Báo cáo Thực tập tại Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng

trong thời gian thực tập em nghiêm chỉnh tuân thủ kế hoạch về thời gian thực tập, hoàn thành tốt chương trình thực tập đề ra, tuân thủ sự hướng dẫn ở phòng Kế toán của Xí nghiệp in Báo Nhi đồng. Em xin chấp hành mọi nội quy, quy chế của Xí nghiệp cũng như của trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân đề ra. Qua khoá học Đại học chuyên ngành kế toán tài chính trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, được các thầy cô trang bị cho những kiến thức đã học để thực hiện mục tiêu đào tạo của nhà trường là kết hợp lý luận với thực tế. Vì vậy, em đã đến Xí nghiệp in Báo Nhi đồng để thực tế, học hỏi công tác kế toán tài chính và khi ra trường em có thể đảm nhiệm được ngay các công việc về chuyên ngành kế toán tài chính tại các Doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp in Báo Nhi đồng cùng với kiến thức lý luận tiếp thu ở nhà trường và sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo của phòng Kế toán, em đã tìm hiểu được những vấn đề cơ bản về quá trình hình thành, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm công tác kế toán và kết quả kinh doanh cũng như định hướng phát triển của Xí nghiệp. Do thời gian có hạn và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chỉ bảo của các anh chị trong Xí nghiệp và của thầy giáo để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Xí nghiệp in Báo Nhi đồng đã chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành nội dung thực báo cáo tổng hợp của mình. Bản báo cáo gồm: Chương I: Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng Chương II: Đặc điểm hoạt động và tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng Chương III: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng ChươngIV: Những thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP IN BÁO NHI ĐỒNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng là một đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của ban biên tập Báo Nhi Đồng và đồng thời là đơn vị cấp III của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. Tiền thân của Xí nghiệp là một xưởng in thuộc cơ quan TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. Cơ quan TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh với vai trò là phát động phong trào hướng dẫn đường lối, TW Đoàn đã quyết định thành lập một hệ thống báo trí xuất bản của đoàn bao gồm: NXB Thanh niên, NXB Nhi đồng, Tạp trí tuổi trẻ, Báo hoa học trò, Báo tiền phong, Báo Nhi đồng. Chính vì vậy mà nhu cầu in ấn là rất lớn. Xí nghiệp in ra đời giúp cho cơ quan TW đoàn in ấn các tài liệu, văn kiện được kịp thời và mang tính nội bộ tránh việc phải đi thuê in. Qua những lý do đó, ban bí thư TW đoàn đã ra quyết định số 549/TWĐ ngày 13/03/1991 thành lập xưởng in trẻ với mục đích làm kinh tế phục vụ chính trị cho cơ quan TW Đoàn. Sau này xưởng in trẻ đã được các cán bộ ngành có liên quan quyết định thành lập Xí nghiệp in Trẻ, trụ sở tại số 62 Bà Triệu - Hoàn Kiếm - Hà Nội theo quyết định số 1873/QĐ ngày 08/05/1993 của UBND thành phố Hà Nội và giấy phép số 82/GP-IN ngày 08/04/1993 của Bộ Văn hoá thông tin, Xí nghiệp in Trẻ thuộc TW Đoàn đã được thành lập. Ngày 20/09/2000, căn cứ quyết định số 4087 của UBND thành phố Hà Nội. Xí nghiệp in Trẻ chuyển sang thuộc Báo Nhi Đồng và được đổi tên thành Xí nghiệp in Báo Nhi đồng Tên Xí nghiệp: Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng Trụ sở chính: Số 3 Nguyễn Quý Đức - Thanh Xuân - Hà Nội. Vốn điều lệ: 17.394.476.512 VNĐ Trong đó: Vốn cố định: 14.120.520.274 VNĐ Vốn lưu động: 3.373.956.238 VNĐ Từ ngày mới thành lập, Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng còn là đơn vị có năng lực kém do máy móc lạc hậu, cũ kỹ, trình độ công nhân chưa cao. Nhưng sau vài năm đi vào hoạt động, được sự quan tâm của các cấp, các ngành, Xí nghiệp đã xây dựng được nền móng vững chắc như tạo vốn, huy động vốn của ngân hàng và các tổ chức cá nhân khác. Năm 1995, Xí nghiệp đã mạnh dạn đề nghị với cấp trên mua máy OFSET thay cho kỹ thuật in TYPO trước đây, để nhận in thêm các báo khác, Xí nghiệp đã mua thêm một số máy móc, máy chữ điện từ và thường xuyên nâng cấp đổi mới dây chuyền công nghệ, chiếm tới 90% là máy móc được đưa vào sản xuất, lao động thủ công chiếm 10%. Do vậy, năng lực sản xuất của xí nghiệp có bước nhảy vọt thời gian cho ra sản phẩm được rút ngắn, góp phần cải thiện điều kiện lao động của công nhân. Ta có thể thấy sự trưởng thành và phát triển của xí nghiệp qua các chỉ tiêu kinh tế sau: Đơn vị tính: 1.000Đ STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2004 Năm 2008 1 Giá trị sản lượng 182.205 258.895 305.144 2 Doanh thu 16.354.000 25.123.000 52.824.000 3 Lợi nhuận 120.569 256.321 389.657 ( Giá trị sản lượng: trang in quy ra khổ 13 x 19cm) 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng 1.2.1. Đặc điểm của Xí nghiệp. Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng là một doanh nghiệp do UBND Thành phố Hà Nội quyết định thành lập thep luật Doanh nghiệp Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng là đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, dưới sự quản lý của nhà nước, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Biên tập Báo Nhi Đồng và Ban Bí Thư TWĐ TNCSHCM. Không giống với các ngành công nghiệp khác, ngành in là một ngành tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất và lưu hành sách, tạp chí, văn phòng phẩm… với số lượng lớn nhưng giá cả lại không cao. Sản phẩm in hỗ trợ cho việc phát triển ngôn ngữ, văn hoá dân tộc, tăng cường ý thức dân tộc, dân chủ hoá việc học tập, xoá bỏ các rào cản xã hội. Nói tóm lại, hầu hết mọi tiến bộ xã hội, nền văn hoá văn minh hiện đại đều của cách này hay cách khác gắn bó với sự ra đời của ngành in. Qua từng bước cải tiến, hoàn thiện, chịu ảnh hưởng tích cực của khoa học tiến bộ hiện đại, sản phẩm in ngày nay đã và đang đáp ứng rất nhiều cho nhu cầu về tinh thần, tư tưởng của nhân loại. Do vậy các sản phẩm in rất gần với nhu cầu của con người, thị trường ngành in được mở rộng trên phạm vi toàn xã hội.Tuy nhiên ở trong từng khu vực thị trường nhất định sẽ có những đặc điểm riêng có của từng khu vực thị trường đó. 1.2.2. Chức năng của Xí nghiệp Là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Báo Nhi Đồng - TW Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh chức năng đảm bảo việc cung cấp: Báo nhi đồng, Hoạ mi, Măng non… phục vụ cho bạn đọc nhỏ tuổi trong cả nước và các văn kiện Đoàn toàn quốc do Trung ương Đoàn giao cho, đồng thời cũng là Doanh nghiệp Nhà nước chuyên sản xuất in sách báo, tài liệu phục vụ nền kinh tế quốc dân. 1.2.3. Nhiệm vụ của Xí nghiệp Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp là in các loại sách, tạp chí, sổ, mẫu biểu quản lý, văn hoá phẩm và nhãn tem. Bên cạnh đó phải: - Hoàn thành Hợp đồng kinh tế với khách hàng, đảm bảo về mặt thời gian, số lượng theo yêu cầu của khách hàng. - Sử dụng những tài sản được giao theo chế độ quy định, tiết kiệm vật tư sử dụng nguồn vốn đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. - Không ngừng phát huy năng lực sẵn có, chú trọng đổi mới công tác quản lý, nâng cao năng xuất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có lãi nộp đầy đủ các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Thường xuyên chăm lo, bồi dưỡng, đào tạo, và giáo dục cán bộ công nhân viên phù hợp với trịnh độ sản xuất của xí nghiệp. - Chú trọng trang bị các thiết bị bảo hộ lao động, sức khoẻ cho người lao động, đẩy mạnh quỹ lương, quỹ phúc lợi. - Tôn trọng pháp luật Nhà nước, hoạt động sản xuất dựa trên cơ sở pháp luật. 1.2.4. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp - In ấn các ấn phẩm theo quy định của TW và địa phương - In sách, tạp chí, tạp san, báo chí và văn hoá phẩm các loại - Dịch vụ kỹ thuật in OFFSET về báo chí theo quy định của Nhà nước - Đại lý vật tư ngành in. 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In Báo Nhi Đồng Đơn vị tính: Triệu đồng CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 32.216 40.246 52.824 2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 32.216 40.246 52.824 4. Giá vốn hàng bán 29.975 37.112 49.417 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.240 3.133 3.406 6. Doanh thu hoạt động tài chính 50 75 87 7. Chi phí tài chính - - - - Trong đó: Chi phí lãi vay - - - 8. Chi phí bán hàng - - - 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.317 1.782 2.086 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 937 1.426 1.407 11. Thu nhập khác 0,251 218 - 12. Chi phí khác - 237 - 13. Lợi nhuận khác 0,251 19 - 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 974 1.407 1.407 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 256 394 394 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 717 1.013 1.013 Qua bảng Báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp, chúng ta có thể thấy rằng: Doanh thu của Xí nghiệp tăng nhanh qua các năm. Đặc biệt là từ năm 2008 so với 2007: năm 2007 tăng 8.030 triệu đồng so với năm 2006 chiếm 19,95%. Năm 2008 tăng 12.578 triệu đồng so với năm 2007 chiếm 23,81%. Như vậy tốc độ tăng doanh thu năm 2008 cao hơn so với tốc độ tăng của năm 2007, thể hiện ở bảng sau: TỐC ĐỘ TĂNG DOANH THU, CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Doanh thu 8.030 19,95% 12.578 23,81% Chi phí 7.889 20,16% 12.372 24,02% Lợi nhuận 296 29,22% 0 0% Xét về chi phí doanh nghiệp: chi phí doanh nghiệp tăng lên song có xu hướng giảm ở năm 2008: năm 2007 tăng 465 triệu đồng, năm 2008 tăng 304 triệu đồng. Tuy nhiên sự giảm này không đủ để kéo doanh thu từ hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp tăng lên mà chỉ làm hạn chế tốc độ giảm: giảm từ 1.426 triệu đồng năm 2007 xuống còn 1.407 triệu đồng năm 2008. Các loại chi phí khác và thu nhập khác đều không có ở năm 2008. Như vậy, nhìn một cách tổng quát cho thấy nguyên nhân khiến lợi nhuận của Xí nghiệp không tăng lên trong năm 2008 mặc dù doanh thu tăng nhanh là do tốc độ tăng của chi phí cao hơn tốc độ tăng của doanh thu. Chính điều này đã là nhân tố kìm hãm Xí nghiệp thu về lợi nhuận. Tuy vậy ta cũng thấy được rằng hoạt động của doanh nghiệp đã được mở rộng, Xí nghiệp đã chú trọng khai thác thị trường, đa dạng hóa hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ. CHƯƠNG II: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP IN BÁO NHI ĐỒNG 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Đồng thời với việc tổ chức sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp đã tiến hành tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý sản xuất hợp lý và định ra từng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tạo ra một bộ máy hoạt động nhịp nhàng đồng bộ. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở XÍ NGHIỆP IN BÁO NHI ĐỒNG Giám Đốc Phó Giám Đốc P.Kỹ thuật P.Tổ chức HC P.Kế toán P.KH SX vật tư P.Bảo vệ PX Chế bản PX in OFFSET PX Sách 2.1.1. Ban giám đốc: - Giám đốc: là người đứng đầu Xí nghiệp, vừa đại diện cho Nhà nước, vừa đại diện cho công nhân viên chức, quản lý và điều hành xí nghiệp theo chế độ 1 thủ trưởng có toàn quyền quuyết định việc điều hành hoạt động của Xí nghiệp theo chính sách pháp luật của Nhà nước. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Xí nghiệp. - Phó giám đốc: là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc và là người trực tiếp điều hành sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả được phân công quản lý điều hành. 2.1.2. Các phòng ban chức năng: - Phòng kỹ thuật: có chức năng theo dõi giám sát suốt quá trình sản xuất, đảm bảo được chất lượng của mỗi ấn phẩm. Phòng kỹ thuật hướng dẫn cho các bộ phận khi ấn phẩm được in ra. Phòng kỹ thuật phải kiểm tra về màu sắc, khuôn khổ và ký duyệt để tổ chức hàng loạt. - Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp điều động cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp, quản lý nhân sự, theo dõi chế độ khen thưởng, xử phạt, công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, xây dựng lịch làm việc, tiếp khách, bảo đảm an toàn, hành chính nôị vụ trong xí nghiệp. - Phòng kế toán: có nhiệm vụ tính giá theo đơn đặt hàng, ghi chép phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh trong từng kỳ hạch toán. Kiểm tra giám sát sự biến động về tài sản, kế hoạch thu chi về tài chính, kiểm tra việc xuất nhập, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô lãng phí, vi phạm chế độ chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước. Thường xuyên phản ánh và cung cấp kịp thời cho giám đốc để có quyết định chính xác, kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu qủa kinh tế đồng thời giúp cho giám đốc thấy được thực trạng tài chính của Xí nghiệp. - Phòng KH sản xuất vật tư: Có chức năng điều hành giám sát việc tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm, xây dựng kế hoạch sản xuất theo Hợp đồng, tổ chức quản lý, phân bổ nguyên vật liệu và thành phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Theo dõi và đôn đốc mọi hoạt động sản xuất hàng ngày như lịch cấp phát vật tư chủ yếu theo định mức trong Hợp đồng, giữ vững tiến độ sản xuất, đảm bảo in đúng số lượng, chất lượng, trả hàng đúng thời gian Hợp đồng đã ký kết. - Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ cơ quan, quản lý các tài sản vật tư tránh mất mát đáng tiếc sảy ra. Về mặt chính trị phải nâng cao cảnh giác chống lại âm mưu phá hoại của kẻ địch. 2.2. Tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in Báo nhi đồng: Ngoài nhiệm vụ là in ấn các ấn phẩm theo quy định của TW đoàn và địa phương, xí nghiệp còn in sách, tạp chí, tập san, văn hoá phẩm các loại, làm dịch vụ kỹ thuật in OFSET về bao bì theo yêu cầu của khách hang và làm đại lý vật tư ngành. Phòng chế bản out film Việc tổ chức sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp được tóm tắt theo sơ đồ sau: Khách hàng PX gia công sau in PX gia công in Phòng sản xuất Bộ phận KCS Phòng vật tư SP hoàn thành Với đặc điểm riêng của ngành in nên mô hình tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp in Báo Nhi Đồng được căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ. Do bản thân là ngành đặc thù kinh doanh luôn có sự giám sát và kiểm soát của các cơ quan chức năng cho nên quá trình sản xuất phải tuân thủ theo nguyên tắc nhất định. Quá trình nhận và làm Hợp đồng do ban Giám đốc và các phòng ban quyết định để lập ra kế hoạch sản xuất. Xí nghiệp có 3 phân xưởng thực hiện quá trình sản xuất. Việc sản xuất được bố trí theo dây truyền sản xuất. Các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một dây truyền sản xuất kép kín. - Phân xưởng chế bản: Bao gồm có: vi tính, bình bản, phơi bản, khi bản thảo và ma két chuyển đến thì nhân viên vi tính tiến hành làm trên máy tính rồi in la ze can rồi chuyển cho nhân viên bình bản ( sắp xếp lại khuôn in cho hợp lý) làm theo ma két bao gồm cả tách màu điện tử khi làm xong được kiểm tra chặt chẽ, cẩn thận của phòng kỹ thuật sau đó sẽ cho nhân viên phơi bản làm nốt phần còn lại là phân huỷ các phần tử không in và hiện bản trên dung dịch Axít. - Phân xưởng in Offset: Phân xưởng này chia làm những tổ: tổ máy 4, tổ máy 8, tổ máy 16. Công việc tiến hành là nhận bản in từ phân xưởng chế bản. Công nhân bám theo ma két để lắp bản và bắt đầu in. Đây là lực lượng chủ chốt của Xí nghiệp chiếm phần lớn năng lực và hiệu quả sản xuất. Do vậy, trong suốt quá trình in để tránh sai phạm và gây thiệt hại, phòng kỹ thuật luôn luôn có mặt để giám sát kiển tra chất lượng. - Phân xưởng gia công sách: Gồm 4 tổ: tổ KCS, tổ sử dụng máy công nghiệp, tổ thợ thủ công và tổ cắt xén đóng gói. Công việc là nhận các ấn phẩm ở phân xưởng Offset về kiểm tra, đếm, soạn giao cho tổ thủ công để gấp, khâu cắt xén đóng gói. Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất nên trong quá trình làm có những trang in nào kém chất lượng được loại bỏ. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH Ở XÍ NGHIỆP IN BÁO NHI ĐỒNG Giám Đốc Phó Giám Đốc P.Kỹ thuật P.Tổ chức HC P.Kế toán P.KH SX vật tư P.Bảo vệ PX Chế bản PX in OFFSET PX Sách Tổ vi tính Tổ bình bản Tổ phôi kẽm Tổ máy 4 Tổ máy 8 Tổ máy 16 Tổ máy công nghiệp Tổ máy thủ công Tổ cắt xén Tổ KCS Ký hiệu: : Chỉ đạo trực tiếp : Chỉ đạo gián tiếp 2.3. Quy trình sản xuất ở Xí nghiệp. Quy trình in của xí nghiệp bao gồm các quá trình sau: - Chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho in ấn như: giấy, mực, hoá chất… - Chế bản, bình bản và sửa bản in. Đây là khâu quan trọng trong quá trình in ấn, nó tạo ra bản in mẫu. Bộ phận này được trang bị bằng máy vi tính ( gọi là chế bản điện tử ) và máy tách màu điện tử. - Tiến hành in Offset: được thực hiện kết hợp bản in, giấy và mực để tạo ra những trang in theo yêu cầu kỹ thuật. - Hoàn chỉnh sản phẩm: được thực hịên ở bộ phận gia công sách. Đây là các công việc như: gấp, khâu, cắt, xén, đóng gói. Quy trình công nghệ in là một quá trình sản xuất liên tục, các giai đoạn công nghệ (sắp chữ, chế bản điện tử) có thể tiến hành độc lập với nhau, chu kỳ sản xuất tương đối dài. Ngành in thuộc loại hình sản xuất theo đơn đặt hàng. Các sản phẩm tạo ra trên một quy trình sản xuất nhưng giữa các loại sản phẩm có khác nhau về thiết kế, kích cỡ, kỹ thuật, thẩm mỹ… CHƯƠNG III: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN BÁO NHI ĐỒNG 3.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Tổ chức quản lý tài chính là việc vận dụng tổng hợp các chức năng tài chính doanh nghiệp, là việc đề ra và vận dụng những hình thức và biện pháp thích hợp cần thiết để tạo lập và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của Xí nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp tuy gọn nhẹ xong vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các hoạt động tài chính theo nguyên tắc tổ chức tài chính Nhà nước quy định. Xí nghiệp tổ chức công tác kế toán theo hình thức kế toán tập chung có nghĩa là mọi công việc ghi chép sổ sách đều được tiến hành ở phòng kế toán của Xí nghiệp. Trong đó kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về công tác hạch toán của bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, mọi thông tin và tài sản, nguồn vốn, các khoản phải thu phải trả… sau khi phân tích và đánh giá đều được kế toán trưởng xem xét và điều chỉnh sau đó báo cáo với ban Giám Đốc. Cuối niên độ kế toán, xác định kết quả kinh doanh, việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý trong Xí nghiệp. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều do kế toán mở sổ sách theo dõi, phản ánh, ghi chép, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về số liệu và thông tin kế toán. 3.1.1. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ sách của Xí nghiệp. Do quy mô sản xuất của xí nghiệp không lớn và được tổ chức sản xuất hàng loạt nên Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán tương đối đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của Xí nghiệp. Đặc điểm của hình thức này là nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp, việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ đăng ký ghi sổ chứng từ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hình thức kế toán này rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Xí nghiệp. Mẫu sổ dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Xí nghiệp được rõ ràng. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế là việc ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công việc kế toán. Công việc thường dồn nhiều vào cuối tháng làm ảnh hưởng đến thời gian lập và nộp Báo cáo tài chính. Theo hình thức này, Xí nghiệp sử dụng các sổ kế toán như sau: Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. + Sổ cái các tài khoản: để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán Sổ kế toán chi tiết: + Sổ tài khoản cố định + Sổ chi tiết vật tư thành phẩm + Sổ chi tiết sản xuất + Sổ chi tiết thanh toán + Thẻ tính giá thành sản phẩm + Thẻ kho 3.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán - Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt hang ngày thủ quỹ ghi sổ, cuối ngày chuyển cho kế toán. - Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản. - Cuối tháng căn cứ các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái các tài khoản để lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Quan hệ cân đối của phương pháp này là: Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ = ghi sổ Tổng số phát sinh bên Nợ hay bên Có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản) 3.1.3. Nội dung công tác kế toán ở Xí nghiệp. Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán tập chung và bố trí thành phòng kế toán tài vụ, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giam Đốc Xí nghiệp. Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng BTC. Hệ thống chứng từ kế toán và sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng theo đúng quy định và hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán của Xí nghiệp bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kỳ hạch toán là theo quý. Phương pháp Tài sản cố định: Xí nghiệp xác định nguyên giá Tài sản cố định hữu hình theo giá mua ban đầu và khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp hàng tồn kho: giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định trên cơ sở xác định giá thực tế mua vào tại thời điểm cuối kỳ và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên 3.1.4. Hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính của Xí nghiệp Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do nhà nước quy định và đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của Xí nghiệp, hiện nay Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: Loại I: 111, 112, 131, 1331, 136, 138, 141, 142, 152, 153, 154, Loại II: 211, 214 Loại III: 311, 331, 3334, 3338, 334, 338, 341 loại IV: 411, 421, 431 loại V: 511, 515 Loại VI: 621, 622, 627, 642 Loại VII: 711 Loại VIII: 811 Loại IX: 911 Hệ thống báo cáo tài chính do kế toán trưởng tổng hợp từ các kế toán viên để lập theo quý, năm và được lập theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC bao gồm các phần sau: B01-DN: bảng cân đối kế toán B02-DN: Báo cáo kết quả kinh doanh B03-DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B 04-DN: Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo tài chính của Xí nghiệp được lập thành 04 bản gửi tới các cơ quan chức năng có liên quan: 01 bản lưu tại Xí nghiệp 01 bản nộp cho cục thuế 01 bản nộp cho cục thống kê 01 bản nộp cho đơn vị chủ quản Việc lập báo cáo tài chính theo quý, năm đã giúp cho Xí nghiệp cũng như các cơ quan chức năng giám sát, theo dõi chặt chẽ được tình hình tài chính của Xí nghiệp, qua đó giúp lãnh đạo Xí nghiệp có những chỉ đạo kịp thời cho kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo, nâng cao hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp. 3.1.5. Khái quát về các phần hành kế toán của Xí Nghiệp * Kế toán tiền mặt: Hàng ngày, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán để viết phiếu thu, phiếu chi sau đó tập hợp và phân loại phiếu thu, phiếu chi để lập bảng kê chứng từ hoặc sổ quỹ tiền mặt. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ quỹ hoặc bảng kê để lập chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và phản ánh vào sổ cái tài khoản 111. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 (tiền mặt), chi tiết TK 1111 (tiền Việt Nam) Trường hợp mua NVL, CCDC, TSCĐ, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, mua văn phòng phẩm… bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 211, 334, 642 Nợ TK 133(1) Có TK 111 Rút tiền gửi ngân hang nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 112 Vay ngắn hạn: Nợ TK 111, 112 Có TK 341 Trường hợp phát sinh doanh thu bằng tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 333(1) * Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Hàng ngày, kế toán căn cừ vào phiếu nhập - xuất nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để theo dõi, đồng thời ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán và sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán ghi vào bảng kê chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào các sổ cái tài khoản 152, 153, 331. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là in ấn nên nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có tính chất tách biệt, phân loại theo kích cỡ, giấy mực… nên Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì vật tư khi xuất dùng luôn đạt độ tin cậy cao. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 (nguyênliệu, vật liệu), 153 (công cụ, dụng cụ). Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài, hoá đơn cùng về: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112, 331…. Trường hợp nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo Hợp đồng: Nợ TK 331, 111, 112….. Có TK 152 Có TK 133(1) Trường hợp hàng chưa về nhưng hoá đơn về trước. Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì kế toán ghi bình thường, nếu hàng chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 133(1) Có TK 111, 112, 331… Khi hàng về thì ghi: Nợ TK152 Có TK 151 Trường hợp nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài chế biến, kế toán ghi theo giá thành thực tế: Nợ TK 152 Có TK 154 Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621, 642 Có TK 152 Cuối kỳ kết chyển chi phí nguyên vật liệu: Nợ TK 154 Có TK 621 * Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho NVL, công cụ dụng cụ để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nợ TK 621 Có TK 152, 153 - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, BHXH, bảng khấu hao TSCĐ…. để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung: Nợ TK 622 Có TK 111, 112, 334 Nợ TK 627 Có TK 214 Có TK 111, 112, 334, 338… - Khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 111, 112, 331…. - Cuối kỳ, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh và kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm. Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 627 * Kế toán TSCĐ Khi mua sắm TSCĐ thì Xí nghiệp lập biên bản nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ và làm căn cứ để mở thẻ TSCĐ: Nợ TK 211 Nợ TK 133(1) Có TK 111, 112, 331, 311, 341…. Nợ TK 414, 441, 431 Có TK 411 Khi thanh lý, hay nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 811: Giá trị còn lại Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 211: Nguyên giá Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 Có TK 333(1) Nợ TK 811 Nợ TK 1331(1) Có TK 111, 112… Khi thanh lý một TSCĐ, xí nghiệp lập ra ban thanh lý và lập biên bản thanh lý, đối với tài sản đã khấu hao hết kế toán ghi: Nợ TK 214 Có TK 211 *Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Đối với các phân xưởng sản xuất trực tiếp thì Xí nghiệp tính lương theo sản phẩm phải dựa vào phiếu giao việc cho từng phân xưởng, phiếu ghi sản phẩm của từng phân xưởng. Còn với bộ phận quản lý thì tính lương theo thời gian, hệ số cấp bậc. Hàng tháng kế toán phải tính thù lao lao động phải trả cho cán bộ công nhân viên và phân bổ tiền lương. Nợ TK 622: Thù lao phải trả cho công nhân SX trực tiếp ở PX Nợ TK 642: Thù lao phải trả cho nhân viên quản lý Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả - Tính tiền thưởng phải trả cho cán bộ công nhân viên. Nợ TK 431(1): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Nợ TK 622, 642: Thưởng trong sản xuất kinh doanh Có TK 334: Tổng số phải trả - Khi thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Nợ TK 334 Có TK 111, 112, 141 - Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 622, 642 Nợ TK 334 Có TK 338 (2,3,4) - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ TK 334 Có TK 141, 138 * Kế toán thuế Xí ghiệp áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hoá đơn bán ra và mua vào kế toán tiến hành phân loại hoá đơn theo từng nhóm và lập tờ khai thuế GTGT cho từng tháng. Khấu trừ thuế VAT đầu vào: Nợ TK 333(1) Có TK 133(1) Khi nộp thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 133(1) Có TK 111 Khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 333(4) Có TK 111 * Kế toán xác định kết quả kinh doanh - Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511, 515 Có TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 - Xác định kết quả kinh doanh: Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 3.2.1. Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán. Ghi chép, tính toán phản ánh tình hình thu – chi, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin của cơ quan quản lý nhà nước, của nhà lãnh đạo và ban quản lý Xí nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng, kế hoạch thu – chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng vốn. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô lãng phí, xâm phạm tài sản, vi phạm các chính sách chế độ về kinh tế tài chính nhà nước và của Xí nghiệp ban hành. Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý các hoạt dộng sản xuất kinh doanh trong Xí nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý. Kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ cho việc lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. 3.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được sắp xếp gọn nhẹ cho phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp bao gồm 5 người như sau: Một kế toán trưở._.