Báo cáo Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

ý cao đòi hỏi kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm toán. Trong một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. Nó không chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng, thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp lý cho việc kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành. Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài : “Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán” với mong muốn tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng như nêu ra một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào phân tích thực tế của vấn đề. Luận văn gồm có 3 chương : Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán. Chương II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC. Chương III : Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC. Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn... cho nên vấn đề chưa được giải quyết cụ thể. Mong rằng nội dung này sẽ được đưa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứu cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn TS Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán. I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán. 1.1. Khái niệm về hồ sơ kiểm toán. Như chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán. Để có thể thực hiện được chức năng đó kiểm toán viên cần phải nắm được một lượng thông tin nhất định thông qua quá trình thu thập và lưu trữ. Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần được giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, được phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều người và kết quả của nó có một vai trò rất quan trọng đối với đơn vị khách hàng. Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như chức năng của kiểm toán nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng. Hồ sơ là một khái niệm được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lưu trữ hồ sơ phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Tài liệu giảng dạy của Cục lưu trữ quốc gia đưa ra định nghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó”. Ví dụ như hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc... Các văn bản đưa vào hồ sơ phải đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Một hồ sơ được coi là hoàn thiện khi thông qua đó người đọc có thể nắm được những thông tin liên quan đến đối tượng trong hồ sơ đó. Trên góc độ pháp lý “hồ sơ” cũng được sử dụng như một công cụ bắt buộc của quản lý. Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thông dụng và hồ sơ kiểm toán được coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán. Trước hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toán tài chính hướng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán. Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều phương pháp và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,... cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành. Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán kiểm toán viên chính có thể đánh giá được tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung của kiểm toán cũng như đáp ứng được những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việc kiểm toán. Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đưa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán: Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểm toán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.” Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS – JAMESK. LOEBBECKE Hồ sơ kiểm toán được định nghĩa qua khái niệm tư liệu của kiểm toán viên: “ Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.” Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng như thực tế tại Việt Nam Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : “ Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành”. Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xác minh và bày tỏ ý kiến”. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm toán. Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ. Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán. 1.2.1. Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán. 1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán. Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tuỳ thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nhưng phải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc... thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết thúc ở việc đưa ra báo cáo kiểm toán hay thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công ty kiểm toán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta biết rằng hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán được tiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán được tổ chức theo phương pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp của phương pháp kiểm toán. Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ 1.2.1.1.1. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu. Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổ chức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh như sau: Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu Mục lục Có Không 1. Tổng hợp A 2. TGNH và tiền mặt B 3. Đầu tư ngắn hạn C 4. Các khoản phải thu D 5. Hàng tồn kho E 6. Tài sản lưu động khác F 7. Chi sự nghiệp G 8. Tài sản cố định hữu hình H 9. Cam kết vốn I 10. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J 11. Ký quỹ ký cược ngắn hạn K 12. Các kinh phí trả ngắn hạn O 13. Vốn kinh doanh và quỹ P 14. Nguồn kinh phí Q 15. Kết quả hoạt động kinh doanh R 16. Kết quả tài chính S 17. Kết quả bất thường T 18. Các tài khoản ngoài bảng U Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó hoặc không có trong Hồ sơ. Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ tự các mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam. Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái. Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa bảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết) các báo cáo. Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau: Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô hình Tây Âu Phần tổng hợp Có Không 1. Báo cáo kiểm toán A 2. Thư quản lý A1 3. Ghi chú soát xét A5 4. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12 5. Các vấn đề còn vướng mắc A16 6. Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20 7. Thư giải trình của Ban giám đốc A22 8. Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25 9. Bảng cân đối kế toán A 26 10. Báo cáo kết quả kinh doanh A 32 11. Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33 12. Các bút toán phân loại lại A34 13. Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35 14. Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trước A42 15. Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40 16. Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45 17. Hợp đồng kiểm toán A46 18. Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trước khi lập kế hoạch A48 19. ….. Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu Ưu điểm: Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được được chi phí. Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại. Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa. Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên. Nhược điểm: Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao. Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết theo “quan hệ ngang”. Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn. Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao. Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn. 1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm toán AS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu). AS/2 là phương pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ một phần lao động, tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và sự năng động của mỗi nhân viên. Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ kiểm toán và phần mềm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhất gọi là “chỉ mục Hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế toán. Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất. Danh mục này được chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, hoặc thể hiện các mục, tiểu mục của các phần hành được kiểm toán trên Báo cáo tài chính. Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau: Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp 1000 Lập kế hoạch kiểm toán 2000 Báo cáo 3000 Quản lý cuộc kiểm toán 4000 Hệ thống kiểm soát 5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản 6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả 7000 Kiểm tra chi tiết – vốn chủ sở hữu 8000 Kiểm tra chi tiết – báo cáo lãi lỗ Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số từ 1000 đến 8000. Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ yếu trong phần Hồ sơ thường trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ). Những chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán. Từ chỉ mục 5000 đến 8000 thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Bao gồm các chỉ mục lớn như: kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ. Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2 đều sử dụng mẫu quy định như trong Hồ sơ chuẩn. Các giấy tờ làm việc này có mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục. Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán. Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp. Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiện bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ làm việc không chỉ được thực hiện theo “ quan hệ dọc ” mà chúng còn được liên kết chặt chẽ theo “ quan hệ ngang ” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau. Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ Mô hình này khắc phục được tất cả các nhược điểm của mô hình kiểm toán Tây Âu. Mô hình này được vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc được hình thành nhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất. Các công thức được vi tính hoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao. Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều. Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩa mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu. Rủi ro kiểm toán thấp hơn. 1.2.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau : Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán. Hình thức báo cáo kiểm toán. Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng. Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán. Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể. 1.2.1.3. Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán. Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải khoa học về mặt hình thức. Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong công việc kiểm toán từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra cũng như tra cứu quy trình kiểm toán khi cần thiết... Một hồ sơ kiểm toán được sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản cũng như tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau : a. Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng : Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục, nội dung được kiểm toán. Đề mục thường được đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, bao gồm những nội dung sau : - Tên đơn vị được kiểm toán. - Đối tượng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các tư liệu đó. - Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán. - Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu. - Ngày thực hiện. b. Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên : Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày tháng hoàn thành trên hồ sơ đó. Trong trường hợp hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra các thông tin trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập người ta ghi chú “ Được chuẩn bị bởi khách hàng” trên các hồ sơ này. Những người có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán như kiểm toán viên chính, ban kiểm soát... khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên vào hồ sơ kiểm toán. Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác định trách nhiệm của họ đối với thông tin được ghi trên đó. c. Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học : Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo đảm việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng Thông thường, người ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, tư liệu với thông tin tổng quát nhất, như: các Hồ sơ thường xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành và kết thúc là báo cáo kiểm toán. Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải được sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối kết toán cũng như các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh... Thông thường, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báo cáo tài chính được kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số. Các bảng liệt kê, phân tích, tính toán... liên quan đến biểu chỉ đạo đó được xếp ngang sau biểu chỉ đạo và được đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ đạo một con số. Tương tự như thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì được xếp sau bảng liệt kê, phân tích, tính toán và được đánh số bằng cách thêm số vào sau kí hiệu của các bảng liệt kê, phân tích, tính toán.... Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức như vậy thì mỗi tổ chức kiểm toán có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện của từng công ty sao cho hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy trình do công ty kiểm toán quy định. Kiểm toán viên được phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã được lập một cách đúng đắn. Như vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng. Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc hồ sơ mẫu,...) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lượng kiểm toán. d. Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng,... Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng được lấy từ nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn...), nơi lưu trữ tài liệu, bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu của đơn vị...Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết. Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã làm hoặc các kết quả đã đạt được, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn.. Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu được sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để không gây hiểu lầm, kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dưới hồ sơ kiểm toán. Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề mà người đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán. e. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp : Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình. Một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung sau : Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên. Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán được áp dụng. Phạm vi áp dụng thủ tục đó. Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất suy đoán. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm đọc sẽ hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cần được chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuật tính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểm toán khác... Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ trong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúng không có ảnh hưởng trọng yếu đến công việc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thông tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán. Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khó hiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏ khỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó. 1.2.2. Nội dung của hồ sơ kiểm toán : Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểm toán khác nhau tuỳ thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm 2 loại : Hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán hiện hành. 1.2.2.1. Hồ sơ kiểm toán thường trực (hồ sơ kiểm toán chung) Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng. Hồ sơ này nhằm lưu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quan tâm thường xuyên qua nhiều kỳ. Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm: + Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ ; + Các thông tin chung về khách hàng : Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bản quan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập ( Giấy phép đầu tư, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc... ( Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức ...) Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá trình phát triển của khách hàng. + Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm; + Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ước lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương ;... + Các tài liệu về kế toán : Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng,... + Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay.. + Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây. 1.2.2.2. Hồ sơ kiểm toán hiện hành (hồ sơ kiểm toán năm) : Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán hiện hành bao gồm tất cả những tư liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành. Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin chủ yếu sau Hồ sơ kiểm toán năm thường gồm : + Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán : Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập hồ sơ kiểm toán ; Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ; Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt. + Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính. + Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,..( bản dự thảo và bản chính thức). + Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) và bản thanh lý hợp đồng. + Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ; + Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. + Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác ; + Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ ; + Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; + Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả đạt được ; + Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản ; + Những phân tích các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng ; + Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên hoặc chuyên gia khác thực hiện ; + Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới ; + Các thư từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và các bên hữu quan ; + Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ; + Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán ; + Bản xác nhận do khách hàng hoặc người thứ ba gửi tới ; + Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó. 1.2.2.3. ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Hồ sơ kiểm toán được lập và sử dụng từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu và được bổ xung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán cho đến kết thúc kiểm toán. * Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc được lập và sử dụng trong giai đoạn này gồm: những thông tin thu thập được về khách hàng, những đánh giá, kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểm toán của kiểm toán viên. Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét Hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm. Xem xét Hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên trước để có được những thông tin như: tính liêm chính của Ban giám đốc Công ty khách hàng, những bất đồng của Ban giám đốc với kiểm toán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán… hoặc các vấn đề quan trọng khác. Các Hồ sơ kiểm toán năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin về khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác. Vì vậy qua việc kiểm tra Hồ sơ kiểm toán thường xuyên của khách hàng( bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ Công ty, chính sách tài chính, kế toán…) kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý có hợp lý hay không, việc hiểu được bản chất và sự biến động của các số liệu trên Báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chương trình kiểm toán được lập và lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán. Chương trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên những thay đổi này phải được ghi rõ trong Hồ sơ kiểm toán. Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch tổng quát được lưu giữ trong Hồ sơ thường xuyên. Đối với những khách hàng quen thuộc, Công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ không phải tiến hành lập mới các tài liệu như đối với khách hàng mới. * Giai đoạn thực hành kiểm toán Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục kiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và thủ tục phân tích. Dựa vào những tài liệu đã lưu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hay không. Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu qua các thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm ._.tra chi tiết). Nếu quyết định là không thì phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản với số lượng lớn. Cần lưu trữ vào Hồ sơ các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian và phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toán viên. Những phát hiện này lại được đem ra so sánh với những đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán. Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ bản sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch.Trong trường hợp ngược lại có thể phải thay đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơ bản. Việc thực hiện thủ tục cơ bản này được thể hiện trên các bảng tổng hợp, bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh…Khi tiến hành kiểm toán các khoản mục đã lựa chọn, kiểm toán viên phải đưa ra các kết luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận đó trên giấy tờ làm việc. Các giấy tờ này được tập hợp lại trong Hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên. Phần lớn các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán được lập vào giai đoạn này. Tất cả các bằng chứng có giá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải được lưu lại trên giấy tờ làm việc, đảm bảo cho Hồ sơ kiểm toán được lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ. * Giai đoạn kết thúc kiểm toán Các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viên đưa ra các kết luận của mình. Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng trong Hồ sơ, đó là Báo cáo kiểm toán và thư quản lý (nếu có). Người soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán hoàn thành thông qua việc xem xét Hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo những quy định nghiêm ngặt. Đây sẽ là những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán. 1.3. Các chức năng của hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng. Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theo sơ đồ như sau : Các chức năng của hồ sơ kiểm toán Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau Làm cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán Làm tài liệu phục vụ cho đào tạo Làm cơ sở cho việc giám sát kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán như sau : a. Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán : Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện như sau: Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Như vậy, thông qua cách này, một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các công việc khác có liên quan. Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ, và tiếp tục điều hành công việc. Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng. Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan. b. Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán : Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra này được tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục được kiểm tra bởi các chủ nhiệm, các chủ phần hùn... Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình. c. Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán : Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của kiểm toán viên. Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các kiểm toán viên đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi tiến hành cuộc kiểm toán. d. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau : Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế. Như vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trước như là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là : Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào thời gian thực tế của kỳ trước. Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Cho biết các vấn đề “ nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm. Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng được cho kỳ sau. Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồ sơ kiểm toán kỳ trước. Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hướng dẫn cụ thể và chi tiết. Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý các vấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán. e. Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán. Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh được rằng công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực Kiểm toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không được chứa đựng những vấn đề không thể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải thích được.. f. Làm tài liệu cho đào tạo. Với những người mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán những năm trước được coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hướng dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà người cộng sự mới bước vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với công tác kiểm toán. 1.4. Những quy định chung về hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230. Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơ kiểm toán Bộ Tài chính đã đưa ra những quy định chung về tính bí mật, an toàn, lưu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong chuẩn mực số 230 như sau: Tính bí mật, an toàn : Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã thực hiện, là cơ sở cho kết luận và báo cáo kiểm toán, do vậy cần bảo quản và lưu trữ theo qui định. Kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảm bảo an toàn cho Hồ sơ kiểm toán. Kiểm toán viên phải bảo quản Hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc bảo mật của tư liệu. Kiểm toán viên không được tiết lộ bất cứ thông tin nào thu được trong khi kiểm toán tại đơn vị cho đối tượng khác ngoài đơn vị khi chưa có sự đồng ý của đơn vị. Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên thu được một số lượng thông tin đáng kể có bản chất bảo mật. VD như các chiến dịch quảng cáo, số liệu về chi phí sản phẩm, số liệu của lương các viên chức... nếu các thông tin này bị tiết lộ ra ngoài hoặc cho các nhân viên của các Công ty – những người không được phép sử dụng cá thong tin đó – thì hậu quả sẽ rất xấu. Thường thì tư liệu có thể được cung cấp cho những ai được khách hàng cho phép. Tuy vậy, nếu các tư liệu đó được toà án yêu cầu hoặc dược dùng như một phần của chương trình kiểm tra chất lượng tự nguyện với các Công ty kiểm toán khác thì sẽ không cần đến sự cho phép của khách hàng. Lưu trữ hồ sơ kiểm toán : Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nước quy định riêng cho tổ chức nghề nghiệp và từng công ty kiểm toán. Việc tổ chức lưu tr và sắp xếp như thế nào là do các công ty kiểm toán tự bố trí theo quy định riêng của công ty nhưng phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểm toán được sắp xếp lưu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ tra cứu và được lưu giữ quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của công ty. Trường hợp công ty kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán được lưu tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán. * Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán được thực hiện dựa trên những nguyên tắc chủ yếu sau: - Nắm vững những thao tác nghiệp vụ lưu trữ đã được qui định để tổ chức phân loại. Hồ sơ kiểm toán, sắp xếp Hồ sơ kiểm toán theo đơn vị thực hiện kiểm toán, theo trật tự thời gian, theo tính chất. Xây dựng công cụ tra cứu, tủ sắt bảo quản Hồ sơ kiểm toán, tổ chức giới thiệu và hướng dẫn việc sử dụng Hồ sơ kiểm toán, công bố Hồ sơ kiểm toán đang lưu trữ theo qui định của pháp luật. - Xuất phát từ hoạt động hực tiễn, hàng năm tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm xây dựng cơ sở lý luận khoa học về công tác lưu trữ Hồ sơ kiểm toán. - Hình thành hệ thống công tác lưu trữ Hồ sơ kiểm toán, có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ về nội dung và trình tự lưu trữ Hồ sơ kiểm toán. Sự quản lý và chỉ đạo được chế định bằng những văn bản pháp luật. - Hồ sơ kiểm toán được nhìn nhận đánh giá và những tài liệu cần phải được quản lí lưu trữ theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Hò sơ kiểm toán phản ánh tính cơ mật, tính khoa học và tính chuyên môn nghiệp vụ. Chính vì lẽ đó, công tác lưu trữ hố sơ kiểm toán phải được quản lí theo nguyên tắc: “Tập trung thống nhất” Sở hữu hồ sơ kiểm toán : Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán. Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc ( hoặc người đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp. Kiểm toán viên được phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu cho khách hàng tuỳ từng trường hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định. Trong mọi trường hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng. Trong trường hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán được lập theo sự phân công công việc của từng bên. Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hành báo cáo kiểm toán và lưu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗi bên phải phô tô cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình. Như vậy, khi có hai hay nhiều công ty kiểm toán cùng tiến hành một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán là thuộc sở hữu chung của các công ty kiểm toán đó, mỗi công ty có một hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh về cuộc kiểm toán và được lưu tại mỗi công ty. Chương II : thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC ) 1. Tổng quan về công ty. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của AASC Căn cứ nghị định số 196 HĐBT ngày 11/12/1989 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý Nhà nước của các Bộ. Căn cứ nghị định số 155 – HĐBT ngày 15/10/1988 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính. Theo đề nghị của các đồng chí Vụ trưởng Vụ tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ chế độ kế toán và kiểm tra kế toán. Bộ trưởng bộ tài chính đã quyết định số 164 TC/QĐ/TCCB (ngày 13 tháng 5 năm 1991) thành lập Công ty dịch vụ kế toán trực thuộc Bộ Tài chính để làm các dịch vụ về kế toán đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế… Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng và cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ra Quyết định số 238 TC/TCCB (ngày 27 thánh 4 năm 1993) và 639 TC/TCCB (ngày 14 tháng 9 năm 1993) bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên Công ty dịch vụ kế toán thành: Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán; tên giao dịch quốc tế là AUDITING AND ACCOUNTING FINANCIAL CONSULTANCE SERVICE COPANY (gọi tắt là AASC). Trụ sở chính được đặt tại số1 Lê Phụng Hiểu – Hoàn Kiếm – Hà Nội với số vốn kinh doanh 229.107.173 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 137.040.000 đồng + Vốn bằng tiền: 113.316.000 đồng + Vốn bằng hiện vật: 23.724.000 đồng + Vốn khác: Vốn huy động thêm: 9.267.173 đồng Cùng với sự phát triển và thành công qua 14 năm hoạt động, AASC đã có bước tiến vững chãi và trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam, dịch vụ của AASC được biết đến và được tín nhiệm ở nhiều tổ chức trong và ngoài nước. AASC là một trong bốn công ty kiểm toán Việt Nam cùng với 4 công ty kiểm toán quốc tế hoạt động tại Việt Nam được phép tham gia kiểm toán các dự án tài trợ bởi các tổ chức Quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng phát triển Châu á (ADB) và các tổ chức khác. AASC còn nằm trong danh sách chọn lọc được tham gia dự thầu hầu hết các dự án tài trợ bởi các tổ chức Chính Phủ và phi Chính Phủ. Về đội ngũ công nhân viên Để có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế và đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, vấn đề trình độ và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên cần được coi trọng đúng mức. Chính vì vậy, công ty rất chú trọng, quan tâm đến công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên. Đội ngũ nhân viên trong công ty ngày càng tăng về số lượng cũng như chất lượng. Từ 8 nhân viên ngày đầu thành lập đến nay, sau 14 năm phát triển, công ty có hơn 300 cán bộ, trong đó có 105 kiểm toán viên được cấp chứng chỉ kiểm toán viên cấp Nhà nước cùng với 25 tiến sĩ, thạc sĩ và cán bộ đang theo học cao học, ACCA và hàng trăm cộng tác viên bao gồm các giáo sư tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành với kihn nghiệp chuyên môn dầy dạn. Đội ngũ nhân viên của AASC được đào tạo đại học và trên đại học chuyên ngành tài chính ngân hàng, kế toán và kiểm toán ở trong nước và ở nước ngoài, thường xuyên được trang bị và tiếp cận với những kỹ năng và kiến thức mới nhất qua các chương trình đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán, tài chính kế toán, thuế, chuẩn mực kế toán, kiểm toán... Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Tổng số cán bộ nhân viên 271 29 354 Trong đó: - KTV quốc gia 74 98 105 - Trình độ học vấn Tiến sĩ 2 2 2 Thạc sĩ 5 6 8 Đang học cao học 14 22 16 Đại học 250 211 311 Một số kết quả đã đạt được trong những năm qua của công ty: Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu 21.174 25.200 31.327 Chi phí 19.141 22.510 28.734 Lợi nhuận 2.033 2.690 2.544 Nộp ngân sách Nhà nước 2.901 2.890 3.111 Biểu đồ thể hiện kết qủa kinh doanh của công ty qua các năm: Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển Công ty có vị trí là một trong các Công ty hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán, chiếm dữ được thị phần hoạt động, cung cấp được các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn đạt chất lượng cao nhất, phương hướng nhiệm vụ của Công ty giai đoạn 2001 –2005 có các nội dung chính như sau: Bám sát chiến lược phát triển kinh tế xã hội từ năm 2001 đến 2010, chiến lược tài chính tiền tệ Việt Nam giai đoạn 2001 – 2010, mở rộng đa dạng hoá các loại hình dịch vụ tài chính, kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế… Phát triển khách hàng là doanh nghiệp nhà nước, các Công ty nhà nước 91, các Công ty nhà nước độc lập, các ban quản lý dự án công trình đầu tư xây dựng cơ bản có vốn đầu tư trong nước và vốn đầu tư nước ngoài. Chủ động trong phát triển các khách hàng là các dự án do các tổ chức tài chính tiền tệ tài trợ cho Việt Nam, các khách hàng theo yêu cầu của thị trường chứng khoán. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi đạo đức nghề nghiệp cho các kiểm toán viên và cán bộ của Công ty. Mở rộng quan hệ hợp tác với các Công ty kiểm toán và tư vấn nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam và khu vực trong việc đấu thầu và thực hiện cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn cho các dự án, các chương trình lớn về kinh tế – xã hội. Đầu tư xây dựng mở rộng cơ sở vật chất làm việc, mua sắm nâng cấp trang thiết bị thông tin, thiết bị văn phòng phục vụ điều kiện làm việc thật tốt cho các kiểm toán viên, nhân viên và chuyên gia của Công ty tại văn phòng Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh thành. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. AASC là một trong hai tổ chức đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động độc lập trong lĩnh vực dịch vụ về kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính, thuế. AASC cũng là Công ty kiểm toán đầu tiên được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương lao động. Công ty hiện nay có hơn 300 nhân viên, cộng tác viên. Mục tiêu hoạt động của AASC là góp phần giúp các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam nắm bắt và tận dụng hợp lý các điều kiện thiên nhiên, xã hội của Việt Nam để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, nắm bắt và vận dụng kịp thời các phương pháp quản lý, các quy trình công nghệ tiên tiến để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động của mình. Công ty đã và đang cung cấp các dịch vụ sau: Kiểm toán Kế toán Công nghệ thông tin Tư vấn tài chính, quản trị kinh doanh Tư vấn thuế Đầo tạo và hổ trợ tuyển dụng Giám định tài chính, kế toán Trong đó dịch vụ kiểm toán là một trong các hoạt động truyền thống và có thế mạnh của Công ty. Qua hơn 10 năm hoạt động, dịch vụ này đã được hoàn thiện và phát triển về phạm vi và chất lượng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế. Công ty AASC luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ của Công ty trong mọi lĩnh vực. Phương châm dịch vụ của AASC là làm theo yêu cầu của khách hàng chứ không phải những dịch vụ gì mình đang có. Tại AASC các nhân viên của Công ty hiểu vai trò của kiểm toán viên trong hoạt động của mình đó là: độc lập, trung thực, khách quan và bảo mật, tuân thủ các quy định của nhà nước Việt Nam cũng như các chuẩn mực của kiểm toán quốc tế được chấp nhận chung. Bên cạnh đó Công ty AASC luôn nhận thức đặt lợi ích hợp pháp của khách hàng lên hàng đầu. Sự am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế giúp Công ty phục vụ với chất lượng tốt nhất bất kỳ dịch vụ chuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc công ty Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 3 Chi nhánh Thanh Hoá Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Vũng Tàu Chi nhánh Quảng Ninh Phòng tư vấn Phòng kiểm toán các dự án Phòng kiểm toán các ngành SXVC Phòng đào tạo Phòng kiểm toán các ngành TM & DV Phòng kiểm soát chất lượng Phòng công nghệ thông tin Phòng kiểm toán XDCB Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán tài chính * Ban giám đốc Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty, Ban Giám đốc gồm có: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc. Giám đốc Công ty là ông Ngô Đức Đoàn, là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc được quy định cụ thể trong Điều 16 - Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Các phó Giám đốc có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty cũng như tham gia điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc. Phó giám đốc thứ nhất: đảm nhiệm mảng kiểm toán xây dựng cơ bản, trực tiếp phụ trách quản lý chi nhánh Thanh Hoá và các phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán dự án, phòng tư vấn và kiểm toán. Phó giám đốc thứ hai: Là người quản lý mảng kiểm toán báo cáo tài chính, đồng thời trực tiếp chỉ đạo hoạt động của chi nhánh Hải Phòng và các phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán thương mại dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng đào tạo. Phó giám đốc thứ 3: Là người chịu trách nhiệm khu vực phía Nam, gồm 2 chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và Vũng Tàu, đồng thời giữ chức cụ giám đốc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh. * Các phòng chức năng Hiện nay Công ty có hai phòng chức năng: Phòng Hành chính tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán. Các phòng chức năng được tổ chức hoạt động theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Phòng Hành chính tổng hợp: Phòng Hành chính tổng hợp có chức năng quản lý hành chính và nhân sự trong Công ty, đảm nhận việc lên kế hoạch hàng tháng về lao động, tiền lương, lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty và công tác quản trị doanh nghiệp, quản lý công văn được đưa đến hoặc gửi đi từ Công ty, sắp xếp và đề bạt cán bộ… Về mặt tổ chức, phòng Hành chính tổng hợp bao gồm:Trưởng phòng, các phó phòng và các nhân viên hoạt động trong các bộ phận trong phòng. Phòng Hành chính tổng hợp bao gồm các bộ phận hoạt động theo chức năng sau đây: Tổ bảo vệ. Tổ lái xe, Tổ bán hàng, Bộ phận phiên dịch, Bộ phận tập vụ. Phòng Tài chính kế toán Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền của doanh nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh. Bên cạnh đó, Phòng Tài chính kế toán còn có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định tại Chế độ Kế toán thống kê của Bộ Tài chính. Phòng Tài chính kế toán trực thuộc và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty. Báo cáo tài chính của Công ty do phòng tài chính kế toán lập và được tính theo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam. Niên độ kế toán của Công ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Phòng tài chính kế toán của Công ty có 4 người: - Kế toán trưởng : Kiêm mảng kế hoạch và tài chính Kế toán tổng hợp: Đảm nhận hạch toán lương và các khoản theo lương Kế toán viên: Chi tiết vào BHXH, TSCĐ… (tài sản cố định tại Công ty khấu háo theo phương pháp đường thẳng) Thủ quỹ: Theo dõi các khoản về qũy, theo dõi các chi nhánh và công tác tiếp thị Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty có cả tập trung và phân tán. Ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ nghi sổ. Các phòng nghiệp vụ Hiện nay, Công ty có một hệ thống 5 Phòng nghiệp vụ thực hiện các hợp đồng dịch vụ cho khách hàng. Các Phòng nghiệp vụ được tổ chức theo mô hình gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng, các Kiểm toán viên, các Kỹ thuật viên, các Trợ lý kiểm toán. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động của phòng. Công ty có năm phòng nghiệp vụ được phân chia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán xây dựng cơ bản, phòng kiểm soát chất lượng, phòng kiểm toán các dự án, phòng tư vấn bồi dưỡng nghiệp vụ. Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công ty giao, bao gồm cả dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính. Ngoài ra, mỗi phòng còn thực hiện các chức năng riêng như : Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty (Hệ thống thư chào hàng, các phương thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty) Phòng Tư vấn và Bồi dưỡng nghiệp vụ : Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảm nhiệm chức năng tư vấn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài công ty. Phòng Kiểm toán dự án : Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản (Còn gọi là phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản): Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%. Phòng Kiểm toán các ngành thương mại, dịch vụ : Thực hiện các cuộc kiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. 1.3. Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán. AASC là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động theo luật doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính. Vì vậy toàn bộ hệ thống sổ sách, tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đều tuân thủ theo quy định chung của Bộ Tài chính. Mô hình hồ sơ kiểm toán và chương trình kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty. Cùng với VACO, AASC là một trong 2 doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính được thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán. Nhưng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng nay là Thủ tướng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực kế toán và tư vấn tài chính. Cho đến năm 1993 Công ty mới được phép bổ sung thêm lĩnh vực kiểm toán và được đổi tên thành “ Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán”. Do vậy, mặc dù kiểm toán độc lập du nhập vào Việt Nam từ rất sớm và phát huy tác dụng ngày càng mạnh mẽ nhưng mãi cho đến những năm gần đây thì kiểm toán mới trở thành lĩnh vực hoạt động chủ yếu và đem lại tỷ trọng doanh thu lớn nhất cho AASC. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng lớn mạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng đang trở thành một loại hình dịch vụ không thể thiếu được. Mặc dù hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán muộn hơn so với VACO và cũng không có được những trang thiết bị với công nghệ hiện đại nhất như nhữngcông ty kiểm toán 100% vốn đầu tư nước ngoài (PWC, AA,..) song AASC đã cố gắng hết sức khẳng định được vị thế của mình. Với đội ngũ nhân viên được đào tạo có hệ thống, giàu kinh nghiệm hệ thống trang thiết bị hiện đại Công ty đã và đang cố gắng nâng cao chất lượng các loại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủ yếu đem lại 75% doanh thu cho Công ty hàng năm, đồng thời hiện nay Công ty đã có hơn 1000 khách hàng thường xuyên và hàng năm có thêm những khách hàng mới. Tuy nhiên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộn hơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên Công ty chưa có điều kiện để đưa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vào thực tế công việc. Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do chưa có đầy đủ điều kiện về tài chính cũng như về nhân lực nên hiện nay Công ty vẫn đang áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu. Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên. Mặc dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện một cách thủ công. Hồ sơ kiểm toán chỉ được lưu trữ dưới hình thức vật chất duy nhất là trên giấy tờ. 2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC. Là một công ty kiểm toán, nhận thức được vai trò của hồ sơ kiểm toán đối với việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng như đáp ứng yêu cầu quản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán. Trên cơ sở những Chuẩn mực thực hành và những quy định của Bộ Tài chính, Công ty đã tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình gọi là hệ thống hồ sơ chuẩn AASC. Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phương pháp kiểm toán, nên những ưu nhược điểm của phương pháp kiểm toán có ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung cũng như cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán. Tại AASC cũng vậy, mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công có sửa đổi theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 và những điều kiện thực tế của Công ty. Việc hình thành tất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủ công không thông qua bất cứ một phương tiện trung gian nào và phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên. Đồng thời việc kiểm tra, soát xét đối với hồ sơ kiểm toán c._. giá trị thực tế không? - Đơn vị có đối chiếu các khoản công nợ với khách hàng không? ệ ệ 5 Tính đúng kỳ - Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải trả có được hạch toán đúng kỳ và đầy đủ không? - Việc hạch toán các khoản nợ phải trả có được thực hiện đúng thời hạn quy định không? - Có đối chiếu pháp định giữa hàng tồn kho và các khoản phải trả không? ệ ệ ệ 6 Quyền và nghĩa vụ - Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán các khoản phải trả trên sổ hay không? - Có chứng từ chứng minh các khoản phải trả không? - Có theo dõi riêng các khoản phải trả không? - Có hạch toán theo trình tự thời gian không? - Có thường xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không? ệ ệ ệ ệ ệ 7 Phân loại - Doanh nghiệp có mở Sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng không? - Có các khoản phải trả nội bộ không? - Có theo dõi khoản phải trả theo từng thời hạn thanh toán không? Theo nội tệ, ngoại tệ, từng hoạt động không? ệ ệ ệ 8 Trình bày - Các khoản phải trả có được trình bày và thuyết minh trên Báo cáo tài chính theo quy định không? ệ Chỉ mục L : Các khoản trích theo lương L1 : Bảo hiểm y tế L2 : Bảo hiểm xã hội L3 : Kinh phí công đoàn. Chỉ mục M : Các khoản thu trước M1 : Thu trước BHYT bắt buộc M2 : Thu trước BHYT tự nguyện Và một số chỉ mục tổng hợp khác. Theo cách tổ chức hồ sơ kiểm toán cho Công ty B như đã trình bày ở trên đây cho thấy những điểm sau : Thứ nhất, việc sắp xếp các chỉ mục tổng hợp theo trình tự như trên là rõ ràng, dễ tìm thông tin dễ tra cứu. Vì các chỉ mục tổng hợp được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái khi kiểm toán viên muốn tìm thông tin trong hồ sơ kiểm toán của Công ty B chỉ cần đối chiếu xem thông tin cần tìm thuộc chỉ mục tổng hợp nào sau đó mở chỉ mục đó ra là có thể tìm được. Thứ hai, việc kiểm tra soát xét công việc kiểm toán trên hồ sơ kiểm toán được thực hiện một cách dễ dàng thông qua các chỉ mục. Tuy nhiên, một điều rõ ràng là các thông tin trong hồ sơ kiểm toán không có một sự liên kết chặt chẽ với nhau ngoài mối liên hệ “dọc” từ tổng hợp đến chi tiết như vậy thì công việc kiểm tra soát xét sẽ không đưa lại kết quả cao. Đồng thời, việc tổ chức hồ sơ kiểm toán như trên là hợp lý khi quy mô công tác kiểm toán nhỏ nhưng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tiến hành kiểm toán những khách hàng lớn vì lượng thông tin cần lưu trữ lớn việc đánh số thứ tự và lập hồ sơ kiểm toán như vậy sẽ không đáp ứng được những yêu cầu đề ra. Vì vậy, cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán này chỉ phù hợp với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên còn đối với những khách hàng thường xuyên( được kiểm toán từ 2 năm trở lên) Công ty cần tổ chức hồ sơ kiểm toán giống như hồ sơ kiểm toán lập đối với Công ty A ở trên. 3. Nhận xét đánh giá về hệ thống hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC Trong suốt thời gian hơn 14 năm từ ngày thành lập, AASC luôn phát huy tiềm lực của mình và luôn đặc biệt quan tâm đến chất lượng các dịch vụ mình cung cấp. Chính điều đó đã nâng cao uy tín của Công ty đối với khách hàng, và AASC luôn là một trong hai Công ty kiểm toán đầu ngành của kiểm toán Việt Nam. Vấn đề đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý. Với Hồ sơ kiểm toán, Công ty đã xây dựng cho mình hệ thống Hồ sơ chuẩn từ năm 2002. Đó là mồ hình Hồ sơ kiểm toán của Tây âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Công ty. Tuy đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán nhưng thực tế cho thấy vẫn còn một số hạn chế yêu cầu Công ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho công tác kiểm toán ngày càng tốt hơn. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu là mô hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phương pháp kiểm toán thủ công. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính phương pháp kiểm toán thủ công này đã đem lại cho mô hình hồ sơ kiểm toán này những ưu, nhược điểm riêng : * Ưu điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán tại AASC Thứ nhất: công tác kiểm toán của Công ty đa số được thực hiện bằng phương pháp thủ công nên yêu cầu về trang thiết bị ( trong đó có Hồ sơ kiểm toán ) là không quá lớn. Kiểm toán viên có thể tự mình hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Chi phí cho trang thiết bị phục vụ kiểm toán vì thế mà thấp dẫn đến chi phí cho cuộc kiểm toán cũng thấp. Thứ hai: Trong mô hình Hồ sơ này, tính chủ động của kiểm toán viên được phát huy cao độ. Tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán khác nhau mà kiểm toán viên có thể đưa ra những thủ tục kiểm toán sao cho phù hợp nhất. Các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ được lập một cách linh động phụ thuộc nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng. Hồ sơ kiểm toán không nhất thiết phải đầy đủ như trong Hồ sơ mẫu đã quy định. Tài liệu nào không cần thiết thì không nhất thiết phải thu thập. Điều này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của kiểm toán viên. Khi kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ cao, có sự am hiểu sâu sắc đối với khách hàng thì kiểm toán viên có thể đưa ra những phán xét mang tính nghề nghiệp hết sức nhanh chóng và chính xác. Thứ ba: Phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm. Thông qua Hồ sơ thường trực, kiểm toán viên đã có được những am hiểu nhất định về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của Ban giám đốc Công ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy kiểm toán viên có thể đưa ra những nhận xét đánh giá về rủi ro kiểm toán mà không cần quá nhiều các thủ tục kiểm toán. Từ đó giảm thiểu được thời gian, chi phí mà hiệu quả cuộc kiểm toán không hề bị giảm sút. Thứ tư: Kết cấu Hồ sơ kiểm toán của AASC rất khoa học, tiện lợi cho bảo quản và tra cứu. Việc sắp xếp chỉ mục từ chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể làm cho người sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng tra cứu từ giấy tờ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại. Thứ năm: Hồ sơ chuẩn của AASC được lập dựa trên Hồ sơ kiểm toán theo mô hình Tây âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm kiểm toán lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Hồ sơ chuẩn được sử dụng hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán với những quy định chặt chẽ về lập, lưu giữ và sắp xếp giấy tờ làm việc. Thông qua hệ thống Hồ sơ kiểm toán, người kiểm tra có thể kiểm soát được toàn bộ các công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán. Thứ sáu: Trong điều kiện của nước ta hiện nay nói chung và trong điều kiện của AASC hiện nay nói riêng thì việc tổ chức Hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Với cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, trình độ khoa học công nghệ còn chưa cao thì tổ chức Hồ sơ như thế này sẽ tiện lợi hơn. Không yêu cầu quá cao về trình độ vi tính và tiếng Anh đối với kiểm toán viên, không yêu cầu cao về chi phí bảo quản lưu giữ. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau: * Nhược điểm của mô hình tổ chức hệ thống Hồ sơ kiểm toán tại AASC Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì mô hình Hồ sơ kiểm toán của AASC cũng đã thể hiện nhiều hạn chế. Nhất là khi mô hình kiểm toán Bắc Mỹ mà đại diện là Hồ sơ kiểm toán AS/2 ra đời và thể hiện nhiều ưu việt hơn hẳn. So sánh hai mô hình này, ta càng thấy rõ những hạn chế của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu. Thứ nhất: Mô hình Hồ sơ kiểm toán AASC sử dụng phương pháp thủ công trong việc lập các giấy tờ làm việc, do vậy công việc ghi chép tính toán của kiểm toán viên rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức mà độ chính xác không cao. Trong khi đó mô hình AS/2 thì giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2, độ chính xác cao mà lại nhanh chóng. Các giấy tờ làm việc được hình thành trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện. Thứ hai: Giấy tờ làm việc được lập theo phương pháp thủ công nên sau khi lập giữa các giấy tờ không có mối liên hệ chặt chẽ. Sự liên kết giữa các giấy tờ này chỉ là sự liên kết từ giấy tờ tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngược lại. Nhược điểm là thông tin giữa các chỉ mục không gắn bó chặt chẽ với nhau, không hình thành nên đường đi của thông tin xuyên suốt Hồ sơ. Khi muốn đưa các thông tin liên quan với nhau, kiểm toán viên lại phải tìm kiếm thông tin trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép vào. Điều này khiến cho thông tin bị lặp lại nhiều lần trong Hồ sơ kiểm toán khiến kiểm toán viên phải mất thêm thời gian, công sức cũng như vật chất để hình thành nên giấy tờ làm việc. Còn với mô hình AS/2 việc liên kết giấy tờ trong Hồ sơ rất chặt chẽ. Việc thiết lập giấy tờ làm việc được vi tính hoá giúp cho luồng số liệu chạy tự động nên liên kết chặt chẽ giữa các phần, các chỉ mục của Hồ sơ. Khi kiểm toán viên sử dụng phần mềm, máy tính sẽ yêu cầu điền lần lượt vào các giấy tờ làm việc mà không được bỏ qua. Điều này giúp các kiểm toán viên không bỏ sót giấy tờ làm việc. Thứ ba: Cũng chính vì các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ tại AASC chỉ có mối liên hệ dọc mà không có mối liên hệ ngang giữa các giấy tờ cùng cấp độ chi tiết và giữa các chỉ mục tổng hợp nên việc soát xét, giám sát kết quả trong các bước kiểm toán gặp rất nhiều khó khăn. Công tác kiểm tra tốn nhiều thời gian và hiệu quả không cao. Thứ tư: Hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành được lưu trữ ngay tại phòng làm việc của nhóm kiểm toán viên đã thực hiện cuộc kiểm toán đó. Hồ sơ kiểm toán được tổ chức chỉ dưới dạng giấy tờ làm việc mà không lưu giữ trên các đĩa mềm. Như vậy Hồ sơ sẽ dễ bị hư hỏng, mất mát, thất lạc, việc lưu trữ chiếm nhiều diện tích và bất tiện khi phải mang theo bởi kích thước các Hồ sơ thường lớn và rất cồng kềnh.Trong khi đó việc lưu trữ Hồ sơ kiểm toán trong mô hình AS/2 được thực hiện bằng cả hai cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm. Việc lưu giữ như vậy có độ an toàn cao hơn. Đặc biệt là lưu giữ bằng đĩa mềm thì gọn nhẹ, thuận tiện cho tra cứu. Theo mô hình AS/2, các Hồ sơ được vi tính hoá, các máy tính được nối mạng với nhau nên việc trao đổi thông tin bằng thư điện tử về các bước công việc rất thuận tiện, thuận tiện cho việc kiểm soát của các cấp quản lý đối với tiến độ cuộc kiểm toán. Thứ năm: Do Hồ sơ kiểm toán được lập một cách thủ công nên công tác kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Đây là ưu điểm vì nó tăng khả năng hoạt động độc lập của kiểm toán viên, rút ngắn thời gian cho cuộc kiểm toán nhưng hậu quả là rủi ro kiểm toán trong trường hợp này tương đối cao, nhất là với những khách hàng mới. Chương III : Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC 1. Sự cần thiết phải đổi mới của hồ sơ kiểm toán. Yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, hội nhập quốc tế đối với công tác kế toán, kiểm toán : Như chúng ta đã biết, toàn cầu hoá và xu thế hội nhập đã làm thay đổi căn bản những diễn biến trong nền kinh tế thế giới. Ngày nay, thương mại dịch vụ đã trở thành một ngành kinh tế quan trọng và chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giao dịch thương mại toàn cầu. Vấn đề tự do hoá thương mại dịch vụ đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của các quốc gia đặc biệt là các nước đang phát triển. Trong các vòng đàm phán song phương và đa phương các ngành dịch vụ quan trọng như vận tải, tài chính, thông tin, môi trường,... luôn được được đưa ra thảo luận. Mở cửa dịch vụ tài chính luôn được coi là vấn đề quan trọng nhất. Phần lớn các quốc gia trong đó có Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều sức ép từ các nước phát triển, yêu cầu mở cửa ngành dịch vụ tài chính cho cạnh tranh nước ngoài. Tuy nhiên, việc mở cửa ngành dịch vụ tài chính là vấn đề rất nhạy cảm, các quốc gia đều phải có các bước đi thận trọng. Đây là một trong những lý do giải thích cho thực tế là các nước đang phát triển thời gian qua đã rất dè dặt trong việc mở cửa dịch vụ tài chính. Hội nhập kinh tế nói chung và hội nhập về dịch vụ tài chính nói riêng là xu thế tất yếu là yêu cầu khách quan trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện tại và Việt Nam không thể đứng ngoài xu thế này. Trong xu thế toàn cầu hoá, tiến trình mở cửa nền kinh tế của Việt Nam cũng cho thấy quá trình tự do hoá không chỉ dừng lại ở các quan hệ giao dịch thương mại hàng hoá mà còn mở rộng đối với quan hệ cung cấp dịch vụ. Trong hiệp định thương mại Việt - Mỹ Việt Nam đã cam kết mở cửa 55 trong số 155 phân ngành dịch vụ khác nhau trong đó có dịch vụ kế toán và kiểm toán trên cơ sở hoạt động về dịch vụ của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong khuôn khổ ASEAN, năm 1995 các nước ASEAN đã ký kết Hiệp định khung về hợp tác dịch vụ ASEAN. Trên cơ sở các lộ trình định hướng mở cửa thị trường về dịch vụ tài chính và dịch vụ hỗ trợ kinh doanh được các Chính phủ thông qua Bộ Tài chính đã xây dựng các cam kết về dịch vụ kế toán, kiểm toán của Việt Nam với các nước ASEAN. Mức cam kết được xây dựng trên cơ sở cơ chế hiện hành, lấy Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam làm cam kết sàn. Trong Hiệp định thương mại Việt - Mỹ Việt Nam cam kết một lộ trình mở cửa cụ thể : Sau hai năm kể từ ngày Hiệp định có hiệu lực sẽ bỏ các hạn chế về phạm vi kinh doanh. Sau 3 năm sẽ bỏ hạn chế cấp giấy phép nhu cầu phát triển đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài của Mỹ. Đối với tổ chức thương mại thế giới (WTO) : Mặc dù chưa chính thức đi vào cam kết tự do hoá thương mại dịch vụ đối với WTO, APEC, và ASEAN nhưng Chính phủ Việt Nam cũng đã thông qua lịch trình hội nhập với mục tiêu đến 2020 Việt Nam sẽ hội nhập với nhập hoàn toàn với quốc tế trong lĩnh vực kế toán kiểm toán gồm 3 giai đoạn : Giai đoạn 1 (2000 - 2005) : Chuẩn bị những tiền đề cần thiết cho hội nhập giai đoạn củng cố các yếu tố môi trường pháp lý và các điều kiện cơ sở hạ tầng cần thiết khác để phát triển ngành dịch vụ kế toán, kiểm toán theo hướng hội nhập, đồng thời cũng phải phù hợp với bối cảnh kinh tế trong nước. Trong giai đoạn này, chúng ta cho phép các công ty kế toán, kiểm toán tiếp tục đầu tư hoạt động tại Việt Nam, khuyến khích các công ty, các tổ chức nước ngoài liên doanh với các công ty, tổ chức Việt Nam nhằm chuyển giao kỹ thuật, thúc đẩy các công ty trong nước phát triển. Giai đoạn 2 (2006 - 2010) : Giai đoạn củng cố hội nhập đây là thời kỳ tiếp tục hoàn thiện hơn nữa hệ thống pháp lý điều chỉnh hoạt động kế toán kiểm toán. Với các tiền đề đã được xây dựng ở giai đoạn trên, tới giai đoạn này, chúng ta sẽ chủ động tham gia vào tiến trình hội nhập. Các dịch vụ kế toán, kiểm toán của Việt Nam sẽ được cung cấp ra nước ngoài và các công ty của Việt Nam có thể tham gia điều hành và nắm giữ các công ty kế toán, kiểm toán ở nước ngoài đồng thời cho phép các công ty kế toán, kiểm toán mới đầu tư vào Việt Nam. Giai đoạn 3(2011- 2020) : Giai đoạn hội nhập năng động. Việt Nam sẽ hội nhập hoàn toàn với quốc tế trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán. Khi các ngành phát triển thông qua trao đổi công nghệ và toàn cầu hoá thì bản chất và phạm vi các giao dịch quốc tế kéo theo sự mở rộng các dịch vụ kế toán, kiểm toán. Mặt khác do tính vượt trội so với các nghề nghiệp khác kế toán, kiểm toán được đặt lên vị trí hàng đầu trong việc thông qua các nguyên tắc của Hiệp định về thương mại dịch vụ (GATS) của WTO. Trong quá trình tự do hoá và toàn cầu hoá, việc cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán có thể được diễn ra trong các quan hệ song phương và đa phương theo các hình thức sau : Một tổ chức nghề nghiệp hoặc một chuyên gia ở nước này có thể cung cấp dịch vụ cho một khách hàng ở nước khác. Một công ty mẹ ở một nước khác, thuê kiểm toán ở nước mà công ty con hoạt động để kiểm toán công ty con và báo cáo cho công ty mẹ. Thiết lập mạng chuyên gia mà thành viên là chuyên gia của nhiều nước khác nhau. Một tổ chức nghề nghiệp đến làm việc tạm thời hoặc thường xuyên và lâu dài tại một nước khác. Tổ chức các dự án dài hạn đòi hỏi phải đi lại thường xuyên giữa khách hàng và kiểm toán viên đến các nước khác nhau. Quá trình hội nhập kế toán, kiểm toán tạo nên những cơ hội to lớn cho ngành kế toán, kiểm toán Việt Nam, đồng thời cũng đặt ra những thách thức ngặt nghèo đòi hỏi phải có những giải pháp hữu hiệu để vượt qua và phát triển. Trong trật tự thương mại toàn cầu các chuyên gia kế toán, kiểm toán giỏi của Việt Nam sẽ có cơ hội tốt để làm việc và có thu nhập cao ở nước ngoài. Đồng thời họ cũng phải cạnh tranh gay gắt các chuyên gia kiểm toán khu vực và thế giới không những ở nước ngoài mà ngay chính tại thị trường trong nước. Nền kinh tế toàn cầu hóa đòi hỏi và chỉ chấp nhận các dịch vụ kế toán, kiểm toán hoàn hảo có chất lượng cao được cung cấp bởi các chuyên gia có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, bản lĩnh và có đạo đức nghề nghiệp. Hơn nữa, kiểm toán là một ngành dịch vụ mà những lợi ích mà nó mang lại cao hơn rất nhiều so với chi phí phải bỏ ra. Khách hàng có quyền nhận được các dịch vụ tốt nhất với giá cạnh tranh. Thách thức lớn nhất đối với các ngành dịch vụ của Việt Nam nói chung và kế toán, kiểm toán nói riêng trong tiến trình hội nhập là xuất phát điểm và trình độ còn thấp, công nghệ, tổ chức, trình độ chuyên môn và quản lý còn non yếu so với nhiều nước trong khu vực và thế giới, môi trường pháp lý còn đang trong quá trình hoàn thiện. Với trình độ phát triển như hiện nay nếu không tự đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh các công ty kế toán, kiểm toán sẽ phải đối đầu với khả năng mất thị phần và bị loại bỏ khỏi cuộc chơi trong tiến trình hội nhập. Chính vì vậy đổi mới để hội nhập, đổi mới để tham gia toàn cầu hóa là một yêu cầu tất yếu khách quan như chính vấn đề đổi mới vậy. Yêu cầu của bản thân vấn đề tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong sự nghiệp đổi mới : Kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng là một loại hình dịch vụ hoàn toàn mới mẻ nhưng lại có tốc độ phát triển rất nhanh. Đứng trước yêu cầu của tiến trình hội nhập và toàn cầu hoá chúng ta cần phải đổi mới một cách nhanh chóng và toàn diện công tác kế toán, kiểm toán nhằm đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng, tạo thế cạnh tranh cho các ngành dịch vụ nói chung và kế toán kiểm toán nói riêng. Trong công tác kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán luôn đóng một vai trò quan trọng : Nó không chỉ chứa đựng những nguồn thông tin cần thiết của mỗi cuộc kiểm toán như đã nêu trong phần chức năng của hồ sơ kiểm toán mà thông qua hồ sơ kiểm toán chúng ta có thể đánh giá được công nghệ kiểm toán. Vì vậy, các công ty kiểm toán cần phải hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sao cho việc sử dụng các thông tin đã thu thập được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán có hiệu quả. Công việc này đòi hỏi các công ty kiểm toán phải có một mô hình hồ sơ kiểm toán được xây dựng phù hợp với điều kiện thực tế, các tài liệu thông tin được sắp xếp khoa học dễ tra cứu, dễ xử lý. Đây là vấn đề rất phức tạp vì hồ sơ kiểm toán được hình thành phụ thuộc vào công nghệ kiểm toán của từng công ty kiểm toán, nếu công tác kiểm toán chủ yếu được thực hiện thủ công thì hồ sơ kiểm toán cũng được lập thủ công thể hiện toàn bộ quá trình làm việc của kiểm toán viên. Như thế muốn đổi mới thì yêu cầu đầu tiên là phải đổi mới công nghệ kiểm toán. Trong điều kiện hiện nay chúng ta chưa có đủ điều kiện tạo ra một phần mềm kiểm toán nhưng trước mắt chúng ta đã có điều kiện để trang bị hệ thống máy vi tính, ứng dụng các thành tựu mới nhất của ngành công nghệ thông tin giúp các kiểm toán viên giảm một phần đáng kể các công việc phải thực hiện, giảm thời gian, tăng độ chính xác của công tác kiểm toán. Trong tiến trình hội nhập và toàn cầu hoá, kiểm toán là ngành dịch vụ có tính cạnh tranh cao vì vậy công ty kiểm toán nào có khả năng cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng cao thì công ty đó sẽ được lựa chọn. Chính vì thế bản thân công tác kiểm toán cần được đổi mới trong từng khâu từ việc thu thập các thông tin cho đến việc xử lý các thông tin đó sao cho kiểm toán viên có thể đưa ra được ý kiến xác đáng nhất về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. 2. Phương hướng hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC. Với những ưu, nhược điểm nêu trên của mô hình hồ sơ kiểm toán đang được áp dụng tại AASC, Công ty cần có những giải pháp nâng cao mức độ hoàn thiện của mô hình hồ sơ kiểm toán này, sao cho phù hợp với môi trường làm việc mang tính chất đặc thù của Công ty. Trước mắt, về phía Công ty cần cố gắng hiện đại hoá hệ thống các trang thiết bị đặc biệt là hệ thống máy vi tính. Thực tế hiện nay cho thấy mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng gây khó khăn khi tiến hành kiểm toán cho các công ty khách hàng có quy mô lớn, hiện đại vì khối lượng công việc rất lớn, lượng thông tin nhiều nên dễ gặp sai sót đồng thời việc lưu trữ các tài liệu cũng rất khó khăn. Vì vậy, Công ty cần có những sửa đổi sao cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra. Ngoài ra Công ty cần nâng cao hơn nữa quy trình đào tạo, thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các kiểm toán viên cũng như các kỹ năng bổ trợ để giúp cho kiểm toán viên phát huy được toàn bộ năng lực của mình trong công tác kiểm toán. Đây cũng là một yêu cầu cần thiết khi Công ty muốn đưa vào áp dụng những phương pháp kiểm toán hiện đại thì yêu cầu về trình độ của kiểm toán viên phải cao vì thế AASC cần có những biện pháp để khuyến khích các kiểm toán viên tự trau dồi kiến thức, trình độ chuyên môn, tăng uy tín phục vụ khách hàng. Đối với mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC thì đây là vấn đề phức tạp vì hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phương pháp kiểm toán, có được phương pháp kiểm toán khoa học và hợp lý sẽ có thể thành lập được hồ sơ kiểm toán với những thông tin đầy đủ và chính xác. Vì vậy, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán của mình để có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Riêng về vấn đề lưu trữ hồ sơ kiểm toán Công ty nên thực hiện lưu trữ bằng cả hai phương tiện : máy tính và sổ sách để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản đồng thời việc tra cứu và soát xét cũng trở nên dễ dàng hơn. Về lâu dài, Công ty nên đổi mới mô hình hồ sơ kiểm toán này bằng một mô hình khác có nhiều tính ưu việt hơn để có thể đáp ứng được những yêu cầu mới đặt ra. Trong khi chờ đợi sự ra đời của một phần mềm kiểm toán áp dụng chung cho công tác kiểm toán Công ty cần tìm cho mình một phương pháp kiểm toán nói chung và một mô hình hồ sơ kiểm toán nói riêng sao cho phù hợp với điều kiện của Công ty. Kiến nghị đối với Nhà nước đặc biệt là Bộ Tài chính Hiện nay AASC cũng như các công ty kiểm toán độc lập khác ở nước ta đang gặp phải nhiều vấn đề khó khăn khiến cho hoạt động kiểm toán chưa thực sự xứng đáng với tầm quan trọng của nó. Do vậy, đã đến lúc Nhà nước cần phát huy cao độ vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế để đề ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán thông qua các chính sách hướng vào những vấn đề quan trọng. Về phía Bộ Tài chính, trên cương vị là cơ quan chủ quản của Công ty cần có sự quan tâm đầu tư hơn nữa đặc biệt là các chế độ chính sách để tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty kiểm toán trong đó có AASC thực hiện tốt công việc của mình. Bộ Tài chính cần nhanh chóng soạn thảo và ban hành hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam trong đó quy định rõ ràng và chi tiết từng vấn đề của công tác kiểm toán sao cho phù hợp với điều kiện của nước ta hiện nay. Mặc dù hiện nay đã có 33 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam được ban hành nhưng đó chỉ là một phần rất nhỏ trong các Chuẩn mực chung, Chuẩn mực kỹ thuật nghiệp vụ và Chuẩn mực báo cáo. Chuẩn mực Kiểm toán không chỉ có chức năng hướng dẫn cho tất cả hoạt động kiểm toán trong nước mà còn là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát và đánh giá chất lượng kiểm toán. hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán phải phù hợp với điều kiện nền kinh tế đang phát triển của Việt Nam. Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng cần nhanh chóng sửa đổi và hoàn thiện hệ thống các chế độ chính sách một cách nhất quán để tạo điều kiện thuận lợi cho các kiểm toán viên thực hiện tốt công tác kiểm toán đúng theo những quy định hiện hành. Nhà nước cần xây dựng hành lang pháp lý tạo nên khung luật lệ cần thiết cho hoạt động kiểm toán như Luật, Pháp lệnh về kiểm toán trong đó quy định nguyên tắc tổ chức, đối tượng, nội dung kiểm toán,.. Riêng đối với vấn đề đối tượng kiểm toán cần có quy định chặt chẽ hơn đó là báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải được kiểm toán viên độc lập xác nhận trước khi công khai. Nâng cao hơn nữa tính pháp lý của báo cáo kiểm toán. Cần có sự thống nhất giữa các văn bản pháp quy của Nhà nước. Sự thống nhất phải được xuyên suốt từ trung ương đến địa phương, các tổ chức kinh doanh cũng như các cơ quan quản lý điều hành. Như vậy, môi trường pháp lý tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thuận lợi cho tất cả các thành viên trong xã hội và đương nhiên hệ thống kiểm toán sẽ căn cứ vào các văn bản chế độ ban hành để thực hiện chức năng của mình, nâng cao hơn nữa tính chuẩn xác của số liệu kiểm toán. Khi đó kết quả kiểm tra giữa thuế, kiểm toán, thanh tra sẽ trở nên thống nhất giảm thiểu những thủ tục phiền hà cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra của Nhà nước. Đặc biệt trong giai đoạn tới khi thị trường chứng khoán chính thức đi vào hoạt động thì hoạt động kiểm toán là rất quan trọng để cung cấp các thông tin tài chính cho mọi người. Do đó, Nhà nước cần phải có một chính sách cần thiết cho hoạt động kiểm toán độc lập. 3. Các giải pháp hoàn thiện. Thứ nhất: Về lâu dài, Công ty nên cố gắng hiện đại hoá hệ thống trang thiết bị đặc biệt là hệ thống máy vi tính. Thực tế hiện nay cho thấy mô hình Hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng gây khó khăn khi tiến hành kiểm toán cho các Công ty có quy mô lớn, hiện đại vì khối lượng công việc rất nhiều, lượng thông tin lớn nên dễ gặp sai sót, đồng thời việc lưu giữ các tài liệu cũng rất khó khăn. Vì vậy Công ty cần có những sửa đổi sao cho phù hợp với yêu cầu mới đặt ra. Thứ hai: Để chuẩn bị cho việc chuyển đổi sang một mô hình Hồ sơ kiểm toán ưu việt hơn và áp dụng phương pháp kiểm toán hiện đại hơn thì ngay bây giờ Công ty nên mở những lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ cho kiểm toán viên cũng như các kỹ năng bổ trợ để giúp kiểm toán viên phát huy được toàn bộ năng lực của mình và theo kịp sự biến đổi. Trong khi chờ đợi sự chuyển đổi sang một mô hình Hồ sơ kiểm toán khác hiện đại hơn thì từ giờ Công ty nên lưu giữ Hồ sơ kiểm toán bằng cả hai phương tiện: trên giấy tờ và trên các đĩa mềm để tạo điều kiện cho bảo quản, đồng thời việc tra cứu và soát xét cũng trở nên dễ dàng hơn. Trên đây là một số phân tích và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán áp dụng tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) với mong muốn đóng góp những nghiên cứu nhỏ bé của mình hoàn thiện hơn nữa mô hình hồ sơ kiểm toán tại Công ty. Khi đưa ra những kiến nghị này em mong muốn rằng các nhà lãnh đạo Công ty có những quan tâm nhất định về tính khả thi của nó, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn mô hình hồ sơ kiểm toán của Công ty, từng bước đưa Công ty phát triển hơn nữa, tạo dựng uy tín đối với khách hàng trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới. Kết luận Hoạt động kiểm toán là một loại hình dịch vụ mới mẻ ở Việt Nam, ra đời cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế. Tuy mới ra đời nhưng kiểm toán Việt Nam đã phát triển hết sức nhanh chóng, thể hiện rõ vai trò và sự đóng góp to lớn của mình trong công cuộc đổi mới đất nước. Trong điều kiện hiện tại khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang tạo cơ hội cho kiểm toán nước ngoài được tự do cạnh tranh với kiểm toán trong nước thì kiểm toán đang đứng trước rất nhiều khó khăn. Để có thể tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực từ phía các Công ty kiểm toán. Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC cũng sẽ phải có những thay đổi lớn cho phù hợp với yêu cầu mới, để ngày càng nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp. AASC đã áp dụng một cách khoa học sáng tạo các chuẩn mực, lý luận vào thực tế kiểm toán. Để đạt được những thành tựu như hiện nay, Công ty đã trải qua nhiều chặng đường khó khăn và thử thách. Cùng với những biến đổi to lớn của đất nước, AASC đã và đang ngày càng lớn mạnh, phát triển cả về quy mô lẫn chất lượng. Hướng tới việc hội nhập dịch vụ kế toán và kiểm toán vào năm 2005, AASC đang cố gắng chuẩn hoá các quy trình kiểm toán theo hướng phù hợp với chuẩn mực quốc tế và Việt Nam. Qua nghiên cứu hồ sơ kiểm toán tại AASC cho thấy mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Công việc kiểm toán từ khi có thư mời kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán được xuất hiện một cách đầy đủ có hệ thống trong hồ sơ. Mỗi chỉ mục, giấy tờ làm việc được đánh số, phân loại một cách chi tiết có hệ thống tham chiếu làm cho hồ sơ thực sự rõ ràng, dễ hiểu. Mặc dù vậy bên cạnh những ưu điểm hồ sơ kiểm toán AASC vẫn còn một số hạn chế như là việc liên kết các giấy tờ làm việc chưa thực sự chặt chẽ, mô hình kiểm toán vẫn chưa được vi tính hoá nên còn phải thực hiện thủ công nên việc kiểm tra soát xét cũng như lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn,... đòi hỏi Công ty phải có những biện pháp tự đổi mới để phù hợp với điều kiện mới đặc biệt là trong tiến trình hội nhập và toàn cầu hoá. Với nội dung của chuyên đề lớn, thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, đánh giá của các thày cô. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn TS. Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Tài liệu tham khảo Auditing Alvin.Al.Arenns - Jame.K.Lobbecker Hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. NXB Tài chính, Hà Nội 9/1999, 6/2001. Chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán quốc tế NXB Thống kê 2/2002 Hồ sơ kiểm toán mẫu AASC ( Hồ sơ chuẩn AASC). Kiểm toán Vương Đình Huệ - NXB Tài chính - 1996. 6. Kiểm toán tài chính GS.TS Nguyễn Quang Quynh - NXB Tài chính -Tháng 7/2001 7. Lý thuyết kiểm toán GS. TS Nguyễn Quang Quynh - NXB Giáo dục - Tháng 11/1999 8. Sổ tay kiểm toán viên AASC Tài liệu nội bộ Các tạp chí chuyên ngành Một số tài kiệu khác Mục lục Trang Mục lục ._.