Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

ớc vững chắc vào thị trường xây dựng Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập nhập sôi động với khu vực và quốc tế. “Mục tiêu của Việt Nhật CMT là phát triển hệ thống phân phối các sản phẩm có chất lượng cao và đảm bảo lợi ích tối đa cho người sử dụng, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện các công trình và giảm khối lượng làm việc của công nhân; nhằm đẩy mạnh quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực máy móc thiết bị xây dựng và máy công nghiệp”. Ban đầu công ty có 4 thành viên góp vốn và trải qua 7 lần thay đổi; cho đến năm 2007, công ty có hai thành viên góp vốn. Vốn điều lệ năm 2007 tăng lên 10 tỷ VNĐ ( Công ty thuộc mô hình Công ty vừa và nhỏ ) Đặc điểm sản phẩm (ngành nghề), hoạt động: * Hoạt động chủ yếu của công ty là buôn bán máy móc xây dựng, máy công nghiệp, nông nghiệp…( hoạt động thương mại) và hoạt động XNK * Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty: - Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng,vật tư phục vụ các ngành giao thông vận tải,xây dựng,công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, kiểm định đo lường; - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; - Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ, nền móng, hầm lò… - Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp - Buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ; - Vận tải hành hoá - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; - In và các dịch vụ liên quan đến in ( theo pháp luật và quy định hiện hành của Nhà nước ). * Các mối quan hệ đối tác với công ty: Đối tác của CMT là các nhà cung cấp nổi tiếng trên thế giới trong lĩnh vực máy xây dựng và phụ tùng công nghiệp như Sumitomo, Komatsu, Isuzu, Hitachi, Kobelco, Kawasaki (Nhật Bản ), Caterpillar, KMP (Mỹ); ITM (Italia); Tongmyung, CF (Hàn Quốc)… Trong đó phải kể đến thành công lớn nhất của Việt Nhật CMT là trở thành nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam; các sản phẩm máy xúc đào, thuỷ lực của Sumitomo- một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất của Nhật Bản trong lĩnh vực xây dựng và máy móc thiết bị. Thị trường trong nước của Việt Nhật CMT tập trung vào các bạn hàng lớn là các Tập đoàn, các tổng công ty và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, khai khoáng, giao thông vận tải, Thuỷ điện… Điều lệ công ty: Công ty TNHH Việt Nhật (Việt Nhật CMT) hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 13/1999/QH10 Điều lệ Công ty bao gồm 5 chương, 29 điều: - Chương I: Các quy định chung Chương I quy định rõ về : + Hình thức, tên gọi, trụ sở công ty; + Mục tiêu và thời hạn hoạt động của công ty; + Các thành viên công ty; + Vốn và tỷ lệ vốn góp; + Hình thức; + Sổ dăng ký thành viên + Quyền và nghĩa vụ của thành viên; - Chương II Cơ cấu tổ chức và quản lý công ty Chương II quy định về: + Hội đồng thành viên + Chủ tịch Hội đồng thành viên + Triệu tập họp Hội đồng thành viên; + Điều kiện và thể thức họp Hội đồng thành viên + Quyết định của Hội đồng thành viên; + Biên bản họp Hội đồng thành viên; + Tranh chấp và cách thức xử ly các tranh chấp +Quyền hạn và nghĩa vụ của Giám đốc; + Người đại diện theo pháp luật của công ty + Ban kiểm soát, Trưởng Ban Kiển soát; + Hợp đồng phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. - Chương III: Tài chính Chương III đề cập tới các quy định về: + Mua lại phần vốn góp; + Xử lý phần vốn góp trong các trường hợp khác + Góp vốn và cấp giấy chứng nhận vốn góp; + Tăng, giảm vốn điều lệ;. + Thu hồi phần vốn góp đã trả hoặc lợi nhuận đã chia; + Quyết toán và phân chia lợi nhuận; - Chương IV: Giải thể, thanh lý tài sản Chương IV bao gồm các quy định về: + Giải thể; + Thủ tục giải thể, thanh lý tài sản; - Chương V: Quy định thực hiện Chương V đề cập đến các điều sau: + Về sự sửa đổi và bổ sung Điều lệ khi cần thiết; hoặc có thay đổi lớn; + Tính hiệu lực của Điều lệ. Đánh giá chung về Điều lệ của Công ty: Điều lệ của công ty chặt chẽ và thể hiện rõ mục tiêu hoạt động kinh doanh. Đồng thời cũng cho thấy cơ cấu tổ chức, quản lý; các yêu cầu về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm pháp lý của các thành viên trong công ty; biết được số vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn của mỗi thành viên; việc phân chia lợi nhuận theo tỷ lệ GV, và một số quy định khác theo luật. Chức năng, nhiệm vụ phòng ban: Công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật có tổng số nhân viên khoảng trên 50 người ( Công ty chưa có thống kê cụ thể ); được chia thành 13 phòng ban chính, với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, bao gồm: - Một Giám đốc và hai Phó giám đốc : phụ trách kinh doanh và Phó GĐ phụ trách về kỹ thuật - Phó giám đốc kinh doanh quản lý các phòng ban: + Phòng kế toán:Phòng kế toán gồm có 5 nhân viên; một kế toán trưởng và 4 kế toán viên phụ trách các phần hành khác nhau: một kế toán quỹ, một kế toán kho, một kế toán thuế và một kế toán ngân hàng và một kế toán tổng hợp. Phòng kế toán có chức năng chính là phản ánh và giám đốc tình hình tài chính của công ty, phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty, đồng thời giúp tư vấn các vấn đề tài chính cho Ban Giám đốc + Phòng hành chính- nhân sự: Phòng hành chính – nhân sự gồm có 2 nhân viên + Phòng xuất - nhập khẩu (XNK) có3 nhân viên Phòng XNK phụ trách chung về tất cả các mặt hàng nhập khẩu từ các đối tác nước ngoài: Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, thực hiện mua bán và chuyển giao công nghệ với các đối tác này. + Phòng Part có chức năng chuyên về cung cấp, mua bán các loại phụ tùng . Phòng gồm có 6 nhân viên +Phòng thuỷ điện phụ trách về các dự án liên quan đến thuỷ điện, cung cấp và mua bán các thiết bị phục vụ cho thuỷ điện : Phòng thuỷ điện có tổng số 6 nhân viên +Phòng Sumitomo chuyên về nhập khẩu máy của Sumitomo (đối tác Nhật Bản). Đây là 1 phòng ban riêng, độc lập với phòng XNK do công ty là nhà cung cấp độc quyền về các loại máy của hãng này tại Việt Nam. Phòng gồm 2 nhân viên + Phòng kinh doanh 1 và phòng kinh doanh 2: phụ trách mà các hoạt động thương mại, buôn bán chung của công ty, đặc biệt là các hợp đồng mua bán với các đối tác trong nước Phòng kinh doanh 1 thuộc quyền quản lý của Phó giám đốc kinh doanh, phòng có 4 nhân viên Phòng kinh doanh 2 thuộc quyền quản lý của Phó giám đốc kỹ thuật, phòng có 3 nhân viên. - Phó giám đốc kỹ thuật quản lý 6 phòng ban: + Đội xe : đội xe có trách nhiệm sử dụng xe của công ty trong việc chở hàng hoặc đưa đón cán bộ công nhân viên trong công ty + Bộ phận kho : có trách nhiệm lưu trữ hàng hoá của công ty,phục vụ cho dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp + Đội giao nhận: chuyên việc bốc vác hàng hoá trong doanh nghiệp + Phòng Service team: chức năng chủ yếu của phòng service team là việc bảo dưỡng và kỹ thuật, là một bộ phận chuyên trách về công tác kỹ thuật và bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phụ tùng. Bộ phận này tập trung nhiều kỹ sư cơ khí có trình độ chuyên môn trong công ty + Phòng bảo vệ: gồm 2 nhân viên bảo vệ; có trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, tránh các trường hợp mất cắp tài sản + Phòng kinh doanh 2 Nhận xét về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Cơ cấu tổ chức quản lý được sắp xếp khá khoa học, phù hợp với quy mô của công ty (Quy mô công ty vừa và nhỏ), trong đó đã có sự phân tách thành từng phòng ban riêng biệt với những chức năng cụ thể. Đặc biệt trong mỗi lĩnh vực kinh doanh của công ty đều có những phòng ban đảm nhiệm như: phòng XNK phụ trách việc XNK chung các mặt hàng với các đối tác nước ngoài. Phòng Sumitomo chuyên về nhập khẩu máy xây dựng của Sumitomo; bởi đây là loại hàng hoá độc quyền của công ty và là mặt hàng chủ lực, việc phân tách phòng Sumitomo thành một phòng riêng biệt độc lập với phòng XNK là hợp lý; giúp công ty dễ dàng quản lý, mua bán mặt hàng đặc biệt này. Trong lĩnh vực về thuỷ điện, công ty tổ chức thành một phòng riêng là phòng thuỷ điện. Trong lĩnh vực thiết bị, phụ tùng,công ty có phòng Part phụ trách đảm nhiệm. Ngoài ra còn có riêng đội bảo dưỡng và kỹ thuật, đội giao nhận và đội xe tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể quản lý tốt trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo nên sự linh hoạt và chuyên môn hoá cao. Ngoài ra nhân sự được công ty cho là một trong những thế mạnh và là nguồn nội lực của mình. Bên cạnh khối văn phòng quy tụ đội ngũ nhân viên trình độ cao, 100% có trình độ đại học, đội ngũ nhân viên sửa chữa đã được đào tạo và cấp chứng chỉ của Sumitomo, là những công nhân lành nghề, có năng lực và kinh nghiệm. Đây là một điểm thuận lợi cho công ty trong việc đẩy mạnh tiến hành chuyên môn hoá cao, thúc đẩy quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. Khái quát chung về quy trình mua bán, cho thuê và XNK: - Hoạt động chủ yếu của công ty là mua bán, nhập khẩu máu móc từ các đối tác nước ngoài, sau đó bán cho các đối tác trong nước. Công ty nhập khẩu qua đường hàng không, đường biển và bằng chuyển phát nhanh theo cả giá FOB và giá CIF, bao gồm cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác (chủ yếu là công ty 19-8, công ty Machino là công ty uỷ thác cho Viet Nhat CMT). - Sản phẩm chủ yếu của công ty là máy xúc xây dựng (máy xúc đào thuỷ lực, máy công nghiệp…) của Sumitomo- Nhật Bản. Các sản phẩm của công ty khá đa dạng, nhiều mẫu mã, nhiều chủng loại khác nhau, và bao gồm cả máy cũ và máy mới. - Đặc biệt, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực thuỷ điện. Thuỷ điện tuy không phải là một mảng lớn của Việt Nhật, nhưng gần đây số lượng dự án thuỷ điện mà Viet Nhat CMT tham gia đã tăng đáng kể. Hiện tại Việt Nhật CMT đang góp mặt trong 3 dự án thuỷ điện lớn, bao gồm: Thuỷ điện sông Ông (công suất 3x2.7 MW), Thuỷ điện Bắc Bình (công suất 2x16.5MW), và Thuỷ điện Ngòi Hút (công suất 3x2.8 MW). Đây cũng là mảng hoạt động khá mới của doanh nghiệp, lại đòi hỏi công nghệ cao nên hiện tại công ty đang nỗ lực hoàn thiện khả năng, tích luỹ kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Điều này cho thấy sự nhanh nhạy,linh hoạt và khả năng hoạt động đa lĩnh vực nhưng vẫn mang lại hiệu quả về cả mặt kinh tế và mặt kỹ thuật cho công ty, do phải liên tục cọ xát trong nhiều lĩnh vực công nghệ cao nên khả năng tích luỹ kinh nghiệm cũng được nâng cao. Tuy nhiên đây là một thách thức không nhỏ đối với một công ty còn non trẻ trong một lĩnh vực đem lại rủi ro cao, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, việc sắp xếp khoa học, công tác dự báo những biến động và việc nâng cao tay nghề công nhân phải luôn được chú trọng và quan tâm nhiều hơn nữa. - Hiện tại Việt Nhật CMT đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới các trung tâm bảo hành và đang được tiến hành từng bước, trước hết tập trung ở các tỉnh phía bắc như Quảng Ninh, Lào Cai, Yên Bái… Trong khi đó, công ty vẫn tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và trình độ kỹ thuật của nhân viên tại trung tâm bảo hành Gia Lâm- Hà Nội Nhận xét chung qua việc tìm hiểu tổng quát về công ty TNHH Máy xây dựng và thương mại Việt Nhật ( Viet Nhat CMT): Công ty có cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với mô hình công ty vừa và nhỏ, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Nhân viên trong công ty có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm. Công ty có mục tiêu hoạt động rõ ràng, kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực, với chủng loại hàng và mẫu mã phong phú đáp ứng nhu cầu thị trường. Công ty hoạt động hiệu quả và liên tục gia tăng lợi nhuận, đặc biệt trong năm 2007 : Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng DT 95.556.322.299 70.799.040.608 126.289.991.065 2. LNTT 221.067.420 441.512.738 1068.496.801 3. LNST 159.168.542 317.889.171 769.317.697 Chỉ tiêu Số đầu năm 2007 Số cuối năm 2007 Tổng tài sản 42.920.615.296 86.147.037.445 Những chỉ tiêu trên cho thấy khả năng phát triển của công ty. Đặc biệt trong năm 2007 lợi nhuận và tổng tài sản tăng gấp đôi năm 2006 Tuy nhiên, hầu hết các máy móc công ty mua bán đều có giá trị lớn (nhiều máy trên 1 tỷ); công ty lại kinh doanh trong lĩnh vực thuỷ điện- một ngành có mức độ rủi ro cao do đòi hỏi vốn đầu tư lớn và trình độ kỹ thuật cao, có nhiều biến động. Bởi vậy, công ty cần có những chiến lược cụ thể để nghiên cứu thị trường và dự đoán các xu hướng biến động, phân tích các tỷ suất tài chính, thực hiện các công cụ hữu ích của phân tich tài chính và marketing nhằm gia tăng lợi nhuận nhanh chóng và ổn định, hạn chế tối đa những rủi ro trong những dự án có giá trị lớn,mức biến động cao. phầnII: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KT TẠI ĐƠN VỊ 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm 5 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên, đảm nhận những phần riêng biệt: kế toán quỹ, kế toán kho, kế toán thuế, kế toán ngân hàng, và kế toán tổng hợp. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp đại học, và có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán Việc tổ chức bộ máy, phân công lao động kế toán theo từng phần hành cụ thể tạo điều kiện chuyên môn hóa và sắp xếp một cách khoa học công tác kế toán. Đồng thời việc tổ chức hạch toán kế toán nói chung và tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tiến hành tuân thủ theo những nguyên lý chung của hạch toán kế toán: nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Qua đó, thông tin kế toán có tính hữu ích cao đối với Ban giám đốc, phù hợp với quy mô của công ty và là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. 2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung của đơn vị 2.1. Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán áp dụng - Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán : theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung 2.2. Các chính sách kế toán áp dụng 1- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: ghi theo các giao dịch thực tế phát sinh Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: sử dụng ngoại tệ quy đổi ra tiền Việt Nam dựa vào tỷ giá hối đoái ở thời điểm hiện tại. 2- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Nhập trước - Xuất trước. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo quy định của chế độ kế toán. 3- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư: - Nguyên tắc ghi nhận TCSĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): theo nguyên tắc giá gốc, chuẩn mực số 03. - Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): theo phương pháp khấu hao đường thẳng, quyết định 206 năm 2003. 4- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư: Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao BĐS đầu tư theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán. 5- Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính: Ghi nhận các khoản đầu tư tài chính theo quy đinh của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, bao gồm các khoản đầu tư tài chính: - Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát; - Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn; - Các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn khác; - Phương pháp lập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn. 6- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay: - Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: ghi nhận chính xác và đầy đủ lãi vay đã trả hoặc phải trả của các khoản vay gốc trong năm tài chính. 7- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí khác: - Chi phí trả trước: căn cứ vào nội dung cụ thể của các khoản trả trước để đưa ra nguyên tắc, chi phí sửa chữa lớn đã hoàn thành, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ phân bổ từ 2- 3 năm. - Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: phân bổ theo nguyên tắc đường thẳng - Phương pháp và thời gian phân bổ lợi thế thương mại 8- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Căn cứ vào nội dung cụ thể để nêu nguyên tắc ghi nhận được thực hiện theo các hợp đồng ký kết, dự kiến chi phí có thể phát sinh liên quan đến các hợp đồng. 9- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Lập dự phòng nợ phải trả: TK 335, TK 351, TK352. 10- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: - Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu: Ghi theo số vốn thực góp - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản - Nguyên tắc ghi nhận chênh lêch tỷ giá: theo nguyên tắc chênh lệch phát sinh thực tế trong kỳ. - Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: ghi nhận theo lợi nhuận thực tế phát sinh cuối năm tài chính. 11- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: - Doanh thu bán hàng: tuân thủ theo mục 10 chuẩn mực 14. - Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tuân thủ theo mục 16 chuẩn mực 14 - Doanh thu hoạt động tài chính: tuân thủ theo mục 24 chuẩn mực 14 - Doanh thu hợp đồng xây dựng 12- Nguyên tắc ghi nhận chi phí tài chính: - Tuân thủ nguyên tắc ghi nhận chi phí thực tế phát sinh trong kỳ - Phương pháp ghi nhận: Ghi nhận trực tiếp kể cả đánh giá lại 13- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại: tuân thủ theo chuẩn mực số 17 14- Các nghiệp vụ dự phòng rủi ro hối đoái. 15- Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác: tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành 3. Nội dung tổ chức kế toán từng phần hành tại đơn vị Các phần hành chủ yếu tại đơn vị bao gồm: Tiền, Bán hàng - thu tiền, , Mua hàng - trả tiền, Vật tư;hàng hóa;công cụ dụng cụ (HTK), Tài sản cố định, Tiền lương và nhân viên, Xuất nhập khẩu và thanh toán bằng ngoại tệ qua ngân hàng Tài sản CĐ Tiền lương và nhân viên Mua hàng Bán hàng XNK (chủ yếu là NK) Vật tư, hàng hóa, CCDC (HTK) Tiền (Sơ đồ các phần hành kế toán tại công ty TNHH máy XD và TM Việt Nhật) 3.1 - Phần hành tiền: 3.1.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: Chứng từ được sử dụng nhiều nhất trong phần hành này chính là phiếu thu và phiếu chi tiền mặt Chứng từ sử dụng trong các nghiệp vụ về thu tiền mặt bao gồm 2 loại: Chứng từ nguồn và Chứng từ thực hiện. Chứng từ nguồn phản ánh nguồn gốc của việc thu tiền như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, giấy thanh toán tạm ứng ...Chứng từ thực hiện bao gồm biên lai thu tiền (dùng trong trường hợp thu tiền ở khâu trung gian trước khi lập phiếu thu), và phiếu thu (phản ánh việc thu tiền khi thu vào quỹ tập trung) Chứng từ sử dụng Chứng từ nguồn Chứng từ thực hiện Biên lai thu tiền Phiếu thu Giấy thanh toán tạm ứng HĐ GTGT HĐ bán hàng * Phiếu thu tiền mặt: - Chu trình luân chuyển phiếu thu: do các khoản thu trong công ty thường khá lớn nên chu trình luân chuyển phiếu thu thường được áp dụng: + Người nộp tiền viết giấy (đề nghị) xin được nộp tiền + Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu + Thủ trưởng, kế toán trưởng ký phiếu thu + Thủ quỹ căn cứ phiếu thu đã được ký để tiến hành thu + Kế toán thanh toán tiếp nhận phiếu thu, ghi sổ, sau đó bảo quản, lưu giữ * Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ sử dụng trong các nghiệp vụ về chi tiền cũng bao gồm 2 loại: chứng từ nguồn và chứng từ thực hiện Chứng từ nguồn phản ánh nguồn gốc việc chi tiền, có thể là lệnh chi, xin chi Chứng từ thực hiện phản ánh việc chi tiền tại quỹ, chủ yếu là phiếu chi - Chu trình luân chuyển phiếu thu: do các khoản chi tiền tương đối lớn nên công ty thường áp dụng cách thức luân chuyển chứng từ : + Người nhận tiền đề nghị chi tiền + Thủ trưởng, kế toán trưởng duyệt chi + Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi + Kế toán trưởng, thủ trưởng ký phiếu chi + Thủ quỹ căn cứ phiếu chi để xuất quỹ + Kế toán phần hành tiếp nhận phiếu chi tiến hành ghi sổ, bảo quản, và lưu trữ * Mẫu chứng từ: - Phiếu thu và phiếu chi tiền mặt: * Phiếu thu: Đơn vị: Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày..5..tháng.1...năm.2007... Quyển số:..35....... Số:....27............... Nợ:...1111............ Có:....1311............ Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn An Địa chỉ: Công ty TNHH Tân Phát- 17 Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội Lý do nộp: Thanh toán tiền mua máy ủi Sumitomo Số tiền:...............1.230.000.000............(Viết bằng chữ) Một tỷ hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn Kèm theo:...............................................................................................Chứng từ gốc Ngày..5.....tháng..1.....năm 2007 Giám đốc (Ký,họtên, đóng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một tỷ hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) * Phiếu chi: Đơn vị: Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày...24....tháng.3....năm..2007...... Quyển số:....34....... Số:.......12................. Nợ:......3311............. Có:......1111............ Họ tên người nhận tiền: Trần Thị Mạc Địa chỉ: 102 Trần Khát Trân, Hai Bà Trưng, Hà Nội Lý do chi: Trả tiền mua nhiên liệu Số tiền:..................10.000.000..................(Viết bằng chữ).......Mười triệu đồng chẵn Kèm theo:...............................................................................................Chứng từ gốc Ngày..24....tháng...3...năm..2007....... Giám đốc (Ký,họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 3.1.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản sử dụng của phần hành Tiền chủ yếu là các tài khoản 111, 112, 131, 331, 141,...Một số tài khoản ghi chi tiết theo đối tượng (chủ yếu là tiền gửi tại các ngân hàng khác nhau) Tài khoản được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.1.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Do doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ thu, chi tiền và các khoản thu chi tiền thường lớn nên ở phần hành tiền kế toán mở sổ nhật ký đặc biệt về thu và chi tiền riêng. Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký Chung, các nghiệp vụ liên quan đến tiền sẽ được ghi vào sổ nhật ký đăc biệt về thu và chi tiền - Công ty có sử dụng thường xuyên ngoại tệ trong quá trình mua bán, nhập khẩu (chủ yếu là USD và đồng Yên ) nên tỷ giá hối đoái thay đổi trong ngày rất luôn luôn phải theo dõi chặt chẽ. Các giao dịch với ngân hàng cũng được chi tiết thành từng sổ riêng biệt - Các loại sổ và báo cáo thường được sử sụng: + Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ( Sổ quỹ, Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền) + Báo cáo quản trị tiền mặt và tiền gửi * Sơ đồ quy trình phần hành Tiền: Chứng từ kế toán - Phiếu thu, phiếu chi - Các chứng từ khác Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Nhật ký thu tiền Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI (TK 111, 112...) Nhật ký chi tiền Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.2 - Phần hành Vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ (HTK): 3.2.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: - Chứng từ sử dụng trong phần hành vật tư, hàng hóa (HTK) bao gồm rất nhiều loại chứng từ khác nhau: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Bảng kê hàng hóa... Phiếu nhập kho, xuất kho là một trong nhứng chứng từ quan trọng liên quan đến vật tư, hàng hóa - Đối với phần nhập, xuất hàng hóa, vật tư: * Chứng từ sử dụng: - Chứng từ nguồn: phản ánh nguồn hàng do tự sản xuất, do mua, hoặc nhận vốn góp, hoặc phiếu xuất bán ... - Chứng từ thực hiện: gồm + Biên bản kiểm nghiệm: minh chứng nghiệp vụ giao HTK giữa nhà cung cấp, nhà quản lý, và cán bộ, nhân viên cung ứng về chất lượng, số lượng, chủng loại + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Chứng từ sử dụng Chứng từ thực hiện Chứng từ nguồn Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho * Chu trình luân chuyển phiếu nhập kho: + Người giao hàng ( người trong hoặc ngoài doanh nghiệp) đề nghị nhập kho + Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (nếu cần) + Phòng cung ứng ( hoặc bộ phận sản xuất) tiến hành lập phiếu nhập kho +Phụ trách phòng, kế toán trưởng ký phiếu nhập kho + Thủ kho tiến hành các thủ tục nhập hàng, sau đó ghi vào phiếu nhập, ký phiếu nhập, sử dụng để ghi thẻ kho, và chuyển cho kế toán + Kế toán HTK sau khi tiếp nhận phiếu nhập kho, kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại chứng từ, từ đó ghi vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết có liên quan và tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất). Liên 1 giữ nơi lập phiếu. Liên 2 do thủ kho giữ, sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 (nếu có) do người giao hàng giữ * Chu trình luân chuyển phiếu xuất kho : tương tự như phiếu nhập kho * Mẫu chứng từ: - Thẻ kho: CÔNG TY TNHH MÁY XD VÀ TM VIỆT NHẬT THẺ KHO Kho: K01 – Kho công ty Vật tư: 21N – 27 – 11172 – STI – Bánh sao PC 1000 25 T/36H, STI, thái lan 21N – 27 – 1172, Đvt: chiec Từ ngày : 01/04/2008 đến ngày : 31/05/2008 Tồn đầu : 0.000 CTừ Khách hàng DG Mã NK SL Nhập SL Xuất SL tồn kho Ngày Số 20/5 PN54 KIAN ANN ENGNEERING ,LTD Nhập lô phụ tùng giá 11.880 USD, TK 11142, ngày 20/5/2008 Bill:10/5/2008 33111 2.000 2.000 Tổng cộng: 2.000 0.000 2.000 Ngày.... tháng.... năm..... NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) 3.2.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản sử dụng của phần hành Vật tư, hàng hóa chủ yếu là các tài khoản 152,153,155,156,151,...Một số tài khoản ghi chi tiết theo đối tượng (chủ yếu là các loại máy móc, các loại phụ tùng khác nhau) Tài khoản được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Tổ chức hạch toán chi tiết: để hạch toán chi tiết phần hành này, kế toán áp dụng theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này: + Tại kho: thủ kho lập thẻ kho cho từng loại vật tư, hàng hóa trong kho phản ánh theo số lượng nhập - xuất - tổn. Cơ sở ghi thẻ kho là các phiếu nhập, phiếu xuất; mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng nhập xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho + Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ chi tiết tương ứng với thẻ kho (cả về số lượng và giá trị). Cơ sở để ghi căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác có liên quan. Đồng thời kế toán ghi đơn giá thực tế trên tài khoản đối ứng. Cuối tháng thẻ chi tiết được đối chiếu với thẻ kho về số lượng, đồng thời lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp (đối chiếu về mặt giá trị) - Tổ chức hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa, CCDC sau khi vào sổ Nhật ký Chung sẽ được ghi vào sổ Cái những tài khoản có liên quan: sổ Cái TK 152, 153, 155, 156... * Sơ đồ quy trình phần hành vật tư, hàng hóa,CCDC: Chứng từ kế toán - Phiếu nhập, xuất kho - Các chứng từ khác Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG - Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI (TK 152, 153, 156,...) của máy Sumitomo Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.3. - Phần hành TSCĐ 3.3.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ Phần hành TSCĐ bao gồm những chứng từ sau: - Hóa đơn mua TSCĐ - Biên bản giao nhận, thanh lý - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Trong đó, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ là một trong những chứng từ quan trọng nhất, dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng * Mẫu chứng từ: Đơn vị:Công ty máy XD và TM Việt Nhật Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số: 06-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng..... năm............. Số TT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng Toàn DN TK627–Chi phí sản xuất chung TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chí phí QLDN TK 242 Chi phí trả trước dài hạn ... Phân xưởng(sản phẩm) Phân xưởng(sản phẩm) A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 I-Số khấu hao trích tháng trước II-Số KHTSCĐ tăng trong tháng III-Số KHTSCĐ giảm trong tháng III-Số KH trích tháng này (I+II+III) Cộng x Ngày.......tháng....... năm....... Người lập bảng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 3.3.2. Đặc điểm vận dụng tài khoản: Tài khoản thường dùng trong phần hành TSCĐ là TK 221, 214, ... Tài khoản sử dụng được áp dụng theo khung chế độ 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.3.3. Đặc điểm vận dụng sổ kế toán và các chỉ tiêu báo cáo: - Tổ chức hạch toán chi tiết: Có 2 loại sổ chi tiết bắt buộc phải mở trong tất cả các doanh nghiệp nói chung và trong đơn vị nói riêng: + Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp (theo dõi riêng từng loại TSCĐ trong doanh nghiệp. Mỗi loại được theo dõi trên một số trang sổ) + Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng (sổ này được mở theo từng bộ phận sử dụng TSCĐ cho tất cả các loại TSCĐ được sử dụng trong doanh nghiệp) - Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ: Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến TSCĐ ban đầu được ghi vào sổ Nhật ký Chung. Sau đó được ghi vào sổ Cái những tài khoản có liên quan ( sổ Cái TK 211, 214...) * Sơ đồ quy trình phần hành TSCĐ: Chứng từ kế toán - Biên bản bàn giao, thanh - Các chứng từ khác lý, Bảng PB khấu hao Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI (TK 211, 214...) Bảng CĐ số PS BÁO CÁO TC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 3.4 - Phần hành mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp: 3.4.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ: Chứng từ sử dụng trong phần hành này chủ yếu là hóa đơn mua hàng, hóa đơn nhập khẩu. Hàng hóa mua về phần lớn từ nhập khẩu, nên phần hành này có ._.