Báo cáo Thực tập tại Công ty vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất

từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng như chính trị và nhất là các kiến thức về kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khối lượng kiến thức trên sách vở , cũng như không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quá trình đi xin việc cũng như làm việc , nhà trường đã dành một học kỳ cho sinh viên tiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp với các hoạt động , công việc cũng như công tác kế toán tại cơ sở thực tập . Thông qua giai đoạn thực tập tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em đã được tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều hành , quản lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm hiểu tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt được một cách chung nhất , khái quát nhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng như qui trình hạch toán – kế toán trong doanh nghiệp . Để thực hiện được điều đó , từ những ngày thực tập đầu tiên , em đã tiếp xúc với các phòng ban trong Công ty , đặc biệt là phòng kế toán , với các nhân viên trong phòng nhằm thu thập tài liệu , tìm hiểu về các khía cạnh cần thiết để viết Báo cáo tổng hợp . Mặc dù lượng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty chưa nhiều , cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, nhưng nhờ sự quan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và dưới sự hướng dẫn của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành được Báo cáo của mình . Báo cáo của em bao gồm ba phần như sau : Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiến tranh phá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nước ta , thấy trước được tình hình nước ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức năng được giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất . Vào năm 1985 ,khi đất nước vừa thống nhất được 10 năm , Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hướng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong nước ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC – TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật tư vận tải hóa chất thành Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho toàn ngành hoá chất , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư , được đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất , có tư cách pháp nhân về ngoại thương , có tài khoản ngoại tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối tác không cần thông qua Tổng cục hoá chất . Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 , Tổng cục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên liệu , vật tư , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí nghiệp trong cùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí . Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trưởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mức vốn hoạt động như sau : Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng Vốn ngân sách nhà nước cấp : 11.414,0 ,, Vốn tự bổ sung : 659,0 ,, Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật tư thiết bị , vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón , phân NPK và các loại hàng hoá khác . Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng được theo cơ chế thị trường cũng như xu thế toàn cầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO – Tổ chức thương mại thế giới , theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất . Theo quyết định này , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội do Nhà nước giao . Công ty có : Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Import and Export Corporation ) Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội Có tư cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy động Con dấu theo quy định của Nhà nước Tài khoản riêng Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hướng dẫn của Tổng công ty Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủ nhận trong nền kinh tế thị trường và là một trong những doanh nghiệp đứng đầu ngành hoá chất và của Trung ương . Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng , đến nay Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt được gần 2 tỷ mỗi năm , kết quả này đạt được là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo . II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất 1 . Đặc điểm về ngành nghề . Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993 của Bộ Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh các loại vật tư , thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hoá khác . Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp , kem giặt , phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm hoá chất dân dụng . Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanh xuất nhập khẩu trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng . 2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá . Về kinh doanh vật tư , nguyên liệu , máy móc thiết bị : Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Công ty , mang lại doanh thu cũng như lợi nhuận chủ yếu . Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nước đã được xây dựng từ rất lâu , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của công ty như : hạt nhựa , hoá chất các loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC ...), Công ty còn tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng khác với khối lượng lớn như Soda , các loại hoá chất cho sản xuất cao su , máy móc thiết bị , dây truyền sản xuất ... cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty , đặc biệt là lĩnh vực đấu thầu cung ứng các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập khẩu phục vụ cho đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị trong ngành . Kết quả đạt được trong việc kinh doanh các mặt hàng này năm 2002 ước tính doanh thu là khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu toàn công ty . Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón : Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên tai , bão lụt thường xuyên xẩy ra trên khắp thế giới . Năm 2002 doanh thu từ kinh doanh phân bón chỉ đạt khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụ các loại phân bón cụ thể : Về kinh doanh các loại phân lân nội địa : Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các công ty Lân Ninh Bình , Lân Lâm Thao , Lân Văn Điển ... - Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali . - Để tăng nguồn thu , công ty còn tiến hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuê kho bãi , liên doanh cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu ... Ngoài ra , Công ty cũng tiến hành sản xuất thương phẩm có liên quan đến hoá chất , hàng gia công nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù chưa đáng kể . 3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trường kinh doanh . Khi nước ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thực hiện cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , với chính sách mở cửa nền kinh tế , mậu dịch ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo nhiều điều kiên thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thức mới , đặc biệt là cuộc chiến chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng như ảnh hưởng của thiên tai lũ lụt liên tiếp xẩy ra trong nước ở cả ba miền cộng với sự biến động (tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ dẫn đến sự biến động của giá cả thị trường và cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng kể ) qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh . Dưới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trường các nước cũng như nhập khẩu từ các nước sang thị trường Việt Nam thể hiện qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 ) Biểu số 1 : Báo cáo tình hình nhập khẩu cả năm 2002 Danh mục Đơn vị Số lượng Trị giá Tỉ lệ(%) Tổng kim ngạch Usd 50,925.33 18,286,202.04 100 NtTiên ,, 10,818.20 6,020,782.68 32.93 Singapore ,, 450.20 493,969.00 Trung quốc ,, 21,954.20 3,951,660.00 21.61 Thuỵ điển ,, 57.80 149,646.00 Đài loan ,, 1,598.46 1,239,612.00 6.78 đức ,, 540.00 421,890.00 Nhật bản ,, 3,335.65 2,077,706.36 11.36 Nga ,, 6,538.00 1,054,018.00 5.76 Indonesia ,, 17.00 7,820.00 Malaysia ,, 35.82 44,117.00 Ân độ ,, 1,002.00 520,327.00 Thái lan ,, 1,919.00 1,439,095.00 7.87 Iran ,, 868.00 396,642.00 A rập xê út ,, 469.00 249,761.00 Mỹ ,, 1,301.00 189,258.00 Pháp ,, 21.00 26,898.00 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Như vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy mô hoạt đông của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trường chính của Công ty là Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 với những trục trặc do các vấn đề Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiều khó khăn do đó đây là nơi đầu tư sẽ có nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công ty phải cẩn thận trong nhập khẩu . Tiếp theo là đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61 % ) , đây là một thị trường rộng lớn và có nhiều tiềm năng nên công ty cần có biện pháp thúc đẩy nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa . Ngoài ra Công ty còn tiến hành nhập khẩu từ các nước như Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87% ... Biểu số 2 : Báo cáo tình hình xuất khẩu năm 2002 Danh mục Đơn vị Số lượng Trị giá Tỉ lệ(%) Kim ngạch XK USD 100.00 40,000.00 100 Myanmar ,, 60.00 22,800.00 57 KCX Tân Thuận ,, 40.00 17,200.00 43 ( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch ) Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một con số quá nhỏ , thị trường xuất khẩu thì quá eo hẹp , gói gọn . Trong những năm gần đây càng ngày lượng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vào Myama và khu chế xuất Tân thuận . Với chức danh là Công ty vật tư XNK hoá chất thì đây quả là chưa xứng đáng với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hơn nữa tìm kiếm thị trường xuất khẩu nhằm thu được lợi nhuận từ bên ngoài và thu ngoại tệ vào trong nước . 4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan . Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hoá chất từ nước ngoài về bán cho các doanh nghiệp nhà nước ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , các mối quan hệ với các công ty ở nước ngoài nói chung là tốt , không có các kiện cáo hay phá vỡ hợp đồng giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối với các đối tác nước ngoài chưa thực sự rõ ràng , nhưng với việc ký kết các hợp đồng rõ ràng và minh bạch , với đội ngũ những người ký kết hợp đồng thành thạo cho nên cả 2 bên đều thoả mãn về nhau mà không có khúc mắc gì . Còn trong quá trình bán hàng cho các doanh nghiệp trong nước thì do đây là chỉ tiêu từ Tổng công ty giao xuống nên đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh doanh cũng như sự quan biết giữa các thành viên trong ban giám đốc do đó chưa có gì xẩy ra mà không được giải quyết kịp thời và tốt đẹp . Ngoài ra , công ty còn tiến hành liên doanh ( HĐTC) với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) và Vinachimex( Nhà liên doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên cùng có lợi , doanh thu từ 2 liên doanh này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanh này là bạn của nhau nên mối quan hệ thật sự tốt đẹp . III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây . Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002 Biểu số : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây ( Đơn vị : 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620 Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135 Tổng TS 155091122 112596372 186308755 Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432 Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323 Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755 Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556 Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277 Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279 Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459 Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820 Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102 Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436 Tổng thu nhập trước thuế 1550691 1615572 1618358 Thuế TNDN 449931 500728 517844 Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514 Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000 ( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 ) Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Biểu số 4) để thấy và so sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không . Biểu số 4 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128 Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077 Hệ số đầu tư TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007% Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lượng hàng hoá lưu chuyển nhiều , do đó vốn lưu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì rất nhỏ , Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài sản , TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000 . Hệ số tài trợ tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp , nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn , qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều được đầu tư bằng nguồn vốn vay , do đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu . Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ) , trong 3 năm trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bình thường càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lưu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao . Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận . Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá , đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp trong việc tăng thu nhập cho người lao động theo từng năm , nhưng so với mức lạm phát trong những năm gần đây thì mức tăng này cũng chưa phải là cao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trước thì mức tăng thu nhập như vậy cũng chưa đảm bảo cho lắm . Lợi nhuận của công ty có được là từ hoạt động kinh doanh ( chiếm khoảng ) , ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính ( chiếm tới ) mà chủ yếu là từ các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầu tư dài hạn khác ) . Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ . Nhìn chung tình hình tài chính cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt , các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo , các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt . Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp được đảm bảo hơn nữa . Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chính do đó cần tăng cường thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa . IV . Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất 1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên , liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động . Vì vậy , tìm hiểu về lao động trong công ty là công việc quan trọng khi tiến hành tìm hiểu tổng quan về công ty . Sau đây là biểu cơ cấu lao động của công ty ( Biểu số 5) Biểu số 5 : Cơ cấu lao động trong công ty Chỉ tiêu Tổng số CNV Số lượng (người) Tỉ lệ (%) Giới tính : Nam Nữ 276 195 81 70.66 29.34 Trình độ : Đại học Cao đẳng Trung cấp Nhân viên và thợ kỹ thuật 276 52 40 37 147 18.84 14.49 13.41 53.26 Thuộc CNVCNN Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn 276 3 98 175 1.08 35.51 63.41 Văn phòng công ty ( Hà Nội ) Xí nghiệp ( Hà Tây ) Chi nhánh TPHCM Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Đà Nẵng 276 35 101+11Mùa vụ 48+40 Mùa vụ 36 5 12.68 40.58 31.88 13.04 1.82 ( Trích từ báo cáo lao động của phòng tổ chức ) Công ty có tổng cộng là 276 người , ngoài số lượng trên còn có một số nhân viên đang đi học văn bằng II theo sự hỗ trợ về mặt tài chính của công ty , trong số 3 người là viên chức nhà nước là GĐ, PGĐ , Kế toán trưởng , còn lại là hợp đồng dài hạn và ngắn hạn . Nhìn chung , với con số theo báo cáo này thì đây là công ty có mặt bằng trình độ còn không được cao lắm ( so với các công ty khác trong cùng một ngành ) , điều này có thể gây một số bất lợi trong việc điều hành và quản lý bởi đây là công ty có cả nhiệm vụ xuất nhập khẩu cần một trình độ hiểu biết sâu rộng về các kiến thức trong quản lý cũng như trình độ trong sản xuất để đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật cũng như kinh doanh . Theo báo cáo thì doanh thu của xí nghiệp không cao lắm trong khi số lượng lao động là khá cao , như vậy nó sẽ chiếm một tỷ lệ lương nhiều hơn mức cần thiết , vì vậy doanh nghiệp cần xem xét thu hẹp sản xuất hoặc nâng cao trình độ để đẩy mạnh sản xuất hơn nữa nhằm thu được hiệu quả cao hơn . Để không lãng phí khối lượng lao động không có công việc ổn định nên công ty đã tiến hành thuê lao động theo mùa vụ , đây là cách quản lý tốt nhằm tiết kiệm chi phí và không mất thêm nhân viên quản lý khối lượng lao động này . 2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty . Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thương mại nên tổ chức quản lý và sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phân chia trách nhiệm rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảo tăng hiệu quả trong kinh doanh . Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , nghĩa là các nhân viên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đường thẳng , người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình . Giám đốc được sự giúp sức của các phòng ban chức năng , các chuyên gia trong việc suy nghĩ , tìm tòi , nghiên cứu tìm những giải pháp tối ưu cho các vấn đề quản lý . Tuy nhiên , quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc . Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu , đề xuất khi được thủ trưởng thông qua biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới . Dưới đây là mô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) : Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc P. Tổ chức , hành chính P.Kế hoạch P.Vận tải P.Xuất nhập khẩu P.Kế toán, tài chính P.Xây dựng cơ bản Chi nhánh vật tư XNK hoá chất TPHCM Chi nhánh vật tư XNK Hải Phòng Chi nhánh vật tư hóa chất Đà Nẵng Xí nghiệp vật tư vận tải Hoá chất ( Trích tài liệu từ Phòng tổ chức ) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban : Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm duy nhất trước Tổng công ty quyết định toàn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của công ty . Phó giám đốc giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ được Giám đốc giao và uỷ quyền . Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vật tư , thiết bị , các loại hoá chất , phân bón , các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng hoá khác .Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuất khẩu của giám đốc giao , hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có hiệu quả .Thực hiện đầy đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá , quản lý luồng hàng hoá ra vào cảng một cách chính xác . Phòng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty , nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhân viên hợp lý , đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ . Nghiên cứu cải tiến tổ chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vị trong phạm vi công ty . Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty , tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản . Dự toán kinh phí , vật tư xây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin cấp phát vốn để trình Tổng công ty hoá chất duyệt . Phòng kế hoạch : Nghiên cứu , nắm vững chỉ thị , nghị quyết và chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho Công ty . Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt : Tài chính , lao động và tiền lương , kỹ thuật cơ bản , vận chuyển trình Giám đốc ký duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kế hoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả cảng nhanh . Nắm chắc số lượng , chất lượng phương tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu . Xí nghiệp vận tải hoá chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí , phân bón NPK , kinh doanh vật tư , thiết bị , các loại hoá chất , sửa chữa trung đại tu ô tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá . Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng : vật tư , thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết các hợp đồng kinh tế . Ngoài ra , chi nhánh TPHCM còn có thể trực tiếp xuất nhập khẩu uỷ thác các hợp đồng kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàng trong nước do công ty uỷ nhiệm . Phần II : tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất I - Đặc điểm quản lý tài chính Đặc điểm quản lý tài chính của công ty được quy định như sau : Được sử dụng vốn và các quỹ khác của công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn , trường hợp sử dụng các loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loại vốn và quỹ đó thì phải theo nguyên tắc có hoàn trả , có thể tự huy động vốn trong công nhân viên chức và ở ngoài công ty để đầu tư phát triển và hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu nhà nước của công ty , được phát hành trái phiếu theo quy định của nhà nước . Trong qúa trình hoạt động sẽ hình thành các quỹ đầu tư phát triển , quĩ khen thưởng , quĩ phúc lợi , quĩ dự trữ tài chính và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hướng dẫn của Bộ tài chính và của Tổng công ty được hội đồng quản trị phê duyệt , được sử dụng các quỹ nêu trên theo quy định của pháp luật . Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước , lập các quĩ theo quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho người lao động theo cống hiến của mỗi người và kết quả kinh doanh . Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụng và quản lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán và các chế độ khác về tài chính theo qui định của nhà nước và Qui chế tài chính của Tổng công ty . Ngoài ra , trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty là phải công bố công khai tình hình tài chính trong năm cho công nhân viên chức và các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty khi tiến hành tổng kết cuối năm . II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1 - Phương thức tổ chức bộ máy kế toán . Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng tức các công việc liên quan đến phòng kế toán thì kế toán trưởng ( trưởng phòng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổng hợp , còn kế toán tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyển đến và tổng hợp đưa ra các báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh . Theo hình thức này , toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp , chi nhánh , mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính , ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh Thành Phố Hải Phòng vẫn có bộ phận kế toán riêng , phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh 2 - Cơ cấu lao động kế toán Do quy mô hoạt động của công ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnh thành , cộng với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phòng kế toán có 8 nhân viên kiêm các công việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đại học , trong đó có cả những người không phải chuyên nghành kế toán , có 2 người đang đi học thêm văn bằng hai ( chiếm 25%) , do tính chất công việc cần sự kiên trì và cẩn thận , vì vậy chỉ duy nhất có một nhân viên là nam còn lại 7 nhân viên là nữ , điều này tạo ra khá nhiều khó khăn cho phòng trong các công việc cần đòi hỏi có sức khoẻ như đi lại , thanh toán và quan hệ với ngân hàng , các đối tác ... Phòng kế toán là nơi tập trung trình độ cao so với các phòng ban khác do công việc cần thiết phải có trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đưa ra các thông tin cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh . 3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán . Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : ( Sơ đồ số 2 ) Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ) Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM Bộ phận kế toán xí nghiệp Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng ( Trích tài liệu từ Phòng kế toán ) Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau : Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản , vật tư , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinh doanh của đơn vị . Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạch thu , chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản , vật tư , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước . Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh , kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin tài chính . Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương . Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán : Kế toán trưởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính của doanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình phân tích và ra quyết định . Kế toán trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời phát hiện ra sai sót trong tiến trình công việc . Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã được đưa vào máy từ các phần hành khác nhau tổng hợp , đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của kế toán trưởng . Ngoài ra kế toán tổng hợp còn theo dõi về sự tăng , giảm , hao mòn của TSCĐ trong công ty . Kế toán nghiệp vụ mua , bán hàng hoá : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi , quản lý từ quá trình mua bán với nước ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong và ngoài nước hàng hoá do công ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phát sinh , thực hiện ngiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động xuất nhập khẩu . Kế toán thanh toán , tiền lương : Tiến hành thanh toán cho các đối tượng cần thiết , theo dõi và thanh toán tiền lươn._.