Báo cáo Tổng hợp về một số phần hành kế toán chủ yếu & tình hình tổ chức hạch toán tại Công ty sản xuất ô tô daihatsu-Vietindo

t ô tô tại Việt Nam. Bên cạnh đó, khi thị trường mở rộng, kinh doanh phát triển thì tiêu thụ và lưu thông sản phẩm ngày càng được quan tâm. Từ những đòi hỏi chính đáng của người tiêu dùng thì các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự điều chỉnh mình cho phù hợp. Tức là các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự đổi mới, đa dạng hoá loại hình sản xuát sản phẩm nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội cao nhất nhưng vẫn không bỏ qua cái đích quan trọng mà họ luôn cố gắng tìm cách để đạt được đó là lợi nhuận. Hiện nay đã có 15 công ty liên doanh lắp ráp, sản xuất ô tô ra đời bước đầu hình thành một ngành công nghiệp ô tô của Việt Nam. Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU-VIETINDO là một trong những liên doanh ô tô ở Việt Nam . Vậy nên, để công ty có lợi nhuận và không ngừng nâng cao lợi nhuận trước hết là không bị phá sản sau đó là để tăng thu nhập, tăng quy mô sản xuất kinh doanh và vị thế của công ty trên thị trường . Để có được lợi nhuận cao, công ty phải quan tâm đến nhiều vấn đề, kể cả sản xuất, tiêu thụ sản phẩm trong đó yếu tố quyết định đến lợi nhuận là giá thành sản phẩm. Từ đó xác định lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh và có quyết định lựa chọn mặt hàng sản xuất phù hợp. Xuất phát từ thực tiễn như vậy, nên em thấy rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán và tìm ra các biện pháp nâng cao lợi nhuận là rất cần thiết. Qua nghiên cứu lý luận và tìm hiểu tình tình thực tế tại Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU-VIETINDO, trong bài báo cáo thực tập này gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU-VIETINDO Phần II: Một số phần hành kế toán chủ yếu Phần III: Nhận xét đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán tại Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU-VIETINDO Báo cáo được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng Ban giám đốc và các phòng ban tại Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU-VIETINDO. Em xin chân thành cảm ơn. Phần I : Tổng quan về công ty sản xuất ô tô DAIHATSU – VIET INDO 1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ của công ty: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Thực hiện chính sách mở cửa hợp tác rộng rãi về kinh tế với nước ngoài, Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU - VIETINDO đã được thành lập theo quyết định số 1206/CP ngày 14/04/1995 của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư (nay là Bộ kế hoạch và đầu tư). Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU - VIETINDO là công ty liên doanh với tổng số vốn pháp định là 40.000.000 USD. Đến nay công ty đã hoàn thành góp vốn giai đoạn II với số vốn là 20.328.828 USD trong đó: Bên Việt Nam: -Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải góp 6.708.513,24 USD, chiếm 33%. Bên nước ngoài: Công ty DAIHATSU MOTOR Nhật Bản góp 7.115.089.8 USD,chiếm 35%. Công ty ASTR DAIHATSU MOTOR Indonesia góp 3.455.900,76 USD, chiếm 17%. Công ty MITRA ANDRASANTICA Indonesia góp 3.049.324,2 USD, chiếm 15%. Trụ sở chính của công ty đặt tại xã Minh Trí, Sóc Sơn, Hà Nội. Công ty sản xuất ô tô DAIHATSU – VIETINDO cũng như nhiều tập đoàn kinh tế hàng đầu khác, luôn đặt ra muc tiêu trong quá trình phat triển của mình. Công ty sẽ tập trung vào sản xuất xe thương mại, loại xe đa dụng và các loại xe khác, căn cứ vào yêu cầu của nội địa hoá và xuất khẩu cũng như sẽ đảm nhận các hoạt động về dịch vụ sau khi bán. Đi lên từ những khó khăn công ty DAIHATSU - VIETINDO không ngừng lớn mạnh và phát triển đã tìm được chỗ đứng trên thị trường trong nước và quốc tế được thể hiện qua một số chỉ tiêu: (Đơn vị: USD) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm2002 Năm 2003 Doanh thu bán hàng 13.357.500 16.808.439 37.329.465 Các khoản giảm trừ doanh thu (185.600) (150.280) - Doanh thu thuần 13.171.900 16.658.159 37.329.465 Giá vốn hàng bán (3.790.650) (5.577.800) (6.580.100) Lợi nhuận gộp 9.381.250 11.080.359 30.749.365 Doanh thu hoạt động Tài chính 360.750 435.252 592.371 Chi phí Tài chính (42.650) (71.880) (78.598) Chi phí bán hàng (462.513) (220.348) 209.452) Chi phí quản lý doanh nghiệp (50.164) (76.576) (67.429) Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.186.673 11.211.499 30.986.257 Thu nhập khác 6.600 9.782 29.857 Chi phí khác 2.584 3.015 2.890 Lợi nhuận khác 4.016 6.767 26.967 Tổng lợi nhuận trước thuế 9.190.689 11.218.266 31.013.224 Các khoản nộp ngân sách 780.529 954.243 1.250.367 Vốn kinh doanh 9.801.829 17.784.456 19.955.6.2 Số lao động(người) 1250 1310 1365 Thu nhập bình quân của 1 lao động 150 267 352 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Chức năng: Công ty DAIHATSU - VIET INDO là doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài, hoạt động trong lĩnh vực lắp ráp các loại ôtô đa dụng tổng thành và kinh doanh sửa chữa ôtô, thiết bị phụ tùng. Nhiệm vụ: -Tổ chức sản xuất theo đúng qui định công nghệ. Đảm bảo sản xuất theo đúng kế hoạch của công ty giao hay theo đơn đặt hàng của khách hàng. -Bố trí dây truyền cân đối, hợp lý trong từng công đoạn. -Kết hợp với phòng kỹ thuật không ngừng nghiên cứu cải tiến máy móc, thiết bị để đưa năng suất và chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu thị trường. -Thực hiện quá trình sản xuất phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trường sản xuất kinh doanh -Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công nhân viên theo đúng luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội. 2. Quy trình công nghệ của việc sản xuất xe ôtô: Quy trình công nghệ của Công ty sản xuất ôtô DAIHATSU - VIET INDO là quy trình công nghệ sản xuất phức tạp kiểu liên tục qua nhiều công đoạn sản xuất có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Mở kiện chứa phụ tùng CKD Lắp ráp nội thất thân xe Hàn thân xe Sơn thân xe Lắp ráp hoàn Chỉnh gầm xe Kiểm tra Hoàn chỉnh Toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất của công ty tuần tự theo các bước sau: 2.1 Mở kiện chứa phụ tùng CKD: Phụ tùng CKD được chuyển sang cho Công ty sản xuất ôtô Vietindo - Daihatsu được đóng trong các thùng gỗ và containers. Công ty sẽ dỡ các kiện phụ tùng, kiểm tra so sánh với danh mục vật tư dùng cho sản xuất, kiểm tra chất lượng và số lượng các loại phụ tùng. Các loại phụ tùng mày được chia ra theo các vị trí của các dây truyền theo lịch trình với số lượng quy định. 2.2. Qúa trình hàn: Quá trình hàn được chia ra các vị trí như sau: Hàn hai thành bên xe Hàn khung dưới và sàn xe Hàn lắp ghép thành xe Hàn hoàn chỉnh xe Lắp ghép và điều chỉnh cửa xe Kiểm tra toàn bộ phần thân xe Sửa chữa và hoàn chỉnh bề mặt xe Hàn các chi tiết thuộc phần khung xe và sàn xe (Tiến hành trên gá) Hàn các chi tiết thuộc hai thành bên của xe (Tiến hành trên gá) Hàn trần xe, 2 thành bên với khung xe (Tiến hành trên gá) Hàn một số vị trí không thực hiện được trên gá, hàn CO2 và hàn đồng. Lắp cửa trước, cửa bên và cửa sau xe. Điều chỉnh đúng khe hở. Sửa chữa các khuyết tật của chi tiết, các khuyết tật do quá trình hàn gây ra. Kiểm tra lại các điểm hàn, kiểm tra đIều kiệm lắp ghép và điều tra trạng thái bề mặt. Việc kiểm tra quy trình hàn bao gồm: + Kiểm tra theo quy trình hàn. -Kiểm tra số lượng điểm hàn. -Kiểm tra vị trí và chất lượng mối hàn. + Kiểm tra định kỳ khung kính chắn gió, kết cấu khung xe. + Kiểm tra cuối cùng: -Kiểm tra đIều kiện lắp ghép của cánh cửa và của các chi tiết khác. -Kiểm tra trạng thái bề mặt của thân xe. 2.3. Quá trình sơn: Sau khi thân xe hoàn thành ở phân xưởng hàn phải được kiểm tra xác nhận không có các khuyết tật, sau đó mới được chuyển sang bộ phận sơn. Quá trình sơn bao gồm các công đoạn sau: SƠN ED (SƠN TĩNH ĐIệN) Sấy trong buồng sấy đánh bóng bề mặt, gắn sealer đánh giấy nháp bề mặt sơn ed Lau sạch bề mặt Sơn bề mặt Sấy trong buồng sấy Sửa chữa các khuyết tật của quá trình sơn Công việc kiểm tra chất lượng trong quá trình sơn bao gồm: Kiểm tra định kỳ độ dày Coating thicknes gauge TT20. Kiểm tra định kỳ độ bóng của sơn bằng máy Glosmeter 60o. Kiểm tra các khuyết tật của sơn như vết bẩn, vết xước, vết chảy, các điểm lồi lõm ... Khi tất cả các yêu cầu của sơn được đáp ứng xe mới chuyển sang bộ phận lắp ráp. 2.4. Lắp ráp nội thất và lắp ráp hoàn chỉnh xe: Lắp ráp nội thất bao gồm 4 công đoạn từ T1 đến T4 và lắp ráp hoàn chỉnh xe bao gồm các công đoạn từ C1 đến C4 (như qui trình lắp ráp kèm theo) và công đoạn kiểm tra hoàn chỉnh. Đảm bảo chất lượng của quá trình lắp ráp bao gồm: -Kiểm tra việc lắp ráp đầy đủ, đúng vị trí chi tiết (Tiến hành trên tất cả các vị trí). -Định kỳ kiểm tra các dụng cụ đo lực -Giám sát việc lắp đúng số thân xe và số máy. 2.5. Qui trình kiểm tra ở kiểm tra cuối cùng: Các xe được đưa vào kiểm tra cuối cùng là các xe sau khi được dây chuyền sản xuất khẳng định được lắp ráp đầy đủ (kể cả dầu, nước làm mát, nước rửa kính) và đảm bảo chất lượng. Việc kiểm tra cuối cùng sẽ được tiến hành tỉ mỉ, chính xác để loại trừ các khuyết tật còn tồn tại khi giao xe. Việc kiểm tra phải tiến hành lần lượt qua các bước sau: Kiểm tra đIều chỉnh hệ thống đèn: Kiểm tra chức năng vận hành của ô tô: Kiểm tra số khung, số máy phải đúng theo tờ hải quan. Kiểm tra điều chỉnh đèn pha cốt được tiến hành trên thiết bị kiểm tra đèn HT 210N (Do hãng BANZAI, Nhật Bản sản xuất). Các kết qủa kiểm tra phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật của ôtô, kết quả này sẽ được ghi vào tờ kiểm tra cuối cùng. Kiểm tra chức năng vận hành của ôtô bao gồm: Kiểm tra chức năng vận hành của còi, đèn, gạt mưa, hệ thống bàn đạp, cần số, cần kéo phanh tay... Kết quả kiểm tra được ghi vào tờ kiểm tra. Kiểm tra bên trong và bên ngoài xe: Kiểm tra các khe hở của các chi tiết, kiểm tra việc lắp ráp đẩy đủ và đúng vị trí của các chi tiết bên ngoài và bên trong xe. Kứem tra bề mặt thân xe và bề mặt của các chi tiết. Kết quả được ghi vào tờ kiểm tra cuối cùng Kiểm tra bên dưới thân xe: Kiểm tra việc lắp ráp đủ, đúng vị trí và trạng thái của các đường ống, kiểm tra đường dây điện, kiểm tra các đường cáp. Kiểm tra việc lắp đúng, đủ chi tiết và trạng thái của các cụm bên dưới thân xe. Kiểm tra lực siết của các bu -lông và ê - cu quan trọng Kết quả được ghi vào tờ kiểm tra cuối cùng. Kiểm tra Side slip thực hiện trên thiết bị WG - 75B -3 (Do hãng BANZAI, Nhật Bản sản xuất). Việc Kiểm tra theo hướng dẫn sử dụng thiết bị vad đIều chỉnh theo đúng giá trị cho phép của ôtô đồng thời kết quả được ghi vào tờ Kiểm tra. Kiểm tra lực phanh và Kiểm tra tốc độ: Được thực hiện trên thiết bị BST- 75N (Do hãng BANZAI, Nhậ Bản sản xuất). Việc Kiểm tra phảI tuân theo hướng dẫn sử dụng của thiết bị, tiến hành Kiểm tra và ghi kết quả vào tờ Kiểm tra cuối cùng Kiểm tra chạy thử trên đường: Xe Kiểm tra phảI được tiến hành chạy thử tối thiểu là 2Km. Trong qúa trình chạy thử cần Kiểm tra lạI chức năng hoạt động của xe, kiểm tra tiếng ồn của máy, ca- bin và hệ thống gầm xe. Kiểm tra tính năng của các bộ phận phanh, lái...Kết quả kiểm tra được ghi vào tờ kiểm tra cuối cùng. Kiểm tra chạy không tải và kiểm tra hàm lượng khí xả : Việc kiểm tra chạy không tải được thực hiện trên thiết bị DACS -100 -1B và hàm lượng khí xả trên thiết bị MEXA- 324J (đều do hãng BANZAI, Nhật Bản sản xuất). kiểm tra chạy khong tảI áp dụng cho tất cả các xe; kiểm tra hàm lượng khí CO/HC sẽ được kiểm tra xác suất (20% xe kiểm tra). Việc kiểm tra phảI tuân theo hướng dẫn của thiết bị. Sau khi kiểm tra phải tiến hành điều chỉnh để số vòng quay và lượng khí CO/HC đạt được theo tiêu chuẩn của xe và ghi kết quả cuối cùng vào tờ kiểm tra cuối cùng. Kiểm tra kín nước: Kiểm tra trong buồng phun nước có áp lực đầu vòi phun là 1,8kg/cm2 trong thời gian kiểm tra là 3 phút. Trong quá trình kiểm tra phải xác định tất cả các vị trí hở, ghi vào tờ kiểm tra cuối cùng, chuyển về bộ phận sản xuất để sửa chữa (nếu có sai hỏng). Sau đó tiến hành kiểm tra lại đảm bảo không hở nước. 2.6. Hoàn chỉnh xe: Sau khi qua kiểm tra xe được đưa vào bộ phận sửa chữa. Tất cả các khuyết tật phát hiện trong quá trình kiểm tra sẽ được sửa chữa. Sau khi sửa chữa xong sẽ được kiểm tra lại. Khi tất cả các khuyết tật đã được sửa chữa theo đúng tiêu chuẩn và không xuất hiện các khuyết tật mới, khi đó xe được cấp giấy chứng nhận chất lượng xuất xưởng và mới được giao cho bộ phận bảo quản. 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty : Do đặc điểm của quy trình công nghệ lắp ráp xe ô tô, công ty phải nhập nguyên vật liệu chính dưới dạng CKD và một số nguyên liệu phụ để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Để chỉ đạo tốt quá trính sản xuất sản phẩm của công ty căn cứ vào nhiệm vụ thì Công ty đã tổ chức quy trình lắp ráp theo đặc điểm của từng phân xưởng được quy định như sau: - Phân xưởng hàn: ở phân xưởng hàn thì chức năng chính là tạo nên phần khung xe - Phân xưởng sơn: tạo nên lớp áo cho sản phẩm -Phân xưởng lắp ráp: đây là công việc cuối cùng để tạo nên một chiếc xe hoàn chỉnh. Quy trình lắp ráp dược thực hiện qua sơ đồ sau: Phòng sản xuất Phân xưởng chuẩn bị sản xuất(PPC) Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng hàn Phân xưởng sơn 4. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: 4.1. Sơ đồ Cơ cấu bộ máytổ chức của công ty: Phòng hành chính Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật cơ đIện Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc kiêm giám đốc Tài chính Phó tổng giám đốc thứ nhất Giám đốc sản xuất Phòng Quan hệ đối ngoại Phòng hành chính tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng marketing Phòng xuất nhập khẩu Phòng kỹ thuật xản xuất 4.2. Chức năng , nhiệm vụ của Ban giám đốc và các phòng ban trong công ty: Ban giám đốc: - Tổng giám đốc: là người đứng đầu công ty có nhiệm vụ: +Chịu trách nhiệm chung về việc đIều hành hoạt độngkinh doanh của công ty tạI Việt Nam, chịu trách nhiệm với Tổng cục Quốc Phòng, Chính phủ Việt Namvà Tổng công ty DAIHATSU về thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty. + Hoạch định chiến lược kinh doanh của công ty +Kiểm tra và lãnh đạo việc thực hiện kế hoạch +Nhận kế hoạch và báo cáo đầy đủ kế hoạch thực hiện kế hoạch của công ty cho Tổng cục Quốc Phòng và tập đoàn DAIHATSU theo quy chế. - Phó tổng giám đốc thứ nhất : phụ trách công tác chính trị, là người giúp việc của Tổng giám đốc , trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động về tổ chức với các cơ quan chức năng, các bên liên doanh , với các cơ quan Nhà nước có liên quan và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ. - Phó tổng giám đốc kiêm giám đốc Tài chính: là người có nhiệm vụ +Theo dõi và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, ra các quy chế quản lý và sử dụng vốn của công ty với các bên liên doanh , các đơn vị đại lý trực thuộc công ty. + Giám sát vòng quay và khả năng sinh lời của đồng vốn theo từng thời kỳ kế hoạch +Thực hiện theo dõi dòng thanh toán tiền vốn nhập các thiết bị lắp ráp sản phẩm +Giám sát thực hiện các nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước và đối tác liên doanh. - Giám đốc sản xuất: + Chỉ đạo các kế hoạch sản xuất xe của công ty theo kế hoạch đã hoạch định +Trực tiếp theo dõi , giám sát chặt chẽ các quy trình kỹ thuật sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm của công ty đạt chất lượng quốc tế + Nghiên cứu , soạn thảo các chương trình nội địa hoá từng phần các sản phẩm của công ty. + Tận dụng tối đa các nguồn lực để đảm bảo tính hợp lý các vị trí sản xuất trong công ty phù hợp với trình độ và tay nghề của lực lương công nhân kỹ thuật và kỹ sư. Các phòng ban: Phòng hành chính tổng hợp: Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty về công tác tổ chức hành chính, văn thư lưu trữ, y tế, các chế độ của người lao động. Nhiệm vụ: Quản lý về nhân sự, giải quyết các công tác quản lý hành chính, quản lý công văn giấy tờ, làm nhiệm vụ đón khách đến liên hệ công tác và chuyển giao giấy tờ cho các đơn vị có liên quan, lo công việc hành chính cho Công ty, bảo vệ trật tự trị an cho Công ty. Phòng Tài chính kế toán: Chức năng: Điều hoà, phân phối tổ chức và sử dụng nguồn vốn để sản xuất kinh doanh, theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh, làm tốt công tác hạch toán giá thành thực tế, đề xuất với Ban giám đốc giảm bớt chi phí do chủ quan gây nên để điều tiết giá thành sản phẩm , thanh toán kịp thời công nợ, giảm việc chi tiêu theo quy định của Nhà nước. Nhiệm vụ: Cung cấp những thông tin về tình hình hoạt động kinh tế , Tài chính của công ty. Đánh giá kết quả quá trình sản xuất kinh doanh, hạch toán lỗ lãi. Thực hiện các chế độ quản lý Tài chính , thực hiện các chế độ với ngân sách nhà nước. -Phòng marketing: Chức năng : Tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong việc chỉ đạo thực hiện chiến lược chiếm lĩnh thị trường trên toàn quốc theo đúng pháp luật của Nhà nước và quy chế quản lý quản lý kinh doanh hiện hành của công ty, xây dựng khuyếch trương mở rộng các mạng lưới đạI lý bán hàng của công ty. Nhiệm vụ: + Tổ chức các mạng lưới kinh doanh theo phưong thức các đại lý và các công ty uỷ thác trên toàn quốc. +Tìm kiếm thị trường thông qua các công cụ quảng cáo khuyến mại. + Tổ chức tiếp thị, thu thập thông tin, giá cả về mặt hàng xe của công ty đồng thời so sánh chất lượng và giá cả của các công ty đối thủ. + Nghiên cứu và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế theo đung quy dịnh về Tài chính của Nhà nước và đảm bảo an toàn nguồn Tài chính từ việc bán hàng. -Phòng kỹ thuật: Chức năng: Tham mưu cho Ban giám đốc về kỹ thuật công nghệ lắp ráp sản xuất các sản phẩm của công ty đúng tiến độ quy định đồng thời nghiên cứu chi tiết các kỹ thuật lắp ráp nhằm đảm bảo chất lượng và uy tín quốc tế. Nhiệm vụ: + Theo dõi và giám sát chặt chẽ các bộ phận dây truyền sản xuất của công ty và kiểm tra chất lượng + Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các đề Tài sản xuất chi tiết để từng bước làm chủ các công nghệ lắp ráp mà tạm thời công ty vẫn phụ thuộc vào Tổng công ty DAIHATSU . + Nghiên cứu tìm kiếm vật tư sản xuất trong nước nhằm nội địa hoá sản phẩm, giảm chi phí nhập khẩu. + Từng bước xây dựng chương trình tuyển chọn công nhân có tay nghề bậc cao và các kỹ sư đi đào tạo nâng cao kỹ năng công nghệ mới ở nước bạn. Các đơnvị cơ sở trực thuộc : có những chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau: Nhà máy và các phân xưởng lắp ráp: Lắp ráp sản xuất các loại xe đa dụng trên cơ sơ xe tải tiêu chuẩn, xe khách 7 chỗ. Các phòng trưng bày bán hàng :Thực hiện chức năng trưng bày, quảng cáo, bán sỉ và bán lẻ các loạI xe theo yêu cầu của khách hàng. Các đại lý: Thực hiện các hợp đồng bán hàng đại lý, bán trả góp các sản phẩm xe ôtô cho công ty. 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty: 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty: 5.1.1 . Sơ đồ tổ chức phòng kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành và vật tư, TSCĐ Kế toán tiêu thụ và công nợ Kế toán quỹ và thanh toán 5.1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán: + Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán): Là người phụ trách điều hành chung mọi công tác, mọi hoạt động kế toán của công ty, thực hiện sự phân công lao động trong phòng kế toán. Là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động Tài chính có liên quan đến Tài chính, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, phân tích số liệu, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận kế toán trong công ty. Kế toán trưởng là người trực tiếp ký và báo cáo các thông tin kế toán cho Ban giám đốc. + Kế toán quỹ và thanh toán : Là người có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền , thực hiện hoạt động giao dịch ngan hàng để huy động vốn , mở các Tài khoản tiền vay , tiền gửi .. . tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua Ngân hàng và theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiến hành các nghiệp vụ nhập xuất quỹ. + Kế toán vật tư, Tài sản: Là người có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng Tài sản, vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thường xuyên hoặc định kỳ làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ. + Kế toán tổng hợp: Là người có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu đã được phản ánh trên sổ chi tiết của các kế toán phần hành khác chuyển sang. Kế toán tổng hợp và phân bổ các khoản chi phí và các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán . Ngoài ra, còn có các nhân viên kinh tế tại các phân xưởng trên Nhà máy có chức năng cung cấp thông tin cho các kế toán phần hành của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng Tài chính kế toán phụ trách một phần hành riêng. 5.2. Hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty: 5.2.1. Chế độ chứng từ: Công ty sản xuất ô tô DAHATSU – VIETINDO là một công ty liên doanh với nhiều công ty nước ngoài. Vì vậy để thuận tiện cho việc giao dịch giữa các công ty với nhau, trong quá trình hạch toán kế toán công ty sử dụng hệ thống Tài khoản kế toán đã được điều chỉnh để phù hợp với mục đích sử dụng của công ty: Có nhiều Tài khoản chi tiết hơn và được áp dụng cụ thể với từng loại Tài khoản công ty chuyên dùng. Hệ thống chứng từ trong công ty bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, nếu chọn tiêu thức phân loại theo nội dung kinh tế thì hệ thống chứng từ kế toán trong công ty bao gồm các loại sau: Chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu + Phiếu chi + Uỷ nhiệm chi + Giấy báo nợ, có của ngân hàng + Giấy đề nghị tạm ứng + Bảng kiểm kê quỹ + Giấy thanh toán tiền tạm ứng Chứng từ lao động tiền lương: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán BHXH Chứng từ hàng tồn kho: + Phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Biên bản giao nhận CCDC, phụ tùng Chứng từ về TSCĐ: + Biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ + Sổ theo dõi tăng, giảm và khấu hao TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ + Bảng theo dõi TSCĐ Chứng từ về bán hàng: + Hoá đơn khối lượng sản phẩm hoàn thành + Hoá đơn GTGT Ngoài ra, để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ tình hình Tài chính trong công ty, công ty còn sử dụng thêm nhiều chứng từ khác do công ty lập như: + Biên bản bàn giao chứng từ + Phụ cấp BHXH + Bảng đối chiếu nộp BHXH + Chứng từ phân bổ lương, ăn ca + Biên bản đối chiếu công nợ + Bảng tạm ứng lương kỳ một trong tháng 5.2.2.Chế độ Tài khoản kế toán: Hệ thống Tài khoản của công ty được xây dựng dựa trên “ Hệ thống Tài khoản kế toán doanh nghiệp” do bộ Tài chính ban hành theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐTK ngày 01.11.1995 tuân thủ theo các Tài khoản cấp I và II và chi tiết theo đặc điểm riêng của công ty. Một số loại Tài khoản sử dụng trong công ty sản xuất ôtô DAHATSU -VIETINDO Số hiệu Tài khoản Tên Tài khoản TK 111.000 Tiền mặt TK 112.000 Tiền gửi ngân hàng TK113.000 Tiềng đang chuyển TK 1131.00 Tiền đang chuyển VND TK 1132.00 Tiền đang chuyển USD TK 121.000 ĐTCKNH TK 1211.00 Cổ phiếu TK 1212.00 TráI phiếu TK 131.000 PhảI thu TK 1311.00 PhảI thu tiền mặt TK1312.00 Thu góp TK 133.000 Thuế VAT đầu vào TK 136.00 Phải thu nội bộ TK 1361.00 Vốn ĐVTT TK 1368.00 Phải thu người bán TK 138.000 Phải thu khác TK 1381.00 Tài sản chờ xử lý TK 1382.00 Cho nhân viên vay TK 1383.00 Cho đại lý vay TK 1388.00 PT thương mại khác TK 139.000 DPNK đòi TK 1391.00 Dự phòng PT TK 1392.00 DPPT khác TK 141.000 Tạm ứng TK 144.000 Thế chấp TK 151.000 Hàng đi đường TK 1519.00 Hàng khác` TK 152.000 Nguyên vật liệu TK 1521.00 Linh kiện CKD TK 1522.00 Nguyên liệu phụ TK 153.000 Công cụ, dụng cụ TK 1531.00 Công cụ, dụng cụ TK 1532.00 Bao bì LC TK 1533.00 Cho thuê TK 154.000 CPSXDD TK 154.110 Chi phí CKD - P.U TK 154.120 VLP - P.U TK 154.210 Chi phí CKD - VAN TK 154.220 VLP -VAN TK 154.41 Chi phí CKD – TERIOS TK 154.42 VLP – TERIOS TK 154.900 Hàng gia công TK 155.000 Thành phẩm TK 1551.00 Kho Sóc Sơn TK 1551.10 VP HN TK 157.000 Hàng gửi bán TK 1571.00 Hàng gửi bán TK 1572.00 Pick up hàng gửi bán TK 1572.10 DEVAN0- hàng gửi bán TK 1573.00 CITIVAN - hàng gửi bán TK 1573.10 Gửi bán TK 159.000 DPHTK TK 211.000 TSCĐHH TK 2112.00 Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113.00 Máy móc thiết bị TK 2114.00 Phương tiện vận tải TK 2118.00 TSCĐ khác TK 213.000 TSCĐVH TK 2131.00 Sử dụng đất TK 2132.00 CP thành lập TK 2133.00 Bằng phát minh sáng chế TK 2134.00 Nghiên cứu phát triển TK 2138.00 TSVH khác TK 214.000 Hao mòn TSCĐ TK 221.00 ĐTDH TK 2211.00 Cổ phiếu TK 2212.00 Trái phiếu TK 222.000 Vốn liên doanh TK 228.000 ĐTDH khác TK 229.000 Dự phòng ĐTDH TK 241.000 XDCBDD TK 2411.00 Mua sắm TS TK2413.00 Sửa chữa lớn TK 2421.00 Mua sắm CCDC TK 331.000 Vay ngắn hạn TK 3111.00 Vay ngân hàng IBV TK 315.000 Nợ đến hạn TK 3310.00 Trả trước người bán TK 3310.10 Trả trước tiền thuê TK 3310.11 Trả trước bảo hiểm TK 3311.00 PT linh kiện TK 3312.00 Phải trả phụ tùng TK 3319.00 Phụ tùng thương mại khác TK 333.000 Thuế và khoản nộp TK 3333.00 Thuế XNK TK 3334.00 Thuế lợi tức TK 3336.00 Thuế nhà đất TK 3338.00 Thuế khác TK 341.000 Vay dài hạn TK 421.000 Lãi chưa phân phối TK 511.000 Doanh thu bán hàng và cung cấp DV TK 512.000 Doanh thu nội bộ TK 515.000 TN hoạt động Tài chính TK 611.000 Mua hàng TK 6111.00 Mua nguyên vật liệu TK 621.000 Chi phí NVL trực tiếp TK 622.000 Chi phí nhân công trực tiếp TK627.000 Chi phí sản xuất chung TK 631.00 Giá thành TK 6311.00 Giá thành PU TK 632.000 Giá vốn hàng bán TK 635.000 Chi phí hoạt động Tài chính TK 641.000 Chi phí bán hàng TK 641.080 Chi phí bảo hành TK 641.110 Hoa hồng bán hàng TK 642.000 Chi phí quản lý DN TK 642.170 Chi phí kiểm toán TK 642.230 Thuê văn phòng TK 711.000 Thu nhập khác TK 811.000 Chi phí khác TK 911.000 Xác định kết quả SXKD Qua hệ thống Tài khoản mà Công ty hiện đang sử dụng như đã trình bày ở trên ta có thể thấy được đặc thù riêng về loại hình doanh nghiệp , cơ cấu tổ chức bộ máy, chuyên ngành hoạt động đã quy định những Tài khoản sử dụng trong hệ thống Tài khoản của công ty. 5.2.3. Quá trình luân chuyển chứng từ: Bán hàng Chứng từ gốc Kho Kế toán Thanh toán Chi phí bằng tiền Phòng sản xuất Thành phẩm KCS Xuất kho KCS 5.3 .Hệ thống sổ kế toán: 5.3.1. Hình thức sổ kế toán sử dụng trong công ty: Việc ghi sổ kế toán của công ty được thực hiện theo hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ khá phổ biến, với ưu điểm là không yêu cầu trình độ nhân viên kế toán quá cao, lại thuận lợi cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Các loại sổ kế toán của hình thức này mà công ty hiện đang sử dụng bao gồm: + Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế Tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng Tài khoản + Sổ cái các Tài khoản: Đây là sổ tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệm vụ kinh tế phát sinh theo từng Tài khoản mở cho mỗi đối tượng hạch toán + Các sổ chi tiết: gồm các loại sổ chi tiết cho các Tài khoản phản ánh các Tài sản, vật tư, các Tài khoản công nợ, các Tài khoản cho phí sản xuất như: -Sổ TSCĐ -Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ, các sổ chi tiết chi phí giá thành -Thẻ tính giá thành sản phẩm 5.3.2 .Trình từ ghi sổ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các hồ sơ chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó sẽ được tập chung và gửi đến phòng Tài chính kế toán. Các nhân viên kế toán trong phòng sẽ kiểm tra chứng từ về các mặt như các yếu tố cơ bản cần thiết của chứng từ và một số yếu tố bổ xung nếu có; kiểm tra nội dung kinh tế cua rnghiệp vụ ghi trên chứng từ, đối chiếu với cơ chế, thể lệ Tài chính hiện hành; kiểm tra việc định khoản trên chứng từ. Sau đó trên cơ sở những chứng từ kế toán được kiểm tra đã hợp pháp, hợp lệ, người kế toán tổng hợp trong công ty sẽ tiến hành lập định khoản và nhập số liệu vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng Tài khoản. Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung. Căn cứ vào số liệu trên nhật ký chung sẽ được chuyển sang sổ cái cho những Tài khoản có liên quan. Đồng thời, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vảo sổ chi tiết có liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết, kế toán tổng hợp số liệu và khoá sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết các Tài khoản. + Bảng tổng hợp chi tiết TK 131: phải thu khách hàng + Bảng tổng hợp chi tiết TK 1388: phải thu khác + Bảng tổng hợp chi tiết TK 141 : tạm ứng + Bảng tổng hợp chi tiết TK 311: vay ngắn hạn + Bảng tổng hợp chi tiết TK 341 : vay dài hạn + Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 : phải trả cho người bán + Bảng tổng hợp chi tiết TK 33311 : thuế GTGT đầu ra + Bảng tổng hợp chi tiết TK 3334 : thuế doanh thu + Bảng tổng hợp chi tiết TK 3338 : thuế khác + Bảng tổng hợp chi tiết TK 3341 : thanh toán lương với cán bộ nhân viên + Bảng tổng hợp chi tiết TK 3383 : BHXH + Bảng tổng hợp chi tiết TK 336 : phải trả nội bộ + Bảng tổng hợp chi tiết TK 3388 : phải trả khác + Bảng tổng hợp chi tiết TK 411 : nguồn vốn kinh doanh Đồng thời, kế toán tính ra số phát sinh Nợ và số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng Tài khoản trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Tiến hành đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối số phát sinh và các bảng chi tiết Tài khoản. Khi số liệu trên các bảng đã phù hợp, kế toán trưởng sẽ tiến hành lập các báo cáo kế toán cần thiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quanhệ đối chiếu Nhờ việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên công việc của các nhân viên trong phòng được giảm bớt, các quá trình như chuyển sổ, tính ra số dư cuối kỳ, lập báo cáo ... đều được máy tính thực hiện một cách tự động theo lệnh của người sử dụng. Chương trình kế toán máy mà Công ty đang sử dụng được cài đặt chung cho toàn Công ty với chu trình như sau: Chu trình kế toán trên máy tính: Nhập các chứng từ gốc, các chứng từ kế toán liên quan Khai báo thông tin đầu ra (Nhật ký chung) Xử lý thông tin và kết xuất dữ liệu Các sổ NKC và các sổ kế toán liên quan 5.4- Hệ thống báo cáo kế toán: Các sổ chi tiết ghi chép và cung cấp một cách chi tiết đầy đủ toàn bộ những biến động của tình hình kinh tế Tài chính của công ty trong kỳ kế toán. Ngược lại báo cáo Tài chính lại phản ánh một cách tổng hợp nhất tình hình Tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, tình hình và kết ._.