Báo cáo Thực tập tổng hợp về "Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel"

khác có liên quan đến chuyên ngành của mình. Tất cả đều phục vụ cho công tác thực tiễn sau này. Để làm sáng tỏ những lý thuyết đã học và tìm hiểu thực tế các doanh nghiệp áp dụng như thế nào, em đã lựa chọn thực tập tại Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trong khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân; cùng với sự giúp đỡ tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty, các phòng ban, các anh chị trong bộ phận Kế toán em đã hoàn thành bản Báo cáo thực tập tổng hợp của mình với hai nội dung chính: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA VÀ BAO BÌ HANEL 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel - Tên công ty: Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel - Tên giao dịch: Hanel plastic and packaging holding company. - Tên viết tắt: Hanel Pad - Địa chỉ trụ sở chính: Số 2, phố Chùa Bộc, Phường Trung Tự, Quận Đống Đa, Hà Nội. - Số điện thoại: 04.9743727. Fax: 04.9743690 - Vốn điều lệ: 16 tỷ đồng. - Tổng vốn đầu tư: 116 tỷ đồng. Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel được thành lập ngày 14/06/2006 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103011766 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 14/06/2006 trên cơ sở một nhóm chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất bao bì. Ngày đầu thành lập, Tổng Công ty Điện tử Hà Nội (Hanel) có 20% cổ phần trong Công ty. Số còn lại của các cá nhân mà chủ yếu là cán bộ công nhân viên Tổng Công ty Điện tử Hà Nội. Hiện nay, cổ phần của Tổng Công ty Điện tử Hà Nội chỉ còn 5% góp dưới dạng thương hiệu. Sau khi thành lập và được cấp giấy phép kinh doanh, Công ty tiến hành xây dựng Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel tại trung tâm Khu công nghiệp Quế Võ - huyện Quễ Võ - tỉnh Bắc Ninh với diện tích 20.000m2. Đây là vị trí có nhiều thuận lợi cho Công ty: Gần thị trường tiêu thụ lớn (Hà Nội) cũng như thuận lợi cho việc xuất khẩu, chi phí nhân công và tiền thuê đất rẻ. Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel là bộ phận chính trực tiếp sản xuất túi Nylon màng mỏng cho Công ty với dây chuyền hiện đại, tiên tiến và hoàn toàn tự động có công suất 300 tấn/tháng. Việc in ấn trên sản phẩm cũng được thực hiện tại Nhà máy bằng dây chuyền khép kín. Tháng 6 năm 2007, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động. Thời gian đầu là giai đoạn vận hành chạy thử. Số lượng cán bộ công nhân viên của Công ty đến cuối năm 2007 là 90 người, hiện nay là 100 người trong đó: 3 thạc sỹ, 10 người có trình độ Đại học, 27 người có trình độ Cao đẳng và 60 công nhân lành nghề. Một số chỉ tiêu Công ty đạt được trong năm 2007 là: - Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ: 16.127.522.776 đồng. - Lợi nhuận sau thuế TNDN: 165.941.473 đồng. - Nộp ngân sách nhà nước: 1.346.407.047 đồng. Công ty đang xây dựng và phấn đấu đạt Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và Hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001: 2004. Điều đó còn thể hiện ở: - Tinh thần của Hanel Pad là không ngừng học hỏi và luôn lỗ lực vươn cao, xây dựng một Hanel Pad đoàn kết, vững mạnh. Mong muốn của Hanel Pad là hướng tới một công ty kiểu mẫu trong thời kỳ mới. Quản lý chuyên nghiệp, năng động, hiệu quả, đậm đà bản sắc văn hoá Việt. - Mục tiêu của Hanel Pad là tập trung nghiên cứu đưa các sản phẩm hữu ích dựa trên các các công nghệ tiên tiến vào cuộc sống để đem lại sự giàu có về vật chất và phong phú về tinh thần, làm giàu cho đất nước và xã hội. - Tiêu chí hoạt động của Hanel Pad là “Phát huy sức mạnh trí tuệ tập thể của người Việt”, mang bản sắc và trí tuệ người Việt ra thế giới. Bởi vậy, Hanel Pad luôn tập trung đầu tư vào con người, trọng người hiền, đãi người tài, tạo điều kiện tốt nhất để phát huy sức mạnh của mỗi người trong một tập thể thống nhất để tạo nên sức mạnh của Công ty. - Nguyên tắc hợp tác của Hanel Pad là cùng phát triển. Với khách hàng Công ty luôn lắng nghe và thấu hiểu mong muốn để đưa ra các sản phẩm hợp lý, hữu ích; luôn đặt niềm tin và sự tôn trọng để hướng tới mục đích cùng có lợi. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel 1.2.1. Ngành nghề kinh doanh của Công ty Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực sau: - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng từ nguyên liệu nhựa và các chi tiết cấu kiện từ nhựa. - Sản xuất, lắp ráp, mua bán, sửa chữa thiết bị, linh kiện điện tử viễn thông, điện thoại cố định. - Mua bán vật tư, máy móc, thiết bị cho các ngành công nghiệp điện tử tin học, viễn thông, điện lạnh, điện gia dụng, hàng kim khí, trang bị nội thất, thiết bị văn phòng. - Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá. Trong đó, lĩnh vực chuyên sâu của Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel là tập trung đầu tư vào sản xuất các sản phẩm túi Nylon màng mỏng với các sản phẩm như túi T-shirt (Công ty PANDA), túi siêu thị (Fivimart, Citimart, Big C), túi đục lỗ (Fields, ACB), túi rác... Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để trở thành một công ty cung cấp túi Nylon màng mỏng hàng đầu tại Việt Nam. Trên thị trường, người tiêu dùng luôn đánh giá các sản phẩm của Công ty có chất lượng vượt chội và tính hiệu quả cao. Điều đó được thể hiện thông qua hệ thống khách hàng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau ở trong và ngoài nước. 1.2.2. Đặc điểm quy trình sản xuất tại Công ty Quy trình sản xuất của Công ty trải qua 5 bước theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình sản xuất Trộn hạt Thổi In Cắt dán Đóng gói Mỗi bước cần có công tác kiểm tra, kiểm soát và yêu cầu tiêu chuẩn đầu ra khác nhau. Cụ thể theo bảng sau: Bảng 1.1: Quy trình sản xuất TT Bước công việc Đầu vào/Tiêu chuẩn đầu vào Kiểm soát trong công đoạn Đầu ra/Tiêu chuẩn đầu ra Kiểm tra/Phương pháp kiểm tra Form mẫu/Tài liệu liên quan 1 Trộn hạt - Hạt nguyên chất: Trắng trong, theo tiêu chuẩn. - Hạt tái chế, Taican: Đạt so với mẫu khi sản xuất thử nghiệm - Hạt mầu: Theo tiêu chuẩn và yêu cầu - Nếu ẩm: Qua sấy khô - Tỷ lệ pha trộn theo định mức - Thời gian: 10 phút/01 mẻ trộn Hạt được trộn đều Bằng mắt - Lệnh sảm xuất - Nhật ký vận hành máy trộn 2 Thổi Hạt được trộn đều (Tập kết tại khu vực quy định, có ký hiệu nhận biết) - Kiểm soát chu vi màng trên giàn thu. - Tốc độ cấp liệu: 300-900 kg/giờ - Tốc độ kéo màng Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng). - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu). - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng - Kiểm tra kích thước và mầu sắc trên màng 15 phút/lần, chiều rộng bằng thước lá, độ dày bằng panme - Kiểm tra mầu sắc bằng mắt so sánh với bảng mầu hoặc mẫu - Kiểm tra trọng lượng 2 lần/cuộn (đầu và giữa cuộn) bằng cách cắt 1m ra cân - Nhật ký vận hành máy thổi, in. - Nhật ký kiểm tra màng 3 In Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng) - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu) - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng - Xử lý bề mặt màng túi (Cường độ dòng điện 3-4A). - Mẫu sắc mực in (Theo nhà cung cấp và pha trộn với dung môi. Ban đầu pha tỷ lệ 1mực + 3dung môi; trong quá trình sản xuất pha thêm dung môi và kiểm tra mầu theo bảng mầu hoặc mẫu) - Mực in bám tốt. - Mầu sắc bản in phù hợp với bảng mầu hoặc sản phẩm mẫu. - Đảm bảo chất lượng (Chi tiết in sắc nét, không bị nhoè, mất nét... sản phẩm không bị bám bẩn do mực in gây ra) Bằng bút thử hoặc băng dính (thử 2 lần/01cuộn cùng lúc kiểm tra trọng lượng) + Bút thử: Vạch một nét dài từ 5-7 cm + Băng dính: Kiểm tra 5 túi/cuộn, tiết diên dính 5x10 cm Nhật ký vận hành máy thổi, in 4 Cắt dán Đạt theo yêu cầu hoặc mẫu: - Kích thước (dày, rộng) - Trọng lượng màng túi. - Mầu sắc (so bảng mầu hoặc mẫu) - Độ dai theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu của khách hàng Mực in bám tốt - Mầu sắc bản in phù hợp với bảng mầu hoặc sản phẩm mẫu. - Đảm bảo chất lượng (Chi tiết in sắc nét, không bị nhoè, mất nét... sản phẩm không bị bám bẩn do mực in gây ra) - Kiểm soát nhiệt độ dao dán 250-300oC - Kiểm soát độ cân của quai túi - Đảm bảo hình dáng và kích thước của quai túi theo mẫu. - Độ dính đáy túi tốt (chịu đựng được tải trọng theo thiết kế hoặc theo yêu cầu của khách hàng) - Kiểm tra hình dáng bằng mắt - Kiểm tra kích thước của túi và quai túi bằng thước lá - Kiểm tra đường đáy dán túi cát tiêu chuẩn (3,6kg; 6kg; 12kg; 18kg) - Nhật ký vận hành máy cắt dán - Lệnh sản xuất 5 Đóng gói - Đảm bảo hình dáng và kích thước của quai túi theo mẫu - Độ dính đáy túi tốt (chịu đựng được tác động theo thiết kế) Đóng gói theo quy cách Theo quy cách - 01 tệp túi = 01kg - 01 bao = 20kg Phải có dấu hiệu nhận biết trên vỏ bao (mã sản phẩm, quy cách, ca sản xuất, ngày sản xuất, trọng lượng, người kiểm tra) Dùng cân, cân 100% túi, bao trước khi đóng gói và nhập kho Nhật ký đóng gói 1.2.3. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Sản phẩm của Công ty được bán cho thị trường nội địa và xuất khẩu (chủ yếu là Séc và Đức). Do Công ty ký hợp đồng với một Công ty bao tiêu toàn bộ sản phẩm cho thị trường bán lẻ nội địa nên bộ phận Kinh doanh chỉ tập trung vào việc xuất khẩu và bán hàng cho các siêu thị, Công ty. Quá trình bán hàng được thực hiện theo tiến trình sau: * Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Các yêu cầu này có thể là điện thoại, fax, thư điện tử... Trường hợp khách hàng yêu cầu, đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp thì ghi vào “Sổ Tiếp nhận thông tin”. Bộ phận Kinh doanh chuyển Đề nghị xem xét khả năng thực hiện đơn hàng xuống Nhà máy theo “Phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng” bằng fax. Trong trường hợp có sản phẩm mẫu thì theo “Giấy xác nhận hàng mẫu”. * Bước 2: Xem xét thực hiện. Nhà máy xem xét khả năng thực hiện đơn hàng và trả lời cho bộ phận Kinh doanh theo “Kết quả xem xét đơn hàng” bằng fax. Căn cứ vào “Kết quả xem xét đơn hàng” do Nhà máy gửi lên, nếu chấp nhận đơn hàng của khách bộ phận Kinh doanh tiến hành báo giá cho khách hàng. Nếu là khách hàng đã ký hợp đồng với Công ty thì chuyển xuống bước 5. * Bước 3: Thương thảo hợp đồng Bộ phận Kinh doanh cùng với khách hàng tiến hành thương thảo hợp đồng. Trong quá trình thương thảo hợp đồng nếu có phát sinh thì quay lại bước 1. * Bước 4: Phê duyệt hợp đồng Bộ phận Kinh doanh trình giám đốc ký duyệt hợp đồng sau khi đã có thoả thuận về khả năng đáp ứng đơn hàng của Nhà máy và chấp nhận báo giá từ khách hàng. Khách hàng ký kết hợp đồng đã thoả thuận. * Bước 5: Theo dõi thực hiện hợp đồng Bộ phận Kinh doanh làm “Giấy yêu cầu sản xuất Nhà máy”. Trong quá trình sản xuất nếu có vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến đơn hàng thì Nhà máy báo lại cho bộ phận Kinh doanh theo “Thông báo phát sinh trong quá trình sản xuất”. Bộ phận Kinh doanh báo cho khách hàng bằng công văn. Nếu trong quá trình sản xuất, khách hàng có thay đổi nội dung đơn hàng hoặc hợp đồng, bộ phận Kinh doanh nhận thông báo yêu cầu thay đổi của khách hàng, đồng thời có trách nhiệm thông báo cho Nhà máy theo “Thông báo thay đổi nội dung đơn hàng” (Nếu có thể đáp ứng). Bộ phận Kinh doanh tiến hành giao hàng cho khách và thông báo yêu cầu gửi Nhà máy theo “Giấy yêu cầu giao hàng”. Ngoài ra, bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu xác định công nợ với khách hàng và thanh toán tiền theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Trong trường hợp khách hàng đã ký kết hợp đồng và lấy hàng dài hạn thì bộ phận Kinh doanh sẽ gửi Forecast cho Nhà máy. Nếu chi phí sản xuất thay đổi, bộ phận Kinh doanh lập và gửi “Thông báo thay đổi giá tới khách hàng”. * Bước 6: Thanh lý hợp đồng Sau hợp đồng được thực hiện hay hết thời hạn thực hiện hợp đồng, nếu bên mua và bên bán cùng thống nhất việc thanh lý hợp đồng thì bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm lập và lưu giữ bản “Thanh lý hợp đồng kinh tế”, đồng thời phối hợp với các đơn vị liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn tại. Tiến trình bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tiến trình bán hàng Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Xem xét thực hiện Thương thảo hợp đồng Phê duyệt hợp đồng Thanh lý hợp đồng Theo dõi thực hiện hợp đồng Lưu hồ sơ 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel 1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel thực hiện chế độ quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị. Quản lý điều hành hoạt động của Công ty là Giám đốc. Giúp việc cho Giám đốc có các phòng ban: - Văn phòng Công ty - Phòng kinh tế - Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel - Trung tâm kinh doanh viễn thông di động Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng quản trị Giám đốc Nhà máy Văn phòng Công ty Phòng Kinh tế Nhà máy sản xuất bao bì nhựa Hanel Trung tâm Kinh doanh Viễn thông di động Giám đốc Phòng Hành chính - Tổng Hợp Phòng Kế hoạch - Sản xuất Phòng Quản lý chất lượng SP Phòng Kỹ thuật - Bảo dưỡng Kho Ca sản xuất A Ca sản xuất B Ca dự phòng Đại hội đồng cổ đông 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận * Giám đốc Công ty Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Giám đốc là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của Công ty trong phạm vi quyền hạn đã được quy định trong các văn bản khác của Công ty và người có quyền quản lý và điều hành cao nhất. * Văn phòng công ty Văn phòng công ty là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, tổng hợp tình hình chung của Công ty, quản lý theo dõi các hồ sơ liên quan đến cổ đông và các vấn đề khác. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc công ty về các vấn đề sau: - Tiếp nhận thông tin liên quan đến Công ty Cổ phần nhựa và bao bì Hanel việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Xử lý các thông tin có liên quan theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Theo dõi và lựa chọn thông tin trên báo chí, Internet... có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật của công ty; báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Soạn thảo các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công việc của phòng và công ty theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Chịu trách nhiệm biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Tổ chức các hội nghị của Công ty, đón tiếp khách. - Quản lý, theo dõi các hồ sơ liên quan đến cổ đông của Công ty. - Phục vụ các cuộc họp của Hội đồng quản trị, các cuộc làm việc của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty với các cơ quan hữu quan bao gồm: chuẩn bị nội dung, lịch trình điều kiện về vật chất và quản lý hồ sơ, biên bản, nghị quyết của Hội đồng quản trị, các thông báo của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính để tổ chức các cuộc họp của Đại Hội đồng cổ đông. - Làm các công việc khác theo sự chỉ đạo, phân công của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. * Phòng Kinh tế Phòng Kinh tế là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc trong các hoạt động tài chính kế toán, xuất nhập khẩu và bán hàng. Tiếp nhận và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của Công ty. - Quản lý hoạt động tài chính của Công ty theo pháp luật. - Phối hợp với bộ phận Kinh doanh để xây dựng giá bán các sản phẩm trong từng giai đoạn. - Phối hợp với Nhà máy đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các nhu cầu về vốn cho các hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, phụ tùng, vật tư thay thế, các hoạt động đầu tư. - Làm các công việc khác theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. * Nhà máy Sản xuất bao bì nhựa Hanel. Nhà máy là bộ phận trực tiếp sản xuất, giúp việc cho Giám đốc trong các hoạt động sản xuất. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề: - Lập kế hoạch sản xuất và điều hành sản xuất đảm bảo đáp ứng đúng và đủ mọi yêu cầu của khách hàng. - Kiểm soát và theo dõi các quá trình sản xuất theo quy định và hướng dẫn. - Chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm. - Lập kế hoạch nguyên vật liệu, phụ tùng phục vụ cho sản xuất của phân xưởng. - Duy trì sự hoạt động của máy móc thiết bị, thiết bị phụ trợ khác phục vụ sản xuất. - Kiểm soát và thực hiện các hoạt động kỹ thuật phục vụ sản xuất. - Kiểm soát việc xử lý tiếp theo để đảm bảo loại trừ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp. - Xây dựng và thực hiện các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất. - Tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo định kỳ cho công nhân để nâng cao tay nghề hoặc về vệ sinh an toàn lao động. - Phối hợp với phòng Kinh tế để có kế hoạch sản xuất phù hợp và hiệu quả. - Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị máy móc, xử lý khắc phục sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất. * Giám đốc Nhà máy - Giám đốc Nhà máy chịu sự quản lý trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty. - Giám đốc Nhà máy có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của Nhà máy sản xuất tiết kiệm, hiệu quả. - Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất của Nhà máy. - Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của Nhà máy. - Đảm bảo an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong Nhà máy. - Định kỳ báo cáo với Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty về hoạt động của phân xưởng sản xuất. * Phòng Hành chính - Tổng hợp Phòng Hành chính - Tổng hợp là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong các hoạt động tổ chức, hành chính. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Nhà máy về các vấn đề: - Công tác tổ chức, chế độ, chính sách: + Trợ giúp Giám đốc trong công tác tuyển dụng, sa thải người lao động. + Trợ giúp, tham mưu cho Giám đốc Nhà máy giải quyết mọi vấn đề liên quan đến các chế độ chính sách của người lao động trong Nhà máy. + Xây dựng chính sách về lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng, kỷluật... phù hợp với các quy định của pháp luật và Nhà máy - Các hoạt động hành chính: + Tiếp cận và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động hành chính của Nhà máy. + Tiếp cận và xử lý thông tin liên quan đến nguồn lực của Nhà máy. + Soạn thảo các văn bản có liên quan đến các hoạt động của phòng và Công ty theo yêu cầu của Giám đốc Nhà máy. + Tổ chức các khoá đào tạo định kỳ, đào tạo nâng cao trình độ của người lao động nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển của Nhà máy và Công ty. + Tổ chức các phong trào thể thao, văn hoá, văn nghệ. + Tổ chức các khoá huấn luyện an toàn vệ sinh lao động định kỳ theo quy định của pháp luật lao động + Chịu trách nhiệm cung cấp trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động cho toàn bộ các bộ phận trong Nhà máy. + Chịu trách nhiệm điều động, bố trí xe thuộc sự quản lý của phòng theo yêu cầu công tác. + Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị tài sản hiện có của Nhà máy. + Phân loại, lưu trữ các tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty gọn gàng, khoa học. + Chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề liên quan đến hoạt động an toàn vệ sinh lao động trong Công ty. + Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn về tài sản thiết bị hiện có của Nhà máy. - Các hoạt động đối ngoại: duy trì và thiết lập các mối quan hệ công tác với các cơ quan hữu quan: chính quyền địa phương, công an, báo chí... - Làm các công việc khác theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, Giám đốc Nhà máy. * Phòng Kỹ thuật - Bảo dưỡng Phòng Kỹ thuật - Bảo dưỡng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các hoạt động kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, nghiên cứu triển khai công nghệ mới. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề sau: - Xây dựng các quy trình về vận hành máy, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc hợp lý, hiệu quả để áp dụng trong toàn bộ các phân xưởng sản xuất. - Xây dựng và theo dõi cải tiến các quy trình về vận hành máy, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, khuẫn mẫu hợp lý hiệu quả. - Nghiên cứu và đưa vào áp dụng, thử nghiệm các giải pháp kỹ thuật công nghệ mới, sản phẩm mới. - Giám sát về kỹ thuật các thiết bị, máy móc nhập khẩu. - Thực hiện sửa chữa bảo dưỡng lớn máy móc thiết bị theo kế hoạch đã được phê duyệt. - Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy. * Phòng Quản lý chất lượng sản phẩm. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong các hoạt động quản lý chất lượng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Nhà máy về các vấn đề: - Đảm bảo mọi sản phẩm khi xuất xưởng phải đạt các yêu cầu của khách hàng về chất lượng. - Tiếp nhận các thông tin, ý kiến phản hồi của khách hàng để kịp thời có những biện pháp khắc phục và kịp thời trả lời khách hàng. - Giám sát quá trình sản xuất ở tất cả các công đoạn. - Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm cũng như hiệu suất hoạt động của các phân xưởng sản xuất. - Kiểm tra các sản phẩm mẫu và trực tiếp cấp mẫu cho khách hàng. - Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy. * Phòng Kế hoạch sản xuất Phòng Kế hoạch sản xuất là bộ phận tham mưu. Giúp việc cho Giám đốc Nhà máy trong hoạt động sản xuất. - Đảm bảo mọi sản phẩm khi sản xuất phải đạt các yêu cầu của khách hàng về chất lượng. - Giám sát quá trình sản xuất ở tất cả các công đoạn. - Phối hợp với ca sản xuất về các vấn đề có liên quan nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm cũng như hiệu suất hoạt động của các máy. - Làm các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy * Bộ phận Kho - Quản lý toàn bộ hệ thống kho tàng của Công ty. - Phân chia mặt bằng, khu vực sắp xếp hàng hoá trong kho. - Phân loại, sắp xếp hàng hoá trong kho theo từng chủng loại một cách gọn gàng, ngăn nắp và khoa học. - Bảo quản hàng hoá trong kho đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, dễ dàng vận chuyển. - Thực hiện nhập, xuất hàng hoá chính xác, minh bạch, đầy đủ chứng từ theo đúng chủng loại và số lượng. - Cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ, số liệu cho phòng kế toán và các bộ phận có liên quan. - Phối hợp với bộ phận Kế toán tiến hành kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất một cách chính xác. PH ẦN 2: TH ỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA VÀ BAO BÌ HANEL 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo mô hình này toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại bộ phận Kế toán, thuộc phòng Kinh tế của Công ty. Đứng đầu bộ phận là Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán - Tài vụ (kiêm Kế toán trưởng) và các nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành: - Kế toán thanh toán - Kế toán công nợ - Kế toán kho - Thủ quỹ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, tậphợp chi phí và tính giá thành Kế toán công nợ, tài sản cố định Kế toán vật tư, thành phẩm. Thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán như sau: * Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ - Tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty toàn bộ các vấn đề có liên quan đến hoạt động của phòng. - Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của phòng cũng như các nhiệm vụ khác được Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty giao - Chịu trách nhiệm làm tổng hợp và quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm về kết quả sản xuất kinh doanh báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty. - Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để thực hiện tốt nhiệm vụ công tác của phòng và Công ty. - Chịu trách nhiệm điều hành, phân công công tác đối với nhân viên trong phòng đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công tác của phòng. * Kế toán thanh toán, tập hơp chi phí và tính giá thành sản phẩm - Chịu sự phân công và quản lý trực tiếp của Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ, chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ về các nhiệm vụ được phân công. - Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản thu, chi theo đúng quy định của Công ty. - Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất và tổng hợp để tính giá thành sản phẩm. - Chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, quỹ hỗ trợ phát triển, cục thuế, các cơ quan hữu quan khác về các hoạt động liên quan đến thu chi. - Quản lý lưu trữ các hồ sơ của phòng khoa học, gọn gàng. * Kế toán công nợ, tài sản cố định - Chịu sự phân công và quản lý trực tiếp của Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công. - Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, kịp thời có những báo cáo, đề xuất biện pháp giải quyết với Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán - Tài vụ về những khoản nợ quá hạn của khách hàng. - Chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho người lao động. - Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định. - Quản lý, lưu trữ các hồ sơ của phòng khoa học, gọn gàng. * Kế toán vật tư, thành phẩm - Chịu sự phân công và quản lý trực tiếp của Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ, chịu trách về các nhiệm vụ được phân công. - Có trách nhiệm cập nhật số liệu xuất nhập hàng ngày dựa trên số liệu, chứng từ thủ kho cung cấp một cách chính xác, kịp thời và minh bạch. - Cùng thủ kho xác nhận số liệu thực tế trên thẻ kho. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kho, cung cấp số liệu về kho tàng cho nhân viên Kế toán tổng hợp, Kế toán trưởng. - Định kỳ cùng thủ kho tiến hành kiểm kê kho. - Quản lý, lưu trữ các hồ sơ của phòng khoa học, gọn gàng. * Thủ quỹ - Chịu sự phân công và quản lý trực tiếp của Phó Trưởng phòng phụ trách Kế toán – Tài vụ, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công. - Chịu trách nhiệm cập nhật sổ quỹ tiền mặt hàng ngày. - Thanh toán các khoản, thu chi theo quy định. - Kê khai các báo cáo thuế hàng tháng. - Quản lý, lưu trữ các hồ sơ của phòng khoa học, gọn gàng. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần Nhựa và Bao bì Hanel 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng * Chế độ kế toán áp dụng Chế độ kế toán đang áp dụng tại Công ty được ban hành theo quyết định số 15/2006/Q Đ-BTC ngày 20/03/2006 “Chế độ Kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. * Niên độ kế toán: Theo quy định của Bộ Tài chính, niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. * Hình thức kế toán áp dụng: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” * Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: Nếu phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì Công ty quy đổi về VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ đó. * Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Công ty thực hiện khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. * Phương pháp tính giá hàng tồn kho Hàng xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. 2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm cả chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. * Chứng từ lao động tiền lương - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội * Chứng từ tiền tệ - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Bảng kiểm kê quỹ - Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi * Chứng từ tài sản cố định - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại tái sản cố định - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định - Biên bản kiểm kê tài sản cố định * Chứng từ hàng tồn kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Bảng kê mua hàng - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ * Các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác: - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH - Hoá đơn Giá trị gia tăng ... 2.2.3. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống Tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20/03/2006 “Chế độ Kế toán doanh nghiệp” Để phù hợp với đặc thù kinh doanh và quy trình công nghệ của Công ty một số tài khoản được mở chi tiết cho tiện theo dõi và quản lý: Các tài khoản vật tư, hàng hoá, thành phẩm được chi tiết theo loại Các tài khoản doanh thu, chi phí sản xuất được chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Và các tài khoản khác (Theo phụ lục). 2.2.4. Tổ chức vận dụng sổ kế toán - Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” Để giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán Công ty đang sử dụng phần mềm Adsoft trong công tác kế toán. Việc áp dụng phần mềm kế toán còn giúp cho việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính được nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của các nhà quản lý. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ liên quan Bảng biểu, Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Nhập số liệu hằng ngày Ghi, in sổ cuối tháng, cuối năm. Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có, nhập dữ liệu vào các chứng từ liên quan theo mẫu thiết kế sẵn của phần mềm kế toán trong máy vi tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các số liệu được tự động nhập vào Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và Sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng (hoặc bất cứ thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển, khoá sổ và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết được in ra giấ._.