Báo cáo Thực tập tại Công ty XNK TOCONTAP Hà Nội

TAP HÀ NỘI. Trụ sở chính công ty đặt tại: 36- Phố Bà triệu, Q. Hoàn Kiếm ,TP Hà Nội. Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh đặt tại: 1168D, đường 3/2, Quận 11, TP.Hồ Chí Minh. Chi nhánh tại Hải Phòng: 96A- Nguyễn Đức Cảnh, Hải Phòng. Công ty TOCAN, liên doanh giữa Tocontap và Canada. Đây là một công ty có bề dầy lịch sử lâu đời nhất ở Việt Nam với hơn 40 năm kinh nghiệm.Công ty đã xác lập được mối quan hệ với với trên 70 quốc gia trong khu vực cũng như trên toàn thế giới. Hoạt động của công ty không chỉ giới hạn trong hoạt động xuất nhập khẩu đơn thuần mà đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác như tiếp nhận, gia công lắp ráp sản xuất theo mẫu mã, kiểu dáng của khách hàng, trao đổi hàng hóa, hợp tác đầu tư với xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, hợp danh đại lý hàng xuất khẩu. Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân tự chủ về mặt tài chính, có tài khoản VNĐ và ngoại tệ tại ngân hàng và có con dấu riêng. Công ty hoạt động thêo pháp luật nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và theo điều lệ tổ chức của công ty. 2.Chức năng và nhiệm vụ. Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là hoạt động xuất nhập khẩu và liên doanh sản xuất. Hoạt động xuất khẩu. TOCONTAP HÀ NỘI đã xuất khẩu những mặt hàng có thế mạnh của nước nhà và tuân thủ theo pháp luật. Chủ yếu là hàng dệt may, độ dùng thể thao, các sản phẩm cao su, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tạp hóa, mỹ phẩm và hoạt động gia công xuất nhập khẩu, vv… Hoạt động nhập khẩu. Công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên phụ liệu, hóa chất cho ngành may mặc, giầy dép, cho công nghiệp sản xuất bao bì, đồ gia dụng,v.v..Ngoài ra, còn nhập khẩu các thiết bị dây chuyền cho các ngành công nghiệp nặng, công nghiệp nhẹ.. Bên cạnh các hoạt động XNK, công ty còn liên doanh tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất hàng hóa để xuất khẩu hoặc phục vụ tiêu dùng nội địa (ví dụ như nhà máy TOCAN, sản xuất các loại chuổi sơn..) Trong các hoạt động XNK, công ty đã tiến hành theo phương thức XNK trực tiếp và ủy thác. Hàng năm kim ngạch XNK của công ty vẫn tăng đều, năm sau cao hơn năm trước khoảng 3 đến 4 triêu USD. Thị trường XNK được mở rộng hơn và công ty đã thâm nhập vào những thị trường có chất lượng cao trên thế giới. Nhìn lại những chặng đường và kết quả mà TOCONTAP đã đạt được chứng tỏ một điều công ty đã phát triển đúng hướng, góp phần to lớn vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực XNK. Ngoài những nhiệm vụ và nghĩa vụ kể trên, công ty cũng tuân thủ những quy định sau: Mọi hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty đảm bảo chế độ quản lý hiện hành của nhà Nước. Đảm bảo thu bù chi và có lãi cho từng hợp đồng kinh tế. Quan hệ với mọi thành phần Kinh tế quốc dân. Mọi quan hệ mua bán, dịch vụ kinh doanh chủ yếu bằng hợp đồng kinh tế. Quan tâm đến lợi ích và đề cao trách nhiệm vật chất đối với tập thể và cá nhân người lao động, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. 3.Sơ đồ tổ chức của bộ máy doanh nghiệp và nhiệm vụ các phòng ban Trong công tác hiện nay, ngoài việc công ty khắc phục những hậu quả của cơ chế cũ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà Nước. Công ty đã vận hành tốt bộ máy kinh doanh, phát huy tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh từng bước thích ứng với cơ chế mới, đồng thời phát huy được thế mạnh của mình để phát triển. Do đó công ty đã đạt được những thành quả đầy khích lệ, bước đầu duy trì, nâng cao được đời sống cán bộ công nhân viện chức trong toàn công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy. P.Hành Chính Các đơn vị trực thược( TOCAN) P.Kinh Doanh ( gồm 8 phòng) Chi nhánh các tỉnh thành phố P.Tổ Chức P.Kế Toán P.Tổng Hợp Giám đốc Phó Giám đốc Nhiệm vụ các phòng ban: Phòng tổ chức và quản lý lao động: Tổ chức quản lý lao động của công theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lương theo quy định của bộ luật lao động. Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất và kinh doanh, giải quyết, khiếu nại, vương mắc về quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp, bảo vệ chính trị nội bộ, phòng gian bảo mật. Phòng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề đối nội đối ngoại xuất kinh doanh. Thu thập nắm bắt kịp thời các thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty, phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp giám đốc nắm bắt được tình, diễn biến hàng ngày. Thống kê và lập bảng biểu hướng dẫn các đơn vị các đơn vị sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm. Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho giám đốc để kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo cáo định kỳ trình lên giám đốc, Bộ chủ quản, và các cơ quan nhà nước quản lý nhà nước có liên quan.Tập trung những ý kiến bằng văn bản công việc có liên quan chung trình lên giám đốc xem xét và quyết định. Phòng kế toán tài chính. Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soátquản lý tiền vốn và tài sản của công ty. Phòng có chức năng: Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị, theo quy định của chế độ báo cáo thống kê kế toám hạch toán nội bộ theo quy định của công ty và hướng dẫn của bộ tìa chính. Kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đa được giám đóc duyệt. Thường xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch toán chính xác, tham gia góp ý và chịu trách nhiệm về các kién nghị của mình về từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị. Xây dựng phương thức quy chế, hình thức cho vay vốn giám sát theo dõi việc sử dụng vốn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chác chu trinh luân chuyển vốn của từng hợp đồng, phương án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả, hoặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý, vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ. Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát ssinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủ động xử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân sự lao động có liên quan đến tài chính. Trích lập các quỹ, quỹ phát triển kinh doanh luôn ở mức lớn hơn 50 % và quỹ dự phòng ở mức lớn hơn 10%. Phòng hành chính quản trị:” chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh daonh trong toàn công ty co hiệu quả và tiết kiệm. Ngoài ra phòng còn có chức năng: Cất giữ bảo quản, giữ gìn tài sản hiện có không để hư hỏng mất mát, xuống cấp hoặc để xẩy ra cháy nổ. Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của công ty, sửa chữa và bảo vệ an toàn cơ quan. Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo môi truờng công ty sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty về điều kiện làm việc như chống nóng, chống mất cắp và có biện pháp ngăn ngừa kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy cắp tài liệu. Các phòng kinh doanh( bao gồm 08 phòng): Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh daonh của công ty.Từng phòng xây dựng các kế hoạch kinh doanh riêng, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được giám đốc phê duyệt.Tự mình tìm kiếm các họp đồg xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc ủy thác. 4.Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh năm 2003. Năm 2003 là một năm vô cùng khó khăn của TOCONTAP, công ty đã mất rất nhiều thời gian cho vụ kiện tụng của một vụ án kinh tế lớn( trị giá hợp đồng lên đến 177tỷ Đồng). Không những thế, công ty còn hỗ trợ hai chi nhánh trong TP.Hồ Chí Minh và Hải Phòng cơ cấu lại bộ máy hoạt động kinh doanh. Kế hoạch bộ giao cho cả năm: 22.000.000USD Trong đó, Xuất khẩu: 5.500.000USD Nhập khẩu: 16.500.000USD Công ty đã thực hiện cả năm: 24.882.653USD Xuất khẩu: 5.853.891USD Nhập khẩu: 19.028.762USD Các chỉ tiêu tài chính: Kế hoạch Thực hiện Doanh thu ( Triệu Đồng) 200.000 287.389=143% Các khoản nộp ngân sách 30,629tỷ 40tỷ=140% Lợi nhuận 1.965 2.163=110% Thu nhập bình quân 1.5tr 1.82tr=121% Năm 2003 là một năm vô cùng khó khăn. Kim ngạch XNK so với chỉ tiêu Bộ giao cả năm 2003, công ty đạt được 113%. Trong năm qua, công ty đã cố gắng tận dụng những điều kiện lợi thế, khắc phục mọi khó khăn, tìm kiếm và khai thác thị truờng để kinh doanh có hiệu quả và hoàn thành chỉ tiêu được giao. Tuy nhiên năm 2003 nhìn chung tình hình kinh tế thương mại thế giới đã có sự phục hồi nhưng vẫn chậm và chứa đựng nhiều yếu tố khó lường. Giá cả trên thị trường vẫn biến động hơn so với năm 2002 và một số đồng tiền không ổn định nên sức mua của nhiều thị truờng bị giảm sút đã ít nhiều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Về xuất khẩu: Năm 2003, hàng xuất khẩu của công ty tập trung một phần vào thị truờng Iraq.Nhưng hiện tại thì việc xuất hàng sang Iraq rất bấp bênh, không chắc chắn, lãi không cao, dễ gặp rủi ro vì tình hình chính trị của bạn không ổn định, chiến tranh không ổn định nên công ty chỉ dám cầm chừng.Vậy nên năm 2003 xuất của công ty thực hiện so với chỉ tiêu bộ giao là: 106%..Thực ra năm 2003, công ty có thể thực hiện kim ngạch xuất khẩu cao hơn nhưng một số lô hàng giao sang Iraq vào cuối năm nên chứng từ chuyển sang năm 2004. Về nhập khẩu: với 32 mặt hàng nhập từ 30 nước với 524 hợp đồng ngoại, 374 hơp đồng nội trong năm 2003, công ty có được một số kim ngạch nhập khẩu là: 19.028.762 USD so với kê hoạch được giao 115%. Hàng nhập khẩu chủ yếu là nguyên liệu phục vụ sản xuất như nhựa, sắt thép, giấy các loại và một số học cụ, thiết bị y tế, rượu.. Trong đó, các chỉ tiêu chủ yếu như sau: Nhập ủy thác: 2,6 triệu USD/3,0tr USD=87% so với kế hoạch Mặt hàng giấy: 2.177tấn/1500tấn= 145% so với kế hoạch Vật tư nguyên liệu: 8,1trUSD/7,0tr USD=116% so với kế hoạch Học cụ: 1,87tr USD Thiết bị Y tế: 0,44trUSD Còn lại là các hàng tạp phẩm khác.. Với cơ cấu mặt hàng như vậy, công ty gặp không it khó khăn trong việc bán, thu tiền hàng và quay vòng vốn.Khách hàng thì nhiều nhưng phần lớn họ thiếu vốn nên chính vậy mà nhiều công ty phải cân nhắc tính toán mà vẫn không thể lường truớc được tình hình thực tại, đã xảy ra một số vấn đề ngoài ý muốn như tồn kho, nợ đọng.. Các đơn vị trực thuộc : Xí nghiệp TOCAN: năm 2003 mặc dù có nhiều biến động như điều chỉnh lại cơ cấu sản xuất, cuôi năm lại thiếu hụt nguyên vật liệu trầm trọng. Xong xí nghiệp vẫn cố gắng khắc phục để hoàn thành các chỉ tiêu được giao. Kim ngạch XNK là 5.291.515 đạt 117% so với kế hoạch. Hai chi nhánh tại Hải Phòng và TP.Hồ Chí Minh: trong năm qua, cả hai chi nhánh đều được củng cố lại và hoạt động kinh doanh, tuy kim nghạch chưa cao nhưng đã đánh giá được sự ổn định và cố gắng của hai chi nhánh. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo: Công ty đã nghiên cứu xắp xếp tổ chức lại cán bộ, ổn định 02 chi nhánh và 02 phòng kinh doanh 1 và 6. Bổ sung cán bộ cho một số phòng. Cử được nhiều lượt người đi học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn, các lớp chính trị, ngoại ngữ… Công ty đã thực hiện tốt các chế độ bảo hiểm cho người lao động: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể. Cụ thể trong năm có 6 nhân viên được nhận bảo hiểm thân thể từ 500.000 đến 1.000.000. Cấp tiền dưỡng lão cho 14 cán bộ đã nghỉ hưu và 42 nhân viên được nâng lương. Về chế độ tiền lương và thu nhập: Năm qua, thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng lên so với năm trước, tiền lương của từng bộ phận tùy theo việc thực hiện chỉ tiêu giao khoan, cụ thể như sau: Bình quân lương toàn công ty :1,820trĐ/ người Trong đó: Thu nhập bình quân khối quản lý :1,550trĐ/người Thu nhập bình quân khối kinh doanh :2,000trĐ/người Thu nhập bình quân khối sản xuất :1,500trĐ/người Các bộ phận quản lý: Bao gồm Kế toán, Tổng hợp, Tổ chức, Hành chính, Kho vận.. Nói chung các bộ phận quản lý trong năm rất bận rộn, có nhiều cố gắng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty . Song trên thực tế, quỹ thời gian của các phòng quản lý mới chỉ đủ giải quyết công việc hàng ngày, chưa làm tốt công tác tham mưu cho lanh đạo. 5.Nhìn lại trong năm 2003, công ty đã đạt được những kết quả sau: -Mở rộng thị trường xuất khẩu: Ngoài những thị truờng xuất khẩu quen thuộc như Acgentina,Canada, Nhật, Pháp, Đức, Malaysia… Công ty đã khai thac mở rộng sang Anh, Bungari, Thổ Nhĩ Kỳ, Ai Cập và một số thị trường Nam Mỹ… -Năm 2003, công ty được Bộ Thương Mại thưởng Xuất khẩu 250 tr Đồng, đây là một sụ khích lệ thực sự, là đòn bẩy để thúc đẩy công tác xuất khẩu của công ty. -Xí nghiệp mì ăn liền tại tào đã chính thức hoạt động , sản phẩm có chất lượng, hang bán chạy. Nhà nước Lào đã nhận định đây là một liên doanh có hiệu quả và thực sự xây dựng trên tinh thần hưu nghị Việt Lào. -Đã củng cố 02 chi nhánh Hải Phòng và TP.Hồ Chí Minh, việc kinh doanh tại hai chi nhánh đã khởi sắc. -Với thời gian 06 tháng liền, vụ án 177 tỷ đồng, công ty đã dũng cảm đấu tranh và chiến thắng, bảo vệ được danh duj của công ty, bảo toàn được vốn của nhà Nước. -Cơ sở vật chất của công ty được khai thác triệt để đem lại hiệu quả cao như nhà 23 và 38 Hai Bà Trưng- Hà Nội, nhà 129 Cô Bắc và 1168 đường 03/02 T.P Hồ Chí Minh. -Trụ sở chính của công ty 36 Bà Triệu được cải tạo lại sạch đẹp và khang trang. -Đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng cao, bình quân năm trước là 121% (1.8triệu/1.5triệu). -Toàn công ty sống trong sự đoàn kết thương yêu nhau, một không hí cởi mở thân thiện như trong một gia đình. Đây là điều đáng quí trong cơ chế thị trường. -Sở dĩ đạt được những thành tích nêu trên là do công ty có một ban lãnh đạo hết lòng vì công việc, có bản lĩnh đững mũi chịu sào trong những lúc khó khăn gian khổ. -Công ty thực hiện tốt qui chế dân chủ, công khai. Khối đoàn kết giã Đảng- Chính quyền-Công đoàn rất chặt chẽ luôn cùng nhâu bàn bạc và quyết định. Đặc biệt qua vụ án 177 tỷ đồng thê hiện sự đoàn kết trong lãnh đạo, Đảng ủy và cán bộ công nhân viên. -Các phòng ban trong công ty luôn lấy cơ chế khoán là một thước đo để thể hiện sự đóng góp của từng cán bộ công nhân viên. Công ty thưởng phạt phân minh, công bằng. Bên cạnh đó còn thể hiện một số khuyết điểm cần được khắc phục như sau: -Việc chuẩn bị cho hội nhập kinh tế quốc tế đã có triển khai xong còn chậm, đặc biệt là những biện pháp để giảm giá thành hàng xuất khẩu thực hiện chưa kiên quyết và triệt để. -Vòng chu chuyển vốn năm 2002 chậm hơn so với năm 2001.Ngoài nguyên nhân do sức mua của thị truờng thì một số yếu tố chủ quan khác cần khắc phục đó là tinh thần trách nhiệm, thái độ kiên quyết và biện pháp để thu hồi vốn nhanh của một số cán bộ trực tiếp kinh doanh còn yếu kem. Đây là một vấn đề đặt ra hết sức quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch năm 2003. 6.Phương hướng hoạt động năm 2004 Năm 2003 là năm có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, là năm “bản lề” thực hiện kế hoạch 05 năm 2001-2005. Phát huy kết quả đạt được từ năm trước, với khí thế mới của toàn thể CBCNV công ty trên dưới 1 lòng, đoàn kết nhất trí, nỗ lực phấn đấu vì sự phát triển phồn vinh của công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Trong năm tới công ty tập trung phấn đấu được một số mục tiêu sau đây: Kim nghạch xuất khẩu: 24.000.000 Trong đó Xuất khẩu : 7.000.000 Nhập khẩu: 17.000.000 Doanh số : 225tỷ Đồng Nộp ngân sách: 34 tỷ Đồng Lợi nhuận : 02tỷ Đồng Thu nhập bình quân: 1.8tr Đ/ng/ tháng Bằng một số biện phát sau đây: Một là: Củng cố và mở rộng thì truờng ngoài nước để tăng kim ngạch xuất khẩu. Bên canh các thị trường đang thực hiện như: Canada, Acgentina, Anh Quốc, Iraq, Singapore, Malaysia… cần mở rộng các thị trường mới ở Chau Phi, Trung Cận Đông, một số nước làng giềng như Lào, Campuachia. Cần có biện pháp cụ thể để hỗ trợ xí nghiệp mỳ ăn liền ở Lào phát triển sản xuất và xuất khẩu có hiệu quả. Xí nhiệp TOCAN cần có thêm biện pháp để đưa sản phẩm sang thị trường Mỹ và các nước khác.Đối với tị trường Trung Quốc, đây là thị trường rộng lớn có kinh nghiệm, ccông ty đang cố gắng tìm hiểu để liên doanh liên kết cùng kinh doanh xuất khẩu, tìm những công ty co thế mạnh để học tập và phát triển. Hai là: Chủ động gắn bó với các cơ sở sản xuất trong nước để đa dạng hóa mặt hàng xuất khẩu phù hợp với nhu cầu thị hiếu luôn thay đổi của thế giới, tọa ra những mặt hàng có giá thành rẻ chất lượng cao, tạo sức cạnh tranh cho hàng xuất khẩu. Ba là: Tiếp tục đổi mới công tác quản lý, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn. Năm 2003 phấn đấu chu kỳ luân chuyển vốn bình quân của công ty là 60 ngày, giảm thêm số dư nợ bình quân và đặc biệt là giảm tối đa số dư nợ quá hạn của khách hàng nội địa, coi đây là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hoạt động của các phòng kinh daonh. Bốn là: Thực hiện nghiêm chỉnh khẩu hiệu “ không buôn lậu, không gian lận thương mại”, luôn luôn bảo vệ sự trong sạch của tên tuổi TOCONTAP trên thương trường. Kiên quyết xử lý những cán bộ vi phạm qui định của công ty, tiếp tục thực hiện cơ chế khoán của công ty để thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người lao động. Năm là: Chuẩn bị mọi điều kiện để thực hiện cổ phần hóa theo qui định của nhà nước. Sớm thành lập bộ phận nghiên cứu các qui định của nhà nước về cổ phần hóa, tổ chức việc học tập nghiên cứu chính sách cổ phần hóa trong toàn công ty Sáu là: Tiếp tục làm tốt công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, nâng cao năng lực kinh daonh của đội ngũ cán bộ công ty để đáp ứng với nhu cầu hội nhập quốc tế. Củng cố các tổ chức trực thuộc công ty như hai chi nhánh Hải Phòng, TP.Hồ Chí Minh, xí nghiệp Tocan và Mì Lào để đáp ứng yêu cầu mới. Bảy là: Chăm lo xây dựng cơ sở Đảng, các tổ chức quần chúng, thực hiện tốt cơ chế dân chủ, công khai, quan tâm các mặt hoạt động khác làm cho đời sống vật chất tinh thần của cán bộ CNV trong gia đình TOCONTAP luôn hòa thuận, yên vui vì sự phát triển của công ty và hạnh phúc của mỗi thành viên. ._.