Báo cáo Thực tập tại Thời báo kinh tế Việt Nam

vốn nói chung cũng như vốn lưu động nói riêng. Muốn quản lý vốn lưu động của mình có hiệu quả các doanh nghiệp phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa lý luận và thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình kinh tế- xã hội luật pháp của đất nước. Dù cho đó là doanh nghiệp kinh doanh hay công ích, doanh nghiệp thương mại hay sản xuất, doanh nghiệp thua lỗ hay đang hưng thịnh muốn tồn tại và phát triển thì không thể không quản lý tốt các nguồn lực của mình mà cụ thể ở đây là vốn lưu động. Trong thời gian qua Thời báo Kinh tế Việt Nam đã có những cố gắng trong việc khai thác và sử dụng vốn phát triển SXKD và đã đạt được kết quả nhất định. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đạt được Thời báo vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý vốn đặc biệt là vốn lưu động. ý thức được tầm quan trọng của vấn đề và từ những kinh nghiệm đúc kết qua quá trình làm việc thực tế ở Thời báo Kinh tế Việt nam, em đã nghiên cứu thực hiện đề tài: “ Quản lý vốn lưu động và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vốn lưu động tại Thời báo kinh tế Việt nam ” Nội dung của Đề tài được trình bày theo 3 chương: Chương I - Giới thiệu Thời Báo Kinh Tế Việt Nam – Một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và chi Chương II - Quản lý vốn tại doanh nghiệp và thực trạng công tác quản lý vốn lưu động tại Thời báo Kinh tế Việt nam Chương III -Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vốn lưu động tại Thời báo Kinh tế Việt nam chương I thời báo kinh tế việt nam - một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và chi I-Quá trình hình thành và phát triển của Thời báo Kinh tế Việt nam Thời báo Kinh tế Việt Nam ra đời và phát triển cùng với tiến trình đổi mới của Đảng và Nhà nước Việt Nam. Sự đa dạng hoá của các thành phần kinh tế cùng với sự hình thành và phát triển của nền kinh tế thị trường, làm cho số lượng các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam ngày càng nhiều hơn. Nhu cầu thông tin kinh tế không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp Việt nam mà còn trở nên rất cần thiết đối với các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động kinh doanh và đầu tư ở Việt nam Thời báo Kinh tế Việt nam (TBKTVN) là cơ quan Trung ương của Hội Kinh tế Việt nam, được thành lập từ năm 1991. TBKTVN là một tổ chức sự nghiệp, mang tính chất kinh tế, chính trị, xã hội nhiều hơn là tổ chức kinh doanh, hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi. Số báo đầu tiên ra mắt bạn đọc vào tháng 3 năm 1992 dưới dạng báo tháng, phát hành trên cả nước với lượng phát hành là 3000 bản/1kỳ và đầu tháng 6/1993 báo bắt đầu phát hành hàng tuần. Để nâng cao chất lượng cũng như việc mở rộng phạm vi hoạt động của tờ báo, ngày 24 tháng 09 năm 1992, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã ký Hợp đồng Hợp tác Kinh doanh (BCC) với công ty Ringier AG, Thuỵ Sỹ, một công ty truyền thông-thông tin đa quốc gia với hơn 8000 nhân viên khắp toàn cầu, về việc in ấn và phát hành tờ "Thời báo Kinh tế Việt Nam". Đây là Hợp đồng Hợp tác Kinh doanh theo giấy phép đầu tư số 470/GP cấp ngày 26 tháng 11 năm 1992 của Uỷ Ban Nhà Nước về Hợp tác và Đầu tư (nay là Bộ kế Hoạch và Đầu tư). Cùng với sự hợp tác của công ty Ringier AG, tháng 03 năm 1994, Thời báo Kinh tế Việt Nam xuất bản thêm một ấn phẩm mới tạp chí kinh tế tháng bằng tiếng Anh Vietnam Economic Times. Từ đó đến nay, Thời báo Kinh tế Việt Nam đã phát triển không ngừng, tháng 6/1997 một ấn phẩm mới nữa ra đời "Tư vấn tiêu dùng" - chuyên san dành cho mọi gia đình, phát hành hàng tháng; tờ "The Guide" tách khỏi "Vietnam Economic Times" tạo thành một ấn phẩm mới. Tháng 7/1998 tờ báo điện tử "VNECONOMY.COM.VN" cũng chính thức đi vào hoạt động. Sự phát triển đó càng được khẳng định hơn, vào đầu năm 2003 , báo "Thời báo Kinh tế Việt Nam" một lần nữa tăng kỳ phát hành lên một tuần 4số, với lượng phát hành và số trang không đổi. Từ một cơ sở vật chất nghèo nàn với số lượng cán bộ ít ỏi, trụ sở cơ quan đặt tại số 8 Lý Thường Kiệt- Hà Nội; đến nay Thời báo Kinh tế Việt Nam đã và đang lớn mạnh về nhiều mặt với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại. Trụ sở chính cuả Toà soạn hiện nay đặt tại 96 Hoàng Quốc Việt - Hà Nội, với một diện tích mặt bằng sử dụng rộng lớn, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công tác của một cơ quan báo chí. Số lượng cán bộ của Thời báo Kinh tế Việt Nam hiện có trên 100 người, không tính đến đội ngũ cộng tác viên đông đảo gồm các giáo sư, tiến sỹ.. thuộc nhiều bộ ngành khác nhau. Ngoài ra Toà báo còn có các chi nhánh tại các thành phố Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Vũng Tàu. II-Chức năng và nhiệm vụ của Thời báo Kinh tế Việt nam Mục đích hoạt động của tờ báo như tờ trình của Hội Kinh tế Việt nam với Bộ Văn hoá Thông tin là truyền bá những kiến thức và thành tựu về khoa học kinh tế, gắn khoa học kinh tế với đời sống với chính sách luật pháp của nhà nước, bồi dưỡng kiến thức kinh nghiệm kinh doanh cho các nhà doanh nghiệp Việt nam. Ban LãNH ĐạO Bộ phận biên tập Bộ phận trị sự Bộ phận thương Mại Biên tập Tiếng Việt Biên tập Tiếng Anh Báo điện tử Bộ phận quảng cáo Bộ phận phát hành Bộ phận tài chính III-Cơ cấu tổ chức quản lý của Thời báo Kinh tế Việt nam Cơ cấu tổ chức quản lý của Thời báo Kinh tế Việt nam như sau : Ban lãnh đạo bao gồm : Tổng Biên tập và các Phó Tổng biên tập. Tổng Biên Tập là người phụ trách cao nhất, chịu trách nhiệm về công viêc chung trước Pháp luật và Hội Kinh tế VN. Giúp việc cho Tổng Biên Tập là các Phó Tổng Biên Tập và các trưởng bộ phận. Tổ chức của Thời báo Kinh tế Việt nam gồm 3 bộ phận chính: Bộ phận biên tập, Bộ phận thương mại và Bộ phận trị sự. 1 . Bộ phận trị sự: Bộ phận trị sự đứng đầu là một giám đốc trị sự, phụ trách 12 nhân viên, có nhiệm vụ lo toàn bộ về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cũng như quan tâm đến đời sống tinh thần cho toàn bộ nhân viên trong toà soạn... 2 . Bộ phận biên tập: Bộ phận biên tập đứng đầu là các Phó tổng biên tập, trong đó gồm nhiều ban nhỏ: Phóng viên - Biên tập - Sản xuất. Đây là bộ phận có nhiệm vụ quan trọng nhất, sản xuất ra các ấn phẩm, bao gồm 5 ấn phẩm: Việt Nam Economic Times và The Guide tạp chí phát hành hàng tháng, Thời báo Kinh tế Việt Nam phát hành 4 kỳ trong tuần, Tư vấn tiêu dùng - chuyên san hàng tháng và báo điện tử - vneconomy.com.vn phát hành hàng ngày. 3. Bộ phận Thương mại: Bộ phận Thương mại, phụ trách công việc kinh doanh của Toà báo. Bộ phận Thương mại làm việc trực tiếp với phía đối tác Ringier về nghiệp vụ. Tuy nhiên, về pháp lý vẫn thuộc về Thời báo kinh tế Việt nam và vấn đề nhân sự phải được Tổng Biên Tập quản lý. Phòng quảng cáo: Phòng quảng cáo hoạt động dưới sự chỉ đạo và điều hành của trưởng phòng quảng cáo. Trưởng phòng quảng cáo là người trực tiếp tham mưu cho hội đồng biên tập về những mục tiêu nội dung của các bài viết về những sản phẩm của những doanh nghiệp được đăng quảng cáo trên các ấn phẩm của TBKTVN.Bộ phận quảng cáo gồm 20 nhân viên cả 2 miền Nam và Bắc, đã có những đóng góp không nhỏ đối với hoạt động kinh doanh của Thời báo vì tuy là một đơn vị phát hành song thực tế doanh thu quảng cáo lại là khoản thu chính trong tổng doanh thu của TBKTVN. Phòng phát hành: Phòng phát hành dưới sự điều hành của trưởng phòng phát hành. Những ấn phẩm sau khi đã được nghiệm thu về chất lượng in ấn, từ nhà in được chuyển giao trực tiếp cho bộ phận Phát hành. Bộ phận phát hành tiến hành nhập kho đúng số lượng phát hành, sau đó phát hành kịp thời tới khách hàng đúng thời gian quy định. Ví dụ: tờ Thời báo Kinh tế Việt Nam phải được bán ở tất cả các sạp báo, hoặc tới tay khách hàng vào các sáng thứ 2, 4, 6, 7 trong tuần. Phòng tài chính: Phòng tài chính do một Giám đốc tài chính trực tiếp phụ trách. Đội ngũ cán bộ gồm có một kế toán trưởng, bốn kế toán viên, một thủ quĩ và một thủ kho, với những nhiệm vụ chính sau: Tổ chức công tác hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh doanh và sản xuất toàn Toà soạn theo Pháp lệnh Kế toán thống kê. Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu quản lý Nhà nước, xây dựng và quản lý các định mức về tiền lương lao động toàn Toà soạn, lập ngân sách tài chính. Báo cáo kế toán tổng hợp về doanh thu và lợi nhuận từng tháng, báo cáo tình hình tài chính định kỳ cho Công ty Ringier và cho Tổng Biên tập . Trợ lý Giám đốc và Ban lãnh đạo trong việc ra các quyết định tài chính đối với hoạt động SXKD Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của công ty. Hiện nay công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, toàn bộ công việc kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo tài chính. IV-Đặc điểm về sản xuất và tiêu thụ tại Thời báo Kinh tế Việt nam Sản phẩm của Thời báo Kinh tế Việt Nam bao gồm 5 ấn phẩm đã kể trên, trong đó 1 ấn phẩm là báo điện tử, hiện nay bạn đọc được khai thác thông tin miễn phí, còn lại 4 ấn phẩm báo giấy, trong đó số lượng phát hành lớn nhất và thường xuyên nhất là tờ thời báo kinh tế Việt Nam, phát hành vào sáng thứ 2, 4, 6 và 7 hàng tuần. Để đẩy mạnh công tác tiêu thụ công ty đã có áp dụng nhiều phương thức bán hàng thích hợp: Phát hành qua Công ty Phát hành Báo chí Trung ương là một kênh quan trọng và chủ yếu của Thời báo Kinh tế Việt Nam. Mỗi số, Toà soạn chuyển báo đến Công ty và phương thức thanh toán là gối đầu hàng tháng. Phương thức bán hàng trực tiếp, theo phương thức này nhân viên phát hành mời khách hàng đặt báo trực tiếp qua Toà soạn và Toà soạn tổ chức một đội phát báo đưa báo đến tận nơi đúng ngày phát hành. Khách hàng có thể trả ngay tiền hàng hoặc chậm trả, số hàng hoá đã bán không thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Bên cạnh phương thức này công ty còn áp dụng phương thức gửi đại lý. Mỗi khách hàng muốn làm đại lý cho công ty phải tiến hành làm thủ tục cần thiết đó là ký hợp đồng đại lý, đến Toà soạn nhận báo từ lúc 5 giờ sáng các ngày ra báo rồi phân phát đến các sạp nhỏ hơn để bán lẻ hoặc phát báo cho độc giả do mình tự khai thác. Những đại lý này có thể trả tiền trước và nợ tiền. Ngoài ra công ty còn sử dụng các phương thức thanh toán khác nhau tuỳ vào từng khách hàng bao gồm : Bán hàng thanh toán ngay Bán trả chậm Về giá bán: Khác với loại hình sản phẩm khác, giá bán các ấn phẩm thường ít biến động, thường được cố định theo năm. Giá bán được in trên mặt báo tại bìa cuối của tờ báo và không có giảm giá, khách hàng hưởng hoa hồng theo số lượng phát hành. Chương II : Quản lý vốn tại doanh nghiệp và Thực trạng quản lý vốn lưu động tại Thời báo Kinh tế Việt nam I. Vốn lưu động - Khái niệm và các vấn đề có liên quan 1.Tài sản lưu động Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào, trong bất kỳ lĩnh vực nào muốn tiến hành được cũng đòi hỏi phải có hai yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất đó là tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trên cơ sở các yếu tố của sản xuất này thì tài sản của một doanh nghiệp cũng được chia làm hai loại: Tài sản cố định và Tài sản lưu động. Việc quản trị và sử dụng lại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất lớn đối với việc hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch chung của doanh nghiệp. Qua thực tiễn người ta nhận thấy rằng mặc dù hầu hết các vụ phá sản, giải thể trong kinh doanh là hậu quả của nhiều nhân tố chứ không chỉ do quản lý vốn lưu động tồi. Song cũng không thể phủ nhận rằng sự bất lực trong hoạch định và kiểm soát chặt chẽ các loại tài sản lưu dộng và các khoản nợ ngắn hạn hầu như là một nguyên nhân cơ bản dẫn đến thất bại cuối cùng. 2.Vốn lưu động-Vốn lưu động thường xuyên và cách xác định 2.1.Vốn lưu động -Vốn lưu động thường xuyên Bất cứ hoạt động SXKD nào cũng cần có vốn, vậy vốn là gì? Kinh tế chính trị học quan niệm vốn là tư bản, là giá trị đem lại giá trị thặng dư. Như vậy tất cả những gì đem lại cho người sử dụng giá trị thặng dư đều được coi là tư bản hay vốn. Ngoài ra vốn còn được hiểu một cách cụ thể hơn đó là biểu hiện bằng tiền của vật tư tài sản được đầu tư vào SXKD, là giá trị ứng trước, chi phí cơ hội của việc nắm giữ tài sản, vật tư. Do vậy một cách chung nhất vốn được định nghĩa là lượng tiền ứng trước để thoả mãn các yếu tố đầu vào. Vốn được đầu tư vào quá trình SXKD dưới dạng các tài sản của doanh nghiệp và ứng với mỗi lọai tài sản được đầu tư bằng một loại vốn khác nhau đó là vốn lưu động và vốn cố định. Với định nghĩa tương đối đầy đủ ở trên ta có thể khái quát vốn lưu động là lượng tiền ứng trước để thoả mãn các nhu cầu về đối tượng lao động. Hay nói cách khác vốn lưu động chính là giá trị của tài sản lưu động Với định nghĩa này có thể thấy các bộ phận cơ bản cấu thành vốn lưu động bao gồm: Tiền mặt và các chứng khoán có khả năng thanh khoản: Tiền mặt bao gồm tiền hiện có trong két và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Chứng khoán thanh khoản cao thường là các tín phiếu kho bạc, thương phiếu ngắn hạn mà doanh nghiệp có thể dễ dàng đem bán. Các khoản phải thu: Đây là một bộ phận quan trọng, một khoản mục tất yếu trong cơ chế thị trường. Cơ sở của các khoản phải thu là các hoá đơn bán hàng và các phiếu chấp nhận trả tiền của người mua mà do nhiều lý do người bán chưa thu được tiền ngay. Dự trữ tồn kho: Dự trữ tồn kho trong một doanh nghiệp bao gồm nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Chi phí dự trữ không chỉ gồm chi phí bảo quản mà còn bao gồm cả chi phí cơ hội của vốn. Việc dự trữ mặc dầu có chi phí nhưng nó cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này sẽ được đề cập kỹ hơn trong mục quản lý vốn lưu động Như ta đã biết tài sản của doanh nghiệp được chia làm hai bộ phận là tài sản lưu động (và đầu tư ngắn hạn) và tài sản cố định (và đầu tư dài hạn). Để hình thành hai loại tài sản này đòi hỏi phải có các nguồn tài trợ tương ứng đó là các nguồn tài trợ ngắn hạn và nguồn tài trợ dài hạn Thông thường các nguồn vốn dài hạn là các nguồn vốn mà doanh nghiệp sử dụng lâu dài, còn các nguồn vốn ngắn hạn là các nguồn vốn doanh nghiệp được sử dụng trong khoảng thời gian dưới 1 năm. Nguồn vốn dài hạn này trước hết được đầu tư để hình thành nên TSCĐ, phần dư của nguồn vốn dài hạn và nguồn vốn ngắn hạn là để hình thành nên TSLĐ. Khi đó xuất hiện một khoảng chênh lệch giữa nguồn vốn dài hạn và TSCĐ bằng với chênh lệch giữa TSLĐ và nguồn vốn ngắn hạn. Phần chênh lệch này được gọi là vốn lưu động thường xuyên. Vốn lưu động thường xuyên là một chỉ tiêu tổng hợp quan trọng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó phản ánh: Doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn hay không TSCĐ của doanh nghiệp có được tài trợ vững chắc bằng nguồn vốn dài hạn hay không Ngoài chỉ tiêu vốn lưu động thường xuyên, để nghiên cứu tình hình đảm bảo vốn cho hoạt động kinh doanh người ta còn sử dụng chỉ tiêu nhu cầu vốn lưu động thường xuyên. Nhu cầu vốn lưu động thường xuyên là lượng vốn ngắn hạn doanh nghiệp cần để tài trợ cho một phần TSLĐ(TSLĐ không phải là tiền) 2.2.Cách xác định Có nhiều cách để xác định vốn lưu động song có lẽ cách đơn giản, dễ hiểu nhất là xác định vốn lưu động theo khái niệm vốn lưu động trừ đi vốn lưu động là giá trị của TSLĐ. Với cách xác định này ta có VLĐ = Tiền và các chứng khoán có khả năng thanh khoản cao + Giá trị của các khoản phải thu + Giá trị của dự trữ tồn kho (1) Ngoài ra ta còn có thể xác định vốn lưu động theo vốn lưu động thường xuyên. Như ta đã biết vốn lưu động thường xuyên là phần chênh lệch giữa nguồn vốn dài hạn và TSCĐ, giữa TSLĐ và nguồn vốn ngắn hạn. Như vậy vốn lưu động thường xuyên được xác định như sau : VLĐ thường xuyên = Nguồn vốn dài hạn – Tài sản cố định (2) = Tài sản lưu động – Nguồn vốn ngắn hạn Nhìn vào biểu thức trên ta nhận thấy vốn lưu động thường xuyên của doanh nghiệp khác với vốn lưu động ở chỗ : Vốn lưu động của doanh nghiệp thể hiện giá trị tài sản của doanh nghiệp do vậy luôn luôn dương. Trong khi đó vốn lưu động thường xuyên có thể âm hoặc dương VLĐ thường xuyên âm khi nguồn vốn dài hạn < TSCĐ cũng có nghiã là TSLĐ <nguồn vốn ngắn hạn. Điều này chứng tỏ nguồn vốn dài hạn không đủ để đầu tư cho TSCĐ, một phần TSCĐ phải đầu tư bằng nguồn vốn ngắn hạn. Đồng thời TSLĐ không đủ bù đắp nợ ngắn hạn làm cho cán cân thanh toán của doanh nghiệp mất thăng bằng, doanh nghiệp phải dùng một phần TSCĐ để thanh toán cho nợ ngắn hạn đến hạn. Rõ ràng không một doanh nghiệp nào mong muốn điều này. VLĐ thường xuyên ³ 0 khi nguồn vốn dài hạn ³ TSCĐ đồng thời TSLĐ ³ nguồn vốn ngắn hạn. Điều này chứng tỏ tình hình tài chính của công ty tương đối lành mạnh. Nguồn vốn dài hạn sau khi đầu tư vào TSCĐ sẽ đầu tư vào một phần TSLĐ. Điều này đảm bảo khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và TSCĐ của doanh nghiệp được đầu tư vững chắc bằng nguồn vốn dài hạn. Từ (2) ta có thể suy ra một cách khác để xác định vốn lưu động : Vốn lưu động = VLĐ thường xuyên + Nguồn vốn ngắn hạn (3) Vốn lưu động = Tổng nguồn vốn (tài sản) của doanh nghiệp - Tài sản cố định (4) Từ công thức (4) ta có nhận xét vốn lưu động của doanh nghiệp là phần còn lại của tổng nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể huy động được sau khi đã tài trợ cho TSCĐ. Như vậy ta có thể xác định vốn lưu động của doanh nghiệp theo 3 cách trên và cả 3 cách này cùng cho một kết quả như nhau song một công thức lại có một ý nghĩa riêng phản ánh một khía cạnh nào đó của vốn lưu động. II. Quản lý vốn lưu động trong các doanh nghiệp 1.Sự cần thiết của công tác quản lý vốn lưu động trong doanh nghiệp Vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng là điều kiện không thể thiếu để thành lập một doanh nghiệp và tiến hành các hoạt động SXKD. Trong mọi loại hình doanh nghiệp vốn lưu động được đầu tư vào TSLĐ, một bộ phận không thể thiếu được của quá trình SX, đảm bảo cho quá trình này diễn ra liên tục, đảm bảo sự vận hành của TSCĐ. Cụ thể vốn lưu động là một bộ phận chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, tức là cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy chi phí về vốn lưu động là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm sản xuất hay cung ứng. Và vì vậy quản lý vốn lưu động cũng là một cách để quản lý chi phí, giá thành... nhằm đạt được hiệu quả SXKD. Quản lý vốn lưu động lúc này được xem xét trên giác độ của quan điểm hiệu quả. Như vậy trong suốt quá trình tồn tại, sự vận động của vốn lưu động luôn gắn với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động. Vốn lưu động vận động theo mỗi giai đoạn của quá trình SX như: cung ứng vật tư, sản xuất kinh doanh, dự trữ và tiêu thụ...Với tư cách là người có vai trò quyết định đối với hiệu quả sử dụng vốn lưu động, chủ doanh nghiệp phải tính toán chặt chẽ số vốn lưu dộng phù hợp với nhu cầu sản xuất, làm thế nào để tiết kiệm vốn , tránh lãng phí, ứ đọng vốn ở các khâu, công đoạn của quá trình sản xuất, tiêu thụ. Đó cũng chính là yêu cầu, nội dung của công tác quản lý vốn lưu động 2.Nội dung của công tác quản lý vốn lưu động trong doanh nghiệp 2.1.Yêu cầu, nguyên tắc của công tác quản lý vốn lưu động Để thực hiện công tác quản lý vốn lưu động có hiệu quả nhà quản trị doanh nghiệp cần nắm được các yêu cầu, nguyên tắc của công tác này Đảm bảo đủ nguồn vốn Huy động vốn với chi phí thấp nhất Sử dụng vốn tiết kiệm và có hiệu quả 2.2.Nội dung của công tác quản lý vốn lưu động trong doanh nghiệp Mục tiêu của quản lý vốn lưu động là làm thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc sử dụng vốn lưu động. Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp cần phải trả lời cho được một loạt các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên giữ một lượng tiền mặt và dự trữ là bao nhiêu ? Doanh nghiệp có nên bán chịu hay không ? Nếu doanh nghiệp bán chịu thì điều khoản bán hàng nên như thế nào ? Doanh nghiệp nên bán chịu cho loại khách hàng nào và ở đâu ? Doanh nghiệp có nên mua chịu hay là đi vay để trả tiền ngay ? Nếu đi vay thì sẽ vay như thế nào và ở đâu ? ... Tuy nhiên trước khi trả lời tất cả các câu hỏi trên, một vấn đề lớn đầu tiên đặt ra đối với các doanh nghiệp đó là để đảm bảo vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng cho hoạt động SXKD, doanh nghiệp cần xác định nên lựa chọn nguồn tài trợ nào cho phù hợp. Vì cơ cấu, quy mô vốn của các doanh nghiệp là không giống nhau do đó sẽ là không hợp lý nếu quy định một mô hình tài trợ vốn như nhau cho tất cả các doanh nghiệp. Vì vậy điều quan trọng là các doanh nghiệp phải tự xác định cho mình một sự kết hợp các nguồn tài trợ có lợi nhất. 2.2.1. Quản lý sử dụng vốn lưu động Hai đặc trưng cơ bản của TSLĐ là tham gia vào một chu kỳ SXKD và luân chuyển 1 lần đã quyết định phương pháp quản lý đặc trưng vốn lưu động là quản lý theo định mức. Vì vậy để quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật của SX để định mức vốn cho từng đơn vị sản phẩm, từng khâu hay từng loại tài sản. 2.2.2. Quản lý dự trữ a-Vai trò của dự trữ Hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có 3 loại: nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang, thành phẩm. +Trong quá trình sản xuất, hàng hoá tồn kho là các nguyên liệu, bán thành phẩm nằm ở các công đoạn của dây chuyền sản xuất + Trong quá trình tiêu thụ, do có độ chễ giữa sản xuất và tiêu dùng, do sản xuất mang tính thời vụ...hàng hoá dự trữ tồn tại dưới dạng các sản phẩm hoàn thành. Đối với một doanh nghiệp thì dự trữ không trực tiếp, quyết định tạo ra lợi nhuận nhưng nó có vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy vì nhờ có dự trữ đóng vai trò như một bước đệm SX mà hoạt động SXKD của doanh nghiệp mới diễn ra bình thường, và do đó doanh nghiệp sẽ không bị lãng phí sức lao động, không bị mất thị trường, và sử dụng hợp lý máy móc thiết bị... Do vậy, đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tiến hành sản xuất đến đâu mua hàng đến đó mà cần phải có vật tư, hàng hoá dự trữ. Tuy nhiên trong quá trình dự trữ cũng phát sinh rất nhiều chi phí liên quan vì vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ không hiệu quả, tốn kém, ứ đọng vốn, còn nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình SXKD bị gián đoạn. Do đó đối với các doanh nghiệp việc quản lý dự trữ đòi hỏi phải xác định được lượng dự trữ tối ưu, lượng dự trữ có chi phí dự trữ thấp nhất mà vẫn đảm bảo hiệu quả SXKD. Thông thường dự trữ tồn kho trong doanh nghiệp chiếm 20% tổng tài sản của doanh nghiệp. b-Phương pháp quản lý dự trữ Hàng hóa dự trữ đối với các doanh nghiệp gồm có 3 bộ phận song quản lý dự trữ chủ yếu xoay quanh bộ phận thứ nhất là nguyên vật liệu dự trữ. Phương pháp cơ bản để quản lý dự trữ là dựa trên mô hình mức dự trữ tối ưu (E.O.Q). Mô hình được xây dưng trên giả định là các lần cung cấp hàng hoá là bằng nhau. Công tác quản lý dự trữ phải đáp ứng được nhu cầu của SXKD đồng thời phải điều chỉnh liên tục trước những thay đổi khách quan cũng như chủ quan. 2.2.3. Quản lý vốn bằng tiền a-Lý do doanh nghiệp phải dự trữ tiền mặt Tiền mặt và tài sản có giá trị như tiền mặt là những tài sản có tính thanh khoản cao nhất nhưng điều này cũng đồng nghĩa là chúng có tính sinh lời thấp nhất. Vì vậy không một doanh nghiệp nào lại muốn giữ một khối lượng tiền mặt lớn. Tuy nhiên trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn phải mua sắm các tư liệu sản xuất, do vậy doanh nghiệp dù không muốn vẫn phải giữ một lượng tiền mặt nhất định để đảm bảo khả năng thanh toán cho những khoản mua sắm này. Như vậy rõ ràng không phải giữ tiền mặt chỉ toàn là bất lợi mà ngược lại nó còn đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích nhất định mà không một doanh nghiệp nào lại từ chối. Những lợi thế đó là: Nhờ việc giữ tiền mặt, doanh nghiệp có thể chủ động trong SXKD. Cụ thể: + Giữ đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động chi trả. +Khi có đủ tiền mặt giúp cho doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu trong những trường hợp khẩn cấp, vượt qua được những khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Ngoài ra việc giữ tiền mặt còn giúp doanh nghiệp hưởng lợi thế chiết khấu khi mua hàng hoá thanh toán ngay. Giữ đủ tiền mặt còn giúp doanh nghiệp duy trì tốt các chỉ số thanh toán trong ngắn hạn, nâng cao uy tín của doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi. b-Phương pháp quản lý tiền mặt Tuy rằng tiền mặt có những lợi thế trên song về cơ bản tiền mặt là tài sản không sinh lãi do vậy trong quản lý tiền mặt việc tối thiểu hoá lượng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Quản lý tiền mặt đề cập đến việc quản lý tiền giấy và tiền gửi ngân hàng. Sự quản lý này liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các tài sản gần với tiền mặt như các chứng khoán có tính thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một bước đệm cho tiền mặt. Sở dĩ nói như vậy vì nếu tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao và khi cần thiết cũng có thể đổi úng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Như vậy trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. 2.2.4. Quản lý các khoản phải thu Trên thực tế, doanh nghiệp bán sản phẩm cho các doanh nghiệp khác nhưng không phải lúc nào cũng thu được tiền ngay. Các hoá đơn chưa thanh toán được gọi là tín dụng thương mại. Các khoản tín dụng thương mại này tạo thành các khoản phải thu của doanh nghiệp. Vì vậy quản lý các khoản phải thu chính là quản lý tín dụng thương mại – Một nội dung quan trọng của quản lý vốn lưu động. Phân tích khả năng tín dụng của khách hàng Để thực hiện cấp tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp cần phải phân tích khả năng tín dụng của khách hàng. Công việc này bắt đầu từ khi doanh nghiệp xây dựng một tiêu chuẩn tín dụng hợp lý, sau đó là việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng. Nếu khả năng tín dụng của khách hàng phù hợp với những tiêu cuẩn tối thiểu mà doanh nghiệp đưa ra thì tín dụng thương mại có thể được cấp. Tuy nhiên việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi phải đạt tới sự cân bằng thích hợp. Nếu tiêu chuẩn tín dụng đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng, và ngược lại nếu tiêu chuẩn này lại quá thấp có thể làm tăng doanh thu nhưng có rủi ro cao và chi phí cũng cao. Thông tin tín dụng: Nếu doanh nghiệp muốn biết tình hình tín dụng của khách hàng thì doanh nghiệp có thể tìm hiểu từ nhiều nguồn Báo cáo tài chính, bảng cân đối tài sản, kế hoạch ngân quỹ... Qua các ngân hàng Lịch sử thanh toán của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác... Phương pháp đánh giá tín dụng thương mại Phương pháp cho điểm Không có một công thức chung nhất để đánh giá khả năng khách hàng có thanh toán hay không. Nhưng một cách chunh nhất để đánh giá là dựa vào 5 tiêu thức sau: Phẩm chất tư cách tín dụng Năng lực trả nợ Vốn của khách hàng Thế chấp Điều kiện kinh tế Phương pháp thống kê Đây là phương pháp chỉ đơn thuần dựa trên số liệu thống kê của các năm. Thông thường các doanh nghiệp có sổ sách theo dõi về khách hàng tiềm năng và dựa trên cơ sở số liệu thông kê để đánh giá khách hàng, từ đó làm cơ sở cho việc cấp tín dụng thương mại. * Phân tích đánh giá khoản tín dụng được đề nghị Việc quyết định cấp tín dụng cho một khách hàng dựa trên cơ sở lợi ích- chi phí của luồng tiền : Trong đó : P – Giá bán đơn vị Q – Số lượng hàng hoá bán được trong trường hợp thanh toán ngay Q’– Số lượng hàng hoá bán được trong trường hợp bán chịu V– Chi phí biến đổi của 1 đơn vị sản phẩm r – Tỷ lệ phần trăm hàng bán chịu không thu được tiền c – Chi phí đòi nợ và tài trợ bù đắp cho khoản phải thu P’– Giá bán chịu ( P’=P/(1-i)) i – Chiết khấu tính theo tỷ lệ phần trăm đối với hàng trả tiền ngay R – Doanh lợi yêu cầu thu được hàng tháng Nguyên tắc chấp thuận một khoản tín dụng thương mại là NPV>0 * Theo dõi khoản phải thu Để giúp cho việc quản lý các khoản phải thu nhà quản lý phải biết cách theo dõi các khoản phải thu, trên cơ sở đó có thể thay đổi chính sách tín dung thương mại kịp thời. Thông thường người ta dựa vào các chỉ tiêu, phương pháp, mô hình sau: Kỳ thu tiền bình quân = Các khoản phải thu Doanh thu tiêu thụ bình quân ngày Trong đó : Doanh thu tiêu thụ bình quân ngày = Doanh thu Số ngày ý nghĩa : Kỳ thu tiền bình quân cho biết phải mất bao nhiêu ngày đồng tiền bán hàng trước đó mới được thu hồi. Do vậy khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên mà doanh số và lợi nhuận không tăng có nghĩa là vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng ở khâu thanh toán và doanh nghiệp phải có biện pháp can thiệp kịp thời. II-Quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Thời báo Kinh tế Việt nam 1. Thực trạng quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Thời báo KT Việt nam 1.1 Giới thiệu hoạt động phòng Tài chính-Kế toán Thời báo KT Việt nam Với quy mô không lớn, số lượng nhân viên thuộc phòng Tài chính-Kế toán của Thời báo Kinh tế Việt nam cũng không nhiều. Theo biên chế, phòng kế toán của công ty có 8 người: Giám đốc tài chính: người chịu trách nhiệm cao nhất với Tổng biên tập và Ban lãnh đạo về các báo cáo tài chính và quản lý công việc của các nhân viên như sau: Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chế độ chính sách, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán đồng thời trợ lý Giám đốc Tài chính. 1 kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mạng kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính kiêm kế toán chi phí. 2 kế toán tiêu thụ: 1 tại Hà Nội, 1 tại Thành phố Hồ Chính Minh, theo dõi thực hiện các khoản doanh thu, công nợ. Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với các đối tác đơn vị liên quan, thanh toán hoa hồng, thanh toán lương bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên chức. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt và ghi sổ quỹ. Kế toán kho (kiêm thủ kho): Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho. Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ quản lý phân tích tài chính của Thời báo theo đúng nguyên tắc, quy đinh của Nhà nước, tổng hợp doanh thu, chi phí, tính toán thu nhập của công ty, tính các khoản thuế phải nộp và các khoản đóng góp với Nhà nước. Phòng tài chính-kế toán phải thường xuyên báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho Ban lãnh đạo và công ty Ringier như các khoản phải trả, các khoản phải thu, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế hoạch tài chính trong thời gian tới... Đồng thời phòng Tài chính-Kế toán còn phải chịu trách nhiệm về những báo cáo tài chính của công ty trước Pháp luật. 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ tạ._.