Báo cáo Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng ( nghiệp vụ)

h thức làm việc, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất để đảm bảo mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp, hoàn thành nhiệm vụ với Ngân sách Nhà nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ cũng ảnh hưởng đến giá thành. Vì vậy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một vấn đề cấp thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên trong thời gian thực tập tại Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng, qua tìm hiểu thực tế công tác của Công ty em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng" để tìm ra những mặt mạnh, mặt tồn tại đồng thời đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục, góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - TCHC - BQP. Báo cáo thực tập nghiệp vụ gồm những nội dung chính sau: Phần 1: Các vấn đề chung về tổ chức kế toán của Công ty 20 Phần 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty 20. Phần 3: Công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 20 Phần 1 Các vấn đề chung về tổ chức kế toán của Công ty 20 1.1. Đặc điểm chung về Công ty 20 Công ty 20 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc TCHC - BQP. Tên giao dịch: Công ty 20 Tên giao dịch quốc tế; GRAMIT - TEXTILE - COMPANY - No 20 (viết tắt là GATECONO 20) Giám đốc Công ty: Chu Đình Quý Địa chỉ: 35 Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội. Giấy phép kinh doanh số: 110965 Số hiệu tài khoản tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội là: 3611.01.0144.01 Công Ty 20 – Tổng cục Hậu cần – Bộ quốc phòng là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành hậu cần quân đội. 40 năm xây dựng và trưởng thành của Công Ty gắn liền với quá trình phát triển của ngành hậu cần nói riêng và nên công nghiệp quốc phòng của đất nước ta nói chung. Công Ty được thành lập theo quyết định số 467/QĐ - QP ngày 4/8/1993 và quyết định số 119/ ĐM - DN ngày 13/3/1996 của văn phòng chính phủ. Nhiệm vụ của Công ty là: - Sản xuất các sản phẩm quốc phòng, chủ yếu là hàng dệt may theo kế hoạch hàng năm và dài hạn của Tổng cục Hậu cần – Bộ quốc phòng. - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dệt may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong nước và tham gia xuất khẩu. - Xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật tư, thiết bị, phục vụ cho sản xuất các mặt hàng thuộc ngành may dệt của công ty. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán tại Công ty 20 được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức kế toán kiểu tập trung. Hiện nay có đội ngũ kế toán làm việc tại phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 người phụ trách. Phòng tài chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty 20 Kế toán trưởng Trưởng phòng tổ chức TC-KT Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán TSCĐ và XDCB (Trợ lý) Kế toán lương - BHXH thuế Kế toán CFSX và giá thành sản phẩm Kế toán tiêu thụ và CN Kế toán TM,NH kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán NVL Nhiệm vụ của bộ máy kế toán được phân công như sau: - Trưởng phòng Kế toán (Kế toán trưởng): chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình. - Kế toán tổng hợp (Phó phòng): chịu trách nhiệm ghi sổ nhật ký chung của Công ty, lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán và báo cáo kế toán của Công ty theo quý, năm lập chứng từ hạch toán của Công ty, kế toán tổng hợp toàn công ty. Kiểm tra chính xác của từng đơn vị nội bộ. Trình kế toán trưởng của Công ty phương án xử lý số liệu trước khi tổng hợp toàn Công ty, lập và lưu trữ sổ NKC, sổ cái tài khoản và sổ kế toán khác. - Kế toán TSCĐ và XDCB (Trợ lý): có nhiệm vụ lập sổ theo dõi lưu trữ chứng từ tăng giảm TSCĐ hướng dẫn các đơn vị trực thuộc hạch toán TSCĐ trong trường hợp điều chuyển nội bộ Công ty. Lập báo cáo chi tiết, tổng hợp tăng giảm TSCĐ phối hợp cùng các phòng ban và các bộ phận có liên quan làm thủ tục thanh toán TSCĐ đã khấu hao hết, quyết toán các hợp đồng mua bán thiết bị máy móc. - Kế toán tiền lương - BHXH: Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Thanh toán với cơ quan bảo hiểm cấp trên. - Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí tính giá thành sản phẩm, theo dĩ nguyên liệu sản xuất ra để sản xuất, gia công. - Kế toán thành phẩm: Theo dõi hạch toán nguyên vật liệu, nhập xuất tồn trong kỳ hạch toán toán, tính toán phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo dõi hạch toán thành phẩm nhập xuất tồn kho, đôn đốc công nợ của khách hàng. - Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ và theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời có nhiệm vụ lập kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quý, hàng năm gửi tới các ngân hàng Công ty có tài khoản, chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng và Giám đốc Công ty. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày Những người trong phòng kế toán có nhiệm vụ khác nhau khi một thành viên gặp khó khăn thì sẽ được sự giúp đỡ tận tình trong lãnh đạo và các thành viên khác. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Hiện nay, Công ty 20 đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK152 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 152 Nhật ký chung Chứng từ gốc PNK, PXK Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu 1.4. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty Công ty 20 là một đơn vị Quốc phòng với nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chủ yếu là may đo quân trang quân phục cho cán bộ chiến sĩ trung và cao cấp trong quân đội nên công tác có những nét đặc thù riêng. Trước hết, nguồn vốn chủ yếu là từ ngân sách Nhà nước. Hàng năm Công ty có nhiệm vụ hoàn thành chỉ tiêu trên giao và nếu có sự thay đổi trong chế độ chính sách của Nhà nước cũng như về giá các loại vật tư đầu vào, lương cho cán bộ - CNV thì đều phải rà soát lại tất cả định mức của sản phẩm để tổng hợp, tính toán và xây dựng lại giá thành (Z) thanh quyết toán với trên. Sản phẩm hoàn thành cung cấp cho quân đội. Cuối năm, lên bảng cân đối kế toán sau đó thanh toán với trên. Tất cả sản phẩm được thanh quyết toán xong với cấp trên đều phải thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và Bộ Quốc phòng theo đúng chế độ quy định hiện hành. Tiền lương của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty được tính theo hệ số lương theo quy định của Nhà nước với mức lương tối thiểu hiện nay là 350.000đ - đơn vị tính: VNĐ. - Hệ thống sổ kế toán của Công ty đang áp dụng gồm: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng) và các sổ cái tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết, sổ chi tiết các tài khoản gồm tài khoản 152, 155… Trình tự ghi sổ: Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh căn cứ vào chứng từ hợp pháp hợp lệ, lập định khoản kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ liên quan cuối tháng từ sổ nhật ký chuyên dùng ghi vào các sổ cái chứng từ cần hạch toán chi tiết ngoài việc ghi sổ vào nhật ký chung hoặc nhật ký chuyên dùng, đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. + Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. + Sau khi đã kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo chung của Giám đốc và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng. Để quản lý tài chính của Công ty có hiệu quả thì phòng Kế toán phải có liên quan mật thiết với các phòng ban để phối hợp cùng nhau làm tốt nhiệm vụ. Phần II tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty 20 2.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ và dưới tác động của lao động vật liệu không giữ nguyên hình thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lao động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu (cũng chính là tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế cao. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy nếu có sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu hao và định mức dự trữ vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp sản xuất. Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý về nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính được giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Kiểm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch thu mua nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến mở sổ kế toán chi tiết. Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật liệu kém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu trong trường hợp thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất… Tính toán đúng số lượng nguyên vật liệu đã tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân bổ giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tượng sử dụng. Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện nguyên vật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Sản phẩm chủ yếu của Công ty 20 là các loại quân trang, quân nhu phục vụ quân đội như các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu… Ngoài ra Công ty còn sản xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng như khăn mặt, tất… và gia công xuất khẩu. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng phong phú về chủng loại, kích cỡ, quy cách khác nhau như các loại vải (vải phin pêcô, vải mộc, vải katê…) các loại khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly…) Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Công ty thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi phí trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo. Việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là không nhiều. Đây là điều kiện thuận lợi của Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng vốn linh hoạt hơn. Sở dĩ công ty dự trữ không nhiều nhưng vẫn ổn định đáp ứng đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất là do Công ty có một số đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, thường xuyên ổn định như Công ty 28, dệt Hà Nội, dệt Hà Nam… Ngoài nhưng đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu Công ty còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Thông thường những lô hàng lớn thì công ty tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu với các nhà máy. Công ty, xí nghiệp hoặc tổ chức thương mại nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài về. Còn đối với các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lượng và số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiến hành sản xuất Công ty sẽ mua ngoài thị trường tự nhiên. Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu của Công ty là các loại vải và các phụ liệu may mặc cho nên không gây khó khăn cho công tác bảo quản nhưng đòi hỏi công tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng hạn vải để trong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục nhủn, mối mọt… Nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng do quy mô sản xuất của công ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hướng ngày càng mở rộng hơn nữa. Ngoài ký kết hợp đồng may quân trang quan nhu với Tổng cục Hậu Cần - Bộ Quốc phòng, Công ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất trong nước và xuất khẩu. Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì Công ty phải lo khâu đầu vào tính toán lên kế hoạch cung ứng vật tư, mua sắm nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất. Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính do bên yêu cầu gia công cung cấp. Công ty chỉ theo dõi phần số lượng và nguyên vật liệu phụ gia. Vì vậy hiện nay Công ty phải mở sổ theo dõi riêng phần vật liệu gia công. 2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về công dụng phẩm chất, chất lượng… Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản lý và hạch toán cũng như hạch toán như nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty 20 được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại như: Vải mộc, Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ… số lượng, chủng loại vải rất phong phú với các màu sắc khác nhau. - Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sản phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: vải lót, khuy, nhãn cỡ số, khoá… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm. - Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa như: dây curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt… - Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phế liệu chủ yếu của Công ty là vải vụn các loại. - Vật liệu khác Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu diezen, than… Vật liệu khác: như chổi, băng dính, bao bì… 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống nhất và trung thực. Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập là khác nhau. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là rất cần thiết. Vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu và được tiến hành như sau: a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngoài và vật liệu Công ty tự gia công chế biến. - Với vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu với phương thức nhận tại kho của Công ty. Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng) theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty. Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty. - Với vật liệu do Công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nhập kho vật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia công chế biến + chi phí nhân công và các chi phí khác. b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do Giám đốc Công ty quyết định. c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán tính toán thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất. Theo phương pháp này kế toán tiến hành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất kế toán tính tổng giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và tổng giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ nhưng trước lần đó rồi chia ra tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ trước lần xuất đó sẽ được đơn giá bình quân gia quyền. Lấy đơn giá bình quân gia quyền nhân với số lượng nguyên vật liệu xuất kho lần đó sẽ được trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất. Nếu lần xuất đó không xuất hết số lượng tồn đầu kỳ và nhập trước lần xuất đó thì số dư còn lại như tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau. Những lần xuất sau tính tương tự như lần xuất trước. Việc áp dụng phương pháp này cho phép theo dõi được cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà không phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới tính giá được. Mặc dù công ty tiến hành hạch toán theo tháng nhưng công ty lại tính đơn giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Việc tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ theo chương trình máy tính tự động. Theo phương pháp bình quân gia quyền thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: = x Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầuk ỳ + Trị giá thực tế NVL tồn trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Tính giá thực tế xuất kho vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 Tồn đầu tháng: số lượng 11.778,8m Ngày 07/06 xuất: số lượng 2000m Ngày 08/06 xuất: số lượng 22m Ngày 10/06 xuất: số lượng 9209,5 m Ngày 18/06 xuất: số lượng 629,9 m Ngày 25/06 xuất: số lượng 5000 m Ngày 27/06 xuất: số lượng 94 m Ngày 28/06 xuất: số lượng 1817 m Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 06/06 Đơn giá bình quân gia quyền (G) Trị giá thực tế vải xuất kho 06/06 là: 2000 x 72.885,97 = 145.771.580 Trị giá thực tế vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 07/06 là Đơn giá bình quân gia quyền Trị giá thực tế vải xuất kho 18/06: Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 25/06: 5000 x 72.885,41 = 364.427.050 Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 28/06: Đơn giá bình quân gia quyền: Trị giá thực tế vải xuất kho ngày 28/06: 1817 x 72.885,4 = 132.432.772 Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật liệu xuất kho để xác định giá toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ. Khi giá cả trên thị trường biến động quá lớn thì công ty đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên cơ sở giá thị trường. Căn cứ vào giá vật liệu đã đánh giá lại để tính giá xuất kho cho kỳ sau nhưng thường công ty chỉ đánh giá lại vào cuối năm. 2.2. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1. Chứng từ sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước quy định. Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hướng dẫn về chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính quy định việc hạch toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán. Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 08-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu số 03-BH) Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập và các chứng từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải được luân chuyển theo trình tự, thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng kế hoạch tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu của Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giao một liên cho Công ty. Khi vật liệu về đến kho Công ty, trước khi nhập kho thủ kho báo cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượng vật liệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư, thống kê phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành 2 liên và được người phụ trách ký ghi rõ họ tên, trên hai phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật liệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùng người nhập kí tên vào phiếu. Thủ kho gửi một liên cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của người cung cấp để làm căn cứ thanh toán. Trường hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm. Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Công ty.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL HQ/01-N Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 6 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty 28 Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Chị Hoà Đơn vị: Công ty may 20 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán: HĐ 2/6/2006 MS: Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải Gabađin len rêu nội-khổ 1,5 m 9.209,9 72.885 671.234.408 2 Cộng thành tiền hàng 671.234.408 3 Thuế suất GTGT 10% 671.234.408 4 Tổng cộng tiền thanh toán 738.357.848 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm ba mươi tám triệu, ba trăm năm bảy nghìn tám trăm bốn tám. Người mua hàng (ký họ tên) Kế toán trưởng (ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký họ tên)  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL HQ/01-N Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 8 tháng 6 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Hoà Đơn vị: Công ty may 20 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán: HĐ 15-19/6/2006 MS: Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 2 Mếc 1010 khổ 1,12 Mếc 1012 khổ 1,12 9.000 7.600 15.454,5 15.454,5 139.090.500 117.454.200 Cộng tiền hàng 256.544.700 Thuế suất thuế GTGT 10% 25.654.470 Tổng cộng tiền thanh toán 282.199.170 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám hai triệu, một trăm chín chín nghìn một trăm bảy mươi đồng chẵn Người mua hàng (ký họ tên) Kế toán trưởng (ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký họ tên) Ngày 10/6/2006 hoá đơn số 047250 của Công ty 28 về ngày 08/6/2006 hoá đơn số 46955 của Công ty TNHH Hữu Nghị về khi hàng về phòng KCS nhận được hoá đơn và xuống kho cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm toàn bộ nguyên vật liệu mang về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ban kiểm nghiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Công ty 20 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 06 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Hoàng Huy Cải - Phòng kinh doanh 2. Lê Tấn Minh - Phòng kỹ thuật - chất lượng 3. Tô Thị Kim Tuyến - Kế toán nguyên vật liệu 4. Trần Đức Anh - Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL không quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 1 Vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 m 9209,5 9209,5 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ kiều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật (đã ký) Thủ kho (đã ký) Trưởng ban (đã ký) Công ty 20 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 8 tháng 06 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Hoàng Huy Cải - Phòng kinh doanh 2. Lê Tấn Minh - Phòng kỹ thuật - chất lượng 3. Tô Thị Kim Tuyến - Kế toán nguyên vật liệu 4. Trần Đức Anh - Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL không quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 1 2 Mếc 1010 - khổ 1,12 Mếc 1010 - khổ 1,12 m m 9.000 7.600 9.000 7.600 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ kiều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật (đã ký) Thủ kho (đã ký) Trưởng ban (đã ký) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu và lập phiếu nhập kho. Mẫu phiếu nhập kho về hai hóa đơn trên. Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 06 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Công ty 28 Theo hợp đồng số 04725 ngày 10 tháng 06 năm 2006 Nhập tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 m 9.209,5 9.209,5 72885 671.234.408 Cộng (một khoản) 671.234.408 Viết bằng chữ: Sáu trăm bảy mốt triệu hai trăm ba tư nghìn bốn trăm linh tám đồng chẵn Nhập ngày 10 tháng 6 năm 2006 Người lập (đã ký) Thủ kho (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 06 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Theo hợp đồng số 46995 ngày 08 tháng 06 năm 2006 Nhập tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 Mếc 1010 - khổ 1,12 Mếc 1012 - khổ 1,12 m m 9000 7600 9000 7600 15.454,5 15.454,5 139.090.500 117.454.200 Cộng (một khoản) 256.544.700 Viết bằng chữ: Hai trăm năm sáu triệu, năm trăm bốn mươi bốn nghìn bảy trăm đồng. Nhập ngày 08 tháng 6 năm 2006 Người lập (đã ký) Thủ kho (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) 2.2.3. Thủ tục xuất nhập kho nguyên vật liệu Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, một số ít được dùng cho QLDN, chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế của các xí nghiệp và mức tiêu hao vật tư do phòng kỹ thuật cung cấp và ban giám đốc các xí nghiệp dựa vào quản đốc các phân xưởng liệt kê các loại nguyên vật liệu cần dùng trình lên (bao gồm cả số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại) phòng kế hoạch vật tư và lập phiếu đề xuất vật tư trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư, kế toán vật liệu sẽ căn cứ vào đó và căn cứ vào số lượng vật tư còn trong kho vẫn đảm bảo chất lượng lập phiếu xuất kho nếu trong kho không còn vật tư phòng kế hoạch sẽ cử cán bộ tiếp liệu đi mua về. Kế toán nguyên vật liệu chỉ lập phiếu xuất kho khi trong kho có nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng. Phiếu xuất kho được xác lập thành ba liên và có chữ ký phụ trách chung tiêu, phụ trách đơn vị sử dụng. Sau đó đơn vị sử dụng vật liệu xuống lĩnh vật liệu. Thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ghi số lượng thực xuất vào phiếu, thủ kho gửi một liên cho phòng kinh doanh, liên hai sau khi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán vật liệu làm cơ sở để ghi sổ sách kế toán, liên ba giao cho đơn vị sử dụng Ví dụ minh hoạ. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm 2006 Kế hoạch cấ._.