Báo cáo Thực tập về "tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh, tổ chức kế toán của Trung tâm Kỹ thuật Truyền hình Cáp Việt Nam"

g tài vụ: (04)9363485 Ban biên tập bản tin: (04)9361682 Số fax: (04)8248 715 Email: cicsbv@hn.vnn.vn Website: http:// www.creditinfo.org.vn Ban lãnh đạo: Giám đốc : Phạm Công Uẩn Phó giám đốc: Đào Quang Thông Phó giám đốc: Ngô Văn Phương Phó Giám đốc: Đỗ Hoàng Phong Trung tâm thông tin tín dụng (CIC) là đơn vị sự nghiệp thuộc bộ máy của Ngân hàng Nhà nước, được thành lập theo Quyết định số 68/1999/QĐ-NHNN9 ngày 27/2/1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, trên cơ sở tổ chức lại CIC thuộc Vụ Tín dụng. CIC được tổ chức và hoạt động theo Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 162/1999/QĐ-NHNN9 ngày 8/5/1999 và Quyết định số 584/2002/QĐ-NHNN ngày 10/6/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Sơ đồ tổ chức CIC trong bộ máy ngân hàng nhà nước 1.2. Vai trò Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm thông tin tín dụng: 1.2.1. Vai trò CIC là đầu mối của toàn hệ thống TTTD, CIC phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch triển khai tổ chức bộ máy, khẩn trương hoàn thành các văn bản tạo hành lang pháp lí cho hoạt động thông TTTD, chuẩn hoá thông tin, xây dựng phần mềm, xây dựng cơ sở dữ liệu, nối mạng đảm bảo thông suốt đến các chi nhánh NHNN và các tổ TCTD; đôn đốc hướng dẫn các TCTD xây dựng và thực hiện thống nhất nhiệp vụ TTTD; cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho ban lãnh đạo NHNN và các TCTD. Đồng thời CIC triển khai hướng dẫn nghiệp vụ TTTD đến các chi nhánh NHNN, các TCTD, theo dõi tình hình thực hiện, đi sát thực tế nắm bắt những khó khăn vướng mắc và phối hợp hỗ trợ giải quyết kịp thời để thúc đẩy việc thực hiện công tác TTTD. 1.2.1. Chức năng: CIC có chức năng thu nhận, phân tích, dự báo, khai thác và cung ứng dịch vụ thông tin doanh nghiệp và các thông tin khác liên quan đến hoạt động tiền tệ, ngân hang cho NHNN, các TCTD, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. 1.2.2. Nhiệm vụ: Với những chức năng trên Trung tâm thông tin tín dụng có những nhiệm vụ sau: Thông tin khách hàng: Hồ sơ kinh tế khách hàng, tài chính doanh nghiệp, quan hệ tín dụng, thông tin kinh tế, tiền tệ, thông tin về doanh nghiệp ngoài nước. Phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp Cung cấp thông tin tín dụng: Thông tin phục vụ nhiệm vụ quản lí của NHNN, thông tin phục vụ phòng ngừa, hạn chế rủi ro tín dụng, thông tin dịch vụ đối với các TCTD và các tổ chức khác. Đầu mối quan hệ thông tin tín dụng (TTTD): Xây dựng, quản lí kho dữ liệu TTTD quốc gia, trang Web CIC, xây dựng hành lang pháp lý hoạt động TTTD; đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ TTTD; tư vấn và hỗ trợ tìm kiếm thông tin, lựa chọn khách hàng. 1.3. Quy trình nghiệp vụ của CIC Quy trình nghiệp vụ của CIC được mô tả theo sơ đồ sau: Bước 1: Thu thập thông tin Bước 2: Thông tin được đưa vào lưu trữ Bước 3: Xử lí thông tin Bước 4: Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng theo quy định hoặc thoe mẫu yêu cầu của khách hang 1.3.1 Thu thập thông tin Thu thập thông tin bao gồm: Nguồn thông tin thu thập, phương pháp, phạm vi, nội dung thu thập thông tin. 1.3.1.1. Nguồn thu nhập CIC thường xuyên cập nhập thông tin về khách hàng có quan hệ với các tổ chức tín dụng hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam bao gồm các NH thương mại, NH liên doanh, chi nhánh NH nước ngoài, các công ty tài chính, công ty cho thuê tài chính và các tổ chức khác có hoạt động NH…. Nguồn dữ liệu đầu vào còn được bổ sung và cập nhật thông qua việc kết nối và trao đổi thông tin với các kho thông tin dữ liệu của của các bộ ngành như: Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Thương mại, Bộ Nội vụ, Bộ Công an, Tổng cục thuế, Tổng cục thống kê, Tổng cục hải quan, Uỷ ban chứng khoán, Cục đang ký giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp….. Và khai thác trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu về thông tin các doanh nghiệp nước ngoài CIC thương xuyên mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, trao đổi với các hãng thông tin quốc tế, mua lại thông tin từ các tổ chức lưu trử, kinh doanh thông tin quốc tế. 1.3.1.2. Phương pháp thu thập thông tin Để thu thập TTTD được chính xác, kịp thời CIC đã sử dụng một số phương pháp sau: Nối mạng máy tính với các TCTD lớn, xây dựng các phần mềm client-sever thực hiện gửii nhận TTTD qua mạng internet theo chuẩn của CIC. Đối với những TCTD khác thu thập qua các thiết bị nhớ như CD, đĩa mềm, file… hoặc bằng các văn bản Bằng văn bản, FAX, điện thoại hoặc điều tra trực tiếp đối với các nguồn thông tin khác. Mua thông tin từ các tổ chức như Cục thuế, Sở đầu tư….và các tổ chức kinh doanh thông tin trong và ngoài nước. 1.3.1.3. Quy trình thu thập Một số TCTD có điều kiện (TCTD quốc doanh, TCTD cổ phần) tổng hợp thông tin từ chi nhánh sau đó truyền file trược tiếp vế trung tâm. Các TCTD còn lại truyền file qua chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố sau đó chi nhánh NHNN truyền file về Trung tâm thông tin tín dụng. 1.3.1.4. Phạm vi thu thập tin Đối với những thông tin trong nước: Quy định chỉ thu thập thông tin về những khách hàng có quan hệ tính dụng với mức dự nợ trên 50 triệu VNĐ tại một TCTD. Đối với thông tin nước ngoài: Chỉ thu thập, mua thông tin về các công ty, về ngân hàng, các TCTD. Các thông tin này chỉ ở mức khái quát với mức giá rẻ và trung bình còn những thông tin chi tiết với giá, chi phí cao không thực hiện thu thập thập, mua vì còn khá ít doanh nghiệp mua thông tin với gái hàng ngàn USD ở Việt Nam. 1.3.2. Lưu trữ thông tin Các TTTD thu thập được, được lưu trữ tại kho dữ liệu. Các thông tin về doanh nghiệp trong nước, khách hàng, TCTD được lưu giữ tương đối đảm bảo, đã thực hiện trên 3 vật mang tin (Tại máy chủ của TCTD, tại máy chủ của Trung tâm thông tin tín dụng NHNN và tại Trung tâm tin học NHNN) ở 2 địa điểm khác nhau đó là NHNN và Cục công nghệ tin học NHNN. 1.3.3. Xử lý thông tin Với dữ liệu đầu rất lớn lên đến hàng chục triệu bản nghi mỗi tháng CIC có cơ sở vật chất kỹ thuật và hệ thống máy tính hiện đại đủ đáp ứng xử lí thông tin với tốc độ cao, đưa ra các báo cáo nhanh và chính xác nhất. CIC xử lí các thông tin để đưa ra các thông tin tổng hợp về khách hàng dư nợ lớn, thông tin dự nợ từng ngân hàng, thông tin về đối tác trong và ngoài nước, phân tích, đánh giá, xếp hạng doanh nghiệp theo các chỉ tiêu …. 1.3.4 Cung cấp thông tin. Theo quy định hiện hành, đối tượng được sử dụng thông tin của CIC bao gồm: Các TCTD, các tổ chức, bộ, ban, ngành của chính phủ, Các doanh nhiệp và cá nhân được CIC cho phép. CIC cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng dưới dạng các văn bản hoặc file số liệu, thường xuyên thoặc định kỳ, đột xuất theo quy định của pháp luật (đối với NH) hoặc theo thoả thuận (đối với các tổ chức khác). Khi có nhu cầu, đối tượng sử dụng thông tin có văn bản đề nghị cấp thông tin. Các tổ chức, doanh nghiệp, các nhân có thể được cung cấp thông tin miễn phí hay phải chịu chi phí theo quy định của CIC. 1.4. Sản phẩm của CIC cung cấp cho các TCTD, các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân các thông tin sau: Thông tin tổng hợp về khách hàng có dư nợ lớn (vượt 5%VTC cảu TCTD) Thông tin tổng hợp dư nợ từng NH. Thông tin tổng hợp dư nợ theo địa phương, ngành kinh tế. Báo cáo dư nợ theo tổng công ty. Hồ sơ kinh tế khách hàng vay. Thông tin tài chính khách hàng vay. Thông tin quan hệ tín dụng của khách hàng. Thông tin về bảo lãnh. Thông tin về tài sản thế chấp Thông tin về đối tác nước ngoài Thông tin về phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp Thông tin cảnh báo sớm. Thông tin kinh tế có liên quan đến hoạt động NH Bản tin CIC. 1.5. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin tín dụng:( (Organization Structure Of The CIC). 1.5.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức: 1.5.2. Nhiệm vụ của các phòng ban: 1.5.2.1. Phòng Tổng hợp: Nghiên cứu, dự thảo và trình giám đốc các văn bản về chế độ, nghiệp cụ thông tin tín dụng, công tác hành chính, đối nội, đối ngoại của Trung tâm; xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm. Tổng hợp và trả lời các câu hỏi liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Trung tâm đối với các đơn vị liên quan; Tổng hợp kết quả thực hiện và kế hoạch công tác của các phòng thuộc Trung tâm; xây dựng các báo cáo công tác tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất của Trung tâm. Xây dựng chương trình đào tạo, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn và tập huấn về nghiệp vụ thông tin tín dụng, phối hợp với các phòng có liên quan để tổ chức thực hiện. Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc các dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin tín dụng; phối hợp các phòng trong việc thực hiện các hợp đồng cung cấp và khai thác thông tin; tuyên truyền, quảng bá các sản phẩm thông tin tín dụng. Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc về hình thức, nội dung, số lượng bản ghi Thông tin tín dụng. Biên tập và phát hành Bản tin Thông tin tín dụng. Đưa các bài viết lên trang Web-CIC để giới thiệu về CIC. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, in ấn tài liệu, ấn phẩm, đặt mua và quản lí báo chí của Trung tâm; quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, vật liệu, giấy tờ in. Quản lí, theo dõi tài sản,công cụ lao động, vật liệu lưu trữ. Phối hợp vói các phòng liên quan trong việc mua sắm tài sản, công cụ lao động, vật liệu, điện nước, điện thoại, sửa chữa nhỏ của cơ quan. Theo dõi hồ sơ cán bộ, thực hiện công tác tổ chức cán bộ nhân sự, đào tạo, chế độ tiền lương và theo dõi lao động của Trung tâm. Thường trực công tác thi đua khen thưởng - kỉ luật của Trung tâm. Thực hiện công tác lễ tân, công vụ, phục vụ các hoạt động của Trung tâm. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao. 1.5.2.2. Phòng Xử lý thông tin: Theo dõi, đôn đốc các TCTD thực hiện báo cáo đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn các nội dung thông tin theo chỉ tiêu, mẫu biểu thông tin quy định tại Quy chế hoạt động thông tin tín dụng. Thu nhận đầy đủ các báo cáo thông tin pháp lý, tài chính, dư nợ, tài sản thế chấp, bảo lãnh và các loại báo cáo khác theo quy định của các khách hang vay vốn tại các TCTD và các tổ chức khác tự nguyện tham gia hoạt động thông tin tín dụng. Khai thác các nguồn thông tin liên quan đến khách hàng có quan hệ tín dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng và các nguồn hợp pháp khác thông qua việc mua, bán, trao đổi thông tin để bổ sung, cập nhật vào kho dữ liệu của CIC. Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của các báo cáo thông tin, dữ liệu trước khi cập nhật dữ liệu vào kho của CIC theo quy định. Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu tra cứu thông tin của các TCTD và các đối tượng khác. Tra cứu, biên tập đầy đủ, trung thực, kịp thời các bản báo cáo trả lời tin cho NHNN, các TCTD, các tổ chức khác và cá nhân theo quy định. Tổ chức theo dõi, lưu trữ các dữ liệu đã được xử lí bao gồm: Các bản báo cáo cảu các TCTD, các thông tin mua và thu thập từ ngoài ngành, các bản báo cáo và trả lời tin đã cung cấp ra. Chủ trì hướng dẫn, hỗ trợ các TCTD và các đối tượng khác trong việc cung cấp và khai thác dữ liệu từ CIC. Nghiên cứu, đề xuất cải tiến các hình thức và mẫu biểu thu nhập thông tin tín dụng, các sản phẩm thông tin đầu ra. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao. 1.5.2.3. Phòng Phân tích: Nghiên cứu, xây dựng phương pháp phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu thu nhập thông tin phục vụ cho việc phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp; phân tích tài chính doanh nghiệp, ngành, vùng kinh tế. Thực hiệnh việc phân tích, xếp loại tín dụng doanh nghiệp, phân tích tài chính doanh nghiệp, lập báo cáo cung cấp cho NHNN, cho các TCTD và các tổ chức, cá nhân khác khi có yêu cầu. Định kì quý, năm tổng hợp kêt quả xếp loại tín dụng doanh nghiệp để phân tích, đánh giá theo ngành, vùng kinh tế; tổng công ty trên cơ sở đó đưa ra dự báo, cảnh báo rủi ro tín dụng. Tham mưu cho Giám đốc về kí hợp đồng mua, bán, trao đổi thông tin liên quan đến phân tích tín dụng doanh nghiệp và tài chính doanh nghiệp. Tham mưu cho Giám đốc về hợp tác, liên doanh, liên kết với các tổ chức vị trong và ngoài nước về phân tích xếp loại tín dụng doanh nghiệp, phân tích tài chính doanh nghiệp. Tổ chức triển khai các Hợp đồng đã được kí kết. Thực hiện giao dịch và trao đổi thông tin với nước ngoài. Tư vấn cho các TCTD, các tổchức, cá nhân khác trong việc lựa chọn khách hàng. Tổ chức thực hiện biên tập và phát hành các ấn phẩm thông tin xếp loại tín dụng doanh nghiệp. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao. 1.5.2.4. Phòng Kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc hoạch định chiến lược phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin tín dụng phù hợp với sự phát triển Ngành. Xây dựng các yêu cầu về bảo mật hệ thống; quản lý vận hành mạng và hệ thống máy chủ của trung tâm đảm bảo hoạt động ổn định, không bị gián đoạn, phục vụ nhu cầu truy nhập khai thác thông tin của các Vụ, Cục NHTW, các chi nhánh NHNN, các TCTD và những người sử dụng đã được cấp quyền khai thác. Xây dựng, quản trị, vận hành cơ sở dữ liệu và Data WareHouse; đảm bảo cơ sở dữ liệu và Data WareHouse hoạt động ổn định, đáp ứng các yêu cầu xử lý thông tin của các phòng trong trung tâm và nhu cầu khai thác thông tin của người sử dụng. Xây dựng các yêu cầu kĩ thuật và quy trình nghiệp vụ trên máy tính, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của các phòng trong Trung tâm về việc thu nhập xử lý và cung cấp thông tin; hỗ trợ các phòng trong Trung tâm về việc sử dụng chương trình phần mềm nghiệp vụ. Quản lý và vận hành Website – CIC hoạt động ổn định, không bị gián đoạn và sử dụng thuận tiện. Theo dõi, kiểm soát và thống kê việc truy cập khai thác sử dụng thông tin tín dụng điện tử của người sử dụng trong và ngoài mạng nội bộ. Hỗ trợ các Chi nhánh NHNN, các TCTD về mặt kỹ thuật trong việc truy cập khai thác thông tin trên Web – CIC. Tư vấn và làm dịch vụ công nghệ thông tin cho các TCTD trong lĩnh vực TTTD. Thực hiện các nhiêm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao. 1.5.2.5. Phòng Tài vụ: Tham mưu cho giám đốc xây dựng các văn bản về chế độ quản lý tài chính, kế toán của Trung tâm: Xây dựng các quy định về chế độ chi tiêu nội bộ phù hợp với cơ chế, quy chế tài chính của Nhà nước và NHNN đối với đơn vị sự nghiệp có thu; Lập Kế hoạch tài chính, Kế hoạch mua sắm - sửa chữa lớn TSCĐ, thiết bị tin học hàng năm. Theo dõi, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, thực hiện chế độ thu, chi tài chính, hạch toán kế toán, đảm bảo đúng chế độ, phản ánh kịp thời, đầy đủ diễn biến các loại vốn, tài sản bảo quản tại cơ quan. Mở đầy đủ sổ sách, tài khoản kế toán nội, ngoại bảng; tổ chức hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lưu trữ, bảo quảnchứng từ sổ sách theo đúng chế độ quy định. Tổ chức quản lý, thực hiện Kế hoạch tài chính, Kế hoạch mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thiết bị tin học khi được phê duyệt; quyết toán, báo cáo kết quả thực hiện theo quy định. Quản lý, theo dõi tài khoản mở tại Sở Giao dịch NHNN để tiếp nhận kinh phí do NHNN cấp và thực hiện các giao dịch trong thanh toán. Quản lý quỹ tiền mặt tại cơ quan. Thực hiện các chế độ về tài chính đối với cán bộ, công chức trong cơ quan và thanh toán dịch vụ thông tin của người khai thác, sử dụng. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của NHNN (Vụ Kế toán – Tài chính) về chế độ TTBC. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc trung tâm giao. 1.5.2.6. Ban Bản tin: Tham mưu cho giám đốc trong việc xuât bản, phát hành các ấn phẩm Thông tin Tín dụng phù hợp với hoạt động của CIC và quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tổ chức biên tập nội dung và xuất bản Bản tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của CIC theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và quy định của pháp luật về xuất bản ấn phẩm thông tin. Thực hiện tuyên truyền, phổ biến các hoạt động của Ngân hang Nhà nước, CIC và của các tổ chức tín dụng có liên quan đến Thông tin Tín dụng trên Bản tin. Tham mưu cho Giám đốc về việc hợp tác với các cơ quan thông tấn báo chí, các đơn vị trong và ngoài ngành để thực hiện việc xuất bản Bản tin theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Thiêt kế hình thức bản tin phù hợp với quy định ghi trên Giấy phép xuất bản và tôn chỉ mục đích của CIC. Tổ chức việc mua tin từ các cơ quan, đơn vị trong và ngoài ngành phục vụ cho việc xuất bản Bản tin. Xây dựng và sử dụng đội ngũ cộng tác viên, thông tin viên để thực hiện nhiệm vụ xuất bản Bản tin. Thực hiện công việc về trị sự của Bản tin theo quy định của CIC và của Ngân hàng Nhà nước. Thực hiện kế hoạch khoán thu nhập, chi phí và số lượng phát hành Bản tin theo mức giao khoán cuả Giám đốc. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 1.7. Cơ sở hạ tầng thông tin CIC là đầu mối TTTD của NHNN với khối lượng dữ liệu nhận và xử lí rất lớn CIC có cơ sở vật chất kỹ thật và hệ thông máy tính hiện đại đáp ứng nhu cầu lưu trử, xử lí và đưa thông tin ra với tốc độ cao. Tại trụ sở của CIC tất cả hơn 80 máy tính cá nhân trang bị cho nhân viên đều được nối mạng. CIC có 1 hệ thống các Server với mỗi Server giá trị hàng tỉ đồng. Hệ thông Server của CIC bao gồm: Web Server: 3 cái Database Server: 6 cái Backup Server: 1 cái Internet Proxy Server: 1 cái DNS Server: 1 cái DHCP Server: 1 cái File Server: 1 cái Trụ sở CIC gồm 2 tầng 9 và 10 được kết nối thông qua 1 sợi cáp quan có 1 Switch trung tâm và 7 Swith ở các phòng ban. Do hệ thống chứa số lượng thông tin rất lớn và quan trọng nên CIC có hệ thông File wall phần cứng rất an toàn tránh sự truy cập trái phép cũng như sự phá hoại của các đối tượng bên ngoài. 1.8. Các phần mềm hiện tại của CIC và chức năng của chúng 1.8.1 Phần mềm Quản lí TTTD Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Chuyển đổi dữ liệu từ các file báo cáo của TCTD. Duyệt, kiểm soát dữ liệu cập nhập. Cấp mã CIC. Các báo cáo thông thống kê. 1.8.2 Phần mềm Quản lí người sử dụng và tính phí Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Quản lí người sử dụng. Quản lí sản phẩm (tin) cung cấp cho khách hàng – Đơn giá và tính phí. Phát sinh phí phải thu. Phát sinh thu (chí và điểu chỉnh) công nợ. 1.8.3 Hỏi tin trong nước Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ Nhận bản hỏi tin. Xử lí bản hỏi tin. Trả lời bản hỏi tin. 1.8.4. Hỏi tin nước ngoài Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Nhận bản hỏi tin. Xử lí bản hỏi tin. Trả lời bản hỏi tin. 1.8.5 Phân tích doanh nghiệp Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Nhập, sửa xoá dữ liệu thông tin doanh nghiệp Yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp Xử lí yêu cầu cung cấp thông tin Trả lời bản hỏi tin. 1.8.6. Web nghiệp vụ của CIC Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Báo cáo tín dụng (chi tiết, tổng hợp) Truyền nhận dữ liệu giữa CIC và tổ chức tín dụng. Trang cá nhân. Tìm kiếm hồ sơ khách hang. Truyền nhận dữ liệu giữa CIC và TCTD. 1.8.7. Web dịch vụ Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Nhận yêu cầu hỏi tin trong nước. Nhận yêu cầu hỏi tin nước ngoài. Trả lời yêu cầu hỏi tin trong nước. Trả lời yêu cầu hỏi tin nước ngoài. Hiển thị trạng thái xử lí yêu cầu thêu yêu cầu tra cứu trạng thái của khách hàng bên ngoài. 1.8.8. Web bản tin Phần mềm có các chức năng và nhiệm vụ: Xây dựng bản tin tín dụng Cung cấp bản tin tín dụng với các công cụ tìm kiếm Khảo sát khách hàng lấy bản tin. II. PHẦN MỀM DỰ KIẾN SẼ XÂY DỰNG Quá quá trình thực tập tìm hiểu về CIC em thấy đa phần các phần mềm của CIC đều hỗ trợ việc thu thập, quán lí, xử lí và cung cấp thông tin. Phòng tổng hợp vẫn quản lí nhân sự bằng các phần mềm như Word, Excel, chưa có phần phần mềm quản lí nhân sự chuyên biệt do đó em mạnh dạn thực hiện đề án: “Xây dựng Phần mềm quản lí nhân sự của CIC”. 2.1. Giới thiệu tổng quát về phần mềm Nguồn lực trong một tổ chức doanh nhiệp là một trong nhưng nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trờ nên phức tạp, vì có sự thay đổi của cấu trúc xã hộ cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong CIC hệ thống nhân sự do phòng tổng hợp quản lý. Phòng tổng hợp phải đảm bảo các chức nằng sau: Tuyển chọn người lao động Đánh giá các ứng củ viên và người lao động của doanh nhiệp Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hay thuyên chyuển, cho thôi việc người lao động. Phần tích và thiết kế công việc Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự cho trung tâm Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động Quản lí lương bổng của người lao động và các kế hoạch trợ cấp. Liên hệ ngắn hạn và dài hạn về nhu cầu nguồn lực Cung cấp các báo cáo nhân lực nếu có yêu cầu. Xây dựng một phần mềm quản lí nhân lực sẽ giúp cho phòng tổng hợp lưu trữ các thông tin về nhân lực, quán lí và sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả và hợp lí nhất. Nó giúp các nhân viên quản lí nhân lực lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ dữ liệu, thông tin chi tiết, các báo cáo về nguồn nhân lực khác. 1.3. Các chức năng của phần mềm Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi tuyển mới nhân viên thì cập nhật sơ yếu lí lịch và lí lịch công chức viên chức Cập nhật các biến động trong quá trình công tác: Khi một cán bộ được tăng lương, lên chức, thay đổi công việc, đi nước ngoài, đi học, chuyển đơn vị công tác trong phạm vi tổ chức của cơ quan thì thông tin của các sự kiện này được lưu lại trong hồ sơ. Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên:- Quá trình lương- Quá trình công tác- Quá trình hợp tác- Quá trình học tập- Quá trình Khen thưởng – Kỷ luật- Quan hệ gia đình- Ngoại ngữ Phân tích và báo cáo tình hình nhân sự: Đưa ra các thống kê để phân tích các hiện tượng cần điều chỉnh. Ví dụ: Có nhiều cán bộ cao tuổi dẫn đến cần chuẩn bị lực lượng kế tục. Số lượng nhân viên tăng giảm theo từng tháng nhiều hay ít để điều chỉnh, phân công công việc. Tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân sự theo một chỉ tiêu nào đó đẻ phục vụ cho một số trường hợp, VD như liệt kê các cám bộ theo 1 chuyên nghành nào đó có trình độ như thế nào ? ... Quản trị hệ thống: Chương trình được xây dựng trên cơ sở các đối tượng sử dụng được phân quyền truy nhập vào từng phần riêng biệt nên đòi hỏi phần quản trị phải hết sức chặt chẽ. Người quản trị hệ thống có quyền cao nhất có quyền cấp (thu) quyền sử dụng chương trình cho những người khác. 1.4 Thông tin đầu vào và đầu ra của phần mềm 1.4.1 Thông tin đầu vào: Hồ sơ của cán bộ công nhân viên. Danh sách phòng ban. Hợp đồng lao động. Các quyết định về lương, phân công công tác, thuyên chuyển công tác. 1.4.2. Thông tin đầu ra. Báo cáo danh sách lương cán bộ, công chức Tổng hợp các khoản phải thu, phải trả của cán bộ công nhân viên. Báo cáo thống kê tổ chức bộ máy Báo cáo tổng hợp ngạch, bậc và phụ cấp cán bộ công chức Danh sách nhân viên, cán bộ quản lí, bộ máy tổ chức. 1.5. Lợi ích của đề tài mang lại 1.5.1. Đối với toàn bộ CIC Sử dụng phần mềm quản lí nhân lực sẽ giúp bộ máy quản lý nhân sự của CIC gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy tính. Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn. Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ... nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới. Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của người lao động, mặt khác người lao động có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với người sử dụng hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả người sử dụng lao động và người trở nên hết sức cần thiết, đặc biệt là đối với CIC sử dụng nhiều lao động cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía trung tâm. 1.5.2. Đối với Nhà quản lí Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên quan đến nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng tổng hợp quản lí nhân sự của CIC một cách khoa học, hợp lí và hiệu quả nhất. Với hệ thống các báo cáo của phần mềm sẽ đáp ứng nhanh nhất các thông tin về nhân sự hỗ trợ trưởng phòng những quyết định chính xác nhất về công tác nhân sự của CIC. 1.5.3. Đối với người thực hiện đề tài Để viết chương trình quản lý nhân sự, thì em phải tìm hiểu cách quản lý nhân sự chung nhất, rồi đến học cách phân tích và thiết kế hệ thống sao cho nó phù hợp với cách quản lý nhân sự cho tổ chức CIC để viết phần mềm cho sát với thực tế, có thể đưa vào sử dụng. Tiếp theo học về cơ sở dữ liệu để viết phần mềm như SQL Server 2003, 2005 và học một ngôn ngữ trong bộ lập trình .Net (VB.net) xây dựng phần mềm. Đề án này là một đề tài thực tế qua việt tìm hiểu nghiệp vụ cũng như thiết kế, viết code chương trình em sẽ trưởng thành lên nhất nhiều cả về kinh nhiệm lẫn kĩ thuật trong lập trình. ._.