Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom (tổng quan)

thời nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thách thức cần phải giải quyết. Để có được chỗ đứng cũng như có được tên tuổi như hiện nay, Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom đã không ngừng nỗ lực tìm tòi hướng đi cho riêng mình. Qua khảo sát thực tế tại Công ty, em nhận thấy trong thực tế có rất nhiều điều khó khăn, phức tạp mà em chưa được tiếp cận khi còn ngồi trên giảng đường Đại Học. Để thống kê lại những kiến thức đã học hỏi và các thông tin đã thu thập được, em đã tiến hành thực hiện một báo cáo về đơn vị thực tập của mình. Báo cáo thực tập tổng quan của em gồm 8 phần chính sau: Phần 1 : Khái quát chung về Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom. Phần 2: Phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom. Phần 3 : Quy trình kinh doanh. Phần 4 : Tổ chức kinh doanh và kết cấu kinh doanh. Phần 5: Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của Công ty. Phần 6 : Khảo sát, phân tích các yếu tố đầu vào, đầu ra của Công ty. Phần 7 : Môi trường kinh doanh của Công ty. Phần 8: Thu hoạch của Sinh viên qua giai đoạn thực tập tổng quan. Em xin chân thành cảm ơn GS.TS – Nhà giáo ưu tú Nguyễn Kim Truy, và các cô chú trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện bản báo cáo này. Phần 1 : Khái quát chung về Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom. 1.1.Giới thiệu chung về Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom Tên Công ty : Công ty TNHH Quảng Cáo và truyền thông avicom. Địa chỉ liên hệ : B24 TT6 - Đô thị Yên Phúc – Phúc La – Hà Đông – Hà Nội. Điện thoại : 04.33547084/ 85/86 Fax : 04.33547087 Email : info@avicom.vn Giấy phép kinh doanh số 0102035739 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 09/09/2003. Giám đốc hiện tại của Công ty : Trần Hồng Quang Loại hình doanh nghiệp : Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 1.2. Ngành nghề kinh doanh : Avicom là công ty quảng cáo và truyền thông hiện nay đang hoạt động trên các lĩnh vực thiết kế và thi công : - Showroom, cửa hàng. - Nội thất văn phòng. - Các gian hàng hội chợ triển lãm. - Biển hiệu cao cấp. - In ấn catalogue, tờ rơi. Bên cạnh đó Công ty còn thực hiện các hoạt động : - PR - Tổ chức sự kiện. 1.3. Lịch sử phát triển của Công ty : . Ngày 09/09/2003 Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom chính thức đi vào hoạt động trên địa chỉ giao dịch là toà nhà B24 TT6 – Khu đô thị Yên Phúc – Phúc La – Hà Đông – Hà Nội với mục tiêu cung cấp các giải pháp marketing truyền thông có hiệu quả cao cho các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, bao gồm : quảng cáo, PR, marketing trực tiếp. . Từ năm 2005 -> 2008, Công ty đã cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công gian hàng hội chợ triển lãm cho gạch men Taicera, gạch men Bạch Mã, lốp Inoue, Dầu khí Hàn Quốc KNOC, Shell Việt Nam, Vera. . Hiện nay Avicom đang là cổ đông chính của hai phân xưởng thi công tại Hà Nội và hai phân xưởng thi công tại thành phố Hồ Chí Minh: - Tại Hà Nội : Mỹ Đình và Đại Mỗ ( Từ Liêm ) - Tại TP.HCM : Bà Điểm ( Hoóc Môn ) và Trung Mỹ Tây (Q.12) . Trải qua 06 ( sáu ) năm phát triển và trưởng thành, tới nay Công ty đã tạo được cho mình một thương hiệu và một vị thế nhất định trong lĩnh vực thiết kế và thi công. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp các giải pháp marketing truyền thông được ưa thích nhất tại Việt Nam, Công ty đã, đang và sẽ không ngừng phấn đấu để gặt hái nhiều hơn nữa thành công cho mình và đáp ứng nhu cầu phát triển hội nhập quốc tế của Việt Nam. Từ khi thành lập cho tới nay, Avicom luôn tự hào vì có được đội ngũ thiết kế luôn có nhiều ý tưởng đột phá, mạnh dạn đi tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp. Ngoài những thành công về mặt tài chính, Công ty còn vinh dự nhận được nhiều giải thưởng lớn như : liên tục được nhận giải thưởng gian hàng đẹp, ấn tượng từ ban tố chức triển lãm VietBuild, Hàng Việt Nam chất lượng cao từ các năm 2005 tới 2009. Đó là các gian hàng của Gạch men Taicera, gạch men Bạch Mã, gạch men Calimex, Dược phẩm Traphaco, Dược phẩm Y tế Bình Định, lốp Inoue Việt Nam, Saint – gobain. 1.4. Văn hoá Công ty : Các thành viên của Avicom luôn hết mình chia sẻ và học hỏi những kinh nghiệm thu được trong công việc để duy trì tinh thần làm việc luôn luôn tốt, kiến thức và kỹ năng luôn được nâng cao. Mỗi cá nhân không bao giờ bằng lòng với những gì đã đạt được, họ luôn suy nghĩ để tìm ra những giải pháp tốt hơn. Phần 2 : Phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom. 2.1. Chiến lược phát triển kinh doanh : Đinh vị : Avicom là công ty quảng cáo và truyền thông hiện nay đang hoạt động trên các lĩnh vực thiết kế và thi công, tổ chức sự kiện. Mục tiêu : của Công ty là trở thành nhà cung cấp các giải pháp marketing truyền thông được ưa thích nhất tại Việt Nam. Chiến lược kinh doanh của Công ty bao gồm : - Chuyên nghiệp hoá các hoạt động thiết kế và thi công các gian hàng hội chợ, các văn phòng cao cấp thông qua việc chú trọng đến chất lượng thi công, sử dụng các đơn vị quản lý và tư vấn của chuyên gia cao cấp về phong thuỷ. - Sử dụng lợi thế, nguồn lực và kinh nghiệm của đội ngũ kỹ thuật có tay nghề cao, tinh thần làm việc tận tụy để mở rộng đầu tư vào các dự án với các tiêu chí : . Tập trung vào các vị trí trung tâm của 2 thành phố lớn là TP. HCM và Hà Nội. . Nhắm đến thị trường trung cao cấp. . Tập trung vào các khu hội chợ triển lãm, văn phòng, căn hộ. 2.2. Doanh thu : Bảng 1 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Triệu đồng Khoản mục Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Thiết kế Thi công 10.333 92% 8.521 62% 39.4677 72% 9.383 52% 14.845 62% PR - - 4.753 35% 14.237 26% 8.047 45% 7.785 33% Tổ chức Sự kiện 891 8% 421 3% 1.135 2% 633 3% 1.286 5% Tổng DTT 11.224 100% 13.695 100% 54.841 100% 18.019 100% 23.918 100% [Nguồn : Phòng kế toán] Theo số liệu bảng 1 và biểu đồ, ta thấy Doanh thu từ hoạt động thiết kế thi công chiếm tỷ trọng cao nhất trong những năm vừa qua. Năm 2009 chiếm khoảng 62%/ tổng doanh thu thuần, còn các dịch vụ PR và tổ chức sự kiện chiếm 38%/ tổng doanh thu thuần. Điều này được thể hiện rõ trong tốc độ tăng trưởng của hoạt động thiết kế thi công. 2.3. Lợi nhuận : Bảng 2 ( Lợi nhuận trước thuế và sau thuế các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 DTT về bán hàng và CCDV 11.224 13.695 54.841 18.019 23.918 Giá vốn hàng bán và CCDV 3.825 4.229 19.174 5.213 6.512 Lợi nhuận gộp về bán hàng, CCDV 7.398 9.466 35.667 12.806 17.405 Doanh thu hoạt động TC 9,45 8,17 613 26.231 41.303 Lợi nhuận trước thuế 5.438 7.364 33.497 32.462 51.957 Lợi nhuận sau thuế 4.894 6.932 32.827 25.970 41.566 Nguồn [ phòng kế toán ] Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty các năm từ 2005 – 2009 khá tốt. Doanh thu và lợi nhuận ròng của công ty năm 2007 tăng vượt bậc so với năm 2006. Năm 2007 lợi nhuận sau thuế của công ty đạt được là 32.827 triệu đồng, tăng 25.895 triệu đồng so với năm 2006. Sang đến năm 2008 , lợi nhuận sau thuế của công ty giảm 6.875 triệu đồng so với năm 2007 do công ty tập trung đầu tư cho những dự án mới. Đến năm 2009, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng vọt lên tới 41.566 triệu đồng, đánh dấu sự phát triển không ngừng nghỉ của công ty.h doanh : : 39 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 09/09/2003.o cáo này., em đã tiến hànht r 2.4. Giá trị tài sản cố định bình quân trong năm : Bảng 3 ( Giá trị tài sản cố định bình quân trong các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Triệu đồng Tài sản cố định Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 TSCĐ hữu hình 1.325 1.780 895 1.238 2.730 TSCĐ thuê TC - - - - - TSCĐ vô hình 1,9 2,5 3,9 21,7 9.913 CP xây dựng cơ bản DD 418 308 220 10.383 213.152 Tổng cộng 1.746 2.091 1.119 11.644 225.796 Nguồn [ phòng kế toán ] Theo bảng 3, nhìn chung giá trị tài sản cố định của công ty tăng dần qua các năm, điều này chứng tỏ về quy mô vốn của công ty là tăng. Công ty đã bảo toàn và phát triển được nguồn vốn kinh doanh. Tình hình tài sản của công ty tương đối tốt, đáp ứng được nhu cầu của công ty. 2.5. Vốn lưu động bình quân trong năm : Bảng 4 ( Vốn lưu động bình quân trong các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Triệu đồng Vốn lưu động Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 28.435 31.225 33.506 253.487 237.380 Nguồn [ phòng kế toán ] Theo số liệu bảng 4, trong 5 năm qua, vốn lưu động bình quân của công ty đều tăng lên, chứng tỏ khả năng huy động vốn của công ty khá tốt. Đơn vị đã có những chính sách hợp lý, đã tranh thủ được sự ủng hộ của ngân hàng và các tổ chức tín dụng tạo nguồn vốn trong thanh toán. 2.6. Số lượng lao động bình quân trong năm : Bảng 5 ( Số lượng lao động bình quân trong các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Người Lao động Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Nam 23 23 24 25 24 Nữ 11 12 12 13 12 Tổng cộng 34 35 37 38 36 Nguồn [ phòng nhân sự ] Ta thấy số lượng lao động qua các năm 2005, 2006, 2007, 2008 đều tăng lên do công ty mở rộng quy mô kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề nhưng không đáng kể chỉ từ 1 đến 2 người. Năm 2009, do công ty sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy nên số lượng lao động năm 2009 giảm 5,27 % so với năm 2008, tương ứng với 2 người. 2.7. Chi phí hoạt động kinh doanh : Bảng 6 ( Chi phí hoạt động kinh doanh các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Triệu đồng Yếu tố chi phí Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá vốn hàng bán 3.825 4.229 19.174 5.213 6.512 Chi phí bán hàng 778 599 1.090 1.348 1.525 Chi phí QLDN 1.021 1.117 1.317 3.007 3.410 Chi phí HĐTC 254 466 375 2.219 1.815 Tổng cộng 5.880 6.412 21.958 11.788 13.264 Nguồn [ phòng kế toán ] Trong những năm vừa qua, công ty đã đạt được những thành quả nhất định trong việc kiểm soát chi phí, nhất là khoản chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Với nguồn thu ổn định cộng với sự nhạy bén trong hoạt động kinh doanh, kể từ khi hoạt động cho tới nay công ty luôn hoàn thành kế hoạch đề ra, tận thu mọi nguồn thu. Ngoài các hoạt động kinh doanh chính như thiết kế và thi công công trình, trong những năm vừa qua công ty đã có những bước tiến triển mới với hoạt động kinh doanh tài chính, mang lại nguồn lợi nhuận lớn cho công ty. Phần 3 : Quy trình kinh doanh 3.1. Thuyết minh dây chuyền kinh doanh dịch vụ tại công ty a. Sơ đồ dây chuyền quy trình công nghệ đối với lĩnh vực thiết kế thi công một gian hàng triển lãm Trình lãnh đạo duyệt Lập kế hoạch đề cương thực hiện Giai đoạn thiết kế kỹ thuật Bàn giao cho khách hàng Hoàn thành sản phẩm Triển khai công việc b. Thuyết minh sơ đồ : + Trước tiên, Công ty sẽ lập đề cương thực hiện việc thiết kế thi công công trình đã ký kết hợp đồng với khách hàng. Bước này bao gồm các công việc như : Thu thập văn bản pháp lý có liên quan tới công trình. Lập nhiệm vụ chi tiết cho việc thiết kế thi công gian hàng. Đánh giá tác động môi trường và đề xuất biện pháp giảm thiểu ảnh hưởng. Xây dựng mô hình, bản đồ, cấu trúc gian hàng. + Trình lãnh đạo duyệt : đưa bản đề cương lên ban lãnh đạo để chờ quyết định thi hành và được sự phê duyệt. + Giai đoạn thiết kế kỹ thuật : Tổ chức thiết kế, lên các hạng mục cần thiết kế như điện, nước, hệ thống bảo vệ... Lên dự toán : chi phí xây dựng ( bao gồm chi phí nhân công, chi phí vật liệu...), chi phí lắp ráp, chi phí quản lý chung. Trình duyệt thiết kế Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Xin giấy phép xây dựng ( nếu có ) + Triển khai : tổ chức thực hiện theo đúng thiết kế kỹ thuật và đề cương thực hiện đã đề ra + Hoàn thành sản phẩm : ban lãnh đạo sẽ kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện và chất lượng sản phẩm, nhận ý kiến phản hồi từ phía khách hàng, chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng. + Bàn giao cho khách hàng : khi nhận được sự quyết toán công trình và sự chấp thuận của khách hàng về chất lượng sản phẩm thì công ty sẽ tiến hành giao trả thành quả thực hiện cho bên đã ký kết hợp đồng. 3.2. Đặc điểm công nghệ kinh doanh a. Phương pháp giao dịch : Khách hàng có thể đến giao dịch với công ty thông qua trụ sở chính tại nhà B24 TT6 khu đô thị Yên Phúc – Phúc La – Hà Đông – Hà Nội để ký kết các hợp đồng. Khi khách hàng đến làm việc tại công ty, các nhân viên sẽ giới thiệu và hướng dẫn các thủ tục cần làm để tạo cho khách hàng những điều kiện giao dịch thuận lợi nhất, tốn ít thời gian và công sức nhất. Bên cạnh đó nếu khách hàng không muốn đến công ty giao dịch thì công ty sẽ bố trí nhân viên đến tận nơi hướng dẫn các thủ tục cần thiết. Hoặc khách hàng cũng có thể liên lạc với công ty qua điện thoại, internet... công ty luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất đến với khách hàng với mục đích cung cấp các dịch vụ tốt nhất và nhanh chóng nhất. b. Đặc điểm về trang thiết bị phục vụ cho quá trình giao dịch Trong quá trình giao dịch với khách hàng, công ty trang bị cho đội ngũ nhân viên những công cụ cần thiết như : máy vi tính, máy in, máy fax... Các sản phẩm này đều được mua ở các công ty máy tính uy tín trong nước. Do đó nó tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên giao dịch với khách hàng. Công ty cũng trang bị các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ để nhân viên khi giao dịch có thể nắm bắt và hướng dẫn cho khách hàng hiểu rõ các thủ tục khi ký kết văn bản. Đối với những khách hàng ở xa nơi nhân viên làm việc, để tạo cho nhân viên yên tâm làm việc, công ty cũng cung cấp và hỗ trợ phương tiện đi lại cho nhân viên như ô tô đưa đón nhân viên đi công tác. c. Bố trí mặt bằng công ty, các phòng ban Các phòng ban trong công ty được bố trí khoa học, có phòng tiếp khách riêng nên rất thuận tiện cho việc đi lại và giao dịch đối với khách hàng. Hệ thống thang máy hiện đại và tiện ích cùng với cầu thang bộ. Tầng hầm được dùng cho việc để xe của cán bộ nhân viên làm việc tại công ty cũng như khách hàng đến giao dịch tại công ty. d. Đặc điểm về an toàn lao động Công ty bố trí sắp xếp hệ thống chiếu sáng phù hợp với sức khoẻ của từng nhân viên tạo mọi điều kiện để cho nhân viên yên tâm làm việc. Hệ thống phòng cháy chữa cháy luôn được bố trí tại các tầng, các nơi làm việc của các phòng ban trong công ty, hạn chế tối đa nguy cơ hoả hoạn có thể xảy ra. Phần 4 : Tổ chức kinh doanh và kết cấu kinh doanh 4.1. Tổ chức thực hiện các giao dịch : Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công các showroom, cửa hàng, các gian hàng hội chợ triển lãm nên khi nhận được hợp đồng từ phía khách hàng thì công ty sẽ tiến hành nghiên cứu, tư vấn cho khách hàng về một số mẫu thiết kế mà họ cần thiết. Đồng thời khách hàng cũng được xem xét và nghiên cứu các hợp đồng về dòng dịch vụ mà họ cần. Sau khi được sự thống nhất giữa hai bên thì công ty tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng về việc thi công công trình. 4.2. Kết cấu của các giao dịch + Bộ phận giao dịch chính : để tiến hành các hoạt động cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công thì phòng kinh doanh phụ trách chính trong việc giao dịch với khách hàng. Khi khách hàng muốn thực hiện các giao dịch trên thì đều được sự hướng dẫn và tư vấn của các nhân viên phòng kinh doanh. Nhân viên của công ty sẽ thực hiện các giao dịch khi khách hàng đồng ý ký kết hợp đồng. + Bộ phận phụ trợ : phòng kỹ thuật có nhiệm vụ hỗ trợ cho phòng kinh doanh khi tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng. Đội ngũ cán bộ nhân viên thuộc phòng kỹ thuật có nghiệp vụ chuyên môn về thiết kế nên khi khách hàng cần hiểu biết thêm thông tin thì đội ngũ cán bộ nhân viên này có trách nhiệm giải thích rõ. + Bộ phận phụ thuộc : phòng PR có nhiệm vụ thực hiện mọi công việc có liên quan đến công tác tìm kiếm, khai thác phát triển các kế hoạch marketing dài hạn và đưa ra ý tưởng thiết kế các sản phẩm của công ty. + Bộ phận cung cấp và vận chuyển : trong quá trình thực hiện giao dịch với khách hàng, bộ phận lái xe thuộc công ty có nhiệm vụ chuyên chở nhân viên đi thực hiện công việc ở xa công ty. Phần 5 : Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty. 5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp : Trong mỗi doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức quan trọng, nó là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì các quyết định quản lý có tác động trực tiếp đến mọi hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó nếu doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ góp phần đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh và ngược lại. Trước tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, qua kinh nghiệm thực tiễn, công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom đã tổ chức bộ máy quản lý như sau : Phó giám đốc P. Kế toán P. Nhân Sự P. Kỹ thuật P. PR P. Bảo vệ P. Kinh doanh P. Xưởng thi công Pháp chế Giám đốc Nguồn [ phòng nhân sự ] 5.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận : Ban giám đốc : gồm giám đốc và phó giám đốc. + Chỉ đạo xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lãnh đạo tập thể cán bộ công nhân viên thực hiện các mục tiêu đề ra. + Trực tiếp chỉ đạo và quản lý các phòng ban làm theo đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng phòng. + Quản lý chặt chẽ và bảo toàn, phát triển nguồn vốn, thực hiện việc nộp ngân sách theo quy định. + Xây dựng kế hoạch và tổ chức thiết kế thi công, ký kết các hợp đồng thi công với các bên đối tác. + Tổ chức chỉ đạo việc bổ sung thiết bị, cải tiến thiết bi, xây dựng chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm. + Chủ tịch hội đồng thanh lý tài sản, hội đồng khen thưởng và kỷ luật của công ty. . Phòng Hành chính tổng hợp – Pháp chế : tư vấn pháp luật cho ban lãnh đạo công ty và các phòng ban trong công ty, tư vấn về thủ tục thực hiện các dự án kinh doanh của công ty phù hợp với quy định của pháp luật cũng như các vấn đề liên quan tới nhân sự, lao động của công ty, quản lý và lưu trữ toàn bộ các tài liệu, công văn, giấy tờ, hồ sơ pháp lý của công ty đồng thời thực hiện các chương trình phúc lợi, các chính sách liên quan tới người lao động. . Phòng Kế toán : thực hiện các công việc về tài chính – kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Ban giám đốc. . Phòng PR : xây dựng quảng bá thương hiệu, xây dựng các chiến lược truyền thông, các kế hoạch marketing dài hạn và đưa ra ý tưởng thiết kế các sản phẩm quảng cáo của công ty. . Phòng Thiết kế kinh doanh : quản lý, xây dựng và tạo mẫu sản phẩm theo nhu cầu của thị trường hay theo đơn đặt hàng của khách hàng. . Phòng Kỹ thuật : chỉ đạo trực tiếp các phân xưởng sản xuất về mặt kỹ thuật. . Phòng Nhân sự : sắp xếp, bố trí lịch làm việc, chương trình làm việc hàng ngày, tuần, quản lý và nắm bắt số lượng nhân viên trong công ty. . Phòng Bảo vệ : giúp giám đốc trong việc bảo đảm an ninh trật tự trong công ty, bảo vệ quản lý tài sản và phòng chống sự cố cháy nổ, bão lụt thiên tai xảy ra. 5.3. Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý Công ty: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý công ty rất chặt chẽ. Các phòng ban đều liên quan, hỗ trợ lẫn nhau trong công tác sản xuất kinh doanh. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy hoạt động hiện nay của công ty chúng ta thấy : Cơ cấu tổ chức được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc ra lệnh điều hành trực tiếp trong công ty thông qua phó giám đốc, các trưởng phòng ban. Ngược lại, các phó giám đốc, các trưởng phòng ban có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ được giao. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty như vậy là rất hợp lý trong tình hình kinh doanh hiện nay của công ty, các phòng ban được bố trí tương đối gọn nhẹ, không chồng chéo và có quan hệ mật thiết với nhau về mặt nghiệp vụ. Điều này có thể giúp cho công ty kiểm tra dễ dàng việc thực hiện mệnh lệnh của Giám đốc và giúp cho Giám đốc có những chỉ đạo nhanh chóng kịp thời trong hoạt động của công ty. Tuy vậy, cơ cấu tổ chức này vẫn có điểm yếu là : Việc kiểm tra thông tin về tình hình kinh doanh không thể thực hiện một cách thường xuyên, gây khó khăn cho Giám đốc trong việc bổ sung kế hoạch cho công tác sản xuất kinh doanh của công ty một cách kịp thời. Phần 6 : Khảo sát, phân tích các yếu tố đầu vào, đầu ra của công ty. 6.1. Khảo sát và phân tích các yếu tố đầu vào : a. Yếu tố đối tượng lao động ( nguồn vật liệu và năng lượng ) Công ty TNHH Quảng Cáo Và Truyền Thông Avicom thuộc lĩnh vực kinh doanh dịch vụ là chủ yếu nên nguồn nguyên vật liệu mà công ty sử dụng ở đây là hệ thống máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocopy...hiện đại. Cụ thể gồm có: - 15 máy tính màn hình tinh thể lỏng do công ty thiết bị máy tính Trần Anh cung cấp. - 2 máy in hiện đại do công ty thiết bị máy tính Trần Anh cung cấp với thời gian bảo hành là 12 tháng, giá của mỗi thiết bị là 7.800.000 đồng/ 1 máy. - 1 máy photocopy do công ty thiết bị máy tính Trần Anh cung cấp. - 2 máy fax Canon do công ty thiết bị máy tính Trần Anh cung cấp với giá là 7.200.000 đồng/ 1 máy. Ngoài ra, công ty còn có các máy móc phục vụ cho bộ phận xưởng thi công như : máy cắt, máy tiện, khoan, thiết bị phun sơn, máy hàn...tương đối hiện đại và đầy đủ đáp ứng cho việc thi công thiết kế được diễn ra thuận lợi. Năng lượng : Nguồn năng lượng chủ yếu mà công ty sử dụng là điện năng, với việc tính giá theo quy định của ngành Điện lực ngoài ra công ty cũng trang bị thêm máy phát điện để đề phòng trường hợp mất điện để đảm bảo công tác được diễn ra thông suốt. b. Yếu tố lao động Yếu tố lao động cũng là một vấn đề hết sức quan trọng góp phần không nhỏ cho sự phát triển của công ty. Công ty có nguồn nhân lực dồi dào, lực lượng lao động trẻ khoẻ, trình độ chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo cơ bản, cán bộ quản lý hầu hết có trình độ đại học trở lên, có nhiệt tình, tâm huyết, kinh nghiệm thực tế. Nguồn nhân lực này thực sự là tài sản quý giá của công ty. Hiện nay, công ty có 36 nhân viên, trong đó lao động trực tiếp là 25 người, lao động gián tiếp là 11 người, đại học và trên đại học là 13 người, cao đẳng và trung cấp là 23 người. Với các chính sách và chế độ phù hợp, 100% lao động được tiếp nhận vào làm việc tại công ty đều được ký hợp đồng, ốm đau thai sản nghỉ theo chế độ quy định đã khuyến khích và thu hút được đông đảo người lao động. Bảng 7 ( Cơ cấu lao động của Công ty các năm từ 2005 – 2009 ) Đơn vị tính : Người Lao động Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Gía trị Tỷ trọng Gía trị Tỷ trọng Gía trị Tỷ trọng Gía trị Tỷ trọng Gía trị Tỷ trọng Nam 23 66,5% 23 65,5% 24 65,8% 25 65,7% 24 66,5% Nữ 11 33,5% 12 35,5% 12 35,2% 13 35,3% 12 33,5% LĐ trực Tiếp 25 72,3% 24 68,2% 23 64,2% 23 60,7% 25 69,2% LĐ gián Tiếp 9 27,7% 11 31,8% 13 35,8% 15 39,3% 11 30,8% ĐH, trên ĐH 16 45,9% 13 36,2% 14 39,3% 15 40,5% 13 35,1% Dưới ĐH 18 54,1% 22 63,8% 22 60,7% 23 59,5% 23 64,9% Cơ cấu lao động phân theo giới tính : số lượng nam nhiều hơn nữ qua các năm. Năm 2005 số lao động nam là 23 người, chiếm 66,5 % tổng số lao động toàn công ty, số lao động nữ là 11 người, chiếm 33,5 % tổng số lao động của công ty. Năm 2006 số lao động nam không tăng, còn lao động nữ tăng 1 người so với năm 2005, tăng 2%. Năm 2007, số lao động nam là 24 người, chiếm 65,8 % tổng số lao động toàn công ty, số lao động nữ là 12 người chiếm 35,2% tổng số lao động của công ty. So với năm 2006 thì số lao động nam tăng 1 người tương ứng với 0,3 %. Năm 2008, số lao động nam là 25 người chiếm 65,7 % lao động toàn công ty, còn nữ là 13 người chiếm 35,3 % lao động toàn công ty. So với năm 2007 thì số lao động nam tăng lên 1 người, còn nữ cũng tăng lên 1 người tương ứng với 0,1 %. Năm 2009, số lao động nam và nữ đều giảm so với năm 2008. Số lao động nam là 24 người và lao động nữ là 12 người, giảm 2 % so với năm trước. Có sự thay đổi trong cơ cấu lao động theo giới tính này là do công ty định hướng phát triển theo hướng đa dạng hoá hình thức kinh doanh. Tuy nhiên số lao động nam, nữ tăng giảm không đáng kể. - Cơ cấu lao động theo hình thức : Năm 2005, số lao động trực tiếp là 25 người chiếm tỷ trọng 72,3 % trên tổng số lao động của công ty, số lao động gián tiếp là 9 người chiếm 27,7 % trên tổng số lao động của công ty. Năm 2006, số lao động trực tiếp là 24 người giảm 1,2 % tương ứng với số lao động là 1 người so với năm 2005, số lao động gián tiếp là 11 người tăng 4,1 % tương ứng với 2 người. Năm 2007, số lao động trực tiếp là 23 người chiếm tỷ trọng 64,2 % trên tổng số lao động của công ty, lao động gián tiếp là 13 người chiếm tỷ trọng 35,8 % trên tổng số lao động của công ty. So với năm 2006 thì số lao động trực tiếp giảm 1 người, còn lao động gián tiếp tăng lên 2 người tương ứng với 0,4 %. Năm 2008, số lao động trực tiếp là 23 người, chiếm tỷ trọng 60,7 % trên tổng số lao động của công ty, lao động gián tiếp là 15 người chiếm tỷ trọng 39,3% trên tổng số lao động của công ty. Năm 2009, số lao động trực tiếp tăng lên 2 người tương ứng với 8,5 %, số lao động gián tiếp giảm 4 người so với năm 2008. - Cơ cấu lao động theo trình độ : Tỷ lệ lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm khá lớn, đảm nhân những vị trí cao trong công ty. Năm 2005 , lao động có trình độ đại học và trên đại học là 16 người chiếm 45,9% trên tổng số lao động trong công ty còn dưới đại học là 18 người chiếm 54,1 %. Năm 2006, lao động có trình độ đại học và trên đại học là 13 người chiếm 36,2 %, dưới đại học là 22 người chiếm 63,8 %. Như vậy so với năm 2005 thì lao động đại học và trên đại học giảm 9,7 % tương ứng với 3 người, còn lao động dưới đại học tăng lên 4 người. Năm 2009, số lao động có trình độ đại học và trên đại học giảm 2 người tương ứng với 5,4 % so với năm 2008. Nhìn chung, cơ cấu lao động của công ty ổn định qua các năm, số lượng tăng giảm không nhiều, chất lượng cán bộ công nhân viên khá đồng đều. + Các chính sách lao động của công ty. Chính sách lương, thưởng : Thu nhập trung bình của người lao động . Khối gián tiếp : 4 -> 5 triệu đồng/ 1 tháng . Khối trực tiếp : 2,5 triệu đồng/ 1 tháng Công ty đã xây dựng chính sách lương, thưởng phù hợp với từng vị trí công việc, kỹ năng và trình độ chuyên môn của nhân viên nhằm ghi nhận đúng mức năng lực và kết quả công việc của từng cá nhân trong công ty, đồng thời tạo động lực khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, trách nhiệm để nâng cao sản xuất, chất lưọng và hiệu quả công việc. Không chỉ thế, Công ty còn có chính sách lương thưởng đặc biệt đối với các nhân viên giỏi và nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan, một mặt để giữ chân nhân viên lâu dài, mặt khác để chiêu nhân tài đến làm việc tại công ty. . Chính sách trả lương làm thêm giờ, ca đêm : Công ty đã thực hiện nghiêm túc đúng theo các mức quy định của Luật lao động đề ra. . Chính sách bảo hiểm : Công ty đóng thay cho người lao động toàn bộ chi phí về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Chính sách tuyển dụng, đào tạo: Mục tiêu tuyển dụng của công ty là thu hút người lao động có năng lực vào làm việc, đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo từng vị trí cụ thể mà Công ty đề ra những tiêu chuẩn bắt buộc riêng, song tất cả các chức danh đều phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản như có trình độ chuyên môn cơ bản, có ý thức phát triển nghề nghiệp và có tính kỷ luật cao. Cán bộ quản lý phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành trở lên, nhiệt tình, ham học hỏi, yêu thích công việc, chủ động trong công việc, có ý tưởng sáng tạo, có năng lực tổ chức, quản lý, lãnh đạo nhóm. Các yêu cầu tuyển dụng đối với các vị trí quan trọng khá cao, bao gồm các tiêu chuẩn bắt buộc về kinh nghiệm công tác, tư duy logic, phán đoán nhanh nhạy, linh hoạt, tính quyết đoán cao, khả năng phân tích tốt cũng như yêu cầu về trình độ ngoại ngữ, tin học phải tương xứng. Công ty cũng rất quan tâm đến công tác phát triển nguồn nhân lực bằng chính sách đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên, thông qua hình thức đào tạo nội bộ kết hợp với các chương trình đào tạo từ bên ngoài. Ví dụ : các chương trình đào tạo thường xuyên diễn ra trong công ty như đào tạo về nghiệp vụ an ninh, kỹ thuật, an toàn phong cháy chữa cháy… Các chế độ phúc lợi khác : Mặc dù là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng ngay từ đầu Công ty đã rất quan tâm đến hoạt động đoàn thể, chú trọng đến quyền lợi cũng như đời sống tinh thần của toàn thể nhân viên. Công ty hiện đã thành lập chi bộ Đảng cộng sản và công đoàn, hoạt động rất hiệu quả, đúng định hướng nhằm tạo môi trường giao tiếp, các hoạt động gắn kết, phát triển đội ngũ và khuyến khích động viên nhân viên tăng cường phát huy sức mạnh đoàn tập thể. Thông qua các hoạt động xây dựng và phát huy văn hoá doanh nghiệp cũng như gián tiếp tuyên truyền nhằm nâng cao vị trí của Công ty Avicom trên thị trường. Hàng năm Công ty đều tổ chức cho nhân viên đi tham quan nghỉ mát, dã ngoại, thực hiện đầy đủ các chế độ thăm hỏi đối với nhân viên ốm đau, thai sản, hỗ trợ nhân viên có hoàn cảnh khó khăn, tặng quà cho nhân viên nhân dịp sinh nhật, kết hôn, tổ chức cho nhân viên vào những dịp tết trung thu, tết dương lịch … Công ty cũng thường xuyên tố chức các phong trào văn hoá, văn nghệ giúp tinh thần vui tươI lành mạnh trong toàn thể Công ty, tổ chức các hoạt động thể thao như thi đấu giao lưu bóng đá giữa các bộ phận, đơn vị thành viên và các đối tác… Chính sách khen thưởng : Công ty thực hiện việc đánh giá năng lực, ý thức, hiệu quả và mức độ đóng góp của nhân viên cho kết quả kinh doanh chung của Công ty để áp dụng chính sách khen thưởng phù hợp. Công ty xét khen thưởng cho nhân viên : . Có thành tích xuất sắc trong công việc, đóng góp đáng kể vào hiệu quả kinh doanh và chất lượng dịch vụ của Công ty. . Ngăn chặn được thảm hoạ hoặc xử lý tốt với tình huống khẩn cấp. . Đóng góp sáng kiến cải tiến có hiệu quả vào hoạt động của Công ty. . Có thư khen gợi của khách hàng. . Là tấm gương “ Người tốt việc tốt ” cho các nhân viên khác noi theo. Công ty có các hình thức khen thưởng sau: . Cấp bằng k._.