Báo cáo Thực tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương (VietinBank) Thanh Xuân

Quá trình thực tập chính sẽ giúp chúng em khẳng định lại những gì đã được học tập nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết, giúp em thấy những điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết và thực tế để từ đó vận dụng những lý luận cần thiết vào thực tế. Nhờ sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn của các bác, các cô trong văn phòng cơ quan cùng với sự cố gắng của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo tổng hợp này.Tuy nhiên do trình độ kiến thức và kinh nhiệm nghiên cứu còn hạn chế nên bản báo cáo này khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự nhận xét góp ý của thầy giáo và của cán bộ lãnh đạo công ty. Với sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS: Nguyễn Hữu Hải đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo em trong quá trình thực tập và viết bản báo cáo này. Nhân đây em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới quý cơ quan cùng các bác, các cô trong văn phòng NHCT Thanh Xuân đã giúp em tìm hiểu thực tiễn và thu thập tài liệu để hoàn thiện bản báo cáo này. nội dung bản báo cáo tổng hợp bao gồm: Lời mở đầu Phần I: Tổng quan về ngân hàng công thương Thanh Xuân. Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng ngân hàng công thương Thanh Xuân. Kết luận Phần I : Tổng quan về ngân hàng công thương Thanh Xuân. Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng công thương(NHCT) Thanh Xuân Lịch sử hình thành Chi nhánh NHCT Thanh Xuân được thành lập ngày 01/4/1997 trên cơ sở nâng cấp Phòng giao dịch Thượng Đình trực thuộc Ngân hàng công thương Đống Đa.Ngày 20/2/1999 Chủ tịch HĐQT Ngân hàng công thương Việt Nam ra quyết định số 13/HĐQT-NHCT1 thành lập chi nhánh NHCT Thanh Xuân trực thuộc NHCT Việt Nam từ ngày 01/3/1999. Trụ sở của NHCT Thanh Xuân đóng tại số 275 Đường Nguyễn Trãi,Quận Thanh Xuân-Thành phố Hà nội. Nghị định 53/HĐBT ban hành ngày 26/3/1988 đã tạo tiền đề cho quá trình đổi mới trong hoạt động cuả ngành ngân hàng. Đó chính là nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, chuyển từ hệ thống nhà nước một cấp sang hệ thống nhà nước hai cấp.Và hệ thống ngân hàng công thương chính thức ra đời cùng với hệ thống ngân hàng ngoại thương, ngân hàng đầu tư và phát triển nằm trong hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam. Sau quyết định số 13/HĐQT-NHCT1 về việc thành lập NHCT Thanh Xuân trở thành chi nhánh của NHCT Hà nội hoạt động với tư cách là chi nhánh của NHCT Việt Nam. 1.2 Quá trình phát triển: Đặt ở vùng đất phía tây nam của thủ đô là một vùng có dân cư đông đúc chủ yếu là các trung tâm công nghiệp, thủ công nghiệp và các hộ tư nhân, nên hoạt động kinh doanh của NHCT Thanh Xuân có lợi thế hơn so với các ngân hàng khác trên địa bàn. Cùng với thời gian, nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ cơ cấu kinh tế xã hội đang có sự chuyển dịch tích cực. Quận Thanh Xuân cũng không nằm ngoài guồng quay đó: hệ thống cơ sở hạ tầng không ngừng được cải thiện, thu hút được nhiều các công ty liên doanh hoạt động trong những lĩnh vực như: xây dựng các khu công nghiệp chế xuất mới, xây dựng nhà ở chung cư, các siêu thị…. Đời sống dân cư ngày một nâng cao. Do đó nhu cầu về vốn của các tổ chức kinh tế cũng như dân cư là rất lớn. Qua hơn 4 năm hoạt động, NHCT Thanh Xuân đã từng bước khẳng định được vai trò của mình trong nền kinh tế, đứng vững và phát triển trong cơ chế mới, phát huy nội lực chủ động mở rộng mạng lưới giao dịch, đa dạng hoá các nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ. Mặt khác, ngân hàng còn thường xuyên tăng cường việc huy động và sử dụng nguồn vốn để thay đổi cơ cấu đầu tư, phục vụ phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo hướng Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của NHCT Thanh Xuân. 2.1 Chức năng: Chức năng chính của chi nhánh NHCT Thanh Xuân được ban hành theo quyết định số 22/QĐ-HĐQT của ngân hàng công thương Việt Nam quy định các công việc chính mà NHCT Thanh Xuân phải phụ trách là thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, kinh doanh dịch vụ vốn - tiền tệ cho các tổ chức - cá nhân trên địa bàn theo quy định của luật pháp. Để thực hiện tốt chức năng trên, NHCT Thanh Xuân phải tham gia những hoạt động cụ thể sau đây: 2.2 Nhiệm vụ: Mở tài khoản tiền gửi, nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn bằng đồng VN và ngoại tệ đối với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước và ngoài nước. Cho vay ngắn hạn, trung- dài hạn bằng đồng VN và ngoại tệ đối với khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế và các tầng lớp dân cư. Thực hiện nghiệp vụ uỷ thác cho vay, hùn vốn, góp vốn, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế. Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại, mua bán ngoại tệ, dịch vụ thanh toán quốc tế và chi trả kiều hối cho mọi đối tượng. Thanh toán ngoài hệ thống và thanh toán điện tử chuyển tiền qua mạng vi tính trong hệ thống với thời gian nhanh nhất. Dịch vụ tư vấn và đầu tư phát triển kinh doanh. Thực hiện nghiệp vụ cho vay cầm cố thế chấp động sản, bất động sản và cho vay tiêu dùng với các đối tượng dân cư. Các nhiệm vụ của chi nhánh NHCT Thanh Xuân được giao cho 7 bộ phận của đơn vị thực hiện. Các bộ phận đó thực hiện nhiệm vụ được giao để đảm bảo hoàn thành mọi công việc theo chức năng đã đề ra. 2.3 Cơ cấu tổ chức : Ngân hàng công thương Thanh Xuân được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, trong đó có những lĩnh vực hoạt động chuyên sâu như phòng quản lý tiền gửi dân cư, phòng kho quỹ… Cơ cấu tổ chức của NHCT Thanh Xuân được phản ánh trong sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức NHCT Thanh Xuân: Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng KT-TC Phòng kho quỹ Phòng HC-QT Phòng qlý TG dcư Phòng kinh doanh Phòng kiểm tra nb Phòng Kd-Đn Phòng TC-HC Qtk 79 Qtk 78 Qtk 68 Qtk 67 Qtk 66 Qtk 47 Qtk 45 Qtk 44 Qtk 40 Qtk 31 2.4 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Chi nhánh NHCT Thanh Xuân đặt trụ sở chính tại số 275 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà nội với cơ cấu tổ chức bộ máy như sau: Gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc Bảy phòng chức năng - Phòng tổ chức -hành chính - Phòng kế toán -tài chính - Phòng tiền tệ kho qũy - Phòng kinh doanh - Phòng kinh doanh-đối ngoại - Phòng quản lý tiền gửi dân cư - Phòng kiểm tra nội bộ Ngoài ra NHCT Thanh Xuân còn bố trí 10 quỹ tiết kiệm được phân bố rrên địa bàn quận Thanh Xuân để đáp ứng nhu cầu huy động vốn và cho vay đối với khách hang trong và ngoài địa bàn. Với biên chế 169 cán bộ công nhân viên NHCT Thanh Xuân là một trong những chi nhánh của NHCT Việt Nam hoạt động kinh doanh liên tục và có hiệu quả. Bên cạnh những kinh nhiệm quý báu là lòng nhiệt tình công tác của đội ngũ cán bộ công nhân viên kế tiếp nhau, là những khách hàng quen thuộc của ngân hàng kể từ ngày thành lập đã khẳng định vị thế của ngân hàng trên địa bàn có vị trí kinh tế xã hội quan trọng trong thành phố. Đó cũng là một lợi thế và thị trường tốt để NHCT Thanh Xuân ngày càng hoạt động và phát triển. Giống như các ngân hàng khác trong hệ thống NHCT Việt Nam mỗi phòng ban của NHCT Thanh Xuân đều có chức năng và nhiệm vụ riêng. Chức năng và nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng nghiệp vụ 2.4.1 Giám đốc: Là người nắm quyền hoạt động của toàn thể ngân hàng, ngoài việc quán xuyến chung các hoạt động của ngân hàng giám đốc còn trực tiếp phụ trách 4 phòng chức năng sau; - Phòng hành chính tổ chức - Phòng kiểm tra kiểm soát - Phòng kinh doanh - Phòng kinh doanh- đối ngoại 2.4.2 Phó giám đốc: Là những người có quyền hành sau giám đốc giúp việc cho giám đốc trong đó - Một phó giám đốc trực tiếp phụ trách 2 phòng chức năng Phòng tiền tệ -kho qũy Phòng tiền gửi dân cư - Một phó giám đốc trực tiếp phụ trách 2 phòng chức năng Phòng kế toán- tài chính Phòng hành chính-quản trị . Phòng tổ chức hành chính: Chức năng và nhiệm vụ của phòng là quản lý về nhân sự từ việc bố trí đến quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên .Tổ chức công tác quản lý hành chính quản trị, công tác văn thư lưu trữ lưu giữ bảo quản các chứng cứ tài liệu của cơ quan ,công tác thi đua khen thưởng kỷ luật, tiến hành mua bán bảo dưỡng các trang thiết bị tài sản.Tổ chức thường trực bảo vệ,bảo vệ sức khoẻ cho đời sống của cán bộ công nhân viên và đảm bảo vệ sinh môi trường quanh cơ quan. Phòng kế toán tài chính: Có chức năng thực hiện các nghiệp vụ về kế toán, quản lý tài khoản tiền gửi tiền vay của các tổ chức kinh tế, cá nhân mở tài khoản tại ngân hàng. Phòng kế toán được trang bị các máy tính và các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho công tác kế toán phối hợp với các phòng ban khác tiến hành mọi nghiệp vụ hạch toán kế toán thanh toán giám sát các khoản vay. Đây là nơi cung cấp thông tin chính xác nhất về các nghiệp vụ tình trạng thu chi của ngân hàng cho ban lãnh đạo của NHCT Thanh Xuân để có biện pháp chỉ đạo cụ thể đem lại hiệu quả kinh tế cao. Phòng tiền gửi dân cư: Có chức năng huy động tiền gửi trong dân cư theo nhiều phương thức khác nhau; tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, tiền tiết kiệm có kỳ hạn về cả nội và ngoại tệ, phát hành kỳ phiếu trái phiếu. Đồng thời phòng còn có nhiệm vụ quản lý 10 quỹ tiết kiệm trên địa bàn những khu vực động dân cư để thu hút vốn nhàn rỗi trong dân cư và những quỹ tiết kiệm này đã phát huy vai trò đáng kể cho ngân hàng trong việc huy động vốn. Phòng kinh doanh đối ngoại: Để phù hợp phát triển không ngừng của nền kinh tế mở và cạnh tranh với các ngân hàng khác trên cùng địa bàn chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã lập nên phòng kinh doanh đối ngoại, phòng có chức năng tham gia thanh toán quốc tế đồng thời trực tiếp tham gia vào việc kinh doanh ngoại tê của ngân hàng. Ngoài ra, phòng còn thực hiện việc kiểm tra hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng kinh tế với nước ngoài mở L/C chuyển kiểu hối thanh toán séc du lịch đảm bảo công tác xuất nhập khẩu.Do tính chất thông thương trong quan hệ mậu dịch giữa các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước, phòng đã phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh đối nội trong công tác thẩm định kiểm tra về khách nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Để nâng cao chất lượng kinh doanh phòng cũng tham gia tạo tiền gửi cho khách hàng thông qua mở các tài khoản để đảm bảo thanh toán L/C ký quỹ bảo lãnh. Phòng kinh doanh. ở bất cứ một NHTM Việt Nam nào thì đây cũng là phòng có hoạt động kinh doanh tiền tệ quan trọng nhất. Nó có tỷ lệ lợi nhuận tương đối cao nhưng lại đồng thời có rủi ro lớn. Đối với chi nhánh NHCT Thanh Xuân thì phòng này được coi là phòng “mũi nhọn”và chịu sự điều hành của Giám đốc ngân hàng. Phòng được chia thành 3 mảng hoạt động - Tín dụng công nghiệp - Tín dụng thương nghiệp - Tín dụng ngoài quốc doanh Phòng có chức năng cung cấp cho các cá nhân tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế theo đúng quy định của pháp luật bao gồm: - Cho vay tư nhân - Cho vay doanh nghiệp nhà nước - Cầm cố trái phiếu - Cho vay sinh viên Với quyết tâm nâng cao chất lượng tín dụng đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và an toàn vốn cán bộ phòng kinh doanh hết sức tận tâm với công việc nhanh chóng giải quyết những hồ sơ xin vay vốn. Đồng thời kết hợp với ban lãnh đạo trình NHCT Việt Nam những trường hợp vượt quá thẩm quyền. Phòng tiền tệ kho qũy: Được tổ chức một cách gọn nhẹ khoa học nhất, tiện lợi nhất…Cho nên cán bộ công nhân viên đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.Bên cạnh hoạt động thu chi tiền mặt, ngân phiếu được thực hiện rất ngiêm túc thì vấn đề giữa tiền và bảo quản tiền rất quan trọng. Vào cuối ngày làm việc tiền được luân chuyển từ các quỹ tiết kiệm về phòng giao dịch, bộ phận giao dịch trực tiếp tiến hành kiểm đếm lập sổ sách lưu kho đảm bảo an toàn tuyệt đối. Đầu ngày giao dịch sau tiền lại chuyển tới nơi giao dịch đảm bảo thường xuyên cho khách hàng không để xảy ra bất kỳ một sai sót nào.Do thường xuyên tiếp xúc với tiền nên vấn đề đạo đức được đặt nên hàng đầu nhiều gương tốt trả tiền thừa cho khách hàng khiến khách hàng yêu mến và cảm phục tạo nên chữ tín cho toàn ngân hàng. Phòng kiểm tra kiểm soát: Giám đốc ngân hàng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng kiểm tra kiểm soát. Phòng có chức năng giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của ngân hàng góp phần đảm bảo việc kinh doanh đúng pháp luật. Đối với công tác kế toán kho qũy quản lý tiền gửi dân cư hàng tháng đều được kiểm tra một cách chặt chẽ. Những sai sót trong thanh toán chứng từ đều được điều chỉnh kịp thời đảm bảo chế độ hạch toán chứng từ quy định. Ngoài ra có nhiệm vụ cung cấp số liệu chính xác cụ thể về hoạt động kinh doanh của ngân hàng cho ban lãnh đạo, giúp ban lãnh đạo có những phương hướng tổng hợp để xử lý vấn đề kịp thời để ngân hàng hoạt động hiệu quả nhất. 3) Tình hình hoạt động kinh doanh của NHCT Thanh Xuân 3.1 Các lĩnh vực hoạt động chính của chi nhánh NHCT Thanh Xuân 3.1.1. Cho vay ngắn hạn - dài hạn - trung hạn đối với mọi thành phần kinh tế và các tầng lớp dân cư. 3.1.2. Nhận gửi tiết kiệm không kỳ hạn có kỳ hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước . 3.1.3. Dịch vụ mở tài khoản, uỷ thác cho vay, mua bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế cho mọi đối tượng. Cho vay sinh viên và các nghiệp vụ cho vay khác. Kết qủa hoạt động kinh doanh của NHCT Thanh Xuân: Những năm đầu thực hiện kế hoạch 5 năm (2001-2005) đã kết thúc, tuy gặp nhiều hạn chế nền kinh tế nước ta vẫn tiếp tục ổn định và phát triển. Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh ngân hàng cũng gặp không ít khó khăn, để cạnh tranh nhiều ngân hàng đã hạ lãi xuất cho vay xuống quá thấp so với mức sàn chung của thị trường, các tiêu chuẩn tín dụng cũng được nới lỏng để thu hút khách hàng, lãi suất USD sút giảm liên tục trong năm 2001 trên thị trường thế giới đã tác động tiêu cực đến việc kinh doanh ngoại tệ của các ngân hàng thượng mại. Trong bối cảnh chung của nền kinh tế và của các ngân hàng thương mại, hoạt động của chi nhánh NHCT Thanh Xuân trong những năm đầu của thế kỷ này với nhiều biện pháp chủ động ,tích cực vượt qua khó khăn, đã hoàn thành toàn diện, vượt mức các chỉ tiêu của NHCT Việt Nam giao, cụ thể: 3.2.1 Huy động vốn : Mức tăng trưởng nguồn vốn huy động năm 2002 đã vượt chỉ tiêu của NHCT giao, nguồn vốn huy động của chi nhánh vẫn tăng trưởng ổn định và đáp ứng nhu cầu đầu tư tín dụng cho các doanh nghiệp. Cụ thể biểu hiện qua bảng số liệu sau: Bảng1:Tình hình huy động vốn Đơn vị tính:triệu đồng TT Các hình thức huy động năm 2001 năm 2002 Chiếm tỉ trọng /(%) Tốc độ tăng(%) 1 Tiền gưi dân cư 454.997 610.840 72.19 132.2 2 Tiền gửi của các tổ chức kinh tê 174.403 212.486 25.48 121.8 3 Tổng vốn huy động 629.400 833.655 132.5 - VN đồng 422.978 554.354 131.1 - Ngoại tệ 206.422 297.301 135.3 Nguồn:Phòng kế toán, tài chính- Báo cáo tài chính năm 2002 Nhìn chung, chỉ tiêu huy động vốn năm 2002 của NHCT Thanh Xuân đã hoàn thành và vượt mức kế hoạch nhưng về cơ cấu nguồn vốn huy động vẫn chứa đựng yếu tố bất lợi cho hoạt động kinh doanh đó là tỷ trọng nguồn có tiền gửi có kỳ hạn lãi suất cao chiếm 58,47% tổng nguồn vốn huy động, nguồn tiền gửi ngoại tệ chiếm tỷ trọng 33,51% tổng nguồn huy động,song hầu như các doanh nghiệp không vay ngoại tệ mà chủ yếu vay bằng Việt Nam đồng do lo ngại biến động về tỷ giá giữa đồng đô la Mỹ và đồng Việt Nam, do vậy nguồn ngoại tệ huy động được chi nhánh thường phảo điều chuyển về NHCT Việt Nam. 3.2.2 Các khoản đầu tư và cho vay: Các khoản đầu tư và cho vay năm 2002 đã đạt mục tiêu tăng trưởng của NHCT Việt Nam, vừa đáp ứng đầy đủ kịp thời vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vừa đáp ứng nhu cầu kinh doanh của ngân hàng, đóng góp phần đáng kể trong việc củng cố hỗ trợ doanh nghiệp phát triển,đảy mạnh công nghiệp hoá- hiện đại hoá theo chương trình phát triển kinh tế của Nhà nước nói chung,Thủ đô Hà nội nói riêng. Các khoản đầu tư và cho vay tính đến 31/12/2002 đạt 750.649 triệu đồng tăng 314.494 triệu đồng so với năm 2001 với tốc độ tăng 172,1%. Bảng 2:Các khoản đầu tư và cho vay Đơn vị tính:triệu đồng Các hình thức 2001 2002 Tốc độ tăng(%) Cho vay nền kinh tế 430.583 62.707 153,9 - VN đồng 377.099 569.712 151,07 - Ngoại tệ 554.43 92.955 173,87 Trong đó: - Các khoản đầu tư đạt 87.924 triệu đồng chủ yếu là uỷ thác cho vay đối với Công ty Tài chính Công nghiệp tàu thuỷ, một nghiệp vụ mới lần đầu tiên được ngân hàng nhà nước và ngân hàng công thương Việt Nam cho phép chi nhánh Thanh Xuân được thực hiện từ năm 2002.Thông qua Công ty Tài chính Công nghiệp tàu thủy,vốn của ngân hàng đã đầu tư đóng mới 2 con tàu 6.300 tấn và 1 con tàu11.500 tấn, vốn vay thực sự đáp ứng kịp thời, hiệu quả góp phần nâng cao năng lực vận tải và hiện đại hoá ngành vận tải biển Việt Nam theo đúng chỉ đạo và chủ trương đã được Thủ Tướng Chính Phủ phê duyệt và yêu cầu triển khai rất khẩn trương. Bảng 3:Cơ cấu dư nợ Đơn vị tính:triệu đồng Các hình thức cho vay năm 2001 năm 2002 Tốc độ tăng(%) Cho vay ngắn hạn 352.975 511.057 144,78 Cho vay trung và dài hạn 77.248 151.650 196,32 Trong 2 năm qua, tình trạng cạnh tranh ngày càng gay gắt quyết liệt và diễn ra từng ngày giữa các ngân hàng Thương mại về lãi suất cho vay, phí chuyển tiền, nới lỏng điều kiện tín dụng để nhằm lôi kéo khách hàng, tăng thị phần đầu tư tín dụng. Nhưng chi nhánh NHCT Thanh Xuân với những biện pháp chủ động đoán trước thời cơ, linh hoạt trong việc sử dụng chính sách khách hàng tích cực vượt qua khó khăn để giữ vững và không ngừng tăng thị phần đầu tư tín dụng. Có được kết quả trên là do toàn chi nhánh đã coi trọng và đặc biệt quan tâm tới công tác tín dụng tích cực khai thác quan hệ với khách hàng để nắm bắt các phương án, dự án khả thi, đảy mạnh cho vay các thành phần kinh tế; đặc biệt tiếp cận thẩm định các dự án lớn, các công trình trọng điểm của Nhà nước: như dự án cho vay đồng tài trợ mở rộng nhà máy nhiệt điện Uông Bí với tổng số tiền sẽ giải ngân 600 tỷ đồng; cho vay cơ cấu lại nợ vay nước ngoài của liên doanh khách sạn Thống nhất Metropole trị giá 5 triệu USD; cho vay các doanh nghiệp để mua sắm máy móc thiết bị thi công xây dựng trị giá hàng chục tỷ đồng như: đối với công ty thi công cơ giới xây lắp, tổng công ty LICOGI, công ty xây dựng số 6 Thăng long…. Chi nhánh đã vận dụng và thực hiện năng động chính sách khách hàng, tiếp tục đổi mới nâng cao chất lượng phục vụ. Kịp thời điều chỉnh lãi suất đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh với các ngân hàng thương mại khác trên địa bàn. Chấp hành đúng qui định của pháp luật các chính sách chế độ của ngành ngân hàng. Không ngừng học tập thể lệ chế độ, chính sách làm tốt công tác kiểm tra, tư vấn hoạt động khách hàng. 3.2.3 Hoạt động kinh doanh đối ngoại Hoạt động kinh doanh ngoại tệ trong những năm vừa qua gặp rất nhiều khó khăn nguồn ngoại tệ khan hiếm tỷ giá các loại ngoại tệ đặc biệt là Đôla Mỹ diễn ra phức tạp với biên độ lớn, cạnh tranh giữa các ngân hàng ngày càng gay gắt. Mục tiêu kinh doanh ngoại tệ của NHCT Thanh Xuân nhằm mục đích đa dạng hoá nghiệp vụ kinh doanh và khách hàng không hoàn toàn lấy lãi kinh doanh ngoại tệ làm tiêu chí mà vì hiệu quả chung của chi nhánh doanh số mua ngoại tệ năm 2002 đạt 117.012.000 USD và ngoại tệ quy đổi khác tăng gấp 3 lần so với năm 2001. Nghiệp vụ mở và thanh toán L/C nhập khẩu; năm 2002 phát hành 140 L/C trị giá 32.997.487 USD bằng 266% so với năm 2001, giá trị thanh toán 20.788.012 USD bằng 174% so với năm 2001. Chi trả kiều hối năm 2002 trên 200 món trị giá 893.564 USD. Công tác thanh toán quốc tế năm 2002 đảm bảo 100% các giao dịch thanh toán quốc tế chính xác, an toàn, chấp hành luật pháp quốc gia thông lệ quốc tế liên quan đến lĩnh vực thanh toán quốc tế. Công tác tư vấn, hướng dẫn khách hàng áp dụng và thực hiện các phương tiện thanh toán thương mại quốc tế có lợi cho khách hàng và an toàn vốn tạo tạo niềm tin cho khách hàng đến giao dịch. Kết quả tổng lợi nhuận dịch vụ kinh doanh đối ngoại chiếm gần 20% tổng lợi nhuận của chi nhánh. 3.2.4 Hoạt động tiền tệ kho quỹ: Công tác thu chi tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của dân cư và các tổ chức kinh tế được phòng Tiền tệ kho quỹ đảm bảo thu chi kịp thời không để xảy ra tồn đọng để khách hàng phải chờ đợi. Việc kiểm đếm, vận chuyển bảo quản tiền và chứng từ có giá; thu chi an toàn tuyệt đối chấp hành nghiêm chỉnh về chế độ quản lý chìa khoá, chế độ vào kho quy định quản lý kho, mở và theo dõi sổ sách nghiêm túc và tuân thủ triệt để đúng quyết định số 247 của thống đốc NHNN Việt Nam quy định về chế độ kho quỹ. Kết quả công tác thu chi tiền mặt của NHCT Thanh Xuân được biểu hiện qua bảng sau: Bảng 4:Kết quả thu- chi tiền mặt Đơn vị tính :triệu đồng TT Hình thức thu chi năm 2001 năm 2002 So sánh Số lượng Tốc độ (%) 1 Tổng thu tiền mặt và ngân phiếu 1.231.716 1.698.587 + 460.871 + 138 2 Tổng chi tiền mặt và ngân phiếu 652.320 1.122.587 + 470.267 + 172 3 Bội thu tiền mặt và ngân phiếu 633.600 576.000 - 57.600 - 10 Nguồn: Phòng tiền tệ, kho quỹ Mặc dù khối lượng tiền mặt, ngân phiếu và ngoại tệ qua quỹ ngân hàng là rất lớn tốc độ tăng rất cao so với cùng kỳ năm trước nhưng cán bộ nhân viên phòng tiền tệ kho quỹ vẫn đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu thu chi cho khách hàng an toàn chính xác. Phát huy phẩm chất người cán bộ ngân hàng trong những năm qua có rất nhiều cán bộ kiểm ngân trả tiền thừa cho khách hàng như chị Nguyễn thu Hương trả 14 món với tổng số tiền là 21.480.000đồng và 300 USD, chị Nguyễn thuý Dung trả 15 món tiền với tổng số tiền là 15.350.000đồng… đã đem lại sự tin cậy cho khách hàng. 3.2.5 Hoạt động kế toán tài chính: Trong năm 2002 số lượng khách hàng mới đến giao dịch và chuyển tiền tăng 356 khách hàng so với năm 2001 khối lượng luân chuyển rất lớn với doanh số thanh toán qua ngân hàng 14.643.145 triệu đồng trong đó thanh toán không dùng tiền mặt đạt 11.943.470 triệu đồng chiếm 81,56% khối lượng thanh toán qua ngân hàng trong năm 2002. Công tác kế toán tài chính chấp hành tốt chế độ pháp lệnh kế toán đảm bảo tính chính xác phản ánh trung thực kết quả kinh doanh. Công tác thông tin điện toán đã triển khai kịp thời tại quỹ tiết kiệm 44, 47, 31, mở giao dịch cho 2 quỹ tiết kiệm 78,79. 4) Đánh giá kết quả kinh doanh của NHCT Thanh Xuân : Qua hơn 4 năm hoạt động dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc chi nhánh NHCT Thanh Xuân, cùng với sự cố gắng nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên toàn chi nhánh đã có những sự chuyển biến đáng khích lệ. Kết quả hoạt động của chi nhánh đạt cao nhất trong những năm gần đây: tổng nguồn vỗn huy động tăng 132,45%; các khoản đầu tư và cho vay tăng 172%, lợi nhuận hoạch toán đạt 103%. Tuy nhiên bên cạnh đó khó khăn còn nhiều những thách thữc mới trước cơ chế thị trường và xu thế hội nhập ngày càng gay gắt đòi hỏi NHCT Thanh Xuân phải nắm bắt kịp thời để phát triển và khẳng định được vị trí . Đánh giá những ưu điểm: - Việc xây dựng các mục tiêu phù hợp với nhiệm vụ chung của chi nhánh tạo được sự đoàn kết nhất trí triển khai các nhiệm vụ đề ra quyết tâm thực hiện của tập thể công nhân viên chức. - Sự phối hợp làm việc giữa ban lãnh đạo và các phòng ban được triển khai nhịp nhành có hiệu quả tạo thành sức mạnh tổng hợp của chi nhánh. - Bộ máy các phòng ban không ngừng hoàn thiện trình độ, nâng cao khả năng nhận thức quán triệt quy chế đặc biệt là vấn đề an toàn trong kinh doanh là mục tiêu số một, đã phát huy tính sáng tạo của từng cá nhân của tập thể. - Hệ thống thông tin được truy cập nhanh nhất đem lại sự chính xác cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng. - NHCT Thanh Xuân luôn luôn coi trọng vấn đề duy trì ổn định khách hàng cùng nhau quan hệ hợp tác chia sẽ và cùng có lợi. Nhược điểm: - Với một ngân hàng thì vốn là vấn đề vô cùng quan trọng ở NHCT Thanh Xuân tình trạng về cơ cấu nguồn vốn huy động chứa nhiều yếu tố bất lợi cho hoạt động kinh doanh đó là tỷ trọng nguồn tiền gửi có kỳ hạn lãi suất cao chiếm 58,47% tổng nguồn vốn huy động, nguồn tiền gửi ngoại tệ chiếm tỷ trọng 33,51% tổng nguồn huy động điều đó khiến cho các doanh nghiệp không vay ngoại tệ mà chủ yếu vay bằng đồng Việt Nam. Do vậy nguồn ngoại tệ huy động chi nhánh thường phải chuyển về NHCT Việt Nam. - Cơ cấu đầu tư của NHCT Thanh Xuân phải quan tâm đến phần dư nợ khó đòi để đảm bảo tình trạng luân chuyển vốn. - Một số ít cán bộ nhân viên còn thiếu nhiệt tình trong nhiệm vụ được giao, ý chí phấn đấu chưa cao. Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập tổng hợp, phân tích xử lý, ra quyết định và chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt được muc tiêu nhất định. Như ta đã biết bất kỳ một tổ chức đơn vị nào được thành lập đều phải đảm nhận một chức năng nhất định và để tồn tại và phát triển được thì tổ chức đơn vị đó phải hoàn thành nhiệm vụ cụ thể để thực hiện chức năng của mình.Văn phòng nói chung có 3 chức năng chính; chức năng tổng hợp, tham mưu, chức năng hậu cần . Công tác văn phòng của NHCT Thanh Xuân tập trung ở phòng hành chính quản trị và cũng thực hiện 3 chức năng trên. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng NHCT Thanh Xuân 1.1 Chức năng: Văn phòng của NHCT Thanh Xuân có chức năng tổ chức thực hiện sự điều hành của ban lãnh đạo NHCT Thanh Xuân, giúp việc cho giám đốc quản lý công tác nội vụ trong toàn cơ quan, hành chính và công tác hậu cần tại ngân hàng. 1.2 Nhiệm vụ - Tham dự các cuộc họp để tổng hợp thông tin cho lãnh đạo soạn thảo các văn bản được giao trình giám đốc duyệt và cho ban hành.Tiếp nhận thông tin chỉ đạo của ban lãnh đạo đến các đơn vị. - Xây dựng chương trình và tổng hợp tình hình hoạt động theo dõi công tác hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo sơ kết tổng hợp của NHCT Thanh Xuân. Đồng thời theo dõi đôn đốc báo cáo ban lãnh đạo việc thực hiện chương trình công tác của các đơn vị tại ngân hàng. - Thực hiện quản lý hành chính xử lý công văn đi, công văn đến,tổ chức công tác lưu trữ, lễ tân, in ấn, quản lý sử dụng con dấu của ngân hàng theo đúng quy định. - Thực hiện công tác canh gác bảo vệ, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản và an ninh trật tự tại NHCT Thanh Xuân. - Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu qủa cơ sở vật chất kỹ thuật. Lập kế hoạch mua sắm các phương tiện công cụ làm việc, quản lý các phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn hiệu quả và tiết kiệm. -Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng. -Thực hiện nhiệm vụ khác do giám đốc giao. Tổ chức bộ máy văn phòng NHCT Thanh Xuân: 2.1 Cơ cấu tổ chức: Văn phòng NHCT T.Xuân Bảo vệ Đội xe Lễ tân Tạp vụ Bác sỹ Văn thư Quản trị Phó phòng Trưởng phòng 2.2 Bố trí nhân sự Trong bản quy chế hoạt động của văn phòng trưởng phòng đã trình lên ban giám đốc duyệt , cơ cấu cán bộ công nhân viên trong văn phòng gồm 23 người như sau: Trưởng phòng: 1 người Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo ngân hàng về việc điều hành, quản lý và phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng. - Tổng hợp tình hình chung của ngân hàng để báo cáo lãnh đạo tham gia các cuộc họp mà ban lãnh đạo tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị. Ra các thông báo mời họp, hội nghị và các quyết định của cuộc họp, hội nghị theo kết luận của người chủ trì cuộc họp. - Xây dựng kế hoạch trung hạn và dài hạn các văn bản pháp chế và chính sách, chế độ quản lý và hoạt động kinh doanh tiền tệ chứng khoán… theo chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành. - Xây dựng lịch, chương trình làm việc hàng tuần cho ban giám đốc. - Tham mưu cho ban lãnh đạo ngân hàng xây dựng cơ chế quản lý hoạt động kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao. - Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ-tổng kết, hội nghị chuyên đề và các cuộc hội nghị đoàn thể. - Tổ chức tốt công tác đối nội và đối ngoại của ngân hàng, ký các văn bản sao lục hướng dẫn thực hiện, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên cơ quan. Phối hợp cùng các bộ phận trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ do ban lãnh đạo giao. Phó phòng: 1 người Giúp trưởng phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng, thay mặt trưởng phòng để giải quyết điều hành công việc chung khi trưởng phòng đi vắng.Tổ chức thực hiện, hướng dẫn theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. -Trực tiếp phụ trách mạng lưới y tế, các phong trào thi đua của ngân hàng. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc … theo dõi quản lý tài sản trong các phòng ban của cơ quan. - Hàng năm thực hiện kế hoạch kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho NHCT Thanh Xuân trong quá trình làm việc. Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, sữa chữa lớn về nhà cửa, ôtô, in lịch sổ tay…. Bộ phận quản trị: 1 người Chịu sự chỉ đạo của trưởng phòng và phó phòng được phân công phụ trách có nhiệm vụ cùng với các bộ phận khác trong văn phòng thực hiện tốt chức năng quản lý và tham mưu khai thác sử dụng hợp lý hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc tại NHCT Thanh Xuân. - Bộ phận này có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài sản mức tiêu thụ điện nước xăng dầu hàng tháng của ngân hàng. Thường xuyên kiểm tra xây dựng kế hoạch định kỳ để trình lãnh đạo và tổ chức thực hiện việc sữa chữa bảo dưỡng các thiết bị và công cụ làm việc đảm bảo an toàn tiết kiệm và đủ tiêu chuẩn làm việc.Tổ chức việc mua sắm tài sản các trang thiết bị công cụ làm việc ấn phẩm phục vụ theo yêu cầu công tác. - Định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản 6 tháng 1 lần và bàn giao tài sản cho các phòng sử dụng tài sản để quản lý. Bộ phận văn thư lưu trữ: 2 người Chịu trách nhiệm các công việc sau; Nhận công văn đến: - Mở sổ theo dõi từng loại công văn, đóng dấu công văn đến chuyển toàn bộ công văn đến cho trưởng phòng để thực hiện phân công văn. - Chuyển đến các đơn vị liên quan khi đã được duyệt. - Tiếp nhận các công văn, thư, bưu phẩm. - Nhận fax chuyển đi các phòng liên quan Chuyển công văn đi - Mở sổ theo dõi công văn đi, vào sổ công văn do các phòng chuyển và lưu công văn gửi. - Trực tiếp chuyển công văn đến nơi nhận khi có lệnh khẩn cấp. - Quản lý con dấu trong cơ quan và đóng dấu đựng quyết định. - Lưu giữ các văn bản đã đóng dấu NHCT Thanh Xuân và gửi đi theo quy định. - Chuyển các thông báo mời họp đến các đơn vị tại NHCT Thanh Xuân theo chỉ đạo của trưởng phòng. - Phân phối báo hàng ngày cho các phòn._.