Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Thương mại công viên số Toàn Cầu

ding Company Limited Tên viết tắt: DIGIPARK Co, . LTD Địa chỉ trụ sở chính : Số 58, ngõ 180. Nguyễn Lương Bằng, phường Quang Trung, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Điênh thoại: 04730024422/0985869916 Email : support@vietapps.com Website : http:// www.vietapps.com Ngành, nghề kinh doanh chính: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm Vốn điều lệ : 500000000 đồng ( Năm trăm triêu đồng) Tên chủ sở hữu : HOÀNG QUỐC VŨ Trụ sở công ty: Công ty TNHH Thương mại Công Viên Số Toàn CầuĐịa chỉ: Số 58 ngõ 180 Nguyễn Lương Bằng, Đống Đa, Hà NộiĐiện thoại: 04.73002422- Di động: 0979 26.24.22Email: support@vietapps.com Các công ty liên kết 1.Đại diện tại khu vực Tây Nguyên: Kiều Cao KhởiĐịa chỉ: Số 727 Phạm Văn Đồng, TP Pleiku, Gia LaiĐiện thoại: 04.73002422- Di động: 0905 77.44.99Email: vietapps02@yahoo.com 2. Đối tác chính thức tại TP Hồ Chí Minh Công ty TNHH Việt Liên KếtNgười phụ trách:Mai Quang ThanhSĐT:0908569471Địa chỉ: 191 Lý Tự Trọng, phường Bến Thành, quận 1, thành phố Hồ Chí MinhWebsite: Các mặt hàng công ty phân phối: Vi tính: Nhập sản phẩm vi tính từ thị trường Mỹ. Các sản phẩm này đều thuộc các thương hiệu nổi tiếng HP-Compag, Dell, Lenovo, Soni Vaio. Phân phối các sản phẩm vi tính này tại thị trường Việt Nam. Phần mềm: Cung cấp phần mềm diệt Virut hàng đầu Kaspersky. Điểm mạnh của sản phẩm : Công ty chỉ cung cấp dòng sản phẩm là vi tính chính hãng của các thương hiệu nổi tiềng, các sản phẩm này cũng được kiểm định để có thể được phân phối tại thị trường Mỹ, do đó các sản phẩm này có thế mạnh lớn về chất lượng. Phần mềm Kaspersky cũng là một thương hiệu nổi tiếng và đã khẳng định được mình trên thị trường phần mềm diệt virut. Cách thức quảng bá hình ảnh tới khách hàng Hiện tại kênh quản cáo chính của công ty là website www.vietapps.com . Website này có một giao diện khá đẹpvà bao gồm các chức năng sau: Giới thiệu công ty tới khách hàng Giới thiệu về tên và địa chỉ Giới thiệu về các đợt khuyến mãi Giới thiệu về chính sách bảo hành Giới thiệu về cách thanh toán Giới thiệu về sản phẩm Giới thiệu các thông tin chi tiết về sản phẩm như : Dòng sản phẩm, giá, hình ảnh, cấu hình chung, cấu hình chi tiết,... Đăng các bài viết theo các chủ đề Các thành tựu đạt được Các thông tin về các hoạt động xã hội của Vietapps Các thông tin tuyển dụng Các bài viết trình bày các thủ thuật sử dụng máy vi tính hiệu quả hơn Các đường dây liên lạc online để hỗ trợ khách hàng Bên cạnh đó công ty còn sử dụng việc đăng quảng cáo trên các kênh bán hàng online đã khá nổi tiềng hiện nay : www.EnBac.com www.MuaRe.vn www.VatGia.com và một số diễn đàn khác. Bên cạnh đó tận dụng sự quảng cáo truyền miệng , những nhận xét tốt của chính khách hàng. Cáchthức thanh toán Chuyển khoản trong nước Khách hàng có thể thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản. Sau đó liên hệ với VietApps theo thông tin phần liên hệ (điện thoại/email) để thông báo thanh toán bao gồm các thông tin sau: Thời gian chuyển khoản Tài khoản bạn dùng chuyển khoản Số tiền chuyển khoản Bạn chuyển tiền vào tài khoản ở ngân hàng nào của VietApps Bạn mua mặt hàng gì Danh sách các ngân hàng mà công ty có thể nhận chuyển khoản Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - VietComBank Hà NộiNgân hàng Đông Á - EAB - Chi nhánh Hà NộiNgân hàng EximBank - Chi nhánh Hà NộiNgoài ra bạn cũng có thể chuyển khoản bằng hình thức gửi tiền qua hệ thồng ATM. Chuyển khoản cho khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn đỏ VAT Ngân hàng EximBank - Chi nhánh Láng Hạ - Hà NộiThanh toán trực tuyến 1. Thanh toán qua Liberty Reserve. 2. Thanh toán qua Ngân Lượng (www.NganLuong.vn) Chính sách bảo hành Chính sách bảo hành máy tính xách tay Điều kiện được bảo hành tuân theo quy định của nhà sản xuất, chi tiết cho từng thương hiệu máy tính xách tay như sau: 1. Máy tính xách tay HP: ( Tùy vào từng dòng máy tính mà HP bảo hành theo từng thời hạn từ 1 năm tới 3 năm. - Các dòng máy tính Compaq, Pavilion, HDX, NC thấp cấp bảo hành toàn cầu 1 năm. - Riêng dòng máy tính thuộc phân khúc doanh nghiệp cấp cao (NC cao cấp) thì bảo hành 3 năm. Các thông tin trên máy vi tính cần quan tâm như sau: S/n: Serial number của máy (ký hiệu của dòng máy) P/n: Product number của máy (Ký hiệu của máy) Thời hạn bảo hành Người dùng có thể mua máy tính xách tay có xuất xứ tại các thị trường khác như Mỹ, châu Âu, Úc... mà vẫn đảm bảo được bảo hành tại Việt Nam. HP hiện đã thuê Công ty TNHH Dịch vụ Tin Học FPT bảo hành các sản phẩm  máy tính xách tay của hãng .  Cho nên khách hàng có thể yên tâm mang máy tới các địa chỉ cung cấp để bảo hành, thủ tục chỉ là kiểm tra số P/n và S/n của máy. Địa chỉ bảo hành của HP tại Việt Nam như sau: Tại Hà Nội: Công ty Dịch vụ Tin Học FPTĐịa chỉ: 198 Thái Thịnh – Hà NộiĐiện thoại: (04) 942 1792    Fax: (04) 942 4866 Tại Đà Nẵng: Chi nhánh Công ty Dịch vụ Tin Học FPT Đà NẵngĐịa chỉ: 176 Trần Phú, Q. Hải Châu, Tp. Đà NẵngĐiện thoại: (051) 562 666    Fax (051) 562 662 Tại TP.HCM: Chi nhánh Công ty Dịch vụ Tin Học FPT HCMĐịa chỉ: 207/4 Nguyễn Văn Thủ, Q.1, Tp.HCMĐiện thoại: (08) 285 2521    Fax: (08) 824 8010 2. TOSHIBA: ( Trước đây,máy tính laptop nhãn hiệu Toshiba bán chính thức tại thị trường Việt Nam sẽ do Trung tâm bảo hành FPT đảm nhiệm.Nhưng kể từ ngày 10/6/2008,Trung tâm bảo hành Digicare (32 Nguyễn Trường Tộ, Q4,TP.HCM – ĐT: 08.8266065) thuộc Công ty Thế Giới Số (Digiworld) chính thức trở thành trung tâm bảo hành thứ 2 về máy tính laptop Toshiba tại Việt Nam. Cũng như các nhãn hiệu khác,ngoài việc nhận bảo hành các loại máy tính laptop Toshiba được bán chính thức ở Việt Nam,hai trung tâm này cũng sẽ nhận bảo hành máy tính laptop Toshiba mua trực tiếp ở nước ngoài hoặc mua lại từ đơn vị nhập hang tự phát nhưng phải có chế độ bảo hành toàn cầu. Chính sách bảo hành bản quyền phần mềm Kaspersky 1. Bản quyền phần mềm Kaspersky do VietApps phân phối được bảo hành trọn đời (toàn thời gian bản quyền có hiệu lực). 2. Bảo hành 1 đổi 1 trong các trường hợp sau: Mã kích hoạt không kích hoạt được ngay sau khi cào thẻ, Kích hoạt nhưng thời gian kích hoạt không đủ thời hạn như ghi trên thẻ (ví dụ hiệu lực 12 tháng nhưng phần mềm báo chỉ có 10 tháng). Cơ cấu tổ chức : Công ty TNHH Thương mại Công Viên Số Toàn Cầu mới đi vào hoạt động được 6 tháng , do đó nó có một cơ cấu tổ chức rất gọn. Bao gồm Tổng giám đốc : Hoàng Quốc Vũ Kế toán : Đoàn Thị Huế 3 Nhân viên : Dương Duy Long Đào Thế Huy Hoàng Văn Xuân Do còn là một công ty mới và ít nhân viên, nên công ty vẫn chưa được phân chia thành các phòng ban chuyên biệt. Các thành viên trong công ty đặc biệt là giám đốc vẫn đang kiêm nhiệm khá nhiều chức năng trong công ty. Các chức năng kinh doanh của công ty: Tuy mới thành lập nhưng giám đốc công ty đã phân chia các chức năng kinh doanh công ty một các rất rõ ràng: Công viêc cụ thể của từng chức năng Nhập hàng: Người chịu trách nhiệm chính : Hoàng Quốc Vũ Công việc : Liên hệ với các nhà cung cấp, chủ yếu thông qua các kênh liên lạc online. Chọn sản phẩm vi tính. Thỏa thuận giá. Ký kết hợp đồng mua sản phẩm. Thanh toán cho nhà cung cấp. Vận chuyển hàng về cơ quan hải quan. Làm thủ tục thông quan . Vận chuyển hàng về kho. Quản lý hàng trong kho Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ Công việc: Xếp hàng vào kho . Lưu trữ số thông tin về máy tính. Thông tin này bao gồm : Dòng máy tính, nhà sản xuất, số lượng máy theo các dòng, cấu hình từng máy, giá từng máy. Cập nhật các thông tin về máy tính sau mỗi lần Nhập hàng, bán hàng, thay đổi giá hay thay đổi sau khi có các sự kiện phát sinh khác. Thống kê hàng trong kho, đưa ra các báo cáo Bán hàng Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ và 3 nhân viên Công việc : Quảng cáo hàng bán thông qua các kênh quảng cáo. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có thể đưa ra yêu cầu thông qua 3 hình thức liên lạc Thông qua điện thoại của công ty hay điện thoại của các thành viên trong công ty Thông qua Email đã được cung cấp trên các website Trực tiếp tới văn phòng công ty để đưa ra yêu cầu Các yêu cầu này có thể là: Tìm hiểu thêm thông về sản phẩm mình quan tâm Tìm hiểu thêm về chế độ bảo hành sản phẩm của công ty Yêu cầu mua sản phẩm Sau khi các yêu cầu đã được tiếp nhận. Nếu là yêu cầu tìm hiểu thêm thông tin, nhân viên trong công ty sẽ cung cấp đầy đủ. Nếu là yêu cầu đặt hàng, khách hàng sẽ được nói chuyện trực tiếp với giám đốc để đàm phán về giá cả, được cung cấp những lựa chọn khác về sản phẩm có thể là phù hợp hơn về túi tiền và sở thích của khách hàng đó. Sau khi đã đi đến thỏa thuận, khách hàng sẽ trả tiền. Việc trả tiền có thể tiến hành theo 3 phương thức thanh toán Dùng tiền mặt Qua các kênh thanh toán online Chuyển khoản Có 3 chính sách thanh toán cho khách hàng : Trả ngay Trả chậm ( trả luôn một cục sau) Trả từng phần Sau khi khách hàng thanh toán, máy tính sẽ được chuyển giao cho khách hàng ( nếu với khách hàng ở xa công ty sẽ vận chuyển tới nhà ) Bảo hành Người chịu trách nhiệm : Hoàng Quốc Vũ và 2 nhân viên Công việc: Tiếp nhận yêu cầu bảo hành Nhận sản phẩm cần bảo hành từ khách hàng Làm phiếu bảo hành Chuyển sản phẩm cần bảo hành cho các trung tâm bảo hành Sau khi nhận lại sản phẩm đã được trung tâm bảo hành sửa chữa, công ty sẽ bàn giao lai cho khách hàng. Kế toán Người chịu trách nhiệm : Nhân viên kế toán Đoàn Thị Huế Công việc : Lên các chứng từ để ghi nhận các phát sinh tăng giảm của nguồn vốn và tài sản vào sổ sách. Đưa ra các báo cáo doanh thu. Lên báo cáo tài chính cuối mỗi kỳ kinh doanh. Các hoạt động trong công ty có thể được khái quát bằng sơ đồ sau 1.2.Giới thiệu bài toán quản lí 1.2.1.Bản chất của bài toán (Chức năng quản lí) Bài toán lớn Cần một hệ thống hỗ trợ cán bộ trong công ty về 3 mảng : Thông tin khách hàng : Cần lưu trữ hoặc cập nhật thông tin về khách hàng khi có các sự kiện như sau phát sinh : Có các yêu cầu tìm hiểu thông tin từ khách hàng Có đơn đặt hàng từ khách hàng Có yêu cầu bảo hành từ khách hàng Có các thay đổi cần cập nhật trong thông tin khách hàng ( email, số điện thoại, địa chỉ ,...)Quản lý kho hàng Cập nhật thông tin về máy tính trong kho : Số lượng máy tính ( sau xuất- nhập) Các loại dòng máy Cấu hình chi tiết các máy mới nhập Cung cấp các thông tin cần thiết khi có các nhu cầu tìm kiếm Lên các báo cáo thông kê theo yêu cầu Quản lý các chứng từ Lưu trữ thông tin về các chứng từ phát sinh Lên báo cáo về các chứng từ theo yêu cầu Bài toán riêng cần giải quyết Quản lý kho hàng Các tình huống cần trợ giúp của phần mềm : Cập nhật Cập nhật máy tính sau khi kí kết hợp đồng ở Mỹ Cập nhật máy tính đang lưu tại hải quan( bổ xung thêm các trường hợp nếu không thông quan được) Cập nhật máy tính khi nhập kho Cập nhật thông tin máy tính khi bán hàng, xuất kho cho khách hàng Cập nhật thông tin khi có yêu cầu bảo hành Cập nhật thông tin khi đưa máy tới trung tâm bảo hành Cập nhật thông tin khi nhận máy từ nơi bảo hành Cập nhật thông tin khi trao máy lại cho khách hàng Tìm kiếm Khi người sử dụng ( có thể là giám đốc hoặc cán bộ) cần tìm kiếm các máy vi tính theo các tiêu thức khác nhau. Công việc tìm kiếm có thể phát sinh với các trường hợp sau: Tìm kiếm theo yêu cầu của khách hàng Tìm kiếm khi phát sinh các nhu cầu quản lý của công ty Lên các báo cáo Danh sách máy tính trong kho Danh sách máy tính đang chuyển về Danh sách máy tính lưu tại hải quan Danh sách máy tính bảo hành Danh sách máy tính đã bán theo tháng/quí/năm Dòng máy được mua nhiều nhất... Bản chất: Bản chất của việc xây dựng phần mềm này là : Xây dựng một cơ sơ dữ liệu hợp lý và một công cụ sử dụng thuận lợi để lưu trữ và sử dụng tất cả các thông tin cần thiết về một chiếc máy vi tính trong xuyên suốt cả quá trình mua- nhập – bán – bảo hành . Cơ sở dữ liệu này phải phục vụ tốt cho nhu cầu tìm kiếm dữ liệu của nhân viên trong công ty (xa hơn nữa là phục vụ nhu cầu tìm kiếm sản phẩm của khách hàng thông qua website của công ty). Phần mềm sẽ làm công việc tìm kiếm thông tin về máy tính khi cần thiết trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc thực hiện nó một cách thủ công như hiện nay. 1.2.2.Thực trạng ứng dụng CNTT giải quyết bài toán hiện tại Đối với 3 vấn đề Quản lý thông tin khách hàng Quản lý kho hàng Quản lý chứng từ việc áp dụng công nghệ thông tin trong công ty vẫn ở mức rất thấp, gần như hoàn toàn thủ công. Các khách hàng khi đến mua hàng sẽ được lưu lại các thông tin chính về khách hàng ( tên, số điện thoại, địa chỉ) và sản phẩm ( dòng sản phẩm ). Máy vi tính khi được đặt mua về hay xuất nhập kho vẫn chỉ được giám đốc ghi lại trên giấy hoặc file word các thông tin chính, rất nhiều thông tin giám đốc vẫn phải tự ghi nhớ ( dòng sản phẩm mới, số lượng trong kho, các sản phẩm được mua nhiều,..) . Đặc biệt là giám đốc sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các thông tin về các sản phẩm đã bán được một thời gian, khách hàng yêu cầu bảo hành. Các chứng từ được nhập trên file excel để lưu trữ. Đối với riêng việc quản lý kho hàng Hiện tại công ty phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của giám đốc. Các thông tin chính về cấu hình, giá sản phẩm, các thông tin về tình trạng của sản phẩm giám đốc công ty đều phải tự ghi nhớ. Khi qui mô công ty còn nhỏ, số lượng sản phẩm còn nhỏ thì công việc vẫn còn có thể hoạt động được. Nhưng khi qui mô công ty lớn hơn, đặc biệt lầ kế hoạch mở rộng lượng hàng phân phối trong năm tới, công ty sẽ cần phải có những thay đổi cải tiến viếc quản lý kho hàng. 1.3.Đề xuất xây dựng giải pháp cho bài toán 1.3.1.Các giải pháp tin học hóa Như vậy viêc xây dựng một bộ phần mềm với đủ 3 modul quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho hàng, quản lý chứng từ là một việc cần thiết và đúng đắn. Đặc biệt cần xây dựng phần mềm để tận dụng được các nguồn lực sẵn có của công ty là website của công ty và mối quan hệ tốt với các khách hàng đã từng mua sản phẩm. Để xây dựng được một phần mềm như vậy có thể có nhiều phương án để lựa chọn. Các giải pháp tin học hóa Phần mềm có thể được xây dựng dựa trên nền tảng là lập trình cosole . Như thế người sử dụng chỉ có thể là các nhân viên trong công ty, chỉ khi máy tính của họ được cài đặt phần mềm. Phần mềm có thể được xây dựng trên nền tảng các ngôn ngữ lập trình để có thể nhúng vào trang web của công ty. Giải pháp này sẽ tận dụng được tối đa lợi ích từ phần mềm. Phần mềm vừa có thể trợ giúp các nhân viên trong công ty, vừa có thể giúp đỡ được khách hàng thông qua việc sử dụng phần mềm trực tiếp trên website của công ty. Do việc xây dựng bộ phần mềm chung rất phức tạp và tốn nhiều công sức nên việc thực hiện phần mềm sẽ phải được thực hiện dần theo từng modul nhỏ trước. Khi một modul đã chạy tốt sau khi triển khai sẽ tiếp tục triển khai các modul tiếp theo. Chương trình lớn được chia làm 3 modul chính là Quản lý thông tin khách hàng Quản lý kho hàng Quản lý chứng từ Do sự cần thiết hiện nay khi công việc quản lý kho hàng một cách thủ công chỉ với việc ghi chép và ghi nhớ đã không thể đáp ứng được yêu cầu quản lý nữa, modul đầu tiên thực hiện sẽ là modul quản lý kho hàng. Như vậy giải pháp là : Xây dựng modul quản lý kho hàng đầu tiên, sau khi modul này hoạt động tốt sẽ tiếp tục xây dựng các modul khác. Việc xây dựng modul này sẽ được tiến hành bằng thiết kế và lập trình phần mềm client trước, sau đó sẽ chuyển đổi để có thể chạy trên website công ty. 1.3.2.Lợi ích của việc áp dụng phần mềm vào công việc kinh doanh của công ty Mục tiêu của tôi là xây dựng đầy đủ cả phần mềm lớn, với đầy đủ cả ba modul .Một khi hoàn thành tốt cả phần mềm lớn này lợi ích mang lại cho công ty sẽ là rất lớn. Nắm bắt thông tin khách hàng, tìm thông tin về máy tính sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Các chứng từ sẽ được hỗ trợ tự động hóa khi lập, quản lý dễ dàng hơn bằng vi tính. Do đó với việc xây dựng và triển khai thành công phần mềm doanh số của công ty nhất định sẽ tăng. Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho việc thu hút thêm vốn để dồn cho việc mở rộng việc buôn bán vi tính. Bộ phần mềm này cũng có thể được thương mại hóa, đem bán trên thị trường. Nếu việc đó thành công nó sẽ mang lại rất nhiều lợi nhuận cho công ty .Tuy nhiên tôi sẽ đi sâu vào các lợi ích của phần mềm quản lý kho trong khuôn khổ bài thực tập. Với phần mềm quản lý kho -Công việc cập nhật thông tin và lên các báo cáo Việc cập nhật sẽ phải thực hiện thông qua máy vi tính. Thông tin sẽ được lưu trữ trên ổ cứng vi tính nên sẽ rất gọn nhẹ. Việc lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng làm cho việc truy xuất các dữ liệu đó thuận lợi hơn rất nhiều dưới sự hỗ trợ của máy vi tính. Công việc báo cáo cũng sẽ trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. -Công việc tìm kiếm Tính năng hỗ trợ tìm kiếm của phần mềm sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho công ty Thứ nhất về phía giám đốc , khi phát sinh các yêu cầu từ khách hàng dẫn đến việc cần phải xác định một số thông tin về máy tính, việc tìm kiếm bằng phần mềm sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ công. Nó tiết kiệm thời gian và tạo cảm giác dễ chịu cho nhân viên sử dụng phần mềm. Thứ hai về phía khách hàng, các yêu cầu tìm hiểu thêm thông tin của họ sẽ được đáp ứng nhanh chóng hơn với việc sử dụng phần mềm, nó làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Thứ ba, khi phần mềm có thể hoàn thiện hơn để nhúng vào trang website của công ty, nó sẽ tạo thuận lợi hơn rất nhiều cho khách hàng về đầy đủ các mặt Tìm hiểu thông tin về các sản phẩm vi tính đang bán Lưạ chọn sản phẩm phù hợp với chính bản thân mình Thứ tư, nếu phần mềm có thể hoàn thiện và hoạt động tốt, nó có thể được bán trên thị trường. Lợi nhuận mang lại cho doanh nghiệp sẽ không nhỏ. Với mục tiêu là xây dựng một chương trình chạy được trên trang web của công ty, ban đầu tôi thực hiện xây dựng chương trình chạy trên máy client, sau khi phần mềm hoạt động tốt sẽ convert sang phần mềm với chức năng và thiết kế tương tự nhưng chạy được trên trang web của công ty. ._.