Báo cáo Thực tập tại Trung tâm thông tin thương mại - Thực tiễn công tác thông tin tư liệu

vì vậy, nhu cầu thông tin trong lĩnh vực thương mại ngày càng phát triển, đặc biệt là những thông tin về diễn biến thị trường, giá cả hàng hoá,dịch vụ trong và ngoài nước, những nhân tố chi phối sự vận động của thị trường, những cơ hội kinh doanh đều là những nhu cầu thông tin mà các nhà quản lý kinh tế, các doanh nghiệp trong và ngoài nước rất cần. Do vậy những tổ chức và cơ quan đã tổ chức việc thông tin trong lĩnh vực thương mại cho bản thân và cho xã hội. Nhận thức được nghiên cứu thông tin của thị trường, Bộ Kinh tế đối ngoại đã tách ra và thành lập trung tâm thông tin Thương mại để cung cấp thông tin thị trường phục vụ nhu cầu dùng tin trong nước và ngoài nước. Với sự phát triển của công nghệ điện tử – tin học, cùng với sự vận động phong phú và phức tạp của thị trường kinh tế thế giới những năm cuối của thế kỷ 20,cũng như đầu thế kỷ 21, nhiều nhà kinh tế đã dự báo rằng vai trò của thông tin sẽ là mấu chốt cho sự phát triển và tăng trưởng kinh tế. Sự phát triển mới của công nghệ thông tin ngay nay, đã làm các hoạt động thông tin ngày càng có ý nghĩa, chủ yếu đối với kinh doanh của từng nhà doanh nghiệp cũng như cả quốc gia. Các Thương vụ trước đây được tính từng ngày, tháng, nay đã có thể tiến hành từng giờ. Trong cuộc cách mạng về kinh tế hiện nay, thông tin thị trường với công nghệ là vũ khí sắc bén mà các nhà doanh nghiệp và các nước hết sức coi trọng. Phần thứ nhất Kết quả nhu cầu, khảo sát tình hình tổ chức, công tác và hoạt động của trung tâm thông tin thương mại I. Quá trình thành lập trung tâm thông tin thương mại – hạt nhân của hệ thống thông tin thương mại Việt Nam. 1. Quá trình thành lập. Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam (Viet Nam Trade information Center – viết tắt là VTIC) là cơ quan đầu ngành trong lĩnh vực thông tin thương mại thị trường thuộc Bộ Thương mại. VTIC là một đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản đồng Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp về mọi mặt của Bộ Thương mại, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng Nhà nước về những lĩnh vực công tác có liên quan. Trung tâm Thông tin Thương mại được thành lập tháng 11/1998 theo quyết định số 473/TBDL – TTCB ngày 30 tháng 5 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, có trụ sở chính tại 46 Ngô Quyền – Hà Nội với các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và có đại diện tại một số thị trường trọng điểm trong và ngoài nước. Trung tâm Thông tin Thương mại từ ngày thành lập (11/1998) đến nay đã căn cứ nhu cầu thông tin thị trường của xã hội để phục vụ. Hiện nay, Trung tâm hoạt động trên ba lĩnh vực: Thông tin dưới dạng ấn phẩm (tạp chí, bản tin, sách), thông tin qua con đường mạng máy tính thương mại VINANET do Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng, cung cấp các dịch vụ thong tin, môi giới, tư vấn và tiếp thị. Để đáp ứng nhu cầu thông tin thị trường, Trung tâm đã thành lập các chi nhánh ở các thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ. Thời gian qua, các chi nhánh này đã thoả mãn được một phần nhu cầu của người dùng tin tại các thị trường trọng điểm nói trên. Do nhu cầu thông tin thương mại cấp bách, nhất là sau QĐ/211/TTg về triển khai chương trình công nghệ thông tin, NQTW 4 khoá VIII về xây dựng hệ thống Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam , Việt Nam tham gia vào hệ thống thương mại toàn cầu Internet, nhiều tỉnh như Thái Bình, Nghệ An đã thành lập Trung tâm Thông tin Thương mại của các tỉnh mình để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho địa phương và làm đầu mối nối mạng với trung tâm.... Nhiều tỉnh đang làm các thủ tục để thành lập Trung tâm Thương mại địa phương (các tỉnh Nam Bộ, miền Trung), và có nhiều tỉnh tuy đã có hoạt động thông tin thương mại song chưa thành lập được Trung tâm Thông tin Thương mại địa phương. Sự phát triển chưa có chỉ đạo thống nhất trên phạm vi toàn Quốc về thông tin thương mại gây nhiều khó khăn trong chỉ đạo và cầm nhịp phối hợp hoạt động chung trên phạm vi toàn quốc. Để đưa các hoạt động thông tin thương mại vào guồng máy thống nhất, tạo ra hợp, Bộ thương mại đã có tổ chức lại Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam trong hệ thống thông tin thương mại toàn Quốc. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 2.1. Chức năng và quyền hạn của Trung tâm Thông tin Thương mại. Tổng hợp, xử lý và phổ biến các quyền thuộc về quan hệ kinh tế quốc tế thị trường, giá cả hàng hoá và các vấn đề về mậu dịch, đầu tư và hợp tác quốc tế. Tổ chức thực hiện việc cung cấp và xử lý thông tin cho các tổ chức và cá nhân trong nước và ngoài nước trên cơ sở ký kết hợp đồng theo luật pháp và quy chế hiện hành của Nhà nước. Tư vấn, giúp đỡ cho các tổ chức và cá nhân trong việc lựa chọn và khai thác các nguồn thông tin phục vụ nghiên cứu và sản xuất, kinh doanh. Thực hiện hoạt động thông tin nhằm xúc tiến thương mại đầu tư đối với các tổ chức kinh tế Việt Nam, các tổ chức kinh tế Việt Nam, các tổ chức kinh tế Việt Nam với các nước ngoài theo luật pháp hiện hành. Quan hệ hợp tác và trao đổi thông tin trong lĩnh vực thương mại với các tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy chế hiện hành. Tổ chức in ấn, xuất bản ấn phẩm có liên quan đến phạm vi hoạt động t theo quy chế hiện hành của Nhà nước. 2.2. Nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thương mại. - Thông tin bằng ấn phẩm: Đây là hình thức thông tin cơ bản, truyền thống và đang được giữ vị trí hàng đầu hoạt động trên thị trường thông tin ở nước ta nói chung và của Trung tâm nói riêng. Trong lúc chờ quy hoạch lại của Bộ Văn hoá- thông tin, Trung tâm vẫn duy trì phát triển các ấn phẩm hiện có với tư tưởng chỉ đạo bám sát với tôn chỉ mục đích, nâng cao chất lượng thông tin cải tiến nội dung và hình thức để hấp dẫn và phục vù yêu cầu của bạn đọc, đồng thời đảm bảo hoạt động đúng luật báo chí tập trung ứng dụng các biện pháp thích hợp để từng bước giành lại thị phần cho tờ thị trường. Mạng Thông tin thương mại và thị trường: Cung cấp các thông tin kinh tế – thương mại dưới dạng dữ liệu thông qua mạng máy tính. Đây là hình thức thông tin mới, trong tương lai sẽ là hình thức thông tin chủ yếu, cần phải tập trung đầu tư nhiều cả về cơ sở dữ liệu, kỹ thuật và cán bộ. Hướng tới phải đưa được tin Internet, phục vụ trao đổi dữ liệu với Quốc tế và phục vụ các doanh nghiệp có hiệu quả Thương mại điện tử. - Đầu mối xây dựng và phát triển Thương mại điện tử: Để thực hiện nhiệm vụ của Bộ Thương mại giao, trước hết, Trung tâm làm đầu mối phát triển hệ thống Trade Point – Seal Việt Nam, sẽ tiến hành từng bước đăng ký, kết nối, làm thử, xây dựng đề án trình Bộ duyệt và triển khai ở diện rộng. Mục tiêu trước mắt là xây dựng một đề án Trade Point tại Việt Nam phù hợp với tình hình thực tế trong nước và kinh nghiệm bên ngoài. Nghiên cứu thành lập các tổ chức thích hợp để triển khai Thương mại điện tử, trước mắt nghiên cứu đề tài phát triển thương mại điện tử để trình Bộ. - Tiến hành các dịch vụ phụ trợ: Hoạt động dịch vụ có vị trí rất quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm. Trung tâm sẽ hướng vào củng cố và tổ chức các loại dịch vụ thông tin sau: + Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu (cung cấp thông tin có chọn lọc). + Dịch vụ phát hành (cung cấp thông tin bằng ấn phẩm). + Dịch vụ mạng (cung cấp thông tin cho người dùng tin bằng máy tính). + Dịch vụ quảng cáo, hội chợ, hội thảo phục vụ cho phát triển Thương mại. + Dịch vụ xuất bản (làm sách, làm catalog, in tờ gấp, làm chuyên san giới thiệu tiềm năng và cơ hội đầu tư). + Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trên cơ sở củng cố lại Văn phòng phát triển Thương mại. - Tổ chức hệ thống Thông tin Thương mại trên toàn Quốc. 3. Cơ cấu tổ chức. 3.1. Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam. a. Trung tâm thông tin Thương mại Việt Nam: do một giám đốc phụ trách, có các phó Giám đốc giúp việc. Nó gồm các bộ phận sau: - Các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin ấn phẩm. - Các đơn vị hoạt động trong mạng máy tính và thương mại điện tử. - Các đơn vị hoạt động dịch vụ. - Các phòng ban quản lý (hành chính, tổng hợp, kế toán, tài vụ). - Các chi nhánh (thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ.....) và các văn phòng đại diện ở nước ngoài. b. Nguyên tắc chung về tổ chức mối quan hệ. - Giám đốc Trung tâm chịu trách về mọi hoạt động của Trung tâm trước Bộ trưởng Bộ Thương mại. Giám đốc Trung tâm do Bộ Trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc chuyên trách về lĩnh vực công tác theo sự phân công của Giám đốc Trung tâm. Trưởng các phòng ban phụ thuộc, trực thuộc và các chi nhánh chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị mình theo chức năng, nhiệm vụ được giao và được Giám đốc phân cấp quản lý, do Giám đốc bổ nhiệm. - Các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc vào các chi nhánh, đại diện tại nước ngoài của Trung tâm được Giám đốc Trung tâm ra quyết định thành lập và được quy định ra chức năng và nhiệm vụ cho từng đơn vị. - Đối với các đơn vị trực thuộc là đơn vị thuộc bộ máy của Trung tâm, con dấu và tài khoản riêng tại ngân hàng hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được Trung tâm phân cấp quản lý. Về nhiệm vụ hàng năm được xây dựng thành kế hoạch bao gồm cả chỉ tiêu kinh tế, chỉ tiêu tài chính, lao động và tiền lương... trình Giám đốc duyệt, cuối năm đơn vị làm báo cáo quyết toán theo đúng chế độ quyết định trình Trung tâm xét duyệt. Trưởng các bộ phân trực thuộc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật Nhà nước. Đối với các đơn vị phụ thuộc phòng ban, chi nhánh được quản lý trên chức năng, nhiệm vụ được giao và được Giám đốc phân cấp quản lý tuỳ thuộc vào tính chất của từng bộ phận. 3.2. Trung tâm Thông tin Thương mại – 46 Ngô Quyền – Hà Nội. a. Lãnh đạo Trung tâm. Một Giám đốc Trung tâm Thông tin Thương mại. - Hai phó Giám đốc Trung tâm. b. Khối văn phòng trung tâm: Phòng kế toán. c. Khối xuất bản Phòng tổng hợp: Hành chính quản trị. Bản tin A. - Phòng xuất bản. - Phòng Bản tin thị trường. - Phòng bản tin thị trường giá cả vật tư. - Phòng bản tin thương nghiệp thị trường – Phòng bản tin ngoại thương. - Tạp chí VE. - Tạp chí VB. d. Khối dịch vụ. - Bộ phận BTD. - Bộ phận dịch vụ. c. Mạng thông tin thương mại thị trường. - Phòng tư liệu. - Phòng tin kinh tế Việt Nam. - Phòng tin kinh tế Thế giới. 3.3. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong Trung tâm Thông tin Thương mại 46 Ngô Quyền – Hà Nội. a. Khối thông tin máy tính. Tổ chức mạng máy tính thương mại thị trường VINANET (gốm các bộ phận: tư liệu; Cơ sở dữ liệu; Biên tập tin trong nước; Biên tập tin nước ngoài, dịchvụ kỹ thuật.....) Mạng VINANET có chức năng và nhiệm vụ sau: - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thương mại thị trường cho các người dùng ở trong và ngoài nước. - Tổ chức và thực hiện làm đầu mối, thu thập thông tin thương mại thị trường để cung cấp lên Internet. b. Khối xuất bản. - Bao gồm: + Hai tạp chí Tiếng Anh xuất bản một tuần một số. + Một bản tin thị trường xuất bản hàng ngày. + Một bản tin Ngoại thương xuất bản một tuần một số. + Một bản tin thị trường giá cả vật tư một tuần ba số. + Một bản tin Thương nghiệp thị trường một tháng một số. + Một bản tin chuyên đề một tuần một số. - Chức năng, nhiệm vụ: Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin thương mại thị trường dưới dạng ấn phẩm cho người dùng tin ở trong nước và ngoài nươchính sách. c. Khối dịch vụ thông tin. - Bộ phận dịch vụ thông tin. - Xưởng in sự nghiệp. d. Khối hành chính. - Phòng hành chính tổng hợp. Chức năng và nhiệm vụ. + Điều hoà, phối hợp và tổ chức các hoạt động của trung tâm, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của trung tâm. + Xây dựng và quản lý hệ thống tổ chức của Trung tâm. + Tổng hợp và xây dựng chương trình, báo cáo định kỳ của Trung tâm. 3.4. Các chi nhánh. - Chi nhánh Trung tâm Thông tin Thương mại thành phố Hồ Chí Minh -35/37 Bến Chương Dương TP.Hồ Chí Minh có nút mạng VINANET tại TP.Hồ Chí Minh và các tỉnh Nam Bộ. Các văn phòng đại diện của các tạp chí, bản tin tại TP.Hồ Chí Minh. - Chi nhánh Trung tâm Thông tin Thương mại tại TP.Đà Nẵng – 132 Nguyễn Chí Thanh TP. Đà Nẵng có một nút mạng và bộ phận thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Thương mại thị trường trên các tỉnh miền Trung. - Chi nhánh Trung tâm Thông tin Thương mại tại 96/1/1 Lý Tự Trọng TP. Cần Thơ có một nút mạng và bộ phận tiến hành thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên địa bàn các tỉnh Tây Nam Bộ. 4. Tình hình đội ngũ cán bộ và cơ sở vật chất của trung tâm . 4.1. Tình hình dân sự. Đối với các đơn vị trực thuộc, việc tuyển cán bộ Trung tâm phân cấp cho thủ trưởng các đơn vị tiến hành trên cơ sở chỉ tiêu được Giám đốc: Trung tâm duyệt và đề nghị tuyển dụng cán bộ của đơn vị trực thuộc đã được giám đốc Trung tâm đồng ý bằng văn bản. Đối với các đơn vị thuộc do Giám đốc Trung tâm tuyển dụng cán bộ trên cơ sở đề nghị của đơn vị phụ thuộc và trưởng phòng tổ chức cán bộ. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm có trình độ cao, nhiệt tình, năng động trong công việc. Họ đều được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ giỏi, thuận tiện cho việc dịch, biên tập, biên soạn tài liệu phục vụ bạn đọc. Việc biên chế cán bộ được tiến hành theo ba cách sau: - Hợp đồng vô thời hạn (biên chế). - Hợp đồng dài hạn. - Hợp đồng ngắn hạn. 4.2. Cơ sở vật chất và tài chính. Trung tâm quản lý tài chính của các đơn vị theo mức tài chính đã được Giám đốc Trung tâm duyệt trên cơ sở đề nghị của các đơn vị, trong phạm vi định mức và phải có báo cáo Giám đốc Trung tâm. Các đơn vị phụ thuộc trích lập từ các quỹ và nộp cho Trung tâm theo luật định. Cơ sở vật chất của Trung tam còn hạn chế. Các phòng làm việc của Trung tâm chật chội, nhỏ hẹp. Tuy nhiên, Trung tâm cũng đã cố gắng bố trí sao cho thaụan tiện nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ cơ quan làm việc đạt hiệu quả ở mức tối ưu. Mỗi phòng làm việc đều có máy tính, điều hoà nhiệt độ, điện thoại, bàn nghế, tủ đựng tài liệu. Các phương tiện liên lạc viễn thông như máy Fax, điện thoại, E – mai làm nhiệm vụ nhận tin và chuyển tin từ nước ngoài gửi đến và tư Trung tâm đi. Các phương tiện dùng để sao in văn bản như máy photocopy, máy in kim, máy in laze. Trung tâm còn có các cơ sở dữ liệu dùng để quản trị, xử lý, lưu trữ và tìm tin. Chúng được xây dựng trên các phần mềm chuyên dụng và các phần mềm Foxpro, SCO UNIX. Các máy tính ở đây đều được nối mạng cục bộ (LAN) và được kết nối vào Internet, dùng để lấy thông tin từ các nước khác trên thế giới, là các thông tin có giá trị cao vì được cập nhật một cách kịp thời, đầy đủ chính xác, là nguồn tài liệu quý giá để từ đó, chúng được xử lý, biên dịch,biên soạn ra các bản tin tuần, tháng và quý để phục vụ các độc giả v à các bộ lãnh đạo và các cán bộ trong ngành. Nguồn thông tin này luôn trở lên khả dụng, hữu ích với bất cứ người nào sử dụng, tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tìm tin, tiếp cận và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Như vậy, máy tính là công cụ hỗ trợ đắc lực, không thể thiếu được trong hoạt động của Trung tâm Thông tin Thương mại. Các thiết bị, phương tiện để phục vụ công tác thông tin – tư liệu của cơ quan đều là các phương tiện tốt, rất có ích trong mọi hoạt động của trung tâm, mang lại hiệu quả cao trong công việc. II. quy trình tổ chức công tác thông tin tư liệu. 1. Mô hình hoạt động của trung tâm. Trung tâm Thông tin Thương mại hoạt động trên trên ba mảng công việc lớn. - Hoạt động xuất bản ấn phẩm thông tin. - Hoạt động của máy tính thương mại – thị trường (VINANET). Mạng VINANET có hai bộ phận chính là bộ phận kỹ thuật, đảm bảo về mặt kỹ thuật công nghệ mạng, quản trị mạng và bộ phận đảm bảo nội dung thông tin trên mạng. - Các hoạt động dịch vụ khác: nhằm xúc tiến thương mại, đầu tư với các tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam. Trung tâm được tổ chức theo mô hình ngành nghề, trong phạm vi ngành thương mại, tức là cung cấp mọi tài liệu sách, báo, tạp chí có liên quan đến ngành thương mại. ưu điểm của loại mô hình này là cung cấp được đầy đủ, nhanh chóng chính xác các tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin, nhưng chỉ trong lĩnh vực thương mại. Nhược điểm là không có tài liệu về các ngành khác nên khi có nghiên cứu về nhưng tài liệu này phải đi tìm ở các trung tâm, các thư viện khác. 2. Dây truyền tư liệu trong cơ quan. Dây truyền tư liệu hay còn gọi là quy trình tổ chức công tác thông tin tư liệu của Trung tâm Thông tin Thương mại bao gồm ba công đoạn sau: - Công tác tạo nguồn. - Thu thập xử lý thông tin. - Lưu trữ và cung cấp thông tin. Tuy nhiên, ta cần phải đi sâu vào tìm hiểu xem việc thực hiện từng công đoạn ở Trung tâm Thông tin – Tư liệu này: 2.1. Công tác tạo nguồn. Ngày này thông tin được coi là tài nguyên – loại tài nguyên vô giá, và nó đã trở thành một lượng vật chất quan trọng như một động lực phát triển kinh tế xã hội. Điều này ngày càng khẳng định vai trò của việc xây dựng nguồn lực thông tin trong công tác thông tin thương mại thị trường. Xuất phát từ quan điểm đó, ngay từ đầu cơ quan thông tin thương mại đã tập trung vào các nguồn chủ yếu sau đây: a. Nguồn thông tin của Hãng thông tấn: AFP của Pháp, Reuter của Anh và thông tin của hãng Dowjones. Đây chính là nguồn thông tin phong phú của Hãng thông tấn trên thế giới. Những thông tin này được phát triển liên tục 24/24 giờ qua vệ tinh. Nội dung thông tin bao gồm: Diễn biến thị trường và giá cả hàng hoá, tài chính, thương mại, tỷ giá, nguyên nhiên liệu tại các thị trường chính trên Thế giới. b. Nguồn tin của Trung tâm thương mại thế giới (ITC): Thông tin của Trung tâm thương mại Thế giới gồm các bài tổng luận về tình hình sản xuất kinh doanh từng mặt hàng chủ yếu, của từng lĩnh vực ngành và từng nước, có dự báo dự đoán sự phát triển trong tương lai. c. Nguồn thông tin từ báo, tạp chí ở trong nước và ngoài nước: Có thể nói đây cũng là một nguồn bổ xung đa dạng và phong phú đa doanh nghiệp thông tin phục vụ chủ yếu cho công tác xử ý và cung cấp thông tin cho các đối tượng dùng tin trong đó có các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với hàng trăm đầu báo tạp chí trong và ngoài nước, trong đó có hơn 30 đầu báo và tạp chí đủ các thứ tiếng Nga, Anh, Trung và Pháp được tổ chức cập nhật hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp. d. Các nguồn thông tin khác: Ngoài những nguồn thông tin chủ yếu đã được đề cập trên đây, Trung tâm thông tin thương mại đã có thêm nhiều nguông thông tin khác. Những nguồn thông tin này cũng là một trong những nguồn thông tin được các doanh nghiệp quan tâm. Thông tin từ các thương vụ của Việt Nam ở nước ngoài. Những thông tin này được đăng ký và thường xuyên gửi về nước bằng các phương tiện khác nhau như: Gửi qua Telex, qua Fax và báo cáo chuyên đề định kỳ hàng tháng và hàng năm vê nghiên cứu hàng hoá và diễn biến thị trường nước sở tại. Thông tin của các đại diện của Trung tâm thông tin thương mại tại một số thị trường lớn như thị trường SNG, Thái Lna, Cannada, úc, Mỹ. Thông tin của các Cộng tác viên của Trung tâm thông tin thương mại tại một số tỉnh thành phố lớn trong cả nước về tình hình thị trường , diễn biến giá cả, hàng hoá chủ yếu trên các thị trường này. Thông tin của các cơ quan quản lý của các Bộ các ngành mà Trung tâm có quan hệ trong việc trao đổi, thu thâp những thông tin này. Giúp cho các doanh nghiệp, người dùng tin nắm bắt kịp thời những chủ trương chính sách của Nhà nước Việt Nam về kinh tế thương mại và hoạt động xuất nhập khẩu. 2.2. Thu thập và sử lý thông tin. Tất cả các nguồn thông tin ở tronng nước và nước ngoài được tổ chức thu thập, xử ý và cập nhật thường xuyên. Sau đó với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cung cấp thông tin mà có các yêu cầu xử lý thông tin khác nhau. Quy trình xử lý thông tin được xây dựng trong toàn bộ hệ thống thông tin thương mại và đóng vai trò công cụ làm việc của người xử lý và quy trình xử lý tự động của hệ thống. Đó là quy trình thu thập, cập nhật dữ liệu, xử lý lưu trữ và cung cấp thông tinch mọi đối tượng dùng tin. Các thông tin thu thập được là những thông tin thô, chưa được qua xử lý theo yêu cầu. Để những thông tin có thể trở thành những thông tin thứcự có ích được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu, hay đưa vào các ấn phẩm phục vụ cho các doanh nghiệp thì các thông tin này cần được biên tập và xử lý qua các khâu như: - Chọn lọc thông tin. - Kiểm tra lại độ chính xác của các thông tin đã được lựa chọn. - Phân loại thông tin theo các tiêu thức phục vụ khác nhau. -Nhập dữ liệu thông tin đã được chọn lọc và phân loại. - Lưu trữ thông tin và cung cấp thông tin hiện hành là những thông tin mới nhất. 2.3. Lưu trữ và cung cấp thông tin. Theo nội dung thông tin trong các nhóm thông tin được thu thập xử lý, thông tin được lưu trữ theo nguyên tắc thông tin mới đứng trước thông tin cũ. Như vậy khi xuất hiện một thông tin cần lưu trữc hệ thốn cần phân tích xem thông tin mới được đưa vào sẽ nằm ở vị trí nào theo thời gian. Số lượng và chủng loại thông tin thì rất nhiều. Vì vậy đối với mỗi sản phẩm dịch vụ thông tin chỉ chứa đựng một sản lượng thông tin có hạn. Khi thông tin về một hàng, một sản phẩm, dịch vụ vượt quá giới hạn cho phép thì hệ thống sẽ chuyển những thông tin này sang hệ thống lưu trữ dươí dạng khác nhau như đĩa quang hoặc băng từ. Nội dung thông tin thương mại thị trường sẽ được kết hợp hai hướng tập trung và phân tán. a. Thông tin tập trung: Vì khối lượng và chủng loại thông tin phục vụ lãnh đạo rất lớn nên chỉ có thể quản lý tập trung những thông tin quan trọng được nhiều người sử dụng việc xác định những thông tin này là những thông tin tập trung phụ thuộc vào những yêu cầu thông tin của người sử dụng. Khi bắt đầu xây dựng một số thông tin sẽ được cho là thông tin tập trung cho toàn hệ thống chủ yếu lưu trữ trên vật mang tin, đĩa CD – ROM và Mạng máy tính. b. Thông tin phân tán. trong hệ thống thông tin thương mại có nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận lại có hệ thống lưu trữ riêng (Lưu trữ thủ công và lưu trữ nhờ công nghệ thông tin) để phục vụ công việc theo chức năng của từng bộ phận cung cấp tin. Để đảm bảo tính thống nhất của toàn hệ thống, những thông tin lưu trữ phân tán tại các bộ phận cũng phải tuân thủ theo một số cấu trúc nhất định, sao cho các thông tin lưu trữ phân tán khi cần thiết có thể chuyển về thông tin tập trung sử dụng cho toàn hệ thống. Việc cung cấp thông tin của hệ thốn được thực hiện theo các hình thức chủ yếu sau đây: + Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm: + Cung cấp thông tin phương pháp hỏi và trả lời (phục vụ thông tin theo yêu cầu và địa chỉ). Hình thức cung cấp thông tin này có thể được coi là dịch vụ thông tin. + Cung cấp thông tin qua Mạng máy tính. Hiện nay, việc cung cấp thông tin bằng ấn phẩm là phương pháp cung cấp thông tin truyền thống. Trung tâm thông tin Thương mại hiện đang tồn tại các dạng ấn phẩm thông tin phục vụ theo các yêu cầu dùng tin của các doanh nghiệp. Đó là những ấn phẩm thông tin xuất bản định kỳ hàng ngày hàng tuần, hàng tháng. Mạng thông tin thương mại thị trường *(Vinanet) và các dịch vụ thông tin hỏi đáp khác. b. 1. Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm. ấn phẩm thông tini xuất bản định kỳ: - Thông tin xuất bản hàng ngày: là những thông tin mới nhất, được thu thập, cập nhật và phổ biến hàng ngày trên ấn phẩm “thị trường ” về các lĩnh vực kinh tế, thương mại trong và ngoà nước. - Thông tin xuất bản hàng tuần và hàng tháng: Bao gồm các ấn phẩm sau đây: + Bản tin thông tin thương mại: + Bản tin thị trường giá cả vật tư. + Bản tin thương nghiệp thị trường. + Bản tin doanh nghiệp thương mại. * Các ấn phẩm thông tin không định kỳ. B2. Cung cấp thông tin bằng Mạng máy tính. Để tiến hành tốt việc cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp bằng Mạng máy tính, Trung tâm thông tin Thương mại đã xây dựng Mạng máy tính thông tintm thị trường Vinanet. Khi hệ thống này được thành lập, trong cả nước đã có 3 nút mạng tại các địa phương như: TP. Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Hải Phòng và Đà Nẵng. Việc cung cấp thông tin trên mạng máy tính là một công nghệ mới dưới dạng dữ liệu máy tính, mạng thông tin thương mại thị trường phát liên tục 5 lần trong ngày. Nội dung chủ yếu tập trung ào diễn biến thị trường và hàng hoá trên thế giới và thị trường trong nước. * Thông tin tổng hợp phát hàng ngày: Những thông tin này liên quan đến nhóm hàng và mặt hàng chính như nhóm hàng nông sản, nhóm hàng thuỷ hải sản, nhóm hàng điện tử, nhóm hàng lâm sản, nhóm hàng tiêu dùng, nhóm hàng vật liệu xây dựng, nhóm hàng vận tải, nhóm hàng hoá chất Thông tin về các nhóm hàng này cũng theo các tiêu thức như tên hàng hoá, hàng nội địa, xuất khẩu hoặc nhập khẩu, giá mua, giá bán, nơi cung cấp chính, sản lượng tiêu thụ trong nước, sản lượng xuất khẩu, nguồn cung cấp thông tin, ngày cung cấp thông tin. * Những thông tin tra cứu trên mạng: Theo từng lĩnh vực được chưa đựng trong các cơ sở dữ liệu của mạng. - Luật kinh tế thương mại: Đây là cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ văn bản luật và dưới dạng luật như quyết định, thông qua thông tư hướng dẫn của nhiều lĩnh vực khác nhau, do nhiều cấp ban hành khác nhau. - Hồ sơ doanh nghiệp: Hồ sơ doanh nghiệp trong nước: Hồ sơ doanh nghiệp nước ngoài; Hồ sơ doanh nghiệp liên doanh; Hồ sơ các văn phòng Đại diện. Đây là những thông tin về doanh nghiệp đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Tiêu thức chính cho các thông tin về hồ sơ doanh nghiệp là tên doanh nghiệp, tên công ty văn phngf đại diện, địa chỉ, điện thoại, telephon, fax, Chủ doanh nghiệp, Trưởng đại diện, loại hình doanh nghiệp ngành nghề kinh doanh và các thông tin có liên quan khác. Cơ sở dữ liệu về số liệu xuất nhập khẩu: Số lượng mặt hàng có thông tin sẽ được giới hạn khoảng 20 mặt hàng chính, có số lượng giao dịch lớn, mang tính chiến lược và có độ nhạy cảm cao trong hoạt động và nghiên cứu của Trung tâm trong từng thời kỳ. Về xuất khẩu: Bao gồm các mặt hàng chính như gạo, cà phê, cao su, hàng thuỷ sản, hàng dệt may về nhập khẩu; Bao gồm các mặt hàng như sắt thép, phân bón, thuốc trừ sâu, ô tô, xe máy... Các thông tin chuyên đề: Ngoài một số thông tin chuyên đề mà các doanh nghiệp yêu cầu như chuyen đề về gạo, chuyên đề về cà phê, mà trung tâm thông tin thương mại thu thập từ nguyên bản tiếng Anh để cung cấp trực tiếp cho các nội dung có yêu cầu, Trung tâm thông tin thương mại còn tổ chức cung cấp một dạng thông tin kinh tế thương mại bằng ấn phẩm hàng tuần. III. các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin. Sản phẩm thông tin thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân, một tổ chức nào đò thực hiện nhằm thoả mãn nghiên cứu của người dùng tin. Trung tâm thông tin thương mại gồm có các sản phẩm thông tin sau: 1. Các ấn phẩm thông tin. Hiện tại Trung tâm được Ban tư tưởng văn hoá Trung ương Bộ Văn hoá thông tin cấp giấy phép cho xuất bản các tạp chí và bản tin sau đây. - Tạp chí kinh tế đối ngoại: Viet Nam Econnomic News (VE) bằng tiếng Anh. Nội dung thông tin về kinh tế thương mại thị trường của Việt Nam. - Tạp chí: Viet Nam Bisiness (VB) bằng tiếng Anh. Nội dung thông tin về cơ hội sản xuất kinh doanh và đầu tư vào Việt Nam. - Bản tin Ngoại thương: Thông tin về kinh tế thị trường và giá cả hàng hoá trên thế giới. Bản tin thị trường và thị trường giá cả vật tư: Thông tin về kinh tế thị trường và giá cả vật tư thiết yếu trong nước. Và một số bản tin chuyên đề khác. 2. Cơ sở dữ liệu (CSDL). CSDL được xây dựng trên các phần mềm chuyên dụng đặc thù cho ngành Thương mại như hệ thống CSDL về pháp luật, doanh nghiệp, xuất nhập khẩu, giá cả hàng hoá, dự án kêu gọi đầu tư, giấy phép đầu tư đã cấp, kinh tế Việt Nam và kinh tế thế giới. Toàn bộ hệ CSDL trên được lưu trong hệ quản trị CSDL FOXPRO 2.5, chạy trên hệ điều hành SCO UNIX. Căn cứ vào nguồn tư liệu hiện có trong kho tư liệu của Trung tâm Thông tin Thương mại, căn cứ vào các nhu cầu thông tin của đơn vị dùng tin ở trong nước và nước ngoài, căn cứ vào khả năng thu thập, xử lý, biên tập lưu trữ của mạng VINANET, từ những ngày đầu xây dựng cho đến nay, Trung tâm đã đi sâu nghiên cứu thiết kế xây dựng các ngăn CSDL. 2.1. Ngăn luật kinh tế thương mại. Có 2 CSDL: a. CSDL luật: là CSDL quản lý toàn bộ các văn bản luật và dưới luật do nhiều cấp ban hành với nhiều lĩnh vực khác nhau. CSDL luậtkt thương mại được thu thập và lưu trữ từ nhưng năm 1987 với 60 vấn đề chủ yếu của các lĩnh vực ngành được mã hoá đến từng tiêu thức cho thuận tiện khi tìm kiếm. b. CSDL thư mục luật: CSDL thư mục đã có trên máy PC, chưa phát triển trên mạng. CSDL này giúp cho người sử dụng quan tâm tới văn bản nào thì có thể tìm tên văn bản đó trong những văn bản mới ban hành trong tháng, rồi lấy toàn văn bản về văn bản đó trong những văn bản mới ban hành trong tháng, rồi lấy toàn văn bản về theo ý muốn. Mục đích của việc xây dựng CSDL luật là giúp cho người dùng tin nắm bắt một cách nhanh nhất các thông tin mới nhất về các văn bản nào đó đưa kịp vào CSDL luật. 2.2. Ngăn CSDL về hồ sơ các doanh nghiệp. Đây cũng là một CSDL được xây dựng rất công phu từ những năm đầu thành lập mạng. Hiện tại CSDL này có tới trên một vạn doanh nghiệp, bao gồm: a. Hồ sơ các công ty trong nước: là CSDL tập hợp và quản lý danh mục các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Những doanh nghiệp này thường xuyên được bổ xung sửa chữa và sử lý trên cơ sở các số liệu về mọi hoạt động của doanh nghiệp đó theo mẫu chuẩn. b. Hồ sơ giấy phép đầu tư đã cấp: là CSDL được cập nhật từ các giấy phép đầu tư của Bộ kế hoạch và đầu tư của các tỉnh cấp. c. Hồ sơ các văn phòng đại diện: là CSDL tập hợp các cơ sở dữ liệu liên quan đến tổ chức hoạt động của văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế nước chính sách tại Việt Nam. d. Hồ sơ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam: Các doanh nghiệp này trong CSDL thường xuyên được bổ xung, sửa đổi theo các biến động của doanh nghiệp đó hàng năm. Nhưng vì số lượng các doanh nghiệp được bổ xung vao quá nhiều, với khả năng thu thập còn hạn chế nên CSDL này không thể sửa chữa chính xác và nhanh chóng khi doanh nghiệp trong CSDLnày có sự thay đổi. Vì vậy nhiều công ty đã thay đổi cả dữ kiện của mình, nhưng trong CSDL vẫn còn lưu trữ các thông tin quá cũ của doanh nghiệp đó. 2.3. CSDL về hoạt ._.