Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Ngân Hạnh

1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên của công ty: CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH Tên giao dịch: NGANHANH COMPANY LIMITED Tên giao dịch viết tắt: NGANHANH CO.,LTD Trụ sở chính: Xóm 1, Mễ Trì Thượng, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (++84) (4) 7 845433 / 7 850 324 Fax: (++84) (4) 7 850 325 E-mail: nganhanh@hn.vnn.vn Backup mail: infor@nganhanh.com Website: Số giấy phép đăng kí kinh doanh: 053980 Mã số thuế: 0100701506 Số tài khoản VNĐ ( Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Từ Liêm _ Hà Nội): 421101.02018 Số tài khoản USD ( Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Từ Liêm _Hà Nội): 422101.37.020182 Doanh thu trung bình hàng năm: đạt 30 tỷ VNĐ Đội ngũ nhân viên: 50 người Tiền thân của công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty TNHH kỹ nghệ lạnh Thăng Long. Công ty TNHH kỹ nghệ lạnh Thăng Long được thành lập theo Giấy phép số 000467 GP/TLDN – 02 của UBND Thành phố Hà Nội và được trọng tài kinh tế Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 043354 ngày 20/07/1993. Năm 1997, với những qui chế và chính sách mở cửa của Nhà nước, đặc biệt là những chính sách khuyến khích xuất nhập khẩu và nhu cầu tiêu thụ đồ uống trong nước ngày càng gia tăng đòi hỏi công ty phải phát triển và mở rộng qui mô hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Trước tình hình như vậy, Ban Giám Đốc quyết định thành lập công ty mới lấy tên là Công ty TNHH Ngân Hạnh. Ngày 22/09/1997 theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 053980 của Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội công ty TNHH Ngân Hạnh chính thức được thành lập. Công ty hoạt động theo điều lệ công ty và chịu sự quản lí của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Ngân Hạnh là công ty TNHH nhiều thành viên, thành lập có số vốn đăng kí là 530 triệu VNĐ bao gồm 4 thành viên trong Hội đồng quản trị. Khi mới thành lập trụ sở chính của công ty đặt tại 134 Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội và kho của công ty đặt tại Nam Hồng, Đông Anh, Hà Nội. Năm 2003, công ty quyết định tăng vốn lên 5 tỷ VNĐ. Đồng thời công ty cũng chuyển trụ sở chính về Km 3 đường Láng – Hoà Lạc. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Trong thời gian đầu mới thành lập, công ty kinh doanh chủ yếu trong các lĩnh vực sau: Lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm Chế biến thực phẩm Sửa chữa tủ lạnh, máy làm kem, nước đá,… Ngày 22/09/1997 công ty TNHH Ngân Hạnh chính thức được thành lập và hoạt động trong những lĩnh vực sau: Buôn bán hang tư liệu sản xuất Chế biến thực phẩm ( nước giải khát, nước đá, bia hơi) Dịch vụ lắp đặt dây chuyền công nghệ chế biến thực phẩm Năm 2003, công ty quyết định mở rộng them một số lĩnh vực sau: Dịch vụ ăn uống Dịch vụ sinh thái Dịch vụ phục vụ khách du lịch Hiện nay công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực kinh doanh thông qua các hoạt động đa dạng như: Kinh doanh nguyên liệu, hương liệu, vật tư thiết bị ngành bia và hoá thực phẩm Sản xuất bia, rượu và các loại nước giải khát Thiết kế chế tạo lắp đặt chuyển giao công nghệ sản xuất bia hơi, bia chai và các loại nước giải khát Lắp đặt nhà lạnh, kho lạnh, điều hoà không khí. Những sản phẩm mà công ty cung cấp là: _ Malt: Là một trong những nguyên liệu chủ yếu trong quá trình sản xuất bia được trồng ở nhiều nơi trên thế giới như Úc, Pháp, Anh, Đan Mạch. Malt cung cấp tinh bột trong quá trình lên men bia. Vì thế chất lượng của malt liên quan trực tiếp đến chất lượng của bia cũng như màu sắc hay hương vị đặc trưng của bia. Do đặc điểm địa lý và khí hậu của Việt Nam nằm ở xứ nhiệt đới nên không thể trồng cây lúa mạch. Lúa mạch sau khi thu hoạch được phơi khô sàng bỏ hạt lép, hạt nhỏ không đủ tiêu chuẩn rồi ngâm cho mọc mầm, sấy khô được gọi là malt. Hiện nay trên thế giới malt được sản xuất chủ yếu ở: Úc, Đan Mạch, Pháp,… và cũng là những nước mà công ty thường xuyên nhập khẩu của họ. Trên thị trường có hai loại malt chính là malt cô (dùng cho bia thường) và malt đen (sản xuất bia tươi), loại malt đang được dùng chủ yếu ở Việt Nam. _ Hublon, cao cacbonic : Nước sản xuất hoa hublon là Đức và Niudilan. Hoa hublon tạo ra vị đắng và mùi thơm đặc trưng cho bia. Ngoài ra còn có cao CO2  được chiết xuất từ hoa hublon có thể dùng thay thế cho hoa hublon. _ Các chất phụ gia: enzyme, clasel,… là các chất xúc tác không thể thiếu trong quá trình sản xuất bia. Các sản phẩm này hiện nay Việt Nam cũng chưa sản xuất được và nhập khẩu chủ yếu từ Bỉ, Mỹ,… _ Dây chuyền sản xuất bia: Những mặt hàng do công ty cung cấp được thể hiện qua những hình vẽ dưới đây: Hệ thống lọc bia Máy chiết chai _ Van vòi Nắp chai Bom bia Nắp bom Hình ảnh sản phẩm - Thị trường đầu ra: Hiện nay trên thị trường ngành bia, nhu cầu tiêu thụ ngày càng tăng về số lượng và chất lượng. Công ty TNHH Ngân Hạnh cung cấp nguyên liệu và máy móc thiết bị chủ yếu cho các công ty sản xuất có qui mô vừa và nhỏ tập trung chủ yếu ở các tỉnh phía Bắc và Trung. Đa phần đây là các nhà máy sản xuất bia hơi và bia chai phục vụ cho tầng lớp bình dân. Là một công ty đã hoạt động lâu năm trên lĩnh vực bia công ty có nhiều kinh nghiệm và khá có uy tín với khách hàng vì vậy rất thuận lợi trong hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường. Hơn nữa do nhu cầu uống bia của con người ngày càng cao nên lượng bia tiêu thụ ở nước ta tăng lên rất nhiều. Nếu như trước đây bia là một loại đồ uống cao cấp đối với người dân lao động thì hiện nay bia đã trở thành đồ uống cao cấp cho mọi tầng lớp, vì vậy nhu cầu về nguyên liệu sản xuất cho ngành bia cho những năm tới sẽ tăng lên rất cao. Đây là điều thuận lợi cho công ty tham gia vào thị trường nguyên liệu sản xuất bia. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường mới xuất hiện một số lượng malt nhập từ Trung Quốc và đặc biệt công ty đường malt sản xuất malt trong nước tuy chất lượng không cao và ổn định như malt nhập từ Úc, Pháp,… nhưng giá cả lại rất cạnh tranh. Điều này cũng gây khó khăn cho công ty. Vì vậy công ty đang cố gắng thương lượng và tìm giải pháp hạ giá thành hơn nữa. Đối với dây chuyền thiết bị sản xuất bia, đặc điểm cơ bản của mặt hàng này là lâu hỏng, ít phải thay thế nên việc tiêu thụ sản phẩm này chậm hơn. Tuy vậy công ty vẫn luôn cố gắng mở rộng thị trường nhằm đạt doanh thu cao nhất. Thị trường đầu vào Khi tham gia vào hoạt động ngoại thương, công ty TNHH Ngân Hạnh có rất nhiều cơ hội để lựa chọn các đối tác đến từ hơn 200 quốc gia trên thế giới. Hiện nay công ty nhập khẩu chủ yếu từ các quốc gia: Úc, Đức, Ấn Độ,… Thị trường nhập khẩu chính của công ty là Úc, Đức, Đan Mạch chiếm 87,45% tổng giá trị hợp đồng nhập khẩu. Đây là các đối tác lâu năm và có quan hệ khá tốt với công ty. Hàng hóa do các đối tác từ Úc, Đức, Ấn Độ cung cấp có chất lượng khá tốt. Hơn nữa do có quan hệ kinh doanh lâu năm nên phương thức thực hiện hợp đồng với các đối tác này khá thuận lợi. Hai năm gần đây 2005, 2006 công ty cũng đã mở rộng một số mặt hàng ở thị trường nhập khẩu với số lượng chưa nhiều nhưng cũng rất khả quan: Nhập khẩu malt từ Đan Mạch, nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc,… Vì vậy giá trị nhập khẩu từ một số thị trường chủ yếu trước đây có giảm nhẹ ( Úc, Ấn Độ). Tuy nhiên tỷ trọng nhập khẩu từ các quốc gia láng giềng ( Trung Quốc) và các quốc gia khác lại tăng lên đáng kể. Việc đa dạng hóa thị trường sẽ giúp công ty giảm được rủi ro khi thị trường của một số đối tác chính có nhiều biến động. Qua biểu đồ trên ta thấy, hiên nay công ty TNHH Ngân Hạnh còn chiếm tỷ lệ thị phần tương đối thấp ( 5% ) . Các đối thủ cạnh tranh chiếm tỷ lệ thị phần tương đối lớn là Công ty TNHH Thái Tân ( 10% ), Công ty TNHH Tân Úc Việt ( 10% ), Công ty cổ phần Đa Cao ( 7% ). Tuy nhiên ban lãnh đạo công ty đang có chiến lược mở rộng thị phần trong thời gian tới, đạt khoảng 7_8%. Khái quát tình hình kinh doanh: Biểu đồ doanh thu thuần 3 năm 2004_2005_2006 Qua biểu đồ trên ta thấy doanh thu của công ty TNHH Ngân Hạnh tăng liên tục qua 3 năm gần đây. Từ năm 2004 đến năm 2005 doanh thu thuần tăng từ 16.840.501.517đ lên 25.896.152.261đ ( tăng 9.055.650.750 tương đương với 53,77% ). Năm 2006 doanh thu lên tới 37.354.361.182đ ( tăng 11458208920đ so với năm 2005, tương đương với 44,25% ). + Tình hình lợi nhuận 3 năm 2004_2005_2006 Qua biểu đồ trên ta thấy lợi nhuận trong 3 năm gần đây tăng với tốc độ rất lớn. Năm 2005 tăng 119,66% so với năm 2004. Năm 2006 lợi nhuận sau thuế lên tới 124.852.178đ, tăng 42,15% so với năm 2005. Với những chiến lược kinh doanh được chọn lựa đã mang lại kết quả rất tốt, công ty ngày càng phát triển, lợi nhuận ngày càng tăng, tạo điều kiện để mở rộng quy mô trong thời gian tới. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1 Cơ cấu tổ chức  Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngân Hạnh Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc P. tổ chức-hành chính P.kế toán-tài vụ P.kinh doanh P. xuất nhập khẩu Nguồn: Giới thiệu về công ty TNHH Ngân Hạnh 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ các phòng ban 1.3.2.1 Hội đồng quản trị Là cơ quan quyền lực cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm định hướng phát triển và tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. Hội đồng quản trị đảm nhận các chức năng quan trọng như: quyết định phương hướng phát triển công ty; quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ; quyết định thời điểm và phương hướng huy động thêm vốn; quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty; quyết định mức lương, lợi ích khác đối với giám đốc, kế toán trưởng; thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng hoặc phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty; quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Các quyết định được Hội đồng quản trị thông qua theo nguyên tắc > 50% phiếu thuận. Hội đồng quản trị họp định kỳ 1 năm 1 lần. 1.3.2.2 Ban Giám đốc Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình như: tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đầu tư của công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng thành viên; kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh. 1.3.2.3 Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức-hành chính giữ nhiệm vụ quản lý chung về mặt nhân sự đối với toàn công ty; giúp Giám đốc tổ chức bộ máy hoạt động của công ty; quản lý nhân viên; tuyển dụng, đào tạo và tái tạo đội ngũ cán bộ năng động sáng tạo cho công ty. 1.3.2.4 Phòng kế toán tài vụ Phòng tài chính kế toán là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, là cơ quan tham mưu cho Ban Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho năm; theo dõi và lập báo cáo về tình hình thu chi của công ty; thực hiện các nghiệp vụ thanh toán; theo dõi, tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn từ đó giúp Ban Giám đốc lập phương án tối ưu sử dụng vốn có hiệu quả nhất. 1.3.2.5 Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh phụ trách việc tiêu thụ hàng hóa trong thị trường nội địa; tìm hiểu, nghiên cứu thị trường; dự đoán nhu cầu của thị trường, phân tích, từ đó lựa chọn mặt hàng để lập kế hoạch nhập khẩu; phân phối hàng ra thị trường sao cho hàng hóa có thể đến tận tay người tiêu dùng; chăm sóc khách hàng truyền thống, chủ động tiếp cận các khách hàng tiềm năng; nghiên cứu mở rộng thị trường. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công tác, lấy phương châm: “ Khách hàng là thượng đế”, Phòng kinh doanh đã đóng góp vai trò rất lớn trong việc mở rộng thị trường và tăng doanh thu hàng năm cho công ty. 1.3.2.6 Phòng xuất nhập khẩu Là một công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vì vậy Phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty. Các cán bộ Phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Ngân Hạnh đều đã tốt nghiệp Đại học Ngoại thương. Họ là những người có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực nhập khẩu, am hiểu thị trường, giỏi ngoại ngữ đặc biệt rất nhạy bén trước tình hình biến động của thị trường thế giới. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: xem xét kế hoạch nhập khẩu từ phòng kinh doanh; nghiên cứu, tổng hợp thông tin từ thị trường nước ngoài thông qua mạng internet, hoặc trực tiếp sang tham quan các bạn hàng từ đó sẽ lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng, kí kết hợp đồng; tiến hành các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ Nhập khẩu. 1.4 Đặc điểm hoạt động Nhập khẩu Hiện nay, hoạt động nhập khẩu được diễn ra dưới rất nhiều hình thức phong phú, đa dạng và khá phức tạp. Công ty TNHH Ngân Hạnh khi tham gia vào hoạt động nhập khẩu đã lựa chọn 2 hình thức nhập khẩu chính đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu qua đơn vị nhận ủy thác. Trong đó hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm doanh số chủ yếu, hình thức nhập khẩu qua đơn vị nhận ủy thác chỉ chiếm một phần nhỏ khi hàng của công ty phân phối vào miền Nam nơi công ty chưa mở được đại diện. Tổng giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng năm đạt hơn một triệu đôla Mỹ. Tình hình nhập khẩu của công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng qua các năm trừ năm 2004 do mới thay đổi lĩnh vực kinh doanh nên giá trị hàng nhập khẩu có giảm rõ rệt. Năm 2003 tổng kim ngạch là 1251600 USD trong khi đó năm 2004 giảm xuống chỉ còn 730935 USD. Năm 2005 tổng kim ngạch đạt 1272507 USD và năm 2006 kim ngạch đạt 1415100 USD. Giá trị và doanh số của hợp đồng nhập khẩu tăng lên hàng năm. Tình hình nhập khẩu từ các nước qua các năm là tương đối ổn định. Đây là một dấu hiệu đáng mừng vì điều này thể hiện công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh. Bảng 1: Cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty TNHH Ngân Hạnh STT ThÞ tr­êng MÆt hµng 2003 2004 2005 2006 Gi¸ trÞ USD Tû träng (%) Gi¸ trÞ USD Tû träng (%) Gi¸ trÞ USD Tû träng (%) Gi¸ trÞ USD Tû träng (%) 1 óc - Malt 812200 64,89 485624 66,44 953719 74,95 677200 47,86 2 §an M¹ch - Malt 169100 13,51 80840 11,06 67800 5,33 210600 14,88 3 §øc -D©y chuyÒn thiÕt bÞ, -Hoa Hublon - Cao CO2 137300 10,97 86350 11,81 109230 8,58 249240 17,62 4 Ên ®é - N¾p chai 55400 4,63 50221 6,87 69620 5,47 117360 8,29 5 Singapo - Bét trî läc - Enzyme - H­¬ng bia...vv 35500 2,84 6200 0,85 16988 1,34 57240 4,04 6 Trung Quèc ChÊt tÈy röa: NaOH. 20400 1,63 1400 0,19 13030 1,02 21000 1,48 7 C¸c quèc gia kh¸c - Bom bia - Van...vv - Hoa Hublon, 21700 1,73 20300 2,78 42120 3,31 82460 5,83 8 Tæng 1251600 100 730935 100 1272507 100 1415100 100 Quy trình hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Ngân Hạnh Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu Lập kế hoạch NK Xem xét và đưa quyết định NK Ký hợp đồng NK Xin giấy phép NK ( nếu cần ) Thuê tàu và mua bảo hiểm (nếu cần) Mở LC Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Kiểm tra hàng hóa Nhận hàng và trở về kho Khiếu nại về hàng hóa (nếu có) Công ty giao dịch để nhập khẩu tuân thủ nghiêm ngặt các bước như quy trình nhập khẩu ở trên. Theo đó: _ Phòng kinh doanh lập kế hoạch nhập khẩu dựa trên kết quả của công tác nghiên cứu thị trường. _ Phòng xuất nhập khẩu xem xét kế hoạch nhập khẩu từ phòng kinh doanh, lựa chọn nhà cung cấp và ra quyết định nhập khẩu. _ Thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng. Cần đat tới sự thỏa thuận về tất cả các điều khoản trong hợp đồng như: sản phẩm, số lượng, giá, bao bì, thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm,…. _ Tiến hành thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa (nếu cần). Tuy nhiên đa số những hợp đồng công ty kí với nhà cung cấp đều theo giá CIF nên bước này thường chỉ được thực hiện trong một số ít trường hợp. _ Xin giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. _ Công ty làm đơn xin mở L/C, thường công ty mở L/C không hủy ngang trả ngay 100% tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chi nhánh Từ Liêm_Hà Nội như đã đăng kí trong điều khoản thanh toán. _ Khi có giấy báo tàu đến công ty chuẩn bị các giấy tờ để nhận hàng như tờ khai hải quan, vận đơn có chữ kí hậu của Ngân hàng để đổi lấy giấy nhận hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, bảo hiểm,… _ Tiến hành kiểm tra hàng hóa theo các điểu khoản đã kí trong hợp đồng. _ Nhận hàng và trở về kho. Hiện nay công ty có 3 kho lớn đặt tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng. _ Làm thủ tục thanh toán. _ Khiếu nại về hàng hóa (nếu có). Hiện nay các mặt hàng công ty Ngân Hạnh nhập khẩu phục vụ chủ yếu cho ngành sản xuất bia trong đó chủ yếu là malt, hoa hublon, may móc thiết bị dây chuyền,… Trong đó giá trị hợp đồng nhập khẩu của malt và máy móc , thiết bị là chủ yếu. Vì malt là nguyên liệu chủ yếu cho quá trình sản xuất bia nên nhu cầu tiêu thụ malt ở trong nước là rất lớn. Hàng năm công ty nhập khẩu 2000 tấn malt với giá trị hợp đồng lên tới khoảng 800000 USD. Trong đó 90% là nhập khẩu trực tiếp về cảng Hải Phòng, số còn lại nhập khẩu qua công ty nhận ủy thác ở thành phố Hồ Chí Minh Đối với máy móc thiết bị công ty thường nhập khẩu cả dây chuyền cũ tuy số lượng dây chuyền không nhiều nhưng do đặc tính của các dây chuyền máy móc có giá trị rất cao vì thế giá trị của các hợp đồng này cũng rất cao. 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH 3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 4 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 12 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 12 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ các phòng ban 13 1.3.2.1 Hội đồng quản trị 13 1.3.2.2 Ban Giám đốc 14 1.3.2.3 Phòng tổ chức hành chính 14 1.3.2.4 Phòng kế toán tài vụ 14 1.3.2.5 Phòng kinh doanh 14 1.3.2.6 Phòng xuất nhập khẩu 15 1.4 Đặc điểm hoạt động Nhập khẩu 15 ._.