Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoàng Hà

ng tác kế toán của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà .15 2.2.1. Khái quát chung về việc vận dụng Chế độ kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà .15 2.2.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán .16 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán .18 2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán .22 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán .25 2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống kế toán máy tại Công ty .27 PHẦN III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI HOÀNG HÀ .29 3.1. Đánh giá chung về tổ chức kế toán của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà .29 3.2. Định hướng phát triển tổ chức kế toán .32 KẾT LUẬN .34 LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương pháp kinh doanh phù hợp và hiệu quả. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, do vậy mà doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với chất lượng ngày càng cao và giá thành hạ. Đó là mục đích chung của các doanh nghiệp thương mại. Nắm bắt được thời thế trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá, với nhu cầu đưa công nghiệp hóa vào kinh doanh các mặt hàng phục vụ ngành chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc, gia cầm cũng như tư vấn chuyển giao công nghệ chế biến, sản xuất thức ăn chăn nuôi,… ngành kinh doanh nguyên vật liệu thức ăn chăn nuôi luôn luôn không ngừng phấn đấu để tạo những tài sản cho nền kinh tế, đem lại lợi nhuận và đóng góp một lượng tiền đáng kể cho ngân sách Nhà nước. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây hoạt động ngành sản xuất, kinh doanh thức ăn chăn nuôi còn thực hiện tràn lan, nhỏ lẻ, thiếu tập trung. Trong tình hình đó, việc đầu tư vốn phải được tăng cường quản lý chặt chẽ để mang lại hiệu quả cao. Để thực hiện được điều đó, vấn đề trước mắt là cần phải hạch toán đầy đủ, chính xác trong quá trình kinh doanh. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu đó. Vì vậy, trong giai đoạn đầu thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà, em đã tìm hiểu về quá trình kinh doanh và tổ chức kế toán của Công ty để nắm bắt được quy mô hoạt động của Công ty cũng như nhiệm vụ của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Thương mại. Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung của Báo cáo tổng hợp gồm 03 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà. Phần II: Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà. Phần III: Đánh giá thực trạng về tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà. Cùng với sự nỗ lực của bản thân, sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo và các anh chị trong phòng kế toán, em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp. Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có, khả năng lý luận còn nhiều hạn chế nên Báo cáo này khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị Phòng Kế toán của Công ty để báo cáo của em được hoàn thiện hơn nữa, đồng thời có điều kiện nâng cao kiến thức của mình phục vụ cho công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI HOÀNG HÀ. Để có cái nhìn tổng quan về Công ty, trước hết, chúng ta hãy tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Sản xuất &Thương mại Hoàng Hà. Tên gọi: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoàng Hà Tên giao dịch: HOANG HA PRODUCTION AND TRADING COMPANY LIMITED Tên viết tắt: HOANG HA CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 501, Tòa nhà 7 tầng, Km 14, Quốc lộ 1A - Xã Liên Ninh - H. Thanh Trì - Tp. Hà Nội. Điện thoại: (+84.4).36864001. Fax: (+84.4).36864001. Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoàng Hà được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102009942 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại, hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý của Nhà nước về mọi hoạt động kinh tế. Công ty kinh doanh một số ngành nghề chủ yếu như: - Sản xuất và chế biến các loại thức ăn gia súc, gia cầm; - Kinh doanh nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc và chất bổ sung thức ăn gia súc; hàng nông, lâm, thủy, hải sản; hàng thủ công mỹ nghệ; - Tư vấn chuyển giao công nghệ sản xuất thức ăn chăn nuôi; - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa; - Kinh doanh hóa chất công nghiệp và các sản phẩm hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm) và một số ngành nghề kinh doanh khác. Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng VN), gồm 2 thành viên góp vốn: Cao Văn Hà: 900.000.000 đồng; Nguyễn Văn Thà: 100.000.000 đồng. Từ ngày đầu mới thành lập, Công ty đã gặp phải không ít những khó khăn, đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp trong cùng ngành, cùng với sự mở cửa của nền kinh tế đã làm cho doanh nghiệp phải gồng mình mới tìm được vị thế trong cuộc cạnh tranh đầy khốc liệt. Trải qua 7 năm phấn đấu và trưởng thành, giờ đây uy tín và thương hiệu của Công ty đã dần được khẳng định. Công ty đã có những hợp đồng kinh doanh trong khắp các vùng trong cả nước, từ miền ngược tới miền xuôi, từ Hải Phòng đến Tp. Hồ Chí Minh,… Trong thời gian tới Công ty vẫn không ngừng bám sát thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thị, giới thiệu quảng cáo từng bước đẩy mạnh thương hiệu và chiếm lĩnh thị trường. Trong những năm gần đây, Công ty cũng đạt được lợi nhuận đáng kể và đóng góp cho ngân sách Nhà nước một số tiền khá lớn. Với những chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng, một mặt Công ty đã góp phần nâng cao cải thiện đời sống của nhân viên, mặt khác đã làm cho nhân viên Công ty cảm thấy gần gũi, gắn bó và cống hiến hết mình cho công việc. Năm 2008, mức thu nhập bình quân nhân viên/tháng là 3.000.000đ thì đến năm 2009, mức thu nhập bình quân nhân viên/tháng đã tăng lên là 3.500.000đ. Một số thành tựu Công ty đã đạt được qua những năm gần đây: Bảng 1 - 1: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008, 2009 ĐVT: đồng Stt Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 72.757.483.000 103.585.876.000 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 20.000.000 3 Doanh thu thuần 72.757.483.000 103.565.876.000 4 Giá vốn hàng bán 35.782.127.000 51.985.946.000 5 Lợi nhuận gộp 36.975.356.000 51.579.930.000 6 Chi phí quản lý kinh doanh 9.879.563.000 11.892.970.000 7 Chi phí HĐTC 800.000.000 947.890.000 8 Lợi nhuận thuần 26.295.793.000 38.739.070.000 9 CP Thuế TNDN 7.362.822.040 9.684.767.500 10 Lợi nhuận sau thuế 18.932.970.960 29.054.302.500 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008, 2009. Qua bảng Báo cáo kết quả kinh doanh (Bảng 1-1, trang 5), ta thấy: Lợi nhuận (LN) sau thuế năm 2009 tăng so với năm 2008 là 8.959.159.440 đồng, tương đương tốc độ tăng 47,32 %, việc tăng đó là do ảnh hưởng của các nhân tố: Các nhân tố làm LN sau thuế tăng: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2009 tăng 30.828.393.000 đồng so với năm 2008 dẫn đến LN sau thuế tăng 30.828.393.000 đồng. Các nhân tố làm LN sau thuế giảm: + Các khoản giảm trừ doanh thu năm 2009 tăng 20.000.000 đồng so với năm 2008 dẫn đến LN sau thuế giảm 20.000.000 đồng; + Giá vốn hàng bán năm 2009 tăng 16.203.819.000 đồng so với năm 2008 dẫn đến LN sau thuế giảm 16.203.819.000 đồng; + Chi phí quản lý kinh doanh năm 2009 tăng 2.013.407.000 đồng so với năm 2008 dẫn đến LN sau thuế giảm 2.013.407.000 đồng; + Chi phí hoạt động tài chính năm 2009 tăng 147.890.000 đồng so với năm 2008 dẫn đến LN sau thuế giảm 147.890.000 đồng; + Chi phí thuế TNDN năm 2009 tăng 2.321.945.460 đồng so với năm 2009 dẫn đến LN sau thuế giảm 2.321.945.460 đồng. Mặt khác ta thấy: Tốc độ tăng của doanh thu là 42,37% , trong khi đó tốc độ tăng của LN sau thuế là 47,32%. Như vậy, nguyên nhân cơ bản để tăng lợi nhuận là do Công ty đã tiết kiệm được chi phí. Cụ thể: Chi phí quản lý kinh doanh có tốc độ tăng là 20,38%, chi phí HĐTC có tốc độ tăng là 18,49%. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán lại có tốc độ tăng là 45,28%, cao hơn so với tốc độ tăng doanh thu. Công ty cần kiểm tra chi phí này để góp phần giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoàng Hà Công ty chuyên kinh doanh mặt hàng nguyên vật liệu cho sản xuất thức ăn chăn nuôi, chủ yếu là các mặt hàng như: Bột cá 60% hấp tươi, Bột cá TAGS, Bột huyết, Bột váng sữa, Dầu thực vật, Hương cá, Dicalcium Phosphate, Hemoglobin 99%,…. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên có những đặc điểm riêng trong kinh doanh, do vậy Công ty đã xây dựng quy trình kinh doanh như sau: Thứ nhất: Quy trình tổ chức đầu vào Đầu vào là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình kinh doanh, nếu có một qui trình thực hiện chặt chẽ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy, Công ty có qui trình thu mua và quản lý hàng tồn kho nhằm giúp Công ty quản lý chi phí và kiểm soát giá tốt hơn. Trình tự như sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng và báo cáo tổng hợp lượng hàng tồn kho, trưởng phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng. Ngoài việc đặt hàng của những nhà cung cấp thường xuyên, trưởng phòng kinh doanh có thể tìm kiếm đặt hàng của những nhà cung cấp mới với chất lượng hàng hóa đảm bảo và giá cả cạnh tranh. Sau khi báo cáo với Ban Giám đốc về kế hoạch mua hàng, Trưởng phòng Kinh doanh đặt hàng với nhà cung cấp và thỏa thuận về điều kiện thanh toán, vận chuyển, giao nhận hàng….Trưởng phòng Kinh doanh cộng tác với phòng Kế toán để thanh toán và hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, kế toán kho ghi nhận số lượng và kiểm tra hàng hóa sau đó báo cáo lên phòng Kế toán. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của bên bán hàng, kế toán theo dõi về số lượng và đơn giá hàng nhập. Kê toán ghi tăng tài khoản “Hàng hóa” và ghi giảm tài khoản “Tiền” nếu Công ty trả tiền ngay, ghi nhận khoản phải trả nếu Công ty nhận nợ. Thứ hai: Quy trình tổ chức đầu ra Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán hàng qua kho, bên cạnh đó cũng có một số mặt hàng được bán theo hình thức vận chuyển thẳng, nghĩa là Công ty mua hàng của bên cung cấp để giao bán thẳng cho người mua hàng. Theo hình thức này thì khi Công ty mua hàng của bên cung ứng, Công ty đã xác định được khách hàng mua. Do đó, bộ phận giao nhận của Công ty sẽ đi nhận hàng và giao luôn tới địa chỉ của người mua. Mỗi hình thức bán được thực hiện phù hợp với từng hợp đồng mua bán, phù hợp với điều kiện khả năng của doanh nghiệp. Nhưng dù có theo hình thức nào thì cũng đều có sự giám sát quản lý chặt chẽ của Giám đốc và Kế toán trưởng, từng nghiệp vụ kinh tế đều được hạch toán rõ ràng, chính xác. Trưởng phòng Kinh doanh lập Hợp đồng kinh tế thỏa thuận về chất lượng Hàng hóa, giá cả, phương thức giao nhận và phương thức thanh toán,…Sau đó chuyển cho phòng Kế toán lập phiếu Xuất kho và Hóa đơn Giá trị gia tăng. Phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán kho để xuất hàng. Hóa đơn liên 2 sẽ được giao cho khách hàng để thanh toán. Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu, ghi tăng tài khoản “Tiền” nếu khách hàng thanh toán ngay, ghi tăng tài khoản “Phải thu khách hàng” nếu khách hàng nhận nợ. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà: Trải qua 7 năm hoạt động và phát triển cùng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty đã có nhiều cải tiến. Có thể nói, hiện nay bộ máy quản lý đã đạt được sự hoàn thiện, gọn nhẹ và đem lại hiệu quả cao. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý được khái quát như sau: Giám đốc Bộ phận Kế toán Bộ phận Kinh doanh Bộ phận kho Phó Giám đốc Bộ phận Tổ chức hành chính Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà Như chúng ta thấy, bộ máy này được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Người tối cao và duy nhất có quyền ra quyết định là Giám đốc. Chức năng chủ yếu của các bộ phận: Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm chung điều hành Công ty theo đúng quy chế tổ chức hoạt động. Giám đốc có quyền tuyển dụng lao động, có quyền chủ động lập dự án kinh doanh, là đại diện pháp nhân của Công ty được quyền tham gia đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó Giám đốc Công ty: Là người giúp việc tham mưu cho Giám đốc, được phân công phụ trách một số lĩnh vực như: Đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên, An toàn và vệ sinh lao động,…và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực mình đảm nhiệm. Khi Giám đốc đi vắng, Phó Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi công việc của Công ty. Phó Giám đốc là người được Giám đốc ủy quyền chỉ đạo công việc hành chính và đời sống nhân viên của Công ty như chăm sóc sức khỏe y tế, thăm quan du lịch,…. Bộ phận kế toán: Làm công tác kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, có trách nhiệm quản lý theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc; Thông báo kịp thời cho Giám đốc về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, tăng cường công tác quản lý để việc sử dụng vốn mang lại hiệu quả cao; Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của Nhà nước; Xây dựng kế hoạch Tài chính của Công ty; Quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, sổ sách hàng ngày, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh; Xác định về tình hình vốn hiện có của Công ty và sự biến động của các loại tài sản. Trong đó, Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ chuẩn mực Nhà nước quy định. Bộ phận kinh doanh: Chủ động xây dựng chiến lược kinh doanh; Tìm nguồn tiêu thụ ổn định và mở rộng thị trường tiêu thụ; Nghiên cứu xu thế phát triển của thị trường để lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp và khai thác những mặt hàng tiềm năng. Bộ phận Tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy của Công ty có hiệu quả trong từng giai đoạn, từng thời kỳ, đánh giá chất lượng nguồn nhân lực, trình độ nhân viên; Chỉ đạo xây dựng xét duyệt mức lao động tiền lương cho các thành viên; Tổ chức công tác quản lý hành chính, thực hiện chế độ chính sách đối với nhân viên, văn thư lưu trữ. Bộ phận kho: Có trách nhiệm quản lý và bảo quản an toàn cho hàng hóa; Báo cáo về tình hình hàng hóa nhập - xuất - tồn. PHẦN II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI HOÀNG HÀ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà: Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và có quyền tự chủ về mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty. Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ và hiệu quả, tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán toán tại Công ty như sau: Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán công nợ, thanh toán Kế toán kho Kế toán bán hàng Kế toán ngân hàng Sơ đồ 2. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà Phòng kế toán theo dõi toàn bộ hoạt động thu chi tài chính của Công ty, thực hiện toàn bộ công tác hạch toán từ việc xử lý chứng từ đến lập báo cáo tài chính. Phòng kế toán gồm 05 người, mỗi người có nhiệm vụ chức năng riêng nhưng có mối quan hệ hỗ trợ cho nhau trong quá trình làm việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận: Kế toán trưởng ( kiêm kế toán tổng hợp ): Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tài chính và bộ máy kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty; Hướng dẫn chỉ đạo đôn đốc kiểm tra công việc của nhân viên kế toán; Chịu trách nhiệm trước Công ty, các cơ quan cấp trên và pháp luật về công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính với Nhà nước. Là người trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế tài chính với Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền khi họ yêu cầu. Cuối tháng, Kế toán trưởng có nhiêm vụ tổng hợp các phần hành kế toán để làm báo cáo thuế. Kế toán công nợ, thanh toán: Tại Công ty, kế toán công nợ thanh toán tiền nợ cho các nhà cung cấp theo hợp đồng kinh tế và được kế toán thanh toán lập các báo cáo công nợ phải trả; Làm các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp như viết giấy đề nghị thanh toán; Ủy nhiệm chi cùng với sổ công nợ để trình ký và sau đó chuyển cho kế toán ngân hàng để chuyển chứng từ thanh toán đi ngân hàng. Những thanh toán công nợ bằng tiền mặt thì cũng từ chứng từ được phê duyệt kế toán thanh toán lập phiếu chi và chuyển cho kế toán ngân hàng chi tiền. Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ bán hàng, lập bộ chứng từ gồm Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, kết hợp với kế toán kho và kế toán thanh toán để theo dõi doanh thu trong kỳ. Kế toán kho: Hệ thống toán kho được thực hiện bởi một kế toán nhập xuất và tập hợp chứng từ vào phần mềm kế toán. Hệ thống kế toán kho được phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để cung cấp thông tin kịp thời cho công tác mua hàng dự trữ cũng như bán hàng cho Công ty. Hệ thống kho cũng phối hợp chặt chẽ với kế toán công nợ trong việc kiểm tra công nợ với nhà cung cấp. Kế toán kho cũng có nhiệm vụ làm báo cáo nhập - xuất - tồn kho cho Ban Giám đốc. Tuy có sự phân chia giữa các phần hành kế toán, mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán đảm nhận một công việc nhưng giữa các bộ phận đều có sự kết hợp hài hòa, hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Việc hạch toán chính xác, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp xác định đúng kết quả kinh doanh. 2.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà: Là Công ty TNHH 2 thành viên với quy mô nhỏ, Công ty đã vận dụng Chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 2.2.1. Khái quát chung về việc vận dụng Chế độ kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà. - Kỳ kế toán: Kỳ kế toán áp dụng cho Công ty là kỳ kế toán năm, được bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ: Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ, Công ty ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: Công ty áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá Hàng tồn kho: Công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại nên số lượng và chủng loại hàng hóa là khá nhiều. Do đó, để thuận tiện cho việc xác định giá trị hàng tồn kho, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống mọi biến động tăng giảm hàng hóa tồn kho trong kỳ. Do vậy, tại mọi thời điểm đều có thể xác định được giá trị hàng tồn kho trên sổ sách. Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. - Phương pháp tính khấu hao Tài sản cố định: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp này có tác dụng thúc đẩy Công ty nâng cao năng suất lao động, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận. - Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức này phù hợp với Công ty vì Công ty ghi sổ bằng máy vi tính và có số lượng Tài khoản sử dụng nhiều, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Bảng 2. 1: Hệ thống chứng từ sử dụng trong một số phần hành chủ yếu Phần hành kế toán Chứng từ sử dụng I. Lao động tiền lương 1. Bảng chấm công 2. Bảng thanh toán tiền lương 3. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 4. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH và các chứng từ có liên quan khác. II. Tiền 1. Phiếu thu 2. Phiếu chi 3. Giấy đề nghị tạm ứng 4. Giấy thanh toán tạm ứng 5. Bảng kiểm kê quỹ 6. Biên lai thu tiền và các chứng từ có liên quan khác. III. Tài sản cố định 1. Biên bản giao nhận TSCĐ 2. Biên bản thanh lý TSCĐ 3. Biên bản kiểm kê TSCĐ 4. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ IV. Hàng tồn kho 1. Phiếu nhập kho 2. Phiếu xuất kho 3. Biên bản kiểm nghiệm Hàng hóa 4. Biên bản kiểm kê Hàng hóa V. Bán hàng 1. Hợp đồng kinh tế 2. Đơn đặt hàng của khách hàng 3. Hóa đơn bán hàng 4. Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến thanh toán. 2.2.3: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006. Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà như sau: TK loại 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN TK 111 : Tiền mặt; TK 1111 : Tiền VNĐ; TK 1112 : Tiền USD. TK 112 : Tiền gửi ngân hàng; TK 1121 : Tiền VNĐ; TK 1122 : Tiền USD. TK 121 : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn; TK 131 : Phải thu của khách hàng; TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ; TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ TK 1332 : Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ TK 138 : Phải thu khác; TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý; TK 1388 : Phải thu khác. TK 141 : Tạm ứng; TK 142 : Chi phí trả trước ngắn hạn; `TK 156 : Hàng hóa (chi tiết theo từng mặt hàng); TK 157 : Hàng gửi đi bán; TK 159 : Các khoản dự phòng. TK 1591 : Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn; TK 1592 : Dự phòng phải thu khó đòi; TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK loại 2 : TÀI SẢN DÀI HẠN TK 211 : Tài sản cố định. TK 2111 : TSCĐ hữu hình; TK 2112 : TSCĐ thuê tài chính; TK 2113 : TSCĐ vô hình. TK 214 : Hao mòn TSCĐ. TK 2141 : Hao mòn TSCĐ hữu hình; TK 2142 : Hao mòn TSCĐ thuê tài chính; TK 2143 : Hao mòn TSCĐ vô hình. TK 241 : Xây dựng cơ bản dở dang. TK 2411 : Mua sắm TSCĐ; TK 2412 : Xây dựng cơ bản; TK 2413 : Sửa chữa lớn TSCĐ. TK 242 : Chi phí trả trước dài hạn; TK 244 : Ký cược, ký quỹ dài hạn. TK loại 3: NỢ PHẢI TRẢ TK 311 : Vay ngắn hạn; TK 315 : Nợ dài hạn đến hạn trả; TK 331 : Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng người bán); TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp khác. TK 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp. TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra; TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu. TK 3332 : Thuế tiêu thụ đặc biệt; TK 3333 : Thuế xuất, nhập khẩu; TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp; TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất; TK 3338 : Các loại thuế khác; TK 3339 : Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. TK 334 : Phải trả người lao động; TK 335 : Chi phí phải trả; TK 338 : Phải trả, phải nộp khác. TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết; TK 3382 : Kinh phí công đoàn; TK 3383 : Bảo hiểm xã hội; TK 3384 : Bảo hiểm y tế; TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện; TK 3388 : Phải trả, phải nộp khác. TK 341 : Vay, nợ dài hạn. TK 3411 : Vay dài hạn; TK 3412 : Nợ dài hạn; TK 3414 : Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn. TK 351 : Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm; TK 352 : Dự phòng phải trả. TK loại 4 : VỐN CHỦ SỞ HỮU TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh. TK 4111 : Vốn đầu tư của chủ sở hữu; TK 4112 : Thặng dư vốn cổ phần; TK 4118 : Vốn khác. TK 413 : Chênh lệch tỷ giá hối đoái; TK 418 : Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu; TK 421 : Lợi nhuận chưa phân phối. TK 4211 : Lợi nhuận chưa phân phối năm trước; TK 4212 : Lợi nhuận chưa phân phối năm nay. TK 431 : Quỹ khen thưởng, phúc lợi. TK 4311 : Quỹ khen thưởng; TK 4312 : Quỹ phúc lợi. TK loại 5: DOANH THU TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; TK 521 : Các khoản giảm trừ doanh thu. TK 5211 : Chiết khấu thương mại; TK 5212 : Hàng bán bị trả lại; TK 5213 : Giảm giá hàng bán. TK loại 6 : CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH TK 632 : Giá vốn hàng bán; TK 635 : Chi phí tài chính. TK 642 : Chi phí quản lý kinh doanh TK 6421 : Chi phí bán hàng; TK 6422 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại 7 : THU NHẬP KHÁC TK 711 : Thu nhập khác (chi tiết theo hoạt động). Loại 8 : CHI PHÍ KHÁC TK 811 : Chi phí khác (chi tiết theo hoạt động); TK 821 : Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Loại 9 : XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh. Loại 10 : TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG TK 001 : Tài sản thuê ngoài; TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công; TK 003 : Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược; TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý; TK 007 : Ngoại tệ các loại. 2.2.4 : Tổ chức hệ thống sổ kế toán Là một doanh nghiệp thương mại với số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng là hình Nhật ký chung và được ghi chép trên phần mềm kế toán Weekend Acounting. Hệ thống sổ kế toán Công ty sử dụng áp dụng theo Hệ thống sổ kế toán ban hành theo Quyết Định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống sổ kế toán như sau: Bảng 2. 2: Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong một số phần hành Phần hành kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết I. Lao động tiền lương - Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DNN); - Sổ cái TK 334, TK 642 (Mẫu số S03b-DNN). - Sổ chi phí kinh doanh (Mẫu số S18-DNN). II. Tiền - Nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DNN); - Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DNN); - Sổ cái TK 111,112. - Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S05a-DNN); - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S05b-DNN). - Sổ tiền gửi ngân hàng (S06-DNN). III. Tài sản cố định - Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DNN); - Sổ cái TK 211 (Mẫu số S03b-DNN); - Nhật ký chung (cho TK 214); - Sổ cái TK 214 (Mẫu số S03b-DNN). - Thẻ Tài sản cố định (Mẫu số S12-DNN); - Sổ Tài sản cố định (Mẫu số S10-DNN). IV. Hàng tồn kho - Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DNN); - Sổ cái TK 156, TK 331 (Mẫu số S03b-DNN). - Sổ chi tiết Hàng hóa (Mẫu số S07-DNN); - Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa (Mẫu số S08- DNN); - Thẻ kho (Mẫu số S09-DNN); - Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Mẫu số S03b-DNN). V. Bán hàng - Nhật ký thu tiền, Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DNN); - Sổ cái TK 511, TK 131, TK 632,.. (Mẫu số S03b-DNN). - Sổ chi tiết bán hàng (Mẫu số S17-DNN); - Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Mẫu số S03b-DNN). Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị như sau: Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sơ đồ 2. 2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. : Quan hệ đối chiếu. 2.2.5 : Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Kết thúc niên độ kế toán hoặc định kỳ, Kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ. Việc lập báo cáo của công ty đều phải tuân theo một quy trình chuẩn theo thời gian lập, trình tự lập và đối tượng lập. 2.2.5.1 : Hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được lập theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 về “ Trình bày báo cáo tài chính”. Cuối niên độ kế toán (31/12/N), Kế toán trưởng của Công ty sẽ chịu trách nhiệm lập các loại báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối tài khoản. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán Được lập theo mẫu số B01-DNN có thể lập theo tháng, theo quý tùy thuộc vào yêu cầu của quản lý. Trong Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà thì Bảng cân đối kế toán được lập theo tháng. Sau đó, Bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển tới các bộ phận, đối tượng khác nhau như các nhà đầu tư, các nhà cung cấp, khách hàng để nắm bắt thông tin về tình hình tài sản của Công ty theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm cuối tháng, cuối năm. Bảng cân đối tài khoản Được lập theo mẫu số F01-DNN, do Kế toán trưởng lập và chỉ gửi cho cơ quan thuế. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Được lập theo mẫu số B02-DNN và do Kế toán trưởng lập. Sau đó, báo cáo được chuyển tới Ban Giám đốc, các nhà đầu tư, nhà cung cấp và cần thiết cho cơ quan nhà nước. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của Công ty tại thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03-DNN ) Báo cáo được lập theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. Tiền bao gồm tiền tại quỹ, tiền đang chuyển và các khoản tiền gửi không kỳ hạn khác,…Báo cáo này do Kế toán trưởng lập nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong báo cáo của doanh nghiệp. Định kỳ 1 tháng lập một lần và được gửi tới Ban Giám đốc. Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DNN ) Báo cáo được lập nhằm thuyết minh và giải trình bằng lời, bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chưa được thể hiện trên các báo cáo tài chính ở trên. Bản thuyết minh này cung cấp những thông tin bổ sung cần thiết cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty trong năm báo cáo được chính xác. Báo cáo này được lập 1 tháng một lần do Kế toán trưởng của Công ty lập và dựa trên cơ sở: Các sổ kế toán kỳ báo cáo. Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước. 2.2.5.2 : Hệ thống báo cáo nội bộ Công ty có lập một số báo cáo nội bộ như : Báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tình hình tiêu thụ. Báo cáo công nợ. Báo cáo tình hình thanh toán. Báo cáo do Kế toán trưởng lập và thường được lập định kỳ 15 ngày hoặc 1 tháng tùy thuộc yêu cầu của Ban Giám đốc. Thông tin của báo cáo sẽ được chuyển tới Ban Giám đốc. 2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống kế toán máy tại Công ty Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại nên số lượng Tài khoản sử dụng nhiều, nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn nên công tác quản lý thông tin kế toán là rất khó khăn. Vì thế, Công ty đã ứng dụng hệ thống kế toán máy vào công tác kế toán. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Weekend Acounting, bản quyền của Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam. Công việc hàng ngày của kế toán bao gồm việc xử lý chứng từ kế toán, tính toán trên chứng từ và nhập chứng từ vào phần mềm trên máy vi tính. Chứng từ sau khi được chuẩn hóa xong, được kế toán lập dữ liệu vào máy. Người lập thông tin vào máy sẽ căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và các yêu cầu từ màn hình nhập để gõ dữ liệu ._.