là áo sơ mi cao cấp, áo jacket, quần jeans, quần âu các loại. Tổng vốn kinh doanh trên 100 tỷ đồng, năng lực sản xuất hàng năm trên 7 triệu áo sơ mi quy đổi. Nhiệm vụ của công ty là sản xuất các sản phẩm may mặc phục vụ nhu cầu của thị trường trong nước và nước ngoài. Thị trường xuất khẩu gồm 22 nước trên Thế giới như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, khối EC, Trung cận Đông, khu vực Bắc Mỹ.. Hệ thống mạng lưới tiêu thụ gồm nhiều đại lý ở các tỉnh và thành phố khắp cả nước. Ngoài ra, công ty còn có 4 đơn vị liên doanh tại các tỉnh Bắc Ninh, Thái Nguyên, Thanh Hoá, Thái Bình với tổng số vốn là 44 tỷ 622 triệu đồng, giải quyết việc làm cho hơn 3.000 lao động tại các địa phương. Trụ sở chính được đặt tại số 59 Phố Đức Giang, Thành phố Hà Nội, với vị trí địa lý thuận lợi cho việc cung cấp vận chuyển nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm cũng như nắm bắt kịp thời về các thông tin kinh tế thị trường tạo đà cho sự phát triển vững mạnh của công ty. b. Một số điểm mốc chính trong quá trình hình thành và phát triển: Công ty may Đức Giang từ khi mới thành lập chỉ là một cơ sở thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp may- Bộ Công nghiệp nhẹ có tên là Tổng kho vận tải I hay là kho vật tư Đức Giang. Công ty chính thức được thành lập tháng 02 năm 1990 theo quyết định số 102/CNn- TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ với tên gọi Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may Đức Giang do ông Trần Xuân Cẩn làm giảm đốc và là một chủ thể có tư cách pháp nhân. Thời gian thành lập công ty cũng là lúc Nhà nước chuyển đổi cơ chế từ chế độ bao cấp sang cơ chế thị trường theo định hướng XHCN. Tài sản ban đầu của Công ty bao gồm 5 nhà kho cũ đã hết khấu hao, trên 100 máy may cũ của Liên Xô sản xuất và một đội xe vận tải với 7 đầu xe đã qua sử dụng. Tổng số vốn ban đầu ước tính là 1,2 tỷ đồng, lực lượng lao động là những công nhân giữ kho (27 công nhân) và trên 20 cán bộ nhân viên dôi ra qua sắp xếp lại biên chế của Liên hiệp các Xí nghiệp may. Tình hình trên đối với một doanh nghiệp mới thành lập thì quả là khó khăn để có thể tồn tại và phát triển. Nhưng với ý chí quyết tâm xây dựng công ty thành một doanh nghiệp vững chắc trong Cơ chế thị trường, Ban giám đốc đã đề ra phương hướng xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu, xác định các nguồn lực và các biện pháp cần thiết để thực hiện các mục tiêu đề ra. Bước đầu, công ty tìm những cán bộ kỹ thuật và một số công nhân lành nghề. Phải đi vận động các gia đình ở xã, thị trấn xung quanh công ty ủng hộ đóng góp máy khâu và cho con vào làm việc tại công ty. Công ty vừa tuyển dụng vừa đào tạo để nâng cao tay nghề cho công nhân, vừa tranh thủ sự giúp đỡ của cấp trên và các đơn vị bạn để có nguồn hàng sản xuất. Ban giám đốc công ty đã liên hệ được với Liên hiệp các xí nghiệp may cho tham gia sản xuất hàng theo Hiệp định 19/5 là trả nợ cho Nga. Đây là bước đầu để công ty có cơ hội sản xuất và kinh doanh cho thấy tương lai phát triển của công ty may Đức Giang. Sau quá trình sản xuất đầu tiên, lô hàng đã được đánh giá đạt tiêu chuẩn chất lượng xuất khẩu, mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt, đủ trang trải lương cho cán bộ công nhân viên, vừa đóng góp nghĩa vụ cho Ngân sách Nhà nước và chi phí cho sản xuất. Năm 1991, qua quá trình sản xuất đầu tiên đạt hiệu quả, công ty mạnh dạn đưa ra quyết định vay vốn ngân hàng để đầu tư vào sản xuất, từ 1 phân xưởng lên 2 phân xưởng sản xuất, từ lúc lực lượng lao động chỉ có hàng chục lên tới hàng trăm công nhân, đầu tư thêm máy móc hiện đại hơn và máy may chuyên dụng. Năm 1993, từ chỗ phải ứng thác nhập khẩu, công ty đã được Bộ Thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp. Nhờ vậy, công ty đã có thu nhập xứng đáng và trang trải mọi chi phí hay thanh toán cho ngân hàng. Ngoài ra, công ty còn được khách hàng trong cũng như ngoài nước đặt hàng và đã có khách hàng truyền thống cho tới thời điểm hiện tại. Năm 1996, công ty tiếp tục vay vốn ngân hàng để đầu tư xây dựng và sản xuất. Công ty mua thêm hàng trăm máy may chuyên dụng cùng một số máy hiện đại như: máy khâu điện tử Nhật Bản của hãng Tajima với hệ thống máy 12 đầu và 20 đầu, 9 kim điều khiển hoàn toàn tự động, đội xe vận tải với những xe chuyên chở container, lực lượng lao động lúc này là 1.200 người (được đào tạo chính quy), có 500 máy may công nghiệp và máy chuyên dụng hiện đại của Nhật Bản và CHLB Đức, đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ chuyên môn và năng lực sản xuất tiên tiến. Chỉ sau 13 năm, với sự năng động có thể nói là vượt bậc của mình, tới nay công ty may Đức Giang đã có một cơ ngơi giá trị hàng ngàn tỷ đồng với 9 xí nghiệp thành viên, một đội ngũ công nhân lành nghề. Với phương châm đầu tư lớn cho chiến lược con người để thực hiện mục tiêu tăng tốc của ngành Dệt May, chỉ tính riêng năm 2002, công ty may Đức Giang đã cử tiếp 2 cán bộ trẻ học tập trong lớp đào tạo quản lý doanh nghiệp (bằng hai), 2 cán bộ học tại chức Anh văn, 80 cán bộ, công nhân học các trường: Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Luật, Đại học Bách Khoa.. ngoài ra còn có 42 cán bộ chủ chốt học lớp cao cấp lý luận, 28 cán bộ kỹ thuật học năm thứ 3 Đại học Mỹ thuật thời trang, đội ngũ công nhân cũng được đào tạo tại trường Trung học kỹ thuật may và thời trang I. Cộng với 261 cán bộ, công nhân có trình độ Đại học và trung cấp kỹ thuật giúp công ty cơ bản đáp ứng nhu cầu về kỹ thuật của thị trường khó tính nhất. Nâng cao tay nghề thôi chưa đủ mà điều quan trọng là yếu tố sức khoẻ của người công nhân có được nâng cao thì lao động mới có năng suất và chất lượng. Năm 2002, công ty tiếp tục đầu tư trên 4 tỷ đồng cho việc duy trì bữa ăn giữa ca chăm sóc sức khoẻ định kỳ, chăm lo đời sống cho người lao động. Công ty tiếp tục xây dựng thêm dãy nhà 3 tầng công nghệ cao số 2 đảm bảo cho người lao động được làm việc trong môi trường không có độc hại. Như vậy tới nay công ty đã xây dựng được hai nhà công nghệ cao với 3.046 máy may công nghiệp hiện đại và các loại máy chuyên dụng của Nhật, CHLB Đức và Mỹ, có các hệ thống giác sơ đồ trên máy vi tính, hệ thống máy cắt- trải vải tự động của Mỹ, hệ thống dây chuyền tự động cắt chỉ, máy ép là thân áo sơ mi, máy thổi form áo jacket, dây chuyền giặt mài công nghệ cao, xí nghiệp thêu điện tử.. Năm 2002, bằng việc thực hiện có hiệu quả tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9002, tiêu chuẩn vệ sinh môi trường 14000 và tiêu chuẩn trách nhiệm SA8000, công ty may Đức Giang đã đạt được kết quả hết sức khả quan: doanh thu tiêu thụ 264 tỷ 370 triệu, kim ngạch xuất khẩu đạt 223 tỷ 009 triệu đồng trong đó đã xuất khẩu vào thị trường Mỹ được 18 triệu sản phẩm tương đương 57 tỷ 750 triệu đồng. Công ty may Đức Giang đã nộp Ngân sách Nhà nước 3 tỷ 092 triệu đồng (trong đó thuế Thu nhập doanh nghiệp là 2 tỷ 249 triệu đồng) tăng 31,63% so với năm 2001. Lợi nhuận đạt 1.434.952 đồng (tăng 47% so với năm 2001). Hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, công ty may Đức Giang có điều kiện thực hiện toàn diện các hoạt động xã hội như văn hoá thể thao, dân quân tự vệ, phòng cháy chữa cháy, dân số, gia đình, trẻ em, luôn là đơn vị có nhiều đội tuyển sáng giá đóng góp cho thành tích cao của huyện Gia Lâm. Từ một xí nghiệp may sản xuất kinh doanh hiệu quả còn thấp, cho đến nay, công ty may Đức Giang đã có một vị thế xứng đáng trên thương trường. Hiện, công ty đã nằm trong Câu lạc bộ trên 100 tỷ của các doanh nghiệp may thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam và đang có xu thế tiếp tục phát triển lớn mạnh hơn nữa. Một số chỉ tiêu kinh tế quan trọng: Chỉ tiêu 2000 2001 2002 TSLĐ và ĐTNH 75.639.800.990 109.360.733.264 172.628.572.979 Các khoản phải thu 62.852.253.984 80.366.767.130 145.908.787.128 Hàng tồn kho 6.831.754.868 15.319.286.057 18.144.895.003 TSCĐ và ĐTDH 24.757.531.232 57.434.985.972 63.058.465.196 TSCĐ 21.929.019.604 54.889.154.981 42.141.169.568 Nguồn vốn CSH 37.840.047.956 31.187.008.798 29.448.385.754 Nguồn vốn KD 18.105.962.408 29.178.084.761 28.260.982.295 Chỉ tiêu 2001 2002 Đơn vị Tổng doanh thu 179.584.082.173 264.370.212.819 đồng Doanh thu thuần 179.508.429.167 264.170.012.819 đồng Lợi nhuận trước thuế 7.525.295.434 7.656.601.899 đồng Thuế TNDN 2.408.094.539 2.248.644.225 đồng Số công nhân 3.062 3.200 người - nhân viên quản lý 106 106 người Tiền lương bình quân 971.543 1.434.952 đồng/tháng Hệ số quay vòng HTK 19,53 13,25 vòng Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu 4,9 2,9 % 2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty may Đức Giang Công ty may Đức Giang tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến tức là các phòng, ban tham mưu cho Ban giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình để giúp Ban giám đốc đưa ra quyết định có lợi cho công ty. a. Ban giám đốc: Ban giám đốc có 4 người - Tổng giám đốc: lãnh đạo và quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các quan hệ đối ngoại, chỉ đạo và thông qua chương trình kế hoạch hàng tháng, quý và trực tiếp phụ trách các phòng Tài chính- Kế toán, phòng ISO và phòng tổng hợp. Dưới Tổng giám đốc có 3 Phó tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực: - Phó tổng giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, giúp đỡ Tổng giám đốc trong công tác tìm kiếm và thiết lập quan hệ với các bạn hàng, chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo, điều hành mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó tổng giám đốc xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá trong toàn công ty, tổ chức triển khai các nghiệp vụ xuất nhập khẩu như tham gia ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu.. - Phó tổng giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc điều hành sản xuất, giám sát kỹ thuật, nghiên cứu mặt hàng.. Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kỹ thuật Phòng ISO Phòng tổng hợp Phòng xuất nhập khẩu Phòng thời trang và kd nội địa XN1 XN2 XN4 XN6 XN8 XN9 XN thêu XN giặt XN bao bì Tổng Giám đốc Phó TGĐ KTSX Phó TGĐ KD Phó TGĐ XNK - Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty - b. Các phòng chức năng: - Phòng Xuất nhập khẩu: có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch, chiến lược xuất nhập khẩu, tổ chức triển khai các kế hoạch và nghiệp vụ xuất nhập khẩu. - Phòng Tài chính- Kế toán: có chức năng tham mưu cho giám đốc việc thanh toán, quyết toán hợp đồng, trả lương cho cán bộ công nhân viên, tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong các kỳ báo cáo quản lý và theo dõi tài sản của công ty cũng như quản lý mọi mặt hoạt động của công ty trong lĩnh vực tài chính- kế toán. - Phòng ISO: có chức năng tham mưu cho giám đốc về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002. - Phòng Thời trang và Kinh doanh nội địa: có chức năng nghiên cứu nhu cầu về thị trường thời trang, nghiên cứu mẫu thiết kế chào hàng FOB, xây dựng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho từng mẫu chào hàng, quản lý các cửa hàng đại lý và cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. - Phòng Tổng hợp: soạn thảo các văn bản, hợp đồng về quản lý hành chính, quản lý, tiền lương, bảo hiểm.. tổ chức hội thảo, hội nghị tiếp khách, làm công tác vệ sinh, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong công ty.. - Phòng Kế hoạch đầu tư: có chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh, theo dõi các yếu tố về nguyên phụ liêu, năng suất lao động để xây dựng kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất. - Phòng Kỹ thuật: có chức năng tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, may mẫu, xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuât, định mức nguyên phụ liêu, định mức thời gian, đơn giá sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Các phòng ban chịu trách nhiệm được giao và phải phản hồi thông tin cho cấp trên mình hay Tổng giám đốc (khi cấp trên vắng mặt). Ngoài ra thì tại mỗi xí nghiệp của công ty thì bộ máy quản lý được bố trí gồm Giám đốc xí nghiệp có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc việc thực hiện sản xuất ở chính xí nghiệp mình và các tổ trưởng sản xuất, các nhân viên báo sổ, nhân viên thống kê. 3. Tổ chức hệ thống sản xuất và quy trình công nghệ Công ty tổ chức 9 xí nghiệp sản xuất gồm các xí nghiệp 1, 2, 4, 6, 8, 9, xí nghiệp thêu, xí nghiệp giặt và xí nghiệp bao bì, trong đó: - Xí nghiệp số 2 và xí nghiệp số 8 là các xí nghiệp chuyên sản xuất hàng áo sơ mi. - Xí nghiệp số 1, số 4, số 6 và xí nghiệp số 9 là các xí nghiệp chuyên sản xuất hàng áo jacket. - Xí nghiệp giặt và xí nghiệp thêu: nhận hàng giặt, thêu phục vụ cho các xí nghiệp may và trả hàng cho các xí nghiệp may. - Xí nghiệp bao bì: sản xuất bao bì các tông cho công ty đóng gói và một phần bán cho bên ngoài. Các xí nghiệp chịu trách nhiệm sản xuất giao hàng đúng thời gian quy định và báo ngay tới cấp trên chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất để điều tiết sản xuất, không liên quan đến Tổng giám đốc trừ khi có biến cố hay xảy ra sự cố thì có quyền thông báo ngay cho Tổng giám đốc (không từ công nhân sản xuất thông báo mà phải là Giám đốc xí nghiệp). Ngoài ra thì công ty còn có: - Ban điện: phụ trách quản lý về điện tiêu dùng và sản xuất trong công ty. - Ban cơ: phụ trách, quản lý máy móc sản xuất trong toàn công ty. - Đội xe: có nhiệm vụ vận chuyển hàng cho công ty. XN1 XN2 XN4 XN6 XN8 XN 9 Ban cơ điện Bao bì XN thêu XN giặt Kho nguyên liệu Kho phụ liệu Kho phụ tùng Khothành phẩm - Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty - Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là quy trình sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản phẩm được trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau. Các mặt hàng mà công ty sản xuất có nhiều kiểu cách và chủng loại khác nhau. Nguyên vật liệu chính là vải được nhập về từ kho nguyên liệu theo từng chủng loại vải mà phòng kỹ thuật đã yêu cầu cho từng mã hàng. Kỹ thuật Chuẩn bị SX Cắt May Giặt, mài Thêu Là KCS Bao gói Nhập kho - Sơ đồ: Quy trình công nghệ của công ty - - Khâu kỹ thuật chuẩn bị sản xuất: khâu này thâu tóm toàn bộ nguyên vật liệu, phụ liệu.. cân đối lên kế hoạch sản xuất. - Khâu cắt: là công việc sau khi chuẩn bị, vải được đưa vào nhà cắt. Tại đây, vải được trải đặt mẫu, đánh số và cắt thành các bán thành phẩm, sau đó bán thành phẩm được nhập kho nhà cắt và chuyển cho các tổ may ở bộ phận may trong xí nghiệp. - Khâu may: là bao gồm những chuỗi công đoạn nối tiếp nhau tạo thành sản phẩm. Nhưng khi có phần thêu hay giặt mài thì phải liên hệ với xí nghiệp thêu và xí nghiệp giặt mài cùng sản xuất. - Khâu là: là một công việc làm bóng sản phẩm khi đã hoàn thành. - Khâu KCS: là một bộ phận quan trọng cuối cùng của 1 sản phẩm trước khi xuất khẩu. Công việc này đòi hỏi thợ bậc cao và có chuyên môn. - Khâu bao gói: là việc hoàn thành để vận chuyển, yêu cầu đúng quy cách khách hàng yêu cầu. - Nhập kho: là công việc hoàn tất để giao hàng đúng thời hạn và bảo quản trong thời gian giao hàng. II- THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY MAY ĐỨC GIANG. Tuy là một doanh nghiệp trẻ mới ra đời chưa lâu nhưng công ty may Đức Giang đã đạt được nhiều thành tựu hết sức khả quan và một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công đấy không thể không nhắc đến vai trò của hệ thống thông tin kế toán. Ngay từ khi mới thành lập, công ty luôn luôn coi trọng việc tổ chức hệ thống kế toán sao cho phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác, góp phần giúp Ban giám đốc đưa ra các quyết định quan trọng. Trong nhiều năm qua, hệ thống thông tin kế toán luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, với đội ngũ kế toán viên có năng lực và trình độ, hệ thống này ngày càng được hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ Kế toán PTNB Kế toán CP tính GT Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền mặt Kế toán TG NH Kế toán NVL và CCDC Kế toán CC DC Kế toán PL may Kế toán NL may Kế toán thành phẩm Kế toán doanh thu Kế toán TP nội địa Kế toán TP xuất khẩu A. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty may Đức Giang. - Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban giám đốc về việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác, tổ chức các phần hành kế toán, bố trí nhân sự cho mỗi phần hành, phân công chức năng và nhiệm vụ cho mỗi kế toán viên, ký duyệt các chứng từ quan trọng.. Tại công ty may Đức Giang, kế toán trưởng kiêm luôn chức vụ trưởng phòng Kế toán Tài chính. - Kế toán Tổng hợp: phụ trách việc hạch toán tổng hợp căn cứ vào các sổ chi tiết, Nhật ký chứng từ, Bảng cân đối.. do các kế toán viên đưa lên để vào Sổ Cái các tài khoản, lập Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cuối mỗi kỳ hạch toán. Ngoài ra, Kế toán Tổng hợp còn giúp Kế toán trưởng trong việc tổ chức các bộ sổ kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, phân công chức năng và nhiệm vụ cho mỗi kế toán viên.. Tại công ty may Đức Giang, Kế toán Tổng hợp kiêm luôn chức vụ phó phòng Kế toán Tài chính. - Kế toán vốn bằng tiền: tại công ty may Đức Giang, kế toán vốn bằng tiền do 3 kế toán viên phụ trách: 1 phụ trách kế toán tiền mặt và các khoản tạm ứng, 2 kế toán viên phụ trách kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ biến động vốn bằng tiền trong kỳ hạch toán, phản ánh vào các sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê số 1, bảng kê số 2. Cuối kỳ hạch toán, kế toán vốn bằng tiền lập Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản 111, 112, 113, vào số liệu Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 2 rồi chuyển cho Kế toán Tổng hợp vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. - Kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ: do đặc thù sản xuất của mình nên tại công ty may Đức Giang, kế toán nguyên vật liệu có tình hình biến động khá phức tạp, phải theo dõi nhiều. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do 5 kế toán viên phụ trách: 2 kế toán viên phụ trách kế toán nguyên liệu may, 2 kế toán viên phụ trách kế toán phụ liệu may và 1 kế toán viên phụ trách kế toán nhiên liệu, động lực và công cụ dụng cụ. Ngoài ra thì kế toán viên phụ trách công cụ dụng cụ, nhiên liệu, động lực sẽ kiêm luôn việc hạch toán các quỹ của doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong kỳ hạch toán của doanh nghiệp, phản ánh vào các Sổ chi tiết vật liệu dụng cụ, Bảng kê số 3, Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2). Cuối kỳ hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản 152, 153 rồi chuyển cùng với sổ sách chứng từ liên quan cho Kế toán chí phí tính giá thành và Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái các tài khoản. - Kế toán tiền lương: tại công ty may Đức Giang thì kế toán tiền lương do 2 kế toán viên phụ trách. Kế toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi việc tính lương, trả lương, trả thưởng, Bảo hiểm xã hội cùng các khoản trích khác theo quy định trong kỳ hạch toán của Công ty, phản ánh vào Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Bảng phân bổ số 1), Bảng tổng hợp doanh thu trích lương, tiền bảo hiểm đã thu của người lao động. Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiền lương lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản 334, 338 rồi chuyển cùng với các sổ sách và chứng từ có liên quan cho Kế toán chi phí tính giá thành và Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái các tài khoản. - Kế toán Tài sản cố định: tại công ty may Đức Giang thì kế toán tài sản cố định do Kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định trong kỳ, trích khấu hao theo tỷ lệ quy định, vào Sổ chi tiết Tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (Bảng phân bổ số 3). Cuối kỳ hạch toán, kế toán tài sản cố định lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 211 rồi chuyển cùng với các sổ sách và chứng từ có liên quan cho Kế toán chi phí tính giá thành và Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái các tài khoản. - Kế toán thanh toán với người bán: kế toán thanh toán với người bán do 2 kế toán viên phụ trách. Kế toán thanh toán với người bán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, phản ánh vào các Sổ chi tiết thanh toán. Cuối kỳ hạch toán, kế toán thanh toán với người bán lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331, vào Nhật ký chứng từ số 5 rồi chuyển cho Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái các tài khoản liên quan. - Kế toán Chi phí và tính giá thành: tại công ty may Đức Giang thì kế toán chi phí và tính giá thành do 1 kế toán viên phụ trách. Kế toán chi phí và tính giá thành có nhiệm vụ tập hợp chi phí từ các chứng từ, sổ sách có liên quan do kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định chuyển cho, vào Bảng kê số 4 rồi từ đó vào Nhật ký chứng từ số 7, phân bổ các chi phí để tính giá thành sản phẩm, sau đấy chuyển cho Kế toán tổng hợp để vào Sổ Cái tài khoản có liên quan. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: tại công ty may Đức Giang thì kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm do 3 kế toán viên phụ trách: 1 phụ trách kế toán thành phẩm xuất khẩu, 1 phụ trách kế toán thành phẩm kho nội địa và 1 phụ trách kế toán doanh thu tiêu thụ. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm theo dõi tình hình biến động của các thành phẩm hoàn thành trên kho xuất khẩu và kho nội địa, tình hình tiêu thụ của các đại lý và cửa hàng của công ty, doanh thu của thành phẩm cũng như của các phân xưởng giặt mài, bao bì, thêu.. vào Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá, Sổ chi tiết bán hàng.. Cuối kỳ, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm vào Nhật ký chứng từ số 8, Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản 155, 157, 511.. rồi chuyển cho Kế toán tổng hợp để vào Sổ Cái tài khoản có liên quan. B. Tổ chức công tác kế toán tại công ty may Đức Giang. Công ty may Đức Giang là loại hình Doanh nghiệp Nhà nước, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sản xuất, gia công hàng may hoặc xuất khẩu. Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty là chế độ kế toán cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141- TC- QĐ- CĐKT ký ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (sau đó có bổ sung theo Quyết định số 167/200/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 về chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp). Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (Việt Nam Đồng). Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng Việt Nam theo phương pháp tỷ giá hạch toán. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là Nhật ký chứng từ. Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo giá trị còn lại, phương pháp khấu hao đang áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng, tỷ lệ khấu hao trích theo quyết định số 166/199/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 do Bộ Tài chính ban hành. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là theo giá thực tế, phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp Kê khai thường xuyên, phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp giá bình quân gia quyền. Các phần hành kế toán được tổ chức cụ thể như sau: 1. Kế toán nguyên vật liệu Đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty may Đức Giang thì nguyên vật liệu đóng một vai trò khá quan trọng. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán nguyên vật liệu không chỉ phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp. a. Đặc điểm của kế toán nguyên vật liệu tại công ty may Đức Giang: Nguyên vật liệu được sử dụng trong công ty bao gồm: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản.. - Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào sản xuất nó cấu thành nên thực thể sản phẩm may mặc như vải, chỉ.. Trong điều kiện thực tế của công ty, nguyên vật liệu chính được sử dụng vào sản xuất bao gồm bông các loại và vải các loại. Nguyên vật liệu chính của công ty rất phong phú về thể loại, tính năng của mỗi loại cũng khác nhau. - Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào sản xuất nó không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm may mặc như cúc, khuy.. mà nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm hay đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành được thuận tiện. Nguyên vật liệu phụ của công ty bao gồm nhiều loại như kim máy, chỉ, cúc, băng dính, túi PE, giấy chống ẩm.. Ngoài nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ ra thì tại công ty còn có phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định; thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản; vật liệu khác gồm giấy nguyên liệu sản xuất bao bì và bao bì. Mỗi loại nguyên vật liệu này đều đòi hỏi phải được theo dõi một cách chi tiết. Tuy nhiên, một điều đáng chú ý khi hạch toán nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ tại công ty may Đức Giang phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất của công ty. Hiện nay, công ty may Đức Giang có 2 hình thức sản xuất đó là công ty tự sản xuất và sản xuất theo đơn đặt hàng. + Hình thức tự sản xuất: là hình thức công ty tự mua nguyên vật liệu hoặc tận dụng nguyên vật liệu tiết kiệm (lượng nguyên vật liệu công ty tiết kiệm được khi sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng), tự thiết kế, sản xuất và tiêu thụ. Hình thức này chủ yếu là được áp dụng đối với hàng nội địa. Tuy nhiên, số lượng sản phẩm sản xuất dưới hình thức này không nhiều, doanh thu tiêu thụ còn khiêm tốn.. do chỉ vài năm gần đây công ty mới bước đầu thâm nhập thị trường trong nước. Vì vậy, trong khuôn khổ bản báo cáo này, em sẽ không đi sâu vào hình thức tự sản xuất mà chỉ tập trung vào hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng. + Hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng: đây là hình thức sản xuất chính từ trước đến nay của công ty với khách hàng chủ yếu là các hãng lớn của nước ngoài như Habitex, Levy, SMK, Sinolaka, Seiden, Maharam.. đem lại phần lớn doanh thu cho công ty. Với hình thức này, công ty và khách hàng sẽ nghiên cứu xây dựng các định mức trên cơ sở điều kiện của mỗi bên, sau đó hai bên sẽ ký kết hợp đồng theo đó khách hàng sẽ cung cấp nguyên vật liệu để công ty sản xuất. Sau khi sản phẩm hoàn thành, công ty sẽ giao lại cho bên khách hàng. Tuy nhiên, trong hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng cũng được._. chia thành 2 loại là hàng FOP và hàng gia công, và việc chia này có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạch toán nguyên vật liệu: Hàng FOB: Công ty sẽ mua nguyên vật liệu của phía khách hàng hoặc mua nguyên vật liệu tại những hãng khách hàng chỉ định (phần giá trị sẽ được theo dõi trên tài khoản 152) và sau khi sản xuất sẽ bán cho khách hàng trên cơ sở tính chi phí và giá thành gồm cả giá trị phần nguyên vật liệu. Hàng gia công: đối với hàng này lại khác, khách hàng sẽ giao nguyên vật liệu cho công ty để gia công (công ty sẽ chỉ theo dõi mặt lượng của số nguyên vật liệu này mà không theo dõi phần giá trị của chúng). Trên tài khoản 152 của công ty sẽ chỉ theo dõi chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp, làm thủ tục hải quan của số nguyên vật liệu này. Vì vậy, tuỳ theo hàng sản xuất là gia công hay hàng FOB mà kế toán nguyên vật liệu sẽ quyết định của hạch toán giá trị của số nguyên vật liệu chính và phụ trên tài khoản 152 hay không. Còn đối với các nguyên vật liệu khác như nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị vật liệu xây dựng cơ bản do công ty mua ngoài đều được hạch toán bình thường. b. Các tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng: Để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán công ty sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu. - Bên Có: phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị nguyên vật liệu. - Số dư bên Nợ: trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Ở công ty may Đức Giang, tài khoản 152 được chi tiết thành các tài khoản sau: TK 152.1: nguyên vật liệu chính. TK 152.2: nguyên vật liệu phụ. TK 152.3: nhiên liệu. TK 152.4: phụ tùng thay thế. TK 152.5: vật liệu xây dựng cơ bản. TK 152.6: giấy nguyên liệu sản xuất bao bì. TK 152.7: bao bì. Các chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng gồm: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ: dùng để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu bao gồm cả loại dùng cho hàng FOB và hàng gia công, chỉ khác là ở hàng FOB sẽ ghi cả số lượng lẫn tiền còn ở hàng gia công sẽ chỉ ghi phần số lượng. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2). - Nhật ký chứng từ số 7: dùng để hạch toán tổng hợp, theo dõi bên Có các tài khoản 152, 153.. ngoài ra kế toán còn sử dụng các Nhật ký chứng từ có liên quan khác. - Sổ Cái tài khoản 152: dựa vào Nhật ký chứng từ số 7 để ghi bên Có tài khoản 152 và các Nhật ký chứng từ có liên quan khác để ghi bên Nợ tài khoản 152, theo dõi giá trị, tình hình biến động của tài khoản 152 trong kỳ. c. Trình tự hạch toán và ghi sổ: Nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty may Đức Giang là: nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị mua vào bao gồm giá mua+ chí phí bốc dỡ, vận chuyển, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu (nếu có). Giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Số lượng nguyên vật liệu được tính trên cơ sở số lượng sản phẩm đặt hàng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Định mức này được khách hàng và công ty nghiên cứu xây dựng trên cơ sở điều kiện của mỗi bên. Ngoài phần nguyên vật liệu theo định mức ở trên, bên đặt hàng còn có trách nhiệm chuyển cho công ty từ 2% đến 3% số nguyên vật liệu để bù đắp vào số hao hụt trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho nguyên phụ liệu được phát hành từ phòng kế hoạch, có ký xác nhận của thủ kho nhập, kế toán, kế hoạch, kế toán nguyên vật liệu vào sổ chi tiết theo tên vật tư. Căn cứ vào chứng từ chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngắn hạn, hoá đơn tài chính (hoặc Invoice nếu là hàng nhập khẩu), đề nghị mua, Packing list, tờ khai (nếu là hàng nhập), kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với phiếu nhập đã vào sổ chi tiết. Nếu phiếu nhập có, chứng từ chi có thì sẽ hạch toán vào tài khoản tương ứng (kể cả chứng từ nằm ở tài khoản 331). Nếu phiếu nhập có nhưng chứng từ chi chưa có (do chưa thanh toán hoặc chứng từ chưa về) thì sẽ hạch toán vào tài khoản 331. Đối với hàng FOB, khi mua nguyên vật liệu trả tiền ngay về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán nguyên vật liệu vào sổ theo định khoản: Nợ TK 152- Giá mua + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí hải quan.. Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 311, 331 Đối với hàng gia công, nguyên vật liệu do bên đặt hàng cung cấp và công ty chỉ chịu chi phí nhận nguyên vật liệu từ cảng về kho của công ty như: chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, lưu bãi.. Vì vậy, khi hạch toán, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ.. Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của số chi phí trên Có TK 111, 112, 311, 331.. Tuy nhiên, số nguyên vật liệu này sẽ vẫn được theo dõi chi tiết về mặt số lượng trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Trong kỳ, căn cứ vào phiếu xuất kho do kho nguyên phụ liệu phát hành có đầy đủ chữ ký của thủ kho xuất, đơn vị nhận (trưởng nhà cắt), phòng kế hoạch; căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có ký xác nhận của thủ kho, phòng kế hoạch, người nhận, kế toán nguyên vật liệu phản ánh lên Sổ chi tiết theo tên loại nguyên phụ liệu tương ứng theo đơn hàng, mã hàng, đơn vị nhập, số lượng xuất nguyên vật liệu.. Nợ TK 621, 622, 627, 641, 642.. Có TK 152 Đối với hàng gia công thì trong quá trình sản xuất sẽ có một bộ phận nguyên vật liệu của khách hàng dôi ra gọi là nguyên vật liệu tiết kiệm. Công ty sẽ tiến hành lập hội đồng giá cả để đánh giá giá trị của từng loại, rồi tiến hành theo dõi giá trị của chúng trên tài khoản 152. Tuy nhiên trên thực tế thì việc đánh giá này được tiến hành không thường xuyên (chủ yếu là trước mỗi đợt kiểm toán hàng năm) vì giá trị của số nguyên vật liệu tiết kiệm được nói chung là không đáng kể. Tất nhiên, việc này cũng gây một số khó khăn cho việc theo dõi và phản ánh đúng giá trị của số nguyên vật liệu trong kho, nhất là khi số nguyên vật liệu tiết kiệm được này khi chưa được đánh giá đã được đem vào sản xuất hàng nội địa khiến cho giá trị của chúng không được phản ánh chính xác. Trong kỳ, cứ khoảng 3 đến 5 ngày, kế toán sẽ xuống các kho để tiến hành đối chiếu với kho để xác định số lượng nguyên phụ liệu nhập, xuất và tồn trong kỳ theo tiêu thức tên loại nguyên phụ liệu. Sau khi đối chiếu khớp và đúng, thủ kho và kế toán ký xác nhận vào Sổ chi tiết và Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các chứng từ có liên quan để lên Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 152, sau đó sẽ chuyển cho kế toán chi phí tính giá thành và kế toán tổng hợp vào Nhật ký chứng từ số 7 và Sổ Cái tài khoản 152. 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung và công ty may Đức Giang nói riêng. Và để có thể duy trì được quá trình sản xuất kinh doanh, tái sản xuất xã hội thì người lao động cần phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động. Do đó khi tham gia sản xuất lao động tại doanh nghiệp thì họ đòi hỏi phải được trả thù lao lao động cho họ. Chi phí sử dụng lao động được thể hiện rõ nết bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác cũng như đảm bảo việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ và công bằng. a. Đặc điểm của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty may Đức Giang: Tổng quỹ lương của doanh nghiệp: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm..), tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên.. Hàng năm, công ty may Đức Giang đều dựa trên cơ sở kiểm tra tình hình biên chế lao động theo số lượng và chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty đồng thời áp dụng đúng các nguyên tắc và chế độ hiện hành của Nhà nước để ra các quyết định về lương một cách phù hợp. Cơ sở để xác định quỹ lương trả cho cán bộ công nhân viên toàn công ty là trên cơ sở đơn giá tiền công. Toàn bộ quỹ lương của công ty được xác định như sau: QL=åKi x Di trong đó: i: số loại sản phẩm sản xuất Ki: tỷ lệ tiền lương so với doanh thu Di: doanh thu thu được từ loại sản phẩm i QL: tổng quỹ lương của công ty Ví dụ: về bảng tổng hợp quỹ lương của công ty STT Chỉ tiêu Tổng doanh thu Định mức Đ.giá - tiền lương được duyệt% Quỹ tiền lương được phép chi 1 Doanh thu gia công xuất khẩu 44.256.114.848 52,00 23.013.179.721 2 Doanh thu hàng bán FOB 40.327.510.874 17,00 6.855.676.849 3 Doanh thu nội địa 5.326.318.607 52,00 2.769.685.676 4 Doanh thu, kinh doanh dịch vụ khác 268.610.016 1,50 4.029.150 5 Tổng quỹ tiền lương được phép chi 32.642.571.396 Quy chế trả lương cho cán bộ công nhân viên ở công ty may Đức Giang thực hiện theo nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích cán bộ công nhân viên tăng thu nhập trên cơ sở đẩy mạnh sản xuất tăng năng suất lao động, phấn đấu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty may Đức Giang đã giao kế hoạch sản xuất doanh thu hàng tháng và tỷ trọng quỹ tiền lương khoán trên doanh thu cho các xí nghiệp may. Quỹ lương này được phân phối cho 2 khu vực là khu vực hưởng lương thời gian và khu vực hưởng lương sản phẩm. Cơ sở phân chia là căn cứ vào cơ cấu lao động và mức lương cơ bản từng khu vực. Các hình thức tính lương áp dụng trong Công ty: Tại công ty may Đức Giang hiện có 2 hình thức tính lương là hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của người lao động. Còn hình thức trả lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian là các bộ phận gián tiếp như khối phòng ban, đội xe, kho.. Lương thời gian CBCNV = Hệ số lương bản thân x 290.000 x Ngày công thực tế làm việc x Phụ cấp có tính công việc 22 Đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm là các công nhân trực tiếp sản xuất cũng như bộ phận quản lý tại các phân xưởng, trong đó đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì áp dụng hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp tức là nó được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất còn bộ phận quản lý tại các phân xưởng áp dụng hình thức tiền lương theo sản phẩm gián tiếp có nghĩa là tuy lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động trực tiếp nên cũng căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương cho họ. Lương sản phẩm gián tiếp = Hệ số lương sản phẩm gián tiếp x Tổng quỹ lương của bộ phận Hệ số lương sản phẩm gián tiếp = Hệ số lương cấp bậc x Tổng quỹ lương của bộ phận Quỹ lương của các bộ phận tại công ty như sau: - Quỹ lương của CBCNV toàn xí nghiệp 100 % - Công nhân may 88 % - Công nhân cắt 3,5 % - Quản lý 8,5 % Còn đối với lương công nhân trực tiếp sản xuất thì được tính theo công thức: Lương sản phẩm = Đơn giá lương sản phẩm x Số lượng Ngoài ra, tại công ty may Đức Giang thì trong tiền lương công nhân sản xuất còn gồm cả tiền lương ngừng sản xuất. Trong tiền lương ngừng sản xuất chủ yếu bao gồm các khoản chi lương và bảo hiểm xã hội của công nhân trong thời gian ngừng sản xuất theo kế hoạch. Có 2 loại ngừng sản xuất: - Ngừng sản xuất do nguyên vật liệu chưa về: tiền lương và bảo hiểm xã hội của công nhân sản xuất trong thời gian này được tính bằng 70% tiền lương căn bản (gọi là lương chờ việc). - Ngừng sản xuất do sửa chữa máy móc: tiền lương và bảo hiểm xã hội của công nhân sản xuất trong thời gian này được tính bằng 100% tiền lương căn bản (gọi là lương ngừng việc). Khoản thiệt hại này được tập hợp thành một cột riêng trên Bảng tổng hợp lương theo từng xí nghiệp rồi tính gộp vào lương chính. Dù áp dụng theo hình thức lương thời gian hay lương sản phẩm thì thu nhập của cán bộ công nhân viên đều gắn với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó là động lực gắn bó người lao động với công việc, thúc đẩy họ tìm tòi, sáng tạo, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Cách tính thưởng của công ty: Tiền thưởng trích từ 10- 15% tổng quỹ lương. Việc trả thưởng được tính theo xếp hạng thành tích công nhân viên trong công ty. Hệ số thưởng = Tổng tiền lương Tổng lương sản phẩm quy đổi Tiền thưởng của CNV=Hệ số thưởng x Tiền lương sản phẩm của 1 CBCNV Tiền thưởng cho bộ phận gián tiếp được tính theo công thức: Thưởng theo thời gian = Hệ số lương bản thân x 290.000 x Ngày công thực tế làm việc x 0,3 22 Các khoản trích theo lương: Theo chế độ quy định, cùng với việc tính lương, tại công ty may Đức Giang cũng tiến hành tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn. Quỹ Bảo hiểm xã hội được trích theo ty lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Người lao động trực tiếp đóng góp 5% trên tổng quỹ lương còn doanh nghiệp nộp 15% trên tổng quỹ lương. Quỹ Bảo hiểm y tế được trích theo tỷ lệ 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động trong đó doanh nghiệp chịu 2% còn người lao động trực tiếp nộp 1%. Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp chịu toàn bộ. b. Các tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng trả cho người lao động, kế toán công ty sử dụng tài khoản 334- Phải trả công nhân viên. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: các khoản tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động; các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. - Bên Có: các khoản tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. - Số dư bên Có: các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Và để theo dõi tình hình biến động của các khoản trích theo lương, kế toán công ty sử dụng tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác, chi tiết là các tài khoản cấp 2: TK 338.2: Kinh phí công đoàn. TK 338.3: Bảo hiểm xã hội. TK 338.4: Bảo hiểm y tế. Kết cấu của các tài khoản này như sau: - Bên Nợ: + Chi tiêu Kinh phí công đoàn tại đơn vị hoặc nộp Kinh phí công đoàn cho cấp trên (TK 338.2). + Bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ (TK 338.3). + Nộp Bảo hiểm y tế (TK 338.4). - Bên Có: trích Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế tính vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động. - Số dư bên Có: Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế chưa nộp. Trong một số trường hợp đặc biệt thì các tài khoản này cũng có số dư bên Nợ. Các chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng tại công ty may Đức Giang bao gồm: - Bảng chấm công: theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ Bảo hiểm xã hội, là căn cứ để tính trả lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động và là căn cứ quản lý lao động của doanh nghiệp. - Bảng thanh toán lương: là căn cứ thanh toán lương, phụ cấp cho người lao động, là căn cứ để thống kê về lao động và tiền lương. - Bảng tiền lương thực tế, tổng thu nhập: phản ánh số tiền lương thực tế, bảo hiểm xã hộ và tổng thu nhập từng lao động được nhận trong tháng. - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Bảng phân bổ số 1): dùng để phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương cho từng xí nghiệp, làm cơ sở để tính chi phí và giá thành sản phẩm. - Bảng tổng hợp doanh thu trích lương: là cơ sở để xây dựng quỹ tiền lương toàn công ty. - Nhật ký chứng từ số 7: dùng để hạch toán tổng hợp, theo dõi bên Có các tài khoản 334, 338.. - Sổ Cái tài khoản 334, 338: dựa vào Nhật ký chứng từ số 7 để ghi bên có các tài khoản 334, 338 và các Nhật ký chứng từ có liên quan khác để ghi bên Nợ tài khoản 334, 338 nhằm theo dõi giá trị các khoản phải trả công nhân viên đầu tháng, cuối tháng, tình hình biến động trong tháng. c. Trình tự hạch toán và ghi sổ: Từ các lệnh sản xuất các mã hàng, các hợp đồng gia công hoặc sản xuất với đối tác kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào mức khoán và giá gia công trong hợp đồng sẽ xây dựng 1 đơn giá lương cho từng mã hàng. Sau đó đơn giá này sẽ được gửi xuống bộ phận lao động tiền lương ở các xí nghiệp. Từ lệnh sản xuất từng mã hàng và đơn giá lương hoặc doanh thu tính lương, nhân viên kinh tế từng xí nghiệp sẽ tính tổng quỹ lương được hưởng của mỗi mã hàng. Sau khi trích lại một phần dùng để trả tiền ăn trưa, tiền thưởng và các phép năm, phần còn lại dùng để chia lương theo đơn giá lương một sản phẩm và đơn giá lương cho từng bước công việc. Riêng đơn giá lương cho tổ trưởng, tổ phó của mỗi xí nghiệp được tính bằng cách lấy đơn giá lương cho một sản phẩm chia cho tổng số công nhân trong một dây chuyền nhân với hệ số từ 1,2 đến 1,3 tuỳ theo tình hình cụ thể. Hàng ngày, các tổ trưởng, tổ phó của từng phân xưởng căn cứ vào việc sắp xếp lao động trong dây chuyền theo dõi từng công nhân làm ở bước công việc nào, có số sản phẩm là bao nhiêu để lập Bảng sản lượng cá nhân. Sau đấy, căn cứ vào Bảng sản lượng cá nhân, nhân viên kinh tế ở xí nghiệp tiến hành tính lương cho công nhân và lập Bảng thanh toán lương. Đối với khối phòng ban, thì việc tổng hợp tiền lương sẽ được tiến hành trên các Bảng tổng hợp lương và do phòng tổng hợp đảm nhiệm. Cuối tháng, nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp sẽ gửi Bảng thanh toán lương, phòng tổng hợp gửi Bảng tổng hợp lương cho phòng kế toán để trên cơ sở này, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: bảng này sẽ tập hợp tiền lương phải trả của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty gồm các xí nghiệp may, thêu, giặt mài, bộ phận quản lý sản xuất, bán hàng, đội xe.. Nợ TK 622, 627, 641, 642: Tiền lương, tiền thưởng Có TK 334 Các khoản trích theo tỷ lệ quy định: Nợ TK 622, 627, 641, 642: 19% Nợ TK 334: 6% Có TK 338: 25% - TK 338.2: 2% - TK 338.3: 20% - TK 338.4: 3% Ngoài ra, kế toán còn lập Bảng tiền lương thực tế, tổng thu nhập để làm căn cứ xác định số tiền lương phải trả hàng tháng cho mỗi cán bộ công nhân viên; Bảng tổng hợp doanh thu trích lương từ chứng từ, sổ sách do kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm chuyển cho để làm cơ sở xác định tổng quỹ lương toàn công ty. Khi trả lương cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 Có TK 111 Cuối kỳ hạch toán, kế toán lương và các khoản trích theo lương sẽ lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 334, 338 rồi chuyển cùng với các chứng từ, sổ sách liên quan cho Kế toán chi phí tính giá thành và Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái tài khoản 334, 338. 3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ.. giữa doanh nghiệp với người bán. Nghiệp vụ thanh toán chỉ xảy ra khi doanh nghiệp mua hàng thanh toán chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao, nhận hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quan hệ thanh toán ngày càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Vì vậy, vấn đề quan hệ thanh toán với nhà cung cấp cần phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ để vừa giúp đỡ doanh nghiệp giữ chữ tín trong quan hệ với người bán, vừa giúp đỡ doanh nghiệp có nguồn cung cấp lâu dài và ổn định trong sản xuất kinh doanh. a. Đặc điểm của kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại công ty may Đức Giang: Trong quá trình sản xuất gia công của mình (đặc biệt là hàng FOB), công ty cần phải có nguyên vật liệu đầu vào, nhiên liệu, động lực để chạy máy, các chi phí mua ngoài phát sinh khác trong kỳ. Nhưng không phải lúc nào công ty cũng thanh toán trực tiếp ngay cho các nhà cung cấp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà thông thường việc thanh toán sẽ xảy ra sau khi nhận hàng, dịch vụ một thời gian. Điều này đòi hỏi công ty phải theo dõi chi tiết các khoản phải trả đối với từng nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh toán cũng như để cấn trừ công nợ đối với những đơn vị đồng thời vừa là chủ nợ nhưng cũng vừa là con nợ của công ty. Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là gia công hàng may mặc nhưng không phải lúc nào hàng cũng được gia công tại chính các xí nghiệp của công ty mà công ty có thể đem số hàng này thuê đơn vị khác gia công. Các đơn vị mà công ty thuê gia công chủ yếu là các công ty liên doanh với mình như may Hưng Nhân (Thái Bình), may Việt Thành (Bắc Ninh), may Việt Thanh (Thanh Hoá).., một mặt để tận dụng giá gia công rẻ hơn tại các công ty này, mặt khác tạo điều kiện cho các công ty này có thêm nguồn thu, giải quyết việc làm tại các địa phương.. Để theo dõi quan hệ với các đơn vị công ty thuê gia công, các khoản tiền thuê gia công phải trả, công ty cũng sử dụng tài khoản 331. b. Các tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng: Để theo dõi giá trị, tình hình biến động tăng giảm của các khoản thanh toán với các nhà cung cấp, kế toán công ty sử dụng tài khoản 331- Phải trả người bán. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: phản ánh số nợ phải trả người bán đã trả, số nợ giảm do hàng mua trả lại người bán, số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng hoặc số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm. - Bên Có: phản ánh số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng, trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng hoặc số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. - Số dư bên Có: số tiền còn phải trả nhà cung cấp. Trong một số trường hợp, tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ phản ánh việc ứng trước tiền hàng đến cuối kỳ hàng chưa nhận hoặc số tiền trả thừa cho người bán. Các chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng bao gồm: - Phiếu chi, phiếu thu. - Giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT. - Biên bản thanh toán hàng gia công: do phòng xuất nhập khẩu lập để làm cơ sở xác định khoản phải thanh toán tiền gia công cho các đơn vị nhận gia công. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán: được mở chi tiết đối với từng nhà cung cấp. - Nhật ký chứng từ số 5: dùng để hạch toán tổng hợp, ghi các nghiệp vụ phát sinh bên Có của tài khoản 331, đồng thời theo dõi cả tình hình thanh toán (tức phát sinh Nợ của tài khoản 331). - Sổ Cái tài khoản 331: dựa vào Nhật ký chứng từ số 5, các sổ kế toán có liên quan khác để kế toán ghi bên Nợ và bên Có tài khoản 331 nhằm theo dõi giá trị đầu tháng, cuối tháng, phát sinh trong tháng của tài khoản 331. c. Trình tự hạch toán và ghi sổ: Trong kỳ hạch toán, các chứng từ kế toán phản ánh hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp được cung cấp như Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT.. phát sinh khi chuyển lên phòng kế toán đều được chuyển đến cho kế toán thanh toán với nhà cung cấp (gọi tắt là kế toán thanh toán) phân loại và xử lý. Dựa vào các chứng từ này, kế toán thanh toán sẽ lập Bảng kê thanh toán gồm 2 liên: - Liên 1: lưu cùng chứng từ gốc vào bên Có tài khoản 331. - Liên 2: khi doanh nghiệp thanh toán thì kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán vốn bằng tiền. Nếu trong kỳ có các chứng từ chi phản ánh việc doanh nghiệp đã chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp như phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ ngân hàng thì kế toán thanh toán sẽ chuyển Bảng kê thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền giữ. Cuối kỳ, căn cứ vào các Bảng kê thanh toán còn tồn lại ở chỗ mình, kế toán thanh toán mới tiến hành phản ánh các nghiệp vụ này lên sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 152, 211, 641, 642.. Nợ TK 133 Có TK 331 Trong kỳ hạch toán tiếp theo, nếu khoản nợ này được doanh nghiệp thanh toán thì kế toán thanh toán sẽ lại chuyển Bảng kê thanh toán tương ứng cho kế toán vốn bằng tiền giữ và ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 331 Có TK 111, 112.. Đối với hàng thuê gia công, sau khi đã kiểm tra phiếu nhập kho, quyết toán vật tư (có xác nhận của phòng kế hoạch), đơn giá gia công từ Biên bản thanh toán hàng gia công (do phòng xuất nhập khẩu lập), kế toán thanh toán sẽ lập Bảng kê xác định tiền gia công phải trả: Nợ TK 154 Có TK 331 Một điều đáng chú ý là khi đưa hàng đem đi thuê gia công, công ty thường xuất kho bao bì cung cấp cho các đơn vị gia công để đóng gói sản phẩm và khoản này được tính là doanh thu tiêu thụ của phân xưởng bao bì và được trừ vào khoản phải trả đơn vị công ty thuê gia công: Nợ TK 331 Có TK 511.5- doanh thu bao bì Có TK 333.1- VAT đầu ra phải nộp (tất nhiên kế toán cũng sẽ phản ánh giá vốn của số bao bì này để sau này xác định kết quả kinh doanh của phân xưởng bao bì: Nợ TK 632 Có TK 152.7- bao bì) Số tiền còn tồn lại trên tài khoản 331 chính là số tiền mà công ty phải trả cho đơn vị nhận gia công. Khi công ty thanh toán, kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK 331 Có TK 111, 112.. Mỗi một nhà cung cấp, mỗi một đơn vị công ty thuê gia công đều được theo dõi riêng trên Sổ chi tiết thanh toán với người bán tương ứng. Từ các Sổ chi tiết này, cuối kỳ, Kế toán thanh toán sẽ vào Nhật ký chứng từ số 5, lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331 rồi chuyển cho Kế toán tổng hợp để làm cơ sở vào Sổ Cái tài khoản 331. 4. Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Ngoài ra, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển, do đặc điểm của nó, vống bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng hay mất mát. a. Đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền ở công ty may Đức Giang: Ở công ty may Đức Giang, vốn bằng tiền chủ yếu gồm có tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là gia công hàng may mặc xuất khẩu nên các bạn hàng chủ yếu là các công ty nước ngoài. Vì vậy, quan hệ thanh toán, các giao dịch được tiến hành thông qua ngân hàng và chủ yếu là bằng đồng đô la Mỹ. Các giao dịch bằng đồng đô la xảy ra rất nhiều trong kỳ hạch toán, do vậy công ty không thể sử dụng tỷ giá thực tế cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ để quy ra đồng Việt Nam mà phải sử dụng tỷ giá hạch toán thay thế trong cả kỳ. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của công ty là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đều được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ được hạch toán như một khoản lãi, lỗ về tỷ giá. Hơn nữa, để quản lý tốt vốn bằng tiền, công ty đã tiến hành tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Cụ thể, mặc dù trong biên chế phòng kế toán tài chính có một thủ quỹ những thủ quỹ không ngồi cùng phòng với các kế toán viên mà ngồi riêng tại phòng khác. b. Tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng: Để hạch toán tiền tại quỹ, kế toán công ty sử dụng tài khoản 111- Tiền mặt. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ nhập quỹ; số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê; chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh tỷ giá. - Bên Có: các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ xuất quỹ; số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỷ giá. - Số dư bên Nợ: các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt. Tại công ty, tài khoản 111 được theo dõi chi tiết trên 2 tài khoản cấp 2: TK 111.1: tiền mặt bằng VND TK 111.2: tiền mặt bằng ngoại tệ. Và để hạch toán tiền gửi tại ngân hàng thì kế toán công ty sử dụng tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng. Kết cấu của tài khoản 112 như sau: - Bên Nợ: các khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có: các khoản tiền rút ra từ ngân hàng. - Số dư bên Nợ: số tiền hiện còn gửi lại ngân hàng. Công ty may Đức Giang hiện mở tài khoản giao dịch trên 5 ngân hàng là Ngân hàng công thương Chương Dương, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng đầu tư Hà Nội, Ngân hàng VID, Ngân hàng CNNH Đầu tư Gia Lâm nên tài khoản 112 tại công ty được mở thành 10 tài khoản cấp 3 để theo dõi tương ứng với từng ngân hàng. TK 112.11: Tiền gửi VND ở NHCT Chương Dương. TK 112.12: Tiền gửi VND ở CNNH Đầu tư Gia Lâm. TK 112.13: Tiền gửi VND ở NH VID. TK 112.14: Tiền gửi VND ở NH Ngoại thương. TK 112.15: Tiền gửi VND ở NH Đầu tư Hà Nội. TK 112.21: Tiền gửi ngoại tệ ở NHCT Chương Dương. TK 112.22: Tiền gửi ngoại tệ ở CNNH Đầu tư Gia Lâm. TK 112.23: Tiền gửi ngoại tệ ở NH VID. TK 112.24: Tiền gửi ngoại tệ ở NH Ngoại thương TK 112.25: Tiền gửi ngoại tệ ở NH Đầu tư Hà Nội. Việc đánh số tài khoản cấp 3 này rất thuận tiện trong việc hạch toán vì đối với tài khoản 311- Tiền vay ngắn hạn, công ty cũng mở tà._.