Báo cáo Thực tập tại Công ty Vietrantour

môi trường sinh thái. Hệ thống kinh doanh du lịch cũng đã phát triển mạnh mẽ hơn nhằm đáp ứng yếu cầu ngày càng cao của du khách. Trong hệ thống kinh doanh đó không thể không kể đến một mảng vô cùng quan trọng, đóng vai trò phân phối sản phẩm trong du lịch nói riêng và các ngành khác nói chung – mảng kinh doanh lữ hành. Kinh doanh lữ hành đã được khẳng định như một tất yếu khách quan đối với sự phát triển của ngành du lịch. Các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành ở thế giới nói chung hay ở Việt Nam nói riêng đều đang rất nỗ lực phát triển mang lại niềm tin cho khách du lịch về sự lựa chọn của họ đã đến với các doanh nghiệp và cũng để khẳng định cho du khách rằng đấy chính là sự lựa chọn tin cậy. Vietrantour chính là một trong những doanh nghiệp lữ hành như thế. Tuy là một công ty mới phát triển nhưng thương hiệu của Vietrantour đã trở nên quen thuộc với rất nhiều khách hàng ở thủ đô cũng như các vùng miền lân cận.Vietrantour mang niềm tin tới khách hàng bằng sự nhiệt tình, cởi mở chuyên nghiệp trong từng ánh mắt, nụ cười và trong từng hành động của đội ngũ nhân viên. Đến với Vietrantour, khách du lịch sẽ cảm nhận đúng sự lưa chọn của mình – một sự lựa chọn đáng tin cậy. B.NỘI DUNG Giới thiệu chung về công ty Vietrantour: Tên công ty: Công ty TNHH Du lịch và Thể thao Việt Nam Tên giao dịch : Vietran-tour Tên viết tắt: Vietrantour CO.,LTD Trụ sở chính: 49, phố Quang Trung, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Tel: (04)9438777-78-56-57-58 Fax: (04)9438759 Email: vietrantour@hn.vnn.vn Website: www.vietrantour.com www.vietrantour.com.vn Giám đốc điều hành: Bà Đinh Nguyệt Ánh (17/03/1974) Ngày thành lập công ty : 03/07/2002 Ý nghĩa biểu tượng của công ty: Mũi tên đi lên: Vietran vận động theo xu hướng phát triển của mọi thời đại. Chữ Vietran: Viet: Vietnam Tran: transport We transfer you to discover Vietnam (Chúng tôi đưa du khách khám phá Việt Nam) Slogan – câu chiêu hiệu: Sự lựa chọn tin cậy. Công ty Vietran-tour có các đơn vị thành viên sau: Phòng bán vé máy bay và điểm bán tour của Vietran-tour: Địa chỉ: Tầng 2, Số 30B, phố Bà Triệu, Hà Nội Giám đốc : Vũ Công Trụ Tel: (04)936.8529 Fax: (04)936.8528 Email: vucongtru@gmail.com Hoạt động chính: Bán vé máy bay, Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Inbound, quốc tế Outbound. Chi nhánh Vietran-tour tại TP.Hồ Chí Minh Địa chỉ: 300, Nguyễn Thiện Thuật, Phường 3, Quận 3, TP.Hồ Chí Minh. Giám đốc: Trần Thanh Phong Tel: (08)833.6900 Hoạt động chính: Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Inbound, quốc tế Outbound. Chi nhánh Vietran-tour tại TP.Đà Nẵng: Địa chỉ: 70, đường Thanh Thủy, quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng Giám đốc: Trần Thanh Liễng Tel: 0511-824811 Email: lg@dng.vnn.vn Hoạt động chính: Du lịch lữ hành quốc tế Inbound, quốc tế Outbound. Chi nhánh Vietran-tour tại thị xã Tuyên Quang Địa chỉ: 172, đường 17/8, Phường Phan Thiết, Tuyên Quang Giám đốc: Đinh Nguyệt Ánh Tel: 027.812829 Hoạt động chính: Kinh doanh nhà hàng đồ uống (OSCAR Café) Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Outbound. Cửa hàng thể thao Vietran-tour: Địa chỉ: 151, Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội Tel: (04)7340735; (04)7337966 Hoạt động chính: bán buôn, bán lẻ dụng cụ, quần áo thể thao các loại. Trung tâm tư vấn Giải pháp thị trường AMEC Địa chỉ: 49, phố Quang Trung, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Tel: (04)9438777 Hoạt động chính: Tư vấn giải pháp thị trường xe ô tô. Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Lịch sử hình thành và phát triển công ty: Từ 03/07/2002: Vietran-tour chính thức được thành lập và đi vào hoạt động tại số nhà 60 phố Hoàng Diệu. Công ty được hình thành từ một nhóm trí thức còn khá trẻ nhưng có sâu xa kinh nghiệm thâm niên về du lịch, hầu hết đều đã tốt nghiệp xuất sắc từ các trường đại học chuyên ngành. Từ 15/08/2002: Công ty kinh doanh du lịch theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102006126 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp ngày 15/08/2002. Trong thời gian đầu hoạt động, công ty thực hiện việc kinh doanh du lịch nội địa, kinh doanh dịch vụ đặt phòng khách sạn trong nước, đảm nhận trách nhiệm làm đại lý bán vé máy bay cho các hãng hàng không như Vietnamairlines, Thaiairway, Singapore airline… Từ 25/03/2003 cho đến nay: công ty kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế theo giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế số 0190/2003/TCDL-GPLHQT do Tổng cục Du lịch cấp ngày 25/05/2003. Năm 2003: Công ty mở thêm chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 2004: Công ty mở thêm chi nhánh tại Đà Nẵng. Giữa năm 2005: chi nhánh thứ 3 ra đời ở Tuyên Quang kinh doanh du lịch lữ hành và nhà hàng chuyên về đồ uống mang tên OSCAR có quy mô lớn nhất thị xã. Ngoài ra, trong những năm tiếp theo, công ty còn mở thêm cửa hàng Vietran sport kinh doanh thiết bị thể thao tại đường Nguyễn Thái Học-Hà Nội và Trung tâm Giải pháp thị trường AMEC. (Nguồn www.vietrantour.com.vn, giấy chứng nhận ĐKKD số 0102006126). Ngành, nghề kinh doanh: Kinh doanh du lịch lữ hành quốc tế, nội địa. Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng. Tổ chức biểu diễn nghệ thuật. Cho thuê phương tiện vận tải đường bộ. Dịch vụ vận chuyển hành khách. Đại lý bán vé máy bay trong nước, quốc tế. Sản xuất, buôn bán, ký gửi dụng cụ thể dục, thể thao. Dịch vụ tư vấn du học. Nghiên cứu, phân tích thị trường. Tư vấn về quản lý kinh doanh (không bao gồm tư vấn pháp luật). Xây dựng, lưu trữ và khai thác cơ sở dữ liệu. Các hoạt động khác liên quan đến cơ sở dữ liệu. (Nguồn : Giấy chứng nhận ĐKKD số 0102006126) Điều kiện kinh doanh: Vốn đầu tư ban đầu: Vốn điều lệ: 770.000.000 VND( bảy trăm bảy mươi triệu đồng chẵn) Danh sách thành viên góp vốn: Bà Đinh Nguyệt Ánh: góp 700.000.000VND tương đương 90.91% tổng vốn điều lệ. Ông Nguyễn Thanh Sơn: góp 70.000.000 VND tương đương 9.09% tổng vốn điều lệ. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty: Ngày nay, để phát triển hoạt động kinh doanh lữ hành, các công ty du lịch đã rất chú trọng đến cơ sở vật chất kỹ thuật. Công ty Vietrantour cũng vậy. Công ty đã dùng nguồn vốn của mình để thuê được một mặt bằng vật chất tối ưu và hiện đại, nằm trên đường Quang Trung , một trong những trục đường chính sôi động chạy giữu lòng Hà Nội. Cùng với vị trí thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh, Vietrantour cũng đã đầu tư nâng cấp các thiết bị văn phòng như: máy điện thoại, máy fax, máy in đen trắng, máy in màu, máy vi tính màn hình tinh thể lỏng, máy photocopy,…Việc sử dụng các lại phương tiện này tạo điều kiện vô cùng thuận lợi trong kinh doanh lữ hành. Nó giúp cho việc thông tin liên lạc giữa công ty với các khách hàng được nhanh chóng, chính xác và kịp thời,… Bên cạnh đó, công việc kí kết hợp đồng giữa công ty với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sẽ diễn ra nhanh hơn, hạn chế thời gian đi lại, bởi khoảng cách giữa công ty Vietrantour với nhà cung cấp thường xa. Hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại giúp cho các nhân viên Vietrantour làm việc với mức năng suất lao động cao hơn, chuyên nghiệp hơn, và tạo ra khả năng phục vụ khách du lịch tốt nhất.Ta có thể thấy cơ sở vật chất kỹ thuật của Vietrantour tại trụ sở chính 49 Quang Trung qua bảng thống kê sau: Tên thiết bị Số lượng Máy điện thoại 20 chiếc Máy fax 3 chiếc Máy in đen trắng 3 chiếc Máy in màu 1 chiếc Máy vi tính LCD 20 chiếc Bảng 1: Trang thiết bị của trụ sở chính Vietrantour (Nguồn bộ phận kế toán Vietrantour) Cơ cấu tổ chức và quản lý lao động của công ty: Cơ cấu tổ chức trụ sở chính của công ty Vietrantour tại Hà Nội: Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận Inbound và nội địa Bộ phận Out-bound Bộ phận kinh doanh Bộ phận đại lí vé máy bay Bộ phận vận chuyển Bộ phận hành chính và kế toán Bộ phận kĩ thuật và quản trị mạng Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của trụ sở chính Vietran-tour tại Hà Nội. (Nguồn: www.vietrantour.com) Để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được bố trí theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên trong trụ sở chính của công ty như sau: Giám đốc công ty: Bà Đinh Nguyệt Ánh Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức năng quản lý trong công ty. Ký các văn bản, quyết định theo đúng quyền hạn. Phân công nhiệm vụ cho phó giám đốc và các trưởng phòng Theo dõi, kiểm tra các hoạt động trong công ty Xây dựng mối quan hệ với các đối tác nước ngoài. Phó giám đốc: Bà Nguyễn Thị Huyền Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý kinh doanh. Quản lý các phòng ban khác trong công ty. Được quyền kí một số văn bản theo đúng quyền hạn. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những quyết định của mình. Bộ phận Outbound: 6 nhân viên. Công việc chung: Tổ chức khai thác nguồn khách, xây dựng các chương trình du lịch nước ngoài và các dịch vụ liên quan, thực hiện các chương trình du lịch đưa người Việt Nam, người nước ngoài đang cư trú và làm việc tại Việt Nam đi du lịch nước ngoài. Các công việc cụ thể cho từng chức danh: Trưởng phòng outbound: Quản lý, điều hành kimh doanh của phòng. Lập kế hoạch kinh doanh theo chiến lược kinh doanh chung của công ty. Đào tạo nhân viên mới. Nhận các thông tin góp ý, khiếu nại từ khách hàng, hướng dẫn viên. Báo cáo giám đốc các trường hợp phát sinh. Cộng tác với các phòng khác trong sự hoạt động chung của công ty. Phó phòng outbound: Bán hàng trực tiếp. Làm trợ lý cho trưởng phòng trong việc quản lý, điều hành kinh doanh phòng outbound. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng.Thực hiện báo cáo theo trình tự trưởng phòng, phó Giám đốc, Giám đốc công ty. Cộng tác với các phòng khác trong sự hoạt động chung của công ty. Nhân viên bán tour theo thị trường: Tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Giới thiệu và bán các sản phẩm của công ty. Điều hành tour theo quy trình. Thiết lập quan hệ đối với các hãng hàng không, đại sứ quán. Giữ mối quan hệ tốt với các đối tác nước ngoài. Đề xuất các sản phẩm mới theo thời vụ du lịch. Chịu sự giám sát, điều hành của lãnh đạo phòng. Các kỹ năng mà nhân viên phòng outbound phải thành thạo: Tập hợp và thu gom khách lẻ. Giao tiếp. Thuyết phục khách hàng. Thương lượng với đối tác. Đọc, nói, dịch, viết tiếng anh lưu loát. Thành thạo Word, Excel. Tư duy sáng tạo tốt. Nhiệt tình, cầu tiến trong công việc. Quy trình điều hành tour outbound: Bước 1: Chuẩn bị các thông tin về số lượng khách, danh sách phòng, hành trình chi tiết, chuyến bay, giờ bay, giá đã bán cho khách, các dịch vụ bao gồm, số lượng khách phải làm visa. Bước 2: đặt dịch vụ tour, bàn giao cho bộ phận đặt dịch vụ trong nước.Trong bước này, cần chú ý các thông tin về đặt chỗ vé máy bay, tàu hỏa theo lịch trình, số khách, số lượng phòng, số hộ chiếu visa của khách, yêu cầu của hướng dẫn viên, loại hạng khách sạn, số lượng các bữa ăn chính, các dịch vụ khác, bàn giao cho bộ phận đặt xe đón tiễn khách tại sân bay, cửa khẩu và đưa khách nội dung họp đoàn trước 2 ngày. Bước 3: Xác nhận chính xác dịch vụ và phải nhận được bản xác nhận cuối cùng trước ngày khởi hành 2 ngày. Bước 4: Chuẩn bị thủ tục khởi hành.Cần nắm rõ những thông tin về bộ phận đặt dịch vụ trong nước như: hướng dẫn khách đi nộp thủ tục làm hộ chiếu,visa; tạm ứng thanh toán tiền vé máy bay tàu hỏa,.. và những thông tin của bộ phận sales bàn giao cho tour leader. Bước 5: kết thúc tour. Trong bước này, cần tập hợp chứng từ, cờ đi tour, phiếu nhận xét, phiếu báo cáo sau tour từ tour leader; hoàn tạm ứng với bộ phận kế toán, lưu thông tin phiếu đánh giá vào phần mềm quản lý khách hàng; bàn giao thông tin của đoàn cho nhân viên gọi điện thoại hỏi thăm khách hàng sau tour; rút kinh nghiệm nếu có cho tour sau. Nhiệm vụ của tour leader: Kiểm tra toàn bộ thông tin từ người bàn giao về số lượng khách, số lượng hộ chiếu, số lượng vé máy bay, số lượng phòng khách sạn, tiền tạm ứng cho tour leader, thuế sân bay 2 nước, phí dự phòng, chương trình du lịch đã giao cho khách, tên và điện thoại của hướng dẫn viên nước ngoài,… Cung cấp thông tin cho khách trên đường ra sân bay Nội Bài. Thực hiện công việc tại sân bay: Tập hợp hộ chiếu, vé máy bay để làm thẻ bay; hướng dẫn khách xếp hành lý để làm thủ tục gửi hành lý, mua lệ phí bay và làm thủ tục hải quan xuất/nhập cảnh tại Việt Nam và nước sẽ tới. Nhận phòng khách sạn: phát chìa khóa phòng theo danh sách phòng; căn dặn khách những thứ không được dùng trong khách sạn; hướng dẫn khách sử dụng đồ dùng trong phòng nếu khách chưa biết; phát cho khách địa chỉ khách sạn để tiện việc tìm về khách sạn; thông báo giờ báo thức, thời gian và địa điểm ăn sang, giờ khởi hành của ngày tiếp theo. Tham quan: Kiểm tra số lượng khách khi xe chuyển động; cung cấp đầy đủ thông tin về đất nước, xã hội, con người, kinh tế, văn hóa cho khách du lịch. Phải có tinh thần phục vụ khách: chủ động xử lý tình huống theo hướng tích cực, luôn mang sự hài lòng, niềm vui đến cho khách; không được phản ứng cáu gắt với khách; không nài ép khách mua hàng hóa, dịch vụ; không phân biệt đối xử với khách; không trực tiếp thu tiền tip(boa) từ khách mà nên để trưởng đoàn tự đưa; nói lời cảm ơn và tạm biệt khách trước giờ chia tay. Bộ phận Inbound và nội địa:4 người Công việc chung : Tổ chức khai thác nguồn khách, xây dựng chương trình du lịch và dịch vụ liên quan cho khách du lịch là người nước ngoài vào Việt Nam, khách du lịch là người nước ngoài đang sống tại Việt Nam và khách du lịch là người Việt Nam. Thực hiện một phần chương trình du lịch của đối tác nước ngoài trong thời gian khách đi du lịch tại Việt Nam. Tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị kết hợp du lịch trong lãnh thổ Việt Nam. Các công việc cụ thể cho từng chức danh: Trưởng phòng Inbound: Quản lý, điều hành kimh doanh của phòng. Lập kế hoạch kinh doanh theo chiến lược kinh doanh chung của công ty. Đào tạo nhân viên mới. Nhận các thông tin góp ý, khiếu nại từ khách hàng, hướng dẫn viên. Báo cáo giám đốc các trường hợp phát sinh. Cộng tác với các phòng khác trong sự hoạt động chung của công ty. 2) Nhân viên bán tour theo thị trường: Tạo ấn tượng tốt với khách hàng Giới thiệu và bán các sản phẩm của công ty Điều hành tour theo lịch trình Thiết lập quan hệ tốt với hãng hàng không nội địa Giữ mối quan hệ tốt với các đối tác nước ngoài Đề xuất các sản phẩm mới theo thời vụ du lịch Các kỹ năng mà nhân viên phòng inbound phải thành thạo: Giao tiếp. Thuyết phục khách hàng. Thương lượng với đối tác. Đọc, nói, dịch, viết tiếng anh lưu loát. Thành thạo Word, Excel. Tư duy sáng tạo tốt. Nhiệt tình, cầu tiến trong công việc. Quy trình điều hành tour inbound: Bước 1: Nhận yêu cầu báo giá từ các đối tác hay khách hàng.Trong bước này, nhân viên phải trả lời email, xây dựng chương trình và tính giá theo yêu cầu của khách. Bước 2: Nếu như không có hồi âm từ khách sau 3 ngày, nhân viên phòng inbound phải sử dụng các kỹ năng khai thác thông tin để kiểm tra, tìm hiểu và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của Vietrantour. Còn nếu như khách đã chấp nhận giá và chương trình, nhân viên bán hàng cần chuyển sang cho bộ phận điều hành các thông tin về chương trình tour, thông số giá đã báo cho khách và các thông tin cần thiết khác lên quan tới đoàn khách như tên đoàn, số lượng khách, quốc tịch, tên khách sạn, số phòng, phương thức thanh toán và các thông tin hộ chiếu,… Bước 3: Bộ phận điều hành nhận tour từ bộ phận bán hàng.Trong bước này, bộ phận điều hành cần đặt phòng, đặt xe ô tô, đặt hướng dẫn viên, nhà hàng, và các dịch vụ khác cho khách. Bước 4: Bộ phận điều hành cần xác nhận các dịch vụ bán hàng và cập nhật cho bộ phận bán hàng các thông tin phát sinh( nếu có). Bước 5: Bộ phận bán hàng làm bản xác nhận cho khách theo mẫu “confirmation tour”. Bước 6: Bộ phận điều hành lập bản dự toán tour Bước 7: Bộ phận điều hành lập phiếu điều tour trực tiếp cho hướng dẫn viên và tạm ứng tiền cho hướng dẫn viên hoặc gửi tour cho công ty du lịch khác (chỉ gửi yêu cầu của Vietrantour, không phải làm phiếu điều tour) Bước 8: Bộ phận điều hành kiểm tra các dịch vụ : khách sạn, xe, và các dịch vụ khác. Bước 9: Thực hiện tour.Bộ phận điều hành nhắc nhở hướng dẫn viên địa phương về ngày giờ đón đoàn. Bước 10: Kết thúc tour: Tập hợp các chứng từ từ hướng dẫn viên, thu hồi bản báo cáo sau tour của hướng dẫn viên “ tour report” hay” comment form”, và thanh toán với kế toán. Bộ phận kinh doanh: 3 nhân viên Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Khai thác và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng. Tuyên truyền quảng cáo, quan hệ công chúng, tham gia hội chợ du lịch, chịu trách nhiệm nội dung trang web. Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp, đối tác trong và ngoài nước. Chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi tham gia chương trình du lịch của công ty. Liên lạc với các hướng dẫn viên là cộng tác viên của công ty. Bộ phận đặt vé máy bay Là đại lý bán vé máy bay cho các hãng hàng không như Vietnam airlines, Thaiairways, Singapore airlines,… Tư vấn thủ tục xin visa. Quy trình thực hiện: Nhận thông tin từ khách hàng: tiến hành kiểm tra dịch vụ về tuyến đường bay, giá của các hãng bao gồm thuế, an ninh hàng không và lịch bay chi tiết (chú ý thời gian transit). Gửi báo giá tới cho khách hàng. Trong đó bao gồm lịch bay, giá, sự lựa chọn khác, phương thức thanh toán, ngày gửi báo giá và tên người báo giá (điện thoại, địa chỉ liên hệ). Xác nhận dịch vụ với khách sau khi nhận được xác nhận đồng ý từ khách. Chuyển vé cho khách Lưu thông tin vào chương trình quản lý khách hàng. Bộ phận dịch vụ vận chuyển: 1 nhân viên Liên lạc với các đối tác là các công ty cho thuê xe. Chịu trách nhiệm điều phối xe đúng số lượng, chủng loại. Đăng kí chỗ và mua vé máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, các phương tiện công cộng khác theo yêu cầu của khách trong chương trình du lịch. Bộ phận hành chính và kế toán: 3 nhân viên Thực hiện các chế độ chính sách cho nhân viên trong công ty ( lương, thưởng, bảo hiểm,…) Thực hiện hạch toán kế toán, phân tích và lập kế hoạch tài chính hàng năm, các kế hoạch đầu tư và phát triển. Trực tiếp thực hiện các quy trình thanh toán trong công ty và với khách hàng. Đề xuất các biện pháp quản lý tài chính doanh nghiệp. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định. Chịu trách nhiệm về tính xác thực và hợp pháp về hoạt động tài chính của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác mà giám đốc và phó giám đốc giao Bộ phận kỹ thuật và quản trị mạng: 1 nhân viên Chịu trách nhiệm xây dựng, duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của công ty. Chịu trách nhiệm sửa chữa, nâng cấp và mua mới mọi thiết bị kỹ thuật trong công ty. Xây dựng trang web và bảo mật cho trang web của công ty. Xây dựng các clip quảng cáo cho các chương trình du lịch của công ty. Quản lý lao động của công ty: Vietrantour không chỉ có một ban giám đốc năng động mà còn có một đội ngũ nhân viên trẻ trung sắc sảo kiến thức, thành thạo ngoại ngữ và trên hết chính là niềm khát khao nồng nhiệt với tinh thần làm việc hăng say công hiến với tôn chỉ duy nhất của công ty: tạo nềm tin cho khách hàng. Với số lượng nhân viên khoảng hơn 20 người nhưng Vietrantour đã tạo cho nhân viên mình một nét văn hóa rất riêng giúp cho họ có những kỹ năng chuyên nghiệp hơn và cảm thấy yêu nghề hơn. Bản văn hóa của công ty cũng đã đề cập tới những quy định về sử dụng mạng Internet, về sử dụng điện thoại của công ty va chi tiết hơn cả là những quy định chung về nghiệp vụ tổng đài điện thoại giúp cho mỗi nhân viên thấy được mình đang làm cho một công ty rất chuyên nghiệp và tự mình ý thức được tầm quan trọng của chính mình với việc giữ uy tín của công ty và tạo niềm tin cho khách hàng. Trong công nghệ phục vụ khách du lịch, các nhân viên đã được đào tạo chú ý đến từng thao tác nghiệp vụ từ quy trình phục vụ khách cho đến hình thành các bảng biểu mẫu và các kỹ năng cần thiết như kĩ năng giao tiếp, kỹ năng soạn thảo văn bản. Từ sự trau dồi đó đã giúp du khách cảm nhận được sự tin tưởng về chuyến đi sắp tới của mình. Trong thời gian qua, tuy đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể nhưng Vietrantour luôn tỉnh táo nỗ lực thực hiện.Việc đào tạo nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên được Ban Giám Đốc coi là một trọng tâm chiến lược. Trong thời gian quan, công ty đã mở các khóa huấn luyện nghiệp vụ ngắn ngày hoặc dài ngày mời những chuyên gia Việt Nam, nước ngoài tới giảng dạy nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn, cập nhật nhanh nhất những thành tựu hữu ích trên thi trường du lịch. Trước khi luật du lịch chính thức có hiệu lực, ban lãnh đạo công ty đã cho nhân viên học tập về các nguyên tắc cơ bản trong kí kết hợp đồng quốc tế đồng thời nghe về quyền lợi của du khách khi mua bảo hiểm du lịch thông qua mời các hãng kinh doanh bảo hiểm Như Bảo Việt, Bảo Minh đến thuyết trình cho nhân viên nhằm hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình phục vụ khách. Để xô xát giữa lý thuyết và thực hành, mỗi mùa hè Vietratour thường tổ chức những chuyến đi nhằm nâng cao sự hiểu biết, tính thực tế đồng thời tổ chức khóa học, hội thảo ở các địa danh du lịch nổi tiếng nhằm phát triển các ý tưởng mới. Đây còn là việc kết hợp thư giãn nghỉ ngơi nằm trong sự quan tâm phúc lợi của Ban Giám Đốc công ty. Chị Nguyễn Thị Huyền ( phó giám đốc công ty) đã thấy được Vietrantour là môi trường thuận lợi giúp chị có thu nhập khá ổn định có điều kiện thăng tiến trong công việc. Chị rất hài lòng về cơ chế của công ty. Các sản phẩm của công ty: Trước yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, Vietrantour luôn mở rộng phong phú đa dạng các loại hình du lịch đặc sắc đáng kể như: tour nghỉ biển, tour thể thao, tour văn hóa lịch sử,… trong đó kết hợp cả nghỉ dưỡng, chữa bệnh, spa, massage. Một số chương trình du lịch tiêu biểu của Vietrantour: Tour đi trong nước: Khu vực Chương trình Thời gian Giá Miền Bắc HN-Cửa Lò-Quê Bác-HN 4N/3Đ 2199.000VND/k Miền Trung Đà Nẵng- Hội An 4N/3Đ 1149.000VND/k Miên Nam SG-Phan Thiết- Mũi Né 3N/2Đ 5060.000VND/k Bảng 2: Các tour đi trong nước của Vietrantour Tour đi nước ngoài: Khu vực Chương trình Thời gian Giá Dubai Dubai khám phá và mua sắm 6N/5Đ 1.549USD/k Châu Âu Pháp – Đức – Bỉ - Hà Lan 11N/10Đ 2.099EUR/k Châu Phi KTT Ai Cập-Cairo-Elexandia 7N/5Đ 1329USD/k Châu Mĩ Losangeles-Lasvegas-Washington-NY 12N/11Đ 3945USD/k Châu Úc Sydney-Caberra-Melbourne 8N/7Đ 1998USD/k Đông Dương Siêm Tiệp-Angkor-Phrompenh 5N/4Đ 419USD/k Đông Bắc Á Đài Bắc-Nam Đầu-Đài Trung 5N/4Đ 915USD/k Đông Nam Á Malaysia-Singapore- Thái 9N/8Đ 679USD/k Hongkong Macao HK-Disneyland 4N/3Đ 589USD/k TQ đường bộ Côn Minh-Đại lý-Lệ Giang-Thạch Lâm 10N/9Đ 359USD/k TQ đường bay Bắc Kinh- Thượng Hải 6N/5Đ 665USD/k Bang3: Các tour đi nước ngoài của Vietrantour (nguồn: www.vietrantour.com.vn) Thị trường khách của công ty: Với sự phát triển không ngừng nghỉ, Vietrantour ngày càng mở rộng kinh doanh hướng tới những thị trường mới, cung cấp những gói dịch vụ du lịch hoàn thiện hơn nhằm duy nhất mục đích cuối cùng: tất cả vì chất lượng phục vụ khách hàng. Với Vietrantour, thị trường khách outbound luôn đạt mức doanh thu cao hơn hẳn so với thị trường inbound và nội địa.Năm 2007, doanh thu thu được từ thị trường Outbound là 56,252433 tỉ đồng trong đó doanh thu thu được từ Inbound và nội địa cũng chỉ là 3,774468 tỉ đồng.Con số trên có thể giúp ta phần nào hình dung được thế mạnh chủ yếu chính của Vietrantour. Về mảng Outbound, thị trường khách chủ yếu nghiêng về thị trường Thái – Mã – Sing và thị trường Trung Quốc.Cụ thể về số lượt khách Outbound của từng thị trường chiếm số % trong tổng số lượt khách Outbound trong 2 năm vừa qua như sau: Thị trường Năm 2006 Năm 2007 Thái - Mã - Sing 41.7% 52.5% Trung Quốc 28.1% 41.5% Khác 30.2% 6.0% Tổng 100.0% 100.0% Bảng4: thị trường khách Outbound trong năm 2006 và 2007( trụ sở chính) (Nguồn: Bộ phận kế toán của Vietrantour tại trụ sở chính) Ta có thể hình dung rõ hơn về các con số đó qua 2 biểu đồ sau: Biểu đồ 1 và 2 :thị trường khách Outbound năm 2006 và 2007 Từ 2 biểu đồ trên ta có thể thấy năm 2007, Vietrantour đã tập trung nhiều hơn vào chủ yếu 2 thị trường Trung Quốc và Thái – Mã – Sing đặc biệt là thị trường Thái – Mã – Sing so với năm 2006. Các thị trường khác trong năm 2006 chiếm 30.2% trong đó trong 2007 chỉ chiếm có 6%. Về mảng Inbound và nội địa, ngoài thị trường khách nội địa ra thị trường chính của Inbound là thị trường Thái và Nga. Số lượt khách cụ thể của thị trường Inbound và nội địa trong năm 2007 như sau: Thị trường Số lượt khách Số phần trăm Nội địa 366 51.48% Thái 220 30.94% Nga 38 5.34% Khác 87 12.24% Tổng 711 100% Bảng5: thị trường khách Inbound và nội địa trong năm 2007(trụ sở chính) (Nguồn: Bộ phận kế toán của Vietrantour (trụ sở chính)) Biểu đồ 3: thị trường khách inbound và nội địa của Vietrantour Kết quả hoạt động kinh doanh của Vietrantour: STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Dự tính năm 2008 1 Chỉ tiêu chung 1.1 Tổng lượt khách lượt 2500 3494 4678 5380 1.2 Lượt khách Outbound lượt 2006 2819 3967 4562 1.3 Lượt khách inbound lượt 494 675 711 818 2 Chỉ tiêu tài chính 2.1 Doanh thu tỉ đồng 15.115632 23.2421 61.619369 73.9432428 2.2 Giá vốn tỉ đồng 13.452913 20.685469 55.10157 66.121884 2.3 Lãi gộp tỉ đồng 1.662719 2.556631 6.517799 7.8213588 2.4 CF BH&QLDN tỉ đồng 1.058094 1.626947 3.436831 4.1241972 2.5 LN trước thuế tỉ đồng 0.604625 0.929684 3.080968 3.6971616 2.6 Thuế phải nộp tỉ đồng 0.169295 0.260312 0.86267104 1.035205248 2.7 LN sau thuế tỉ đồng 0.44733 0.669372 2.21829696 2.661956352 Bảng 6: báo cáo hoạt động kinh doanh của Trụ sở chính Vietrantour (Nguồn bộ phận kế toán – 21/01/2008) Biểu đồ 4: doanh thu năm 2006 và 2007 của Vietrantour Từ số liệu báo cáo trên, ta có thể thấy doanh thu năm 2007 đã tăng rất mạnh, tăng hơn so với năm 2006 là 165,12% tương ứng với 38,377269 tỉ đồng. Trong khi đó năm 2006 có tăng hơn so với năm 2005 nhưng cũng chỉ là 53,3763% tương ứng với 8,126468 tỉ đồng. Điều đó chứng tỏ Vietrantour đang trên đà phát triển nhanh chóng và đúng là ẩn số vàng của ngành công nghiệp dịch vụ Việt Nam. Trong năm 2008, tốc độ tăng trưởng dự kiến sẽ tăng từ 15 – 20% so với năm 2007.Và khả năng với sự phát triển vượt bậc này Vietrantour sẽ khẳng định vị trí của mình không chỉ ở thủ đô và các tỉnh lân cận khác mà cả trên thị trường du lịch quốc tế. Một vài đánh giá, nhận xét về công ty: Giờ đây, Vietrantour đã dần tự khẳng định mình trong một môi trường du lịch đầy cạnh tranh khốc liệt. Kết quả như vậy có được là do sự nỗ lực của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với sự lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của Ban Giám Đốc. Vietrantour quả thật là một ẩn số vàng của ngành công nghiệp dịch vụ Việt Nam. Về ưu điểm: Trụ sở của Vietrantour nằm trên trục đường chính sôi động chạy giữa lòng Hà Nội. Với một mặt bằng thuận lợi như vậy, các du khách đi lẻ dễ dàng có thể tìm đến Vietrantour, tìm đến điểm tin cậy trong chuyến đi du lịch của mình. Công ty được trang bị công nghệ liên lạc hiện đại : Công nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển của công ty. Nhờ có Internet, Vietrantour có thể dễ dàng tìm kiếm những công ty lữ hành có uy tín của nước ngoài thông qua những trang web du lịch nổi tiếng mà mọi thông tin về các doanh nghiệp và các giải thưởng đều được đăng tải. Những giải thưởng mà công ty nước ngoài đạt được cũng là một cơ sở để Vietrantour đánh giá khả năng kinh doanh và chất lượng dịch vụ mà công ty đó cung cấp. Tất cả các nhân viên đều được trang bị một máy tính màn hình tinh thể lỏng, kết nối Internet 24/24 giờ và đều gắn thiết bị tai phone để dễ dàng gọi điện thoại quốc tế qua Internet và một điện thoại bàn cá nhân. Công ty sử dụng hệ thống phần mềm Skype để tạo điều kiện cho nhân viên liên lạc với đối tác. Những trang thiết bị nhỏ gọn đó rất hữu ích cho Vietrantour và cho phép nhân viên nâng cao tính sang tạo, linh hoạt khi xử lý công việc.Máy fax được sử dụng đúng mục đích và luôn trong trạng thái tốt, mực đẹp, sắc nét, đảm bảo giữ nguyên gốc định dạng ban đầu của văn bản cần fax. Đội ngũ nhân viên trong công ty có kinh nghiệm và có khả năng ngoại ngữ tốt: Nhân viên làm việc tại Vietrantour đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác nên rất linh hoạt trong khâu liên lạc bàn bạc, khẳng định lại những yêu cầu Vietrantour đưa ra với đối tác trước khi gửi khách sang . Phía Vietrantour chẩn bị hướng dẫn viên suốt tuyến, vé máy bay và chịu trách nhiệm thông báo cho phía công ty nhận khách về ngày, giờ đoàn tới sân bay nước ngoài( tính theo giờ địa phương), họ tên hướng dẫn viên người Việt, số lượng khách, và mọi thông tin cá nhân của khách du lịch. Ngoài ra, tại Vietrantour tiếng Anh và tiếng Nga là hai thứ tiếng được sử dụng khi liên lạc với đối tác nhiều nhất. Các nhân viên có trình độ tiếng Anh tương đối đồng đều và có thể giao tiếp lưu loát, chuẩn xác với đối tác. Đây là điểm thuận lợi cho Vietrantour để có thể tránh được những hạn chế bất đồng ngôn ngữ. Ưu điểm tiếp cho Vietrantour khi hợp tác với đối tác đến từ Nga là công ty có 1 nhân viên người Nga đang làm việc chính thức và một nhân viên đã tu nghiệp tại Nga 7 năm. Khi thương thuyết với đối tác, Vietrantour đã có kinh nghiệm đàm phán. Công ty đã kinh doanh mảng Outbound được 5 năm, tuy chưa phải thời gian quá dài nhưng cũng đủ đúc kết những kinh nghiệm khi đàm phán với đối tác mới. Hơn nữa, do ban lãnh đạo của Vietrantour đã có những kinh nghiệm riêng cho mình trong việc đàm phán thành công, Vietrantour lại tìm ra được cách thức đàm phán hiệu quả với từng đối tác ở tại các khu vực khác nhau. Vietrantour biết đưa ra những mức ưu đãi hấp dẫn cho đối tác và cách trao dồi thẳng thắn để thuyết phục đối tác khi gặp những bất đồng ban đầu. Một ưu điểm của Vietrantour khi thương lượng với đối tác nữa là Vietrantour đã có bước chuẩn bị thông tin về mọi lĩnh vực nên có thể tự tin đàm phán và đưa ra những yêu cầu hợp lý về giá cả, dịch vụ để phía đối tác không thể đưa ra những thông tin sai lệch. Hơn nữa, Vietrantour đã có bước kiểm tra tình hình hoạt động thực tế của đối tác nên có thể tìm ra đi._.