Báo cáo Thực tập tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam - Triển lãm Giảng Võ - Vietnam Exihibition và Fair Centre - VEFAC

các tên gọi: Khu Triển lãm Giảng Võ (1974- 1978), Khu Triển lãm Trung ương (1979 - 1982), Trung tâm Triển lãm thành tựu Kinh tế Kỹ thuật Việt Nam (1982 - 1985), Trung tâm Triển lãm Giảng Võ (1985 - 1989), và từ ngày 18/01/1989 mang tên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC). Trung tâm được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (đến năm 2008_Trung tâm chịu sự quản lý của Bộ Văn hoá thể thao và du lịch) chính thức năm 1995 theo quyết định số 1929/QĐ ngày 04 tháng 5 năm 1995, với số vốn điều lệ là 10.567.800.000 đồng trong đó vốn cố định là 9.510.000.000 và vốn lưu động là 1.057.800.000 đồng. Với lợi thế về địa điểm, tọa lạc trên khu đất rộng gần 7 hecta, tại trung tâm thủ đô Hà Nội, sở hữu cơ sở vật chất gồm 3 nhà trưng bày (tổng diện tích gần 10.000m2), 3 nhà hội thảo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, có thể tổ chức những cuộc triển lãm có quy mô tầm cỡ quốc tế hoặc cùng lúc tổ chức nhiều sự kiện khác nhau. VEFAC luôn là sự lựa chọn số 1 để tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm, sự kiện lớn tại Việt Nam, là cầu nối quan trọng giữa các nhà đầu tư, kinh doanh trong và ngoài nước với thị trường Việt Nam cũng như giới thiệu hình ảnh Việt Nam với thế giới. Trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, Triển lãm Giảng Võ đã trải các giai đoạn phát triển sau: Giai đoạn 1: Từ năm 1974 đến năm 1995: Trung tâm là đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động thuần túy theo sự chỉ đạo của Nhà nước với nhiệm vụ là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất nước, các sự kiện văn hóa, xã hội… Giai đoạn 2: Từ năm 1995 đến năm 2001: Năm 1995, Trung tâm được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp với chức năng là tổ chức hội chợ, triển lãm, hội nghị; kinh doanh các loại hình dịch vụ, quảng cáo, tiếp thị và thương mại trong và ngoài nước. Cũng trong năm này, sau nhiều cố gắng của mình Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã được công nhận là thành viên chính thức của Tổ chức Hội chợ - Triển lãm châu Á - Thái Bình Dương. Năm 1998, Trung tâm vay vốn ngân hàng để xây dựng khu nhà A2 với tổng diện tích mặt bằng 4000m2. Ngoài ra, Trung tâm còn đầu tư mới, nâng cấp máy móc, thiết bị, nâng cao chất lượng phục vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ. Vì vậy, mặc dù tình hình kinh tế trong và ngoài nước có nhiều biến động theo chiều hướng xấu, khiến cho hoạt động hội chợ, triển lãm gặp nhiều khó khăn nhưng trung tâm vẫn giữ vững và tạo nên một sức hút cho các doanh nghiệp đến hợp tác. Giai đoạn 3: Từ năm 2001 đến năm 2003 Ngày 11/ 06/ 2001, theo quyết định số 32/2001/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá – Thông tin, Trung tâm bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh sau: Tư vấn đầu tư, khai thác và tiếp nhận các dự án đầu tư trong và ngoài nước trong lĩnh vực văn hoá, thông tin. Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, câu lạc bộ giải trí, thể dục thể thao. Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêu dùng, chế bản và in, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất. Giai đoạn 4: Từ năm 2003 đến nay Theo quyết định số 12/2003/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá – Thông tin ngày 09 tháng 4 năm 2003 Trung tâm bổ sung thêm một số chức năng sau: Thi công ngoại thất công trình, phù điêu, thẩm mỹ cảnh quan môi thường. Thiết kế, thi công các công trình văn hoá, du lịch, hội chợ, triển lãm. Trước mắt Trung tâm đang phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ: Giữ vững vị thế trên thị trường, nâng cao tên tuổi và uy tín trong và ngoài nước. Tìm kiếm & ký kết những hợp đồng mới, tổ chức các triển lãm tầm cỡ quốc tế. Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp; đào tạo và nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. 1.2. Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ: 1.2.1 Bộ máy tổ chức: Triển lãm Giảng Võ là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao gồm có Ban giám đốc và các phòng chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này, những quyết định quản lí do các phòng chức năng nghiên cứu và đề xuất với Ban lãnh đạo, khi Ban lãnh đạo thông qua thì những quyết định đó trở thành mệnh lệnh và được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến. Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy tập trung thống nhất của hệ thống trực tuyến. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức tại Triển lãm Giảng Võ Ban Giám Đốc bao gồm 1 Tổng Giám Đốc và 2 Phó Tổng Giám Đốc, đứng đầu là Tổng Giám Đốc – là người đại diện cao nhất, chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và Nhà Nước về mọi hoạt động của Trung tâm. Giúp việc cho Tổng Giám Đốc là 2 Phó Tổng Giám Đốc do doanh nghiệp bổ nhiệm để giúp đỡ, tham mưu cho Giám Đốc trong việc quản lý trung tâm. Đây là cầu nối giữa Giám Đốc và các phòng ban, có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám Đốc và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban. Bên cạnh Ban Giám Đốc là các phòng ban chức năng. Đứng đầu mỗi phòng ban là Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng, chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ phòng được giao phó, phân công công việc cụ thể cho mỗi cán bộ, công nhân viên và theo dõi, quản lý hoạt động của các nhân viên theo các nhiệm vụ được giao. Giúp đỡ cho trưởng phòng là phó phòng do trưởng phòng bổ nhiệm. Trưởng phòng và phó phòng là người chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình. Văn phòng: có 25 nhân viên trong đó có 1 Chánh Văn Phòng và 7 Phó Phòng phụ trách các mảng khác nhau. Đây là bộ phận tham mưu chính cho Giám đốc về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, khai thác thị trường, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và nhân viên, tìm kiếm các hướng đầu tư hiệu quả. Phòng kinh doanh có 8 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó phòng, là phòng quan trọng trong doanh nghiệp với chức năng: Nghiên cứu xu hướng của thị trường về tâm lí, sở thích, khuynh hướng, nhu cầu cũng như thu nhập của dân cư từ đó lên các kế hoạch về sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng là bộ phận lập ra các bảng báo giá cho từng cuộc hội chợ, tìm kiếm khách hàng. Phòng cũng tham mưu đắc lực cho Ban giám đốc về các mặt hoạt động của Trung tâm. Phòng quản lí cơ sở hạ tầng có 20 nhân viên gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và các nhân viên có nhiệm vụ quản lí trang thiết bị, cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản theo sự cho phép của giám đốc. Phòng kế toán tài chính: gồm 10 người trong đó có 1 Kế Toán Trưởng và 3 Phó, 1 thủ quỹ và 6 nhân viên kế toán. Là một bộ phận quan trọng của Trung tâm, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ tài chính - kế toán trước Nhà nước và Giám đốc. Phòng có chức năng: tổ chức công tác kế toán và xây dựng bộ máy kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm, chức năng của doanh nghiệp, theo dõi và quản lý tình hình tài chính của Trung tâm, lập các kế hoạch tài chính, quản lý các quỹ và điều hành có hiệu quả các hoạt động tài chính. Báo cáo kết quả tình hình hoạt động của Trung tâm trước tập thể cán bộ công nhân viên, trước Ban giám đốc và Nhà nước. Phòng tổ chức hội chợ triển lãm gồm 10 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó phòng có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm, hội nghị…diễn ra tại trung tâm. Phòng Quan hệ Quốc tế có 5 người ( 1 trưởng và 1 phó ) có nhiệm vụ giống phòng tổ chức hội chợ triển lãm nhưng thuộc mảng quốc tế. Phòng bảo vệ an ninh: gồm 22 nhân viên có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và sự an toàn của nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Với diện tích rộng lớn, phòng bảo vệ an ninh đã phải cố gắng rất nhiều trong công việc của mình để đảm bảo tài sản của doanh nghiệp và của nhân viên được an toàn. Phòng dàn dựng: Là một bộ phận nghiệp vụ của doanh nghiệp với 18 nhân viên, thực hiện các công việc về trang trí cho các cuộc triển lãm hay hội chợ theo phương án mà phòng thiết kế đã đặt ra. Ngoài ra, phòng dàn dựng còn tham mưu cho phòng thiết kế để hoạt động hiệu quả hơn. Trung tâm Dược là bộ phận riêng biệt hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của khu dược với 5 nhân viên trong đó có 1 Giám Đốc trung tâm. Phòng kế hoạch lao động: Là bộ phận theo dõi và quản lí nhân sự của Trung tâm. Với 20 nhân viên phòng có nhiệm vụ: Lập kế hoạch về nhu cầu lao động của từng phòng ban, tổ chức các đợt thi tuyển lao động, lưu trữ hồ sơ của nhân viên, đào tạo và tham mưu đề ra các chính sách đối với người lao động, xây dựng và quản lý các chính sách tiền lương, xây dựng các khung thưởng, phạt và quản lý cán bộ. Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về vệ sinh, cây cảnh của toàn Trung tâm. Hãng thiết kế tạo mẫu: có 8 nhân viên, là phòng nghiên cứu đặc điểm của từng cuộc triển lãm, hội chợ và tâm lí của thị trường để thiết kế khuôn viên cũng như từng gian hàng cụ thể trong các buổi triển lãm. Phòng khai thác gồm 8 người có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, đi sâu khảo sát thị trường ở cả trong và ngoài nước. Kí kết các hợp đồng, các đơn đặt hàng lớn, nâng cao vị thế và uy tín của Trung tâm. Hãng quảng cáo trang trí nội thất mỹ thuật: là bộ phận có chức năng quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp với 12 nhân viên. Hãng quảng cáo không chỉ đảm nhiệm việc quảng cáo doanh nghiệp mà còn thực hiện các dịch vụ quảng cáo. Bên cạnh đó, Trung tâm còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan giao dịch và tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm ở khu vực phía Nam. Hàng tháng chi nhánh gửi các chứng từ có liên quan ra trụ sở chính để phòng kế toán hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. 1.2.2. Cơ cấu nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực là một bộ phận quan trọng trong một doanh nghiệp, một tổ chức. Cơ cấu nguồn nhân lực cho ta biết về độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Sau đây là bảng cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính, trình độ chuyên môn của nhân viên tại Triển lãm Giảng Võ. STT Tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Giới tính Nam Tỷ lệ (%) Nữ Tỷ lệ (%) 1 < 25 4 2,21 1 0,55 3 1,66 2 25à35 41 22,65 24 13,26 17 9,39 3 35à45 66 36,47 47 25,97 19 10,5 4 45à55 61 33,7 34 18,78 27 14,92 5 >55 9 4,97 8 4,42 1 0,55 Tổng 181 100 114 62,98 67 37,02 Bảng 1: cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính Nhìn vào bảng trên ta thấy Trung tâm có 181 nhân viên trong đó có 114 nhân viên nam ( chiếm 62,98 % ) và 67 nhân viên nữ ( chiếm 37,02% ). Có sự chênh lệch như vậy vì đây là nơi chuyên tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm … nên cần nhiều lao động nam trong các hoạt động như nhân viên Bảo vệ, công nhân dàn dựng triển lãm, công nhân điện – điện lạnh….Đa số các nhân viên nam trong độ tuổi 35 à 45 ( chiếm 25,97% trong tổng số 62,98% nam ). Nhân viên trong Trung tâm đa số trong độ tuổi 35 à 55 chiếm 70,17 % trong đó có 44,75% nhân viên nam và 25,42% nhân viên nữ. Ở đây có rất ít các nhân viên trẻ, ở độ tuổi dưới 25 thì chỉ có 4 người chiếm tỷ lệ rất nhỏ ( 2,21% ) trong đó chỉ có một nhân viên nam. Ở độ tuổi trên 55 thì chỉ có 9 người chiếm 4,97% trong đó chỉ có 1 nhân viên nữ còn lại là nhân viên nam. Độ tuổi 25 à 35 có 41 nhân viên chiếm 22,65% trong đó có 24 nhân viên nam và 17 nhân viên nữ. Nhân viên trong Trung tâm đa số ở độ tuổi đó là vì có rất nhiều nhân viên là lao động phổ thông như nhân viên Bảo vệ, công nhân vệ sinh…những người này thường là người đứng tuổi. Hơn nữa do đây là Doanh nghiệp Nhà nước, vấn đề nhân sự còn nhiều bất cập, nhân sự vốn đã có từ trước ít khi thay đổi, nếu có tuyển nhân viên thì đa số tuyển vào các vị trí lao động phổ thông chứ không mấy khi tuyển thêm các bộ phận hành chính. Chẳng hạn như năm 2007 tuyển thêm 7 nhân viên thì có 2 nhân viên bảo vệ và 5 công nhân vệ sinh; năm 2008 tuyển thêm 3 nhân viên thì chỉ có 1 người là tuyển vào phòng tài chính kế toán còn lại là công nhân dàn dựng triển lãm. STT Trình độ Sổ lượng ( người ) Tỷ lệ ( % ) 1 Trên Đại học 2 1,1 2 Có 2 bằng Đại học 20 11,05 3 Có 1 bằng Đại học / Cao đẳng 67 37,02 4 Trung cấp – Công nhân kỹ thuật 20 11,05 5 Lao động phổ thông 72 39,78 Tổng 181 100 Bảng 2 : Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ chuyên môn Đa số nhân viên trong Trung tâm có một bằng Đại học hoặc Cao đẳng ( chiếm 37,02% ) và lao động phổ thông ( chiếm 39,78% ). Lao động phổ thông chiếm nhiều vì có nhiều vị trí như nhân viên bảo vệ, công nhân vệ sinh, công nhân dàn dựng triển lãm… Đây là những vị trí cần nhiều lao động nhưng không yêu cầu về trình độ chuyên môn mà chỉ là lao động phổ thông. Chỉ có 2 người trên Đại học ở Trung tâm ( chiếm 1,1% ) nhưng so với thực tế như thế cũng là cao vì với đặc thù của Doanh nghiệp Nhà nước cứ đến hẹn lại lên, người này tới tuổi nghỉ hưu thì người khác lên thay thế, thì có vẻ như tấm bằng không phải là yếu tố quyết định. Nhìn trên mặt bằng tổng thể chung thì nhân lực tại Trung tâm đều là những người có trình độ trừ lao động phổ thông, những kỹ sư về điện, xây dựng… ít nhất đều phải bằng đại học hay cao đẳng, còn công nhân điện – điện lạnh thì ít nhất là trung cấp – công nhân kỹ thuật. Vì vậy, số nhân viên có 1 bằng Đại học hoặc Cao đẳng chiếm 11,05% bằng với số nhân viên có bằng trung cấp – công nhân kỹ thuật. 1.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm: Từ khi đi vào hoạt động năm 1974 đến nay, bằng sự cố gắng của mình, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã có những bước phát triển đáng kể. Điều đó thể hiện qua một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh trong vài năm gần đây như sau: ( Đơn vị: 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng tài sản 113.043.800 120.148.000 132.457.200 Doanh thu 82.535.000 78.047.990 93.252.450 Chi phí 71.043.000 65.733.800 78.192.000 Số lao động (người) 170 178 181 Lợi nhuận 11.492.000 12.314.190 15.060.450 Tỷ suất lợi nhuận (%) 13,92 15,78 16,15 Bảng 3: Một số chỉ tiêu phân tích kết quả sản xuất kinh doanh Ghi chú: Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Tỷ suất lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu Nhìn vào bảng trên ta thấy, tổng tài sản tăng nhanh qua các năm, chứng tỏ nỗ lực của Trung tâm trong việc mở rộng quy mô kinh doanh. Năm 2006, tổng tài sản là hơn 113 tỷ đồng thì tới năm 2008 là hơn 132 tỷ đồng, tăng khoảng 17% trong 2 năm. Doanh thu năm 2007 có giảm so với năm 2006 ( từ 82,535 tỷ đồng xuống 78 tỷ đồng ) thì tới năm 2008 đã tăng vượt bậc lên 93 tỷ đồng. Trong khi đó, do trung tâm đã có những biện pháp quản lý chi phí một cách hiệu quả như tiết kiệm chi phí nhân công, tiết kiệm chi phí Quảng cáo và các chi phí khác không cần thiết mà lợi nhuận liên tục tăng ( năm 2006 là gần 11,5 tỷ đồng thì tới năm 2008 tăng lên hơn 15 tỷ đồng, khoảng 30% ). Thêm vào đó, tỷ suất lợi nhuận so với doanh thu tăng lên theo từng năm. Năm 2006 là 13,92% thì tới năm 2008 tăng lên 16,15%. Điều này cho thấy Trung tâm đang trong thời kỳ phát triển khá mạnh mẽ, lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận đều tăng qua các năm. Tuy nhiên Trung tâm cũng cần có các chiến lược bán hàng phù hợp để quảng bá rộng rãi hình ảnh của mình trên các phương tiện truyền thông ( báo, đài, internet…) nhằm thu hút các doanh nghiệp tham gia tổ chức hội chợ tại Trung tâm, kiểm soát chất lượng của hàng hóa trưng bày tại Trung tâm để tạo niềm tin ở khách hàng và người tiêu dùng. Bên cạnh đó cần mở rộng thêm địa điểm trưng bày, thêm các gian hàng và giảm giá thuê mặt bằng để các doanh nghiệp tìm đến nhiều hơn. 1.4. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Triển lãm Giảng Võ: 1.4.1. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực hay chính là những cán bộ nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng không thể thiếu trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là thu hút và giữ chân những nhân viên có đủ tiêu chuẩn nhất và sắp xếp những công việc thích hợp nhất cho họ. Đây là điều hết sức quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào vì nếu quản lý nhân sự không tốt thì các nhân viên giỏi sẽ chuyển sang làm việc cho các công ty khác. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam có 2 người. Một người là phó văn phòng phụ trách về nhân sự ( vì mảng nhân sự tại Trung tâm nằm trong khu văn phòng ) và 1 nhân viên nhân sự giúp đỡ cho phó phòng. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực ở đây có thể giải quyết tất cả mọi khía cạnh liên quan tới vấn đề nhân sự từ tuyển dụng tới sa thải nhân viên. Do đặc thù của cơ cấu nguồn nhân lực tại Trung tâm là cán bộ nhân sự chỉ có 2 người nên phó phòng nhân sự kiêm luôn vai trò là nhân viên tuyển dụng, nhân viên lương thưởng, chuyên gia phân tích công việc, nhân viên quản lý về đào tạo và phát triển. Người còn lại giúp đỡ phó phòng trong việc quản lý hồ sơ của các nhân viên trong công ty, cập nhật các chính sách mới của Nhà nước về chế độ lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác. 1.4.2. Các hoạt động của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: 1.4.2.1. Hoạt động phân tích công việc: Phân tích công việc là hoạt động thu thập và kiểm tra những thông tin chi tiết về yêu cầu công việc để chuẩn bị cho bản mô tả công việc sẽ giải thích về những nhiệm vị, trình độ, kỹ năng mà từng công việc yêu cầu. Mỗi khi Trung tâm cần tuyển nhân viên vào vị trí nào thì phó phòng phụ trách nhân sự phải phân tích công việc của vị trí đó để đưa ra một bản mô tả công việc phù hợp. Ví dụ: Khi cần tuyển chuyên viên Tổ chức Hội chợ Triển lãm thì cán bộ nhân sự phải nắm được đây là viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong Doanh nghiệp giúp Ban Giám đốc thực hiện các công tác nghiệp vụ tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm ở trong và ngoài nước. Công việc này là tham gia xây dựng kế hoạch Hội chợ Triển lãm hàng năm cũng như đưa ra các biện pháp, các loại hình tổ chức Hội chợ, lập hợp đồng với các đơn vị tham gia Triển lãm…Vì vậy cần nắm vững chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước, các quy định của Bộ và của Trung tâm, nắm vững Luật Doanh nghiệp và một số hiểu biết khác liên quan tới công việc. 1.4.2.2. Hoạt động tuyển dụng: Khi Trung tâm có nhu cầu tuyển dụng thì sẽ lập ra một ban tuyển dụng bao gồm Ban Giám đốc, đại diện Đảng, đại diện Công Đoàn, Chánh Văn phòng, Phó phòng Nhân sự để đưa ra yêu cầu cho vị trí cần tuyển dụng đó. Sau đó sẽ thực hiện việc tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ các ứng viên. Khi đã sàng lọc được một số lượng hồ sơ nhất định, Phó phòng phụ trách Nhân sự sẽ trực tiếp phỏng vấn các ứng viên để tìm ra người phù hợp với vị trí cần tuyển dụng. Tuy nhiên, do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là Doanh nghiệp Nhà nước nên việc tuyển dụng nhân viên thực ra đêu do Ban Giám đốc quyết định từ trước, Phó phòng Nhân sự chỉ làm việc cho đúng thủ tục từ tiếp nhận hồ sơ à sàng lọc hồ sơ à phỏng vấn các ứng viên. Đây là một thực tế đáng buồn không chỉ ở Trung tâm mà ở nhiều Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay. Đó là lý do tại sao thực tế hiện nay, phụ trách Nhân sự ở các Doanh nghiệp Nhà nước chỉ từ 1 đến 2 người trong khi vấn đề nhân lực là vấn đề quan trọng trong một tổ chức; tuyển dụng như thế nào, đãi ngộ ra sao, đào tạo và phát triển… cần phải được tính toán kỹ lưỡng. Bộ phận chuyên trách nguồn nhận lực phải gồm nhiều người, mỗi người chuyên một nhiệm vụ khác nhau. Giám đốc Nhân sự giám sát tổng quát về vấn đề nhân sự của toàn công ty; nhân viên tuyển dụng thực hiện việc tuyển dụng và sắp xếp công việc; nhân viên lương thưởng và phúc lợi quản lý hệ thống tiền lương, các khoản tiền liên quan tới thu nhập của người lao động;…. 1.4.2.3. Hoạt động đánh giá thực hiện công việc: Đây là quá trình đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động so với các tiêu chuẩn đã được đặt ra và thảo luận về kết quả đánh giá với người lao động. Quá trình này rất quan trọng vì nếu đánh giá không đúng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của người lao động. Tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, việc đánh giá do Trưởng phòng của mỗi phòng ban đánh giá dựa trên độ phức tạp của công việc định kỳ mỗi tháng 1 lần. Sau khi các Trưởng phòng đánh giá nhân viên tại phòng mình sẽ gửi kết quả đánh giá tới bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực ( Phó phòng phụ trách Nhân sự ) để tổng hợp các kết quả đánh giá đó và xếp lương cho nhân viên theo các loại A1, A, B, C. Mã số:………… Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Bản Đánh giá Kết quả Hoàn thành công việc của Người quản lý đối với nhân viên ( dành cho người quản lý ) Tên nhân viên :………………………………………………………….. Chức danh :…………………………………………………………. Phòng ban :…………………………………………………………. Người quản lý :………………………………………………………….. Kỳ đánh giá : Tháng ……. STT Yếu tố đánh giá Điểm ( Đ ) Thang 100 Trọng số ( T) (%) Điểm yếu tố (=Đ*T) Ghi chú A Hiệu quả công việc 50% 1 Chất lượng, số lượng công việc hoàn thành 30% 2 Thời hạn hoàn thành công việc 10% 3 Kỹ năng chuyên môn 10% B Kỷ luật lao động 50% 4 Tuân thủ giờ làm việc và nội quy lao động 10% 5 Tuân thủ các quy chế, quy định lao động 15% 6 Chấp hành mệnh lệnh của người quản lý 15% 7 Tinh thần hợp tác trong công việc 10% Kết quả: Tổng điểm: Xếp loại: Ghi chú: Từ 40 đến 51 : C Từ 52 đến 71 : B Từ 72 đến 89 : A Trên 90 : A1 Với mỗi yếu tố được đánh giá ở mức “40 – 51 điểm” hoặc “100 điểm”, đề nghị người quản lý nêu rõ lý do: Nêu ý kiến nhận xét tổng thể của người quản lý về kết quả thực hiện công việc của nhân viên: Ngày:…………………… Chữ ký người quản lý Ghi chú: Sau khi ký xác nhận, Nhân viện copy giữ một bản, chuyển bản gốc cho Trưởng các phòng, ban, bộ phận làm căn cứ đánh giá chính thức và lưu tại bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực. 1.4.2.4. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Đây là hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó trong các tổ chức công tác đào tạo và phát triển phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch. Hoạt động đào tạo và phát triển tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam được thực hiện theo quy định của Nhà nước và phải có quy hoạch cán bộ ( thường là 5 năm ) trên cơ sở phương hướng sản xuất kinh doanh. Không giống các doanh nghiệp ngoài Nhà nước, việc đào tạo cán bộ ở Trung tâm không phải việc đào tạo các cán bộ trẻ có năng lực mà là đào tạo những cán bộ đã có trong cơ cấu tổ chức, để một vài năm nữa, khi các vị lãnh đạo đến tuổi về hưu thì có người thay thế. Và cán bộ được cử đi đào tạo là do Ban Giám đốc quyết định chứ không phải là bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực. Việc đào tạo này diễn ra theo quy định 5 năm 1 lần và bằng ngân sách Nhà nước, các cán bộ cử đi đào tạo sẽ được đào tạo các kiến thức, kỹ năng để trở thành những nhà lãnh đạo Trung tâm trong tương lai. Họ được coi là những người trong “cơ cấu”. Đây thực chất là hoạt động phát triển nguồn nhân lực, đào tạo người lao động các kỹ năng để đáp ứng những yêu cầu của công việc trong tương lai chứ không phải ở hiện tại. 1.4.3. Mối quan hệ giữa bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực với các bộ phận khác tại Triển lãm Giảng Võ: Bộ phậnchuyên trách nguồn nhân lực là bộ phận quan trọng có mối quan hệ với hầu hết các bộ phận khác trong tổ chức, các hoạt động nguồn nhân lực cần phải được đặt ngang hàng với các chiến lược kinh doanh và tham gia vào việc đạt các mục tiêu của tổ chức đề ra. Tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tuy chỉ có 2 người nhưng vẫn làm tròn vai trò là bộ phận cấu thành và không thể thiếu ở Trung tâm. 1.4.3.1. Đối với Ban Giám đốc: Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực giúp đỡ Ban Giám đốc trong việc tư vấn, thu thập thông tin, phân tích các vấn đề liên quan tới nhân sự để đưa ra những hướng giải quyết phù hợp. Hơn nữa, bộ phận này giúp Ban Giám đốc lập ra các kế hoạch để tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Tuy người quyết định các vấn đề tuyển dụng vẫn là Ban Giám đốc nhưng bộ phận này có trách nhiệm giúp hợp thức hóa người lao động đó trở thành nhân viên của công ty thông qua quá trình tuyển dụng ( tuyển mộ và tuyển chọn ). Hay việc đào tạo và phát triển nhân viên cũng vậy, Ban Giám đốc là người quyết định cử ai đi đào tạo nhưng bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực sẽ lập ra kế hoạch đào tạo như thế nào, trong thời gian bao lâu, kinh phí đào tạo ra sao và trình lên Ban Giám đốc phê duyệt. Thông thường khi thiếu nhân sự ở bộ phận nào hoặc đến thời hạn 5 năm quy hoạch theo quy định của Nhà nước, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực sẽ báo cáo lên Ban Giám đốc xin chỉ thị và tiến hành các kế hoạch theo chỉ thị của Ban Giám đốc đưa ra. 1.4.3.2. Đối với các phòng, ban, bộ phận khác: Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực giúp đỡ cán bộ quản lý trong việc thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong phòng, ban của mình. Chẳng hạn : Phó phòng nhân sự xây dựng các mẫu phiếu đo lường sự thực hiện công việc và các mẫu phiếu đánh giá sự thực hiện công việc để giúp cán bộ quản lý các phòng, ban có chuẩn để đo lường, đánh giá nhân viên trong bộ phận mình quản lý. Sau đó cán bộ quản lý sẽ gửi kết quả đánh giá lại cho Phó phòng phụ trách Nhân sự tổng hợp các kết quả đánh giá, trên cơ sở đó xếp lương cho cán bộ, công nhân viên. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn giúp các phòng ban quản lý nhân viên của mình, mọi hồ sơ về nhân viên trong công ty đều được lưu tại máy tính của Phó phòng phụ trách Nhân sự và tủ hồ sơ của nhân viên nhân sự. Khi có vấn đề nào đó liên quan tới nhân sự thì cán bộ quản lý chỉ cần xuống văn phòng tìm 1 trong 2 cán bộ phụ trách nhân sự lấy thông tin để giải quyết. Hay nhân viên nếu có thắc mắc, kiến nghị gì về kết quả đánh giá, lương, thưởng của mình cũng tìm cũng tìm cán bộ phụ trách nhân sự để đệ trình ý kiến và nhận được câu trả lời thỏa đáng. Khi phòng, ban nào đó thấy thiếu nhân viên sẽ đề xuất với phó phòng phụ trách nhân sự. Phó phòng phụ trách nhân sự sẽ xem xét và lập ra một kế hoạch rồi trình lên Ban Giám đốc xin chỉ thị. Tuy nhiên trong một số trường hợp đối với những lao động phổ thông, phó phòng phụ trách nhân sự có thể không cần thiết phải xin ý kiến của Ban Giám đốc mà tự đưa ra quyết định tuyển dụng theo đề xuất của cán bộ quản lý phòng ban đó rồi báo cáo lại với Ban Giám đốc. Chẳng hạn, như gần dịp Tết Nguyên Đán có nhiều hội chợ, triển lãm được tổ chức tại Trung tâm, nhân viên tổ bảo vệ thiếu, không đáp ứng đủ yêu cầu. Khi đó Tổ trưởng Tổ bảo vệ sẽ báo cáo với Phó phòng phụ trách Nhân sự. Do đây là lao động phổ thông nên Phó phòng phụ trách Nhân sự có thể tự đưa ra quyết định tuyển dụng thông qua sự đề xuất của Tổ trưởng Tổ Bảo vệ. 1.4.4. Đánh giá ưu, nhược điểm của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực đã giúp đỡ rất nhiều cho Ban Giám đốc và cán bộ quản lý tại các phòng ban trong việc quản lý nhân viên của bộ phận mình. Mặc dù chỉ có 2 người nhưng bộ phận này đã làm tròn nhiệm vụ của mình với vai trò là người tư vấn nội bộ, thu thập thông tin, phân tích các vấn đề liên quan đến nhân sự cho cán bộ quản lý các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực tại Trung tâm. Bộ phận này cũng giúp các bộ phận khác tuyển dụng nhân viên khi thiếu nhân lực, hay kiểm tra và cập nhật, áp dụng các chính sách, chế độ về lương, thưởng, phúc lợi…. Tại Trung tâm, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực đã lập kế hoạch chăm lo phúc lợi và đời sống cho nhân viên hết sức chu đáo. Họ thiết kế ra một chế độ khen thưởng cho các kế hoạch hoạt động thành công, hoàn thành công việc xuất sắc dựa vào hệ thống đánh giá thực hiện công việc ( ở mức A1 sẽ có khen thưởng bằng tiền ) Điều này bảo đảm sự công bằng cho nhân viên trong Trung tâm giữa người làm việc xuất sắc và người làm việc trung bình, từ đó nâng cao động lực làm việc cho nhân viên trong Trung tâm. Có thể nói hoạt động đánh giá thực hiện công việc ở Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam khá đầy đủ từ khâu lập phiếu báo cáo, đánh giá và tổng hợp kết quả. Đạt kết quả như vậy là nhờ sự nỗ lực của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực đã nghiên cứu các chỉ tiêu đưa ra phiếu đánh giá và tổng hợp cùng với sự giúp đỡ của cán bộ quản lý các phòng ban. Tuy nhiên tại Trung tâm có 181 nhân viên mà chỉ có 2 cán bộ phụ trách nguồn nhân lực là hơi ít, công việc nhiều khi đổ dồn đặc biệt là cuối tháng, khi cán bộ quản lý gửi bản đánh giá thực hiện công việc, việc tổng hợp chúng gặp nhiều khó khăn nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn và không phải lúc nào nhân viên cũng đồng thuận với ý kiến đánh giá của cán bộ quản lý. Hoạt động tuyển dụng tại Trung tâm còn nhiều bất cập, thông thường quá trình tuyển dụng diễn ra khi doanh nghiệp có nhu cầu và bắt đầu từ khâu tuyển mộ ( đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông ), tới tuyển chọn ( lọc hồ sơ, phỏng vấn ); qua đó tìm ra những ứng cử viên phù hợp nhất với yêu cầu của vị trí cần tuyển. Tuy nhiên, tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, quá trình tuyển dụng chỉ bắt đầu ở khâu tuyển chọn và ai được chọn đã được Ban Giám đốc quyết định từ trước, tuyển dụng chỉ mang tính hình thức. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng vậy, cử ai đi đào tạo đều do Ban Giám đốc quyết định khi tới giai đoạn quy hoạch cán bộ, chứ không phải đào tạo theo nhu cầu công việc, thiếu kỹ năng gì thì đào tạo kỹ năng đó. Đây là một hạn chế lớn không chỉ Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam mà với hầu hết các Doanh nghiệp Nhà nước. 1.5. Giải pháp khác phục nhược điểm của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam có 181 nhân viên mà chỉ có 2 cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực, nên nhiều khi số lượng công việc quá tải, đặc biệt là mấy ngày đầu và cuối tháng. Vì vậy cần phải tăng thêm số cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực để mỗi người lo một nhiệm vụ, giúp việc quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Nhân viên tuyển dụng thực hiện các công việc như tuyển nhân viên và sắp xếp công việc, phân chia việc làm cho nhân viên Nhân viên tuyển dụng phải sàng lọc, phỏng vấn, và đôi khi phải kiểm tra các ứng cử viên. Những nhân viên này cũng giải quyết những vấn đề liên quan đến sự công bằng về quyền lợi giữa các nhân viên hoặc cơ hội thăng tiến của nhân viên trong nh._.