Báo cáo Thực tập tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

1994 theo uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ nhằm tăng cường tích tụ tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao, nâng cao khả năng hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Ngân hàng Ngoại thương đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Ngân hàng Ngoại thương có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam và tên riêng là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh : Bank for foreign trade of Viet Nam - viết tắt là Vietcombank có trụ sở chính tại Hà Nội: số 198 Trần Quang Khải - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Vốn điều lệ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được chính phủ ấn định là 1100 tỷ VND và chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn và tài sản thuộc sở hữu của nhà nước do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam quản lý. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có thời gian hoạt động là 99 năm kể từ ngày Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký quyết định thành lập lại theo mô hình tổng công ty nhà nước. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chịu sự quản lý nhà nước của Ngân hàng Nhà nước và của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc TW theo chức năng quy định, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với tư cách là cơ quan thực hiện quyền chủ sở hữu đối với doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại luật doanh nghiệp nhà nước và các quy định khác của chính phủ. Từ khi thành lập đến nay Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam luôn được biết đến như là một ngân hàng thương mại uy tín nhất. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được nhà nước xếp hạng là một trong 23 doanh nghiệp đặc biệt, là thành viên hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, thành viên hiệp hội Ngân hàng Châu á. Với phương châm luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam trong những năm qua đã có nhiều chuyển biến mạnh mẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, phát triển mạng lưới chi nhánh tại tất cả các thành phố chính, hải cảng quan trọng và trung tâm thương mại, duy trì quan hệ đại lý với hơn 1000 ngân hàng tại 85 nước trên thế giới, trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại nhất trong các Ngân hàng Việt Nam , được nối mạng SWIFT quốc tế và nhất là có một đội ngũ cán bộ luôn nhiệt tình và được đào tạo lành nghề. Nhờ vậy, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có khả năng cung cấp cho khách hàng các loại sản phẩm của Ngân hàng với chất lượng cao nhất, giữ vững niềm tin của bạn hàng trong và ngoài nước. II. Bộ máy tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Chủ tịch hội đồng quản trị Thành viên Thành viên kiêm Tổng Giám đốc Thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát Thành viên Bộ máy tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam theo mô hình của Tổng công ty 90 có các chi nhánh trực thuộc, các đơn vị hạch toán độc lập. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được lãnh đạo bởi Hội đồng quản trị và điều hành bởi Tổng Giám đốc. Hội đồng quản trị thành lập ban kiểm soát để giúp Hội đồng quản trị kiểm soát được hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương. Mô hình tổ chức này phù hợp với quy định của luật các tổ chức tín dụng và môi trường kinh doanh mới của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Sơ đồ tổ chức Trụ sở chính Hội đồng quản trị Phòng tổng hợp thanh toán Phòng kiểm tra nội bộ Ban kiểm soát Phòng tổng hợp và phân tích kinh tế Phòng quản lý tín dụng Phòng đầu tư chứng khoán Phòng vốn Ban Tổng Giám đốc Phòng công nợ Phòng quan hệ quốc tế Phòng kế toán tài chính Phòng tín dụng quốc tế Phòng kế toán quốc tế Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo Phòng quản lý thẻ Văn phòng Hội đồng tín dụng Trung tâm thanh toán Phòng quản trị Trung tâm tin học Phòng báo chí Phòng quản lý các đề án Phòng pháp chế Phòng quản lý công nghệ Phòng thông tin tín dụng Mạng lưới trong nước Các công ty con Các chi nhánh Sở giao dịch Mạng lưới nước ngoài Các công ty tài chính (Hongkong) Văn phòng đại diên (Paris,Moscow,singapore) III. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Căn cứ Nghị định số 35/CP ngay 9/2/1981 của Hội Đồng Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Bộ trưởng và chức năng của Bộ trong một số lĩnh vực quản lý nhà nước. Căn cứ Quyết định số 163/CP ngày 16/6/1977 của Hội Đồng Chính phủ quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy Ngân hàng Nhà nước và Nghị định số 115/CP ngày 30/10/1962 về việc thành lập Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Theo đề nghị của các đồng chí Chủ tịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam , Vụ trưởng Vụ Tổ chức và cán bộ Ngân hàng Nhà nước và Giám Đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước thành phố Hà Nội. Theo Quyết định số 177/NHQĐ ngày 22/12/1984 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thành lập Chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội với: Tên giao dịch quốc tế : Vietcombank Hà Nội. Trụ sở giao dịch Số 78 Nguyễn Du – Hoàn Kiếm – Hà Nội. Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội chính thức hoạt động từ ngày 1\3\1985 bao gồm 5 phòng. Phòng Kế hoạch và Tín dụng Phòng Thanh toán quốc tế Phòng Kế toán tài vụ Phòng Hành chính - Nhân sự Tổ quỹ tiền mặt và bàn thu đổi ngoại tệ tại sân bay quốc tế Nội Bài. Theo quyết định số 19/TCCB ngày 26/9/1988 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về thống nhất cơ cấu tổ chức của các Chi nhánh trong đó Chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội có 5 phòng: Phòng Kế hoạch và Tín dụng Phòng Thanh toán quốc tế Phòng Kế toán tài vụ Phòng Ngân quỹ Phòng Hành chính - Nh ân sự Và ngày 14/11/1993 khai trương 2 bàn thu đổi ngoại tệ: Bàn số 50 Tràng Tiền Bàn số 11 Hào Nam – Giảng Võ Theo Quyết định số 181/TCCB ngày 25/7/1995 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, đổi tên Phòng Thanh toán quốc tế thành Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu kể từ ngày 1/8/1995 Theo Quyết định số 180/TCCB ngày 25/7/1995 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thành lập Phòng Kinh doanh Dịch vụ Ngân hàng kể từ ngày 1/8/1995. Do đó kể từ ngày 1/8/1995 Chi nhánh có 6 Phòng: Phòng Kế hoạch và Tín dụng Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu Phòng Kế toán tài vụ Phòng Ngân quỹ Phòng Hành chính - Nh ân sự Phòng Kinh doanh Dịch vụ Ngân hàng và 3 bàn thu đổi ngoại tệ. Theo Quyết định 197/TCCB-DT ngày 2/7/1998 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thành lập Phòng Giao dịch số 2 Hàng Bài kể từ ngày 15/7/1998 (sáp nhập 2 bàn thu đổi ngoại tệ Giảng Võ và Tràng Tiền). Đến ngày 1/9/1998 Vietcombank Hà Nội có 7 phòng: Phòng Kế hoạch và Tín dụng Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu Phòng Kế toán tài vụ Phòng Ngân quỹ Phòng Hành chính - Nh ân sự Phòng Kinh doanh Dịch vụ Ngân hàng Phòng Giao dịch số 2 Hàng Bài Và 1 bàn thu đổi ngoại tệ tại sân bay quốc tế Nội Bài. Theo Quyết định số 287/QĐ/TCCB-DT ngày 27/7/2000 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thì tổ chức bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội gồm có các phòng sau: Phòng Tín dụng - Tổng hợp Phòng Kế toán và Tài chính Phòng Thanh toán Xuất Nhập khẩu Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Ngân quỹ Phòng Tin học Phòng Dịch vụ Ngân hàng Phòng Giao dịch số 2 Hàng Bài Tổ Kiêm tra và Kiểm toán nội bộ Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội do Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng.Tham mưu cho Giám đốc có từ 2 đến 3 Phó Giám đốc. Mỗi phòng do Trưởng phòng điều hành và có một số Phó trưởng phòng giúp việc. IV. Sơ đồ tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Sơ đồ tổ chức Phòng kế hoạch và tín dụng Ban Giám đốc Phòng kế toán và tài chính Phòng thanh toán xuất nhập khẩu Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ Phòng hành chính nhân sự Phòng tin học Phòng kinh doanh dịch vụ ngân hàng Phòng ngân quỹ Phòng giao dịch số 2 Hàng Bài Bàn thu đổi ngoại tệ tại sân bay quốc tế Nội Bài Phần II – Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội và các phòng ban của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. I. Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Theo điều 2 –Quyết định số 177 NH-QĐ do Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành quy định chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. 1. Giúp Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam nghiên cứu, tổng hợp những vấn đề kinh tế đối ngoại, ngoại thương và ngoại hối tại thành phố Hà Nội và phối hợp với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước thành phố Hà Nội nghiên cứu, tổng hợp và tham mưu cho cấp uỷ, chính quyền địa phương và Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước về chủ trương, chính sách, kế hoạch và biện pháp phát triển các quan hệ kinh tế đối ngoại, ngoại thương và ngoại hối của Hà Nội. Trên cơ sở đó, tăng cường các nghiệp vụ Ngân hàng phục vụ sản xuất, đẩy mạnh xuất nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ đối ngoại, tăng thu ngoại tệ, góp phần phát triển kinh tế địa phương. 2. Tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước của ngân hàng trong lĩnh vực ngoại hối tại địa phương; xem xét và xử lý các vụ việc vi phạm điều lệ quản lý ngoại hối phát sinh tại Hà Nội, trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm được giao và thông qua sự phối hợp chặt chẽ với các cơ quan địa phương và các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước cơ sở của thành phố Hà Nội. 3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ phục vụ khách nước ngoài ra vào thành phố Hà Nội theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 4. Thực hiện quan hệ giao dịch và mở tài khoản "không cư trú" cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài thường trú tại Hà Nội thuộc đối tượng "người không cư trú" theo phân công của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 5. Thực hiện thanh toán quốc tế trong quan hệ giao dịch trực tiếp với các ngân hàng đại lý nước ngoài, khi có điều kiện, theo sự uỷ nhiệm của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về các mặt nghiệp vụ sau: Thanh toán về xuất nhập khẩu hàng hoá thuộc kim nghạch mậu dịch của trung ương; Thực hiện các nghiệp vụ cấp, bảo lãnh tín dụng thương mại đối với các đơn vị kinh tế thuộc địa phương, theo quy chế về bảo lãnh tín dụng do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố; Thanh toán về kiều hối và về xuất khẩu "lao động, chuyên gia kỹ thuật" của ta đi các nước; Thực hiện các quan hệ tài khoản với một số các Ngân hàng đại lý nước ngoài trong việc điều hành và quản lý vốn ngoại tệ. 6. Theo sự phân công của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, thực hiện phục vụ và quản lý các tổ chức, các đơn vị sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ đối ngoại hoạt động trên địa bàn Hà Nội trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và thanh toán đối ngoại; thực hiện việc phân tích cấp quyền sử dụng ngoại tệ của các đơn vị sản xuất, kinh doanh thuộc các ngành kinh tế trung ương và địa phương, quản lý tài khoản ngoại tệ của các đơn vị này theo định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. 7. Theo dõi tổng hợp và kiểm tra việc thanh toán kiều hối tại các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước cơ sở thuộc thành phố Hà Nội theo quy định của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước. Làm dịch vụ tư vấn tiền tệ, tín dụng, thanh toán và ngân hàng đối ngoại cho các loại khách hàng khác nhau, giúp họ có thêm những hiểu biết về các loại hình nghiệp vụ của ngân hàng. Thực hiện các đợt huy động vốn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức như: Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu, huy động tiền gửi tiết kiệm… Cho vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ với đơn vị sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Kinh doanh ngoại tệ, làm các nghiệp vụ tín dụng, thanh toán và các dịch vụ ngân hàng đối ngoại. Thực hiện chiết khấu các thương phiếu kho bạc, mua ban chứng khoán Bảo lãnh các khoản vay và thanh toán của các pháp nhân trong và ngoài nước. Giúp giải quyết khó khăn về vốn cho các doanh nghiệp và cá nhân trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. 14. Thực hiện một số công việc khác do Chủ tịch Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam giao. II. Quyền hạn của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Theo điều 4 Quyết định 177/NH-QĐ của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành. Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có các quyền hạn sau: Thực hiện hạch toán kinh tế và hạch toán kế toán thống nhất trong hệ thống Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Được tham gia thanh toán vãng lai liên hàng Được đặt chức danh Kế toán trưởng. Được tổ chức quỹ nghiệp vụ về ngoại tệ và tiền Việt Nam và có con dấu riêng theo mẫu quy định của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Được phép áp dụng các chế tài về tiền tệ, tín dụng, thanh toán ngoại hối. Được phép kiểm tra khách hàng về việc sử dụng vốn vay ngân hàng. Khởi kiện trước cơ quan trọng tài kinh tế hoặc toà án đối với những khách hàng vi phạm pháp luật ngân hàng. Mọi hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đều tuân thủ pháp luật của Nhà nước, các thông lệ, điều ước quốc tế về lĩnh vực ngân hàng và lĩnh vực xuất nhập khẩu mà nhà nước ta đã tham gia ký kết hoặc tuyên bố tham gia cùng với các quy định trong điều lệ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. B - Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban thuộc Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng 1. Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng a. Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội về mọi mặt công tác của phòng. b. Xây dựng chương trình, kế hoạchvà biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. c. Có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh. Đề xuất những kiến nghị với Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam , Chính quyền địa phương trong quá trình thực thi các chế độ chính sách có liên quan đến công việc của phòng mình phụ trách. d. Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch. e. Phối hợp với các tổ chức Đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên công chức, viên chức tích cực hưởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn. f. Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy làm việc và phương thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. g. Phân công trách nhiệm cho các Phó trưởng phòng và các thành viên trong phòng. h. Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định. i. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội giao. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó trưởng phòng. a. Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban giám đốc Chi nhánh về các nhiệm vụ được giao. b. Ký thay Trưởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch thuộc chức thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban giám đốc theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. c. Khi Trưởng phòng đi vắng, một Phó trưởng phòng được uỷ quyền thay mặt Trưởng phòng để giải quyết công viẹc chung của phòng và phải chịu trách nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian được uỷ quyền. Sau đó phải báo cáo Trưởng phòng về những công việc đã giải quyết. d. Tham gia ý kiến với Trưởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ. II. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội . Theo điều 4 Quyết định 287/QĐ/TCCB-DT ngày 27/7/2000 của Tổng Giám đốc ngnt Việt Nam. Các phòng ban Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội có các chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau: 1. Phòng Tín dụng - Tổng hợp. Tham mưu, giúp Ban giám đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện chính sách, chủ trương của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về tiền tệ, tín dụng, ngân hàng… Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phương. Giúp Ban giám đốc tham gia xây dựng chương trình kế hoạch kinh tế - xã hội của thành phố và Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết quý, 6 tháng và năm của Chi nhánh để báo cáo Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Uỷ Ban nhân dân thành phố Hà Nội,Ngân hàng Nhà nước thành phố Hà Nội và giúp giám đốc xây dựng chương trình công tác quý, 6 tháng, năm của Chi nhánh. Giúp Ban giám đốc về công tác Pháp chế của Chi nhánh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng. Thực hiện nghiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật ngân hàng và Luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dưới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó chuyển giao cho các phòng nghiệp vụ liên quan đến phát hành thư bảo lãnh trong hoặc ngoài nước. Điều hoà vốn ngoại tệ và VND. Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, Năm. Công bố và lưu giữ tỷ giá mua bán ngoại tệ hàng ngày, lưu trữ và thông báo tỷ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay VND và ngoại tệ. Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2. Phòng Kế toán và Tài chính. 2.1. Bộ phận "Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền". Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT - END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý tiếp các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm: Về thanh toán: Liên hàng lai vãng nội bộ Vietconbank, bù trừ và liên hàng Ngân hàng Nhà nước. Hạch toán điện đến từ nước ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng Nhà nước và chuyển báo có cho phòng dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khách đến nhận tiền. Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nước và nước ngoài, séc đích danh. Tạo các bảng kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động(AFT), các giao dịch đầu tư tự động. Đối chiếu liên hàng nội bộ. Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình. 2.2. Bộ phận "Quản lý tài khoản". Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng), bao gồm: Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại các chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản. Chấm và đối chiếu lần lượt từng tài khoản mình phụ trách. Sau khi kiểm tra, đối chiếu và tính lãi theo định kỳ cho khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả đến cho bộ phận Quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách. Đóng và lưu Nhật ký chứng từ. Tra soát, đối chiếu tài khoản. Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, kỳ phiếu, trái phiếu VND và ngoại tệ của Chi nhánh tại Trung ương, các tổ chức tín dụng khác và Kho bạc nhà nước. Thực hiện nghiệp vụ mật mã. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy định. 2.3. Bộ phận "Quản lý chi tiêu nội bộ". Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác như: Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa Chi nhánh và Trung ương. Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động, tính toán, kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ. Quản lý thu nhập và chi phí của chi nhánh. Tạo tài khoản nội bộ mới: VND, Ngân phiếu, Ngoại tệ. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3. Phòng Thanh toán xuất nhập khẩu: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất nhập khẩu hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ thanh toán chứng từ 9L/C) và nhờ thu kèm chứng từ, điện chuyển tiền. Nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ Khái niệm: Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người thứ ba này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. *Các bên có liên quan trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: Người xin mở thư tín dụng (the applicant for credit) là nhà nhập khẩu, người mua. Ngân hàng phát hành thư tín dụng(the issuing/opening bank) Người hưởng lợi thư tín dụng(the benificiary) Ngân hàng thông báo thư tín dụng (the advising bank) Ngân hàng xác nhận thư tín dụng (the confirming bank) Ngân hàng thanh toán thư tín dụng (the paying bank) *Quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ: Issuing bank Advising bank (7) (6) (2) (10) (5) (3) (1) (8) (9) Exporter (the beneficiary) Importer (the applicent) (4) Sơ đồ quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. *Giải thích sơ đồ: (1) Nhà nhập khẩu xin mở L/C và nộp vào ngân hàng các giấy tờ cần thiết, thực hiện ký quỹ theo yêu cầu để ngân hàng phát hành L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi. (2) Ngân hàng phát hành L/C theo đúng yêu cầu của đơn xin mở L/C và chuyển tới ngân hàng đại lý của mình tại nước xuất khẩu. (3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C bản gốc tới cho nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C của mình và đề nghị tu chỉnh khi cần. (4) Nhà xuất khẩu giao hàng theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh L/C (nếu có). (5) Người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh L/C (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định. (6) Ngân hàng đại lý sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán thì chuyển tới ngân hàng phát hành (hoặc ngân hàng thanh toán). (7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán: +) Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm) +) Nếu thấy không phù hợp quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu . (8) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền nhà nhập khẩu. (9) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ: +) Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành ký hậu vào bộ chứng từ cho đi nhận hàng. +) Nếu thấy không phù hợp quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán. (10) Nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ được áp dụng rất phổ biến trong các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu vì phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đảm bảo được cả quyền lợi của người xuất khẩu và người nhập khẩu trong thanh toán thông qua thư tín dụng (của người nhập khẩu) và bộ chứng từ thanh toán (của người xuất khẩu). b. Nghiệp vụ thanh toán nhờ thu kèm chứng từ Khái niệm: là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu (chứng từ gửi hàng và hối phiếu) và nhờ ngân hàng thu hộ tiền tờ hối phiếu đó, với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới trao toàn bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để họ nhận hàng. Tuỳ theo thời hạn trả tiền mà có 2 phương thức nhờ thu kèm chứng từ b1: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (mua bán trả tiền ngay) b2: Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (mua bán chịu) b1: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ: (documents against payment-D/P) *Phương thức này được sử dụng trong trường hợp mua bán trả tiền ngay. * Trình tự tiến hành (1) Người bán giao hàng để gửi cho người mua (2) Người bán lập bộ chứng từ thanh toán, trong đó bao gồm bộ chứng từ gửi hàng và hối phiếu chuyển cho ngân hàng và nhờ ngân hàng thu hộ tiền ghi trong hối phiếu ở người mua. (3) Ngân hàng bên bán chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng bên mua và nhờ ngân hàng này thu hộ ở người mua. (4) Ngân hàng bên mua yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu để nhận chứng từ, nếu người mua trả tiền mới đưa chứng từ gửi hàng cho họ để nhận hàng, nếu không thì cầm giữ chứng từ lại và bao cho ngân hàng bên bán biết. (5) Người mua trả tiền hoặc từ chối trả tiền, điều này hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của họ. (6) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả cho ngân hàng bên bán. (7) Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả cho người bán. b2. Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ: (documents against acceptance D/A) Được sử dụng trong trường hợp mua bán chịu. Trình tự tiến hành D/A cũng giống như D/P song có một điểm khác nhau là người mua chỉ phải ký nhận trả tiền vào hối phiếu thì sẽ được ngân hàng trao toàn bộ chứng từ gửi hàng để nhận hàng. Nói chung, phương thức nhờ thu kèm chứng từ chưa phải là phương thức thanh toán an toàn tuyệt đối đối với người xuất khẩu vì việc nhờ ngân hàng thu hộ tiền chỉ diễn ra sau khi người xuất khẩu đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Phát hành thư bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến. Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nướcngoài của khách hàng. Quản lý và kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của các ngân hàng nước ngoài. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 4. Phòng Hành chính - Nhân sự. 4.1.Công tác tổ chức cán bộ. Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó. Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nhà nước thành phố và của Thành uỷ Hà Nội. Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong cơ quan. Lưu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định. Thực hiện công tác Bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan. Thường trực công tác thi đua khen thưởng của cơ quan. 4.2. Công tác Hành chính và quản trị. Tham mưu cho Ban giám đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan. Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan. Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho. Quản lý bảo quản tài sản của Chi nhánh, ôtô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ quy định. Thực hiện công tác lễ tân, công tác phục vụ các hoạt động của cơ quan. Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan. Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 5. Phòng Ngân quỹ. Thu chi tiền Đồng Việt Nam, ngân phiếu thanh toán. Thu chi các loại ngoại tệ: Tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật tiền giả. Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nước ngoài cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá. Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt VND, ngoại tệ, ngân phiếu, séc. Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VND, ngoại tệ, ngân phiếu, séc. Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc chưa đủ tiêu chuẩn lưu thông. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 6. Phòng Tin học. Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng, cải tiến, bổ sung các chương trình phần mềm hiện có và lập các chương trình phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh. Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ban hành. Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để triển khai tại Chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan. xây dựng kế hoạch vật tư, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại Chi nhánh. Là đầu mối quan hệ của Phòng tin học Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, các Ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học. Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý các chuẩn về mẫu tin, mã hoá đối với các Ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông tin báo cáo. Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng: Cài đặt các chương trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của Ban giám đốc. Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Chi nhánh. Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 7. Phòng Dịch vụ Ngân hàng. 7.1.Bộ phận "thông tin khách hàng". Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới. Tiếp nhận, quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký. Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm ca giao dịch trực tiếp và qua các phương tiện thông tin liên lạc. Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho khách hàng. Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng. Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sach thu hút khách hàng. 7.2. Bộ phận "Dịch vụ khách hàng". Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản gửi tiền của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức: Tiền mặt, Chuyển khoản, séc. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu. Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ, phát hành séc Vietcombank. Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức và bán ngoại tệ theo hộ chiếu. Chi trả kiều hối, chuyển tiền nhanh. Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi. Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nước, ngoài nước và séc đích danh. Trực tiếp thu chi tiền mặt, séc ._.