Báo cáo Tổng hợp về hoạt động kinh doanh và quản lý & tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34

ây dựng số 34 với vai trò là một tế bào của ngành xây dựng, đang đóng góp những thành tích đáng kể cho ngành xây dựng cũng như cho nền kinh tế. Để tìm hiểu bất cứ một doanh nghiệp nào, trước hết sinh viên phải nắm được những nét chung nhất về doanh nghiệp như: Lịch sử phát triển, tổ chức bộ máy quản lý, quy trình công nghệ. Riêng đối với sinh viên chuyên ngành kế toán còn phải nắm được tổ chức bộ máy kế toán, công tác hạch toán kế toán... Giai đoạn thực tập tổng hợp cũng là cơ sở, nền tảng cho giai đoạn thực tập chuyên đề sau này. Qua thời gian thực tập tổng hợp tại Công ty Xây dựng số 34, ngoài việc hiểu được những nét chung nhất về Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty. Dưới đây là Báo cáo thực tập tổng hợp của em, nội dung của Báo cáo gồm ba phần: - Phần I: Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty Xây dựng số 34. - Phần II: Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty Xây dựng số 34. - Phần III: Một vài nhận xét về tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34. Nội dung Phần I: Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty Xây dựng số 34 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng số 34: Tiền thân của Công ty Xây dựng số 34 là Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Xây dựng số 3 được thành lập vào ngày 1/4/1982. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là chuyên sửa chữa và cải tạo các Đại sứ quán của các nước tại Việt Nam, phục vụ cho việc ngoại giao. Ngày 1/4/1983 theo Quyết định số 442/BXD - TCLĐ, Xí nghiệp Xây dựng số 4 chính thức tách thành Xí nghiệp Xây dựng số 34 trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Hà Nội - Bộ Xây Dựng. Ngày 3/1/1991 theo Quyết định số 14/BXD - TCLĐ Xí nghiệp Xây dựng số 34 đổi tên thành Công ty Xây dựng số 34. Căn cứ theo Quyết định thành lập Doanh nghiệp Nhà nước số 140A/BXD - TCLĐ ngày 26/3/1993 của Bộ Xây dựng và theo Quyết định số 22/BXD - TCLĐ ngày 24/4/1993 - Bộ Xây dựng để cấp giấy phép kinh doanh cho Công ty Xây dựng số 34, số đăng ký kinh doanh là 108007. Theo giấy phép kinh doanh này: Tên giao dịch Quốc tế: Construction Company No 34. Công ty có trụ sở chính tại đường Khuất Duy Tiến - Phường Thanh Xuân Bắc - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Ngoài ra Công ty còn có chi nhánh tại Thái Nguyên, văn phòng đại diện tại Bắc Giang. Với tổng số nhân viên là 277 người, trong đó nhân viên quản lý là 60 người. Theo giấy phép kinh doanh này Công ty được phép hoạt động từ Tỉnh Thanh Hoá trở ra miền bắc. Đến năm 1994, theo chứng chỉ hành nghề số 108 ngày 01/01/1994 địa bàn hoạt động của Công ty là trên phạm vi cả nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty Xây dựng số 34 có một số trách nhiệm và quyền hạn sau: - Trách nhiệm của Công ty: + Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính,thống kê, kế toán lao động tiền lương và chính sách cán bộ. + Sử dụng và khai thác các nguồn vốn của đơn vị, kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. + Trong quan hệ với khách hàng thực hiện theo pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Nhà nước Việt Nam và các công ước Quốc tế mà Việt Nam tham gia. + Đảm bảo vệ sinh môi trường và an toàn xã hội. - Quyền hạn của Công ty: + Được vay vốn tại các ngân hàng tại Việt Nam và nước ngoài, được huy động vốn trong và ngoài nước nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trên nguyên tắc đảm bảo có lãi và trang trải các khoản nợ, vay. + Được sử dụng và thanh toán bằng ngoại tệ với khách hàng theo quy định của nhà nước. + Được ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị nghiên cứu khoa học công nghệ đầu tư, liên kết kinh tế, hợp tác gia công, sản xuất, huấn luyện tay nghề trên cơ sở cùng có lợi. + Đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với nước ngoài theo quy định của nhà nước và pháp luật Quốc tế. Được quyền ký kết và thực hiện các phương án liên doanh, liên kết, hợp tác gia công với nước ngoài. + Tham gia các hội trợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm của Công ty ở trong và ngoài nước. + Đặt các đại diện, chi nhánh của Công ty tại các địa phương trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước Việt Nam và nước sở tại, được các cơ quan cung cấp hoặc tự tổ chức thu thập thông tin về kinh tế và thị trường thế giới. + Công ty được quyền định giá và thoả thuận giá mua, giá bán sản phẩm, giá vật tư liên quan đến hoạt đông sản xuất kinh doanh. + Công ty được quyền tuyển chọn lao động, ký kết hợp đồng lao động. Công ty được quyền lựa chọn các hình thức trả lương sao cho đạt hiệu quả sản xuất, tăng năng suất lao động. Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty Xây dựng số 34 cũng có những thuận lợi và khó khăn nhất định: - Thuận lợi: + Được sự quan tâm, giúp đỡ có hiệu quả của Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội về mọi mặt, giúp Công ty giảm bớt một số khó khăn, phần nào bình ổn được công việc sản xuất kinh doanh. + Bên cạnh đó, kế hoạch đầu tư sâu vào máy móc, thiết bị thi công đã được Tổng Công ty quan tâm giúp đỡ kịp thời, cơ bản đủ điều kiện thi công các dự án trọng điểm. + Mặt khác, Công ty cũng đã tuyển chọn và đào tạo được một số cán bộ công nhân lành nghề, có đủ trình độ tham gia thi công các dự án có yêu cầu kỹ thuật cao. - Khó khăn: + Việc thu hồi công nợ khó khăn, kéo dài thời gian chịu lãi ngân hàng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. + Một số đơn vị sản xuất thiếu chủ động trong công tác tổ chức quản lý, điều hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, từ đó nảy sinh tư tưởng ỷ lại vào Công ty như vậy khó có thể đáp ứng được công việc sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường như hiện nay. + Công tác đấu thầu chưa đạt hiệu quả cao, chưa có chiến lược, biện pháp cụ thể cho việc tìm kiếm thị trường. Công ty Xây dựng số 34 hoạt động trên các lĩnh vực chủ yếu sau: - Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu điện và các công trình hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp. - Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, cấu kiện vật liệu xây dựng. - Lắp đạt các thiết bị điện, nước, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất. - Đầu tư kinh doanh phát triển nhà. Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có cùng chiến lược phát triển đúng đắn, giá trị sản xuất của Công ty tăng lên không ngừng. Công ty đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại như: Liên doanh ôtô VMC, TOYOTA, VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL, Nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, Liên doanh sản xuất xe máy Honda, nhà máy Xi măng Nghi Sơn và trụ sở làm việc của UBND - HĐND các tỉnh Thanh Hoá, Vĩnh Phúc, Trường Công nhân kỹ thuật Việt Nam - Hàn Quốc, các trường vốn ADB, ODA, bệnh viện đa khoa ở Bắc Giang, Tuyên Quang... Ngoài ra Công ty còn tham gia thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật, thi công đường giao thông, xây dựng các kênh mương thuỷ lợi, kè đê biển, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà... Các công trình đạt chất lượng cao mà Công ty đã hoàn thành là: Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành. Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA. Trụ sở làm việc của UBND Tỉnh Vĩnh Phúc. Nhà phễu của Nhà máy xi măng Nghi Sơn. Công ty Du lịch, thương mại Vinh. Nhà máy lắp ti vi, tủ lạnh DAEWOO, HANEL. Biệt thự K2 Nghi Tàm. Trung tâm trưng bày, bảo hành xe ôtô BMW. Sở y tế Tuyên Quang. Trường công nhân kỹ thuật Việt Nam - Hàn Quốc. Với địa bàn hoạt động trên cả nước, Công ty Xây dựng số 34 chuyên tổng nhận thầu, xây lắp các công trình với hình thức chìa khoá trao tay hoặc nhận thầu trực tiếp từng công trình, từng hạng mục công trình. Bên cạnh đó, Công ty xây dựng số 34 còn có khả năng về vốn để tiến hành liên doanh, liên kết với mọi hình thức, mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước để sản xuất vật liệu thi công xây lắp và kinh doanh bất động sản. Quy mô của Công ty Xây dựng số 34 như sau: _ Quy mô về vốn và tài sản: Nguồn vốn hoạt động kinh doanh của Công ty được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: + Nguồn vốn ngân sách cấp (khi Công ty thành lập và cấp bổ sung hàng năm). + Lợi nhuận từ các hoạt động giữ lại bổ sung nguồn vốn kinh doanh. + Nguồn vốn huy động dược từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng. + Nguồn vốn chiếm dụng từ phía đối tác (người cung cấp, công nhân, bên A). Tại thời điểm thành lập, Công ty có tổng số vốn kinh doanh là 417,8 triệu. Sau gần 10 năm hoạt động, Công ty đã chứng tỏ sự lớn mạnh của mình khi nguồn vốn hoạt động tăng lên 112,8 lần (2000), 107 lần (2001), 145 lần (2002). Ta có thể thấy rõ điều này qua bảng sau: Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu 1993 2000 2001 2002 Tổng tài sản 417.800.000 47.257.932.745 45.075.470.797 63.664.507.323 Tài sản lưu động 67.700.000 44.303.373.212 42.679.820.733 60.787.148.783 Tài sản cố định 350.100.000 2.954.559.533 2.395.650.046 2.877.358.540 TSCĐ/ Tổng TS 83,8% 6,25% 5,3% 4,5% TSLĐ/ Tổng TS 16,2% 93,75% 94,7% 95,5% Bảng số 1: Quy mô và cơ cấu tài sản của công ty _ Quy mô về lao động của Công ty: Ngoài lực lượng lao động hiện có là 277 người, trong đó nhân viên quản lý là 60 người. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng công trình hoặc theo sự thoả thuận với bên A như bên A sẽ cung cấp lao động, lao động địa phương... mà Công ty đưa các đội xây lắp sẵn có hoặc không cần huy động các đội xây lắp mà tận dụng nguồn lao động sẵn có ở địa phương để tiết kiệm chi phí. Công ty quy định việc trả lương cho cán bộ CNV 1 tháng 2 kỳ, kỳ 1 lương tạm ứng ngày 20 của tháng, kỳ 2 lương thanh toán vào ngày 10 của tháng sau. Chứng từ xin tạm ứng và thanh toán lương gửi về Công ty để làm thủ tục. Thông qua phòng Kinh tế -Kế hoạch - Kỹ thuật xác nhận khối lượng, phòng Tổ chức lao động kiểm tra trước khi thanh toán. Định kỳ hàng tháng Công ty nộp nghĩa vụ theo quy định của Bộ luật lao động: 15% BHXH, 2% BHYT, 2% KPCĐ (theo tổng quỹ lương)...Ngoài ra Công ty còn chi trả tiền lương nghỉ phép, chi phí cho công tác huấn luyện, phụ cấp an toàn viên, mua sắm dụng cụ an toàn và trang bị bảo hộ lao động đối với những lao động dài hạn của Công ty, chi khen thưởng thi đua, trả lương và mọi chi phí phục vụ cho khối cơ quan. Do đặc thù của ngành Xây dựng: Công trình thi công lâu dài, kéo dài trong nhiều năm, chi phí bỏ ra lớn, vốn thu hồi chậm, doanh thu chỉ được công nhận khi công trình hoàn thành quyết toán nên doanh thu giữa các năm không ổn định. Tóm lược kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong một vài năm gần đây dưới bảng sau: Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu 2001 2002 1- Doanh thu thuần 21.145.658.730 42.847.420.050 2- Tổng chi phí 21.118.158.026 42.654.960.125 3- Tổng lợi nhuận 27.500.704 192.459.925 4- Tỉ suất LN/DTT (%) 0,13 0,45 Bảng số 2: Kết quả kinh doanh của công ty Tổ chức sản xuất và công nghệ sản xuất: Đặc điểm sản phẩm: + Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có dự toán, thiết kế thi công. + Sản phẩm xây lắp được bán theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trước do đó tính chất của hàng hoá thể hiện không rõ. + Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất khác phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. + Sản phẩm xây lắp có thời gian sử dụng dài, giá trị sản phẩm lớn: Sản phẩm xây dựng thường có kích thước lớn, yêu cầu về độ bền vững cao, sản phẩm có nhu cầu sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, cải tạo hoặc mở rộng. Do giá trị của sản phẩm xây dựng lớn hơn nhiều so với hàng hoá thông thường nên phí đầu tư cho công trình xây dựng có thể trải ra nhiều kỳ. 2. Quy trình hoạt động của Công ty Hàng năm công ty thường tiến hành hoạt động tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết với các đối tác trong và ngoài nước. Chính vì vậy quy trình hoạt động của Công ty bắt đâu bằng việc tiếp thị để tìm kiếm khách hàng. Ta có thể hình dung quy trình hoạt động của Công ty qua sơ đồ sau: Tiếp thị Lập hồ sơ dự thầu Nhận thầu Thi công Kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao Sơ đồ 1: Quy trình hoạt động của Công ty Xây dựng số 34 Tiếp thị: là công việc tổ chức hệ thống tiép cận và nắm bắt các thông tin để tìm kiếm việc làm. Việc tìm kiếm này nhằm nắm bắt các diễn biến về giá cả và nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, chuẩn bị số liệu cần thiết cho việc giới thiệu, quảng cáo với khách hàng và phục vụ việc tham gia đấu thầu các công trình. Lập hồ sơ dự thầu: bao gồm: + Bóc tiên lượng dự toán. + Biện pháp tổ chức thi công. + Đưa ra tiến độ thi công. Bước này do phòng Kinh tế - Kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc. Nhận thầu: Sau khi lập hồ sơ dự thầu và gửi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu theo NĐ 88/1999/CP. Nếu trúng thầu thì tiến hành tổ chức thi công công trình. Tiến hành thi công: Việc tổ chức thi công dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của bên chủ đầu tư. Những công việc chủ yếu bao gồm: + Tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế,đề xuất ý kiến thay đổi hoặc bổ sung thiết kế cho phù hợp với điều kiện thi công song phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật. + Lập các biện pháp thi công biện pháp an toàn. + Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn các đơn vị trong quá trình tổ chức thi công đảm bảo chất lượng, kỹ thuật và các biện pháp an toàn lao động. + Chỉ đạo các đơn vị phụ thuộc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng vật tư, thiết bị máy móc, kiểm tra, xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, thanh quyết toán. + Lập chương trình áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ. + Soạn thảo, phổ biến các quy trình quy phạm kỹ thuật mới cho các cán bộ đơn vị phụ thuộc. Công trình sau khi hoàn thành được kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị chủ đầu tư. Công ty Xây dựng số 34 tổ chức sản xuất phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp). Trong giá khoán gọn bao gồm cả tiền lương, chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng số 34: Công ty Xây dựng số 34 tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tập trung gồm: Giám đốc Công ty, các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc phụ trách các mảng khác nhau, Kế toán trưởng giúp đỡ Giám đốc quản lý về mặt tài chính, tiếp theo là các phòng ban chức năng, các đội xây dựng, các xí nghiệp xây lắp. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Xây dựng số 34 như sau: Giám đốc Công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phòng KT, KH, KT Phòng TCLĐ Phòng TCKT Các xí nghiệp: 1, 2, 3, 4 Các đội xây lắp: 1, 2, 5, 8, 9 Chi nhánh tại Thái Nguyên Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng số 34 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phòng ban như sau: Giám dốc Công ty: Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong Công ty như: Tổ chức , điều hành các hoạt đông của Công ty, xây dựng các phương án, kế hoạch mở rộng đầu tư, liên doanh, liên kết... Phó giám đốc Công ty: Phó giám đốc Công ty giúp việc cho Giám đốc theo phận sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền. Kế toán trưởng Công ty: Kế toán trưởng Công ty giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức việc thực hiện phân công công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật. Các phòng ban chức năng: Phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật - Tiếp thị: - Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc và chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đấu thầu. - Nhận hồ sơ thiết kế, dự toán và các tài liệu có liên quan để giao lại cho đơn vị nhận thi công, là đầu mối giao tài liệu thanh quyết toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt, nhận tài liệu khi đã được chủ đầu tư và đơn vị chủ quản phê duyệt để sao gửi cho các đơn vị, phòng ban có liên quan. - Tham gia cùng với đơn vị tính toán, điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây dựng đơn giá đối với những công việc khác biệt, kiểm tra dự toán, quyết toán của các công trình trước khi trình Giám đốc. - Chuẩn bị mọi thủ tục, giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công sau khi đã được Giám đốc công ty giao việc. - Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu với bên A, theo dõi đơn vị thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng để điều chỉnh hoặc bổ sung (nếu có thay đổi cần thiết hoăc khối lượng phát sinh). - Kết hợp với đơn vị phụ thuộc tiến hành thanh lý hợp đồng giữa Công ty với bên A sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. - Kiểm tra, tính toán xác nhận khối lượng thực tế htực hiện của các đơn vị hàng tháng để Giám đốc Công ty ký duyệt tạm ứng tiền mua vật tư , tiền lương và các chi phí khác khi chưa có quyết toán A - B và làm cơ sở cho quyết toán chính thức. - Lập và kết hợp với đơn vị phụ thuộc để lập biện pháp thi công, kèm theo biện pháp an toàn lao động cho các công trình. - Kiểm tra, giám sát tiến độ kỹ thuật, chất lượng an toàn, bảo hộ lao động các công trình theo chức năng, nhiệm vụ. - Cùng với các đơn vị trực thuộc quan hệ với bên A và đơn vị thiết kế để giải quyết những vướng mắc về kỹ thuật, chất lượng, thay đổi thiết kế trong quá trình thi công. Phòng tổ chức lao động tiền lương: -Chuẩn bị hợp đồng giao khoán (khi đã có giấy giao nhiệm vụ và thống nhất nội dung, tỷ lệ thu nộp được giám đốc ký duyệt). - Theo dõi đơn vị thực hiện hợp đồng khoán gồm: kiểm tra nhân lực, chứng từ lương, định mức đơn giá khoán nội bộ,phân phối tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở các chính sách đối với người lao động, theo quy định của bộ luật lao động và những quy định, quy chế nội bộ. - Căn cứ vào tình hình sản xuất, quy mô và tính chất công trình để cùng đơn vị phụ thuộc bố trí lực lương cán bộ công nhân phù hợp với yêu cầu công việc. - Thanh lý hợp đồng giao khoán giữa Công ty với các đơn vị phụ thuộc khi có hồ sơ thanh quyết toán đã được thẩm định. Phòng tài chính kế toán: - Hàng tháng căn cứ vào khối lượng các đơn vị thực hiện đã được phòng KT.KH.KT kiểm tra xác nhận từng công trình để cho vay vồn theo quy chế sau khi được Giám đốc phê duyệt. - Kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các đơn vị để bảo đảm chi đúng mục đích và nâng cao hiệu quả của đồng vốn. - Kiểm tra việc báo cáo hạch toán thu chi của các đơn vị theo mẫu biểu Công ty hướng dẫn, các chứng từ vật tư, tiền lương, chứng từ chi khác theo quy định của Nghị định 59/CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, nếu phát hiện có sai sót hoặc chưa hợp lý yêu cầu đơn vị sửa chữa ngay để đảm bảo tính chính xác của số liệu. - Kết hợp với phòng KT.KH.KT và các đơn vị để lập kế hoạch thu hồi vốn, đôn đốc và cùng với các đơn vị trực thuộc thu hồi vốn hàng tháng. - Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động kinh tế của Công ty trên cơ sở các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính và chế dộ chính sách của Nhà nước. Phần II: đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34 Tổ chức kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc. Phòng kế toán của Công ty có 6 người gồm: 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên dưới nữa là các nhân viên kế toán của các đội, các xí nghiệp. Dưới các đơn vị trực thuộc như đội, xí nghiệp không có bộ máy kế toán độc lập. Có thể khái quát hệ thống tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán thuế - lương Kế toán cpsx Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ -VT Kế toán quỹ Nhân viên kế toán các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: +Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. + Chỉ đạo công tác hạch toán, kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các đội, các phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc. + Nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới. + Liên với với các cơ quan chủ quản như Ban tài chính Tổng Công ty, Tổng cục thuế, Cục quản lý doanh nghiệp... - Kế toán tổng hợp: + Vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của khối cơ quan, Công ty. + Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội, các xí nghiệp trực thuộc để lập Bảng cân đối phát sinh của toàn bộ Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. + Lập Báo cáo Tài chính toàn Công ty. - Kế toán quỹ, công nợ: + Theo dõi cấp phát chi phí cho 4 xí nghiệp và các tổ, đội, lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vị. + Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu- chi, chứng từ ngân hàng. + Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. -Kế toán TSCĐ và vật tư: + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của khối cơ quan Công ty. + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty. + Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao. + Vào sổ tổng hợp vật tư, công cụ, dụng cụ. + Lên bảng kê và hạch toán cũng như vào thẻ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn vật tư. + Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị. - Kế toán thuế và tiền lương: + Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để lập bảng kê thuế GTGT với Cục thuế Hà Nội, lập bảng kê khai thuế GTGT đầu ra. + Xác định thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ hàng tháng. + Lập báo cáo chi tiết hình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. + Căn cứ bảng kê phân bổ lương hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng Tổ chức lao động tiền lương theo mẫu quy định tại Công ty. - Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: +Tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. + Tổng hợp biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc. + Kết chuyển giá thành và tính lãi, lỗ từng công trình. - Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc: ở các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán mà chỉ có các nhân viên kế toán, các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất. Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về công ty để đối chiếu, so sánh với nhân viên của phòng kế toán. Tổ chức hệ thống chứng từ: + Tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi. + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Tiền lương: Bảng chấm công và chia lương, Bảng thanh toán lương chi tiết, Bảng tổng hợp thanh toán lương, Bảng phân bổ lương. + Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, Bảng kê chi phí nhân công, Bảng kê chi phí máy thi công, Bảng kê chi phí khác, Bảng kê chứng từ chi phí. 3- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính của đơn vị hình thức sổ được áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung. Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm CAP 3.00 Trình tự tổ chức sổ kế toán có thể mô tả như sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ/thẻ KT chi tiết Sổ cái Bảng TH chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ tại Công ty Xây dựng số 34 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối quý Trình tự ghi sổ như sau: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái theo các tài khoản. Với các đối tượng liên quan đến hạch toán chi tiết từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, cộng sổ chi tiết lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết nhằm đảm bảo tính khớp đúng của số liệu sau đó lập các Báo cáo Tài chính. Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xây dựng số 34: 1- Kế toán vốn bằng tiền: Tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tiền là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng. Đồng thời tiền còn là loại tài sản dễ vận chuyển, sử dụng được ngay do đó dễ thất thoát. Vì vậy công tác quản lý vốn bằng tiền ở Công ty là không thể thiếu. Tại Công ty Xây dựng số 34 sử dụng tiền mặt VNĐ và tiền gửi Ngân hàng VNĐ. a- Kế toán tiền mặt: Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này được chi tiết thành tiểu khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam”. Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng trong quản lý tiền mặt là Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ đi kèm như: _ Giấy đề nghị vay tạm ứng. _ Giấy đề nghị nộp tiền. _ Bảng thanh toán lương. _ Giấy nộp tiền BHXH. Người nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Công ty Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền nộp vào quỹ Ghi sổ và bảo quản,lưu trữ lưu giữ Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Người nộp tiền (khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập Giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ xem xét, lập phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người nộp tiền,1 liên kế toán lưu lại, liên còn lại giao cho thủ quỹ. Sau khi Phiếu thu được Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu. Đồng thời lập Báo cáo quỹ gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Các khoản chi của Công ty chủ yếu là chi tạm ứng cho công trình,chi nộp ngân sách, chi lương quản lý,chi thanh toán với nhà cung cấp. ở đây chúng ta xem xét đến một chu trình chi chủ yếu, đó là chi tạm ứng. Người xin chi tiền Lập giấy đề nghị chi tiền Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Lập phiếu chi Kế toán trưởng Thủ trưởng ĐV Ký duyệt phiếu chi Thủ quỹ Chi tiền Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng + Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công thuê ngoài và các chi phí khác, người xin chi, thường là chủ nhiệm công trình, đội trưởng đội xây dựng viết Giấy đề nghị tạm ứng, trong Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và số tiền xin tạm ứng. + Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển đến phòng Kế hoạch kỹ thuật. Sau khi xem xét tính hợp lý của lý do cũng như lượng tiền xin tạm ứng (dựa trên cơ sở khối lượng thực tế đơn vị đã thực hiện), Trưởng phòng ký duyệt xác nhận. + Sau đó Giấy đề nghị được đưa lên phòng Tài chính-Kế toán, Kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % được hưởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty. + Giấy dề nghị tạm ứng tiếp tục được đưa lên Giám đốc ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật tư, thuê nhân công và các chi phí khác khi chưa có quyết toán giữa hai bên theo yêu cầu của đội, xí ngiệp. + Sau khi có đầy đủ xác nhận cần thiết, Giấy đề nghị vay tạm ứng được gửi lại phòng kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi cho người nhận tiền, 1 liên lưu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ). + Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ. + Cuối tháng, kế toán thanh toán kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi theo tháng. Như vậy quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng tại Công ty Xây dựng số 34 có điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đó là việc Giấy đề nghị chi tạm ứng phải có sự ký duyệt của phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật trước khi chuyển cho phòng kế toán, nhưng Giấy đề nghị chi tạm ứng lại không được Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chuyển cho kế toán thanh toán để kế toán thanh toán lập phiếu chi. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung do đó sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng để theo dõi tiền mặt là Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 1111. Công ty không sử dụng Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. + Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết tiền mặt, Công ty sử dụng các sổ chi tiết sau: _ Báo cáo quỹ tiền mặt _ Sổ quỹ tiền mặt. Báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt là những sổ tờ rời đến cuối năm được đóng thành sổ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền mặt thủ quỹ lập Sổ quỹ và Báo cáo quỹ làm 2 liên: 1 liên giữ lại, 1 liên gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tiền gửi ngân hàng: *Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động của lượng tiền gửi ngân hàng, Công ty sử dụng tài khoản 1121 “ Tiền gửi ngân hàng”. Do Công ty không sử dụng ngoại tệ để thanh toán nên tài khoản tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng đối tượng tín dụng: _ TK 11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam. _ TK 11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. _ TK11213: Tiền gửi VND tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam. _ TK 11214: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thương Thái nguyên. *Chứng từ sử dụng: Để thuận tiện trong việc thanh toán, Công ty đã uỷ nhiệm cho Ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ thông qua các chứng từ: Uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm chi. Những chứng từ này phải có các hoá đơn đi kèm như: Hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị chi tạm ứng, Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê nộp BHXH, Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản, Quyết toán A-B, Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, Uỷ nhiệm thu của khách hàng... Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH được khái quát theo sơ đồ dưới đây: Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNC,UNT Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ Tiền gửi ngân hàng. + Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu, tài sản cố định, các dịch ._.