Báo cáo Thực tập tại Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình

dầu Hà Sơn Bình thuộc công ty xăng dầu khu vực I và kho xăng dầu K133 thuộc công ty xăng dầu B12. Tháng 10/1991 tỉnh Hà Sơn Bình được tách ra thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình. Để tạo thuận lợi về mặt pháp lý trong quá trình kinh doanh trên địa bàn tỉnh Hoà Bình chi nhánh Xăng dầu Hoà Bình, đơn vị hoạch toán trực thuộc công ty xăng dầu Hà Sơn Bình được thành lập. Tháng 3/1995 chi nhánh xăng dầu Đỗ Xá có trụ sở và mạng lưới kinh doanh có trên địa bàn tỉnh Hà Tây được hợp nhất vào công ty xăng dầu Hà Sơn Bình. - Tháng 1/1996 xí nghiệp xăng dầu K133 thuộc Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình được thành lập có trụ sở đóng tại xã Minh Cuờng huyện Thường Tín tỉnh Hà Tây Tháng 4 năm 1998 Chi nhánh xăng dầu Sơn La thuộc công ty xăng dầu khu vực I được bàn giao về công ty xăng dầu Hà Sơn Bình - Tháng 11/2000 Xí nghiệp vận tải và dịch vụ trực thuộc công ty được tách ra và chính thức chuyển thành công ty cổ phần và vận tải dịch vụ Petrolimex Hà Sơn Bình Tây (Công ty PTS Hà Tây). Trải qua 13 năm hoạt động là đơn vị đóng vai trò chủ đạo trên địa bàn kinh doanh công ty đã bán được hơn 1 triệu m3 nhiên liệu, hơn 10000 tấn mỡ nhờn… nộp ngân sách Nhà nước gần 300 tỷ đồng. Hệ thống kho bể với sức chứa 1,5 vạn m3, tiếp nhận xăng dầu bằng đường ống tuyến đường 12 Km, bến xuất Đỗ Xá đã được tự động hoá với công suất 100 xe/ngày, 63 cửa hàng bán lẻ với trang thiết bị hiện đại trải khắp trên địa bàn 3 tỉnh và vùng giáp ranh Hà Nội. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình có chức năng kinh doanh các sản phẩm hoá dầu (xăng dầu, gas hoá lỏng, dầu mỡ nhờn… ) và các loại hoá chất khác trên địa bàn 3 tỉnh Hà Tây, Sơn La, Hoà Bình. Ngoài việc kinh doanh các sản phẩm hoá dầu công ty còn tổ chức kinh doanh các hoạt động dịch vụ chuyên ngành như: tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót… 3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý công ty: 3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh: Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Kinh doanh xăng dầu: loại hình này tập hợp các loại doanh thu, chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh bao gồm các loại xăng thông dung như xăng không chì RON 90, xăng không chì RON 92 còn lại là các mặt hàng dầu hoả (DO), Mazút (FO). Kinh doanh mỡ nhờn: loại hình này tập hợp doanh thu, chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh các loại mỡ nhờn, mỡ máy, phụ gia. Kinh doanh gas và phụ kiện: bao gồm bếp gas, gas hoá lỏng, các phụ kiện về bếp gas. Hai loại mặt hàng gas và dầu mỡ nhờn công ty làm đại lý cho công ty Hoá dầu Petrolimex và công ty Gas Petrolimex. Dịch vụ khác: dich vụ giữ hộ P10 (dự trữ quốc gia) dịch vụ vận tải. Về nguồn hàng: văn phòng tổng công tylà đầu mối duy nhất chịu trách nhiệm nhập khẩu , đảm bảo đủ nguồn xăng dầu bán cho công ty về số lượng, chất lượng, chủng loại và tiến độ thời gian. Các Công ty không đựoc tự ý khai thác nguồn xăng dầu bên ngoìa khi chưa có ý kiến chấp thuận của Tổng công ty bằng văn bản. Hàng quý, hàng tháng công ty lập đơn đặt hàng gửi về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty đầu nguồn (công ty tuyến I) đơn hàng được lập trên cơ sở các đơn đặt hàng của các chi nhánh, xí nghiệp và dự báo khả năng bán, tình hình biến động của giá cả hàng hoá. Trong quý, căn cứ vào đơn hàng, tình hình diễn biến của thị trường để quyết định nhập hàng trong từng chu kỳ nhằm đảm bảo nguồn hàng và sử dụng vốn có hiệu quả. Về giá: tại cùng một thời điểm giao nhận, các công ty đèu được hưởng một mức giá bán nội bộ bằng nhau. Tương ứng với thời điểm giao nhận, Tổng công ty quyết định các loại giá sau: + Giá bán chưa qua kho + Giá bán qua kho Về giá bán nội bộ được công khai cho tất cả các công ty có quan hệ hàng hoá được biết và các công ty có thể kiểm soát mức cũng như cách tính giá bán nội bộ: Giá bán nội bộ tại các công ty tuyến 2 hoặc tuyến sau = Giá chưa qua kho của công ty tuyến I + chi phí qua kho + Cước vận chuyển từ kho của công ty tuyến 1 đến công ty tuyến 2 hoặc công ty tuyến sau theo loại hình vận tải phổ biến. Giá bán : Tổng công ty quy định giá bán tối thiểu và thông báo cho công ty hàng tháng. Công ty được quyền quyết định giá bán bảo đảm bù đắp đủ chi phgí kinh doanh, có tích luỹ trên cơ sở tuân thủ đúng các quy định hiện hành của nhà nước, của Tổng công ty ; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nứoc và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả SXKD của mình. Về vốn kinh doanh: Về vốn lưu động: công ty căn cứ vào số vốn hiện có, tự cân đối đảm bảo vốn theo cơ chế thanh toán. Trường hợp thiếu vốn được phép huy động vốn theo một trong hai hình thức sau: + Chậm thanh toán tiền hàng và chịu lãi vay với Tổng công ty; + Trực tiếp vay ngân hàng trên cơ sở phương án được Tổng công ty chấp thuận uỷ quyền Quy trình thanh toán Tổng công ty mở các trung tâm thanh toán tại các công ty tuyến 1 và tuyến 2 có hàng tổng công ty để thu tiền hàng của các công ty. Công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình thanh toán bù trừ qua trung tâm thanh toán B12. Mức tín dụng trả chậm là 18 ngày, kể từ ngày Tổng công ty/ công ty phát hoá đơn giao hàng (ngày hoá đơn) Qua thời hạn quy định phải chịu lãi xuất vay Tổng công ty tối đa bằng lãi suất vay ngân hàng theo 2 giai đoạn + Trong phạm vi 10 ngày kể từ ngày đến hạn, áp dụng mức lĩa suất thông thường. + Vượt trên 10 ngày kể từ ngày đến hạn, áp dụng lãi suất vay qua hạn và ngừng cấp hàng nếu không có nguyên nhân xác đáng. Doanh thu, chi phí lợi nhuận và hạch toán Doanh thu Doanh thu bán nội bộ: + Doanh thu bán nội bộ theo giá qua kho thuộc nguồn Tổng công ty + Doanh thu bán nội bộ theo giá hoạch toán tổng coong ty thuộc nguồn tổng công ty. + Doanh thu bán nội bộ theo giá thoả thuận giữa các công ty thuộc nguồn tổng công ty. Doanh thu bán hàng trực tiếp bao gồm: bán buôn, bán qua Tổng đại lý, đại lý, bán lẻ… Lãi gộp chiết khấu Lãi gộp hàng công ty bằng (=) Mức chiết khấu được Tổng công ty thanh toán hay bằng (=) giá bán nội bộ thực thu trừ (-) giá vốn hàng bán phải thanh toán; trong đó : giá vốn hàng bán phỉa thanh toán bằng (=) giá mua nội bộ cộng (+) hoặc trừ (-) chiết khấu thiếu; Mức chiết khấu của Tổng công ty thanh toán bao gồm: chi phí qua kho, chi phí vận tải (theo định mức); công thức xác dịnh như sau: Chi phí Qua kho = (Tổng khối lượng xuất bán nội bộ ) X (Mức chi phí qua kho) Trong đó: Mức chi phí qua kho ở thời điểm KD bất thưưòng bằng (=) 80% Mức phí qua kho Chi phí vận Chuyển đường ống = (Tổng khối lượng xuất bán nội bộ) X (Đơn giá cước X cự ly vận tải) Về hình thức kinh doanh: Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình thực hiện bán hàng theo hình thức như: bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý, tổng đại lý với mục tiêu cao nhất là tăng sản lượng bán, giữ vững và phát triển thị phần trên địa bàn được phân công. Các khách hàng truyền thống 30 cửa hàng thuộc công ty 77 đại lý 13 cửa hàng thuộc công ty 24 đại lý 17 cửa hàng thuộc công ty 10 đại lý Khách hàng Công ty (Kho trung tâm) Địa bàn Hoà Bình Địa bàn Sơn La Địa bàn Hà Tây Sơ đồ mạng lưới bán hàng của công ty Trước 1/4/2001 thực hiện cơ chế bán hàng hưởng chiết khấu. Từ 1/4/2001 thực hiện cơ chế giá giao, Tổng công ty giao giá cho công ty bằng giá nội bộ bình quân cộng với chi phí qua kho của công ty tuyến trước, giá giao được quy định trong từng địa điểm giao hàng. Sau khi có NĐ/187- CP công ty xăng dầu Hà Sơn Bình thực hiện theo giá bán lẻ, giá bán buôn cho các hộ tiêu dùng và hệ thống đại lý trên cơ sở “giá định hướng” của Nhà nước đưa ra. Mục tiêu chính hoạt động kinh doanh của công ty là đẩy mạnh sản lượng hàng hoá tiêu thụ, tăng doanh thu, thực hiện các biện pháp giảm chi phí và tăng lợi nhuận. 3.2 Tình hình lao động và tổ chức bộ máy của công ty Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Các phòng nghiệp vụ công ty Các đơn vị sản xuất trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Hoà Bình Xí nghiệp xăng dầu K133 Chi nhánh xăng dầu Sơn La Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và điều kiện hoạt động thực tế, tổ chức bộ máy của công ty hiện quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Sơ đồ lao động và tổ chức bộ máy của công ty - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước và cơ quan cấp trên về bảo toàn, phát triển vốn, về chiến lược, sách lược, mục tiêu kinh doanh của công ty. Một phó giám đốc giúp giám đốc công ty về lĩnh vực khoa học- kỹ thuật- công nghệ- an toàn– môi trường và đầu tư. Một phó giám đốc giúp giám đốc công ty về công tác kinh doanh. Giám đốc xí nghiệp và chi nhánh chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo các chỉ tiêu được công ty giao và theo định phân cấp trách nhiệm trong nội bộ ngành và nội bộ công ty. Các phòng nghiệp vụ giúp giám đốc công ty và chi nhánh tương ứng theo lĩnh vực quản lý như tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, quản lý kỹ thuật và kinh doanh. Các đơn vị sản xuất trực thuộc là các cửa hàng xăng dầu, bến xuất, các kho xăng, kho Gas… Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và tài chính của công ty 1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán- tài chính Phòng tài chính – kế toán của công ty bao gồm Kế toán trưởng, hai phó phòng kế toán và 10 kế toán viên, 100% các nhân viên trong phòng kế toán có trình độ đại học. Mỗi nhân viên trong phòng được phân công nhiệm vụ cụ thể nhưng với cùng một mục đích là theo dõi, kiểm tra, hoạch toán một cách chính xác, kịp thời đầy đủ tình hình và sự vận động tài sản của công ty. Thực hiện tốt chế độ báo cáo định kì và đột xuất của Nhà nước, của ngành và được phân công cụ thể như sau: Kế toán kiêm trưởng phòng Tài chính- kế toán là người giúp cho giám đốc công ty về lĩnh vực công tác quản lý tài chính và hoạch toán. Phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác hoạch toán kế toán, thống kê và chịu trách nhiệm kiểm tra kế toán trong toàn công ty. Phó phòng Tài chính- kế toán phụ trách công tác hoạch toán kế toán và kế hoạch tổng hợp theo dõi, chỉ đạo công tác hoạch toán và tổng hợp quyết toán toàn công ty. Phó phòng Tài chính – kế toán chịu trách nhiệm thanh toán và giải quyết thanh toán các khoản chi tiêu thường xuyên và đột xuất. Bộ phận kế toán mua hàng, bán hàng và công nợ. Bộ phận kế toán thanh toán. Bộ phận kế toán chi phí và kiểm tra kế toán. Bộ phận kế toán theo dõi xây dựng cơ bản, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vốn, các quỹ của xí nghiệp. Kế toán Trưởng Phó phòng kế toán phụ trách thanh toán Phó phòng kế toán phụ trách hoạch toán kế toán và kế toán tổng hợp KT vốn bằng tiền, công nợ thanh toán Kế toán Tiêu thụ KT Đầu tư XDCB, CCDC, NVL Kế toán chi phí Kế toán chi nhánh xăng dầu Sơn La Phòng kế toán chi nhánh xăng dấu Hoà Bình Các nhân viên kế toán tại của hàng xăng dầu trực thuộc Phòng kế toán xí nghiệp xăng dầu K133 Thủ quỹ Thủ quỹ. Tại các đơn vị trực thuộc hoạch toán kế toán như các xí nghiệp chi nhánh, xí nghiệp có phòng Tài chính- kế toán gồm có trưởng phòng và các kế toán viên có nhiệm vụ mở sổ sách kế toán theo dõi chế độ quy định, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế ở đơn vị mình, định kỳ lập và gởi báo cáo quyết toán theo quy định về phòng Tài chính- kế toán công ty để tổng hợp chung cho toàn công ty. Do dặc thù của công ty có các chi nhánh, xí nghiệp hoạt động trên các địa bàn khác nhau, do đó để đảm bảo quản lý tốt công tác Tài chính – kế toán doanh nghiệp, công ty tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các chi nhánh, xí nghiệp tổ chức hoạch toán tại đơn vị và hàng quý có trách nhiệm báo cáo quyết toán quý, năm về công ty. Hàng tháng phải gửi về công ty các báo cáo và thông tin nhanh về tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị mình. Tại văn phòng công ty, tổ chức hoạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của khối văn phòng công ty và hệ thống trực thuộc khối văn phòng, phòng Tài chính- kế toán có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo quyết toán của chi nhánh, xí nghiệp và tổng hợp quyết toán toàn công ty. Không ngừng nâng cao các biện pháp quản lý về kinh tế tài chính nhằm quản lý tốt và lành mạnh hoá tài chính doanh nghiệp đó là mục tiêu chiến lược của công ty. 2. Hình thức kế toán áp dụng Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này có ưu điểm là việc ghi chép không trùng lặp, kết hợp được ghi chép tổng hợp và chi tiết. Do đó đã tiết kiệm được chi phí kế toán và công việc được dàn đều trong tháng, số liệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu được chặt chẽ. Hàng ngày kế toán viên cập nhật số liệu phản ánh phát sinh, theo dõi liên tục thường xuyên trên sổ chi tiết, cuối tháng tập hợp lập nhật ký chứng từ, bảng kê đồng thời đối chiếu với các phần có liên quan trước khi báo cáo xử lý các sai sót trước khi lập sổ cái. Trình tự hoạch toán có thể khái quát: - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho kiêm VCNB - Bản kê bán lẻ hàng hoá Sổ chi tiết phát sinh công nợ Sổ chi tiết doanh thu Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết chi phí kinh doanh Bảng kê tổng hợp công nợ Bảng kê số 6 Nhật ký chúng từ số 8 Nhật ký chứng từ số 6 Sổ cái tổng hợp tài khoản 911 Báo cáo kết quả kinh doanh Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Trong đó : bảng kê số 6 ghi nợ cho các tài khoản 1421, 3341, 3348, 3351, 3382, 3358, 641. Nhật ký chứng từ số 6 ghi Có các tài khoản 1421, 3341, 3348, 3351, 3382, 3358, 641 3. Tình hình thực tế công tác hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xăng dầu Hà Sơn Bình Do đặc điểm kinh doanh thương mại và những đặc thù riêng của ngành xăng dầu như việc xây dựng và thực hiện giá tiền lương và các định mức chi phí khác do các cơ quan chức năng phê duyệt… Việc tách tài khoản 641- chi phí bán hàng. 642- chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản 1562- chi phí mua hàng đã gây không ít khó khăn cho việc tập hợp và theo dõi tình hình thực hiện các định mức chi phí. Việc phân định chi phí cho quá trình mua hàng, cho bộ máy quản lý và cho quá trình bán hàng gặp không ít khó khăn như phân biệt lao động trực tiếp, lao động gián tiếp… từ đó việc hoạch toán trên ba tài khoản 1562 ,641, 642 không chính xác. Xuất phát từ lý do trên, sau khi được sự chấp nhận của Bộ Tài chính, từ ngày 1/1/1996 việc hoạch toán các nội dung chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong toàn ngành được quy định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và được hoạch toán trên TK 641. Từ 1/1/2003 được gọi là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí trong nghiệp vụ kinh doanh xăng dầu là những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, bơm rót, bảo quản, tồn chứa hàng hoá. Những chi phí trong quá trình tiêu thụ hàng hoá như chi phí tiếp thị, quản cáo, lắp đặt, bảo hành bao gồm cả chi phí văn phòng và các chi phí cho bộ máy quản lý tại các đơn vị. Việc tiết kiệm chi phí để giảm giá thành, tăng lợi nhuận là công việc được coi là quan trọng hàng đầu trong quá trình quản lý và hoạch toán kinh doanh. Nội dung chi phí + Nguyên tắc: Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển cho hàng hoá dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. + Trong hoạt động thương mại chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ hết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng được tính phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong các kỳ theo công thức sau: CP bán hàng chờ kết chuyển hàng hoá từ trước CP BH phát sinh trong kỳ Trị gía hàng gửi bán còn lại cuối kỳ + Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng gửi bán còn lại cuối kỳ X = Trị giá hàng xác định tiêu thụ trong kỳ Trị gía hàng gửi bán còn lại cuối kỳ + Chí phí BH phân bổ cho hàng gửi bán còn cuối kỳ Chí phí BH phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Chí phí BH chờ kết chuyển kỳ trước - Chi phí phát sinh + = 3.1.1 Chi phí tiền lương Chi phí tiền lương kinh doanh xăng dầu được xác định trên cơ sở sản lượng thực hiện và đơn giá tiền lương do tổng công ty giao theo kế hoạch hàng năm theo doanh số hoặc đ/m3 nội bộ ngành. Trên cơ sở đơn giá tiền lương và sản lượng bán của từng phương thức bán để xác định quỹ lương kinh doanh xăng dầu của đơn vị, hoạch toán nguồn quỹ lương của đơn vị có TK334. Đối với các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc công ty thì các đơn vị quyết toán theo mức giá lương công ty đã giao. Còn đối với các cửa hàng trực thuộc công ty thì công ty sẽ căn cứ vào sản lượng bán của từng cửa hàng và đơn giá lương và từ đó xác định nguồn lương của cửa hàng. Đối với khối văn phòng công ty, nguồn lương hoạch toán tại văn phòng công ty = tổng nguồn lương toàn công ty- chi phí tiền lương chi nhánh, xí nghiệp đã hoạch toán. Xác định nguồn lương = doanh thu, số lượng (theo từng phương thức) X đơn giá tiền lương (theo từng phương thức) + quỹ lương cơ bản của tổng công ty giao. 3.1.2 Hoạch toán chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Chi phí BHXH và BHYT là số tiền người sử dụng lao động phải đóng góp vào BHXH, BHYT theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào báo cáo tiền lương của phòng Tổ chức – Hành chính chuyển đến kế toán lập bảng tính BHXH, BHYT và KPCĐ để hoạch toán vào máy tính theo TK 641 mã khoản 202, mã khoản mục 01200 và phân định riêng cho từng loại hình kinh doanh. 3.1.3 Hoạch toán công cụ, dụng cụ và bao bì. Công cụ dụng cụ và bao bì ở công ty là các loại tài sản dùng trong kinh doanh xăng dầu như thiết bị dụng cụ điện, bàn ghế, tủ bình phòng cháy chữa cháy, bao bì… các công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào giá trị, thời gian sử dụng tính chất mà công ty tiến hành phân bổ vào chi phí. Cuối tháng làm căn cứ các chứng từ xuất, kế toán lập báo cáo, và cập nhật vào máy tính theo TK 641- mã số 203, mã khoản mục phí 03000 và phân định riêng cho từng loại hình kinh doanh. Công ty XD Hà Sơn Bình 151 TP- TXHĐ Mã số thuế:………. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Liên 1: lưu Mẫu số :03 Kí hiệu: AA/03 Số:…….. Ngày 12 tháng 06 năm 2004 Đơn vị xuất hàng: Cty XD Hà Sơn Bình Địa chỉ: Đơn vị nhận hàng: CHXD số 7- Đại An Địa chỉ: Lệnh xuất số….ngày… Phương thức xuất Mã nguồn Phương thức vận chuyển STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Vòi bơm ф19 Chiếc 06 6363600 38181600 Tổng cộng 38181600 Số tiền viết bằng chữ:……………………………………………………….. Thủ kho nhập Lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ trưởng ĐV 3.1.4 Hoạch toán chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí khấu hao TSCĐ là số tiền khấu hao cơ bản trích theo tỷ lệ quy định của nhà nước những TSCD dùng vào hoạt động kinh doanh. Mức trích khấu hao TSCĐ trong năm = Nguyên gía TSCĐ hiện dùng vào SXKD X Tỷ lệ trích khấu hao Hàng tháng căn cứ vào bảng trích và phân bổ khấu hao, phiếu kế toán, sổ chi tiết tuỳ chọn kế toán ghi nợ TK 641, báo cáo khấu hao tổng hợp theo cách kế toán của công ty tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ theo mã số 204, mã khoản mục phí 04000 và phân định riêng cho từng loại hình kinh doanh. 3.1.5 Hoạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ. Những TSCĐ dùng riêng biệt cho kinh doanh xăng dầu thì chi phí sửa chữa tập hợp và hoạch toán trực tiếp vào khoản mục này. Đối với những TSCĐ dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì chi phí sửa chữa tập hợp và phân bổ cho từng hoạt động kinh doanh theo mức độ tham gia của TSCĐ vào từng hoạt động kinh doanh hoặc theo doanh thu sản lượng bán ra. 3.1.6 Chi phí bảo quản Chi phí giữ gìn phẩm chất xăng dầu Chi phí chống hư hao, tổn thất hàng hoá, chi phí chống nóng, phòng hoả, vệ sinh kho tàng, súc rửa bể. Chi phí phục vụ quá trình nhập xuất, vệ sinh công nghiệp, phí độc hại, bảo quản an toàn xăng đầu…. Chi phí bảo vệ kho tàng, đường ống, cầu cảng, bốc xếp, bảo hành sản phẩm. Căn cứ vào phiếu chi, báo nợ ngân hàng, hoá đơn GTGT… kế toán tập hợp chi phí bảo quản theo mã 207, mã khoản mục phí 07000 3.1.7 Chi phí vận chuyển Tại công ty xăng dầu Hà Sơn Bình chi phí vận chuyển gồm cước phí vận chuyển và tạp phí vận chuyển. Kế toán vận chuyển bao gồm vận chuyển tạo nguồn và vận chuyển bán hàng được lập chi tiết theo từng loại hình vận tải, theo từng cung đường và loại đường vận tải. Tạp phí vận tải là các loại phụ phí phát sinh trong quá trình vận tải mà công ty phải trả cho bên vận chuyển bao gồm phí áp tải, phí đường nhánh, phí lưu toa… Hàng tháng kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT thu cước vận chuyển, hoá đơn về lệ phí… lập phiếu chi và hoạch toán chi phí vận chuyển theo khoản mục có mã khoản mục là 08000 và theo từng loại hình kinh doanh. Hoá đơn (GTGT) PTS Hà TÂY Liên 2:( khách hàng) Ngày tháng 4 năm2004 Đơn vị bán hàng: Cty CP vận tải và dịch vụ PTS Điện thoại: Kí hiệu :AA/01 Số: Số TK MST Họ tên người mua hàng: Cty XD Hà Sơn Bình Địa chỉ: Hình thức thanh toán Số TK MST STT Tên HH, DV ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền(đồng) A B C 1 2 3=1x2 Cước V/c XD T4/04 m3 140989 747142 105338810 Cộng tiền hàng hoá dịch vụ 105338810 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 5266941 Mức phí XD: đ/lít Tiền phí XăNG DầU Tổng cộng tiền thanh toán 110605751 Số tiền viết bằng chữ Người mua hàng Người bán hàng 3.1.8 Chi phí hao hụt Hoạch toán vào chi phí hao hụt tại công ty bao gồm: hao hụt theo định mức và hao hụt phát sinh trên định mức do các nguyên nhân khách quan. Hao hụt theo định mức là các hao hụt tự nhiên theo tính chất lý hoá của mặt hàng xăng dầu phát sinh trong quá trình tồn chứa, nhập xuất, vận chuyển. Khi xử lý được phép bù trừ giá trị hàng hoá thừa thiếu từng mặt hàng ở các khâu tồn chứa, xuất nhập, vận chuyển trong quá trình kinh doanh trước khi tập hợp khoản mục này. Hao hụt phát sinh trên định mức do các nguyên nhân khách quan bao gồm: số thiếu do chênh lệch vận đơn và giám định tàu ngoại trong phạm vi sai số hợp đồng cho phép, số chênh lệch barem, dung tích trong giao nhận, thay đổi địa điểm, phương thức vận chuyển. Những phát sinh các khoản hao hụt trong định mức thì sẽ được tính trực tiếp vào TK641 theo mã tài khoản mục phí là 09000 phân định cho từng loại kinh doanh. Đối với các khoản hao hụt vượt định mức mà do nguyên nhân chủ quan thì không được hoạch toán vào TK 641 mà hoạch toán vào TK 1381- hàng thiếu chờ xử lý. Tổng Cty XD Việt Nam Cty XD Hà Sơn Bình Bảng kê xuất hàng số Phương thức: xuất hao hụt Cửa hàng XD số 7 Đại An Địa chỉ: TX Hà Dông Stt Tên hàng hoá Tổng xuất theo giá bán ĐV tính Lượng xuất Giá thanh toán Tổng tiền(đ) Trong đó Tiền HH Tiền VAT Tiền XD 1 Xăng A92 Lít 400 5200 2080000 2 Xăng A90 Lít 250 4800 1200000 3 Diezen Lít 125 3200 400000 Tổng cộng 3680000 Gồm một chứng từ xuất Ngày 07/5/2004 Lập biểu Cửa hàng trưởng 3.1.9 Chi phí bảo hiểm Hàng quý kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ như hợp đồng bảo hiểm ký kết với công ty bảo hiểm và tình hình thực tế thanh toán làm căn cứ để hoạch toán trên tài khoản 641 theo từng loại hình kinh doanh và khoản mục chi phí như sau: 10100- Chi phí bảo hiểm hoả hoạn. 10200- Chi phí bảo hiểm tài sản. 10300- chi phí bảo hiểm hàng hoá. 10400- chi phí bảo hiểm khác. 3.1.10 Chi phí dịch vụ mua ngoài. Trong quá trình kinh doanh của công ty phát sinh các khoản như chi phí điện, nước, điện thoại là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài. Căn cứ vào hoạt động kế toán chi phí tiến hành kiểm tra các chứng từ liên quan như: Phiếu chi, hoá đơn GTGT để tiến hành cập nhập vào máy tính theo TK 641 phân định riêng cho từng hoạt động kinh doanh và theo mã khoản mục phí 14000. 3.1.11 Chi phí văn phòng và chi phí công tác Chi phí văn phòng và chi phí công tác bao gồm các khoản chi phí phục vụ kinh doanh, bảo vệ cơ sở kinh doanh, công tác hành chính, văn phòng của bộ máy quản lý như: văn phòng phẩm, ấn loát, y tế, công tác y tế, vé tàu xe, xăng xe con, thuê khách sạn…Kế toán tiến hành cập nhật vào TK 641, phân định riêng cho từng hoạt động kinh doanh và khoản mục phí theo mã số 15000 trong đó: 3.1.12 Chi phí theo chế độ cho người lao động Chi phí theo chế độ cho người lao động là các khoản chi trực tiếp cho người lao động bằng tiền hoặc hiện vật, mức chi theo chế độ tuỳ thuộc vào tính chất và nội dung của từng khoản chi. Kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính theo TK 641. Phân định riêng cho từng loại hình kinh doanh và mã khoản mục phí 17000 chi tiết cho từng khoản chi phí. 3.1.13 Chi phí quản cáo tiếp thị và giao dịch: Chi phí này phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh do viếc quản cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp dân, chi phí giao dịch, đối ngoại và các loại chi phí khác. Kế toán cập nhật vào máy tính trên TK641, phân định riêng cho từng loại hoạt động kinh doanh: 3.1.14 Thuế và lệ phí: Hàng tháng căn cứ vào tờ kê khai tính thuế các chứng từ thanh toán có liên quan, kế toán chi phí tiến hành hoạch toán chi tiết vào các loại hình kinh doanh theo mã khoản mục phí 19000. 3.2 Hạch toán tổng hợp Là công ty trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình cũng hoạch toán chi phí văn phòng và chi phí bộ máy quản lý vào TK 641- Chi phí bán hàng hay chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Kết cấu TK 641 được kế toán công ty vận dụng như sau: Nợ TK641 Có - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh trong kỳ - Các khoản ghi giảm CPBH và CPQL - Kết chuyển CPBH và CPQL vào TK liên quan Cuối kỳ TK 641 không có số dư Để thuận tiện cho qua trình cập nhật chi phí và phân tích, Tổng công ty xăng dầu quyết định hoạch toán thống nhất toàn ngành theo các khoản mục chi phí và mã loại hình kinh doanh. Vì vậy cùng với quá trình vào số liệu, kế toán phải tách đối ứng cùng với số tiền của từng nghiệp vụ kế toán theo mã khoản mục chi phí riêng. Toàn bộ chi phí bán hàng của công ty tập hợp theo 18 khoản mục chi phí cụ thể như sau: Chi phí tiền lương- mã khoản mục phí 01100 Chi phí BHXH,BHYT, KPCĐ- mã số 202, mã khoản mục phí 01200 Chi phí công cụ dụng cụ, bao bì- mã số 203, mã khoản mục phí 03000 Chi phí khấu hao TSCĐ- mã số 204, mã khoản mục phí 04000 Chi phí sửa chữa TSCĐ- mã số205, mã khoản mục phí 05000 Chi phí lãi vay- mã số 206, mã khoản mục phí 06000 Chi phí bảo quản-- mã số 207, mã khoản mục phí 07000 Chi phí vận chuyển-- mã số 208, mã khoản mục phí 08000 Chi phí hao hụt-- mã số 209, mã khoản mục phí 09000 Chi phí bảo hiểm-- mã số 210, mã khoản mục phí 10000 Chi phí hoa hồng môi giới và hỗ trợ hàng hoá- mã số 211, mã khoản mục phí 11000. Chi phí đào tạo, khuyến học- mã số 212, mã khoản mục phí 12000 Chi phí dịch vụ mua ngoài- mã số 213, mã khoản mục phí 14000 Chi phí văn phòng và công tác- mã số 214, mã khoản mục phí 15000 Chi phí dự phòng và xử lý công nợ khó đòi- mã số 215, mã khoản mục phí 16000. Chi phí cho người lao động theo chế độ- mã số 216, mã khoản mục phí 17000. Chi phí quản cáo, tiếp thị, giao dịch, tiếp khách và chi phí khác- mã số 217, mã khoản mục phí 18000. Chi phí thuế, phí và lệ phí- mã số 218, mã khoản mục phí 19000. 3.3 Trình tự hạch toán 1/ Khi tính lương phải trả cho nhân viên căn cứ vào bảng nguồn lương kế toán ghi: Nợ TK 641-01100 Có TK- 3341 Ví dụ: Tính lương phải trả cho nhân viên quý 3 năm 2003 Nợ TK641- 01100 960.659.157 Có TK3341 960.659.157 2/ Khi có các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động ghi Nợ TK 641 Có TK 3382- 01220 2% x Tổng nguồn lương hoạch toán trong quý Có TK 3383- 01210 15% xTổng quỹ tiền lương của số lao động thực tế tham gia BHXH của hoạt động KDXD. Có TK 3384-01230 2%x Quỹ tiền lương của số lao động thực tế tham gia BHYT của hoạt động kinh doanh. Ví dụ: tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động. Nợ TK 641 73.691.635 Có TK 3382-01220 19.213.183 Có TK 3383-01210 48.180.510 Có TK 3384-01230 6.297.960 3/ Khi xuất công cụ dụng cụ dụng trong kỳ đối với chi phí phân bổ 1 lần ( 100%) kế toán ghi: Nợ TK 641- 03000 Có TK 15311 Ví dụ: Xuất công cụ, dụng cụ tháng4/2004 Nợ TK 641- 03200 2.796.500 Có TK 15311 2.796.500 Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn, theo thời gian sử dụng dài, xuất dùng theo phương thức 50% kế toán ghi: Nợ TK 641 50% giá trị công cụ, dụng cụ Nợ TK 142 50% giá trị công cụ, dụng cụ Có TK 153 Giá trị thực tế công cụ, dụng cụ Khi tất toán phân bổ nốt số số CCDC Nợ TK 641 11.425.850 Nợ TK 142 11.425.850 Có TK 15311 22.851.700 4/ Khi trích khấu hao TSCĐ căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 641-04000 Có TK 241 Ví dụ: Trích khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc Nợ TK 641 – 04120 44.477.509 Có TK 2412 44.477.509 5/ Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 641- 05000 Có TK 111, 112,331…. Ví dụ: sửa chữa thay thế phụ tùng cho xe 33A- 0090 căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 641– 05130 7.450.000 Có TK1111 7.450.000 6/ Khi phát sinh chi phí bảo quản Kế toán ghi: Nợ TK 641- 07000 Có TK 111,112… Ví dụ: Rửa bể chứa xăng dầu căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng Nợ TK 641- 07180 32.871.492 Có TK 11212 32.871.492 7/ Khi phát sinh chi phí vận chuyển căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 641 –08000 Nợ TK 133 (1331) Có TK 111,112… Ví dụ: Cước vận chuyển xăng dầu căn cứ vào hoá đơn GTGT thu cước vận chuyển kế toán ghi: Nợ TK 641 –08100 105.338.810 Nợ TK 133 (1331) 5.266.941 Có TK 111 110.601.751 8/ Khi phát sinh các khoản hao hụt căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK641- 09000 Có TK 156111 Ví dụ: Xuất hao hụt theo dự kiến kế hoạch của cửa hàng xăng dầu căn cứ vào bảng kê xuất hao hụt, phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK641- 09100 1.611.119 Có TK 156111 1.611.119 9/ Khi phát sinh chi phí bảo hiểm, căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi Nợ TK 641 –10000 Có TK 111,112.. Ví dụ: Nộp phí bảo hiểm hoả hoạn kho xăng dầu Đỗ Xá Nợ TK 641 –10100 24.920.636 Có TK 11212 24.920.636 10/ Khi phát sinh các dịnh vụ mua ngoài căn cứ vào các chứng từ liên quan: Nợ TK 641- 14000 Nợ TK 133 (1331) nếu có Có TK liên quan Ví dụ: Chi tiền cước viễn thông tháng 4/2004 căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng: Nợ TK 641- 14200 2.393.624 Nợ TK 133 (1331) 2.393.62 Có TK 112 2.632.986 11/ Khi phát sinh chi phí văn phòng và chi phí công tác Nợ Tk 641 –15000 Có Tk liên quan. Ví dụ: Chi phí vé tàu xe, máy bay công tác tháng 5/2004 căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi Nợ Tk 641 –15230 285.714 Có Tk 111 285.714 12/ Khi phát sinh chế độ cho người lao động, căn c._.