Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế

ảng Hải Phòng”, được thành lập theo quyết định số 694/QĐ-TCCB của bộ trưởng giao thông vận tải. Bắt đầu từ năm 1993, theo quyết định số 463/QĐ-TCCB ngày 23/3/93 của Bộ Giao Thông Vận Tải, được đổi tên thành công ty Liên Vận Quốc Tế Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, công ty đã phải đối mặt với hàng ngàn những khó khăn thử thách, có lúc tưởng chừng như gần đi đến con đường phá sản.Tuy nhiên bằng những nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ cũng như anh, chị em lao động, công ty đã hoàn thành sứ mệnh của mình trong từng giai đoạn. Cho đến nay công ty đã có những bước phát triển vững mạnh, nhiều chi nhánh được thành lập không chỉ trên địa bàn tỉnh Hải phòng mà còn mở rộng sang một số tỉnh, thành lớn như Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Kể từ năm 2000 cho đến nay, công ty tiếp tục thực hiện chủ trương trẻ hoá, hiện đại hoá đội tàu, đồng thời mở rộng thị trường, thực hiện nhiều biện pháp quảng cáo tiếp cận khách hàng nhằm tăng số lượng đơn đặt hàng, sử dụng tiết kiệm tài nguyên và nâng cao hiệu quả của các tài sản hiện có. Từ đó giúp công ty có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Hoà nhập với nền kinh tế thế giới và sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, công ty Liên Vận Quốc Tế cũng đã chuẩn bị nội lực để đón nhận những thử thách và cơ hội mới, sẵn sàng hoà nhập, không ngừng khẳng định uy tín, chất lượng và sự chuyên nghiệp để xứng đáng với sự tin tưởng và yêu mến mà khách hàng đã dành tặng cho công ty. chức năng, nhiệm vụ của công ty Chức năng: - Tổ chức xếp dỡ, bảo quản, giao nhận các loại hàng hoá theo hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty với khách hàng Sửa chữa và đóng mới tàu, thuyền vận tải, du lịch theo nhu cầu của thị trường Kinh doanh kho bãi 1.2.2 Nhiệm vụ: - Đảm bảo an toàn và đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh vận tải hàng hoá nhằm tận dụng tối đa trang thiết bị, phương tiện của công ty - Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách và nghĩa vụ đối với nhà nước - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng , quý, năm, kể cả trung và dài hạn của công ty - Giữ vững trật tự, an toàn xã hội và con người đồng thời bảo vệ hàng hoá cũng như trang thiết bị phương tiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh - Xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng - Linh hoạt, năng động khi giải quyết các vụ việc ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh.Và phối hợp chặt chẽ với địa phương để giải quyết các vấn đề xã hội liên quan - Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ chế độ tài chính kế toán theo quy định của nhà nước và của công ty - Nâng cao đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong công ty Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được phép kinh doanh các ngành nghề sau: - Kinh doanh kho bãi và nhà xưởng: Hoạt động kinh doanh kho bãi chủ yếu là tổ chức cho thuê kho bãi, nhận trông giữ và bảo quản hàng hóa kết hợp với dịch vụ giao nhận vận tải cho khách hàng theo yêu cầu. - Đại lý vận tải giao nhận thu gom hàng hóa - Vận tải quá cảnh, chuyển khẩu, môi giới tầu biển và dịch vụ cảng - Kinh doanh, đại lý ký gưỉ, xuất nhập khẩu và dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác những mặt hàng như:vật tư, trang thiết bị, phương tiện vận tải, xếp dỡ, hàng tiêu dùng, nông sản, lương thực thực phẩm Trong những ngành nghề, công ty tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh vận tải biển chuyên chở hàng hóa sang nước ngoài. Đây cũng chính là nguồn thu chủ yếu của công ty. Nhìn chung nguồn hàng vận chuyển ngoài nước khá ổn định chủ yếu trong đó tập trung vào hàng xuất khẩu là gạo Sài Gòn đi philipin, hàng nhập khẩu là Clinker từ Thái Lan. Ngoài ra, hiện nay công ty đang chở than xuất khẩu đi Thái Lan, MaLaysia cũng như nhập khẩu phân bón, phôi sắt và nhận các dịch vụ chở thuê khác chủ yếu với các đối tác trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương. Vào những năm 1995 công tác hạch toán kinh tế còn mang nặng tính lỗi thời, chưa quan tâm nhiều đến hoạt động kinh doanh. Các tàu biển và các phương tiện vận tải già cỗi, kém hiệu quả. Cho đến năm 2000 để đảm bảo số lượng phương tiện vận tải đáp ứng nhu cầu và giải phóng tàu cũ kỹ. Công ty đã đầu tư mua các tàu của Nhật Bản và đóng mới các sà lan có trọng tải 110 tấn. Trong giai đoạn này công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần tạo nguồn thu ổn định cho công ty. Công ty Liên Vận Quốc Tế hoạt động với quy mô khá lớn, kinh doanh trong những lĩnh vực chịu sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp nước ngoài. Những doanh nghiệp này có uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường quốc tế. Do đó công ty không ngừng nỗ lực học hỏi, thay đổi phù hợp với xu thế hiện nay. Đối tác của công ty cũng chủ yếu là các khách hàng nước ngoài “khó tính” đòi hỏi độ chính xác cao. Chính vì vậy, yêu cầu về mặt thông tin tài chính kế toán là một yêu cầu tất yếu quan trọng. Tất cả đòi hỏi công tác kế toán trong công ty cần được tổ chức đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Là doanh nghiệp vận tải hàng hoá bằng đường thuỷ liên quốc tế. Quá trình hoạt động kinh doanh bao gồm các khâu: - Tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với những điều kiện sẵn có của công ty - Triển khai, bố trí vật lực và nhân lực vận chuyển - Quyết toán Khi tìm kiếm được nguồn hàng, công việc quan trọng đầu tiên là phải bố trí số lượng tàu, lao động và sơ lược tính toán được hiệu quả của chuyến đi. Từ đó lựa chon phương án tối ưu nhất Hiệu quả kinh tế của phương tiện = Doanh thu – chi phí vận chuyển Chi phí vận chuyển bao gồm: - Chi phí cố định : là những chi phí ổn định, ít thay đổi theo từng chuyến đi của tàu: chi phí khấu hao cơ bản trích trước, chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí quản lý… Những chi phí này thường tính cho cả năm, sau đó chi cho số ngày trong năm và thường gọi là chi phí ngày tàu. Chi phí cố định của một chuyến = chi phí ngày tàu x số ngày của một chuyến -Chi phí biến đổi: là những chi phí thay đổi theo từng chuyến đi của tàu: chi phí nhiên liệu, cảng phí, chi phí hoa hồng… Sau khi kết thúc tính toán các chi phí, tiếp tục so sánh với các phương án vận chuyển, nếu thấy có thể chấp nhận được thì liên hệ với khách hàng để đi đến việc ký kết hợp đồng kinh tế. Thực hiện đầy đủ và đúng thời gian các khoản trong hợp đồng kinh tế theo những điều kiện đã thỏa thuận với khách hàng. Tập kết hàng, bốc dỡ hàng xuống tàu (nếu có theo yêu cầu), tiếp đó làm thủ tục cho hàng rời cảng. Vận chuyển hàng tới nơi theo yêu cầu của khách hàng, làm thủ tục nhập cảng và dỡ hàng ( nếu có quy định trong hợp đồng). Kết thúc chuyến hàng. Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Vào những năm 1995, 1996 có thể nói đây là giai đoạn khó khăn và từng bước vượt qua khó khăn trong quá trình phát triển của công ty. Đó là tình trạng cũ kỹ của những phương tiện vận tải, kho bãi đã qua nhiều năm sử dụng đã trở nên lạc hậu nhiều so với thế giới. Cước vận chuyển thấp trong khi đó số lượng khách hàng ít ỏi, cân đối lao động chưa hợp lý, chất lượng thuyền viên chưa cao, tiếp cận thị trường chưa nhạy bén và linh hoạt, chưa khai thác được những thị trường tiềm ẩn . Chính vì vậy dẫn đến tình trạng thua lỗ kéo dài trong nhiều năm, những khoản nợ lớn cho những con tàu hoạt động khả năng thu hồi vốn kém, kèm theo đó là thu nhập bình quân của người lao động thấp và công việc không ổn đinh, thương hiệu công ty trên thị trường quốc tế chưa được khẳng đinh. Trước tình hình đó, công ty đã từng bước cải tổ bộ máy lãnh đạo, thực hiện cách quản lý linh hoạt, chủ động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, vay vốn ngân hàng để tăng cường số lượng và chất lượng đội tàu vận chuyển, tuyển dụng đội ngũ lao động có tay nghề và kỹ thuật cao. Công ty nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển đồng thời chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, động viên và tạo điều kiện cho họ trong công tác sản xuất….Chính vì vậy mà công ty đã từng bước đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động kinh doanh.Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Đơn vị tính:VNĐ Chỉ Tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tài Sản 95.550.065.740 100.023.760.856 106.350.645.560 Nguồn Vốn 95.550.065.740 100.023.760.856 106.350.645.560 Doanh Thu 175.076.220.325 250.475.845.200 321.300.345.578 Lợi Nhuận ST 10.023.415.345 12.436.218.769 16.550.236.251 TNBQ 2.800.000 3.000.000 3.500.000 Bảng tổng hợp chỉ tiêu qua các năm cho ta thấy sự tăng trưởng rõ rệt của công ty về kết quả hoạt động và thu nhập của người lao động. Chỉ trong vòng 2 năm mà tổng tài sản hay nguồn vốn đều tăng đáng kể, cụ thể tăng 10.800.579.820 VNĐ, tương ứng với mức độ tăng 11,30%. Chứng tỏ công ty chủ động cải tạo tàu thuyền, xây dựng kho bãi,…bán các con tàu cũ kỹ, chất lượng kém thực hiện đồng thời với công tác sửa chữa nâng cấp kịp thời các con tàu gặp sự cố, thành lập một đội sửa chữa thường trực tay nghề cao. Bên cạnh đó, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng nhanh, cụ thể năm 2008 tăng 6.526.820.806 VNĐ so với năm 2006 hay tương ứng với tốc độ tăng 65,11%. Điều này cho thấy công ty đã có những chính sách kinh doanh hợp lý để đem lại kết quả tốt vào năm 2008. Đây là tín hiệu đáng mừng giúp cho công ty phục hồi và phát triển theo hướng công nghiệp hóa. Hay thu nhập bình quân của người lao động tăng 700.000 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 25%. Công ty không những nâng cao thu nhập mà còn khuyến khích người lao động tham gia công việc với tinh thần trách nhiệm cao, hăng say trong công tác lao động từ đó giúp cho công ty hoàn thành khối lượng công việc với chất lượng tốt và đúng thời hạn. Hiện nay tổng số lượng lao động toàn công ty là 90 người. Trong đó 2 người làm công tác quản lý.Gồm 3 loại hình lao động: - Công nhân trực tiếp sản xuất: là những người trực tiếp làm ra sản phẩm, dịch vụ trong dây chuyền sản xuất và kinh doanh của công ty. - Công nhân viên phục vụ: là những người phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa, xếp dỡ, sửa chữa, đóng mới phương tiện vận tải. - Cán bộ quản lý: là những người quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đang sử dụng 4 tàu và 5 xà lan, trên mỗi tàu có các thuyền viên: - Thuyền trưởng: là người chịu trách nhiệm chính, cao nhất trên mỗi tàu đồng thời chỉ huy con tàu và chịu trách nhiệm chính trước công ty về các sai sót có thể xảy ra - Thuyền phó, máy trưởng, máy phó, và các thuỷ thủ: mỗi người có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp với thuyền trưởng về việc khai thác có hiệu quả và việc thực hiện các chức năng tương ứng của mình. Ngoài ra còn có y bác sỹ kiêm phục vụ, cấp dưỡng, phục vụ viên, thợ máy, thợ điện, thợ cơ khí giúp việc cho thuyền trưởng về mọi hoạt động của tàu. Phần II: Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Ban kế toán là một trong những phòng chức năng chính của công ty, giúp cho giám đốc trong việc quản lý các hoạt động tài chính, hạch toán kế toán, đưa ra các báo cáo phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Thông tin kế toán là cơ sở quan trọng cho các quyết định quản lý, đầu tư của công ty và các đơn vị khác có liên quan. Công việc kế toán từ lập chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán đều thực hiện tại ban tài chính kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty Liên Vận Quốc Tế được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Số lượng nhân viên kế toán gồm: 4 kế toán viên: - Thủ kho, thủ quỹ - Kế toán vật tư, hàng hóa - Kế toán thanh toán - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng: Nhiệm vụ: - Giám sát hoạt động các nhân viên phòng kế toán, tổ chức điều hành công tác kiểm toán tài chính, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về các hoạt động, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán của công ty. - Tổng hợp tình hình, báo cáo lãnh đạo xí nghiệp, phổ biến, triển khai nhiệm vụ được giao. Chức năng: - Quản lý, giám sát, giải quyết thu chi tài chính cho các cá nhân , đơn vị có quan hệ kinh tế với công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. - Trực tiếp làm tổng hợp báo cáo tài chính định kỳ và cuối năm phục vụ cho trong và ngoài doanh nghiệp. - Trực tiếp giao dịch với ngân hàng, kho bạc và các đơn vị có liên quan. - Lập kế hoạch chi tiêu tài chính tháng, quý, năm bảo đảm hoạt động tài chính phục vụ cho công ty - Giám sát việc ký kết, thực hiện, thanh lý hợp đồng kinh tế của công ty, ký vào các giấy chi thu tiền và các giấy tờ luân chuyển nội bộ khác theo quy định của doanh nghiệp - Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức triển khai thực hiện các dự án và công trình để tiết kiệm chi phí - Phân tích hoạt động kinh tế chung toàn công ty, trực tiếp hạch toán giá thành công trình. - Bồi dưỡng, nâng cao trình độ của kế toán viên . Kế toán vật tư, hàng hóa Nhiệm vụ: - Theo dõi và chịu trách nhiệm về tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư và hàng hóa. Chức năng: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, và thời gian cung cấp - Tính toán và phân bổ chính xác, giá trị vật liệu xuất dùng - Mở sổ, ghi sổ cung cấp số liệu về vật tư đồng thời lập báo cáo, kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo Kế toán thanh toán Nhiệm vụ: - Theo dõi công nợ phải thu và phải trả đối với người mua, người bán - Theo dõi sự biến động các khoản tiền vay ngân hàng và các đối tượng khác - Theo dõi các khoản thanh toán vãng lai, nội bộ với các đơn vị khác trong công ty đồng thời trực tiếp đòi và thu nợ - Theo dõi, thanh toán các chứng từ thanh toán theo đúng quy định của nhà nước Chức năng: - Lập các chứng từ, thu nhận và xử lý các chứng từ công nợ, tổ chức luân chuyển chứng từ với các phần hành kế toán có liên quan - Mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu và phải trả đối với từng khách hàng. Tổng hợp và cung cấp số liệu cho các phần hành kế toán khác để công việc được quay vòng liên tục. - Lập các báo cáo tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả, chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của các báo cáo đã lập trước kế toán trưởng và giám đốc. Thủ quỹ, thủ kho Nhiệm vụ: - Đảm bảo việc tiền mặt trong quỹ phải phù hợp với các chứng từ thanh toán - Đảm bảo việc xuất, nhập vật tư qua kho của công ty Chức năng - Thực hiện việc thu, chi tiền mặt; xuất, nhập vật tư qua các chứng từ hợp lý, hợp lệ. - Kiểm tra tiền mặt, vật tư và trang thiết bị theo kỳ đã quy định của công ty - Bảo quản an toàn tiền mặt, vật tư và trang thiết bị của công ty - Thực hiện nghiêm chỉnh hệ thống định mức tồn quỹ tiền mặt do nhà nước quy định, tránh tồn quỹ quá nhiều gây lãng phí hay quá ít khiến mất khả năng thanh toán. - Ghi chép sổ sách, cập nhật đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh qua quỹ - Thực hiện kiểm kê cuối ngày theo quy định tránh gian lận và sai sót - Lập báo cáo tổng hợp về thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và xuất nhập tồn của vật tư, hàng hóa trong kho - Tham gia nghiệm thu vật tư, trang thiết bị trước khi nhập kho của công ty Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế Toán Vật Tư, Hàng Hóa Kế Toán Thanh Toán Thủ Kho, Thủ Quỹ Kế Toán Trưởng 2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hệ thống pháp lý về kế toán đã được điều chỉnh nhằm đáp ứng một cách kịp thời nhất sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường. Có rất nhiều những quy định cụ thể cho các doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh có thể lựa chọn và áp dụng. Khi bắt đầu đi vào hoạt động các đơn vị đều phải tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô, nghành nghề kinh doanh của đơn vị. Xuất phát từ tính chất ngành nghề sản xuất, kinh doanh của mình, đảm bảo thống nghất về công tác kế toán với công ty quản lý, công ty Liên Vận Quốc Tế tổ chức công tác kế toán với một số đặc điểm sau: - Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến 31/12 - Báo cáo tài chính được lập theo tháng - Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng - Hình thức kế toán: hình thức chứng từ ghi sổ 2.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty Liên Vận Quốc Tế áp dụng hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Chi nhánh đang sử dụng 32 tài khoản tổng hợp, do nhu cầu quản lý một số tài khoản kế toán được mở chi tiết. Các tài khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán (TK131, TK 331) được mở chi tiết theo từng khách hàng của công ty Các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, doanh thu bán hàng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung (TK154, TK511, TK621, TK622, TK627) được mở chi tiết theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh Các tài khoản phải thu nội bộ, phải trả nội bộ(TK136,TK336) được mở chi tiết theo từng đơn vị nội bộ Ngoài ra, một số tài khoản như TK138,TK142,TK333,TK338,TK421… cũng được mở chi tiết để thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán 2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán là bằng chứng dùng để chứng mình các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành, đặc biệt chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Đồng thời, chứng từ kế toán gắn liền vớit rách nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị trong việc xác minh tính chính xác, hợp pháp của các hoạt động trong đơn vị, là căn cứ để kiểm tra kế toán. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính quy định, hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm: Về lao động và tiền lương - Bảng chấm công: chứng từ bắt buộc, mẫu số 01-LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương: chứng từ bắt buộc, mẫu số 02-LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động: chứng từ hướng dẫn theo mẫu số 09- LĐTL Về tiền tệ: - Phiếu thu: chứng từ bắt buộc, mẫu số 01-TT - Phiếu chi: chứng từ bắt buộc, mẫu số 02-TT - Giấy đề nghị tạm ứng: chứng từ hướng dẫn theo mẫu số 03-TT - Giấy thanh toán tiền tạm ứng: chứng từ bắt buộc, mẫu số 04-TT - Bảng kiểm kê quỹ: chứng từ bắt buộc, mẫu số 07a-TT 2.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Để thực hiện được việc hạch toán kế toán, các đơn vị kinh tế phải sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính, với một trong các hình thức ghi sổ kế toán: nhật ký - sổ cái; chứng từ ghi sổ; nhật ký chung; nhật ký chứng từ Công ty Liên Vận Quốc Tế ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ này bao gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: sổ cái, bảng cân đối tài khoản, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán bao gồm: - Sổ cái: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán. Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản tổng hợp và được đóng thành quyển, mỗi tài khoản được mở trên một trang hoặc một số trang và mở cho từng tháng một. Cuối tháng nhân viên kế toán sẽ phải khoá sổ, tổng hợp số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu của quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ cái. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: Dùng cho các tài khoản 152,153,156, được mở chi tiết cho từng loại vật tư, sản phẩm , hàng hoá. Phản ánh tình hình vật liệu, sản phẩm, hàng hoá theo từng tháng. Căn cứ để ghi sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Sổ kho: Sổ này do thủ kho quản lý để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hoá. Mỗi loại vật tư, hàng hoá được theo dõi trên một hoặc một số trang riêng. Cuối tháng thủ kho có nhiệm vụ tính ra số lượng nhập, xuất, tồn. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh: Dùng cho các tài khoản 621,622,627,154, mở chi tiết theo từng loại sản phẩm dịch vụ. Tổng cộng chi phí phát sinh được dùng làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ của công ty. Dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng thanh toán tiền lương, hoá đơn cảng phí, hoá đơn điện nước, phiếu thu, phiếu chi….để ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ giá thành sản phẩm, dịch vụ: Các bảng tính giá thành của sản phẩm và dịch vụ trong tháng được đóng thành quyển sổ. Từng loại sản phẩm được phản ánh chi tiết về các loại chi phí: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Số liệu các chi phí được lấy từ các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó tính ra giá thành của từng loại sản phẩm, dịch vụ và số tiền tổng cộng các chi phí. Sổ chi tiết bán hàng: Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ được mở trên một hoặc một số trang sổ. Các nghiệp vụ kinh tế được tổng hợp theo từng tháng, cuối mỗi tháng kế toán có nhiệm vụ cộng phát sinh , tính ra doanh thu thuần của tháng và lợi nhuận gộp thu được từ bán hàng hoá, dịch vụ. Căn cứ để ghi sổ chi tiết bán hàng là hoá đơn bán hàng, phiều thu, phiếu chi… Sổ chi tiết các tài khoản: Sổ này dùng cho các tài khoản 136, 138, 141, 142, 333, 334, 335, 336, 338, 411, 421, 711, 811, 911. Các sổ này được mở theo từng tài khoản chi tiết, theo từng tháng và cuối mỗi tháng thì phải khoá sổ và tính số dư cuối tháng. Sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán: Dùng cho các tài khoản 131,331, phản ánh công nợ phải thu và phải trả với khách hàng của công ty. Đối với khách hàng thường xuyên mở chi tiết theo từng khách hàng trên một hoặc một số trang sổ theo từng tháng. Đối với những khách hàng không thường xuyên thì có thể mở chung trên cùng một trang sổ và theo từng tháng. Căn cứ để ghi sổ chi tiết này là hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi… Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng: Các sổ này được thủ quỹ sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ của chi nhánh và tiền gửi ngân hàng. Căn cứ để ghi sổ quỹ là các phiếu thu, chi, căn cứ để ghi sổ tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng gửi đến Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, nhân viên kế toán các phần hành kiểm tra các chứng từ gốc, sau đó lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cho từng loại nghiệp vụ một. Sau đó, chuyển bảng tổng hợp chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp kèm theo các chứng từ gốc. Căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ có thể được lập cho từng chứng từ gốc hoặc lập cho một số các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế phát sinh nhiều trong tháng như: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng… chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được trưởng ban kế toán ký duyệt sẽ được chuyển đến nhân viên kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ cái. Chứng từ gốc sau khi lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và sổ cái được chuyển đến kế toán các phần hành để ghi sổ chi tiết các tài khoản. Cuối tháng, nhân viên kế toán các phần hành cộng số phát sinh các sổ kế toán chi tiết rồi tính ra số dư cuối tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm. Sau đó, lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp. Cuối tháng khoá sổ , tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có trong thánh và số dư của các tài khoản trên sổ Cái, tổng cộng số luỹ kế từ đầu năm. Kế toán tổng hợp căn cứ vào tổng phát sinh và số dư trên sổ Cái lập bảng cân đối tài khoản. Tổng số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số luỹ kế, số dư cuối tháng ghi Nợ, ghi Có trên bảng cân đối tài khoản phải khớp nhau. Đối chiếu sổ cái, bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết, tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải khớp với số dư Nợ, dư Có của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết Sau khi đã đối chiếu khớp đúng các số liệu trên, trưởng ban kế toán trực tiếp lập các báo cáo tài chính Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau đây: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tài khoản Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng cân đối Tài khoản Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 2.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế toán được dùng để mô tả hoạt động và thực trạng tài chính của công ty. Trong quá trình quản lý kinh tế các nhà lãnh đạo và quản lý công ty phải xem xét, dựa vào các báo cáo tài chính để ra quyết định phù hợp. Báo cáo tài chính cũng là cơ sở để các nhà đầu tư, các khách hàng nhìn vào đấy để từ đó đưa ra quyết định đầu tư và ký kết hợp đồng với công ty hay không. Đồng thời, các cơ quan chức năng của nhà nước sử dụng thông tin kế toán để kiểm soát kinh doanh và thu thuế. Công ty Liên Vận Quốc Tế lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi tháng, quý, và báo cáo tài chính năm. Các báo cáo tài chính hàng tháng được gưỉ cho công ty ở Hải Phòng phục vụ cho việc quản lý của cả công ty. Các báo cáo tài chính hàng quý và năm nộp cho Sở Tài Chính TP Hà Nội,cục thuế TP Hà Nội. Đối với các báo cáo tài chính quý nộp chậm nhất là sau 45 ngày kể từ ngày kết thúc quý, các báo cáo tài chính năm được phép nộp chậm nhất sau 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm tài chính đó. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Liên Vận Quốc Tế bao gồm: Báo cáo quyết toán và Báo cáo tài chính. Báo cáo quyết toán: - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảng tổng hợp phải thu khách hàng TK131 - Bảng tổng hợp phải trả người bán TK331 - Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK154 - Bảng tổng hợp các khoản tạm ứng tiền mặt TK 1411 - Bảng tổng hợp tạm ứng nhiên liệu TK 1412 - Bảng tổng hợp TK 1421 - Bảng tổng hợp TK 2413 - Bảng tổng hợp TK 242 - Bảng tổng hợp các khoản phải trả, phải nộp khácTK338 - Bảng kê chi tiết chi phí quản lý và báo cáo thu chi tiền mặt Báo cáo tài chính: Hiện nay công ty Liên Vận Quốc Tế lập các báo cáo tài chính theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo TT số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/200 của bộ tài chính. Các báo cáo tài chính được lập tại công ty: bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính 2.3 Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu của công ty 2.3.1 Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.3.1.1 Phương pháp kế toán tập hợp chi phí vật liệu trực tiếp Chi phí NVLTT là những chi phí được sử dụng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng TK 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. TK này có thể mở chi tiết cho từng đối tượng. Sơ đồ 2.3: Kế toán chi phí NVLTT TK152 TK 621 TK152 (1) (3) TK 111,112,141 TK 154 (2a) (4) TK 133 (2b) Chú thích : (1) Giá thực tế NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm (2a) Trị giá NVL mua dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm (2b) Thuế GTGT được khấu trừ (3) Trị giá NVL dùng không hết, phế liệu thu hồi (4) Kết chuyển và phân bổ chi phí NVLTT vào các đối tượng chi phí 2.3.1.2 Phương pháp kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Chi phí NCTT thường được tính trực tiếp vào đối tượng chi phí có liên quan. Chi phí NCTT là toàn bộ số chi phí về tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất bao gồm ( lương chính, lương phụ và các khoản trích theo lương ) Để tập hợp chi phí NCTT, kế toán sử dụng TK 622 “ chi phí nhân công trực tiếp” TK này có thể hiện mở chi tiết cho các đối tượng tính giá thành Sơ đồ 2.4 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154 (1) (4) TK 335 (2) TK 338 (3) Chú thích: (1) Tiền công phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất (2) Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất (3) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (4) Kết chuyển và phân bổ chi phí NCTT vào các đối tượng chịu chi phí 2.3.1.3 Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng, tổ đội, bộ phận sản xuất. Chi phí sản xuất chung có thể được tập hợp trực tiếp hoặc gián tiếp cho từng sản phẩm. Để tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK627 Sơ đồ 2.5 Kế toán chi phí sản xuất chung TK 334,338 TK 627 TK 154 (1) (6) TK 152,153 (2) TK 214 (3) TK 111,112,331 (4) TK 131 (5) Chú thích: (1) Tập hợp chi phí nhân công (2) Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất (3) Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ (4) Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài, các chi phí khác bằng tiền (5) Thuế GTGT được khấu trừ (6) Kết chuyển và phân bổ chi phí sản xuất chung 2.3.1.4 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp Sơ đồ 2.6: kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp TK 621 TK 154 TK 152 (1) (4) TK 622 TK155 (2) (5) TK 627 TK157,632 (3) (6) Chú thích: (1) Kết chuyển chi phí NVLTT (2) Kết chuyển chi phí NCTT (3) Kết chuyển chi phí sản xuất chung (4) Giá trị phế liệu thu hồi, khoản bồi thường phải thu (5) Giá thành thực tế sản phẩm hoàn thành nhập kho (6) Giá thành thực tế sản phẩm bán ngay, gửi bán 2.3.2 Kế toán TSCĐ 2.3.2.1 Kế toán tăng TSCĐ Xuất phát từ nhu cầu của bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu tư, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật đòi hỏi đổi mới công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh. Công ty sẽ lên kế hoạch mua sắm TSCĐ. Khi kế hoạch được duyệt, công ty ký hợp đồng mua sắm TSCĐ với người cung cấp sau đó căn cứ vào hợp đồng ( kèm theo giấy báo của bên bán ) kế toán làm thủ tục cho người đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ kế toán căn cứ._.