Báo cáo Tổng hợp về cơ cấu tổ chức và hoạt động của tổng Công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn

p và phát triển nông thôn. Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của tập thể cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty , các phòng ban,đặc biệt là phòng Tài chính kế toán,em xin trình bày kiến thức thu thập đựơc của mình thông qua bản báo cáo dưới đây. Chắc chắn với kiến thức còn hạn chế của mình , bản báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được nhận sự quan tâm, đánh giá và đóng góp ý kiến. …… …… Nội dung của Bản báo cáo gồm 3 phần: Phần 1 : Tìm hiểu chung về Tổng công ty Phần 2 : Tìm hiểu về các phòng ban của Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Phần 3 :Tập sự chức năng của người cán bộ phụ trách tổ chức thi công. Bản báo cáo được hoàn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của thày giáo: Nguyễn Hồng Hải và các cô chú trong phòng Kế toán - Tài chính, cũng như các phòng ban khác của Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đã giúp em hoàn thành nhiệm vụ của khoá thực tập này. Hà nội, tháng 2 năm 2004 Sinh viên Đỗ Ngọc Hiền Phần một Tìm hiểu chung về tổng công ty xây dựng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. I. Quá trình hình thành và phát triển củaTổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn là một tổng công ty trực thuộc nhà nước. Có trụ sở chính đặt tại số 68- Đường Trường Chinh- Quận Đống Đa-Hà Nội. Tổng công ty được thành lập theo mô hình mới tại QĐ số 90/TTG ngày 7/3/1994 của Thủ Tướng chính phủ. Tổng công ty là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước và các Ngân hàng theo quy định. Tổng công ty , có con dấu riêng và hoạt động theo điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty nhà nước ban hành theo nghị định số 39/CP ngày 27/6/1995 của Chính Phủ và điều lệ cụ thể của Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn do hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng trình Bộ trưởng bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn duyệt. Trong quá trình phát triển, Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn đã không ngừng tự khẳng định mình là một trong những tổng công ty lớn mạnh của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đóng góp một phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và thiết kế các công trình nông nghiệp nói riêng cũng như vào công cuộc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho đất nước nói chung. Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn gồm 26 đơn vị thành viên đóng ở nhiều nơi theo suất chiều dài của đất nước như : Công ty xây dựng và phát triển nông thôn, Công ty xây lắp và vật tư xây dựng , công ty thi công cơ giới... Tiền thân của Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn là Công ty khảo sát thiết kế Nông nghiệp được thành lập vào ngày 6/2/1980. Với nhiệm vụ chủ yếu lúc đó là xây dựng các kế hoạch khảo sát thiết kế ngắn hạn và dài hạn, thực hiện thiết kế, điều tra, khảo sát các công trình nông nghiệp, xây dựng các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật về xây dựng các công trình nông nghiệp để trình Bộ ban hành. Và trong suốt thời kỳ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, công ty đã không ngừng hoàn thiện đổi mới dây chuyền thiết bị, nâng cao năng lực thi công đáp ứng mọi nhu cầu về chất lượng và tiến độ, hoàn thành tốt các chỉ tiêu và nhiệm vụ mà Bộ giao xuống, liên tục đạt danh hiệu đơn vị tiên tiến xuất sắc. Năm 1989, do nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, dẫn đến sự thay đổi mạnh mẽ về cơ chế quản lý hoạt động kinh doanh đã đòi hỏi công ty phải có những đổi mới cho phù hợp để có thể tồn tại và phát triển được. Trước những thách thức và đòi hỏi trên công ty khảo sát thiết kế nông nghiệp đã sát nhập với một số công ty khác trong ngành lập thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn theo quyết định số 48-nhà nước-TCCB/QB của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm. Và đến năm 1996, căn cứ vào luật doanh nghiệp nhà nước ban hành kèm theo lệnh số 39/L/CTN ngày 30/4/1995 và căn cứ vào Nghị định số 73/CB ngày 1/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn đã được ra đời trên cơ sở hợp nhất và tổ chức lại của Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn; Liên hiệp các xí nghiệp xây lắp nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm; Các doanh nghiệp xây dựng thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tổng công ty được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 1/11/1996. Sau gần 10 năm hoạt động với tên Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn và cùng với bề dầy thành tích trước đó, là một tổ chức kinh tế độc lập nên Tổng công ty đã không chỉ từ chỗ chỉ thực hiện các thiết kế và khảo sát, xây dựng các công trình nông nghiệp nay đã thực thực hiện thêm việc xây dựng các công trình công nghiệp và công trình dân dụng khác không chỉ ở trong nước nói riêng mà sang cả những nước bạn nói chung. Đồng thời kết hợp việc đẩy mạnh các hình thức gia công liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về sản xuất và khai thác các vật tư, vật liệu xây dựng. Với đội ngũ kĩ thuật viên dầy dặn kinh nghiệm và cơ cấu quản lý tốt…Tổng công ty đã hoà nhập cùng với sự phát triển của đất nước, nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường. Từ đó số vốn ban đầu là không lớn, Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn đã tự tổ chức kinh doanh, tự bổ xung vốn bằng nhiều nguồn khác nhau và đến đầu năm 2003 nguồn vốn kinh doanh của Tổng công ty đã lên tới 102.376.780.000 đồng. Tổng công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và chăm lo chu đáo tới đời sống cán bộ công nhân viên. II. Nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chủ yếu. * Nhiệm vụ : Tham gia xây dựng quy hoạch và kế hoạch xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn. * Ngành nghề kinh doanh : Thi công các công trình xây dựng nông nghiệp nông thôn, các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. Hoàn thiện các công trình và trang trí nội thất. Sản xuất kinh doanh, khai thác và cung ứng vật tư xây dựng. San ủi, khai hoang, cải tạo và xây dựng đồng ruộng. Kinh doanh vật tư, vật liệu, thiết bị xây dựng, phương tiện vận tải, bất động sản và phát triển nhà. Kinh doanh khách sạn du lịch Tư vấn xây dựng. May mặc hàng xuất khẩu, gia dụng. Cho thuê máy móc thiết bị. Xuất nhập khẩu trực tiếp. Xuất khẩu : thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng, hàng may mặc, nông lâm - thuỷ sản đã qua chế biến. Nhập khẩu : vật tư, vật liệu xây dựng, hoá chất và thiết bị phục vụ xây dựng theo giấy phép của Bộ Thương Mại. Ngoài ra Tổng công ty còn thực hiện việc nghiên cứu khoa học và công nghệ, tham gia đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật, liên doanh -liên kết với các tổ chức cá nhân khác đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh phục vụ cho phát triển của Tổng công ty. III. Đặc điểm quy trình công nghệ. Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Do vậy, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Tổng công ty có sự khác biệt hơn với những ngành sản xuất vật chất khác. Sản phẩm của Tổng công ty là các công trình, hạng mục công trình có quy mô khác nhau, sản phẩm mang tính đơn lẻ, thời gian thi công có thể kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, Tổng công ty phải dựa vào bản vẽ thiết kế, dự toán xây lắp, giá trúng thầu của công trình, hạng mục công trình nhất định do bên A (chủ đầu tư) cung cấp. Trong suốt quá trình thi công, Tổng công ty tiến hành tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp theo từng thời kì và so sánh giữa giá dự toán với giá trúng thầu. Để thực hiện các công việc của quá trình xây lắp, Tổng công ty phải xác định rõ đặc điểm kinh tế, đặc điểm vị trí, địa lý, khí hậu, địa hình nơi xây dựng, thời gian đầu tư vốn vào các công trình từ đó lập một bảng dự toán, bảng thiết kế thi công phù hợp với công trình. Các công trình của Tổng công ty đang được thực hiện là đấu thầu, kí kết hợp đồng với chủ đầu tư sẽ tiến hành lập kế hoạch cụ thể về tiến độ thi công, phương án đảm bảo yếu tố đầu vào nhằm đảm bảo chất lượng với bên A (bên chủ đầu tư). Căn cứ vào giá dự toán, giám đốc các ban sẽ tiến hành khoán gọn cho đội thi công có thể là công trình hoặc hạng mục công trình. Tại các ban, tự quyết định các yếu tố đầu vào cho sản xuất sản phẩm như nguyên vật liệu mua ở đâu ? Tự mua hay sản xuất và chủ động thuê nhân công. Cách tổ chức khoán gọn cho các đội thi công sẽ tạo điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật với từng tổ, đội. Về việc sản xuất của các ban xây dựng các công trường chủ yếu là thủ công, một số công trình có sử dụng máy thi công. Khi công trình hoàn thành, sẽ tiến hành nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư để đưa vào sử dụng. IV. Thị trường tiêu thụ sản phẩm và thị trường mua nguyên vật liệu chính. Văn phòng Tổng công ty thực hiện không chỉ quản lý 26 công ty độc lập ( ví dụ như công ty xây dựng và phát triển nông thôn số 1, 3,6…hay công ty xây lắp và vật tư xây dựng 0,1,2…8) mà bản thân cũng trực tiếp sản xuất. Với 5 ban xây dựng ( Ban xây dựng số 1,3,5,6,7 ) và nhiều công trình không bó hẹp phạm vi mà mở rộng từ Bắc vào Nam, có cả những công trình ở Lào… vì thế công ty sử dụng một khối lượng lớn các loại nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép, vôi, gạch...Nhưng do đặc thù của ngành xây dựng là địa điểm sản xuất luôn thay đổi nên công ty không có một nhà cung cấp chính thức cố định nào. Đầu vào là nguyên vật liệu do các ban xây dựng tự xem xét cân đối như mua xi măng ở đâu và nhãn hiệu gì cho thuận tiện đối với công việc xây dựng...Nhìn chung là khi thi công ở đâu thì các đầu vào sẽ được thực hiện ở đó. Thị trường tiêu thụ của Tổng công ty diển ra trên quy mô rộng vì sản phẩm của công ty rất đa dạng có thể là nhà cửa hoặc công trình thuỷ lợi, cống, kênh...phục vụ cho sản xuất (đặc biệt cho nông nghiệp), cho xã hội, cho sinh hoạt như :Trạm biến thế 35 Kw; Cống Cà Mau, cống Gia Thuận; Kè Phú Gia, kè Liên Trì; Kênh TS Tuần thống, kênh T4, kênh Diễn yên; Chỉnh trang đê Hữu Hồng - Hà nội, công trình xây dựng trường Cao Đẳng giao thông … V. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty. - Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn là một tổng công ty lớn thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực XDCB. Tuy mới ra đời năm 1996 song do được thành lập trên cơ sở các Liên hiệp xây dựng lớn có lịch sử phát triển lâu dài nên đội ngũ cán bộ công nhân viên đều là những người có kinh nghiệm và trình độ. Chỉ xét riêng văn phòng Tổng công ty : với trên 400 người, trong đó nhân viên quản lý chiếm 1/4, cán bộ nữ chiếm 40%, phần lớn là những người có đại học và trên đại học, còn lại hầu hết là người có trình độ trung cấp và được đào tạo sâu về chuyên môn (do tổng công ty tự tổ chức-đào tạo). - Bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng tức là theo mô hình quản lý tập trung. Tổng công ty thành lập ra một hội đồng quản trị có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động của Tổng công ty và chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ của Nhà nước giao. Mô hình được khái quát theo sơ đồ sau : Sơ đồ 12 : Tổ chức bộ máy của Tổng công ty Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ KH - KT Phó TGĐ khu vực phía nam Phó TGĐ kinh doanh Phòng tổ chức cán bộ thanh tra Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng dự thầu Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính Ban XD số 1 Ban XD số 3 Ban XD số 5 Ban XD số 6 Ban XD số 7 Chức năng - nhiệm vụ của các phòng ban : + Hội đồng quản trị : Thực hiện việc điều hành chung về hoạt động và sự phát triển của Tổng công ty. Hội đồng quản trị gồm các thành viên : Chủ tịch hội đồng quản trị ; Một thành viên kiêm tổng giám đốc ; Một thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát và hai thành viên là các chuyên gia về ngành kinh tế-kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp luật trong đó có từ một đến hai thành viên kiêm nhiệm. Các thành viên này đều do Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định bổ nhiệm. + Tổng giám đốc : Là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty và quản lý toàn bộ công ty. + Phó tổng giám đốc khoa học – kỹ thuật : Có chức năng tham mưu, nắm tình hình về mặt công nghệ của Tổng công ty. + Phó tổng giám đốc kinh doanh : Phụ trách về các vấn đề kinh donah, các hợp đồng kinh tế, tình hình sản xuất …. + Phó tổng giám đốc khu vực phía nam : Nhiệm vụ là theo dõi hoạt động của các công ty trong khu vực phía Nam sau đó báo cáo lên cấp trên. + Phòng tổ chức cán bộ thanh tra : Tham mưu và quản lý cán bộ để sử dụng nhân công hợp lý, tổ chức thực hiện chính sách lao động đối với cán bộ công nhân viên. + Phòng dự thầu : Có trách nhiệm tổ chức xây dựng kế hoạch, tìm kiếm và tham gia dự thầu các công trình xây dựng để ký kết hợp đồng sau đó cung cấp cho các bên xây dựng thực hiện. + Phòng tài chính kế toán : Đảm nhiệm 2 chức năng: Chức năng tài chính : Lo vốn kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước . Chức năng kế toán : Đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty. Trực thuộc Tổng công ty có 26 công ty con hạch toán độc lập và 9 công ty phụ thuộc Phòng kế toán chỉ đạo quản lý các đơn vị độc lập, kiểm tra quyết toán các đơn vị phụ thuộc, tự hạch toán sản xuất kinh doanh ở khối văn phòng Tổng công ty . + Phòng kỹ thuật công nghệ : Đây là phòng có tính chất hướng dẫn về kỹ thuật-công nghệ cho các công ty trực thuộc và các ban xây dựng. + Phòng hành chính : Có chức năng tiếp khách, đảm nhiệm các lĩnh vực về đời sống cán bộ. + Bản thân văn phòng Tổng công ty vừa quản lý lại vừa tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh riêng của mình bao gồm : Năm ban xây dựng : Thực hiện các công trình xây dựng do Tổng công ty ký kết được và phân xuống. VI.Năng lực sản xuất của văn phòng Tổng công ty -Tình hình nhân lực:Có tất cả 400 cán bộ công nhân viên, trong đó 189 cán bộ quản lý, 80%cán bộ quản lý có trình độ đại học và trên đại học. Tất cả nhân viên đều có trình độ chuyên môn từ trung cấp trở lên.Tại các ban xây dựng có 60 cán bộ quản lý, 300 lao động trong đó 30% có biên chế Nhà nước, 50% lao động hợp đồng dài hạn, còn lại là hợp đồng ngắn hạn.Cấp bậc thợ bình quân 3,5/7. -Tình hình xe máy thiết bị thi công : Được liệt kê dưới bảng sau: -Tình hình giá trị sản lượng hoàn thành trong một số năm qua: +Năm 2000 giá trị sản lượng hoàn thành là:69.489.508.000đồng +Năm 2001 giá trị sản lượng hoàn thành là:52.456.247.000 đồng +Năm 2002 giá trị sản lượng hoàn thành là:56.248.293.000 đồng +Năm 2003 giá trị sản lượng hoàn thành là:67.653.358.000 đồng VII. Mối quan hệ hạch toán giữa các cấp. Đối với 26 công ty con hạch toán độc lập ( ví dụ : CT XD nông nghiệp và phát triển nông thôn 1,3,6,7,10…hoặc công ty xây lắp và vật tư xây dựng 0,1,2,5,…) , Tổng công ty chỉ quản lý kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng. Đến kỳ báo cáo kế toán trưởng ở các công ty con chuyển các báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị lên Tổng công ty để tổng hợp và xác định kết quả. Còn toàn bộ công tác kế toán từ việc tổ chức tài chính, xác định chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh là do kế toán của các công ty độc lập tự thực hiện và tự chịu trách nhiệm trước Nhà nước.Các công ty này cuối năm phải nộp một tỷ lệ phí 0.3% doanh thu lên Tổng công ty. Còn đối với các công ty phụ thuộc như công ty xây dựng xuất nhập khẩu, công ty xây dựng á Châu…các công ty này cuối năm phải nộp toàn bộ doanh thu lên Tổng công ty. Tổng công ty phảI chịu trách nhiệm tổng hợp, xác định chi phí, tính giá thành và xác định kết quả SXKDcủa các đơn vị đó. IX.Tình hình khoán gọn của các thành viên trong tổng công ty Tổng giám đốc công ty căn cứ vào nội dung tính chất công việc trong hợp đồng kinh tế ký với bên A để giải quyết hình thức hợp đồng, gồm các hình thức sau: -Đối với các dự án mang tích phức tạp về công nghệ, quy mô lớn, các dự án nhóm A,B vốn trên 15 tỷ Tổng công ty có thể trực tiếp điều hành thực hiện Hợp đồng. -Các trường hợp còn lại, công ty giao khoán cho các ban thàn viên thực hiện một phần hợp đồng kinh tế hoặc giao khoán toàn bộ cho các đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng kinh tế. -Trường hợp giao khoán toàn bộ được thực hiện cụ thể như sau: +Mức giao khoán chi phí sản xuất tuỳ thuộc vào hợp đồng kinh tế, những điều kiện cụ thể về trách nhiệm của Tổng công ty và nguồn hình thành hợp đồng. +Các đơn vị nhận khoán tổ chức hạch toán nội bộ phần công việc được giao dưới sự giám sát của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và pháp luật Nhà Nước theo nội dung phân cấp quản lý. +Phần Tổng công ty thu được gọi là chi phí chung cấp Doanh nghiệp.Chi phí chung của Công ty được tính trên nguyên tắc đảm bảo chất lượng và tiến độ thực hiện hợp đồng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước, đảm bảo chi phí quản lý cần thiết, đồng thời có tích luỹ phù hợp để phát triển SXKD.Chi phí chung được công ty sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ sau : +Nộp thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp. +Chi phí các khoản liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp. +Chi phí quảng cáo tiếp thị +Nộp bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên theo quy định hiện hành. +Nộp quỹ công đoàn theo quy định +Lợi nhuận được trích lập tại công ty và theo quy định hiện hành của nhà nước và thoả ước lao động tập thể. Phần II. Tìm hiểu một số phòng ban của Tổng công ty I.Phòng Tài chính kế toán Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và ghi sổ kế toán. * Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Đối với các hoạt động kinh doanh của văn phòng Tổng công ty thì hệ thống kế toán được tổ chức như sau : Sơ đồ 14 : Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành Kế toán các ban XD Kế toán ngân hàng Kế toán quỹ Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Nhiệm vụ kế toán của Tổng công ty như sau : + Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, làm tham mưu cho Tổng giám đốc và hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của các công ty hạch toán độc lập và của các công ty phụ thuộc hay nói cách khác là cho toàn bộ Tổng công ty. + Kế toán tổng hợp : Có chức năng kiểm tra tổng hợp các bảng kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do các kế toán của các ban xây dựng cũng như của các đội chuyển lên vào cuối kỳ báo cáo, sau đó tập hợp vào các chứng từ ghi sổ, rồi ghi sổ cái. Kiểm tra đối chiếu với các bộ phận liên quan, xác định chi phí, tính giá thành, phân bổ chi phí quản lý cho các bộ phận xác định kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính. + Kế toán TSCĐ : Đượcphân công theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính và trích khấu hao TSCĐ, các chi phí sửa chữa về thanh lý tài sản. Với số liệu cung cấp ban đầu là biên bản bàn giao tài sản cố định, các chế độ của nhà nước về trích khấu hao tài sản, tiến hành phân bổ khấu hao vào chi phí kinh doanh hàng tháng sao cho hợp lý. Ngoài ra kế toán TSCĐ còn có nhiệm vụ xem xét kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. + Kế toán thanh toán : Nhiệm vụ là theo dõi việc thu chi tiền của văn phòng trên sổ sách và hàng tháng báo cáo lên quỹ. Đồng thời kế toán thanh toán còn kiêm nhiệm theo dõi công nợ ví như các khoản tạm ứng, khoản chi, khoản thu…và thực hiện các kế hoạch về tiền lương. Trên thực tế tại văn phòng Tổng công ty có một kho nhỏ chứa các vật dụng văn phòng như giấy, bút, chậu…phục vụ cho bộ phận quản lý văn phòng. Kế toán thanh toán kiêm luôn kế toán vật tư của kho này. + Kế toán quỹ (thủ quỹ) : Có nhiệm vụ quản lý việc thu chi tiền tạiquỹ của văn phòng trên cơ sở chứng từ là các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan từ đó lên bảng cân đối kế toán và xác định số dư tiền mặt tồn tại quỹ trong ngày. + Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm thực hiện quản lý các hoạt động giao dịch với ngân hàng. + Kế toán các ban xây dựng : Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, chứng từ do các đơn vị thi công gửi lên văn phòng Tổng công ty và cung cấp các số liệu cho kế toán tổng hợp. * Tổ chức ghi sổ kế toán : Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp và mọi quy mô kinh doanh, kết cấu của sổ đơn giản dễ ghi chép, phù hợp với cả điều kiện lao động là thủ công chính vì thế Tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn đã chọn tổ chức ghi sổ ghi toán theo chứng từ ghi sổ theo sơ đồ trình tự sau : Sơ đồ : Trình tự ghi sổ ghi toán chi phí ở Tổng công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 15 : Quy trình hạch toán của hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí C.từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ, đối với nghiệp vụ thu chi quỹ thì đồng thời thủ quỹ phải vào sổ quỹ và đối với các đối tượng cần mở chi tiết theo yêu cầu quản lý thì kế toán phải vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản và từ sổ cái kế toán vào bảng cân đối số phát sinh. Số liệu bảng này được đối chiếu với chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ từ sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và bảng này được đối chiếu với sổ cái của tài khoản liên quan. Cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập bảng báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. II. Phòng phụ trách công tác Kế hoạch - Đầu tư – Thị trường(Gọi tắt là phòng Dự thầu) 1.Tình hình biên chế của phòng:Gồm 1 trưởng phòng và 6 kỹ sư. 2.Chức năng nhiệm vụ: Là trung tâm tham mưu cho an lãnh đạo Tổng công ty mọi hoạt động SXKD của toàn Tổng công ty. +Biên lập kế hoạch dài hạn , ngắn hạn , thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định của Công ty và Nhà Nước. +Dự kiến sử dụng vốn trong từng thời kỳ kế hoạch theo từng hợp đồng kinh tế. +Quản lý và theo dõi các loại hồ sơ liên quan đến SXKD như:Các loại hợp đồng kinh tế, bản vẽ , dự toán , các văn bản nghiệm thu và thanh quyết toán công trình. +Thực hiện quản lý các quy trình , quy phạm theo đúng pháp quy của Bộ Xây Dựng và của Nhà Nước đã ban hành. +Soạn thảo các hợp đồng kinh tế , chủ trì biên tập hồ sơ đấu thầu, thanh quyết toán các công trình theo hợp đông kinh tế. Chủ trì nghiệm thu nội bộ các công trình trước khi nghiệm thu với bên A. +Căn cứ vào tính chất và độ phức tạp của mỗi công trình , đề xuất với Giám đốc giao nhiệm vụ cho các ban thích hợp với năng lực trình độ và sở trường của từng ban xây dựng. +Định hướng cho ban về các giải pháp thi công lớn và phức tạp, xử lý các vướng mắc trong quá trình thi công.Hướng dẫn các đơn vị sản xuất về hồ sơ và ghi chép nhật ký để làm cơ sở cho nghiệm thu và thanh quyết toán sau này. +Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị sản xuất thực hiện đúng yêu cầu và quy trình , quy phạm về kỹ thuật chất lượng an toàn lao động theo quy định của Nhà Nước đòng thời chú ý đến cả tiến độ và mỹ quan công trình. +Quản lý toàn bộ công tác xuất nhập và chất lượng vật tư sử dụng trong thi công sản xuất. Quản lý thiết bị, sử dụng thiết bị cũng như công cụ thi công trong các ban của Tổng công ty. 3.Trình tự phương pháp lập kế hoạch sản xuất –kỹ thuật – tài chính của đơn vị a.Trình tự lập Lập kế hoạch tìm kiếm hợp đồng xây dựng, tranh thầu và Marketing. Lập kế hoạch thực hiện theo hợp đồng Lập kế hoạch năm gồm: +Chương trình sản xuất sản phẩm kế hoạch thi công xây lắp +Kế hoạch cung ứng vật tư (nếu các ban có nhu cầu) +Kế hoạch nhu cầu sử dụng xe máy thi công +Kế hoạch về nhân lực và tiền lương +Kế hoạch nhu cầu về tài chính +Kế hoạch sản xuất phụ và các dịch vụ khác +Kế hoạch đầu tư +Kế hoạch nghiên cứu và áp dụng kỹ thuật mới b.Phương pháp + Phương pháp dự báo phục vụ cho việc lập kế hoạch. Nội dung cần dự báo bao gồm: nhu cầu về đầu tư xây dựng của thị trường, khả năng các nguồn vốn đầu tư xây dựng, sự chuyển dịch cơ cấu đầu tư quốc gia dẫn đến chuyển dịch cơ cấu đầu tư xây dựng, chu kì suy thoái của nền kinh tế có liên quan đến chu kỳ suy thoái xây dựng, dự báo về các kiểu công trình các kiểu kết cấu, vật liệu xây dựng và công nghệ xây dựng trong thời gian tới. Phương pháp dự báo có thể là các phân tích lý luận có tính chất định tính và định lượng. ở đây có thể dùng phương pháp thăm dò chuyên gia. + Phương pháp lập kế hoạch hàng năm, kế hoạch hàng năm là tổng hợp kế hoạch theo từng hợp đồng xây dựng thuộc năm đang xét. Trên cơ sở này lập lên chương trình sản xuất xây lắp. Chương trình này là cơ sở để lập các kế hoạch bộ phận như: kế hoạch cung ứng, kế hoạch nhu cầu tư vật tư xây dựng, kế hoạch về xe máy thi công, kế hoạch nhân lực, kế hoạch vốn, chi phí và lợi nhuận… + Phương pháp lập kế hoạch cho từng hợp đồng (công trình xây dựng). Để lập kế hoạch xây dựng cho từng công trình theo từng hợp đồng cụ thể người ta phải tiến hành lựa chọn công nghệ xây dựng, lập trong tiến độ thi công và tổng mặt bằng xây dựng. Trên cơ sở đó có thể tính được nhu cầu vật tư, xe máy, nhân lực và vốn cho từng giai đoạn cụ thể. Trên cơ sở kế hoạch tiến hành cho từng công trình phải tiến hành phân bổ nó theo các năm hay các quý, doanh nghiệp cố gắng thực hiện nguyên tắc doanh số hàng năm phải đảm bảo hoà vốn và có lãi. + Phương pháp liên kết các kế hoạch. -Kết hợp các kế hoạch bộ phận cụ thể với chiến lược đồng thời ngay từ đầu -Phương pháp liên kết kế hoạch chiến lược , kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn theo từng bước -Phương pháp lập kế hoạch bộ phận trước, sau đó ghép chúng lại với nhau và phát hiện các chỗ không ăn khớp chủ yếu tìm cách đIều chỉnh một cách dây chuyền cho các khâu ăn khớp với nhau. -Việc làm cho các bộ phận kế hoạch trong năm ăn khớp với nhau cũng theo phương pháp trên và rõ ràng hơn so với việc liên kết các kế hoạch chiến lược với các kế hoạch chung hạn ngắn hạn. +Phương pháp cân đối đồng bộ và đIều hoà kế hoạch gồm các nội dung sau: -Kế hoạch đảm bảo tính cân đối và đồng bộ giữa năng lực sản xuất của doanh nghiệp và nhiệm vụ sản xuất thực hiện, cân đối giữa các giai đoạn sản xuất kinh doanh, cân đối giữa các quá trình sản xuất như công cụ lao động , đối tượng lao động và con người lao động -Kế hoạch phảI đảm bảo tính cân đối của hệ thống sản xuất kinh doanh về phân bổ theo thời gian và không gian của chúng -Kế hoạch phải đảm bảo giữa các mặt về định tính, định hình và định lượng của các giải pháp kế hoạch đặt ra. c.Tìm hiểu các biểu mẫu dùng trong công tác kế hoạch Doanh nghiệp sử dụng các biểu mẫu sau: d.Tìm hiểu công tác điều chỉnh kế hoạch Để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch Tổng công ty thường xuyên đánh giá kết quả hàng tháng, quý, năm và so với kế hoạch đặt ra từ đó rút kinh nghiệm để điều chỉnh phương hướng cho hợp lý để thực hiện kỳ tới hiệu quả hơn. Sau khi lập báo cáo được duyệt và giao các chỉ tiêu, các ban có báo cáo 9 tháng vào quý IV và dự kiến kế hoạch quý IV để làm cơ sở điều chỉnh kế hoạch. e.Công tác ký kết hợp đồng và thanh quyết toán hợp đồng Dựa trên cơ sở pháp lý về hợp đồng kinh tế theo đIều lệ XDCB và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/11/1990 về hướng dẫn thi hành hợp đồng kinh tế . Gồm các đIều khoản sau: +Nội dung công việc. -Thời gian thực hiện công việc. -Trách nhiệm mỗi bên. -Thanh toán. -Điều khoản khác. +Kí kết hợp đồng Hợp đồng được kí kết sau khi nhà thầu và bên mời thầu thống nhất . Sau khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng và phù hợp với kết quả trúng thầu, căn cứ vào tính chất của gói thầu trong kế hoạch đấu thầu mà hợp đồng được thực hiện theo các cách sau: Hợp đồng trọn gói:là hợp đồng giá khoán gọn áp dụng cho những gói thầu xác định rõ số lượng, yêu cầu về chất lượng và thời gian. Hợp đồng chìa khoá trao tay:Bao gồm toàn bộ các công việc thiết kế, cung cấp thiết bị xây lắp của một gói thầu được thực hiện thông qua một nhà thầu. Hợp đồng đIều chỉnh giá:áp dụng cho những gói thầu mà tại thời đIểm kí kết hợp đồng không đủ đIều kiện xác định chính xác về số lượng và khối lượng hoặc có biến động lớn về giá cả, do chính sách của Nhà nước thay đổi mà hợp đồng có thời gian thực hiện > 12 tháng thì phần việc , công thức đIều chỉnh phải được ghi trong kế hoạch đấu thầu +Thanh quyết toán hợp đồng Tuỳ từng loại hợp đồng mà có hình thức thanh quyết toán khác nhau, đối với các công trình 1tỷ thì thanh quyết toán theo từng hạng mục công trình đã được bàn giao. III.Phòng phụ trách công tác kỹ thuật và công nghệ: -Biên chế của phòng kỹ thuật tại Tổng công ty:Gồm 1 trưởng phòng, 1 chuyên gia máy tính về mạng Internet, và 5 kỹ sư Kết cấu, Kiến trúc về chuyên ngành Giao thông,Thuỷ lợi, Dân dụng. -Chức năng nhiệm vụ của phòng: Vì Tổng công ty tham gia kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như giao thông, thuỷ lợi, dân dụng, xuất nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị…nên phòng kỹ thuật của công ty phải có đầy đủ trình độ để thực hiện chức năng của mình trong các lĩnh vực đó.Do là Tổng công ty, trong đó nhiệm vụ điều hành quản lý là chủ yếu, việc thực hiện cụ thể để thi công các công trình là do các công ty thành viên , nên nhiệm vụ chức năng của phòng Kỹ thuật –Thi công của Tổng công ty (được gọi là Phòng Kỹ thuật –Công nghệ) chủ yếu như sau: +Nghiên cứu các biện pháp công nghệ thi công mới, cập nhật và khai thác các thành tựu khoa học chuyên ngành về xây dựng cơ bản(vật tư, máy móc, thiết bị) tiên tiến trên thế giới thông qua mạng điện tử viễn thông quốc tế để phân tích tìm hiểu và đưa vào ứng dụng thực tế, phục vụ trực tiếp cho các thành viên trong Tổng công ty, và chuyển giao công nghệ cho các đơn vị khác có nhu cầu. +Tham mưu kiểm tra giám sát và phê duyệt các phương án thi công các công trình quy mô lớn, độ phức tạp về kỹ ._.