Báo cáo Thực tập tại Công ty XNK và đầu tư (Imexin)

hợp cấp I theo quyết định thành lập số 204/HT-TC ngày 10/4/1970 do Bộ Nội thương (nay là Bộ Thương Mại) ký. Công ty có trụ sở đặt tại 62- Giảng Võ- Quận Đống Đa- Hà Nội. Là công ty cấp I chuyên ngành của Nhà nước nên chức năng chính của công ty là: tổ chức thu mua, bán buôn bán lẻ nông sản, thực phẩm, lâm sản, thuỷ hải sản,... cho các thành phần kinh tế thuộc trung ương và địa phương, chủ yếu phân bố trên toàn miền Bắc nước ta. + Đến năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, cả nước thống nhất. Đảng và Nhà nước ta chủ trương mở rộng và phát triển nền kinh tế nhằm khôi phục đất nước sau chiến tranh. Nhờ đó mà công ty có điều kiện để mở rộng phạm vi và loại hình kinh doanh. Công ty đề nghị Bộ Nội thương ra quyết định thành lập thêm một số trạm kinh doanh: * Trạm kinh doanh số I và trạm kinh doanh số II tại Hà Nội với chức năng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên toàn địa bàn miền Bắc. * Trạm kinh doanh số III đặt trụ sở tại thành phố Quy Nhơn- tỉnh Nghĩa Bình (nay là Bình Định) có chức năng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở miền Trung. * Trạm kinh doanh số IV đặt trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh phụ trách tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên toàn địa bàn phía Nam. Mặc dù, hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung của Nhà nước song công ty vẫn luôn là đơn vị đầu nghành của Bộ Thương Mại. + Năm 1978 công ty đổi tên là Công ty kinh doanh tổng hợp hợp tác xã mua bán miền Bắc theo quyết định số 124/NT- QĐ ngày 01/12/1998. + Ngày 29/12/1994 công ty được thành lập lại theo quyết định số 4286/QĐ- UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên là: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư (IMEXIN) trực thuộc Hội đồng liên minh các hợp tác xã Việt Nam. Từ đó đến nay hoạt động của công ty không ngừng phát triển và được mở rộng. Phạm vi hoạt động của công ty không chỉ còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà sản phẩm của công ty đã có uy tín trên thị trường Đông Âu. Sản phẩm tiêu thụ của công ty ngày càng phong phú đa dạng hơn. Ngoài các mặt hàng truyền thống như: nông lâm sản, thuỷ hải sản, thủ công mỹ nghệ,... hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư, vật liệu xây dựng,... của công ty ngày càng thu đựơc nhiều lợi nhuận và có hiệu quả. Với số vốn pháp định ban đầu là 3.782.039.000 đồng, sau hơn 30 năm hoạt động nguồn vốn của công ty đã lên đến 22.252.300 đồng. Doanh thu bình quân hàng năm tăng 11%, tỉ trọng doanh thu hàng xuất khẩu trong tổng doanh thu ngày càng tăng nhanh. Bộ máy tổ chức của công ty hoạt động ngày càng năng động và có hiệu quả. Đời sống công nhân viên ngày càng ổn định và được cải thiện. I.2. Chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn: I.2.a) Chức năng của công ty: Công ty IMEXIN là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, công ty có chức năng chính là kinh doanh và xuất khẩu hàng nông sản, thực phẩm, mỹ nghệ; tổ chức sản xuất sản phẩm bán trong nước và xuất khẩu. I.2.b) Nhiệm vụ của công ty: * Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. * Tuân thủ pháp luật và chế độ kinh tế, kế toán tài chính Nhà nước quy định. * Thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, sử dụng các biện pháp khuyến khích vật chất, tinh thần theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước. * Nâng cao trình độ tổ chức quản lý; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, thành thạo, phù hợp với công việc. * Quản lý, sử dụng vốn và lao động một cách có hiệu quả nhất. * Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật và không ngừng áp dụng, cải tiến trang thiết bị máy móc cho phù hợp với trình độ chuyên môn chung của nghành và công ty. * Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, các môi trường pháp luật - kinh tế - văn hoá - xã hội, nắm vững nhu cầu, thị hiếu, phạm vi hoạt động để đạt được hiệu quả cao nhất. * Đảm bảo chất lượng, giá cả, chủng loại hàng hoá và các quy định chung của Nhà nước khi sản xuất, kinh doanh hàng hoá. I.2.c) Quyền hạn của công ty: * Công ty được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước; tham dự hội chợ, triển lãm, quảng cáo trong nước và quốc tế để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty; mời khách nước ngoài hoặc cử cán bộ ra nước ngoài để trao đổi nghiệp vụ, khảo sát thị trường và ký kết các hợp đồng kinh tế. * Công ty được quyền kinh doanh, buôn bán tất cả các mặt hàng như đã đăng ký và được phép mở rộng phạm vi hoạt động theo quy định của pháp luật. * Công ty được quyền đặt ra các đại diện hoặc chi nhánh trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước Việt Nam và Nhà nước sở tại. * Công ty đựơc phép mở tài khoản tiền gửi, tiền vay tại ngân hàng Việt Nam hoặc tổ chức ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam và huy động vốn theo luật định. * Công ty được phép khiếu nại trước cơ quan pháp luật đối với những cá nhân, đơn vị vi phạm hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế hay các hợp đồng khác gây thiệt hại đến tài sản và danh dự của công ty. * Công ty được phép trích lập, sử dụng các quỹ theo chế độ và quy của pháp luật hiện hành. I.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty IMEXIN: Hình thức sở hữu vốn: Sở hữu nhà nước. Hình thức hoạt động: sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Công ty IMEXIN là một doanh nghiệp Nhà nước song hoạt động trong cơ chế thị trường một cách linh hoạt và năng động, do vậy công ty không chỉ có tiếng trên thị trường trong nước mà còn có uy tín đối với các bạn hàng nước ngoài. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của công ty bao gồm: * Kinh doanh nội địa: - Nông lâm hải sản. - Thủ công mỹ nghệ. - Hàng tiêu dùng. - Phương tiện, thiết bị, vật tư. * Xuất khẩu: - Nông lâm hải sản. - Thủ công mỹ nghệ. - Dầu thực vật các loại. - Bách hoá, công nghệ. * Nhập khẩu: - Nguyên vật liệu, vật tư. - Phương tiện thiết bị. - Hàng tiêu dùng. - Vật liệu xây dựng. Hoạt động kinh doanh nội địa của công ty ngoài các mặt hàng nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ truyền thống, hiện nay công ty còn kinh doanh thêm hàng tiêu dùng, thiết bị, vật tư nhập ngoại mà nước ta chưa sản xuất được. So với khi bắt đầu thành lập, hiện nay loại mặt hàng công ty kinh doanh đa dạng và phong phú hơn nhiều. Trước đây công ty chỉ kinh doanh trong phạm vi nội địa thì bây giờ hoạt động xuất nhập khẩu của công ty lại chiếm tỉ trọng cao trong doanh thu. Mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng phong phú. Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu chủ yếu là: chiếu tre, đũa, các dụng cụ gia dụng,... Mặt hàng nông lâm hải sản như: tôm, cua, cá, ngao, sò,... được chế biến rồi xuất khẩu hoặc bán ngay trong nội địa. Các thị trường truyền thống của công ty là thị trường Đông Âu như: Trung Quốc, Hồng Kông, Thái Lan, Singapo, Đài Loan và một số nước khác như: Đức, Mỹ, Balan. Trong đó, Trung quốc vừa là thị trường xuất khẩu cũng vừa là thị trường nhập khẩu lớn của công ty. Hàng năm kim ngạch xuất khẩu sang Trung Quốc chiếm 70% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Mặt hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là: nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, hàng tiêu dùng cao cấp, vật liệu xây dựng. Riêng máy móc công nghiệp, linh kiện điện tử công ty nhập từ Đức, Ba Lan và Pháp. Chủng loại hàng công ty đang kinh doanh ngày càng đa dạng nên ngày càng đáp ứng được đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Tổng kim ngạch hàng năm của công ty ngày càng tăng, đặc biệt là kim ngạch hàng xuất khẩu và nhập khẩu của công ty. Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 Tổng doanh thu (triệu đồng) 112572 140746 145791 152896 Tổng kim ngạch xuất khẩu (USD) 21192 19517 28572 32572 Tổng kim ngạch nhập khẩu (USD) 18256 20812 19765 25657 Kinh doanh nội địa (triệu đồng) 51265 56126 72591 75591 Bảng 1: Một số chỉ tiêu thể hiện kết quả hoạt động qua các năm. Ngoài các hoạt động kinh doanh trên, công ty còn có cơ sở sản xuất chiếu tre tại Thanh Hoá. Cơ sở này hàng năm đã sản xuất lượng sản phẩm lớn để cung cấp trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Hoạt động của cơ sở đã tạo công ăn việc làm ổn định cho hàng trăm lao động, đóng góp phần không nhỏ trong tổng doanh thu của công ty. Bên cạnh đó, phòng du lịch của công ty phụ trách phần du lịch trong cả nước, các trung tâm văn phòng với chức năng môi giới, đại lý cho công ty vừa giới thiệu, thu hút khách hàng cho công ty, vừa tư vấn cho khách hàng của công ty. Hàng năm, hoạt động của công ty không những mang lại lợi nhuận cho công ty, tạo công ăn việc làm đầy đủ cho cán bộ công nhân viên mà còn nộp cho ngân sách Nhà nước lượng tiền lớn góp phần không nhỏ trong việc củng cố nền kinh tế trong nước, tạo việc làm cho người lao động. Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Giá trị tổng sản lượng 412658000 420825000 425198000 Vốn sản xuất kinh doanh 239615635812 239615388450 241567000000 Vốn cố định 90560142000 90591142000 92101132000 Vốn lưu động 149055493812 149024264450 150698720000 Doanh thu 130058694000 140746886795 152896710245 Lợi nhuận 190998600 191009589 200195689 Các khoản nộp ngân sách 1096000000 11898900000 11378078900 Số công nhân bình quân 192 195 200 Thu nhập bình quân 750000 850000 850000 Bảng 2: Bảng kết quả kinh doanh và một số chỉ tiêu 1999- 2001 Công ty IMEXIN hoạt động trong cơ chế thị trường với tinh thần “Nhà buôn phải giành lấy khách hàng” và với khẩu hiệu “chữ tín quí hơn vàng” làm tôn chỉ cho hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đặc biệt quan tâm đến nhu cầu của thị trường, nhu cầu của toàn xã hội, cố gắng huy động và sử dụng hợp lý nguồn vốn kinh doanh, nguồn nhân lực sẵn có. Những phương hướng, biện pháp, chính sách đúng đắn, linh hoạt mà ban lãnh đạo công ty đề ra đã đưa công ty đến với những thắng lợi lớn trong những năm gần đây. Tổng doanh thu tăng nhanh, tổng tài sản cũng tăng, nguồn vốn kinh doanh của công ty ngày càng lớn, nợ phải trả cũng giảm. Do vậy, sau hơn 30 năm hoạt động công ty đã củng cố và khẳng định rõ vị thế của mình trên thị trường trong nước và cả thị trường quốc tế. Hiện nay, sự biến động của tình hình trong nước và quốc tế đã tạo ra cho công ty không ít những thuận lợi và khó khăn. Trước hết là sự biến động của tình hình trong nước. Để hoạt động kinh tế trong nước ngày càng được mở rộng, phát triển và tạo ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi đối với hoạt động kinh doanh thương mại. Nhờ đó, hoạt động kinh doanh của công ty càng có điều kiện để mở rộng, việc thông thương với nước ngoài không còn khó khăn như trước, các mặt hàng kinh doanh ngày càng phong phú. Song bên cạnh đó, số lượng các doanh nghiệp được phép tham gia hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp ngày càng nhiều đã tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp, các đơn vị. Nhiều khách hàng nội địa đã tự tổ chức kinh doanh, trong khi các khách hàng quốc tế cũng trực tiếp ký hợp đồng với các đơn vị sản xuất trong nước khác... đều khiến công ty vấp phải những trở ngại lớn. Thêm vào đó thị trường quốc tế cũng có nhiều biến động lớn. Thị trường Châu á giờ đây đã trở thành mảnh đất màu mỡ cho các nhà đầu tư do tính chất an toàn, ít biến động của nó khi tham gia kinh doanh. Song chính tính chất ổn định, ít rủi ro của thị trường này lại ít khi mang lại những món lợi lớn cho nhà đầu tư, điều này đã ít nhiều làm giảm mục tiêu đầu tư của các nhà đầu tư vào nước ta. Việc thông thương không chỉ với các nước trong khu vực mà cả với các nước Châu Âu... không còn quá phức tạp như trước song những thủ tục rườm rà, nhiều khâu, nhiều công đoạn của nước ta lại là những rào cản sự đầu tư của nước ngoài . Và đó cũng chính là những khó khăn trở ngại đối với công ty hiện nay. Trước tình hình đó, chiến lược hoạt động của công ty cũng có nhiều thay đổi. Để thu hút khách hàng, công ty đã đưa ra nhiều chính sách ưu đãi, marketing với đối với khách hàng như: một số mặt hàng công ty không yêu cầu thanh toán ngay, khách hàng có thể trả chậm, mua nhiều sẽ được giảm giá,... Với phương châm “chữ tín quý hơn vàng” công ty luôn đảm bảo chất lượng, chủng loại hàng hoá và có nhiều ưu đãi đối với khách hàng hơn các công ty khác nên lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều, uy tín của công ty trên thị trường ngày càng lớn. * Trong 3 năm tới (2003- 2005) công ty đã đặt ra mục tiêu: - Tổng doanh thu: tăng 20%. - Tổng kim ngạch xuất khẩu: tăng 30%. - Tổng kim ngạch nhập khẩu: tăng 10%. - Kinh doanh nội địa: tăng 17,64%. * Phương hướng hoạt động kinh doanh trong kỳ tới: - Tăng cường công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm thị trường mới và sản phẩm mới. - Quản lý và nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. - Tăng cường tích luỹ, đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ đối với nhà nước. I.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: I.4.a) Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: Công ty IMEXIN là doanh nghiệp nhà nước áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Theo mô hình này, ban giám đốc công ty có thể nắm bắt một cách chính xác tình hình thực tế kinh doanh và quản lý, điều hành mọi hoạt động một cách kịp thời. Hình 2: Biểu đồ kim ngạch xuất khẩu của Viglacera Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Quảng Bình Chi nhánh Đắc Lắc Chi nhánh Lạng Sơn Chi nhánh Thanh Hoá Văn phòng đaị diện tại Nga, Bungari, Cộng Hoà Séc Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty IMEXIN. I.4.b) Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: + Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của đơn vị, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó giám đốc: thực hiện các công việc giám đốc giao phó hoặc uỷ quyền, trợ giúp giám đốc trong việc theo dõi, giám sát, đôn đốc, chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: trợ giúp giám đốc trong việc thoe dõi, kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ quản lý lao động tiền lương; thực hiện sắp xếp, bố trí cán bộ; đào tạo, phân loại lao động để phân công đúng người, đúng việc hợp lý; thanh toán, quyết toán các chế độ cho người lao động theo quy định, chính sách của Nhà nước và theo quy chế, điều lệ của công ty. + Phòng kế toán tài chính: thực hiện các chính sách về tài chính kế toán của Nhà nước tại công ty một cách hợp lý; theo dõi, kiểm tra, đánh giá về các nghiệp vụ kế toán và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, trợ giúp giám đốc trong việc ra quyết định chỉ đạo mọi hoạt động của công ty. + Phòng kinh doanh: thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chế độ thông tin báo cáo; tiếp thị và trực tiếp cung ứng hàng hoá cho mọi đối tượng; mua hàng hoá trong nước hoặc nhập từ nước ngoài rồi bán buôn hoặc bán đại lý; quản lý tiền, tài sản được giao để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. + Phòng xuất nhập khẩu: thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu các mặt hàng do công ty sản xuất, kinh doanh. + Các chi nhánh: thực hiện việc thu mua, bán buôn bán lẻ và các giao dịch kinh tế tại địa bàn và các vùng phụ cận. + Các cửa hàng kinh doanh: bán buôn, bán lẻ các mặt hàng của công ty. + Trạm kinh doanh: tập kết hàng hoá thu mua từ các đại lý, các địa phương rồi vận chuyển về kho của công ty, bán buôn hàng hoá cho các đối tượng. + Văn phòng đại diện: đại diện cho công ty để thực hiện các giao dịch kinh tế. Nhờ mô hình quản lý chặt chẽ này mà từ khi thành lập tới nay mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty đều rất ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng. Mặc dù hiện nay phạm vi hoạt động và chủng loại hàng hoá mà công ty sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, công ty đã mở thêm nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh tại Hà Nội và các tỉnh song nhờ mô hình quản lý này mà hoạt động quản lý của ban lãnh đạo công ty luôn hoàn thành một cách xuất sắc. I.4.c) Cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động: Công ty có gần 200 cán bộ công nhân viên được phân bổ trên toàn quốc, trong đó: nam chiếm 70%, nữ 30%, số người có trình độ đại học trở lên chiếm 75%, trình độ trung cấp 20%, trình độ phổ thông 5%.Với số lượng cán bộ công nhân viên lớn, việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực một cách có hiệu quả là trách nhiệm hết sức nặng nề đối với ban giám đốc của công ty. Trải qua những năm tháng khó khăn, giờ đây lực lượng lao động của công ty ngày càng lớn mạnh về cả quy mô và chất lượng. Khi mới thành lập, công ty chỉ có vài chục cán bộ công nhân viên, với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu; lại là một doanh nghiệp nhà nước với số vốn ít ỏi nên hoạt động của công ty gặp rất nhiều khó khăn, thiếu thốn. Nhưng với sự lãnh đạo nhiệt tình, đầy kinh nghiệm của ban lãnh đạo, cùng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã từng bước vượt qua khó khăn, đẩy lùi thiếu thốn, ngày càng phát triển một cách vững chắc. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty luôn đáp ứng được yêu cầu của mọi hoạt động trong công ty. Cán bộ công nhân viên ngày càng có trình độ,chuyên môn nghiệp vụ tương xứng với chức năng, nhiệm vụ của mình. Phần II: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty IMEXIN. II.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 hàng năm, kết thúc 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Công ty áp dụng thuế gia trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hoá đơn GTGT phù hợp với quy định của Bộ Tài chính. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phải phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của bộ máy kế toán; căn cứ vào đặc điểm quy trình sản xuất, kinh doanh, ban lãnh đạo công ty IMEXIN đã quyết định tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Theo hình thức này thì các đơn vị phụ thuộc đều có bộ phận kế toán riêng, có trách nhiệm lập, xử lý, lưu trữ chứng từ, ghi chép sổ sách, lập báo cáo để nộp về phòng tài chính kế toán của công ty theo định kỳ. Kế toán của công ty tập hợp chứng từ, sổ sách, phân tích, xử lý và lập báo cáo. Phòng kế toán của công ty gồm 6 người với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt hoàn toàn sử dụng kế toán thủ công bằng tay để ghi chép, cập nhật, xử lý chứng từ. Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán doanh thu Thủ quỹ Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty IMEXIN. + Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chức toàn diện công tác kế toán; kiểm tra việc hạch toán, chấp hành các chính sách, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức kế toán tại công ty; trợ giúp cho giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán và hoạt động tài chính, kinh doanh của công ty. + Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản, sổ cái vào cuối kỳ kế toán rồi tổng hợp, tính ra kết quả kinh doanh trong kỳ, kê khai nộp thuế và lập báo cáo quyết toán toàn công ty. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình biến động của tiền gửi tại ngân hàng trong quý, cuối quý tổng hợp số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp. + Kế toán doanh thu: theo dõi tình hình tiêu thụ, kinh doanh các mặt hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty. + Kế toán tiền mặt: theo dõi số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt để ban giám đốc có kế hoạch chi tiêu hợp lý. + Kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng, trạm kinh doanh, văn phòng đại diện theo dõi toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán tại bộ phận của mình phụ trách rồi hạch toán theo hình thức báo sổ về công ty. + Thủ quỹ: hàng ngày có nhiệm vụ cùng các bộ phận kế toán liên quan quán triệt trực tiếp các lệnh thu chi tiền mặt, ngân phiếu. II.2.Chế độ sổ sách áp dụng: Để đáp ứng nhu cầu quản lý, yêu cầu của công tác kế toán trong điều kiện hiện nay, việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty không ngừng được cải tiến và hoàn thiện theo chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụnglà hình thức nhật ký- chứng từ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ, phù hợp với trình độ quản lý và loại hình kinh doanh của công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Đồng thời kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, 8. + Bảng kê số 1, 2, 8, 11. + Sổ cái TK 156, 511, 911. + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng cho tài khoản 131, 331, 511. II.3. Chế độ tài khoản: Kế toán của công ty sử dụng chế độ tài khoản (TK) theo Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1-1-1996 và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn thi hành áp dụng hệ thống chế độ kế toán mới nhất. II.4. Chế độ chứng từ: Công ty sử dụng toàn bộ chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Do đặc điểm của hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty thường sử dụng các chứng từ sau: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn cước vận chuyển, hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu,hoá đơn cảng phí, phiếu thu, phiếu chi,... Ngoài ra, do công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nên sử dụng thêm một số các chứng từ kèm theo như: tờ khai hải quan nhập khẩu, hoá đơn thương mại, BIN tàu, BIN hàng không, .... II.5. Chế độ báo cáo tài chính: Cuối niên độ kế toán, kế toán tổng hợp của công ty tập hợp sổ sách, đối chiếu sổ sách, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ hiện hành. Báo cáo tài chính của công ty gồm: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo. II.6. Tổ chức công tác kế toán theo từng phần hành : II.6.a) Kế toán ngân hàng: * Nhiệm vụ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động (tăng, giảm) của tiền gửi ngân hàng, bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị. * Tài khoản sử dụng: TK 112 (cùng các tài khoản liên quan khác). 1121- Tiền Việt Nam. 1122- Ngoại tệ. Do công ty có hoạt động xuất nhập khẩu nên TK 1122 phải chi tiết theo từng loại ngoại tệ. * Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng gửi tới kèm theo uỷ nhiệm thu, chi, hoá đơn... * Sổ sách sử dụng: sổ cái tài khoản 112; nhật ký chứng từ số 2, 3, bảng kê số 2; sổ chi tiết theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ (phụ lục 2). * Phương pháp hạch toán: - Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán định khoản: Nợ TK 1121 Có TK 511, 512, 131... - Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán định khoản: Nợ TK 156, 152, 211... Có TK 1121 - Do hoạt động xuất nhập khẩu của công ty có liên quan đến ngoại tệ và thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ nên kế toán công ty sử dụng tỷ giá hạch toán cố định. TK 1122 được sử dụng theo tỷ giá hạch toán cố định cả một kỳ, các tài khoản đối ứng với tài khoản được sử dụng theo tỷ giá hạch toán thì sử dụng theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh ngoại tệ theo thông báo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Chênh lệch giữa hai tỷ giá được hạch toán vào TK 413, nguyên tệ được hạch toán vào TK 007. - Cuối kỳ, căn cứ vào nguyên tệ, tỷ giá thực tế, tỷ giá hạch toán để điều chỉnh ngoại tệ từ tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế, cuối kỳ vẫn đảm bảo chính xác tiền của công ty cân đối với các sổ khác. * Quy trình luân chuyển chứng từ: +) Đối với nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng: Từ giấy đề nghị chi tiền, hoá đơn báo nợ của ngân hàng, kế toán kiểm tra chứng từ, hoá đơn rồi viết phiếu thu tiền, kế toán trưởng ký phiếu thu tiền. Người nộp tiền mang tiền tới nộp cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu, người nộp tiền ký. Kế toán phần hành định khoản, ghi vào nhật ký chứng từ số 2 (phụ lục 3) và ghi vào các sổ chi tiết. Kế toán sau khi ghi sổ thì lưu trữ chứng từ. +) Đối với nghiệp vụ nộp tiền vào ngân hàng: Từ giấy đề nghị chi tiền giám đốc công ty ký đồng ý chi tiền, kế toán trưởng ký xác nhận. Kế toán viết phiếu chi tiền, giám đốc công ty, kế toán trưởng ký phiếu chi tiền, người nhận tiền mang phiếu chi tới thủ quỹ lĩnh tiền. Kế toán phần hành định khoản, ghi vào bảng kê số 2 (phụ lục 4) và ghi vào các sổ chi tiết, rồi lưu trữ chứng từ. Cuối quý, kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ, mở nhật ký chứng từ mới cho quý sau. Đồng thời chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới, xác định tổng số phát sinh để ghi vào sổ cái. Bảng kê chỉ phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối quý. II.6.b) Kế toán doanh thu: * Nhiệm vụ: phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản thu nhập theo từng loại hoạt động trong từng thời kỳ để phục vụ cho việc phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và việc kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ thể lệ tài chính hiện hành của công ty. * Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 811, 711, 531, 532 cùng một số tài khoản liên quan. * Chứng từ sử dụng: hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng, phiếu thu tiền,... * Sổ sách sử dụng: nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tíêt bán hàng. * Phương pháp hạch toán: Tuỳ theo mặt hàng bán ra hoặc xuất khẩu, tuỳ theo hợp đồng ký kết giữa hai bên mà phương thức tiêu thụ hàng của công ty với mỗi khách hàng có khác nhau. Song công ty chủ yếu tiêu thụ theo các phương thức: trực tiếp, chuyển hàng theo hợp đồng, giao hàng cho đại lý. Việc thanh toán với ngừơi mua cũng bằng nhiều phương thức: thanh toán ngay trực tiếp bằng tiền mặt, qua ngân hàng hay với những khách hàng quen công ty có thể cho thanh toán chậm. - Khi xuất kho hàng hoá hay thực hiện các dịch vụ với khách hàng kế toán đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng: + Nợ TK 632- giá vốn hàng bán. Có TK 154, 155, 156. + Nợ TK 111, 112, 131. Có TK 511- doanh thu bán hàng Có TK 3331- thúê GTGT đầu ra phải nộp. - Trong trường hợp công ty bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Khi xuất hàng chyển đến cho người mua, kế toán ghi theo giá trị vốn thực tế của hàng xuất: + Nợ TK 157- hàng gửi bán. Có TK 154, 155. Khi được khách hàng chấp nhận kế toán ghi: + Nợ TK 632 Có TK 157 + Nợ TK 131, 111, 112- tổng giá thanh toán. Có TK 511 Có TK 3331- thuế GTGT đầu ra phải nộp. - Trường hợp giao hàng cho đại lý thì kế toán phải phản ánh thêm số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý thông qua TK 641. - Hàng bán bị trả lại được hạch toán vào tài khoản 531, chiết khấu thanh toán được hạch toán vào tài khoản 811, giảm giá hàng bán được kế toán hạch toán vào tài khoản 532. - Trường hợp công ty xuất khẩu hoặc uỷ thác xuất khẩu thì kế toán phải phản ánh thêm khoản thuế xuất khẩu, hoa hồng uỷ thác và chênh lệch ngoại tệ. * Quy trình luân chuyển chứng từ: Từ hợp đồng mua hàng, kế toán kho viết phiếu xuất kho. Giám đốc công ty ký, kế toán trưởng ký xác nhận. Thủ kho xuất kho hàng hoá, kế toán doanh thu viết hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn giá trị gia tăng. Người mua nộp tiền ngay thì viết phiếu thu tiền rồi nộp cho thủ quỹ. Sau đó, kế toán định khoản, ghi sổ chi tiết bán hàng, nhật ký chứng từ số 8 (phụ lục 5) và lưu trữ chứng từ. Cuối quý (năm) kế toán cộng sổ nhật ký chứng từ, khoá sổ; mở sổ nhật ký chứng từ mới cho quý sau, chuyển toàn bộ số dư cần thiết sang sổ mới. Cộng tổng số phát sinh để ghi vào sổ cái. II.6.c) Kế toán tiền mặt: * Nhiệm vụ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại công ty. * Tài khoản sử dụng: TK 111 cùng các tài khoản liên quan khác 1111- Tiền Việt Nam 1112- Ngoại tệ. Do công ty có hoạt động xuất nhập khẩu nên thường sử dụng ngoại tệ, vì thế TK 1112 được chi tiết theo từng loại ngoại tệ. * Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi,... * Sổ sách sử dụng: nhật ký chứng từ số 1, bảng kê số 1, sổ cái TK111. * Phương pháp hạch toán: - Căn cứ vào các chứng từ: phiếu thu tiền, hoá đơn bán hàng, giấy thanh toán tiền,... kế toán định khoản: + Nợ TK 111 Có TK 511, 131,... - Căn cứ vào phiếu chi tiền, hoá đơn mua hàng,... kế toán định khoản: + Nợ TK 156, 211, 331,... Có TK 111. - Riêng các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá cố định cả kỳ. TK 1112 được sử dụng theo tỷ gía cố định, các khoản phải thu, phải thanh toán có gốc ngoại tệ cũng được sử dụng theo tỷ giá hạch toán. Các tài khoản khác đối ứng với tài khoản sử dụng theo tỷ giá hạch toán thì sư dụng tỷ gía thực tế tại ngày phát sinh ngoại tệ theo thông báo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Chênh lệch giữa hai tỷ giá được hạch toán vào tài khoản TK 413, nguyên tệ được hạch toán vào TK 007. - Cuối kỳ, căn cứ vào nguyên tệ, tỷ gía thực tế, tỷ giá hạch toán để điều chỉnh ngoại tệ từ tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế. * Quy trình luân chuyển chứng từ: +) Đối với nghiệp vụ thu tiền: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền, kế toán công ty viết phiếu thu tiền. Giám đốc công ty, kế toán trưởng ký phiếu thu tiền. Người nộp tiền nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền, ký phiếu thu. Kế toán phần hành định khoản, ghi bảng kê số 1 (phụ lục 6) và các sổ chi tiết rồi lưu trữ chứng từ. +) Đối với nghiệp vụ chi tiền: Cán bộ hoặc công nhân viên viết giấy đề nghị chi tiền, giám đốc công ty ký giấy xác nhận đồng ý chi tiền. Kế toán công ty viết phiếu chi tiền. Người nhận tiền mang phiếu chi tới thủ quỹ để nhận tiền, thủ quỹ sau khi kiểm tra chứng từ, đưa tiền cho người nhận tiền và người nhận tiền ký xác nhận. Kế toán tiền mặt định khoản, ghi vào nhật ký chứng từ số 1 (phụ lục 7) và các sổ chi tiết khác rồi lưu trữ chứng từ. Cuối kỳ, kế toán cộng sổ nhật ký chứng từ, kh._.