Báo cáo Tổng hợp về công tác kế toán của nhà xuất bản giáo dục

ơ hội của mình. Là một doanh nghiệp Nhà nước và là một trong số ít doanh nghiệp hoạt động với tính chất độc quyền nhưng Nhà xuất bản Giáo dục không ngừng đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động kinh doanh hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình góp phần quan trong trong sự nghiệp giáo dục nước ta. Qua thời gian tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và công tác kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc em xin trình bày Báo cáo tổng hợp bao gồm những phần sau: Phần I: Những đặc điểm kinh doanh chung của Nhà xuất bản giáo dục phía Bắc. Phần II: Công tác kế toán của Nhà xuất bản giáo dục. Phần III: Đánh giá khái quát về công tác kế toán của Nhà xuất bản giáo dục. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng Kế toán – Tài vụ cũng như các phòng ban khác của Nhà xuất bản giáo dục và sự hướng dẫn tận tình của PGS. TS Nguyễn Minh Phương. Hà nội, ngày 23 tháng 03 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Vũ Hồng Anh Phần I: Tìm hiểu chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản giáo dục I. Khái quát chung về Nhà xuất bản giáo dục. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục tiền thân là Ban Tu thư và tổ in được thành lập ngay từ những ngày đầu giải phóng. Để phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ hai và nhu cầu phát triển lâu dài của ngành giáo dục, được phép của Chính Phủ, ngày 10 tháng 5 năm 1957 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký Nghị định số 398/NĐ thành lập Nhà xuất bản giáo dục kể từ ngày 1 tháng 6 năm 1957. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia thành các giai đoạn sau: Những năm đầu mới thành lập (1957 – 1963): Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu làm công việc tiếp nhận bản thảo, biên tập kỹ thuật, gia công in và giao cho Sở phát hành Tu thư (Cục xuất bản – Bộ văn hoá) phân phối, chưa có đủ điều kiện để biên tập nội dung bản thảo. Từ năm 1960 – 1962 Nhà xuất bản giáo dục đã xuất bản bộ sách giáo khoa (SGK) cấp 2, cấp 3 theo hệ thống giáo dục 10 năm. Thời kỳ này, Nhà xuất bản Giáo dục cũng cho xuất bản bộ sách bổ túc văn hoá và giáo trình Đại học (dùng cho các trường Sư phạm, Bách khoa, Tổng hợp), sách trung học sư phạm hệ 7+2 và một số sách tham khảo. Phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ 2, Nhà xuất bản Giáo dục đã xuất bản trên 200 tên sách với gần 2 triệu bản sách các loại thuộc đủ các cấp học, ngành học. Giai đoạn hoạt động xuất bản trong thời kỳ đầu của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1964 – 1971): Nhà xuất bản giáo dục đã được bổ sung nhiều cán bộ có năng lực và có đủ điều kiện hoàn thành nhiện vụ của mình. Với số lượng từ 200 đến 300 tên sách, 18.000.000 bản sách được xuất bản phát hành hàng năm Nhà xuất bản Giáo dục đã phục vụ phong trào “dạy tốt, học tốt” của toàn ngành, và từng bước khẳng định được vị trí của mình. Giai đoạn sáp nhập vào Cục xuất bản giáo dục (1971 – 1977): Tháng 9 - 1971, Bộ trưởng Bộ Giáo dục quyết định sáp nhập Nhà xuất bản Giáo dục vào Cục Xuất bản Giáo dục. Đây là thời gian mà nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục bị thu hẹp lại chỉ còn chức năng tổ chức, biên soạn, biên tập, nội dung sách tham khảo, từ điển và sách học tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, Nhà xuất bản Giáo dục vẫn phát huy và đã đạt được kết quả điển hình như việc xuất bản bộ SGK theo hệ thống giáo dục 10 năm cho vùng giải phóng miền Nam, số lượng sách phát hành hàng năm bình quân là hơn 20 triệu bản. Tháng 8-1977, Bộ Giáo dục quyết định tách Nhà xuất bản Giáo dục ra khỏi Cục Xuất bản, thành lập một Nhà xuất bản độc lập và giữ nguyên tên Nhà xuất bản Giáo dục. Giai đoạn phục vụ cải cách giáo dục lần thứ ba – hoàn thành thay SGK cho cấp 1 (1978 - 1986): Ngày 7/1/1978, hợp nhất Trung tâm Biên soạn cải cách giáo dục với Nhà xuất bản Giáo dục. Năm 1979 Bộ Giáo dục thành lập chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là thời kỳ Nhà xuất bản Giáo dục có nhiều đóng góp to lớn cho sự nghiệp giáo dục của đất nước. Song song với việc tổ chức và biên soạn, xuất bản SGK cải cách giáo dục, Bộ Giáo dục còn giao cho Nhà xuất bản Giáo dục các nhiệm vụ khác như: Tổ chức biên soạn, in SGK giúp Campuchia, tổ chức biên soạn và in SGK phục vụ cho công việc phổ cập cấp I ở miền núi và vùng gặp nhiều khó khăn. Thời kỳ đổi mới và phát triển (1987-nay): Chỉ tính trong ba năm đầu đổi mới (1987-1989), Nhà xuất bản Giáo dục đã thực hiện được 1253 tên sách với 113.492.501 bản sách. Theo quyết định số 1340/TCCP của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 7/7/1992, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp hợp nhất với Nhà xuất bản Giáo dục thành nhà xuất bản mới mang tên Nhà xuất bản Giáo dục. Ngoài ra, Nhà xuất bản Giáo dục còn được tăng cường bằng việc sát nhập các đơn vị chức năng khác thuộc ngành giáo dục và đào tạo như: Công ty Phát hành sách giáo khoa Trung ương, 1998 Công ty vật tư, 1998 Bộ phận chỉ đạo phát hành và thư viện trường học, 1998 Nhà máy in Diên Hồng, 1991 Báo Toán học tuổi trẻ, 1991 Nhà máy in Sách giáo khoa, 1995 Trung tâm nghe nhìn giáo dục, 1996 Trung tâm bản đồ và tranh ảnh Giáo dục, 1996 Trung tâm khoa học và công nghệ sách giáo khoa, 1996 Bên cạnh hoạt động xuất bản, Nhà xuất bản Giáo dục còn được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ giúp Bộ chỉ đạo công tác phát hành và thư viện trường học. Mặc dù có nhiều khó khăn như phải biên soạn sách giáo khoa dựa trên một chương trình chưa thật hoàn chỉnh, có lúc phải chờ để bàn lại hệ thống giáo dục; đội ngũ tác giả thiếu; vốn sản xuất thiếu; giá giấy tăng đột biến; giá sách giáo khoa thay đổi vì đầu vào biến động; sáp nhập nhiều đơn vị vào nên bộ máy cồng kềnh; năng suất lao động thấp, nhưng Nhà xuất bản Giáo dục đã vượt qua khó khăn và đạt được một số thành tích đáng kể, đóng góp tích cực vào công cuộc cải cách giáo dục. Trong quá trình xây dựng và phát triển, Nhà xuất bản Giáo dục luôn luôn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của mình, lấy phục vụ làm mục tiêu, kinh doanh là phương tiện để phục vụ mục tiêu đó, luôn có ý thức nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản phẩm, bảo toàn và phát triển vốn. Nhà xuất bản Giáo dục đã thường xuyên vượt các chỉ tiêu kế hoạch được giao. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Giáo dục. a. Chức năng của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục là doanh nghiệp Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ Giáo dục tổ chức việc biên soạn, xuất bản và phát hành các loại SGK, sách tham khảo, các công trình khoa học, các tài liệu dạy và học khác phục vụ cho các ngành khác trong cả nước. Nhà xuất bản Giáo dục là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và có con dấu riêng để hoạt động theo quyền hạn và nhiệm vụ được giao. b. Nhiệm vụ của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục có nhiệm vụ xuất bản và phát hành các loại SGK, sách tham khảo, các công trình khoa học, các tài liệu dạy và học khác phục vụ cho các ngành học trong cả nước bao gồm: Giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục tại chức và bổ túc, giáo dục đại học, giáo dục sau đại học và giáo dục chuyên nghiệp, đáp ứng kịp thời đủ yêu cầu về số lượng và chất lượng. Nhà xuất bản Giáo dục có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng của Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo công tác phát hành sách giáo khoa, công tác thư viện trường học. Nhà xuất bản Giáo dục giúp Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý công tác xuất bản nhất thời các tài liệu dạy và học ở các địa phương, các trường đại học và chuyên nghiệp, các Vụ, các Viện và các cơ quan khác trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nhà xuất bản Giáo dục thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và được hưởng chế độ trợ giá cho các loại SGK do Nhà nước qui định. Nhà xuất bản Giáo dục được kinh doanh thêm một số văn hoá phẩm phục vụ việc dạy và học trong các nhà trường. Nhà xuất bản Giáo dục có nhiệm vụ hợp tác với các tổ chức quốc tế trong và ngoài nước về lĩnh vực xuất bản và phát hành sách theo qui định của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 3. Kết quả sản xuất kinh doanh qua một số năm. a. Phân tích tình hình tài chính Là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Nhà xuất bản Giáo dục là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng là SGK, sách tham khảo, các tạp chí chuyên ngành, tem … chủ yếu là các mặt hàng được trợ giá và không bị ảnh hưởng của thời tiết và môi trường. Vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục qua các năm là tương đối ổn định. Sau đây là một số chỉ tiêu chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục trong hai năm: BảNG KếT quả hoạt động kinh doanh nhà xuất bản giáo dục Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2001 2002 ± % 1.Tổng doanh thu 301.990.351.277 348.183.001.661 46.192.650.384 15 2.Giá vốn hàng bán 259.286.269.525 285.607.684.755 26.321.415.230 10 3.Lợi nhuận gộp 42.573.117.943 61.272.247.156 18.699.129.213 44 4.CPBH và QL 11.694.209.474 24.580.652.422 12.886.442.948 110 5.Thuế thu nhập 5.929.572.544 10.013.980.181 4.084.407.637 69 6.Lợi nhuận sau thuế 13.586.341.207 20.012.321.378 6.425.980.171 47 7.Vốn kinh doanh 28.726.082.237 30.183.615.069 1.457.532.832 5 8.Thu nhập bình quân đầu người / tháng 1.300.000 1.500.000 200.000 15 Bảng trên cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục ổn định và có xu hướng phát triển. Doanh thu tăng đều đặn qua các năm, thu nhập bình quân đầu người cũng ngày một tăng, đảm bảo đời sống vật chất cho công nhân và cán bộ công nhân viên của Nhà xuất bản Giáo dục. Tuy nhiên, chi phí quản lý và bán hàng tăng nhanh so với doanh thu có thể là do đặc điểm quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục thay đổi, Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc phải tăng chi phí quản lý do có nhiều đơn vị trực thuộc. Nhưng điều đó cho thấy công tác quản lý ở Nhà xuất bản Giáo dục chưa thức sự đạt hiệu quả cao. Bảng phân tích tỷ suất hiệu quả sử dụng vốn Chỉ tiêu Năm 2003/2002 2002 2003 ± % 1. Lợi nhuận thuần / Vốn 0,47 0,66 0,19 40 2. Lợi nhuận gộp / Tổng doanh thu 0,14 0,18 0,04 29 3. Tổng doanh thu /Vốn 10,51 11,54 1,03 10 Bảng trên là ba tỷ suất hiệu quả của Nhà xuất bản Giáo dục qua hai năm gần đây: Hiệu suất sử dụng vốn cho biết 1 đồng vốn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng doanh thu. Năm 2002, một đồng vốn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra được 10,51 đồng doanh thu. Năm 2003, một đồng vốn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra được 11,54 đồng doanh thu. Tỉ suất tổng doanh thu trên vốn của Nhà xuất bản Giáo dục >1 rất nhiều chứng tỏ doanh nghiệp đã sử dụng rất tốt nguồn vốn kinh doanh, bỏ ra một đồng vốn kinh doanh, doanh nghiệp tạo ra hơn 10 đồng doanh thu. Tỷ suất này tăng dần lên theo các năm chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp tốt. Tỷ suất lợi nhuận gộp: cho biết một đồng doanh thu thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận gộp. Năm 2002, một đồng doanh thu được 0,14 đồng lợi nhuận gộp. Năm 2003, một đồng doanh thu được 0,18 đồng lợi nhuận gộp. Doanh thu của doanh nghiệp rất cao nhưng tỉ suất lợi nhuận gộp không được cao, như vậy giá thành sản xuất còn cao đó là do đặc thù sản xuất (các sản phẩm sản xuất thường chiếm trên 65% giá bán). Mặc dù vậy để hiệu quả sản xuất cao Nhà xuất bản Giáo dục cần phải có biện pháp để công tác hạch toán giá thành tốt hơn tăng hiệu quả sản xuất. Tỷ suất lợi nhuận trên vốn phản ánh 1 đồng vốn bỏ ra thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận: Năm 2002, một đồng vốn bỏ ra thu được 0,54 đồng lợi nhuận. Năm 2003,một đồng vốn bỏ ra thu được 0,66 đồng lợi nhuận. Mặc dù tỉ doanh thu trên vốn rất lớn nhưng tỷ suất lợi nhuận gộp lại không cao là do đặc điểm sản xuất kinh doanh cảu Nhà xuất bản Giáo dục là sản xuất mặt hàng được trợ giá. Lợi nhuận thu được tăng dần khi vốn kinh doanh tăng, tuy nhiên, tốc độ của tỷ suất lợi nhuận trên vốn còn chưa ổn định mặc dù những biến động này là không đáng kể. Bảng phân tích tỷ suất tài chính và tỷ suất thanh toán. Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2001 2002 ± % 1. Tỷ suất đầu tư TSCĐ 0,045 0,035 - 0,001 - 2,22 2. Hệ số hao mòn 0,56 0,62 0,06 10,7 2. Tỷ suất tự tài trợ 0,39 0,43 0,04 10,3 3. Tỷ suất thanh toán hiện hành 13,87 10,54 - 3,33 - 24 4. Tỷ suất thanh toán của vốn lưu động 0,32 0,29 - 0,03 - 9,4 5. Tỷ suất thanh toán tức thời 4,47 3,02 -1,45 - 32,4 6. Vốn hoạt động thuần (triệu đồng) 196.000 222.265 26.265 13,4 7. Tỷ lệ khoản phải thu/ phải trả 0,82 0,92 0,1 12,2 Tỷ suất đầu tư vào tài sản cố định của Nhà xuất bản Giáo dục trong hai năm vừa qua đều quá nhỏ (năm 2001 là 0,045, năm 2002 là 0,039), tình hình đầu tư TSCĐ của Nhà xuất bản Giáo dục chưa được tốt cụ thể là TSCĐ đã cũ tỷ lệ hao mòn đã trên 50%. Do Nhà xuất bản Giáo dục không sản xuất in nà chỉ thực hiện giai đoạn chế bản nên tỷ suất TSCĐ không lớn. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp tỷ trọng TSCĐ phải lớn hơn 0,3 thì mới đảm bảo, nhất là doanh nghiệp sản xuất thì phải lớn hơn 0,5. Sự đầu tư mới TSCĐ còn chậm, TSCĐ chủ yếu là TSCĐ đã cũ, Nhà xuất bản Giáo dục cần đầu tư mới TSCĐ để đảm bảo khả năng sản xuất trong những năm tới. Tỷ suất tự tài trợ của Nhà xuất bản Giáo dục cũng nhỏ hơn 0,5 chứng tỏ doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn lớn. Nợ phải trả lớn lại tập trung chủ yếu ở khoản Vay dài hạn. Vay dài hạn của doanh nghiệp lớn mà không phải để đầu tư vào tài sản cố định mà để làm tăng vốn lưu động mà chủ yếu là khoản chi sự nghiệp. Tuy nhiên, xu hướng của tỷ suất này đang tăng lên theo hướng tốt chứng tỏ tình hình thanh toán công nợcủa doanh nghiệp đang tốt lên. Tỷ suất thanh toán hiện hành của Nhà xuất bản Giáo dục rất lớn ( trên 100%) chứng tỏ khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp rất tốt tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng rất tốt. Tuy nhiên, tỷ suất này quá lớn là do TSLĐ của doanh nghiệp quá lớn chứng tỏ vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp còn chậm. Tỷ suất thanh toán của tài sản lưu động thể hiện khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động. Tỷ suất này nếu lớn hơn 0,5 thì sẽ gây ứ đọng vốn còn nếu nhỏ hơn 0,1 thì doanh nghiệp sẽ thiếu tiền để thanh toán. Tỷ suất này của doanh nghiệp là 0,32năm 2001 và 0,29 năm 2002 như vậy khả năng chuyển đổi thành tiền của TSLĐ của Nhà xuất bản Giáo dục là tốt sẽ không gây khó khăn trong việc thanh toán. Tỷ suất thanh toán tức thời phản ánh khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp, tỷ suất này lớn hơn 0.5 thì tình hình thanh toán của doanh nghiệp tương đối khả quan, còn nếu nhỏ hơn 0,5 thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong tình hình thanh toán. Tuy nhiên nếu tỷ suất này quá cao thì không tốt, tỷ suất này của Nhà xuất bản Giáo dục là 4,47 năm 2001 và 3,02 năm 2002. Tỷ suất này quá cao chứng tỏ vốn bằng tiền của doanh nghiệp quá nhiều vòng quay tiền chậm làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Tuy nhiên, tỷ suất này đang có xu hướng giảm Nhà xuất bản Giáo dục cần đưa tiền vào quay vòng nhanh hơn tăng khả năng sử dụng vốn. Vốn hoạt động thuần: một doanh nghiệp muốn hoạt động không bị gián đoạn thì phải duy trì một lượng vốn lưu động hợp lý để thoả mãn các khoản nợ ngắn hạn và dự trữ hàng tồn kho đầy đủ. Vốn hoạt động thuần càng lớn thì khả năng thanh toán nợ càng cao. Tuy nhiên, vốn hoạt động thuần của Nhà xuất bản Giáo dục lớn và có xu hướng tăng, mặc dù các tỷ suất thanh toán đều có xu hướng giảm, lượng vốn hoạt động thuần lớn như vậy là không tốt. Tỷ lệ khoản phải thu/ phải trả của Nhà xuất bản Giáo dục trong hai năm qua là rất lớn: là 82% năm 2001, 92% năm 2002. Như vậy doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn hơn rất nhiều so với số vốn đi chiếm dụng được. Qua phân tích các tỷ suất về khả năng thanh toán của Nhà xuất bản Giáo dục cho thấy khả năng thanh toán của doanh nghiệp là rất tốt nhưng tình hình thanh toán của doanh nghiệp lại chưa hoàn toàn tốt. Doanh nghiệp vay vốn nhiều nhưng không sử dụng vào kinh doanh và quay vòng vốn mà để tồn đọng quá nhiều, doanh nghiệp nên đầu tư và TSCĐ để tăng hiệu quả sản xuất. Doanh nghiệp cần có biện pháp để thu hồi vốn nhanh đồng thời tăng hiệu quả sử dụng vốn rút ngắn vòng quay của vốn. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động tổ chức kinh doanh của Nhà xuất bản giáo dục. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Nhà xuất bản giáo dục (phía Bắc). Nhà xuất bản Giáo dục có cơ chế quản lý như một tổng công ty, gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc có chức năng và quyền hạn về kinh doanh, đều có con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng. Nhà xuất bản Giáo dục có các chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh này có tổ chức như là một công ty con, có Giám đốc chi nhánh, kế toán trưởng và các trưởng phòng ban. Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được tổ chức dọc theo cơ cấu chức năng như sau: Ban Giám đốc gồm: 1 Giám đốc, 3 Phó giám đốc và 1 Kế toán trưởng. - Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ký quyết định bổ nhiệm. Là người chịu trách nhiệm trước Bộ về mọi mặt hoạt động kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục, quản lý tài sản và vốn được giao. Quyết định phương hướng nhiệm vụ xuất bản, kế hoạch in ấn, kế hoạch phát hành sách và các xuất bản phẩm khác, trực tiếp giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, quyết định kế hoạch tài chính và chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính trong toàn Nhà xuất bản Giáo dục. - Phó Giám đốc - Tổng biên tập lãnh đạo trực tiếp khối biên tập, cùng với Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng chính trị, tư tưởng, khoa học, nghệ thuật của các xuất bản phẩm. Tổ chức công tác biên soạn, biên tập của toàn Nhà xuất bản Giáo dục, ký hợp đồng kinh tế đối với tác giả, chỉ đạo nội dung tuyên truyền quảng cáo cho các xuất bản phẩm đã và sẽ xuất bản. - Phó Giám đốc phụ trách phát hành chỉ đạo công tác phát hành và công tác nội chính bao gồm Trung tâm phát hành sách giáo dục, Phòng Hành chính - Quản trị, tổ chức tuyên truyền giới thiệu sách. Ký hợp đồng kinh tế với các công ty sách, các hợp đồng liên doanh phát hành và các hợp đồng kinh tế, dịch vụ, lao vụ khác. - Phó Giám đốc phụ trách in chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, khai thác năng lực các nhà in, đảm bảo tổ chức in đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục. Tổ chức phối hợp công nghệ, thống nhất toàn Nhà xuất bản Giáo dục về bản thảo, maket, chất lượng và kỹ thuật in. Ký các hợp đồng về in, ký các lệnh xuất vật tư giấy bìa đúng chủng loại đưa vào sản xuất. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý, sử dụng, điều hành các loại vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đề xuất cơ chế, chính sách và tổ chức thực hiện các chủ trương về giá sách, giá công in, phí phát hành, cơ chế thanh toán... Có trách nhiệm đề xuất và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính và kinh doanh của toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Thẩm kế và kiểm tra các khoản chi tiêu trước khi trình Giám đốc ký duyệt. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản vật tư, tiền vốn, các định mức, các dự toán chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí xây dựng cơ bản...Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Nhà xuất bản Giáo dục và trong các đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ bộ máy kế toán, công tác hạch toán của Nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị trực thuộc. Khối biên tập gồm có: Ban thư ký biên tập, các Ban biên tập chuyên môn, Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ, Phòng Thư viện - Tư liệu. - Ban thư ký biên tập có nhiệm vụ giúp Giám đốc và Tổng biên tập trong việc xây dựng kế hoạch đề tài hàng năm, lập danh mục, thuyết minh đề tài để đưa ra Hội đồng xuất bản Nhà xuất bản Giáo dục xem xét và trình Giám đốc duyệt. Tổ chức và theo dõi việc biên tập, làm chế bản - đồ hoạ các bản thảo đã được Tổng biên tập ký duyệt. Phối hợp với Trung tâm Phát hành sách giáo dục xây dựng các kế hoạch in sách. Giúp Giám đốc, Tổng biên tập trong việc quản lý xuất bản theo hình thức liên doanh in và phát hành, xét duyệt đề tài, soạn thảo hợp đồng kinh tế, cấp giấy trích ngang, quản lý xuất bản lưu hành nội bộ của các cơ quan đơn vị thuộc ngành giáo dục và đào tạo. Thực hiện chế độ lưu chiểu, lưu biếu. Làm nhiệm vụ thư ký cho Tổng biên tập, giúp Tổng biên tập trong công tác văn thư, hành chính, tổ chức hội nghị ... có liên quan đến hoạt động của khối biên tập. - Các Ban biên tập chuyên môn: Ban Mẫu giáo, Ban Văn, Ban Tiếng việt, Ban Ngoại ngữ, Ban Sử - Địa, Ban Toán, Ban Lý, Ban Hoá, Ban Sinh, Ban Kỹ thuật - Hướng nghiệp, Ban Giáo dục, Ban Kỹ thuật đại học có nhiệm vụ biên tập sách từ bản thảo của tác giả ra bản thảo hoàn chỉnh, chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức về bản thảo của sách biên tập. - Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ thực hiện việc chế bản - đồ họa toàn bộ bản thảo của Nhà xuất bản Giáo dục cả kênh hình và kênh chữ, trang ruột và trang bìa sách. Tổ chức phối hợp công nghệ về bản thảo, maket, trình bày thống nhất sách xuất bản trong cả nước. - Phòng Thư viện - Tư liệu có nhiệm vụ cung cấp kịp thời, chính xác yêu cầu về sách, báo, tư liệu, thông tin ... phục vụ cho công tác nghiên cứu, làm việc và học tập của cán bộ lãnh đạo, người biên tập và các viên chức khác của Nhà xuất bản. Quản lý, lưu trữ và bảo quản các sách báo có liên quan tới chuyên môn. Khối Sản xuất - Phát hành gồm có Phòng Vật tư, Phòng Quản lý in, và Trung tâm phát hành sách giáo dục - Phòng vật tư căn cứ vào dự kiến kế hoạch xuất bản xây dựng kế hoạch vật tư phục vụ cho công tác xuất bản. Tổ chức thực hiện mua các loại vật tư. Xây dựng kế hoạch vận chuyển bằng đường sắt và phối hợp với phòng Kho vận thuộc Trung tâm phát hành sách giáo dục tổ chức tiếp nhận giấy và vận chuyển giấy tới các nhà in, về kho. Tổ chức cắt rọc giấy theo đúng kích thước, chủng loại để đưa xuống các nhà in. Phối hợp với phòng Tài vụ quyết toán giấy in sách với các nhà in. - Phòng Quản lý in phân phối in và tổ chức ký hợp đồng in. Điều độ, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch in. Chịu trách nhiệm về chất lượng in sách, số lượng và thời điểm giao nộp các xuất bản phẩm. Lưu trữ bản can, phim, làm bản can và phim mới. - Trung tâm phát hành sách Giáo dục gồm các phòng Kế hoạch- Tiếp thị, Phòng Phát hành, Phòng Kho vận, Cửa hàng giới thiệu sách. Trung tâm có nhiệm vụ lập kế hoạch phát hành tiêu thụ hàng năm về sách và các loại xuất bản phẩm khác của toàn Nhà xuất bản Giáo dục, theo dõi việc thực hiên kế hoạch, điều tiết việc phân phối sách trong toàn quốc. Trung tâm tổ chức phân phối sách cho các Công ty sách - thiết bị trường học theo đúng hợp đồng, tổ chức hoạt động tiếp thị để nắm được nhu cầu thị trường sách. Trung tâm quản lý các kho sách và đội xe tải và điều hành vận chuyển sách đến các công ty sách - thiết bị trường học và các chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục. Trung tâm còn có nhiệm vụ chỉ đạo công tác thư viện trường học trong cả nước. Khối Quản lý - Tổng hợp gồm có: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Kế toán - Tài vụ. - Phòng Kế hoạch - Tổng hợp theo sự chỉ đạo của Giám đốc, phối hợp với các phòng ban chức năng trong việc xây dựng kế hoạch tổng thể hàng năm của toàn Nhà xuất bản Giáo dục, tổ chức theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc. Phòng có nhiệm vụ tổng hợp các mặt hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục theo định kỳ hoặc đột xuất để báo cáo với các cơ quan và thông báo trong toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Đồng thời phòng còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hợp tác với nước ngoài, tuyên truyền giới thiệu sách giáo dục với nước ngoài, làm công tác đối ngoại và quản lý, thiết lập mạng thông tin toàn quốc của Nhà xuất bản Giáo dục. - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương giúp Giám đốc tổ chức bộ máy toàn Nhà xuất bản Giáo dục phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Xây dựng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn các phòng có chức năng quản lý, các ban biên tập và các trung tâm trong nội bộ Nhà xuất bản. Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương phối hợp với các phòng, ban nghiên cứu, đề xuất những biện pháp tổ chức thực hiện các chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền lương, cơ chế trả thưởng, phân phối thu nhập theo lao động, các hình thức thi đua, khen thưởng, qui trình công nghệ, định mức lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Các cán bộ phòng có nhiệm vụ xây dựng qui hoạch đào tạo, bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ, đề bạt, nhận xét, đánh giá cán bộ, quản lý các mặt hồ sơ lao động, phối hợp với các ngành tổ chức bồi dưỡng và đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ Nhà xuất bản Giáo dục. - Phòng Hành chính - Quản trị thực hiện công tác văn thư, tiếp khách và lên lịch cơ quan cho Ban Giám đốc. Phòng phải chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch và phương án bảo vệ kho tàng, tài sản, nhà cửa của cơ quan. Đồng thời chịu trách nhiệm toàn bộ dịch vụ về đời sống, an ninh, trật tự, vệ sinh sức khoẻ và tu bổ, sửa chữa nhà cửa, điện nước, trang thiết bị đồ dùng làm việc cho cơ quan, xe cộ đi công tác cho Ban Giám đốc và cán bộ. - Phòng Kế toán - Tài vụ trên cơ sở kế hoạch xuất bản hàng năm, Phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch thu chi tài chính, lao động, tiền lương, phản ánh các chỉ tiêu chủ yếu được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao. Tổng hợp việc thực hiện kế hoạch qua các chỉ tiêu chủ yếu đã nêu trên và quyết toán, tự kiểm toán, bảo vệ trước các ngành. Phòng có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn, giúp Giám đốc sử dụng vốn có hiệu quả. Đồng thời theo dõi việc sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ, giữ gìn tài sản và vốn hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục, kiểm tra, phản ánh các chi phí sản xuất về giấy và công in, can vẽ, chế bản, nhuận bút và các chi phí về quản lý xuất bản. Phòng còn có nhiệm vụ giúp giám đốc chấp hành các chủ trương, chính sách về tài chính, thực hiện tốt việc hạch toán kinh tế, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, trích lập các quĩ theo chế độ, phân phối lợi nhuận xí nghiệp. Các cán bộ phòng kế toán tham gia nghiên cứu đề xuất thực hiện các chế độ chính sách về kinh tế nói chung, chế độ kinh tế xuất bản nói riêng như: chính sách giá cả, giá bán lẻ, giá bán buôn, gia công in, chế độ nhuận bút, thù lao cho tác giả và cộng tác viên ... Giúp Giám đốc theo dõi 2 chi nhánh Nhà xuất bản và các đơn vị trực thuộc về kinh tế nói chung và các các kế hoạch, các chỉ tiêu kinh tế, hiệu quả kinh tế chung của toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Phòng có trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí khoa học, kinh phí viện trợ của UNICEF, UNESCO viện trợ làm sách ngoài nước. Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ quản lý Nhà xuất bản Giáo dục (phía Bắc) Giám đốc Phó GĐ Tổng Biên Tập Ban Thư ký biên tập TT Chế bản-Đồ hoạ Ban Văn Ban Sử - Địa Ban Giáo dục Tủ sách Văn học và Tuổi trẻ Ban Ngoại ngữ Ban Mẫu giáo Ban Toán Ban Lý Ban Hoá Ban Sinh Ban KT-Đại học Ban LĐ-KT-HN Ban Tiếng Việt Phòng Thư viện TL TT Sách Dân tộc Phó GĐ Phát hành TT Phát hành SGD Phòng HCQT Phó GĐ Phụ trách in Báo Toán học và Tuổi trẻ TT Khoa học CN SGK Phòng Quản lý SX Kế toán trưởng Phòng kế toán tài vụ Phòng Kế hoạch Tổng hợp Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lương Quan hệ chỉ đạo, điều hành Quan hệ phối hợp 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục có cơ chế quản lý như một Tổng công ty gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục có chức năng và quyền hạn về kinh doanh, và có hạch toán kinh doanh độc lập. Sơ đồ hoạt động của toàn bộ Nhà xuất bản Giáo dục được khái quát như sau: Sơ đồ đặc điểm hoạt động kinh doanh Nhà in Nhà in Chi nhánh MN NXB Giáo dục Chi nhánh MT Nhà in Học sinh Nhà in Cty sách & TBTH Cty sách & TBTH Cty sách & TBTH Học sinh Học sinh Cung cấp sách Thanh toán tiền Ghi chú: Chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh Nhà xuất bản Giáo dục tại Thành phố Đà Nẵng có cùng chức năng giống nhau: - Chịu trách nhiệm tổ chức in và phát hành sách giáo khoa, sách tham khảo các công trình khoa học, các tài liệu dạy và học khác phục vụ cho các ngành học ở các tỉnh miền Nam và miền Trung. - Hai chi nhánh này được phân công tổ chức biên soạn một số đầu sách giáo khoa, sách tham khảo, sách giáo dục cho vùng dân tộc và các tài liệu dạy học khác. - Đồng thời hai chi nhánh này giúp Nhà xuất bản Giáo dục trong việc quản lý xuất bản, tái bản, nhân bản tài liệu, giáo trình, sách giáo khoa, chỉ đạo công tác phát hành sách giáo khoa, các tài liệu dạy và học khác, chỉ đạo công tác thư viện trường học ở các tỉnh miền Nam và miền Trung theo quyết định của Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà máy in Diên Hồng và Nhà máy in Sách giáo khoa cũng có chức năng giống nhau: - Nhà máy in tổ chức in sách giáo khoa, các tài liệu dạy và học khác, các tạp chí phục vụ cho ngành giáo dục và đào tạo theo kế hoạch hàng năm của Nhà xuất bản Giáo dục. - Đồng thời tổ chức cắt, rọc giấy phục vụ in sách giáo khoa. - Các nhà máy này được phép liên kết, liên doanh với các tổ chức và khai thác năng lực sản xuất để sử dụng công suất tối đa máy móc thiết bị của nhà máy tạo thêm công việc cho cán bộ công nhân viên của nhà máy. Trung tâm bản đồ và tranh ảnh giáo dục có nhiệm vụ: - Nghiên cứu, xây dựng, thiết kế mẫu bản đồ và tranh ảnh giáo dục. - Trung tâm tổ chức sản xuất, cung ứng bản đồ và tranh ảnh theo kế hoạch phục vụ cho việc dạy và học. - Trung tâm có nhiệm vụ thực hiện việc hợp tác quốc tế trong lĩnh vực bản đồ và tranh ảnh giáo dục theo quy định của Bộ giáo dục và Đào tạo, của Nhà nước góp phần xây dựng khoa học và kỹ thuật về bản đồ và tranh ảnh giáo dục với các nước. Trung tâm nghe nhìn Giáo dục có nhiệm vụ: - Sản xuất và phát hành các phim giáo khoa, băng hình, băng tiếng, phim đèn chiếu, các phần mềm vi tính phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của tất cả các ngành học, cấp học, các loại hình thuộc ngành giáo dục và đào tạo. - Trung tâm tổ chức quay phim tư liệu, tài liệu phục vụ cho công tác tuyên truyền của ngành giáo dục và đào tạo và của địa phương. - Trung t._.âm có trách nhiệm tổ chức học hỏi, trao đổi, thu thập tài liệu, hình ảnh trong và ngoài nước để phục vụ cho việc sản xuất băng hình, băng tiếng. Trung tâm khoa học và công nghệ sách giáo khoa có nhiệm vụ: - Đề xuất những phương hướng nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ nhằm đổi mới công nghệ làm sách, nâng cao chất lượng nội dung và hình thức sách, cải tiến công tác quản lý và chỉ đạo của Nhà xuất bản Giáo dục. - Trung tâm có nhiệm vụ quản lý hoạt động và tổ chức phổ biến thành tựu khoa học, công nghệ. Chỉ đạo việc tổ chức nghiệm thu, triển khai kết quả nghiên cứu vào sản xuất. - Trung tâm còn có trách nhiệm thực hiện hợp tác trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và công nghệ với các cơ quan khoa học trong và ngoài ngành giáo dục ở trong nước cũng như ngoài nước theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ việc khái quát một số đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục ta có thể thấy đặc điểm hoạt động kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục mang tính đa dạng và phong phú từ giai đoạn làm bản thảo, đưa sách đi in đến giai đoạn phát hành sách theo hợp đồng đã ký với từng công ty sách và thiết bị trường học của các tỉnh trong cả nước. Từ các công ty sách và thiết bị trường học sách được đưa tới các trường để phục vụ cho học sinh, một số được bán lẻ ở các cửa hàng giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục hay ở một số đại lý. Các công ty sách phải đảm bảo đủ sách cho học sinh trong phạm vi mình quản lý và thanh toán công nợ đúng hạn với Nhà xuất bản Giáo dục. 3. Qui trình công nghệ sản xuất tại Nhà xuất bản giáo dục. Căn cứ và phương hướng nhiệm vụ phát triển của ngành, căn cứ vào mục tiêu kế hoạch của Nhà nước, căn cứ vào nhu cầu, yêu cầu của các địa phương, Nhà xuất bản Giáo dục xây dựng kế hoạch xuất bản - phát hành sách giáo khoa và các loại sách khác phục vụ các ngành học trong cả nước. Mục tiêu đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng, đảm bảo về chất lượng nội dung và hình thức, phục vụ kịp thời gian. Trên cơ sở kế hoạch xuất bản - tiêu thụ Nhà xuất bản Giáo dục lập các phương án về vốn, vật tư phục vụ cho tiến độ sản xuất. Sau đó, Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức điều hành phân phối sách cho các địa phương theo hợp đồng đã ký. Tổ chức sản xuất của Nhà xuất bản Giáo dục gắn liền với quy trình công nghệ: từ bắt đầu tổ chức đội ngũ tác giả; tổ chức biên soạn; tổ chức biên tập nội dung; biên tập kỹ, mỹ thuật; chế bản; tổ chức in sách và phát hành sách về tới địa phương. Quy trình công nghệ xuất bản sách giáo khoa là một quy trình gồm nhiều giai đoạn: Giai đoạn làm bản thảo: Trên cơ sở đề cương sách đã được Bộ duyệt (nếu là sách giáo khoa) hoặc Nhà xuất bản Giáo dục duyệt (nếu là sách tham khảo), Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức ký hợp đồng viết sách với tác giả và theo dõi tiến độ đảm bảo hoàn thành bản thảo đúng thời hạn. Khi đã có bản thảo, Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức biên tập vòng 1: biên tập viên đọc và đánh giá về chất lượng nội dung (bản thảo có đúng với đề cương đã được duyệt không, về quan điểm chính trị, nội dung khoa học, bố cục nội dung, văn phong, tính sư phạm đã đạt yêu cầu chưa) và làm phiếu biên tập ghi rõ những nội dung trên, đề nghị những vấn đề cần góp ý (bản thảo được các chuyên gia đọc góp ý). Sau đó biên tập viên làm tờ trình lên Tổng biên tập xin duyệt và bản thảo được đưa đánh máy. Bản thảo đã đánh máy được đưa vào biên tập vòng 2: biên tập sẽ sửa bản thảo theo những ý kiến đã đóng góp, sửa câu chữ, lỗi chính tả và morat cho sạch. Khi bản thảo đã đạt yêu cầu thì làm phiếu biên tập vòng 2, có ghi đầy đủ những thay đổi đã được thực hiện và gửi kèm các phiếu đọc góp ý, phiếu yêu cầu chế bản, làm hình minh hoạ... trình Tổng biên tập duyệt. Nếu Tổng biên tập thấy chưa đạt thì phải biên tập vòng 3, nếu bản thảo đạt yêu cầu rồi thì Tổng biên tập ký đưa vào sản xuất. Bản thảo được ký đưa vào sản xuất gọi là bản thảo gốc. Bản thảo gốc được chuyển sang Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ để lên bản can và phim cả hình và chữ. Biên tập viên đọc lại bản can, phim lần cuối để ký đưa in. Giai đoạn in sách: Do số lượng in lớn, chỉ một số đầu sách được in tại các nhà in trực thuộc Nhà xuất bản Giáo dục (nhà in Diên Hồng, nhà in Sách giáo khoa Đông Anh), số còn lại được thuê gia công in tại các xí nghiệp in ngoài. Nhà xuất bản Giáo dục vẫn kiểm soát về chất lượng in và điều hoà công việc giữa các nhà in để đảm bảo tiến độ. In xong, sách được nhập vào kho của Nhà xuất bản Giáo dục. Giai đoạn phát hành sách: Sách được bán phần lớn cho các Công ty sách và thiết bị trường học theo hợp đồng của các công ty đó với Nhà xuất bản Giáo dục. Một số ít được bán lẻ cho các trường học và các cửa hàng giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất bản Giáo dục phải đảm bảo có đủ sách và đồng bộ cho các Công ty sách – Thiết bị trường học theo đúng hợp đồng đã ký kết. Các công ty sách phải đảm bảo đủ sách cho học sinh trong phạm vi mình quản lý và thanh toán công nợ đúng hạn với Nhà xuất bản Giáo dục. Quy trình làm sách tại Nhà xuất bản Giáo dục Bản thảo thô Thẩm định Biên tập vòng 1 Đánh máy Biên tập vòng 2 Biên tập vòng 3 Chế bản Làm hình Làm bìa K/tra can, ký in Thuê gia công in K/tra chất lượng Nhập kho Phát hành Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc. Nhà xuất bản Giáo dục có quy mô kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực thuộc nên tổ chức công tác kế toán vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế toán riêng), vừa tập trung (phòng Kế toán- Tài vụ làm công tác kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc đó). Tham gia bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 15 thành viên đứng đầu là Kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán. - Kế toán trưởng là người chỉ đạo toàn diện công tác kinh tế tài chính, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế của Nhà xuất bản Giáo dục như đã nêu ở phần trên. - Trưởng phòng kế toán là người chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn của các bộ phận kế toán, về việc chấp hành chế độ tài chính. Trưởng phòng cũng là người điều hành chung công việc của phòng để phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh dưới góc độ tài chính. - Phó phòng kế toán giải quyết những vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh, phụ trách phần kế toán tổng hợp, theo dõi và làm các báo biểu tổng hợp, cung cấp các số liệu kế toán tổng hợp và phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Tổ chức công việc ở phòng kế toán tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục được phân thành nhóm gắn với công việc cụ thể. - Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ viết phiếu thu, chi thuộc các khoản chi tiêu của cán bộ công nhân viên và khách hàng về tiền mặt. Ngoài ra còn theo dõi về chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ viết phiếu thu chi séc, giao dịch với Ngân hàng về các khoản có liên quan đến tiền gửi và tiền vay tại Ngân hàng. Sử dụng bảng tổng hợp và chi tiết về tiền gửi, tiền vay ở các Ngân hàng. - Kế toán vật tư có nhiệm vụ phản ánh chính xác và đầy đủ đối với vật tư của Nhà xuất bản Giáo dục kể từ khâu nhập, xuất, tồn ở kho về giấy, theo dõi các khoản xuất giấy gửi ở các nhà in. Theo dõi các khoản mua hộ giấy cho các chi nhánh Nhà xuất bản. Theo dõi chu chuyển giấy giữa các nhà in, chuẩn bị số liệu quyết toán ở các nhà in, sử dụng thẻ kho về các loại vật tư, hoá đơn kiêm phiếu xuất vật tư, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Kế toán công cụ, dụng cụ theo dõi sự tăng, giảm của công cụ, dụng cụ. Kiểm tra tình hình cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng, ban chuyên môn làm việc, sử dụng sổ chi tiết về công cụ dụng cụ. - Kế toán tiền lương và BHXH có nhiệm vụ tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản cho cán bộ công nhân viên. Tính toán phân bổ chích xác hợp lý chi phí về tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng có liên quan. Theo dõi thu nhập và thuế thu nhập của toàn bộ cán bộ công nhân viên. - Kế toán tạm ứng có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản tạm ứng và thanh toán của cán bộ công nhân viên Nhà xuất bản. Ngoài ra còn theo dõi về các khoản phải thu, phải trả theo dõi về chi phí bán hàng và sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng. - Kế toán về nhuận bút theo dõi việc trả nhuận bút cho tác giả, theo dõi việc chi cho thẩm định, nhân xét, đánh giá, đọc góp ý bản thảo của cộng tác viên; Kiểm tra và lập giá sách theo qui định; Sử dụng phiếu thanh toán nhuận bút và đọc góp ý. - Kế toán công nợ nội bộ kiêm Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi số phát sinh, đối chiếu công nợ thường xuyên đối với các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản. Theo dõi về TSCĐ, tính và trích khấu hao TSCĐ. Lập các báo cáo về TSCĐ cho các đơn vị cấp trên. Theo dõi về thanh lý và sửa chữa TSCĐ. - Kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ theo dõi thường xuyên về tình hình tiêu thụ sách cho các Công ty sách – TBTH và các đơn vị lẻ. Theo dõi tình hình thanh toán của các Công ty sách từ đó đề nghị khen thưởng cho các Công ty thanh toán đúng hạn. Theo dõi công nợ với Công ty sách và các đơn vị lẻ. - Kế toán công in và giấy in sách giáo khoa có nhiệm vu theo dõi, tính toán công in cho các nhà in. Tính toán và kiểm tra số lượng giấy thực tế in sách tại các nhà in từ đó lập báo cáo về tình hình tiêu thụ giấy để quyết toán giấy. - Kế toán giá thành lập các báo cáo về giá thành sách giáo khoa, sách tham khảo theo từng tên sách. Ngoài ra còn theo dõi thêm về sách nhập kho từ các nhà in để cho kế toán công in và giấy in tính toán theo số sách nhập kho. - Thủ quĩ căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi để cấp phát, lập sổ quĩ để theo dõi thường xuyên về tình hình thu chi của doanh nghiệp. Sử dụng biên bản kiểm kê quĩ. Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quan hệ của bộ máy kế toán: Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà xuất bản Giáo dục KT tiền mặt KT ngân hàng KT vật tư KT công cụ dụng cụ KT tiền lương & bảo hiểm XH KT tạm ứng KT nhuận bút KT công nợ nội bộ kiêm TSCĐ KT tiêu thụ KT công nợ và giấy in KT giá thành kiêm nhập TP Thủ quỹ KT trưởng Trưởng phòng Phó phòng Quan hệ chỉ đạo, điều hành Quan hệ phối hợp Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, Phòng Kế toán tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng, ban khác, cụ thể như sau: - Phối hợp với Phòng phát hành SGK trong việc soạn thảo các hợp đồng mua bán SGK đảm bảo chặt chẽ, đúng luật định và khả thi, đồng thời theo dõi việc thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế. Đề xuất các cơ chế chính sách về giá sách, nhuận bút và giá công in, các biện pháp kinh tế tiêu thụ cho từng mảng sách. - Phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ và lao động tiền lương trong việc xây dựng phương án có phân bổ quỹ tiền lương và các loại quỹ khác ở Nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị trực thuộc. - Phối hợp với phòng Quản lý Sản xuất tổ chức đấu thầu in sách, đấu thầu bao bì làm hộp, giao thẳng giấy, bìa và quyết toán giấy, bìa với các nhà in. - Phối hợp với phòng Kho vận trong việc soạn thảo, theo dõi thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng về vận chuyển, bốc xếp thuê kho, chống mối, bảo hiểm hàng hoá. - Phối hợp với phòng Hành chính Quản trị thực hiện việc mua sắm, bảo trì, bảo quản trang thiết bị và phương tiện làm việc. - Phối hợp với Ban thư ký biên tập soạn thảo và thanh quyết toán hợp đồng sách liên kết, hợp đồng với tác giả, chế bản, can, vẽ, ... ở Nhà xuất bản Giáo dục. - Phối hợp với Ban biên tập nội dung, Ban biên tập - thiết kế mỹ thuật, Trung tâm Sách dân tộc, ... thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ của Nhà xuất bản Giáo dục đối với tác giả và công tác viên theo quy định. II. đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. Những thông tin chung về công tác kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hình thức ghi sổ tổng hợp là hình thức “Nhật ký chung”. Bên cạnh đó còn sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại và tổng hợp chứng từ. Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Kỳ kế toán của doanh nghiệp được tính theo tháng. Nhà xuất bản Giáo dục tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của các chi nhánh và đơn vị trực thuộc, Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Đây là chương trình kế toán được soạn thảo riêng và được nối mạng với 2 chi nhánh và tất cả các đơn vị trực thuộc. Chương trình cho phép cập nhật số liệu vào từ các hoá đơn, chứng từ của Nhà xuất bản Giáo dục. Sau đó qua hệ thống xử lý thông tin tự động của phần mềm kế toán, các thông tin trên các hoá đơn chứng từ đầu vào sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, các sổ tổng hợp. Cuối kỳ, khi kế toán tiến hành khoá sổ kế toán, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Bên cạnh phần mềm kế toán được sử dụng, kế toán còn sử dụng phần mềm office để lập các Báo cáo tài chính đúng mẫu của Bộ Tài chính. Phần mềm kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục luôn được nâng cấp, điều chỉnh kịp thời để phù hợp với chế độ mới. Quy trình làm việc của hệ thống chương trình quản lý kế toán tài chính trên máy vi tính của Nhà xuất bản Giáo dục khái quát qua sơ đồ sau: Quy trình làm việc của hệ thống chương trình quản lý kế toán - tài chính trên máy vi tính Báo cáo tổng hợp Cung cấp cho Ban Giám đốc Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết tiểu khoản Các báo cáo về tình công nợ Sổ cái tài khoản Chứng từ tạm ứng Chứng từ xuất kho hàng hoá Chứng từ nhập kho hàng hoá Chứng từ ngân hàng Chứng từ vật tư Chứng từ tiền mặt Chứng từ ghi sổ Hệ thống chương trình xử lý nhật ký chung Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế toán - Tài vụ Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kho vận Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế hoạch - Phát hành 2. Hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng đều tuân thủ những qui định của Vụ chế độ kế toán Bộ Tài chính. Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều được lập theo đúng mẫu, phương pháp tính toán và nội dung ghi chép. Quá trình lập chứng từ rất chặt chẽ và đủ thủ tục: Theo giấy đề nghị, phiếu yêu cầu,... của các phòng ban, sau khi được trưởng phòng ban liên quan xác nhận, được Giám đốc đồng ý và trưởng phòng kế toán duyệt chi, kế toán liên quan sẽ lập chứng từ phù hợp với phiếu yêu cầu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, chuyển giao cho các bộ phận liên quan sau đó đưa vào bảo quản lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ bị huỷ. 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính- Đã sửa đổi bổ sung). Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Nhà xuất bản Giáo dục đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Hệ thống tài khoản kế toán được thống nhất với hai chi nhánh và các đơn vị trực thuộc. Ví dụ: Nhóm tiểu khoản 3311: Phải trả nhà cung cấp có 11 tiểu khoản (TK 33310003: Công ty giấy Đồng nai, TK 3310005: Công ty giấy Nam liên)... Một số tài khoản cũng có sự thay đổi cho phù hợp TK 1311: Phải thu- Các công ty sách- TBTH. TK 1312: Phải thu- Tác giả mua sách. TK 1318: Phải thu- Đại lý và các khách hàng khác Nhà xuất bản sử dụng VNĐ trong ghi chép kế toán. Hệ thống TK kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục có trong bảng biểu mẫu. 4. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục đăng ký áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, tuy nhiên để tiện cho việc quản lý trong qui mô sản xuất lớn kế toán Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng thêm chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại nghiệp vụ giúp thuận lợi cho công tác quản lý ( kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết). Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ nhật ký chung. - Sổ chi tiết. - Sổ cái. Qui trình ghi sổ kế toán tổng hợp của kế toán Nhà xuất bản Giáo dục được khái quát như sau: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt BCTC Bảng cân đối số phát sinh Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Hàng ngày từ chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung, sau đó qua quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính, số liệu sẽ được vào sổ cái các tài khoản và sổ chi tiết tương ứng. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác, sau đó kế toán sẽ sử dụng số liệu lên bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán còn vào chứng từ ghi sổ từ đó lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ cho bộ máy kế toán quản trị. 5. Báo cáo kế toán tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nhìn vào báo cáo kế toán của doanh nghiệp ta có thể biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng là những báo cáo bắt buộc bao gồm: - Bảng Cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng một số báo cáo sau: Báo cáo nhanh về doanh thu. Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tình hình sử dụng vật tư. Báo cáo chi tiết giá thành từng cuốn sách (cuối năm). Báo cáo về sách nhập theo các nguồn. Việc tổ chức báo cáo kế toán tài chính ở Nhà xuất bản Giáo dục do kế toán tổng hợp làm theo đúng những qui tắc, phương pháp lập mà Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn. Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nước trong công tác tài chính kế toán, phòng Kế toán - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với tư cách là một công cụ quản lý đã tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài chính. Hoạt động kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. III. Đặc điểm qui trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. 1. Kế toán tiền mặt: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thu thực tế vào quỹ. Phiếu chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thực tế chi ra từ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng: Là chứng từ phản ánh số tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được doanh nghiệp giao. Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là chứng từ quyết toán số tiền đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 111. Sổ chi tiết tài khoản 111. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt. Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển phiếu chi Có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền chi lớn, có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Vì tính chất quan trọng nên phiếu chi trong trường hợp này phải có sự ký duyệt trước khi xuất tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ này diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Ký phiếu chi 6 5 Xuất tiền 7 Ghi sổ 8 Bảo quản, lưu trữ 9 Trường hợp thứ hai: Đối với những nghiệp vụ chi thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Để đảm bảo kịp thời trong những nghiệp vụ chi thường xuyên quy trình luân chuyển chứng từ của những nghiệp vụ này đơn giản hơn, cụ thể quy trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng, trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Xuất tiền 5 Ghi sổ 6 Ký phiếu chi 8 7 Bảo quản, lưu trữ 9 Quy trình luân chuyển phiếu thu: Cũng tương tự như quy trình luân chuyển phiếu thu, quy trình luân chuyển phiếu chi cũng có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền thu lớn, bất thường có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Quy trình luân chuyển được diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Ký phiếu thu 3 Thu nhập quỹ 4 Ghi sổ 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Trường hợp thứ hai: áp dụng đối với những nghiệp vụ thu thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Khác với qui trình của trường hợp thứ nhất, chứng từ của trường hợp này chỉ cần có sự ký duyệt ở bước cuối cùng, cụ thể qui trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Thu nhập quỹ 3 Ghi sổ 4 Ký phiếu thu 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Quy trình luân chuyển Giấy thanh toán tạm ứng: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Lập bảng kê thanh toán tạm ứng 1 Ký duyệt bảng kê thanh toán tạm ứng 2 Ký bảng kê thanh toán Lập phiếu thu (phiếu chi) 3 Thu (chi) tiền thừa (thiếu) 4 Ghi sổ 5 Ký phiếu thu (phiếu chi) 6 Bảo quản, lưu trữ 7 d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày từ các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng,…) kế toán tiền mặt vào Nhật ký chung, qua chương trình xử lý dữ liệu ở nhật ký chung dữ liệu được đưa vào sổ cái tiền mặt. Kế toán Nhà xuất bản Giáo dục không sử dụng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền. Cuối tháng, lên bảng cân đối số phát sinh và lập Báo cáo tài chính. Đồng thời cuối tháng, kế toán tiền mặt phải lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ giúp kế toán phân loại và quản lý chứng từ dễ dàng hơn, đồng thời sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh, và phục vụ kế toán quản trị doanh nghiệp. Sau đây là qui trình ghi sổ của kế toán tiền mặt: Chứng từ gốc về thu, chi tiền mặt Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi tiền mặt BCTC Bảng cân đối số phát sinh 2. Kế toán tiền gửi ngân hàng: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Giấy báo Nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền chi trả qua ngân hàng. Giấy báo Có: Là chứng từ phản ánh số tiền thu được qua ngân hàng. Uỷ nhiệm thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mà khách hàng uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của Nhà xuất bản Giáo dục. Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của khách hàng. Séc chuyển khoản: Là chứng từ phản ánh số tiền Nhà xuất bản Giáo dục thu về hoặc chi trả thông qua ngân hàng. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 112. Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển của các chứng từ tiền gửi Ngân hàng tương tự quy trình luân chuyển phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Chứng từ gốc về thu, chi TGNH Sổ cái TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi TGNH Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi TGNH Sổ nhật ký thu, chi TGNH BCTC Bảng cân đối số phát sinh d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản vào Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Mỗi ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng phải đối chiếu với Sổ phụ của ngân hàng về số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng. Định kỳ, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để vào Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với Sổ cái TK 112. Cuối tháng, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Lấy đó làm căn cứ để lên Báo cáo tài chính và các Báo cáo quản trị. 3. Kế toán tài sản cố định: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ: Sử dụng trong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do nhận vốn góp liên doanh, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do nhận lại vốn góp liên doanh….. Thẻ TSCĐ: Sử dụng để theo dõi từng TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kể cả nhượng bán. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Sử dụng để theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành, kể cả sửa chữa nâng cấp. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Theo dõi giá trị của tài sản được đánh giá lại. Bảng tính và phân bổ khấu hao: Theo dõi việc tính và phân bổ khấu hao. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 211, 213, 214, 009. Sổ chi tiết TSCĐ. Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Sổ Nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Chủ sở hữu Hội đồng giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ Quyết định tăng (giảm) TSCĐ 1 Lập các chứng từ theo nội dung giao nhận: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ 2 - Lập (huỷ) thẻ TSCĐ - Ghi sổ chi tiết TSCĐ - Lập bảng tính và phân bổ khấu hao - Ghi sổ kế toán tổng hợp 3 Bảo quản, lưu trữ 4 d. Hạch toán chi tiết TSCĐ: Hiện nay Nhà xuất bản Giáo dục đang sử dụng 2 loại sổ để theo dõi chi tiết TSCĐ: Mẫu số 1: Sổ tài sản cố định Sổ này được mở từng năm, dùng chung cho toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ này theo dõi chung về TSCĐ của toàn Nhà xuất bản Giáo dục về: tăng, giảm nguyên giá và khấu hao. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. Mẫu số 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng. Sổ này được mở cho từng bộ phận có sử dụng TSCĐ trong Nhà xuất bản Giáo dục. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. e. Khấu hao TSCĐ: Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Từ ngày 01/01/2004 kế toán TSCĐ đã tính khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc cập nhật: TSCĐ tăng từ ngày nào thì tính khấu hao kể từ ngày đó, TSCĐ giảm từ ngày nào thì thôi tính khấu hao từ ngày đó. Còn trước năm 2004, TSCĐ được tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng: TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao, TSCĐ giảm trong tháng này thì tháng sau mới thôi tính khấu hao. Mức khấu hao được tính như sau: Đối với những TSCĐ mới đưa vào sử dụng hoặc thôi sử dụng từ tháng 01 năm 2004, mức khấu hao của tháng đưa vào sử dụng được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong tháng Số ngày sử dụng trong tháng Mức khấu hao tháng 30 = X Đối với những TSCĐ đã đưa vào sử dụng tròn tháng, mức khấu hao được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong năm Nguyên giá tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao phải trích trong tháng 12 Mức khấu hao phải trích trong năm = = X TSCĐ sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp thì Nhà xuất bản Giáo dục không tính khấu hao mà chỉ tính hao mòn. Công thức tính khấu hao trong tháng như sau: Mức khấu hao TSCĐ tháng N = Mức khấu hao TSCĐ tháng N-1 + Mức khấu hao TSCĐ tăng trong tháng N - Mức khấu hao TSCĐ giảm trong tháng N f. Quy trình hạch toán tổng hợp: Sơ đồ quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán TSCĐ và KHTSCĐ Chứng từ gốc về tăng, giảm và KHTSCĐ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ Sổ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ kế toán vào sổ Nhật ký chung, Thẻ TSCĐ, sau đó số liệu sẽ được chuyển vào Sổ cái TK 211, 213, 214. Cuối tháng, kế toán thực hiện lập Bảng cân đối số phát sinh và Các báo cáo tài chính và quản trị. Ngoài ra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm TSCĐ và khấu hao, từ đó để lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời kế toán phải đối chiếu số liệu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và giữa Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối số phát sinh vào cuối mỗi kỳ hạch toán. 4. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mặc dù tại Nhà xuất bản Giáo dục kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ do hai người khác nhau thực hiện, tuy nhiên quy trình ghi sổ của hai kế toán này là giống nhau nên em xin trình bày chung hai phần hành này. a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho: Là chứng từ phản ánh lượng hàng thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc bán. Biên bản kiểm nghiệm nhập kho: Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, người quản lý tài sản, bộ phận cung ứng về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư. Phiếu xuất kho: Là chứng từ theo dõi số hàng xuất ra khỏi kho. Phiếu xin lĩnh vật tư: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất dùng cho sản xuất. Phiếu nhập kho. Hợp đồng liên doanh: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để góp vốn liên doanh. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để chuyển từ kho này sang kho khác. Biên bản kiểm kê vật tư. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Thẻ kho._.