Báo cáo Thực tập tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam

m sao để tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm tới thông tin kế toán. Thông tin kế toán là cơ sở để đua ra các quyết định kinh tế. Để liên hệ giữa vấn đề lý luận và thực tế, em đã thực tập tại: Tổng công ty Giấy Việt Nam- Số 25 Lý Thường Kiệt- Hà Hội. Trong giai đoạn đầu thực tập tại công ty em đã tìm hiểu được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và thực tế công tác kế toán của doanh nghiệp. Đây là điều kiện để em thực tập giai đoạn sau, có cơ hội vận dụng kiến thức chuyên ngành vào việc quan sát, tổng hợp, đánh giá thực tế, giải quyết những bất cập của cơ sở thực tập. Từ đó, nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học, năng lực thực hành của em. Bài viết của em gồm những nội dung chính sau: I. Khái quát đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam II. Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam III. công tác tổ chức các phần hành kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam. IV. Đánh giá và kiến nghị Do trình độ còn hạn chế, khả năng nghiên cứu thực tế chưa nhiều nên bài viết còn nhiều thiếu sót. Em mong được những ý kiến nhận xét của các thầy cô và các anh chị cán bộ phòng Tài chính – kế toán để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của PGS. TS Nguyễn Năng Phúc cùng quý Công ty trong thời gian thực tập để em hoàn thành bài viết này. Hà Nội ngày 15/02/2006 Sinh viên Cao Thị Phương Thuý I. Khái quát đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và hoạt động dưới sự quản lý của Bộ Công nghiệp, các Bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, UBND tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ương. Giai đoạn từ 1976 đến 1978: Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Bắc và Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Nam được thành lập. Chức năng của hai Công ty này là quản lý sản xuất đối với các xí nghiệp quốc doanh Giấy Gỗ Diêm. Công ty vừa là cơ quan quản lý cấp trên, cấp kế hoạch, vừa là cơ quan cấp điều hành sản xuất - kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Công ty phân giao và quyết định kế hoạch sản xuất – kinh doanh của các đơn vị trong công ty. Công ty giao chỉ tiêu vật tư, chỉ định địa chỉ và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, cân đối đầu vào, kiểm tra, đánh giá mức hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh và duyệt quyết toán tài chính năm đối với các xí nghiệp thành viên. Giai đoạn từ 1978 đến 1984: Theo Nghị định 302/CP ngày 01/12/1978 của Hội đồng Chính phủ, hợp nhất hai Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Bắc và phía Nam thành Liên hiệp xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc. Liên hiệp là cơ quan cân đối, phân giao kế hoạch sản xuất - kinh doanh, đồng thời là cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của các đơn vị thành viên. Giai đoạn từ 1984 đến 1990: Thời kỳ này điều kiện thông tin trao đổi giữa các khu vực trong cả nước còn gặp nhiều khó khăn. Năm 1984, Liên hiệp xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc được tách ra thành hai Liên hiệp khu vực: Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 1 (phía Bắc) và Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số2 (phía Nam) để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành sản xuất. Tuy nhiên trên thực tế hai Liên hiệp nói trên vẫn hoạt động như Liên hiệp xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc vì thời gian này vẫn còn cơ chế bao cấp. Các đơn vị thành viên vẫn phụ thuộc toàn diện vào hai Liên hiệp. Mô hình tổ chức của Liên hiệp lúc bấy giờ nhìn chung là phù hợp với nền kinh tế nước ta trong thời kỳ bao cấp, đặc biệt ở những mặt sau: - Công ty, liên hiệp là cấp trên trực tiếp của các xí nghiệp. - Công ty, liên hiệp là cấp kế hoạch. - Công ty, liên hiệp là cấp điều hành sản xuất - kinh doanh. - Kinh phí hoạt động của công ty, liên hiệp do các xí nghiệp thành viên đóng góp. Giai đoạn từ 1990 đến 1993: Sự ra đời của Quyết định 217-HĐBT đã xoá bỏ cơ chế quản lý bao cấp, tháo gỡ khó khăn cho các xí nghiệp công nghiệp quốc doanh. Điều này đã tạo cho xí nghiệp có quyền tự chủ về tài chính và sản xuất kinh doanh. Từ đó, vai trò của Xí nghiệp liên hiệp bị giảm đi rất nhiều. Ngày 13/8/1990, Quyết định 368/CNg-TCLĐ của Bộ Công Nghiệp nhẹ về việc hợp nhất hai Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 1 và Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 2 đã hình thành Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm toàn quốc mục đích là để phù hợp với cơ chế quản lý mới. Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm toàn quốc hoạt động theo Điều lệ liên hiệp xí nghiệp quốc doanh ban hành tại nghị định 27/HĐBT ngày 22/3/1989. Giai đoạn từ 3/1993 - 4/1995: Theo Quyết định số 204/CNg-TCLĐ ngày 22/3/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ, Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm được chuyển đổi tổ chức và hoạt động thành Tổng công ty Giấy Gỗ Diêm Việt Nam nhằm mục đích mở rộng chức năng kinh doanh, dịch vụ thương mại trong nền kinh tế thời mở cửa. Nhiệm vụ của Tổng công ty Giấy Gỗ Diêm Việt Nam là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, thương mại và thực hiện các hoạt động dịch vụ chuyên ngành giấy gỗ diêm. Năm 1995, ngành Giấy đề nghị Nhà nước cho tách riêng vì ngành Gỗ Diêm là một ngành kinh tế - kĩ thuật khác không gắn liền với ngành Giấy. Chính vì vậy Tổng công ty Giấy Việt Nam đã ra đời. Tổng công ty Giấy Việt Nam được thành lập theo quyết định số 256/TTg ngày 29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ và Nghị định số 52/CP ngày 02/8/1995 của Chính phủ ban hành Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 1/2/2005, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 29/2005/QĐ-TTg chuyển công ty Giấy Việt Nam sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con. Công ty mẹ được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Văn phòng tổng công ty, công ty Giấy Bãi Bằng. Công ty mẹ là công ty nhà nước thực hiện hạch toán kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết theo Luật Doanh nghiệp nhà nước, theo điều lệ tổ chức, hoạt động và quy chế tài chính của công ty mẹ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Công ty mẹ có: a) Tên gọi: Tổng công ty Giấy Việt Nam b)Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM PAPER CORPORATION c)Tên viết tắt: VINAPACO d)Trụ sở chính: Số 25 Lý Thường Kiệt – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội e)Vốn điều lệ tại thời điểm 31/12/2004: 1045,865 tỷ đồng Công ty mẹ có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, có con dấu, có tài sản riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và nước ngoài theo qui định của Nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty mẹ. 2. Đặc trưng cơ bản của ngành công nghiệp Giấy. Những đặc trưng cơ bản của ngành giấy sẽ có ảnh hưởng rất quan trọng đến xu thế và tiến trình phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam nói riêng cũng như toàn ngành giấy nói chung. Vì vậy mà nó cần được xem xét, đánh giá, phân tích, từ đó mà hình thành nên tư duy nhận thức đúng đắn trong quá trình định hướng phát triển Tổng công ty Giấy Việt Nam. - Công nghiệp Giấy là ngành sản xuất công nghiệp tổng hợp đa ngành. Công nghệ sản xuất giấy từ công đoạn xử lý nguyên liệu ban đầu, nấu, rửa, tẩy trắng, sàng, lọc, nghiền xeo đến gia công chế biến, đóng gói thành phẩm ứng dụng một loạt các quá trình tác động hoá học, cơ học, năng lượng, thông tin và điều khiển. - Công nghiệp Giấy phát triển trên cơ sở phát triển các nguồn lực cơ bản của nền kinh tế xã hội. Công nghiệp Giấy chỉ có thể phát triển trên cơ sở phát triển các nguồn lực cơ bản của nền kinh tế xã hội, đặc biệt là phát triển nguồn tiềm năng lâm nghiệp, vật tư hoá chất cơ bản và cơ sở hạ tầng. Các nguyên liệu đầu vào để tạo ra được sản phẩm công nghiệp Giấy gồm gỗ, tre, nứa, rơm, rạ, than, hoá chất, thiết bị máy móc cồng kềnh đều phải vận chuyển qua chặng đường dài từ vùng nguyên liệu, từ các nhà cung cấp trong nước và ngoài nước đến nhà máy đòi hỏi phải có cơ sở hạ tầng tốt. - Công nghiệp Giấy có tính toàn cầu do đó đầu tư phát triển ngành công nghiệp Giấy đòi hỏi phải tập trung vốn lớn. Quá trình sản xuất giấy cần phải có một lưu trình sản xuất dài với một hệ thống dây chuyền máy móc thiết bị qui mô lớn, phức tạp, nhiều tiền cùng các bộ phận sản xuất phụ trợ, sân bãi, nguyên liệu nhà xưởng và kho tàng. Vì vậy đầu tư xây dựng nhà máy giấy đòi hỏi tiến độ thời gian dài, diện tích mặt bằng qui hoạch rộng, vốn đầu tư lớn và suất đầu tư cao, thời gian thu hồi vốn lâu. 3. Nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty. 3.1. Nhiệm vụ, chức năng của Tổng công ty Tổng công ty Giấy Việt Nam có trụ sở chính đặt tại Số 25 - Lý Thường Kiệt- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội. Đây là nơi làm việc của Ban lãnh đạoTổng công ty: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc. Tổng công ty chịu sự quản lý nhà nước của Bộ công nghiệp, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ với tư cách là các cơ quan quản lý Nhà nước. Tổng công ty có quyền đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định đồng thời có quyền chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty. Tổng công ty đựơc phép tiếp cận thị trường trong và ngoài nước, đàm phán, ký kết với các doanh nghiệp nước ngoài các hợp đồng kinh tế về xuất nhập khẩu. Ngoài ra, Tổng công ty Giấy Việt Nam còn tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch và đầu tư áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào ngành Giấy sao cho có hiệu quả hơn. Tổng công ty có nhiệm vụ hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các thành phần, các chủ thể kinh tế trong và ngoài nước theo pháp luật Việt Nam để mở rộng thị trường kinh doanh. 3.2. Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty Tổng công ty có nội dung hoạt động khá phong phú, đa dạng. Cụ thể như sau: - Sản xuất, kinh doanh các loại giấy, xenluylô, các sản phẩm từ giấy, nguyên liệu giấy, dăm mảnh, văn phòng phẩm, hoá chất, vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành giấy. - Khai thác, chế biến, kinh doanh các loại nông lâm sản, gỗ và các sản phẩm chế biến từ gỗ (gỗ dán, ván ép, bút chì, đũa, đồ mộc). - Sản xuất, kinh doanh ngành in, các sản phẩm văn hoá phẩm, xuất bản phẩm, các sản phẩm may mặc, da giầy, các mặt hàng từ chất dẻo. - Thiết kế, thi công, xây lắp phục vụ lâm nghiệp, khai hoang, trồng rừng, khai thác rừng, khoanh nuôi làm giàu rừng, thuỷ lợi nhỏ, xây dựng dân dụng và công nghiệp; quản lý, bảo vệ, xây dựng và phát triển vốn rừng. - Kinh doanh sắt thép đặc chủng sử dụng cho ngành giấy, sủa chữa các thiết bị, nhà xưởng sản xuất giấy; sản xuất, lắp đặt thiết bị phụ trợ, kết cấu kim loại ngành công nghiệp. - Kinh doanh phụ tùng xe máy chuyên dụng để bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu; dịch vụ thiết bị vật tư xăng dầu; sủa chữa xe máy; dịch vụ khoa học công nghệ, vật tư kỹ thuật và phục vụ đời sống; dịch vụ vận tải lâm sản và bốc xếp hàng hoá vật tư. - Xuất nhập khẩu sản phẩm giấy, xenluylô, lâm sản, thiết bị, vật tư, hoá chất và các loại hàng hoá khác phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của công ty mẹ. - Sản xuất và kinh doanh điện. - Kinh doanh nhà khách, khách sạn và các dịch vụ kèm theo; dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà xưởng, kho bãi; kinh doanh tổ chức dịch vụ, đăng cai các hoạt động văn hoá, thể thao, vui chơi, giải trí; dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế. - Nghiên cứu khoa học và công nghệ, thực hiện các dịch vụ thônag tin, đào tạo, tư vấn đầu tư, thiết kế công nghệ, ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới trong các lĩnh vực: nguyên liệu, phụ liệu, thiết bị phụ tùng, các sản phẩm giấy, xenluylô, nông, lâm nghiệp; sản xuất thử nghiệm và sản xuất lô nhỏ các mặt hàng từ kết quả nghiên cứu; nghiên cứu cây nguyên liệu và các vấn đề lâm sinh xã hội và môi trường có liên quan đến nghề rừng. - Đào tạo công nhân kỹ thuật công nghệ và cơ điện phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành công nghiệp giấy; bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ kỹ thuật và quản lý điều hành của các doanh nghiệp sản xuất giấy và tổ chức bồi dưỡng, kiểm tra nâng bậc cho công nhân; hợp tác liên kết với các cơ sở đào tạo, nghiên cứu và sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước để đa dạng hoá các loại hình đào tạo, tổ chức lao động sản xuất, dịch vụ gắn với đào tạo. - Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. 4. Quy mô hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn nhất toàn ngành. Sự phát triển của Tổng công ty giấy Việt Nam ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng thiết yếu của xã hội, đóng góp tích cực vào sự nghiệp đổi mới, tạo thêm nguồn thu cho ngân sách, tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động. Năm 2005 toàn Tổng công ty tiêu thụ được khoảng 258.000 tấn giấy các loại. Lượng tồn kho sản phẩm giấy đến hết thánag 12 khoảng 28.000 tấn, so với lượng tồn kho cuối năm 2004 (là 30.100 tấn) có giảm hơn. trong đó công ty mẹ tồn 8.000 tấn, các công ty con tồn 20.000 tấn, mặt hàng giấy in, viết tồn khoảnag 17.000 tấn, giấy in báo tồn 2.300 tấn. Đối với mặt hàng giấy in, giấy viết, là mặt hàng chiếm hơn 55% sản lượng sản xuất của toàn Tổng công ty, trong năm qua, tuy giá cả đầu vào tăng nhưng các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty vẫn duy trì ổn định giá bán, hoặc có tăng nhưng không đáng kể nhằm chiếm lĩnh và khống chế thị trường không để xảy ra biến động thị trường giấy trong nước. Giấy bãi bằng chất lượng ngày càng được nâng cao, bao bì được cải tiến với mẫu mã đẹp, giá cả tương đối ổn định và phù hợp với nhu cầu thị trường, phương thức mua bán linh hoạt, mức đại lý phí hợp lý có tác dụng kích thích người tiêu dùng nên Công ty Giấy Bãi Bằng đã tiêu thụ vượt mức sản xuất 6%. Tình hình nhập khẩu: Đến hết tháng 12/2005 dự kiến lượng bột giấy nhập khẩu trên cả nước là 142.000 tấn, lượng giấy nhập khẩu khoảng 545.000 tấn, bằng 118,4% lượng giấy nhập năm 2004 (545.000/460.000 tấn). Riêng Tổng công ty Giấy Việt Nam đã thực hiện giá trị nhập khẩu là 21,154 triệu USD, trong đó: nhập bột giấy: 14,994 triệu USD; nhập vật tư, hoá chất, phụ tùng: 6,160 triệu USD. Tình hình xuất khẩu: Năm 2005 Tổng công ty đã xuất khẩu được 4.338 tấn giấy Tissue, 5.859 tấn giấy in và 71.072 tấn dăm mảnh, doanh thu xuất khẩu đạt 14,679 triệu Đô la Mỹ, gấp 4,25 lần doanh thu xuất khẩu năm 2004. 5. Chức năng hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty 5.1. Chức năng hoạt động của Tổng công ty Giấy - Tổng công ty có quyền chiếm hữu, sử dụng vốn và tài sản của công ty để kinh doanh, thực hiện các lợi ích hợp pháp từ vốn và tài sản của Tổng công ty. - Tổng công ty có quyền sử dụng và quản lý các tài sản Nhà nước giao, cho thuê là đất đai, tài nguyên theo quy định của pháp luật về đất đai, tài nguyên. - Tổng công ty có quyền chủ động tổ chức sản xuất, kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. - Tổng công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm, mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của Tổng công ty và nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước. - Tổng công ty có quyền tìm kiếm thị trường, khách hàng trong nước, ngoài nước và kí kết hợp đồng. - Tổng công ty có quyền quyết định các dự án đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư; sử dụng vốn, tài sản của công ty để liên doanh, liên kết, góp vốn vào doanh nghiệp khác trong nước; thuê, mua một phần hoặc toàn bộ công ty khác. - Đối với những công ty do Tổng công ty đầu tư và nắm toàn bộ vốn điều lệ: Tổng công ty là chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo quy định của luật doanh nghiệp. - Đối với những công ty có vốn chi phối của Tổng công ty: Tổng công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ của cổ đông, thành viên góp vốn thông qua đại diện của mình tại doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, pháp luật của nước mà Tổng công ty đưa vốn đến đầu tư và theo quy định của Điều lệ doanh nghiệp bị chi phối. Tổng công ty có quyền thu lợi tức và chịu rủi ro từ phần vốn góp của mình ở doanh nghiệp bị chi phối. Tổng công ty có quyền giám sát, kiểm tra việc sử dụng phần vốn đã góp vào doanh nghiệp bị chi phối. Tổng công ty tự chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển phần vốn đã góp vào doanh nghiệp bị chi phối. - Đối với các doanh nghiệp có một phần vốn góp của Tổng công ty: Tổng công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ của bên góp vốn thông qua đại diện của mình tại doanh nghiệp mà mình có vốn góp, phù hợp với pháp luật và Điều lệ của doanh nghiệp có một phần vốn góp của Tổng công ty. 5.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam Theo Quyết định số 29/2005/QĐ-TTg ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 09/2005/QĐ-BCN ngày 04 tháng 3 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc chuyển Tổng công ty Giấy Việt Nam sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con thì tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty Giấy Việt Nam bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc, cụ thể như sau: - Hội đồng quản trị: Quyết định chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm; ngành, nghề kinh doanh của Tổng công ty và doanh nghiệp do Tổng công ty sở hữu toàn bộ vốn điều lệ. Tuyển chọn, ký hợp đồng hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và quyết định mức lương đối với Tổng giám đốc sau khi được sự chấp thuận của người quyết định thành lập Tổng công ty. Tuyển chọn, ký hợp đồng hoặc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức và quyết định mức lương đối với Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng theo đề nghị của Tổng giám đốc. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của Tổng công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty. - Ban Kiểm soát: giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của chủ tịch Hội đồng quản trị. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội dồng quản trị. - Tổng Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp với Điều lệ Tổng công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. - Phó Tổng Giám đốc: giúp Tổng Giám đốc điều hành Tổng công ty theo phân công và uỷ quyền của Tổng Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. - Kế toán trưởng: tổ chức thực hiện công tác kế toán của Tổng công ty; giúp Tổng Giám đốc giám sát tài chính tại công ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. - Các phòng ban chức năng giúp việc cho Ban lãnh đạo: văn phòng, phòng Tổ chức lao động, phòng Tài chính Kế toán, phòng Xây dựng cơ bản, phòng Kế hoạch thị trường, phòng Lâm sinh. + Văn phòng: Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các cơ quan hữu quan, tham mưu truyền đạt những qui định của Tổng giám đốc về lĩnh vực hành chính, tổ chức in ấn lưu trữ tài liệu của Tổng công ty. Bố trí lịch làm việc của Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và các phòng. + Phòng Tổ chức lao động: Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, qui chế lao động, qui chế tiền lương, khen thưởng, kỉ luật, đơn giá tiền lương, đơn giá và định mức lao động, lĩnh vực hành chính pháp chế và trong lĩnh vực đối ngoại. + Phòng Tài chính Kế toán: có chức năng giúp tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính và kế toán, tổng hợp về vốn, chi phí sản xuất tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng công ty. Tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, hạch toán kinh tế ở công ty mẹ, công ty con đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tài chính theo quy định của Nhà nước. Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán: Cân đối vốn hiện có điều chỉnh vốn tăng giảm khi có sự thay đổi nhiệm vụ hoặc quy mô phát triển SXKD của các công ty con, các đơn vị phụ thuộc theo quyết định của Tổng giám đốc. Lập báo cáo tài chính hợp nhất của toàn Tổng công ty trình lên Bộ Tài chính xét duyệt. + Phòng Xây dựng cơ bản: cùng với các đơn vị phòng ban trong Tổng công ty giúp Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản lý dự án và triển khai thực hiện các dự án xây dựng. + Phòng Kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ khảo sát tìm hiểu thị trường giúp Tổng giám đốc ra các quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh. Đôn đốc các đơn vị thành viên của Tổng công ty thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra, kết nối giữa các bạn hàng, các nhà cung cấp lớn cho các đơn vị thành viên. Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, dài hạn, kế hoạch giá thành, điều phối tác nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược thị trường để cân đối nhu cầu giấy các loại cho xã hội. Thực hiện việc bình ổn giá các sản phẩm giấy in, giấy viết, giấy in báo theo qui định của Nhà nước. + Phòng Lâm sinh: Giúp Tổng Giám đốc trong việc quy hoạch vùng nguyên liệu, cân đối các vùng nguyên liệu, vật tư chính của Tổng công ty. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Công ty con Phòng Lâm sinh Văn phòng Phòng Tổ chức lao động Phòng Tài chính Kế toán Phòng Xây dựng cơ bản Phòng Kế hoạch thị trường BAN KIỂM SOÁT Công ty liên kết Đơn vị sự nghiệp Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị Tổng công ty Giấy Việt Nam 5.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty giấy Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con thực hiện hạch toán kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết theo Điều lệ tổ chức, hoạt động và Quy chế tài chính của công ty mẹ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. * Các công ty con bao gồm: - Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: 1. Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Nguyên liệu và Bột giấy Thanh Hoá. 2. Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Nguyên liệu giấy miền nam. - Công ty cổ phần mà Công ty mẹ giữ cổ phần chi phối: 1. Công ty cổ phần Giấy Tân Mai 2. Công ty cổ phần Giấy Đồng Nai 3. Công ty cổ phần Giấy Bình An 4. Công ty cổ phần Giấy Việt Trì 5. Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồm Hà 6. Công ty cổ phần Giấy Hoàng Văn Thụ * Các công ty liên kết: 1. Công ty cổ phần Nhất Nam 2. Công ty cổ phần Diêm Thống Nhất 3. Công ty cổ phần May – Diêm Sài Gòn 4. Công ty cổ phần In Phúc Yên 5. Công ty cổ phần Giấy Vạn Điểm * Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: 1. Công ty Giấy Bãi Bằng 2. Công ty Giấy Tissue Sông Đuống 3. Công ty Chế biến và xuất nhập khẩu dăm mảnh 4. Công ty Vận tải và chế biến lâm sản 5. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Đà Nẵng 7. Trung tâm Dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội 8. Ban Quản lý dự án Nhà máy sản xuất giấy và bột giấy Thanh Hoá 9. Xí nghiệp khảo sát và thiết kế lâm nghiệp 10. Lâm trường Cầu Ham 11. Lâm trường Ngòi Sảo 12. Lâm trường Vĩnh Hảo 13. Lâm trường Hàm Yên 14. Lâm trường Tân Thành 15. Lâm trường Tân Phong 16. Lâm trường Đoan Hùng 17. Lâm trường Thanh Hoá 18. Lâm trường Sông Thao 19. Lâm trường A Mai 20. Lâm trường Yên Lập 21. Lâm trường Tam Thắng 22. Lâm trường Tam Sơn 23. Lâm trường Xuân Đài 24. Lâm trường Tam Thạch 25. Lâm trường Lập Thạch 26. Công ty Thi công cầu đường và vận tải * Các đơn vị sự nghiệp: 1. Trường Trung học kỹ thuật công nghiệp giấy 2. Viện Nghiên cứu cây nguyên liệu giấy 3. Viện Công nghiệp giấy và xenluylô II.Tổ chức bộ máy kế toán 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động, đồng thời để đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được hợp lý, gọn nhẹ, chính xác, đầy đủ và hiệu quả cho các đối tượng sử dụng thông tin, vì vậy bộ máy kế toán ở công ty mẹ được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán văn phòng Phó phòng kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán Xây dựng cơ bản Kế toán thanh toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán thanh toán ngoại tệ & tổng hợp XDCB Kế toán thanh toán nội tệ & theo dõi công nợ Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán tại công ty mẹ (gồm 1 Trưởng phòng và 3 Phó Trưởng phòng) được chia làm 3 tổ: - Tổ kế toán xây dựng cơ bản: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi quản lý hạch toán toàn bộ công tác kế toán xậy dựng cơ bản của công ty mẹ; quản lý, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tình hình xây dựng cơ bản của các công ty con. - Tổ kế toán tổng hợp: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp hạch toán toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mẹ; chỉ đạo tổng hợp và kiểm tra kết quả sản xuất kinh doanh của các công ty con và công ty liên kết. - Tổ kế toán tại văn phòng Tổng công ty: ( gồm 5 người) có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của văn phòng công ty mẹ. + Phó phòng kế toán văn phòng: Phụ trách kế toán và kiểm tra kế toán, tổng hợp Báo cáo tài chính tại văn phòng Tổng công ty, thanh, quyết toán các hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, thanh toán công nợ bằng VNĐ và ngoại tệ, theo dõi TSCĐ và khấu hao tài sản cố định; tổ chức hạch toán và theo dõi tình hình quản lý sử sụng các quỹ của Tổng công ty cũng như nguồn kinh phí sự nghiệp. + Kế toán thanh toán tiền gửi Ngân hàng kiêm thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt; theo dõi quỹ tiền mặt tại ngân hàng và ghi sổ liên quan. + Kế toán thanh toán ngoại tệ và tổng hợp xây dựng cơ bản: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty mẹ. + Kế toán thanh toán nội tệ và theo dõi công nợ: hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán liên quan, theo dõi và duyệt quyết toán kinh phí sự nghiệp, theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp và khách hàng. + Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ: Hướng dẫn chỉ đạo công tác kế toán cho các đơn vị phụ thuộc phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn Tổng công ty, thực hiện kiểm tra, tổng hợp tài liệu kế toán của các công ty con để lập báo cáo tài chính hợp nhất. Tổ chức lao động kế toán này đã tạo lập được mối quan hệ chỉ đạo, quản lý, và các mối quan hệ phối kết hợp (ghi chép, cung cấp số liệu, kiểm tra đối chiếu…) giữa các lao động trong bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại, xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí. Lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. 2. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và ứng dung phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin ở Tổng công ty Giấy Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các sổ kế toán, số lượng, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo theo trình tự và phương pháp nhất định. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Nhằm hiện đại hoá khâu hạch toán, giúp nhà lãnh đạo có thông tin kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán ở Tổng công ty và các đơn vị phụ thuộc. Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm là phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với mọi trình độ quản ly, trình độ kế toán và cũng khá phù hợp với kế toán bằng máy vi tính. Hình thức Chứng từ ghi sổ tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp, đó là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phân loại chứng từ, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ chứng từ gốc kế toán vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đối với chứng từ thu, chi tiền mặt thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ. Từ chứng từ gốc hoặc bẳng tổng hợp chứng từ gốc (bảng này lập cho những chứng từ gốc phát sinh nhiều lần trong kỳ) kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này sẽ được đối chiếu với sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi vào báo cáo kế toán. từ chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái, từ sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và là cơ sổ để ghi vào hệ thống báo cáo kế toán. Với hình thức kế toán này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được đưa vào chương trình kế toán trên máy bằng việc cập nhật chứng từ ban đầu. Chương trình sẽ tự động tính toán và vào các sổ chi tiết, tổng hợp, lập Báo cáo tài chính đến cuối kỳ. Chương trình kế toán trên máy gồm hai hệ thống: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ và hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ BCĐSPS BCKT Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Tổng công ty ngoài chức năng quản lý còn tiến hành hoạt động kinh doanh kiếm lời và bộ phận kinh doanh t._.