Báo cáo Tổng hợp về đặc điểm kinh tế kỹ thuật & tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần vải sợi và may mặc miền bắc

ức bộ máy 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán 1.3. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và cấp trên, cấp dưới 2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành 3. Quá trình hạch toán theo các phần hành kế toán cụ thể tại Công ty 3.1. Kế toán bán hàng và thanh toán 3.2. Kế toán vốn bằng tiền 3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.4. Kế toán tài sản cố định, vật liệu và công cụ dụng cụ 3.5. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Phần III - Nhận xét đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Kết luận 1 3 3 7 9 11 11 11 20 24 24 24 24 31 31 36 36 38 39 41 44 48 51 Lời nói đầu Nền kinh tế thị trường phát triển ở nước ta đã mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, đồng thời cũng đặt những doanh nghiệp đó trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt. Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách thích ứng với môi trường hoạt động, đưa ra được những kế sách, chủ trương hợp lý để có thể nắm được thế chủ động trong kinh doanh và ngày càng phát triển lớn mạnh, đạt được mục tiêu đề ra. Hiện nay, ở nước ta có rất nhiều doanh nghiệp, trong số đó có những doanh nghiệp làm ăn có lãi nhưng cũng có vô vàn doanh nghiệp bị thua lỗ và dẫn đến phá sản. Một bộ máy quản lý có năng lực, một hệ thống phòng ban được tổ chức hợp lý, một đội ngũ nhân viên đáp ứng đầy đủ trình độ chuyên môn là những yêu cầu tất yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động có hiệu quả. Trong đó phải kể đến vai trò vô cùng quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Đó là điều không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp, là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Công tác hạch toán kế toán được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cho bộ máy quản lý thông suốt từ trên xuống dưới, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đồng thời phản ánh chính xác và toàn diện các thông tin tài chính của doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định một cách đúng đắn. Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc là một doanh nghiệp lớn trong ngành dệt may của cả nước. Để có được vị trí như ngày hôm nay, doanh nghiệp luôn coi trọng việc xây dựng và ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nước và tình hình cụ thể của Công ty. Được sự cho phép của Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc, em được phân công về phòng Kế toán- Tài chính của Công ty để thực hiện công tác thực tập. Qua 8 tuần đầu tiên làm quen và tìm hiểu về Công ty, em đã biết được một số vấn đề về quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, các hoạt động thực tế cùng những thuận lợi và khó khăn ở đơn vị nơi em đang thực tập. Đây là một bản báo cáo chung, làm cơ sở cho chuyên đề thực tập của em sau này. Trong phạm vi của Bản báo cáo thực tập tổng hợp này, em xin được trình bày những phần chính như sau: Phần I - Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc Phần II - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Phần III - Nhận xét đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phần I - Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được thành lập theo quyết định số 1439/ QĐ - BTM của Bộ Thương Mại ngày 06/ 10/ 2004 dưới hình thức chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần. Công ty có một truyền thống phát triển lâu dài và bền vững, tiền thân của công ty là Tổng công ty bông vải sợi được thành lập từ năm 1957 với quyết định 173 – BTN – TCCB của Bộ thương nghiệp ngày 27/ 5/ 1957; trải qua 49 năm cùng với sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế đất nước, ngành thương nghiệp trong đó có Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc cũng đã được lớn lên về nhiều mặt. Từ Tổng Công ty bông vải sợi lần lượt đổi tên thành Cục bông vải sợi ( 1960 ), Cục vải sợi may mặc ( 1962 ), Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1970 ), Công ty vải sợi may mặc trung ương ( 1981 ), Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1985 ), Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc ( 1995 ) và cho tới nay là Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc. Đó là những sự thay đổi nhằm thích ứng với những đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ, là những sự thay đổi trong quá trình trưởng thành và cho đến hôm nay có thể khẳng định : Sự tồn tại và phát triển của Công ty trong những năm qua là một tất yếu khách quan và đã góp phần nhất định vào việc thực hiện những mục tiêu chung của Bộ thương mại và của cả nước. Vốn điều lệ Công ty cổ phần : 23.000.000.000 đ ( hai mươi ba tỷ đồng Việt Nam ), trong đó : Tỷ lệ cổ phần Nhà nước : 35 % vốn điều lệ Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp 56 % điều lệ Tỷ lệ cổ phần bán ra ngoài doanh nghiệp : 9 % vốn điều lệ Giá trị 1 cổ phần : 100.000 đồng Việt Nam Tổng số lao động của công ty : 797 người Để có được sự phát triển lớn mạnh như ngày hôm nay, Công ty đã phải trải qua nhiều giai đoạn đầy rẫy những khó khăn và thách thức, ở bất cứ giai đoạn nào công ty cũng luôn cố gắng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao: 1.1. Giai đoạn từ 1957 – 1975 Vừa phục vụ cho cuộc cải tạo, bảo vệ và xây dựng CNXH ở miền Bắc, vừa phục vụ cho công cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam. Trong bối cảnh đó, Tổng công ty bông vải sợi được thành lập . Ngay từ những năm đầu của giai đoạn cải tạo XHCN, Tổng công ty bông vải sợi đã có nhiều cố gắng trong việc cải tạo, khôi phục và phát triển kinh tế, trong đó có ngành dệt, ngành tiểu thủ công nghiệp và ngành may mặc, đã vận động hình thành một khu trồng bông, hỗ trợ trực tiếp các cơ sở dệt thủ công bằng các nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Liên Xô và các nước khác. Kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đã có mầm mống từ những năm 1958- 1960, tuy với số lượng còn ít và mới chỉ uỷ thác xuất khẩu qua Tổng công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm, nhưng cũng đã phản ánh một hướng kinh doanh mới của Tổng công ty. Những năm 1961 đến 1972, lực lượng vải có nhiều khó khăn do nguồn viện trợ bị giảm xuống, Tổng công ty đã tích cực hỗ trợ sản xuất và tận thu nguồn hàng trong nước để cung ứng kịp thời, đầy đủ. Bên cạnh việc cung cấp sợi, Tổng công ty còn tổ chức tập huấn kỹ thuật cho các công ty vải sợi địa phương để phát triển ngành dệt thủ công, thu hút được lao động nhàn rỗi và tạo việc làm cho người lao động, góp phần thúc đẩy phân công lao động xã hội phát triển. Những năm 1967- 1970 ngành may mặc phát triển mạnh, nhiều địa phương đã có tỷ trọng may mặc sẵn 30%, thậm chí có nơi lên đến 50% khối lượng vải đưa vào lưu thông. Khi được chuyển thành Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1970 ) để làm nhiệm vụ chuyên doanh, Tổng công ty đã bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước cho Bộ công nghiệp nhẹ và các địa phương, lúc này các tổ chức được sắp xếp lại, hoạt động theo chức năng độc lập riêng: Dệt kim, may mặc, vải sợi. 1.2. Giai đoạn 1976 – 1988: Phục vụ cho 2 nhiệm vụ chiến lược: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc thống nhất XHCN Đây là thời kỳ Tổng công ty được hoạt động trong phạm vi cả nước thống nhất. Từ tháng 5/ 1978 việc hình thành thị trường tiền tệ thống nhất trong cả nước đã tạo điều kiện thống nhất giá, tiền lương và các chính sách kinh tế, tài chính khác. Các nhà máy quốc doanh được mua vật tư, bán sản phẩm qua quan hệ trực tiếp với khách hàng, không còn lệ thuộc vào các chỉ tiêu phân phối của Nhà nước. Đối với hàng công nghiệp tiêu dùng của kinh tế quốc doanh, Nhà nước giao cho thương nghiệp quốc doanh thu mua để phân phối, không cho tư thương làm. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều mục tiêu kinh tế – xã hôi chung của đất nước chưa đạt yêu cầu: sản xuất phát triển chậm, năng suất lao động thấp, bội chi ngân sách và tiền mặt, nhập siêu liên tục, giá cả biến động xấu, đời sống của của người lao động ngày càng khó khăn; và đặc biệt là lạm phát trầm trọng trong những năm 1986 –1987 –1988. Trong điều kiện đó, Tổng công ty đã tìm mọi biện pháp để nắm được hàng và phân phối hàng đúng đối tượng, đã bám sát và tạo điều kiện giúp các đơn vị thương nghiệp địa phương trong hoàn cảnh thiếu vốn nặng nề để vươn lên cùng với toàn ngành khắc phục những khó khăn chung, hoàn thành nhiệm vụ của mình. 1.3. Giai đoạn 1989- 1995: Tiếp tục phục vụ cho 2 nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đồng thời tự điều chỉnh phương hướng và nội dung hoạt động để thích ứng được với một nền kinh tế nhiều thành phần lưu thông và cạnh tranh lẫn nhau. Tuy gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, nhưng Tổng công ty đã biết chủ động phối hợp các đơn vị sản xuất, liên doanh liên kết để cải tiến cơ cấu và chất lượng sản phẩm, xử lý giá linh hoạt, tranh thủ sự giúp đỡ Bộ và học tập kinh nghiệm của các đơn vị bạn nên Tổng công ty đã từng bước chứng tỏ không những đã trụ được trong môi trường kinh doanh mới mà còn từng bước phát triển. 1.4. Giai đoạn 1996 – 2004: Cải tiến được phương thức mua bán trên cơ sở tiếp tục mở rộng quan hệ với sản xuất để nắm được các nguồn hàng của công nghiệp quốc doanh thông qua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư vốn, bao tiêu sản phẩm... Hoàn thiện và củng cố được các hình thức bán ra trong đó lấy bán buôn là chính và kết hợp tổ chức bán lẻ nhằm thăm dò thị hiếu, giá cả, giới thiệu và quảng cáo hàng hoá. Tổ chức được hệ thống nghiên cứu nhu cầu thị trường, phục vụ cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh của Công ty trong phạm vi cả nước theo hướng từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, kết hợp kinh doanh trong nước với xuất nhập khẩu. Mở rộng quan hệ thị trường trong đó coi trọng thị trường SNG và thị trường khu vực, đổi mới công nghệ hiện đại, đẩy mạnh sản phẩm xuất khẩu trong đó đặc biệt quan tâm đến việc nghiên cứu mẫu mã, tăng cường chất lượng để cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Mở rộng quy mô của xí nghiệp may đáp ứng các nhu cầu gia công, sản xuất hàng xuất khẩu. Hoàn thiện bộ máy tổ chức, đổi mới công tác cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại được một đội ngũ cán bộ có trình độ, đạt yêu cầu kinh doanh trong cơ chế mới. 1.5. Giai đoạn 2005 – nay: Theo chủ trương của Nhà nước, Công ty tiến hành cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần từ tháng 7/2005. Đây là giai đoạn mà Công ty phải tự hoạt động mà không có nhiều sự hỗ trợ của Nhà nước. Mặc dù phải chịu sự cạnh tranh rất gay gắt của cơ chế thị trường với nhiều công ty cùng ngành nghề được thành lập và phát triển nhưng kết quả hoạt động kinh doanh của 6 tháng cuối năm 2005 đã cho thấy được vị thế ngày càng lớn của Công ty trong nền kinh tế nói chung và trong ngành may mặc nói riêng ( Mẫu số 01 kèm theo – Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2005 ) 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Theo phương án cổ phần hoá năm 2004, bước sang năm 2005 Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc đã chính thức trở thành công ty cổ phần. Căn cứ vào hình thức hoạt động cũng như tình hình sản xuất kinh doanh thực tế, Công ty có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau: 2.1. Chức năng của công ty Công ty có quyền quản lý và sử dụng vốn do các cổ đông đóng góp, đất đai được giao sử dụng và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị sản xuất kinh doanh ( Chi nhánh, Xí nghiệp ) văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ của công ty và phù hợp với quy định của pháp luật. Phân chia và điều chỉnh nguồn lực giữa các đơn vị trực thuộc đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chủ động áp dụng phương pháp quản lý khoa học, hiện đại và đổi mới công nghệ, trang thiết bị để đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của công ty. Kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu những ngành nghề nhà nước không cấm. Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký hợp đồng với các khách hàng trong và ngoài nước. Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ do công ty kinh doanh, trừ những sản phẩm và dịch vụ do Nhà nước định giá. Được quyền bảo hộ về quyền sở hữu công nghiệp bao gồm: Các sáng chế, giải pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng hoá theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tổ chức công ty theo mô hình công ty mẹ con. Đầu tư liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật. Tuyển, thuê, sử dụng lao động, thực hiện các hình thức trả lương, thưởng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh và phù hợp với các quy định của Bộ luật lao động. Mời và tiếp khách nước ngoài hoặc cử cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác nước ngoài phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác của công ty và các quy định của Nhà nước. Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu trong kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi. Nhượng bán hoặc cho thuê những tài sản không dùng đến hoặc chưa dùng hết công suất. Phát hành, chuyển nhượng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy định của pháp luật, được thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc sở hữu của công ty để vay vốn kinh doanh theo quy định của pháp luật. Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận còn lại cho các cổ đông sau khi đã làm đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, lập các quỹ theo quy định của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội cổ đông. Được hưởng các chế độ ưu đãi về thuế khi chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần theo quy định của Nhà nước. 2.2. Nhiệm vụ của công ty Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ công ty thực hiện. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty và nhu cầu của thị trường. Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động. Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh quốc gia và công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của Đại hội cổ đông và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo. Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của pháp luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, hoá đơn chứng từ và lập báo cáo tài chính trung thực, chính xác theo quy định. Bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện các khoản phải thu, phải trả ghi trong Bảng cân đối kế toán của công ty tại thời điểm thành lập. Báo cáo tài chính hàng năm, hàng quý và đột xuất trước đại hội cổ đông. Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Công ty chịu trách nhiệm vật chất với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ của công ty. 3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh: 3.1. Đặc điểm về công nghệ: Tuy mới đi vào lĩnh vực sản xuất với quy mô không lớn nhưng công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã được trang bị một cơ sở vật chất hiện đại với nhà xưởng đúng yêu cầu kỹ thuật, máy may JUKI – Nhật Bản và hệ thống các máy móc phục vụ sản xuất như máy cắt, máy ép là, máy dập đinh... , điều kiện làm việc của người lao động hoàn toàn đảm bảo. Công ty đã có những đầu tư đáng kể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình với nhiều máy may hiện đại của Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan như các máy may JUKI 1 kim và máy may SANSTA 1 kim của Nhật Bản, hệ thống máy dập cắt của Hàn Quốc, máy 2 kim và 1 kim của Đài Loan... Trong ba năm gần đây, tỷ trọng vốn lưu động của công ty đứng ở mức trung bình, chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn vốn cố định. Song trên thực tế, do sản xuất cũng là một lĩnh vực hoạt động của công ty nên vốn cố định cũng chiếm một phần đáng kể. Có thể kết luận tỷ trọng các loại vốn ở công ty là hợp lý. Tuy nhiên tình hình bổ sung vốn ở công ty chưa được thực hiện tốt, lượng vốn kinh doanh tăng hàng năm là không đáng kể. Do đó hiệu quả sản xuất kinh doanh hiện nay ở Công ty chưa cao. 3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là hàng vải, sợi, quần áo dệt kim. Hiện nay, công ty được tổ chức với quy mô lớn, hoạt động ở trên ba lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. 3.2.1. Lĩnh vực sản xuất: Chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc, các loại túi thể thao, cặp học sinh... Đặc biệt trong việc sản xuất quần âu có chất lượng cao trên dây chuyền thiết bị hiện đại, thích ứng với các khách hàng trong và ngoài nướpha, công suất hàng năm khoảng 800.000 sản phẩm. Thị trường xuất khẩu chính là EU, American, Canada, Japan, Australia, Malaysia... Trong tương lai công ty sẽ đẩy mạnh thêm sản xuất hàng nội địa và xây dựng thương hiệu cho sản phẩm của mình. 3.2.2. Lĩnh vực kinh doanh: Cho đến nay, kinh doanh vẫn là hoạt động mang lại phần lớn doanh thu cho Công ty. Vì công ty hoạt động trong ngành may mặc nên mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là vải, sợi, bông, hàng may mặc... Tuy nhiên, hiện nay quy mô kinh doanh của Công ty đã bị thu nhỏ lại và chỉ thực hiện hình thức bán buôn. Công ty cũng mở rộng thêm các mặt hàng kinh doanh khác ngoài ngành như nguyên liệu làm bia, gạch me cao cấp, hàng giấy, hàng nông sản thô và chế biến, vật liệu xây dựng... 3.2.3. Hoạt động dịch vụ: Trong những năm gần đây quy mô kinh doanh của Công ty thu nhỏ lại cho nên có một số kho hàng, nhà, xưởng sản xuất, cửa hàng không sử dụng đến. Công ty đã tận dụng các kho, nhà, xưởng sản xuất, cửa hàng này cho các đơn vị sản xuất thuê và thu về một khoản doanh thu dịch vụ cho thuê kho đều đặn hàng năm khoảng gần 500 triệu. Số tiền này không lớn nhưng rất có ý nghĩa vì không phải bỏ vốn lại tốn ít công sức lao động. Qua hoạt động này, Công ty còn có cơ hội để mở rộng thêm quan hệ với các khách hàng mới, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh. 4. Bộ máy quản lý: Xuất phát từ tình hình thực tế việc tổ chức xây dựng bộ máy tổ chức của Công ty vừa phải phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản xuất đa dạng của Công ty, vừa phải đáp ứng được nhu cầu về mặt nhân lực và sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.1. Nguyên tắc tổ chức: Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc có cơ cấu tổ chức theo nguyên tắc điều hành trực tiếp, phòng tham mưu giúp việc tách riêng với kinh doanh, phòng kinh doanh thực hiện theo cơ chế khoán, các đơn vị kinh doanh hạch toán báo sổ. 4.2. Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc: Đứng đầu là đại hội cổ đông: Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, các cổ đông và đại diện nhóm cổ đông sở hữu từ 0,1% vốn điều lệ được tham gia Đại hội cổ đông. Khi có số cổ đông sở hữu trên 65% vốn điều lệ biểu quyết thông qua, Đại hội đồng cổ đông có thể : Quyết định phát hành cổ phiếu trị giá từ 20% vốn điều lệ trở lên. Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty Quyết định các dự án đầu tư có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty. Quyết định giải thể công ty Quyết định bán tài sản ( không phải là hàng hoá ) có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty Các nghị quyết, quyết định khác của Đại hội cổ đông có giá trị khi có sổ cổ đông sở hữu trên 51% vốn điều lệ biểu quyết thông qua. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa 2 kỳ Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu hoặc bãi miễn, bằng hình thức bỏ phiếu trực tiếp. Những người trúng cử thành viên của Hội đồng quản trị phải được cổ đông sở hữu trên 50% số cổ phần bầu. Hội đồng quản trị có 5 thành viên bao gồm : Chủ tịch, phó chủ tịch và các uỷ viên. Cơ quan thường trực của Hội đồng quản trị có trách nhiệm giải quyết công việc hàng ngày gồm: Chủ tịch và uỷ viên thường trực Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty phù hợp với luật pháp, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau: Quản trị công ty theo điều lệ, nghị quyết của HĐQT, nghị quyết của Đại hội cổ đông và tuân thủ đúng pháp luật. Quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn, việc huy động vốn của công ty. Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức Đại hội cổ đông thường niên và bất thường. Bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế quản lý của công ty, việc thành lập hoặc giải thể các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Kiến nghị mức cổ tức được trả và xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Quyết định việc phát hành cổ phiếu trị giá đến 20% vốn điều lệ mỗi năm không quá 1 lần, giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng. Chỉ đạo, hỗ trợ và giám sát việc điều hành của tổng giám đốc và các chức danh do Hội đồng quản trị quản lý Quyết định mức thù lao của các thành viên HĐQT, ban kiểm soát và tiền lương, tiền thưởng của Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của Hội đồng quản trị theo quy chế trả lương được Đại hội cổ đông thông qua. Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty Quyết định phương án đầu tư có trị giá dưới 50% tổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty. Duyệt các dự toán và quyết toán các dự án đầu tư do Đại hội cổ đông thông qua. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua các hợp đồng mua, bán, vay và các hợp đồng khác có giá trị từ 30% trở lên tổng trị giá tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty Đình chỉ các quyết định của tổng giám đốc khi xét thấy vi phạm pháp luật, điều lệ, nghị quyết và quy định của Hội đồng quản trị hoặc có nguy cơ gây thiệt hại đến quyền lợi của công ty Xem xét và uỷ quyền cho Tổng giám đốc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi và tài sản của công ty. Xem xét, quyết định việc chuyển nhượng các cổ phiếu có ghi danh Trình Đại hội cổ đông thông qua, quyết định: Các báo cáo hoạt động của HĐQT, kết quả kinh doanh, quyết toán tài chính, phương án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức. Tăng, giảm vốn điều lệ và chuyển cổ phần của công ty. Việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty. Việc giải thể công ty Việc bán tài sản ( không phải là hàng hoá ) trị giá từ 50% trở lên tổng trị giá tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty không phải là bất động sản Những dự án đầu tư trị giá trên 50% tổng trị giá tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty Những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền của HĐQT và các vấn đề khác Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật, vi phạm điều lệ và những sai phạm trong quản trị gây thiệt hại cho công ty Tổng giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty theo quy định của điều lệ. Tổng giám đốc do chủ tịch Hội đồng quản trị giới thiệu và Hội đồng quản trị bầu. Người trúng cử phải được ít nhất 3 thành viên của HĐQT bầu. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội cổ đông và trước pháp luật về trách nhiệm quản lý, điều hành công ty. Giúp việc tổng giám đốc có 1 số phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám đốc giới thiệu, Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Quyền hạn và trách nhiệm của Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, nghị quyết của Đại hội cổ đông, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật. Kiến nghị phương án tổ chức bộ máy và các quy chế quản lý trình HĐQT phê duyệt. Xây dựng kế hoạch kinh doanh trong nhiệm kỳ và hàng năm trình Hội đồng quản trị. Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm, dịch vụ ( trừ những sản phẩm do Nhà nước quy định ); các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất; có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý theo quy định của HĐQT. Quản lý lao động, quyết định lương và phụ cấp ( nếu có) đối với người lao động trong công ty theo quy định của HĐQT và phù hợp với Bộ luật lao động; được quyền ký kết từng hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 30% tổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty Thực hiện các dự án đầu tư đã được Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông phê duyệt; phải báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất trước HĐQT và Đại hội cổ đông về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Khi có các trường hợp khẩn cấp như: thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố nguy hiểm phải có ngay biện pháp để ngăn chặn, cứu chữa hạn chế thiệt hại đồng thời báo cáo ngay cho HĐQT. Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của công ty do HĐQT uỷ quyền; và phải chịu trách nhiệm trước HĐQT, Đại hội cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty. Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu và bãi miễn bằng hình thức bổ phiếu trực tiếp, theo nguyên tắc đa số tính theo cổ phần, trong đó có một thành viên có trình độ đại học kế toán tài chính. Các kiểm soát viên bầu 1 thành viên làm trưởng ban kiểm soát, người trúng cử phải được từ 3 kiểm soát viên bầu. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban kiểm soát: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán tài chính năm của công ty; thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể về quản lý điều hành của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội cổ đông; đồng thời phải báo cáo Đại hội cổ đông về tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của công ty. Kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung, khắc phục những vấn đề sai sót phát hiện được trong quá trình kiểm tra, đồng thời kiến nghị quy trách nhiệm và xử lý những cá nhân, bộ phận vi phạm. Trên cơ sở đó kiến nghị các biện pháp sửa đổi bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý điều hành hoạt động của công ty. Được quyền yêu cầu HĐQT, các thành viên HĐQT, tổng giám đốc, các chức danh quản lý của công ty cung cấp tình hình, số liệu, tài liệu về hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo với Đại hội cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc theo ý kiến độc lập của mình. Chịu trách nhiệm cá nhân về tính chính xác, trung thực của các báo cáo và những đánh giá, kết luận của mình. Nếu biết có sai phạm mà không báo cáo phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cổ đông về trách nhiệm của kiểm soát viên. Phòng kế hoạch thị trường: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc công ty về các mặt xây dựng kế hoạch thống kê, đầu tư, quản lý HĐKT, marketing để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty; có trách nhiệm: Nghiên cứu thu thập các thông tin về thị trường giá cả và thị hiếu của người tiêu dùng trong và ngoài nước về mặt hàng Công ty kinh doanh; xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm và giao cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh; thống kê tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch toàn công ty phục vụ kịp thời cho việc điều hành của Tổng giám đốc. Tổ chức quản lý các hợp đồng kinh tế; làm thủ tục về xuất nhập khẩu, hải quan; xây dựng chương trình quảng cáo của Công ty và trực tiếp điều động sản xuất. Phòng Tài chính kế toán: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về các mặt tổ chức hạch toán, quản lý tài sản hàng hoá, vật tư tiền vốn theo nguyên tắc quản lý của Nhà nước và quy chế của Công ty với nhiệm vụ: Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty về tài sản, vật tư và tiền vốn; xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Nghiên cứu xây dựng quy chế quản lý tài chính, đồng thời tổng hợp các số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho quý và năm theo yêu cầu của lãnh đạo. Trích nộp các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước và xử lý công nợ kịp thời; lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước. Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng và thời gian. Lập báo cáo tài chính định kỳ và đột xuất Phòng Tổ chức cán bộ - lao động tiền lương: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về các mặt công tác: tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thực hiện đúng chế độ chính sách đối với người lao động, thanh tra bảo vệ, khen thưởng và kỷ luật, có nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy, sắp xếp cán bộ theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty; xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và sử dụng lao động, tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã được duyệt. Nghiên cứu, xây dựng các quy chế khen thưởng, kỷ luật, quản lý lao động tiền lương; chịu trách nhiệm giải quyết các chế độ, quyền lợi đối với người lao động như BHXH, BHYT, hưu trí, mất sức lao động. Lập kế hoạch trang bị bảo hộ lao động cho phù hợp với điều kiện lao động của Công ty; quản lý hồ sơ nhân sự, diến biến của CBCNV để phục vụ việc thực hiện chính sách đối với CBCNV; thường xuyên phối hợp với công đoàn tổ chức các phong trào thi đua, làm nhiệm vụ thường trực hội đồng khen thưởng, kỷ luật Công ty. Theo dõi và đề xuất việc thực hiện chế độ nâng bậc lương, thực hiện thanh toán tiền lương cho CBCNV; thực hiện nhi._.ệm vụ thanh tra bảo vệ, xây dựng và thực hiện các phương án PCCC, PCBL theo yêu cầu của Công ty. Phòng kỹ thuật may: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật để ký kết và triển khai thực hiện các hợp đồng gia công sản xuất, có trách nhiệm: Xây dựng và quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách của từng loại sản phẩm và những nguyên tắc về an toàn trong quá trình sản xuất; xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật ( lao động và nguyên phụ liệu ) và phối hợp với các phòng liên quan theo dõi kiểm tra việc thực hiện. Tiến hành nghiên cứu sáng tạo mặt hàng mới, may mẫu chào hàng Nghiên cứu tổ chức và theo dõi phong trào sáng kiến, cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất, cải tiến quy trình công nghệ nhằm tăng năng suất lao động trong sản xuất; nghiên cứu các biện pháp về trang thiết bị nhằm đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại sản phẩm, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất thành phẩm; thường xuyên phối hợp với phòng TCCB – LĐTL và các phân xưởng để tổ chức thi tay nghề, nâng bậc, giữ bậc cho CBCNV. Tham gia đào tạo công nhân mới. Phòng hành chính: Là phòng chức năng của Công ty trực tiếp thực hiện các mặt công tác : hành chính, quản trị, phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; thường xuyên: Thực hiện công tác hành chính: Văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu; phục vụ các hội nghị, sinh hoạt tập trung của Công ty, phòng làm việc của lãnh đạo công ty, các phòng chức năng, phục vụ tiếp khách đảm bảo yêu cầu lịch sự, văn minh chu đáo, bố trí xe phục vụ lãnh đạo và cán bộ đi công tác và đưa đón khách của Công ty. Trực tiếp quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, tài sản được giao, có kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng và đổi mới hợp lý, nhằm đáp ứng yêu cầu làm việc văn minh hiệu quả; tổ chức thực hiện các khâu công tác, đời sống, chăm sóc sức khoẻ, y tế, vệ sinh cơ quan, nhà ăn. Phòng phục vụ sản xuất: Là phòng chức năng trực tiếp thực hiện các khâu công việc phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty, có nhiệm vụ: Tổ chức việc tiếp nhận nguyên, phụ liệu, giám định số lượng chất lượng theo nội dung hợp đồng đã ký để đưa vào sản xuất theo kế hoạch; tổ chức các khâu: Sửa chữa nhà xưởng, lắp đặt hệ thống điện máy móc thiết bị, nồi hơi tiến hành sửa chữa bảo dưỡng đảm bảo cho sản xuất tiến hành thường xuyên liên tục; thực hiện các khâu công việc vận chuyển, giao nhận, bảo quản nguyên phụ liệu, đóng gói thành phẩm phục vụ hoàn thiện cho chu trình sản xuất. Phòng dịch vụ kho vận: Là phòng nghiệp vụ trực tiếp thực hiện quản lý và kinh doanh dịch vụ kho vận; có trách nhiệm: Quản lý các khu vực kho thực hiện hoạt động dịch vụ; trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ kho. Các phòng kinh doanh: Là phòng nghiệp vụ trực tiếp kinh doanh thực hiện cơ chế khoán của Công ty; thường xuyên: Nghiên cứu thị trường trong nước, ngoài nước về xu hướng phát triển và tiêu thụ hàng vải sợi, may mặc, len dạ, và các mặt hàng tiêu dùng khác ở từng vùng, từng miền để tham mưu cho Tổng giám đốc về phương hướng kinh doanh, chiến lược mặt hàng đồng thời xây dựng kế hoạch trực tiếp kinh doanh của phòng trong nước cũng như ngoài nước. Phòng được phép xuất nhập khẩu, có quyền đi khảo sát thị trường nước ngoài, tiếp khách nước ngoài đến làm việc và tham gia hội chợ trong và ngoài nước nếu thấy có hiệu quả; bám sát các cơ sở sản xuất, nắm được năng lực sản xuất tiêu thụ cũng như những khó khăn, thuận lợi để hỗ trợ lẫn nhau, cung cấp nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm... tạo sự gắn bó giữa kinh doanh và sản xuất nhằm đem lại hiệu quả. Đồng thời thực hiện tốt các nhiệm vụ đột xuất do Tổng giám đốc giao. Các phân xưởng may, cắt, hoàn thiện: Là bộ phận trực tiếp sản xuất các mặt hàng như trong kế hoạch đề ra. Tổng giám đốc công ty Quản đốc phân xưởng Phòng KCS PX đóng gói Phân xưởng là Phân xưởng may Phân xưởng cắt Sơ đồ 1.4.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất 5. Các chính sách quản lý tài chính – kế toán đang áp dụng: Để việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đúng quy định của Nhà nước, đồng thời đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất toàn công ty và phát huy được sự chủ động sáng tạo trong tổ chức thực hiện của các đơn vị. Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh của công ty cổ phần Vải sợi may mặc Miền Bắc tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước do chính phủ, Bộ tài chính, các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nội dung của quy chế đồng bộ thống nhất với các quy chế quản lý khác của công ty. Hình thức tổ chức hạch toán của công ty là tập trung – phân tán: Văn phòng của công ty thực hiện quản lý và hạch toán tập trung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty; các đơn vị , các chi nhánh xí nghiệp thực hiện hạch toán phụ thuộc ( hạch toán không đầy đủ ) các Trạm là đơn vị hạch toán báo sổ. Công ty giao kế hoạch sử dụng vốn cho đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Các đơn vị thực hiện điều động vốn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Việc mua tài sản cố định, mua công cụ lao động tại đơn vị từ 3000.000 đ trở lên các đơn vị phải báo cáo và được sự đồng ý của công ty mới được thực hiện. Các đơn vị sử dụng vốn vào liên doanh liên kết với các đối tác khi có phương án đã được Công ty duyệt. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty sẽ quyết định việc mở tài khoản phụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đồng thời quyết định đóng khi cần thiết. Những quy định cụ thể: Về quản lý vốn Công ty thực hiện giao kế hoạch vốn cho các đơn vị chủ động khai thác sử dụng có kế hoạch, đúng mục đích, tích kiệm, nhằm bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả Công ty giao vốn cố định cho các đơn vị là toàn bộ giá trị còn lại của tài sản cố định hiện các đơn vị đang quản lý và số phát sinh trong năm. Công ty căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và số vốn lưu động hiện có đang hoạt động, cân đối giao vốn để các đơn vị sử dụng cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Công ty dành một phần vốn lưu động dự phòng tại văn phòng công ty để điều hoà khi cần thiết. Vốn khấu hao cơ bản được quản lý tập trung tại công ty để tái đầu tư mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đầu tư của công ty. Trong quá trình sản xuất kinh doanh với số vốn tín dụng công ty giao theo kế hoạch nếu không đáp ứng đủ nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh đơn vị có thể đề nghị công ty uỷ quyền để đơn vị vay trực tiếp tại ngân hàng địa phương hoặc công ty vay hộ các đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích có hiệu quả và trả đúng hạn. Ngoài ra các đơn vị còn được huy động vốn của CBCNV trong đơn vị hoặc tổ chức cá nhân khác để phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhưng lãi suất không cao hơn lãi suất cơ bản tại thời điểm do Ngân hàng Công thương địa phương công bố. Về quản lý chi phí và giá thành Công ty và các đơn vị thực hiện quản lý chi phí và giá thành theo quy định của nhà nước tại nghị định 59, nghị định 27, các thông tư số 62, 63 của Bộ tài chính: Công ty giao chỉ tiêu thu sử dụng vốn cho các đơn vị trong kế hoạch lợi nhuận thực hiện chỉ tiêu này xác định theo tỷ lệ thu sử dụng vốn của Nhà nước quy định hiện hành và được tách riêng để xác định hiệu quả kinh doanh. Nếu lợi nhuận thực hiện lớn hơn thu sử dụng vốn kết quả sản xuất kinh doanh là có lãi và ngược lại Ngoài vốn kế hoạch được giao đơn vị có thể sử dụng nguồn vốn dự phòng của Công ty, những khoản phải nộp, phải chuyển trả theo quy định, nhưng chưa nộp, chưa chuyển được coi như đơn vị sử dụng vốn vượt kế hoạch được giao. Để đảm bảo sự công bằng giữa các đơn vị về sử dụng vốn, công ty thực hiện tính thu sử dụng vốn vượt kế hoạch, mức thu do Công ty tự quy định hàng năm thấp hơn lãi suất tiền vay của Ngân hàng công thương Việt Nam và được ghi vào văn bản giao kế hoạch đầu năm, đơn vị hạch toán vào chi phí và được thu về công ty hạch toán giảm chi phí chung của Công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí cần thiết cho công tác quản lý của công ty được Nhà nước cho phép phân bổ vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Hàng năm trên cơ sở số thực hiện của năm trước và dự kiến những khoản chi phí cần thiết của năm kế hoạch. Công ty tạm tính và phân bổ cho các đơn vị và được giao cùng với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cuối năm căn cứ vào số thực tế để tính toán phân bổ chính thức và được thông báo đối chiếu xác định công nợ nội bộ trước khi lập báo cáo quyết toán tài chính năm. Về Tiền lương: Được thực hiện theo quy chế quản lý tiền lương của công ty. Hàng tháng đơn vị căn cứ vào quy định để tạm trích quỹ tiền lương chi trả cho người lao động. Mức tạm trích: Đơn vị sản xuất < 90% đơn giá kế hoạch công ty giao, đơn vị kinh doanh – dịch vụ < 80% đơn giá kế hoạch công ty giao. Nếu 1 tháng chưa có hiệu quả thì đơn vị tạm chi tối đa bằng mức lương cơ bản và cuối quý tạm tính lương của quý. Nếu sau 3 tháng liên tục không có hiệu quả thì đơn vị chỉ được tạm chi lương tối thiểu. Nếu sau 6 tháng không có hiệu quả thì đơn vị phải báo cáo công ty cho ý kiến. Việc chi trả lương hàng tháng phải tuân theo quy chế trả lương của đơn vị đã được công ty duyệt. Nếu đơn vị chưa xây dựng xong quy chế trả lương thì phải có quy định tạm thời thống nhất trong nội bộ đơn vị và báo cáo công ty. Cuối năm đơn vị quyết toán quỹ tiền lương báo cáo công ty duyệt. Lập quỹ lương dự phòng: Quỹ lương dự phòng cho năm sau của công ty được lập < 7% tổng quỹ lương năm kế hoạch của công ty. Các khoản tiền lương, thu nhập và các khoản nộp của người lao động đều phải được ghi vào sổ lương. Việc hạch toán tiền lương trong Công ty phải thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Hạch toán riêng tiền lương theo từng nguồn hình thành : Sản xuất – Kinh doanh - Dịch vụ. Phần II - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công Ty cổ phần vải sợi may mặc miền bắc 1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy: Do đặc điểm kinh doanh của công ty đa dạng và phức tạp; các Xí nghiệp và các chi nhánh phân tán ở nhiều nơi rất khó cho việc thu thập số liệu, chi phí cho việc chuyển số liệu về công ty hàng ngày là khá cao. Để khắc phục được nhược điểm này Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán; bao gồm: Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong toàn đơn vị: Thu nhận các báo cáo kế toán từ các đơn vị phụ thuộc gửi về để tổng hợp lập báo cáo chung toàn đơn vị. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán của toàn đơn vị. Phòng kế toán ở đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ tiến hành hạch toán toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc đó. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: 1.2.1. Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế – tài chính của Nhà nước tại đơn vị. Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của cơ quan tài chính cùng cấp. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trưởng như sau: Về nghiệp vụ chuyên môn: Tổ chức công tác kế toán – tài chính và bộ máy kế toán – tài chính trong doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học. Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tính toán, trích nộp đủ, đúng, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán – tài chính theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và trong các đơn vị trực thuộc. Tổ chức hướng dẫn và thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán do Nhà nước quy định. Tổ chức, bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị. Về vai trò kiểm soát viên, Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát: Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ đối với người lao động Việc thực hiện kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, các định mức chi tiêu và kỹ thuật. Việc chấp hành chính sách kinh tế, tài chính, các định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính của Nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Việc tiến hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ quy định. Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác. Mặt khác, Kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh… và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý. Kế toán trưởng công ty Phòng kế toán đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, DC Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán TSCĐ, NVL, CC, DC Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán ngân hàng Sơ đồ 2.1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1.2.2. Bộ phận kế toán lao động và tiền lương, thủ quỹ Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Lập báo cáo về lao động tiền lương, phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động Thủ quỹ là người nắm giữ toàn bộ quỹ tiền của công ty, thủ quỹ có nhiệm vụ nhập xuất quỹ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ hợp pháp theo quy định và ghi vào các sổ sách liên quan. 1.2.3. Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng mặt hàng. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ. Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các phòng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, đúng phương pháp. Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của Nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ. 1.2.4. Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xác định đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của Doanh nghiệp. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Tham gia việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phân có liên quan Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm, công việc hoàn thành tổng hợp kế hoạch kế toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng, khoa học. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm 1.2.5. Bộ phận kế toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị bộ phận xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi ( tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý ) và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.2.6. Bộ phận kế toán tổng hợp Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp. Ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực các báo cáo của Doanh nghiệp trước khi Tổng Giám đốc ký duyệt Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phân xưởng áp dụng chế độ ghi chép ban đầu, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: Quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban. Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm. Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan 1.2.7. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá… tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ Theo dõi chi tiết mọi khoản nợ của doanh nghiệp cho từng chủ nợ, theo số nợ phải trả, số nợ đã trả và số còn lại phải trả. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, phân loại thành nợ ngắn hạn, nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. 1.3. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và cấp trên, cấp dưới: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung- phân tán đã hỗ trợ tốt cho việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong Công ty, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý chung của Công ty. Công ty có quy mô tương đối lớn, với cơ cấu phức tạp, nhiều chi nhánh và phòng ban song lãnh đạo Công ty luôn bao quát và giám sát được hoạt động của từng chi nhánh, từng đơn vị cũng như từng phòng ban. Điều đó có thể thực hiện được chính là nhờ bộ máy kế toán luôn cung cấp thông tin trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo Công ty, cả thông tin tổng hợp và chi tiết, đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo Công ty. Việc tổ chức kế toán đầy đủ ở các đơn vị trực thuộc đã nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán, đảm bảo các chứng từ phát sinh được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Các số liệu từ cơ sở được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Do đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo Công ty kiểm soát chứng từ nói riêng và các mặt hoạt động khác của Công ty nói chung. Cùng với phòng kế hoạch thị trường và phòng hành chính, hiệu quả hoạt động của phòng tài chính kế toán đã đóng vai trò quan trọng trong việc không ngừng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. 2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán, đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức sổ này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. 2.1. Hệ thống tài khoản: Do đặc điểm quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm của công ty cho nên công ty áp dụng theo chế độ QĐ 1141 ban hành ngày 1 / 11 / 1995. Nhìn chung công ty đều áp dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 do Nhà nước ban hành, chỉ khác do loại hình sản xuất và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh có sự phân chia từ công ty đến các chi nhánh nên tài khoản sử dụng được chi tiết cho từng chi nhánh ( Mẫu số 02 kèm theo ) 2.2. Hệ thống chứng từ: Do Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc là một công ty có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra cũng khá phong phú, vì vậy các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại công ty rất đa dạng, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại công ty theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho nhà quản lý. 2.3. Hệ thống sổ sách: Công ty tổ chức kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ, sổ cái theo mẫu quy định của chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ / CĐKT. Kỳ hạch toán của công ty là theo từng quý, cuối quý phòng kế toán của công ty tiến hành tập hợp khoá sổ và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn công ty. Nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Mở số kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quá trình ghi chép. Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập bảng biểu. Dùng các mẫu số in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của các tài khoản và chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu trên báo biểu đã quy định. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần, không cần lập chứng từ ghi sổ. Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng phân bổ Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ Công ty không làm kế toán bằng tay mà sử dụng kế toán máy với phần mềm kế toán FAST 2003, gồm các phân hệ: Hệ thống, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành, kế toán TSCĐ. Khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, Kế toán sẽ căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ để nhập số liệu vào các phân hệ tương ứng theo từng trường hợp cụ thể. Số liệu không chỉ được lưu trong phân hệ đó mà còn được tự động chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác có liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán sẽ được chuyển vào phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị của công ty ( nếu có ). 2.4. Hệ thống báo cáo tài chính: Công tác lập báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được thực hiện theo quyết định số 167 / 2000 / QĐ - BTC ngày 25 /10/ 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc lập báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo cấp trên. Các báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối mỗi quý. Bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này được gửi lên Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt rồi gửi lên Bộ để báo cáo. Các báo cáo tài chính năm được gửi lên Bộ và cơ quan thuế để quyết toán. Việc lập báo cáo tài chính này không những phục vụ cho hoạt động quản lý của Công ty, của Nhà nước mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng cần khác như các nhà đầu tư, ngân hàng, công nhân viên, khách hàng , nhà cung cấp ... có nhu cầu sử dụng. Bảng cân đối kế toán: Được lập trên cơ sở số dư của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4. Sau khi thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, kế toán cộng sổ, tính số dư trên các tài khoản và đối chiếu số dư này với các bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái. Dựa trên bảng cân đối kế toán này, kế toán sẽ lập các tỷ suất tài chính để phân tích các cân đối trong tài sản và nguồn vốn, từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh: Được lập trên cơ sở tổng phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9, theo đúng quyết định 167/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Báo cáo này được sử dụng để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua tính và phân tích các tỷ suất về khả năng sinh lời. 3. Quá trình hạch toán theo các phần hành kế toán cụ thể tại đơn vị: 3.1. Kế toán bán hàng và thanh toán: Hạch toán chi tiết và tổng hợp quá trình bán hàng và thanh toán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng như sau: Đối với kế toán thanh toán với người bán: Các chứng từ mua hàng: Hoá đơn GTGT là hoá đơn do nhà cung cấp lập giao cho công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng. Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi thẻ sau đó chuyển cho kế toán. Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hoá. Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: Liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán. Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng kê báo nợ khi công ty thanh toán qua ngân hàng. Hoá đơn GTGT Nhập kho Viết phiếu nhập Phòng vật tư KCS Phòng tài vụ Thủ kho ký Thanh toán Sơ đồ 2.3.1: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ phần hành thanh._.