Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Đông Ba

Lêi më ®Çu Hiện nay, khi nền kinh tế nước ta đang có những bước phát triển rõ rệt, sự đổi mới của cơ chế quản lý đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước tự khẳng định mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, khi kinh tế càng phát triển thì sự cạnh tranh trên thị trường lại càng khốc liệt. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt nhất thiết phải không ngừng cải tiến bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong cơ chế thị trường, hoạt động kinh doanh và sự tồn tại phát triển của các doanh nghiệp gắn liền với các vấn đề về vốn, tình hình luân chuyển vốn, chi phí, giá thành, thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, …và lợi nhuận. Vì vậy, các vấn đề liên quan đến kế toán- tài chính là hết sức quan trọng, không thể thiếu trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, vì nếu thực hiện không tốt công tác kế toán thì sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán là vấn đề thu hút sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và những nhà quản lý. Xuất phát từ thực tế trên, đồng thời nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán nên trong thời gian đầu thực tập tại Công ty TNHH Đông Ba em đã tìm hiểu đặc điểm, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: Đặc điểm họat động sản xuất – kinh doanh gắn với quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của công ty; Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất- kinh doanh; Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất-kinh doanh; Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của công ty. Kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, được sự hướng dẫn của Thầy giáo Trần Đức Vinh và các cán bộ, nhân viên của phòng kế toán trong Công ty TNHH Đông Ba, em đã hoàn thành bản Báo cáo thực tập Tổng hợp với các nội dung sau: Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo thực tập Tổng hợp tại Công ty TNHH Đông Ba được chia làm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Đông Ba Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Đông Ba Phần III: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Đông Ba. PHẦN I Tæng quan vÒ c«ng ty tNHH ®«ng ba 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đông Ba Công ty TNHH Đông Ba là công ty TNHH có 2 thành viên trở lên, chính thức được thành lập từ tháng 10 năm 2003. Tiền thân là một cơ sở gia công cơ khí và sản xuất gia công hàng nội thất và thủ công mỹ nghệ. Sau nhiều năm hoạt động, cơ sở sản xuất và gia công cơ khí Đông Ba đã có một vị thế trên thị trường với đội ngũ nhân viên lành nghề và các đối tác ổn định lâu dài. Cùng với sự phát triển đó, chủ cơ sở sản xuất và gia công cơ khí Đông Ba đã kết hợp với hai thành viên nữa thành lập Công ty TNHH Đông Ba với kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh . Ngành, nghề đặng ký kinh doanh: -Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa; -Gia công cơ khí; -Sản xuất, gia công hàng nội thất; -Dịch vụ du lịch trang trại, nhà hàng ăn uống, khách sạn (Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke vũ trường); -Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ; -Xây dựng và kinh doanh bất động sản; -Buôn bán và sản xuất hàng may mặc; -Sản xuất, kinh doanh khuôn mẫu chính xác phục vụ cho ngành công nghiệp nhựa, cơ khí; -Sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí, phụ tùng ô tô, xe máy máy công nghiệp, điện, điện tử, điện lạnh, thiết bị văn phòng; -Sản xuất kinh doanh các sản phẩm nhựa phục vụ công nghiệp, sản xuất và tiêu dùng; -Dịch vụ ô tô vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách; Công ty có vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng (Một tỷ năm trăm triệu đồng) Danh sách thành viên góp vốn gồm 3 người, người đại diện theo pháp luật của Công ty là ông Vũ Tuấn Long, chức danh: Giám đốc công ty Trụ sở chính: Số nhà 33, tổ 8, ngõ 521/31, phố Trương Định, phường Tân Mai, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2008. Sau nhiều năm sắp xếp lại cơ cấu tổ chức quản lý và định hướng mục tiêu kinh doanh, công ty đã có một số thành tựu đáng khích lệ, điều này thể hiện rõ qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh quý 1 năm 2008 (Biểu số 1): Nhận xét: Nhìn vào đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2008 ta thấy Công ty TNHH Đông Ba có quy mô kinh doanh nhỏ, thu nhập doanh nghiệp còn thập, tuy nhiên các chỉ tiêu quý 1 năm 2008 so với các chỉ tiêu năm 2007 đã có bước phát triển đáng kể. Nguyên nhân là do công ty luôn cố gắng tìm hiểu và đã đi đúng xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường. Mặt khác công ty luôn đầu tư các trang thiết bị mới nhập khẩu từ nước ngoài nhằm mở rộng mẫu mã, mở rộng sản xuất và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để giữ vững chỗ đứng trên thị trường và đặc biệt với khách hàng. Từ đó dẫn đến số lượng lao động cũng như các trang thiết bị, vốn cũng tăng rõ rệt. Bằng sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ công nhân viên, luôn khắc phục những điểm yếu kém, phát huy những điểm mạnh, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể. Biểu số 1 Công ty TNHH Đông Ba Mẫu số B 02-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh Quý 1 n¨m 2008 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Quý 1/2008 Năm trước A B C 1 2 1. Doanh thu bán hang và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 1.161.374.401 3.659.732.929 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 2.369.745 3.Doanh thu thuần về bán hang và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 1.161.374.401 3.657.363.184 4.Giá vốn hàng bán 11 1.014.615.877 3.117.402.633 5.Lợi nhuận gộp về bán hang và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 146.758.524 539.960.551 5 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 579.635 7. Chi phí tài chính 22 19.258.547 77.034.191 Trong đó: chi phí lãi vay 23 19.258.547 77.034.191 8. Chi phí quản lý kinh doanh 24 106.103.568 424.414.275 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+21-22-24) 30 21.396.409 39.091.720 10.Thu nhập khác 31 9.668.181 11. Chi phí khác 32 12. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 9.668.181 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 21.396.409 48.759.901 Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Quý 1/2008 Năm trước 14.Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 5.990.994 13.652.772 15.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51) 60 15.405.415 35.107.129 Nguồn: Phòng kế toán công ty 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đông Ba. Được trang bị hệ thống các dây truyền máy gia công đột dập tự động và bán tự động cùng cán bộ quản lý, kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, có năng lực làm việc tốt. Công ty TNHH Đông ba mới chỉ chuyên sâu vào sản xuất chi tiết xe máy, gia công cơ khí, sản xuất gia công hàng nội thất. Các mặt hàng chủ yếu là chi tiết cho xe máy như ổ khóa, nắp khóa, nắp bình xăng, công tắc đèn xi nhan, đèn pha...., tất cả khoảng trên 30 mã hàng. Được sản xuất trên các máy gia công đột dập tự động, bán tự động, các máy gia công điều khiển CNC, các máy công cụ nhập khẩu từ Nhật Bản, Đài Loan. Ngoài ra công ty còn sản xuất các khuôn mẫu như khuôn đột dập và khuôn ép nhựa theo đơn đặt hàng. Hiện nay công ty đã có nhiều bạn hàng và đối tác ổn định như hãng Yamaha, Công ty Chiu Yi Việt Nam, Công ty Asahi Denso, Công ty khóa Minh Khai… 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đông Ba. Công ty TNHH Đông Ba có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học đảm bảo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách hợp lý, đưa công ty vững bước phát triển trong nền kinh tế thị trường. Ban giám đốc nhà máy bao gồm: Giám đốc Công ty Phó giám đốc kiêm trợ lý giám đốc Tại công ty gồm 3 phòng ban chính và 1 xưởng sản xuất: Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kế toán Xưởng sản xuất Theo mô hình tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty, để thực hiện đúng quy chế quản lý, quản lý có hiệu quả, các phòng ban đã thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ được giao phó, cụ thể: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Ban giám đốc Công ty (Giám đốc và phó giám đốc) Phòng kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng kế toán Xưởng Sản xuất Phòng kỹ thuật: Chức năng của phòng là quản lý quy trình công nghệ sản xuất như nghiên cứu, chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các tiêu chuẩn về nguyên vật liệu, bán thành phẩm; Phô tr¸ch vÒ m¸y mãc, l¾p r¸p khu«n mÉu, ph©n c«ng s¶n xuÊt , gi¸m s¸t kü thuËt hµng ho¸; KiÓm tra ®Þnh kú m¸y mãc, ®­êng ®iÖn, khÝ . Söa ch÷a , b¶o d­ìng m¸y; tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chuyên môn, giúp giám đốc ra quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán: Có chức năng quản lý tài chính và hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Tập hợp số liệu, lập báo cáo cần thiết và nộp cho Giám đốc công ty theo định kỳ và khi có yêu cầu. Quản lý và thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương. Phòng kinh doanh: Khảo sát thị trường giúp giám đốc ra quyết định chính xác, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh; đàm phán, trao đổi với các đối tác, khách hàng để nắm bắt các yêu cầu và thực hiện nhiệm vụ được giao. Phòng kinh doanh có vai trò lớn trong việc x ây dựng hệ thống khách hàng và quan hệ với các đối tác, xây dựng các kế hoạch về bán hàng, thu hồi vốn, công nợ. Xưởng sản xuất: Thực hiện sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng, chịu sự giám sát kỹ thuật của phòng kỹ thuật Sau hơn 5 năm hoạt động, đến nay Công ty đã đạt được những thành tựu: Về đội ngũ kỹ thuật: Hiện nay Công ty TNHH Đông Ba có một đội ngũ kỹ thuật trẻ, khoẻ, lành nghề và luôn được đào tạo để phù hợp với yêu cầu phát triển các sản phẩm của công ty. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên: Hiện nay cán bộ công nhân viên công ty có khoản trên 40 người, bao gồm Giám đốc, phó giám đốc, 3 nhân viên kế toán, 1 thủ quỹ, 2 trưởng phòng, 3 kỹ sư, 5 cán bộ kinh doanh, 1 quản đốc phân xưởng và khoảng 30 công nhân lành nghề. Về quy mô sản xuất của công ty: Với một vị thế tốt đến nay công ty đã phát triển thêm hơn mười mã hàng so với năm 2006 về các chi tiết máy. Về quan hệ bạn hàng: Công ty có quan hệ với các bạn hàng lớn và ổn định…. Mục tiêu dài hạn của nhà máy là lấy phương châm làm thoả mãn nhu cầu khách hàng, cương quyết đặt chất lượng lên hàng đầu và luôn giữ uy tín với khách hàng. Về công tác quản lý: là một công ty có quy mô hoạt động nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung, hệ thống quản lý của công ty có sự phối hợp giữa các phòng ban, chức năng là một hệ thống tương đối thống nhất và đồng bộ. Trong công tác quản lý sản xuất, công ty đã tổ chức tốt các yếu tố của quá trình sản xuất nguyên vật liệu, máy móc thiết bị. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã ra sức tăng cường thực hiện công tác quản lý sản xuất. Kế toán công ty đã thực sự được coi là một công cụ hữu hiệu. Phòng kế toán của công ty được tổ chức rất tốt, đội ngũ cán bộ kế toán yêu nghề, có trình độ nghiệp vụ cao, nắm vững nghiệp vụ của mình. phÇn 2 thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty TNHH ®«ng ba 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đông Ba. Bộ máy kế toán công ty là tập hợp những người làm kế toán tại công ty cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của công ty. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán trưởng. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức: hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán, hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Do đặc điểm về tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Đông Ba có quy mô nhỏ, tổ chức hoạt động tập trung trên địa bàn Hà Nội, do vậy công ty đã lựa chọn loại hình tổ chức kế toán tập trung. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong công ty được tiến hành tập trung tại phòng kế toán công ty. Ở các bộ phận khác như kho, bán hang…bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Công ty cũng đã tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại máy tính, máy in, phần mềm kế toán, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đã đảm bảo được việc cung cấp thông tin của công ty. Công ty có trụ sở và địa bàn hoạt động chính tại Hà Nội, căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh của mình, đồng thời căn cứ vào đội ngũ các bộ chuyên môn cũng như căn cứ vào khối lượng công việc kế toán, Công ty đã tiến hành tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán trung tâm bao gồm kế toán trưởng và kế toán kho và kê toán chi phí sản xuất và giá thành, phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Các nhân viên kế toán kho và kế toán chi phí sản xuất và giá thành thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ về kho và tính chi phí và giá thành, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của mình và gửi chứng từ kế toán gồm: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho, bảng kê mua hang, phiếu xuất công cụ dụng cụ cho kế toán trưởng của công ty, các phần việc còn lại đều do kế toán trưởng thực hiện và tổng hợp. Phòng kế toán có nhiệm vụ cụ thể sau: Thực hiện công tác thống kê, kế toán về số liệu, tài chính trong các hoạt động sản xuất và quản lý của Công ty. Tổ chức ghi chép chứng từ sổ sách, phản ánh kịp thời, chính xác trung thực và đầy đủ diễn biến hàng ngày về hoạt động của công ty, báo cáo ban giám đốc công ty các chỉ tiêu trong thống kế toán. Tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, các khoản khác. Thanh toán đúng hạn các khoản nợ, đồng thời thu đầy đủ các khoản khách nợ công ty. Bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu, chứng từ, tiền mặt, séc … thuộc lĩnh vực phòng quản lý. Giữ gìn bí mật tài liệu, số liệu kế toán theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước. Quản lý và thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương đối với cán bộ và công nhân của công ty. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán bán hàng Phòng tài chính kế toán tại công ty TNHH Đông ba bao gồm 3 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ được phân chia công việc cụ thể: Kế toán trưởng: là người tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán trong công ty, tổ chức kiểm tra tài chính kế toán, thực hiện báo cáo kế toán và gửi các báo cáo kế toán cho giám đốc công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chịu trách nhiệm về việc hạch toán, báo cáo kế toán về các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, có trách nhiệm ghi chép, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ về bán hàng phát sinh hàng ngày các sổ sách liên quan và lưu chứng từ gốc. Trong công ty TNHH Đông Ba kế toán trưởng thực hiện hầu hết các nghiệp vụ phát sinh của công ty như hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất và giá thành…vào sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết, báo cáo tài chính Kế toán bán hàng: có trách nhiệm ghi chép, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ về bán hàng phát sinh hàng ngày như: ra hoá đơn cho hàng bán, ghi chép vào bảng kê mua hàng, bảng kê bán hang và các sổ sổ chi tiết tải khoản 331 (sổ chi tiết thanh toán với người bán) và sổ chi tiết tài khoản 131 (sổ chi tiết thanh toán với người mua). Đến cuối tháng nộp các chứng từ, sổ chi tiết cho kế toán trưởng. Kế toán kho: Có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất hàng hoá, nguyên vật liệu, chịu trách nhiệm về theo dõi tồn kho và ghi chép đầy đủ vào thẻ kho, báo cáo cho kế toán trưởng. Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ xuất, nhập tiền mặt, theo dõi tiền mặt tại công ty, ghi chép vào các sổ sách liên quan khi có các nghiệp vụ phát sinh. 2.2 .Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán. Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin. Để phù hợp với công tác quản trị kinh doanh, công ty đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những quy định khác về kế toán không quy định trong Quyết định này được thực hiện theo Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh. Tổ chức hệ thống chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty TNHH Đông Ba đều được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán trong công ty TNHH Đông Ba được tổ chức theo quy định của chế độ kế toán hiện hành gồm 5 chỉ tiêu: Chứng từ về tiền lương: bao gồm + bảng chấm công + bảng thanh toán tiền lương, + phiếu xác nhận làm thêm giờ +bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Chứng từ về hàng tồn kho + phiếu xuất kho + phiếu nhập kho + bảng kê mua hàng + bảng kiểm kê công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu Chứng từ về bán hàng + hoá đơn bán hàng + bảng thanh toán với người bán Chứng từ về tiền và các khoản tương đương tiền + phiếu thu + phiếu chi + giấy đề nghị tạm ứng + giấy thanh toán tạm ứng + bảng kê chi tiền Chứng từ tài sản cố định + hợp đồng, hoá đơn mua tài sản cố định và biên bản giao nhận tài sản cố định + bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố tịnh + Phiếu báo tăng giảm tài sản cố định Và 2 loại chứng từ bắt buộc khác: hoá đơn thuế giá trị gia tăng, bảng kê hang hoá mua vào không có hoá đơn Chứng từ kế toán được lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai được huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống. Hệ thống tài khoản: Công ty TNHH Đông Ba sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 sau: Biểu số 2 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN C«ng ty TNHH §«ng BA TT Số hiệu TK (Cấp 1) TªN TÀI KHOẢN Ghi chó 1 2 3 4 LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt 2 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 4 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 5 133 Thuế GTGT được khấu trừ 8 142 Chi phí chờ phân bổ 9 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 10 153 Công cụ, dụng cụ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 11 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Chi tiết theo yêu cầu quản lý 12 155 Thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý LOẠI TÀI KHOẢN 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 16 211 Tài sản cố định 17 214 Hao mòn TSCĐ LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ 24 311 Vay ngắn hạn 26 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 27 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 28 334 Phải trả người lao động 30 338 Phải trả, phải nộp khác 31 341 Vay, nợ dài hạn LOẠI TÀI KHOẢN 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 34 411 Nguồn vốn kinh doanh 38 421 Lợi nhuận chưa phân phối LOẠI TÀI KHOẢN 5 DOANH THU 40 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 41 515 Doanh thu hoạt động tài chính 42 531 Hàng bán bị trả lại LOẠI TÀI KHOẢN 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 45 632 Giá vốn hàng bán 46 635 Chi phí tài chính 47 642 Chi phí quản lý kinh doanh LOẠI TÀI KHOẢN 7 THU NHẬP KHÁC 48 721 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động LOẠI TÀI KHOẢN 8 CHI PHÍ KHÁC 50 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 51 911 Xác định kết quả kinh doanh Công ty TNHH Đông Ba đã sử dụng hệ thống tài khoản trong hệ thống tài khoản được quy định tại quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2008. Tuy nhiên công ty vẫn sử dụng tài khoản 531 (hàng bán bị trả lại) theo quyết định cũ chưa sử dụng tài khoản 5212 (hàng bán bị trả lại) theo quy định về hệ thống tài khoản của quyết định 18/2006/QĐ-BTC. Chế độ sổ kế toán Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Sổ kế toán được sử dụng trong công ty TNHH Đông Ba gồm: - Sổ kế toán tổng hợp: + sổ nhật ký + sổ cái các tài khoản (TK111, TK112, TK131, TK133, TK142, TK152, TK153, TK154, TK155, TK211, TK214, TK311, TK331, TK333, TK334, TK338, TK341, TK411, Tk421, TK511, TK515, TK531, TK632, TK635, TK642, TK721, TK821, TK911) - Số kế toán chi tiết: + Sổ chi phí sản xuất dinh doanh dở dang (sổ chi tiết tài khoản 154) gồm 2 sổ: sổ phôi thép và sổ phôi đồng. + sổ chi phí quản lý kinh doanh (sổ chi tiết tài khoản 642) + sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, (tại kho còn sử dụng thẻ kho và sổ kho) + sổ chi tiết thanh toán với người bán (chi tiết tài khoản 331) gồm 1 sổ mở nhiều trang sổ , mỗi trang sổ theo dõi một người bán cụ thể. + sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết tài khoản 131 (mở nhiều trang sổ, mỗi trang sổ theo dõi một khách hàng cụ thể) + Sổ chi tiết tài khoản 311, tài khoản 341 + sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào + sổ quỹ tiền mặt Các sổ kế toán đơn vị sử dụng được mở theo theo đúng mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép theo quy định. Hình thức ghi sổ: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ cũng như yêu cầu quản lý, Công ty TNHH Đông Ba áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chung" (sơ đồ 3) Sơ đồ số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty TNHH Đông Ba sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Hệ thống báo cáo kế toán Công ty TNHH Đông Ba sử dụng báo cáo theo đúng quy định tại quyết định 48/2006/QĐ-BTC bao gồm 4 báo cáo bắt buộc. - Bảng cân đối kế toán (Biểu số 3) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu số 1) - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Bảng cân đối tài khoản (gửi cơ quan thuế) Biểu số 3 Công ty TNHH Đông Ba Mẫu số B 02-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Quý 1 n¨m 2008 Đơn vị: đồng Tµi s¶n Mã số Thuyết minh Số cuối Quý 1/2008 Số đầu n ăm A B C 1 2 A. Tài sản ngắn hạn (100=110+120+130+140+150) 100 3.304.262.731 3.019.108.822 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110 (III.01) 110.914.639 94.897.127 II. Đầu tư tài chính ngắn hạn 120 (III.05) 1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 3.Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 129 III.Các khoản phải thu ngắn hạn 130 755.047.503 946.630.796 1 Phải thu của khách hàng 131 755.047.503 946.630.796 2.Trả trước cho người bán 132 5.Các khoản phải thu khác 138 6.Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (*) 139 IV. Hàng tồn kho 140 2.438.300.589 1.938.971.233 6.Hàng tồn kho 141 (III.02) 2.438.300.589 1.938.971.233 9.Dự phòng giảm giá hang tồn kho (*) 149 V.Tài sản ngắn hạn khác 150 38.609.666 1.Thuế GTGT được khấu trừ 151 2.Thuế và các khoản khác phải thu của Nhà nước 152 3.Tài sản ngắn hạn khác 158 38.609.666 B. Tài sản dài hạn (200=210+220+230+240) 200 1.201.284.076 1.218.357.965 I.Tài sản cố định 210 (III.03.04) 1.201.284.076 1.218.357.965 1.Nguyên giá 211 1.326.335.352 1.326.335.352 2.Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 212 -125.051.276 -107.977.387 3.Chí phí xây dựng cơ bản dở dang 213 II. Bất đông sản đầu tư 220 1.Nguyên giá 221 2.Giá trị hao mòn lũy kế (*) 222 III.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 230 1. Đầu tư tài chính dài hạn 231 (III.05) 2.Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*) 239 IV.Tài sản dài hạn khác 240 1.Phải thu dài hạn 241 2.Tài sản dài hạn khác 248 3.Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 249 Tổng cộng tài sản 4.505.546.807 4.237.466.787 Nguån vèn A.Nợ phải trả (300=310+320) 300 3.532.296.926 3.279.622.321 I.Nợ ngắn hạn 310 3.299.796.922 3.047.122.317 1.Vay ngắn hạn 311 1.200.000.000 1.200.000.000 2.Phải trả cho người bán 312 2.044.124.336 1.784.651.064 3.Người mua trả tiền trước 313 4.Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 314 (III.06) 11.454.704 5.Phải trả người lao động 315 55.672.586 50.488.462 6.Chi phí phải trả 316 7.Các khoản phải trả ngắn hạn khác 318 528.087 8.Dự phòng phải trả ngắn hạn 319 II.Nợ dài hạn 320 232.500.004 232.500.004 1.Vay và nợ dài hạn 321 232.500.004 232.500.004 2.Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 322 3.Phải trả phải nộp dài hạn khác 328 4.Dự phòng phải trả dài hạn 329 B.Vốn chủ sở hữu (400=410+430) 400 973.249.881 957.844.466 I. Vốn chủ sở hữu 410 (III.07) 973.249.881 957.844.466 1.Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411 880.765.000 880.765.000 2.Thặng dư vốn cổ phần 412 3.Vốn khác của chủ sở hữu 413 4.Cổ phiếu quỹ (*) 414 5.Chênh lệch tỷ giá hối đoái 415 6.Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 416 7.Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 417 92.484.881 77.079.466 II.Quĩ khen thưởng phúc lợi 430 Tổng cộng nguồn vốn 440 4.505.546.807 4.237.466.787 Các chỉ tiêu ngoài bảng CĐKT 000 1.Tài sản thuê ngoài N01 2.Vật tư hàng hoá giữ hộ gia công N02 3.Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi N03 4.Nợ khó đòi đã xử lý N04 5. Ngoại tệ các loại N05 Nguồn: Phòng kế toán công ty Ngoài những báo cáo bắt buộc do nhà nước quy định, hiện nay công ty TNHH Đông Ba chưa xây dựng các báo cáo nội bộ riêng. Theo định kỳ giám đốc công ty trực tiếp kiểm tra sổ sách ghi chép của kế toán vào yêu cầu phòng kế toán và phòng kinh doanh báo cáo cho ban giám đốc theo các chỉ tiêu mà ban giám đốc yêu cầu tại thời điểm báo cáo như: + Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. + Báo cáo tình hình thanh toán của khách hàng. + Báo cáo tình hình lưu chuyển tiền trong tháng (không theo mẫu quy định) Báo cáo tài chính doanh nghiệp được lập trên cơ sở tập hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu a. Đặc điểm một số phần hành chủ yếu của Công ty Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của công ty chủ yếu là mặt tại quỹ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu: thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm nguyên vật liệu, trả cho người bán, trả lương công nhân viên, trả lãi vay dài hạn và các khoản vay đến hạn ...Vốn bằng tiền cũng được công ty quản lý chặt chẽ tránh bị lợi dụng, mất mát. Cụ thể quy trình hạch toán vốn bằng tiền như sau: Hàng ngày kế toán bán hàng phản ánh các nghiệp vụ thu tiền từ người mua thông qua các phiếu thu và giấy thanh toán với người mua, tiền được nhập vào quỹ tiền mặt thông qua thủ quỹ. Kế toán bán hàng tập hợp các chứng từ trên và nộp lên kế toán trưởng để vào sổ chi tiết tài khoản 111 (sổ quỹ tiền mặt). Đồng thời thủ quỹ cũng căn cứ phiếu thu do kế toán chuyển sang khi chi quỹ tiền mặt cũng vào sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ. Kế toán trưởng căn cứ vào hoá đơn thanh toán của người bán, giấy báo của ngân hàng về các khoản vay đến hạn trả, bản chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt….viết phiếu chi chuyển xuống cho thủ quỹ chi tiền đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 111 (sổ quỹ tiền mặt của kế toán. Thủ quỹ căn cứ các phiếu chi do kế toán chuyển xuống vào sổ quỹ tiền mặt và chi tiền. - Hàng ngày, cả kế toán và thủ quỹ đều phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong công ty, công ty TNHH Đông Ba đã tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra công ty thường xuyên đối chiếu sổ quỹ tiền mặt của kế toán và sổ của thủ quỹ. Cụ thể; - Tách biệt nhiệm vụ của thủ quỹ và kê toán, nhân viên thủ quỹ không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt, ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quỹ định rõ trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý quỹ tiền mặt. - Sử dụng đơn vị thống nhất bằng đồng Việt Nam. Kế toán các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Vay, nợ là một cách thức huy động vốn tạm thời cho hoạt động sản xuất – kinh doanh khi doanh nghiệp thiếu vốn tự có cho hoạt động. Ngoài vốn chủ sở hữu công ty TNHH Đông Ba đã tận dụng các nguồn vốn khác như: trả chậm nhà cung cấp, và vay dài hạn ngân hàng và các khoản vay ngắn hạn của một số mối quan hệ của giám đốc công ty. Các khoản vay trên được kế toán trưởng theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 311, và tài khoản 341. Đối với các khoản nợ của các nhà cung cấp, kế toán trưởng cũng theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331 và mở nhiều trang sổ cho từng nhà cung cấp để theo dõi, thanh toán và đối chiếu được chính xác đối với các nhà cung cấp. Kế toán trưởng theo dõi và thanh toán các khoản lãi vay và hạch toán chi tiết vào tài kh._.