Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Sitech Việt Nam

c đích của đợt thực tập tốt nghiệp là giúp cho sinh viên đi sâu vào thực tế, kết hợp các kiến thức đã được học trong nhà trường vào việc giải quyết một vấn đề đang đặt ra trong lĩnh vực Kinh Tế và Quản trị kinh doanh. Thông qua đó làm cho sinh viên nắm vững hơn các kiến thức chuyên môn đã đựơc trang bị trong trường đại học và chuẩn bị cho họ bước vào cuộc đời nghề nghiệp của mình. Quá trình thực tập được chia làm 2 giai đoạn : giai đoạn thực tập tổng hợp (kéo dài trong 5 tuần đầu) và giai đoạn thực tập chuyên đề ( trong 10 tuần còn lại). Kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, báo cáo thực tập tổng hợp không chỉ là kết quả của giai đoạn này mà là tài liệu lưu trữ tất cả các thông tin chính, tổng hợp về cơ quan thực tập và những kiến thức đó sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu chuyên đề thực tập trong giai đoạn thứ hai : giai đoạn thực tập chuyên đề. Giai đoạn thực tập tổng hợp là giai đoạn tìm hiểu khái quát về đặc điểm tình hình hoạt động của đơn vị mà minh thực tập trên nhiều mặt như : quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của công ty, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty… Mục đích của việc nghiên cứu này là để sinh viên nắm được một cách tổng quát quá trình hình thành tình, hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, các lĩnh vực mà đơn vị đồng thời giúp sinh viên liên hệ tình hình thực tế của đơn vị với những kiến thức đã được học trong nhà trường. Những kiến thức này không chỉ là chuyên ngành mà là kiến thức tổng hợp như : Marketinh, Kế toán - Tài chính, Nhân sự,…Những thực tế tại đơn vị sẽ phần nào giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn, nắm vững hơn những kiến thức đã đựơc trang bị trong trường học. Không chỉ ở các nước phát triển mà ngay cả ở Việt Nam, ảnh hưởng và lợi ích mà công nghệ thông tin đem lại đã buộc các tổ chức, doanh nghiệp không ngưng đổi mới, áp dụng triệt để thông tin vào sản xuất kinh doanh. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông đã đưa ra nhiều khái niệm, quan niệm và cách tổ chức làm việc mới trong một tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là một trong những vấn đề quyết định đến sự thành công của cả một doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Do hạn chế về tầm nghiên cứu (bậc cử nhân) cũng như thời gian thực tập. Hơn nữa, tầm hiểu biết của bản thân về lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm. Tha thiết mong muốn nhận được sự đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo, các anh chị tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài viết này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I : Tổng quan về công ty thực tập I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty được thành lập theo quyết định của Sở Kế Hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội, chuyên ngành kinh doanh là về máy tính, các trang thiết bị, các linh kiện về máy tính. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh, lắp đặt các thiết bị bảo vệ giám sát. Tên giao dịch: Công Ty TNHH Sitech Việt Nam Tên tiếng anh: System International technologies Ngày thành lập: 12/2006 Mã số thuế: 01002122737 Địa chỉ : 110 E4 – Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện Thoại : (04)8684877 – 04.8684881 Fax : 84-4-8680017 Website : http:// www.manhinh-lcd.com & http:// www.vinasitech.com.vn Công ty TNHH Sitech Việt Nam là công ty con thuộc Công Ty mẹ là Công ty Cổ Phần Tin Học WTT có Địa chỉ tại : 11/283 - Trần Khát Chân – Hà Nội. Có Email là: Sales@vinasitech.com.vn. Công ty TNHH Sitech Việt Nam tuy là công ty con nhưng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định hiện hành của nhà nước, có vốn điều lệ và tự chịu trách nhiệm về tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ bằng vốn. Công ty cũng độc lập về hoạch toán kinh tế và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh Cán bộ hướng dẫn tại công ty thực tập : Anh Đặng Văn Việt . Là Giám đốc công ty. Có điện thoại liên lạc là : 0983320464 Lĩnh vực kinh doanh : Máy tính và trang thiết bị về máy tính như : CPU - bộ vi xử lý, Fan For CPU - Quạt cho CPU, HDD - Ổ đĩa cứng, Fan For HDD, HDD BOX - Quạt làm mát ổ cứng, hộp đựng ổ cứng, RAM - Bộ nhớ trong, USB Flash - Ổ cứng di động, MEMORY Card, READER Card - Thẻ nhớ, đầu đọc thẻ nhớ, MAINBOARD – bo mạch chủ, MONITOR - Màn hình máy tính, CASE - Vỏ máy tính, CDROM – Ổ đọc đĩa CD, VCD, CDREWRITE - ổ ghi đĩa CDROM, SOUND Card - Cạc âm thanh, SPEAKER – Loa, VGA Card - Cạc màn hình, WEBCAM – Internet camera, Fax Modem – Modem ADSL & ROUTER, MOUSE - chuột, KEYBOARD – Bàn phím, NET VORKING - Thiết bị mạng, NIC Card - Cạc mạng, SWITCHS - Đầu nối mạng, Phụ kiện máy tính… Các thiết bị bảo vệ, theo dõi và giám sát như: Camera, Webcam, chuông báo động, đèn chiếu sáng… 2.Cơ cấu tổ chức của công ty. Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH Sitech Việt Nam : Kinh Doanh Bán Buôn Giám đốc P.Giám đốc Phòng Dự Án Phòng Kĩ Thuật Phòng Kinh Doanh Kinh Doanh Bán lẻ Marketing Kĩ Thuật Lắp máy Kĩ Thuật Chăm sóc KH - Giám đốc công ty: Là người đại diện pháp nhân của công ty. Là người có quyền ra các quyết định quan trọng trong công ty. Và cũng là người chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật. - P.Giám đốc: Là người giám sát các hoạt động của công ty, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh. Và cũng là người lên các báo cáo, kế hoạch cho giám đốc. - Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm thị trường và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trường mới, thị trường phi quota và thực hiện thị trường mới, thị trường phi hạn ngạch. Thực hiện công tác đối ngoại, thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá. Tìm nguồn phân phối các sản phẩm mà công ty kinh doanh. Do mới thành lập nên thị trường của công ty còn hẹp và chưa phong phú. Do đó vấn đề về thị trường rất đựơc ban lãnh đạo công ty chú ý và đầu tư. - kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hoạch toán kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị. Theo dõi tình hình hàng hoá, tài sản, lập báo cáo tổ chức thống kê theo quy định của nhà nước. - Phòng dự án : Tìm nguồn dự án trong hoạt động của công ty. Các dự án mà công ty có thể đáp ứng tôt. Ngoài ra phong còn tham gia đấu thầu các chương trình công ty dự thầu do các đơn vị tư nhân cũng như là của nhà nước tổ chức. - Phòng kĩ thuật : Xử lý và lắp đặt các hệ thống mạng máy tính, thiết bị bảo vệ tự động …Thực hiện việc triển khai phần còn lại của hợp đồng đối với khách hàng. Chăm sóc khách hàng về vấn đề kĩ thuật. Bao gồm cả vấn đề bảo hành cho khách hàng và sau bán hàng. 3. Tìm hiểu về hoạt động của công ty. 3.1 Lĩnh vực kinh doanh Cũng như nhiều Công ty có chuyên ngành kinh doanh về máy tính khác, Công ty TNHH Sitech Việt Nam kinh doanh các mặt hàng về máy tính và phụ kiện máy tính cũng như các thiết bị về mạng. Ngoài ra công ty còn kinh doanh về các thiết bị phục vụ cho bảo vệ. Đến với Công Ty TNHH Sitech Việt Nam ngoài những thứ kể trên các bạn sẽ có cơ hội lựa chọn rất nhiều chủng loại cũng như kiểu dáng các sản phẩm về màn hình LCD và tivi Plasma của các hãng uy tín trên thế giới. 3.2. Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Trong tương lai công ty tiếp tục việc kinh doanh các mặt hàng mà công ty đang có lợi thế trên thị trường. Đồng thời mở rộng việc kinh doanh không chỉ một số mặt hàng như: Máy tính,Màn hình LCD, ti vi Plasma… Mà chuyển sang các lĩnh vực khác, có nhiều tiềm năng về kinh tế cũng như là năng lực của công ty. Với mục tiêu là : Sự hài lòng của khách hàng là niềm cổ vũ mạnh mẽ, là động lực thúc đẩy của chúng tôi. Không ngừng mở rộng, nâng cao năng lực phục vụ khách hàng, khả năng cung cấp các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng ngày càng tốt hơn ngày càng hoàn thiện hơn. Tương lai lĩnh vực chính mà công ty tập trung chủ yếu vào đầu tư và phát triển kinh doanh sẽ là các thiết bị bảo vệ. Đây là lĩnh vực mới mẻ và có nhiều tiềm năng do vấn đề về bảo vệ ngày càng được đề cao, nhất là khi công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, giá cả các thiết bị cũng giảm đi. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp trang bị các thiết bị bảo vệ tự động. Phục vụ đắc lực cho doanh nghiệp. Mặt khác, trong lĩnh vực này cũng có ít các đối thủ cạnh tranh, do đó áp lực cạnh tranh cũng giảm đi. 3.3 Đối thủ cạnh tranh. Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của kinh tế thế giới. Khoa học kĩ thuật cũng phát triển một cách vượt bậc. Ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó bên cạnh sự phát triển của công ty thì đã có nhiều công ty ra đời kinh doanh trên cùng một lĩnh vực và đó sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Đó có thể là những công ty lớn, đơn vị có tiếng tăm trên thị trường, hay những đơn vị vừa nhỏ nhưng cũng chứa sức cạnh tranh tiềm ẩn, điển hình như: Công ty máy tính Trần Anh, Công ty máy tính Nam Á, Công ty máy tính Lan Phương… 3.4Thực trạng ứng dụng tin học của công ty - Hệ thống máy tính của công ty được nối với mạng Internet. - Phần cứng: 4Máy tính PC( Cấu hình: màn hình tinh thể lỏng LCD 17 inch, CPU Intel (R) Pentium IV, Ram 256, HDD 40GB, Ổ CD ROM) 1 máy in Canon, 1 máy Photocopy Canon - Phần mềm: Hệ điều hành Window XP, phần mềm Microsoft Office 2003, một số phần mềm ứng dụng chuyên biệt khác như: phần mềm kế toán, phần mềm Manager... - Tuy nhiên do đặc thù của công ty, nên phần mềm mà công ty đang sử dụng chưa đáp ứng tốt nhu cầu về quản lý hàng hóa. Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm hiệu quả hơn cho việc quản lý hàng hoá mà công ty đang kinh doanh. II. Đề Tài Nghiên cứu. 1.Tên đề tài. Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam 2. Lý do chọn đề tài: Hiện nay, Công ty có sử dụng 4 máy tính chủ yếu để phục vụ cho việc truy cập mạng. Việc lưu trữ dữ liệu, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chăng cũng chỉ ở các file riêng lẻ. Việc lên báo cáo tuần, báo cáo tháng hay quý mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đưa dữ liệu vào báo cáo là hoàn toàn thủ công. Hơn nưa, việc tìm kiếm các thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Để soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trước đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số liệu về hàng hoá cũng như công nợ … Như vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu để truy vấn khi cần thiết và ghi chép những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra. Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho giám đốc cho tương lai. Cuối cùng là việc hỗ trợ cho việc tổng hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng như kết quả thực hiện được trong từng tuần từng tháng. Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính xác khi đã có một cơ sở dữ liệu chuẩn. Ngoài ra nhận thấy được sự hạn chế về nhiều mặt của hệ thống thông tin thủ công mà công ty đang sử dụng để quản lý việc nhập khẩu hàng hoá và bán hàng như: Tốn nhiều thời gian trong việc nhập dữ liệu, vấn đề quản lý hàng hoá, khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn và sự bất lợi, việc giải quyết bài toán bằng phương pháp thủ công trong nền kinh tế thị trường là rất khó và nhiều khi là không thể nhất là trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, khi màcông nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng rộng rãi. Trên thế giới từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketing… Các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đó xu hướng tất yếu của thời đại ngày nay. Một điều rất cần thiết cho sự mở rộng của tổ chức doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Khi tổ chức doanh nghiệp phát triển với quy mô nhất định nào đó, thì số lượng dữ liệu phát sinh hàng ngày cần ghi nhận và xử lý sẽ vượt quá khả năng xử lý của hệ thống thông tin thủ công, hay hệ thống thông tin đã lỗi thời, nhất là đối với tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty me – công ty con. Với các chi nhánh và công ty con được phân bố ở các khu vực khác xa nhau. Việc ứng dụng tin học lúc này sẽ giúp cho các tổ chức doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu về lưu trữ và xử lý một khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết các bài toán có quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng. Từ đó có thể đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời. Giảm được chi phí về thời gian một cách đáng kể. Một khi sử dụng các phần mềm ứng dụng cho công tác quản lý thì doanh nghiệp có thể nhanh chóng có được các thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức, cũng như là có thể giảm thiểu số lượng nhân công cần thiết để thực hiện công việc lưu trữ, xử lý dữ liệu. Ngoài ra khi công ty ứng dụng tin học hoá công tác quản lý và tham gia vào thương mại điện tử thì doanh nghiệp có cơ hội mở rộng phạm vi kinh doanh vượt ra khỏi biên giới quốc gia và thực hiện việc kinh doanh 24giờ/ngày; 7 ngày/ tuần. Nó cho phép doanh nghiệp giảm được chi phí và thời gian cho việc quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm và kí kết hợp đồng với đối tác. Đây là một đề tài có tính ứng dụng rất cao, chương trình mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc kinh doanh ở mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra các quyết định dựa trên tình hình thực tế. Vì vậy, cần phải có một chương trình máy tính trợ giúp quá trình kinh doanh của công ty. Cũng chính vì vậy mà tôi chọn đề tài: “Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam” 3. Mục tiêu của đề tài : - Chuyên nghiệp hoá các hoạt động thương mại, các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, khách hàng, về hàng tồn kho… - Đơn giản hóa chứng từ: Các chứng từ đều đựơc hình thành theo mẫu. vì thế việc cập nhật các chứng từ đơn gian và ít thời gian. Tạo điều kiện cho công ty có thể có nhiều thời gian vào việc phát triển thị trường và quản lý quan hệ đối tác. - Đáp ứng nhu cầu quản lý của cơ quan chức năng một cách chính xác và nhanh chóng như: Quản lý giá thành, giá chào hàng cho các đối tác. Theo dõi thống nhất, chính xác cập nhật giá cả trên thị trường. Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt động tiếp thị bán hàng cũng như đặt hàng. Quản lý hiệu quả thực hiện của hợp đồng : thời gian thực hiện, đối tác tham gia, tiến độ thực hiện, hay vấn đề bảo hành… Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên cũng như cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. - Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng được những thành tựu của quá trình phát triển khoa học công nghệ. 4. Công cụ thực hiện đề tài. Công cụ thiết kế: Sử dụng phương pháp thiết kế Top - Down Design. Đây là phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống, đi từ cái tổng thể đến chi tiết cho từng chức năng. Theo đó hệ thống thông tin sẽ được mô hình hoá bằng các sơ đồ. Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu cho chương trình như thiết kế thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá cho ra một cơ sở dữ liệu. Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu ta sẽ dùng phần mềm Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2003. Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập chương trình. Visual Basic là sản phẩm phần mềm của Micrsoft. Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Có chế độ bảo mật tương đối an toàn. Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0(năm 1998) cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên Internet. Và cũng được sử dụng một cách phổ biến trong lập trình qsuản lý. Ngôn ngữ Visual Basic có được những tính năng mà các ngôn ngữ lập trình khác không có được. Điều dễ nhận thấy là sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để lập trình sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình khác vì bạn có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual Basic cung cấp. Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi hình thành chương trình. Ngoài ra Visual Basic còn cho phép chỉnh sửa một cách dễ dàng, đơn giản. Khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library) Bên cạnh đó Visual Basic cũng còn một số hạn chế cố hữu như các ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic là chương trình 32 bit, chỉ chạy trên môi trường Windows từ 95 trở lên. Việc Visual Basic phục vụ ngày càng tốt cho việc lập trình nhưng nó cũng không thể nào trợ giúp hết được cho người lập trình. Các bước thực hiện đề tài : khảo sát hệ thống : khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết. Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ: Sơ đồ chức năng kinh doanh, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể. Thiết kế hệ thống : - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế Form giao diện. - Thiết kế chương trình - Thiết kế các mẫu báo cáo CHƯƠNG II: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN I: Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức a. Khái niệm thông tin. Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.    Thông tin tồn tại dưới các hình thức:    - Bằng ngôn ngữ.    - Hình ảnh.    - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. b. Tính chất của thông tin    - Tính tương đối    - Tính định hướng    - Tính thời điểm    - Tính cục bộ c. Thông tin trong quản lý Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý: Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Quyết định Quyết định Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lý giao dịch Cấp chiến lược Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý Các quyết định của một tổ chức chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. + Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. + Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. + Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. 2. Khái quát về hệ thống thông tin 2.1 Định nghĩa về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu ... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giứ Kho dữ liệu Phân phát Đích Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Tài chính chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing chiến lược Marketing chiến thuật Marketing tác nghiệp Nhân lực chiến lược Nhân lực chiến thuật Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hệ thống thông tin văn phòng 2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: + Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. + Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. + Tính thích hợp và dễ hiểu. + Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp nhận. + Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. 2.4 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Như chúng ta đã tìm hiểu thì sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin,những vấn đề quản lý là những nguyên nhân đầu tiên dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin. Ngoài ra còn rất nhiều nguyên nhân khác và được tóm lược như sau: - Những vấn đề quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi của công nghệ. - Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thông thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Chẳng hạn khi xuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải rà soát lại các hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi ích khác cho họ. 2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu qủa của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu . Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.       2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp.       2.5 Đánh giá lại tính khả thi.       2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.        2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:       3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.        3.2 Thiết kế xử lý.        3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.        3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic.        3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgic. Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Dưới đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:        4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.        4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.        4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.        4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:        5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.        5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra).        5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.        5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công.        5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống  Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kỹ thuật hệ thống như sau:        6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.        6.2 Thiết kế vật lý trong.        6.3 Lập trình.        6.4 Thử nghiệm hệ thống.        6.5 Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải vạch kế hoạch một cách chi tiết tỉ mỉ. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Có 3 cách để mô tả về một hệ thống thông tin, đó là sử dụng mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình ổn định nhất Mô hình lôgíc ( góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài ( góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong ( góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Ba mô hình của hệ thống thông tin 3.1 Mô hình logic Mô hình lôgíc mô tả hệ thống “đang làm gì”: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì? “ và “ Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. 3.2 Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống. Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? “ “Ai?” “ Ở đâu ?” “Khi nào?”. 3.3 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị… Mô hình giải đáp câu hỏi “ Như thế nào?” . 4. Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin Có hai công cụ tương đối chuẩn dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống, đó là sơ đồ luồng thông tin ( IFD ), sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD). 4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Thủ Công Tin học hoá Tin học hoá hoàn toàn Bán thủ ._.