Báo cáo Tổng hợp về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng Công ty thương mại hà nội

ời lao động 13 Phần II: Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Thương mại Hà Nội 15 2.1. Tình hình hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty Thương mại Hà Nội 15 2.1.1. Quy trình xuất khẩu 15 2.1.2. Hoạt động xuất khẩu 17 2.1.2.1. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 17 2.1.2.2. Thị trường xuất khẩu 17 2.1.2.3. Hoạt động xuất khẩu 17 2.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty 19 2.2.1. Bảng dữ liệu 19 2.2.2. Phân tích một số chỉ tiêu tài chính 22 2.2.3. Nhận xét 23 Phần III: Đánh giá chung về Tổng công ty Thương mại Hà Nội, một số ý kiến đóng góp 24 3.1. Đánh giá chung về Tổng công ty 24 3.1.1. Những ưu điểm và thuận lợi 24 3.1.2. Những mặt còn hạn chế và khó khăn 25 3.1.3. Phương hướng hoạt động của Tổng công ty trong thời gian tới 26 3.2. Một số ý kiến đóng góp 26 Kết luận 27 Lời nói đầu Thực tiễn phát triển kinh tế trong bối cảnh hội nhập tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức và sự cạnh tranh gay gắt đối với các Doanh Nghiệp Việt Nam, đòi hỏi các doanh nghiệp phải vạch ra được những chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả cao để tồn tại được trong sự cạnh tranh gay gắt của thi trường trong nước và thế giới. Thực hiện chính sách “mở cửa” và hội nhập kinh tế quốc tế, nhà nước đã đưa ra nhiều chính sách khuyến khích phát triển kinh tế, đặc biệt là hoạt động xuất khẩu với những bước tiến vượt bậc, đóng góp một vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế liên tục trong nhiều năm qua. Trong 10 năm gần đây (1990-2000) kim gạch xuất khẩu tăng 5,6 lần, nhịp độ tăng trưởng bình quân 18,4%/năm. Du lich trong năm qua cũng có nhiều bước tiến, doanh thu từ du lịch đạt gần 21.000 tỷ đồng, tăng 9,9% so với năm 2003.Trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội 2001-2010, nhà nước tiếp tục đưa ra những chính sách khuyến khích mạnh mẽ hoạt động xuất khẩu hàng hoá và dịch vụ, phát triển du lịch, chủ động và tích cực thâm nhập thị trường quốc tế, xuất khẩu lao động…… Có thể thấy vài năm gần đây hình thành rất nhiều các trung tâm thương mại, các siêu thị và hệ thống cửa hàng lớn trên địa bàn Thành phố. Đáp ứng nhu cầu trong nước và thế giới, Tổng Công ty thương mại Hà Nội (Công ty mẹ) ra đời, giữ vai trò chủ đạo, tập trung, chi phối và liên kết các hoạt động của các Công ty con theo chiến lược phát triển ngành Thương mại Thủ đô trong từng giai đoạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội và các Công ty con. Một trong những công tác quan trọng góp phần quyết định đến hiệu quả kinh doanh của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là công tác tài chính-kế toán, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng cả về thực tiễn và lý luận . Trong thời gian thực tập tại Tổng Công ty Thương mại Hà Nội với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ Tổng Công ty đặc biệt là cán bộ, nhân viên trong phòng Kế toán –Tài chính, em đã có cơ hội nghiên cứu về tình hình hoạt động, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán của Tổng Công ty để hoàn thành bản báo cáo này. Phần I TổNG QUAN Về TổNG CÔNG TY THƯƠNG MạI Hà NộI 1.1.Quá trìn 1.1Quá trình hình thành và phát triển Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo mô hình Công ty mẹ- công ty con, được hình thành dựa trên cơ sở tổ chức lại Công ty Sản xuất Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (HAPRO) và các công ty con là các công ty TNHH một thành viên, các công ty cổ phần và các công ty liên doanh liên kết. Tên giao dịch quốc tế: HANOI TRADE CORPORATION Tên viết tắt : HAPRO Tên tiếng Việt : Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Trụ sở đặt tại: Số 38-40 phố Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: 84-4-8267984 Fax:84-4-8267983 Email: hap@fpt.vn và haprosaigon@hn.vnn.vn Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty: Ngày 14/08/1991 thành lập “Ban đại diện phía Nam” (là tiền thân của Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội-HAPROSIMEX SAIGON) thuộc liên hiệp SX-DV và XNK thủ công mỹ nghệ Hà Nội. Trong điều kiện không có vốn, không có cơ sở vật chất và một số ít cán bộ chưa có thị trường. Tháng 4/1992 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 672/QĐ-UB quyết định chuyển Ban đại diện phía Nam thuộc liên hiệp SX-DV và XNK tiểu thủ công nghiệp Hà Nội thành chi nhánh SX-DV và XNK tiểu thủ công nghiệp. 20/11/1993 Giám đốc SX-DV và XNK tiểu thủ công nghiệp Hà Nội ra quyết định số 67/QĐ-TC thành lập chi nhánh “HAPROSIMEX SAIGON” trực thuộc Công ty SX-XNK tổng hợp Hà Nội. Trụ sở chính tại 149 Lý Chính Thắng –Quận 3-TP.HCM. Tháng1/1999 thành lập Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội trên cơ sở sát nhập xí nghiệp phụ tùng xe đạp, xe máy Lê Ngọc Hân- Hà Nội . Tháng 12/2000 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12/2/2000 sát nhập Công ty dịch vụ ăn uống Bốn mùa và đổi thành Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội 20/03/2002 để triển khai dự án xây dựng xí nghiệp liên hiệp chế biến thực phẩm Hà Nội, UBDN thành phố Hà Nội ra quyết định số 1757/QĐ-UB ngày 20/3/2002 sát nhập Xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công ty giống cây trồng Hà Nội vào Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội. Theo quyết định số 129/2004/QĐ-TTg ngày 14 tháng 07 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ Và số 125/2004/QĐ-UB ngày 11 tháng 8 năm 2004 của UBDN thành phố Hà Nội, thành lập TổNG CÔNG TY THƯƠNG Mại Hà Nội thí điểm hoạt động theo mô hình Công ty mẹ –Công ty con. Kể từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, HAPRO đã phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển và khẳng định uy tín, vị trí và tên tuổi trong lĩnh vực xuất khẩu, kinh doanh hàng nông sản , thủ công mỹ nghệ… trên toàn quốc cũng như trên thế giới . Năm 1991 HAPRO chưa có thị trường thì đến năm 2004: -Đã giao dịch với hơn 70 nước. -Đã và đang xuất khẩu sang 60 quốc gia và vùng lãnh thổ. -Đã giao dịch với hơn 20.000 khách hàng quốc tế. -Đã và đang làm ăn với trên 1.000 khách hàng quốc tế. -Đã trực tiếp khảo sát thị trường trên 30 nước. 1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng hoạt động của Tổng Công ty. 1.2.1.Chức năng hoạt động, ngành nghề kinh doanh: Lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty Thương mại Hà Nội (Công ty mẹ-Hapro) bao gồm: +Xuất khẩu: •Nông sản: gạo, lạc nhân, sắn lát và tinh bột sắn, chè, cà phê, hạt tiêu, hoa hồi, quế, hành đỏ,… •Thực phẩm chế biến và đồ uống: các loại rau củ quả đóng hộp, thịt cá đóng hộp, rượu các loại, cà phê bột… •Thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng mây tre đan, mành trúc, gốm sứ, sắt, gỗ mỹ nghệ… +Nhập khẩu:Thiết bị máy móc, vật tư phục vụ sản xuất, hàng gia dụng và tiêu dùng trong nước. +Dịch vụ:XNK, ăn uống, giải khát, du lịch lữ hành, hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp thực phẩm, khu đô thị… +Sản xuất:Các sản phẩm thực phẩm chế biến chất lượng cao từ thịt, thuỷ hải sản, rau củ quả…Đồ uống có cồn: rượu nếp Hapro Vodka, vang nho, vang Hibiscus và đồ uống không cồn: các loại chè xanh, chè đắng, nước uống tinh khiết, các loại nước hao quả… +Đầu tư: Hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, nhà ở và các dây chuyền sản xuất, trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng… Hiện các sản phẩm của HAPRO không chỉ được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm mà thương hiệu HAPRO đã và đang được các doanh nhân, thương nhân trên khắp thế giới biết đến và tin cậy. 1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý : Hiện nay tổ chức và bộ máy của Tổng Công ty bao gồm: –Ban lãnh đạo: Cơ quan quản lý cao nhất của TCty là Hội đồng quản trị; Cơ quan điều hành TCty là Tổng Giám đốc (1 TGĐ) và các Phó Tổng Giám đốc(4 Phó TGĐ); Cơ quan giám sát hoạt động của TCty là Ban kiểm soát. –Hapro có văn phòng tại Hà Nội và chi nhánh Tổng Công ty taih thành phố Hồ Chí Minh với: +5 phòng quản lý: phòng Tổ chức cán bộ-Lao động tiền lương, phòng Kế toán-Tài chính, phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng nghiên cứu và phát triển thị trường, phòng đầu tư, phòng quản lý chất lượng sản phẩm, văn phòng Tổng Công ty. +8 trung tâm: TT nghiên cứu phát triển, TT xuất khẩu phía Bắc, TT xuất khẩu thủ công mỹ nghệ phía Nam, TT xuất khẩu nông sản thực phẩm phía Nam, TT nhập khẩu vật tư - thiết bị, TT kinh doanh hàng tiêu dùng, TT du lịch lữ hành Hapro, TT thương mại- dịch vụ bốn mùa. +5 xí nghiệp Liên hiệp và xí nghiệp: xí nghiệp liên hiệp chế biến Thực phẩm Hà Nội, xí nghiệp Toàn Thắng, xí nghiệp Gốm Chu Đậu, xí nghiệp Sắt mỹ nghệ xuất khẩu, xí nghiệp Dịch vụ kho hàng. Ngoài ra còn có 1 Ban quản lý Khu công nghiệp thực phẩm Hapro. Các công ty trong hệ thống Tổng Công ty Thương mại Hà Nội là những công ty TNHH một thành viên, các Công ty cổ phần và các Công ty liên doanh liên kết hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất gốm sứ, thực phẩm; kinh doanh XNK; bán buôn bán lẻ thực phẩm, các sản phẩm phục vụ tiêu dùng và sinh hoạt may mặc thời trang; vật liệu xây dựng; dịch vụ khách sạn, nhà hàng và cho thuê văn phòng… 1.2.2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. 1.2.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: ² Ban lãnh đạo: –Hội đồng quản trị:Nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tàI nguyên và các nguồn lực khác do UBND Thành phố Hà Nội đầu tư cho TCty; Kiểm tra giám sát Tổng Giám đốc, Giám đốc các Công ty con mà TCty đầu tư toàn bộ vốn điều lệ trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ the quy định của pháp luật hiện hành; Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ và UBND thành phố Hà Nội một số quyết định dự án đầu tư ra nước ngoài… –Ban kiểm soát: do Hội đông quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiêmt tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tàI chính và việc chấp hành Điều lệ của Công ty mẹ, Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị. –Tổng giám đốc: do sở thương mại bổ nhiệm, phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, UBND thành phố, Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của Tổng Công ty. –Phó tổng giám đốc:giúp việc cho Tổng giám đốc, thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các vụ việc theo nguyên tắc và đảm nhiệm các công việc được phân công. ²Các phòng ban chức năng: •Phòng tổ chức cán bộ: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Tổng Công ty về công tác tổ chức, bố trí cán bộ; công tác lao động; công tác tuyển dụng, công tác đào tạo; công tác tiền lương, tiền thưởng; giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật; quản lý hồ sơ nhân sự; theo dõi công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu tố khiếu nại; thực hiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ. •Văn phòng Tổng Công ty: Có nhiệm vụ + Tổ chức quản lý và điều hành công tác hành chính, văn thư lưu trữ bảo mật tại văn phòng Tổng Công ty. +Tổ chức quản lý và điều hành công tác quản trị, mua sắm trang thiết bị, quản lý cơ sở vật chất, tài sản. +Quản lý điều hành phương tiện làm việc cho Lãnh đạo và cán bộ của Tổng Công ty một cách hợp lý và có hiệu quả. + Chuẩn bị các cuộc hội nghị , hội thảo của Tổng Công ty. +Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, hàng năm . +Xây dựng kế hoạch hướng dẫn kiểm tra và tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, công tác bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy của văn phòng Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc. •Phòng Kế toán-Tài chính: Có nhiệm vụ +Tham mưu Lãnh đạo Tổng Công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác tài chính, kế toán, tín dụng, kiểm tra kiểm soát nội bộ, sử dụng và bảo toàn phát triển vốn phục vụ tốt nhu cầu SX-KD có hiệu quả tại văn phòng TCty. +Tổ chức hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính. Quản lý phần vốn Nhà Nước của Công ty mẹ đầu tư vào Công ty con, Công ty liên kết. +Thực hiện chế độ kiểm tra hướng dẫn kế toán của các đơn vị trực thuộc. Tổng hợp , lập và gửi các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu về các cơ quan quản lý theo chế độ quy định. +Quản lý các nguồn vốn đầu tư của TCty bao gồm vốn ngân sách, vốn tín dụng, vốn tự bổ xung và các nguồn vốn khác theo quy định hiện hành, cân đối tạo nguồn vốn phục vụ kế hoạch đầu tư của TCty.Theo dõi thực hiện dự án và duyệt quyết toán vốn đầu tư khi dự án hoàn thành. +Quản lý việc sử dụng vốn ttrong các Công ty cổ phần, các liên doanh và các hình thức đầu tư dài hạn khác mà TCty đã đầu tư hoặc góp vốn. +Theo dõi tổ chức phân tích, đánh giá hoạt động tài chính của Văn phòng TCty và các đơn vị thành viên để có ý kiến đề xuất với Lãnh đạo TCty trong công tác quản lý sử dụng vốn có hiệu quả. •Phòng Kế hoạch tổng hợp: Có nhiệm vụ +Tham mưu cho lãnh đạo TCty xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành Thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của Thành phố cũng như của Chính phủ. +Lập phương án hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoàI và các thành phần kinh tế trong nước để xây dựng và tổ chức các mạng lưới kinh doanh như: Các trung tâm thương mại , các siêu thị và hệ thống cửa hàng lớn, xây dựng các khu công nghiệp chế biến thực phẩm và nông sản , các nhà máy. +Xây dựng phương án bán đấu giá một số điểm nhỏ lẻ do Tổng Công ty quản lý để tăng vốn điều lệ cho Công ty mẹ . +Theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm , báo cáo định kỳ quý, tháng, phục vụ các nhiệm vụ phát triển thương mại và phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô. •Phòng đầu tư: Có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất kế hoạch trong lĩnh vực đầu tư xây dựng và quản lý đầu tư xây dựng trình Tổng Giám đốc phê duyệt; tổ chức công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu xây lắp; thực hiện công tác giải phóng mặt bằng, quản lý và sử dụng đất đai; kiểm soát hồ sơ tài liệu ISO; tổng hợp báo cáo định kỳ. •Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát, tiếp cân thị trường, xây dựng chiến lược và các giải pháp phát triển thị trường; duy trì và tìm ra nguồn hàng mới, tìm kiếm khách hàng, chào bán hàng, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, tổ chức giao hàng, lập chứng từ thanh toán, giải quyết tranh chấp. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình hội chợ triển lãm thương mại trong nước, các chương trình quảng cáo; thực hiện nghiệp vụ xúc tiến thương mại trực tiếp (xã giao thương mại). •Phòng quản lý chất lượng sản phẩm: Có nhiêm vụ nghiên cứu áp dụng và triển khai xây dựng, tổ chức và vân hành có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế; quản lý thống nhất hệ thống mã số mã vạch và nhãn hàng hoá mang thương hiệu HAPRO; thanh tra, kiểm tra những vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng và chất lượng sản phẩm. 1.2.3.Tình hình tổ chức bộ máy kế toán: 1.2.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán. Trưởng phòng Phó phòng I Phó phòng II Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá Kế toán thuế Kế toán thanh toán Hàng xk hàng nk, nội địa, thực phẩm Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Công tác quản lý: ²Trưởng phòng (Kế toán trưởng) có nhiệm vụ: –Phụ trách chung toàn bộ công tác TCKT Tổng Công ty. – Hướng dẫn hạch toán kế toán. –Phụ trách công tác quản lý, tập hợp, kiểm tra báo cáo tàI chính, công tác đầu tư của các đơn vị thành viên Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. –Đề xuất ý kiến tham mưu giúp Lãnh đạo Tổng Công ty trong công tác huy động vốn, quản lý tàI chính văn phòng Công ty mẹ và toàn Tổng Công ty. –Ký duyệt chứng từ thanh toán. ²Phó phòng I có nhiệm vụ : –Phụ trách hoạt động KTTC Văn phòng Công ty mẹ. –Phụ trách kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. –Phụ trách công tác huy động vốn cho hoạt động kinh doanh. –Ký duyệt chứng từ thanh toán tiền mặt và ngân hàng. –Đôn đốc, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị hạch toán trực thuộc Văn phòng Công ty mẹ và các báo cáo khác theo quyết định của Công ty, các ban ngành liên quan . –Theo dõi góp vốn liên doanh(TK 221). –Theo dõi đầu tư XDCB trong nội bộ Công ty mẹ (bao gồm văn phòng Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc Văn phòng Công ty mẹ –TK241 ). –Theo dõi quyết toán vốn ngân sách cấp –TK441. –Thực hiện các phần việc theo sự phân công của Kế toán trưởng và Lãnh đạo Tổng Công ty. –Xử lý công việc khi Kế toán trưởng đI vắng. ²Phó phòng II có trách nhiệm: –Phụ trách kế toán hàng hoá, vật tư, tiêu thụ. –Kiểm tra, ký duyệt Phương án kinh doanh. –Ký duyệt chứng từ thu, chi, chứng từ qua ngân hàng khi phó phòng I đi vắng –Ký bộ hồ sơ chúng từ xuất khẩu. Đôn đốc, theo dõi bộ hồ sơ thưởng xuất khẩu. –Theo dõi chi tiết phân bổ tàI khoản lương, các tài phải thu nộp theo quy định của Nhà nước (TK 334, 3382, 3383, 3384). –Theo dõi quỹ lương và phối hợp phòng TCCB lập kế hoạch tiền lương hàng năm theo quy định . –Đôn đốc, tập hợp, kiểm tra báo cáo thuế hàng tháng và bộ hồ sơ hoàn thuế theo định kỳ. –Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc chi phí các trung tâm trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty Công tác nghiệp vụ: ²Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: –Theo dõi công nợ nội bộ TK 136, 336. –Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp : kiểm tra các bộ phận nghiệp vụ về tính chính xác trong hạch toán, kiểm tra sổ chi tiết tàI khoản, thực hiện các bước kết chuyển và phân bổ chi phí . –Theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ. TK 211, 214, 153, 142, 242. –Theo dõi các tàI khoản loại 4,5,6,7,8,9, các tàI khoản phân bổ, –Kiểm tra, đối chiếu số liệu các phần việc chi tiết với số liệu tổng hợp. –Thực hiện các báo cáo định kỳ theo quy định của Tổng Công ty, các ngành chức năng. –Lập báo cáo quyết toán Văn phòng Tổng Công ty mẹ, tập hợp báo cáo quyết toán các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty mẹ. ²Kế toán thanh toán: •Thủ quỹ: –Thực hiện nghiệp vụ gửi rút tiền mặt Ngân hàng. –Thực hiện thu chi tiền mặt. –Kết hợp với kế toán tiền mặt theo dõi thu chi tạm ứng (TK 141). –Hàng ngày đối chiếu chứng từ, tồn quỹ tiền mặt với kế toán tiền mặt. –Lưu trữ, quản lý hồ sơ thu chi tiền mặt. •Kế toán Ngân hàng: –Lập kế hoạch vay vốn, trả nợ vay từng thời kỳ. –Lập và theo dõi các Hợp đồng vay ngắn- trung-dài hạn (trừ tiền vay cá nhân), theo dõi hạn trả nợ vay thường kỳ. –Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền thanh toán qua Ngân hàng, kể cả các nghiệp vụ mở L/C, ký quỹ. –Hàng ngày nhận sổ phụ từ các Ngân hàng, vào sổ hạch toán chi tiết, đối chiếu số dư tàI khoản tiền gửi hàng ngày trên các tài khoản tiền gửi. –Lập hồ sơ hỗ trợ lãi suất tiền vay. –Tính toán, theo dõi chi phí lãi vay Ngân hàng hàng tháng. •Kế toán tiền mặt: –Lập phiếu thu chi quỹ tiền mặt. –Theo dõi tiền vay cá nhân. –Theo dõi chi tiết tài khoản 141(tạm ứng). –Lưu trữ hợp đồng kinh tế các phần việc không liên quan đến kế toán hàng hoá-vật tư-tiêu thụ. ²Kế toán hàng hoá: •Hàng nhập khẩu+ nội địa+thực phẩm: –Lưu giữ phương án kinh doanh các bộ hồ sơ Nhập khẩu- nội địa- Các hợp đồng kinh tế liên quan. –Xác lập phương theo dõi chi tiết khách hàng theo từng vụ việc để thống nhất cách vào phần mềm kế toán. –Tiếp nhận, theo dõi, hạch toán các bộ hồ sơ Nhập khẩu từ khi làm thủ tục mở L/C đến khâu tiêu thụ (bao gồm cả việc phân bổ các chi phí liên quan cho các lô hàng nhập khẩu). –Kết hợp với kế toán trung tâm KD Hàng tiêu dùng, trung tâm vật tư thiết bị để hạch toán và theo dõi chi tiết hàng hoá, khách hàng liên quan. –Xuất hoá đơn tài chính cho hàng nhập khẩu, nội địa, thực phẩm. –Theo dõi chi tiết TK 131, TK 331 liên quan. –Theo dõi TK thuế nhập khẩu, thuế GTGT phải nộp liên quan. –Cuối tháng đối chiếu công nợ, số liệu với các trung tâm , lập các báo cáo Xuất-nhập-tồn hàng hoá, chi tiết công nợ . –Tổng hợp báo cáo thuế hàng tháng, các bộ hồ sơ hoàn thuế . –Kiểm tra báo cáo thuế các đơn vị phụ thuộc (Trung tâm tiêu dùng phía Bắc, Trung tâm dịch vụ Bốn mùa). • Kế toán hàng xuất khẩu: –Kiểm tra tính pháp lý và lưu hồ sơ chứng từ hàng xuất khẩu. –Theo dõi chi tiết chi phí Trung tâm Du lịch. –Xuất hoá đơn tài chính theo bộ hồ sơ Xuất khẩu, TTDL. –Theo dõi, lưu giữ các Hợp đồng mua bán cho hàng xuất khẩu. –Xác lập phương pháp theo dõi chi tiết khách hàng liên quan. –Theo dõi chi tiết TK 131, 331 liên quan. –Lập, theo dõi, lưu giữ hồ sơ xét thưởng xuất khẩu. ²Kế toán thuế : Lập báo cáo, kiểm tra, tập hợp hồ sơ thuế hàng tháng và bộ hồ sơ hoàn thuế; tính toán, trích nộp các khoản thanh toán với Nhà nước. Ngoài ra trong bộ máy kế toán còn có các kế toán quản lý, tập hợp báo cáo và công tác đầu tư các đơn vị thành viên thuộc TCty Thương mại Hà Nội. 1.2.3.2.Tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ gốc và bảng phân bổ chi phí Bảng kê Sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Tổng Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp vì Tổng Công ty Thương mại Hà Nội có ngành nghề kinh doanh khá đa dạng và phức tạp, hoạt động thương mại có quy mô lớn.Với hình thức ghi sổ này có thể giảm một nửa khối lượng hạch toán, thuận lợi cho công tác đối chiếu, kiểm tra số liệu và sổ sách giữa Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc; giúp lập nhanh báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ, nhanh chóng chuyển thông tin đến các nhà quản lý. Tuy nhiên hệ thống sổ này khá phức tạp, quy mô sổ lớn. Đặc điểm hệ thống sổ: –Các bảng phân bổ chí phí(1-4). –Bảng kê (1-11). –Sổ chi tiết (1-6), tổng hợp chi tiết các tàI khoản 131, 136… –Nhật ký chứng từ (1-10) –Sổ cái 1.3.Tình hình người lao động +Tính đến 01/9/2005, số lao động: Tại Tổng Công ty: 1030 Cả Tổng Công ty và công ty con: hơn 7000 Trình độ đại học, cao đẳng chiếm hơn 65%. +Do nhiệm vụ chủ yếu của Tổng Công ty là kinh doanh XNK, TM-DV nội địa và SX tạo nguồn hàng nên luôn đảm bảo xắp xếp đủ việc làm cho tất cả CBCNV trong Tổng Công ty. Đồng thời do địa bàn hoạt động của Tổng Công ty ở nhiều tỉnh trong phạm vi cả nước, sản xuất kinh doanh luôn biến động và ngày càng phát triển vì vậy việc điều động, tăng cường cán bộ cho các nhu cầu là cần thiết, hàng năm TCty giải quyết thêm rất nhiều việc làm cho người lao động, đời sống của người lao động ngày càng được cải thiện và nâng cao. Năm 2002: thu nhập bình quân Lao động có kỹ thuật: 1.600.000đ/người. Lao động giản đơn: 850.000đ/người. Năm 2003: thu nhập bình quân Lao động có kỹ thuật: 1.650.000đ/người. Lao động giản đơn: 900.000đ/người. Năm 2004: thu nhập bình quân Lao động có kỹ thuật: 1.670.000đ/người. Lao động giản đơn: 930.000đ/người. +Trả lương 1 tháng 2 kỳ: 15-16: tạm ứng 1-5 tháng sau: thanh toán lương tháng trước. Hàng năm TCty tổ chức xét, nâng bậc lương cơ bản và hiệu quả vào quý IV, tổ chức thi tay nghề nâng bậc cho công nhân đến kỳ hạn nếu đạt tiêu chuẩn đề ra, tạo điều kiện cho một số nhân viên được học lên đại học, cao học, học và làm việc ở nước ngoài. +TCty giải quyết bữa ăn giữa ca cho CBCNV làm việc cả ngày(8h/công), mức chi ăn giữa ca: Khu vực Hà Nội: 8.000đ/người/ngày Thành phố HCM: 10.000đ/ người/ngày +Căn cứ vào điều lệ BH-XH kèm theo Nghị định 12/CP ngày 26/01/95 của Chính phủ và các Bộ, Ban, Ngành có liên quan đã ban hành, nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động theo chế độ quy định: –BHXH: •TCty đóng 15% quỹ lương cơ bản •Người lao động đóng 5% quỹ lương cơ bản –BHYT: •TCty đóng 2% quỹ lương cơ bản •Nguời lao động đóng 1% quỹ lương cơ bản +Hàng năm TCty tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho toàn thể CBCNV, phối hợp với công đoàn tổ chức cho CBCNV đi nghỉ mát hoặc an dưỡng từ 3-5 ngày bằng các nguồn quỹ. phần Ii thực trạng hoạt động SX-KD của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội 2.1.Tình hình hoạt động xuất khẩu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Như đã trình bày ở trên ( mục 1.2.1), Tổng Công ty Thương mại Hà Nội có ngành nghề kinh doanh khá đa dạng, hoạt động trên cả 3 lĩnh vực : sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu, trong đó xuất khẩu là hoạt động chủ đạo. Trong phần này em xin được đi sâu vào hoạt động xuất khẩu của Tổng Công ty. 2.1.1.Quy trình xuất khẩu: ThƯ hỏi hàng Nghiên cứu yêu cầu và kiểm tra nguồn hàng Chào hàng đàm phán và hoàn chỉnh hợp đồng Kiểm tra Ký duyệt Tổ chức thực hiện hợp đồng Báo cáo đánh giá LƯU Hồ SƠ, DịCH Vụ SAU GIAO HàNG Mô tả các bước: 2.1.1.1: Thư hỏi hàng chuyển đến các phòng đối ngoại… từ đơn vị xúc tiến thương mại, cán bộ tổng hợp sẽ lưu thông tin về khách hàng. 2.1.1.2: Cán bộ tổng hợp nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng: mẫu mã, kích thước, điều kiện giao hàng… 2.1.1.3: Cán bộ tổng hợp lập bản chào hàng và gửi cho khách. Nếu khách yêu cầu gửi mẫu thì thực hiện làm theo mẫu. Sau khi gửi bản chào và mẫu cho khách phảI theo dõi phản hồi của khách và đáp ứng kịp thời các yêu cầu bổ xung.Có 2 loại yêu cầu chào giá: Chào giá trực tiếp: chào giá bằng miệng khi khách hàng đến làm việc tại TCty. Chào giá gián tiếp: lập bảng chào giá gửi qua email/ fax. 2.1.1.4:Việc đàm phán hoàn chỉnh hợp đồng có thể thông qua fax, email hoặc trực tiếp. Khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng cán bộ tổng hợp cần phân loại đơn đặt mẫu đã xác nhận và đơn hàng đặt lại các mã cũ. 2.1.1.5: Lãnh đạo các phòng đối ngoại sẽ phảI kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi trình lãnh đạo TCty hoặc người được uỷ quyền ký. Nếu hợp đồng còn có những vấn đề cần sửa đổi hoặc đàm phán thêm thì chuyển lại cho cán bộ tổng hợp hoàn chỉnh. 2.1.1.6: Lãnh đạo Tổng Công ty hoặc người được uỷ quyền ký duyệt. 2.1.1.7: Triển khai hợp đồng cần lưu ý một số điểm sau: Khi nhận được hợp đồng khách đã ký xác nhận: •Nếu thanh toán bằng T/T( chuyển tiền bằng điện báo): cán bộ tổng hợp phải theo dõi chờ khách chuyển tiền đặt cọc mới triển khai sản xuất. •Nếu thanh toán bằng L/C: cán bộ tổng hợp cần fax hướng dẫn mở L/C cho khách hàng tham khảo. Sau đó đề nghị khách fax đơn xin mở L/C để kiểm tra và yêu cầu tu chỉnh nếu có sự bất hợp lệ. Khi nhận được copy L/C thì ttriển khai sản xuất. •Triển khai hàng hoá theo hợp đồng: cán bộ tổng hợp cần xác định hàng của phòng nghiệp vụ nào phụ trách để ghi sổ cho đúng: ghi ký hiệu tên khách hàng, ghi chép vào sổ cá nhân để theo dõi… •Chuẩn bị giao hàng, giao hàng: làm yêu cầu giao hàng chi tiết, giục khách chỉ định hãng tàu nếu bán giá FOB, chuyển các chứng từ, lựa chọn thuê hãng tàu căn cứ vào danh mục hãng vận tải, làm thủ tục giám định chất lượng hàng hoá, làm thủ tục hải quan… 2.1.1.8:Đánh giá kết quả việc thực hiện hợp đồng, đánh giá khách hàng ngoại và khách hàng nội cung cấp hàng hoá xuất khẩu. Rút kinh nghiệm cho các lần thực hiện hợp đồng sau. 2.1.1.9:Cán bộ tổng hợp phải thực hiện các nhiệm vụ về dịch vụ sau giao hàng: theo dõi phản hồi của khách hàng về hàng hoá, lấy ý kiến khách hàng cuối năm, theo dõi và xử lý khiếu nại nếu có, viết thư thăm hỏi khách hàng và giới thiệu mặt hàng mới của công ty, báo cáo kết quả giao dịch vào cuối năm. 2.1.2.Hoạt động xuất khẩu 2.1.2.1.Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu: Được chia ra làm các nhóm mặt hàng sau: – Nhóm nông sản thực phẩm: lạc, nghệ, tiêu đen, chè, gạo, tinh bột sắn, hoa hồi, hành củ tỏi, tùng hương, sắn lát, dừa sấy, da trăn, trứng muối, đậu xanh, long nhãn, sa nhân, hạt sen, cà phê hạt… –Nhóm thủ công mỹ nghệ: đồ gốm, đồ sứ: bình hoa, đồ lưu niệm,…; hàng mây tre, lá: giỏ, lẵng, khay mây, thảm đay… –Nhóm hàng thực phẩm: rượu và thức ăn truyền thống khác… –Nhóm mặt hàng khác: nhựa, phôi thép… Các mặt hàng nông sản được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau trên cả nước. Các doanh nghiệp trong nước thường là những bạn hàng quen thuộc của HAPRO như: Công ty chè Mộc Châu, Công ty TNHH Ngọc Sơn… vì vậy hàng hoá xuất khẩu được đảm bảo về chất lượng, ít xảy ra tình trạng hàng mua bị trả lại. Các mặt hàng nông sản được xuất khẩu chủ yếu vào các thị trường như: Indonesia, Philipine, Germany, Turkey…. Mặt hàng thủ công mỹ nghệ và thực phẩm truyền thống phần lớn do các xí nghiệp của Tổng Công ty sản xuất như: Xí nghiệp gốm Chu Đậu, xí nghiệp liên hiệp chế biến thực phẩm truyền thống HAPRO. Các mặt hàng này được xuất khẩu chủ yếu vào thị trường Châu á, đặc biệt thị trường Nhật được coi là thị trường chính. Thủ công mỹ nghệ và nông sản là những mặt hàng chủ lực của HAPRO. Năm 2003, hàng thủ công mỹ nghệ chiếm 24% trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu, hàng nông sản chiếm 42% trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu. Trong thời gian tới các mặt hàng này tiếp tục là những mặt hàng chủ lực của HAPRO. Các mặt hàng xuất khẩu của HAPRO sẽ được đa dạng hơn, thị trường cũng sẽ được mở rộng hơn, tận dụng những ưu thế trong các chính sách khuyến khích, đầu tư cho xuất khẩu của nhà nước trong chiến lược 10 năm phát triển kinh tế – xã hội 2001-2010. 2.1.2.2.Thị trường xuất khẩu: Hàng xuất khẩu của HAPRO hiện nay đã và đang xuất khẩu sang 53 nước và khu vực. Các thị trường chính là: ũTây Âu: Đức, Pháp, Anh, Tây Ban Nha, Bỉ, Bồ Đào Nha, Hà Lan, ý ũBắc Âu: Thuỵ Điển, Đan Mạch, Na Uy… ũĐông Âu: Nga, Ba Lan, Hungary, Séc… ũChâu á: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Singapore, Indonexia, Malaixia, Philipin, Thái Lan… ũChâu Mỹ: Mỹ, Canađa, Braxin, Achentina, Chi Lê… ũCác khu vực khác như: Trung Đông, Châu Phi, úc và Niu Di Lân…  2.1.2.3. Hoạt động xuất khẩu: bảng1: Tổng kim ngạch xuất khẩu theo mặt hàng ĐVT:USD 2002 2003 2004 2003/2002 2004/2003 CL % CL % 15.385.081 24.224.770 28.504.153 8.839.689 57% 4.279.283 17,7% (Nguồn: tính toán theo số liệu phòng Kế toán tài chính) Nhìn chung kim ngạch xuất khẩu cao và ổn định, nhờ Tổng Công ty đã phát triển thị trường có hoạt động xúc tiến thương mại mạnh mẽ. Hàng năm Tổng Công ty đều dành kinh phí rất lớn để đẩy mạnh xúc tiến thương mại bằng nhiều hình thức. Để các mặt hàng có một thị trường rộng lớn, HAPRO đã xây dựng chương trình thâm nhập thị trường quy mô bài bản và hiện đại: in ấn phát hành các ấn phẩm catalogue, brochre; xây dựng và lắp đặt email, website; tham gia các hội chợ quốc tế; tổ chức gian hàng hội chợ triển lãm ở trong nước cũng như ở nước ngoài; tổ chức các cuộc nghiên cứu khảo sát thị trường. Về việc ký kết, để tránh rủi ro trong bảo quản hàng hoá, sự thay đổi giá cả của thị trường, sau khi phương án kinh doanh được duyệt, hợp đồng ngoại được ký kết, Công ty mới tiến hành ký hợp đồng nội với các DN trong nước để mua hàng xuất khẩu. Mặt hàng xuất khẩu thuộc phạm vi kinh doanh của phòng nghiệp vụ nào, phòng đó sẽ tiến hành công tác thu mua. Hàng hoá được thu mua chủ yếu bằng phương thức thu mua trực tiếp, hàng mua thường không nhập kho mà được vận chuyển thẳng tới cảng xuất theo hợp đồng ngoại. Để có nhu cầu vốn cho thu mua hàng xuât khẩu, ngoài nguồn vốn tín dụng trước khi giao hàng, Tổng Công ty đã tiến hành xin tài trợ vốn trong thanh toán hàng xuất từ các ngân hàng._.