Báo cáo Thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng là một trong những ngành có nhiều đóng góp cho nền kinh tế quốc dân tạo ra cơ sở vật chất cho các ngành kinh tế, tạo ra việc làm và thu nhập, phát triển kinh tế các vùng trong cả nước xích lại gần nhau hơn do có đường xá thuận tiện, giàu nghèo giữa thành thị và nông thôn giảm, góp phần nâng cao cách thức làm việc của người lao động và góp phần thực hiện các mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long là một trong những công ty xây dựng đã góp phần đem lại cho xã hội những công trình hữu ích. Dù chỉ là một công ty nhỏ, mới hoạt động được một thời gian không dài, nhưng công ty cũng đã có những đóng góp nhất định trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng cơ bản, góp phần cho sự phát triển đi lên cho đất nước trong những năm qua. Qua một thời gian ngắn thực tập trong công ty, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán, cũng như các anh chị trong công ty, e có một số nhận thức khái quát về công ty để có thể tổng hợp thành báo cáo thực tập này. Báo cáo gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long Phần III: Nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long PHẦN I:KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long 1.1.1.Giới thiệu chung về công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long được thành lập ngày 01 tháng 6 năm 1995 tại Hà Nội theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 012002695 do Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tên công ty : Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long - Tên tiếng Anh : Thanhlong construction and investment company limited - Tên giao dịch : Thanhlong construction and investment company limited - Tên viết tắt : Thanh Long C&ICO.,LTD. - Địa chỉ : Số A3 - Hoàng Cầu - Phường Ô Chợ Dừa - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội. - Điện thoại : (84-4)8456329 - Fax : 8231997 - Vốn điều lệ : 7.000.000.000 đồng (Bảy tỷ VNĐ) - Ngành nghề kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty: + Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; + Trang trí nội ngoại thất; + Buôn bán chế biến gỗ + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, các loại máy móc thiết bị phục vụ thi công, đo đạc, kiểm định công trình); + Sản xuất phần mềm tin học, dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, môi trường; + Lập dự án đầu tư xây dựng, lập tổng dự toán và dự toán công trình; + Điều tra, khảo sát phục vụ công tác thiết kế; + Thiết kế công trình giao thông (cầu, đường bộ); + Xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu của các tổ chức tư vấn được cơ quan Nhà nước công nhận; Trong đó ngành nghề kinh doanh chính đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty là: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. 1.1.2 Sự phát triển của công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long Dù với số vốn không lớn, nhưng bằng nguồn lao động chất lượng và có nhiệt huyết, Công ty không ngừng củng cố và phát triển đa dạng hóa sản phẩm và loại hình kinh doanh. Công ty không chỉ ổn định các phương thức kinh doanh, cải tiến công tác quản lý và tổ chức sản xuất, mà còn tập trung tìm kiếm phương thức kinh doanh mới nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Bên cạnh đó, Công ty chú trọng kinh doanh trong một số ngành nghề, đặc biệt là các ngành nghề chính đem lại doanh thu chủ yếu như: xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. Ở những lĩnh vực này Công ty đã tham gia xây dựng và hoàn thành nhiều công trình trọng điểm của quốc gia. Các công trình bàn giao được các chủ đầu tư đánh giá đạt chất lượng tốt và thi công đúng tiến độ. Một số hợp đồng mà Công ty đã thực hiện trong vòng 3 – 5 năm gần đây Bảng 1.1: Một số công trình xây dựng của Công ty Đơn vị tính: 1.000VNĐ Tên hợp đồng Tổng giá trị gói thầu Giá trị nhà thầu thực hiện Cải tạo nâng cấp QL 1B gói thầu 7 (Km 25- Km 40) 34.767.636 13.960.128 Cải tạo nâng cấp QL 32 gói thầu 9 (Km308-Km 320) 22.383.073 13.460.573 Cải tạo nâng cấp QL 32 gói thầu 4 (Km 386-Km 404) 22.262.134 7.349.071 Nâng cấp mở rộng QL 55 gói thầu 3 (Km 91-Km95A+75A) 23.589.836 21.784.436 Đường Vành đai thị xã Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu gói thầu 2 (Km 1+500-Km2+667) 2.221.324 21.799.012 Đường nối QL7-QL48, tỉnh Nghệ An, gói thầu Đ4 (Km18-Km23) 12.451.893 12.451.893 Đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 12.356.539 12.356.539 Nâng cấp tỉnh lộ 326-Quảng Ninh vốn ADB 10.883.686 10.883.686 Cộng 160.816.121 114.045.338 Từ những công trình đã thực hiện có thể thấy sự phấn đấu của ban lãnh đạo cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Trong thời gian hoạt động (14 năm) Công ty đã không ngừng tích luỹ kinh nghiệm sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng cũng như số lượng công trình, mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh. Điều đó được thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu tài chính. Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu của Công ty. Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tỷ lệ % 2007/2006 2008/2007 Doanh thu thuần 6,163,346,536 11,856,500,033 19,116,783,644 192 161 LNST 15,210,537 28,511,133 97,509,950 187 342 Thuế TNDN phải nộp 7,596,066 11,087,663 15,873,713 146 143 VCSH 5,000,000,000 7,000,000 7,000,000,000 140 100 TNBQ đầu người 1,500,000 2,000,000 3,000,000 133 150 Đơn vị tính :VNĐ Từ những số liệu trên, có thể nhận thấy rằng: - Năm 2007 so với năm 2006 Doanh thu thuần tăng 5,693,153,494 VNĐ là hơn 92%. Lợi nhuận sau thuế tăng 13,300,596 VNĐ là hơn 87% Thuế TNDN phải nộp tăng 3,491,597 VNĐ là hơn 46% TNBQ đầu người tăng 500,000 VNĐ là hơn 33% - Năm 2008 so với năm 2007 Doanh thu thuần tăng hơn 7 tỷ VNĐ là hơn 61% Lợi nhuận sau thuế tăng gần 59 triệu đồng là hơn 242% Thuế TNDN phải nộp tăng gần 5 triệu đồng là hơn 43% TNBQ đầu người tăng 1 triệu đồng là 50% Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty là khả quan, theo đà phát triển, các chỉ tiêu phản ánh lợi nhuận, cũng như đóng góp về thuế cho Nhà nước qua 3 năm luôn tăng, năm sau tăng hơn năm trước. Dù mức tuyệt đối chưa phải là lớn so với một công ty xây dựng, nhưng về tương đối là khá tốt. So với năm 2006, năm 2007cả 3 chỉ tiêu tài chính doanh thu thuần, LNST, TNBQ đầu người đều tăng với tỷ lệ lớn, thể hiện Công ty làm ăn có lãi, đóng góp thuế cho Nhà nước, đời sống người lao động được cải thiện. So với năm 2007, năm 2008 là một bước tiến lớn. Dù doanh thu thuần tăng 61% không bằng mức tăng trước đó, nhưng LNST lại tăng đến 242%, là một mức tăng rất lớn. Điều đó cho thấy công ty đã có thành công trong việc cắt giảm chi phí, làm tăng lợi nhuận. TNBQ đầu người 3 triệu/ tháng là khá tốt so với mức bình quân chung của xã hội. Là một công ty nhỏ, quy mô vốn là không lớn, nhưng với những gì công ty đã làm được, đó cũng là một thành tích. Tuy nhiên, về số lượng thì đây vẫn chưa phải là những con số ấn tượng, mức tăng hằng năm vẫn chưa xứng tầm quy mô công ty xây dựng, vì thế công ty cần nỗ lực hơn nữa trong việc cải tiến chất lượng sản phầm, giảm giá thành, tăng lợi nhuận. 1.2. Khái quát về tổ chức bộ máy công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long 1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý: Để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Thành Long tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung thống nhất theo cơ cấu trực tiếp. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức bao gồm: + Phó giám đốc Công ty. + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. + Các phòng ban. + Các đội công trình. Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ như sau: - Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty là người điều hành cao nhất trong công ty - Phó giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh: Là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảm trong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường, có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng sao cho đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. + Phó giám đốc kỹ thuật: là người có trình độ cao nắm vững kiến thức về chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc về kỹ thuật. Đồng thời chỉ đạo giám sát, kiểm tra chất lượng các công trình để cung cấp cho khách hàng sản phẩm tốt nhất. - Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, ký kết các hợp đồng, nghiệm thu thanh toán hàng tháng, thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao; giúp giám đốc trong việc tìm đối tác kinh doanh và mở rộng địa bàn sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm tham mưu cho chủ nhiệm dự án về công tác lập thiết kế tổ chức thi công các hạng mục công trình, lập tiến độ thi công, điều chỉnh tiến độ các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của dự án; chỉ đạo các đội về công tác kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng quy trình và thường xuyên làm việc với kỹ sư tư vấn để thống nhất về giải pháp thi công. - Phòng vật tư - thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc sẵn sàng hoạt động; tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để thi công công trình; sửa chữa thiết bị, kiểm tra định mức vật tư sử dụng cho công trình; lên phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình. - Phòng tài vụ: Giúp giám đốc trong khâu quản lý tài chính toàn công ty, tổ chức hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán của nhà nước; thông qua sổ sách số liệu phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, luân chuyển và sử dụng nguồn vốn của công ty nhằm giúp Giám đốc có những thông tin chính xác, kịp thời để ra các quyết định quản trị nhằm nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Định kỳ, báo cáo kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty cho Giám đốc và cơ quản lý cấp trên theo yêu cầu của Nhà nước. - Phòng tổ chức nhân chính: Có nhiệm vụ phụ trách các hoạt động về nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, bố trí công tác, nghiên cứu và soạn thảo các quy chế, điều lệ hoạt động, chính sách lao động tiền lương và các chế độ cho người lao động. - Đội thi công: Thực hiện nhiệm vụ do chủ nhiệm điều hành dự án giao và chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng, tiến độ công trình, và quy trình thi công đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, chỉ đạo đội có nhiệm vụ lo nơi ăn ở làm việc, đảm bảo an toàn giao thông và an toàn lao động trong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ công nghệ. Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật - KCS Phòng Vật tư - Thiết bị Phòng Tài vụ Phòng Tổ chức - Nhân chính Đội thi công cơ giới Đội công trình 1 Đội công trình 3 Đội công trình 2 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH 1.2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất: Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, Công ty Thành Long chủ yếu tham gia xây dựng các công trình giao thông. Do đặc thù công việc nên công trường rải rác ở khắp trên cả nước, do đó yêu cầu của công tác tổ chức sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải phù hợp với những đặc trưng đó. - Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường: Là người có nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường, Giám đốc dự án kiêm quản lý công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoàn thành đúng theo yêu cầu của bên A và Kỹ sư tư vấn. - Đội trưởng thi công: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự án giao và chịu sự chỉ đạo về kỹ thuật của Kỹ sư trưởng. Đội trưởng chịu trách nhiệm về các mặt: Tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán đội mình phụ trách. - Kỹ sư phụ trách kỹ thuật thi công: Phụ trách trực tiếp về mặt kỹ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệm vụ điều hành của đội trưởng khi đội trưởng đi vắng. - Bộ phận phụ trách vật tư, thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư, cung cấp cũng như để sửa chữa thiết bị, máy móc có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình. - Nhân viên phụ trách thí nghiệm: Có trách nhiệm trong việc thí nghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thực đáp ứng nhu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, kiểm tra nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kỹ sư tư vấn bên A. - Bộ phận quản lý hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động: Là bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường và an toàn lao động của đội thi công. - Bộ phận tài chính kế toán: Là bộ phận của phòng tài vụ theo dõi tình hình tài chính của công trình. Được bố trí trực tiếp tại công trường thi công, hàng ngày tập hợp chứng từ phát sinh để đưa về phòng kế toán công ty. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức hoạt động sản xuất Bộ phận QL hành Chính, y tế-VSMT Bộ phận cung ứng VTTB- máy móc Bộ phận Tài chính-kế toán Đội xe máy Đội công trình 3 Đội công trình 2 Kỹ sư phụ trách KTTC, GS viên Bộ phậnThí nghiệm-KSTK GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN Đội công trình 1 1.2.3. Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của việc sản xuất sản phẩm. Sản phẩm mang lại doanh thu chủ yếu cho Công ty là sản phẩm của việc xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. Không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất khác, sản phẩm xây lắp mang tính đặc thù riêng của ngành. Các công trình này không tập trung trong một kho bãi cụ thể nào mà trải rộng khắp đất nước, hơn nữa sản phẩm của ngành xây lắp lại chịu ảnh hưởng của thời tiết khí hậu… Đôi khi làm cho tiến trình thi công các công trình bị trì trệ, nhiều khi còn phải ngừng thi công công trình. Bên cạnh đó, quy mô của các công trình xây lắp rất lớn, sản phẩm lại mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài có khi kéo dài tới vài năm, chủng loại các yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi phải có vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với công ty là phải lên mức giá dự toán ( hay mức giá dự thầu, nó bao gồm dự toán thiết kế và dự toán thi công ). Trong quá trình thi công thì giá dự toán trở thành thước đo và được so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình thì giá dự toán lại trở thành cơ sở nghiệm thu, kiểm tra chất lượng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết. Các sản phẩm khác nhau thì có đặc điểm tính chất cấu tạo khác nhau do đó có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Vì vậy mà không có một quy trình công nghệ chung nào cho tất cả các sản phẩm. Vì thế để minh hoạ cho quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty có thể minh hoạ bằng quy trình công nghệ làm đường sau. Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ làm đường Rải đá móng đường Đào lòng đường (nếu cao), đắp nền đường (nếu thấp) Đầm kỹ nền đường Hoàn thiện mặt đường Sửa lề hai bên đường Hệ thống an toàn giao thông Lu lèn Rải nhựa hoặc bê tông PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 2.1 Khái quát về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long Với đặc thù là một Công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long tổ chức bộ máy kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành phù hợp với thực tiễn ngành xây dựng. Tương ứng với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán công ty gồm hai cấp: Kế toán tại công ty và kế toán tại các đội xây dựng công trình; trong đó kế toán công ty hạch toán tập trung, còn kế toán tại các đội xây dựng công trình hạch toán phụ thuộc. Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán NH và công nợ Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán đội Kế toán tiền mặt, thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm BHYT, BHXH Kế toán thuế - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung nhiệm vụ của phòng, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế. Tham gia ký duyệt hợp đồng kinh tế, hạch toán kế toán và phân tích kế toán trong công ty. Là người điều hành và tổ chức công việc trong phòng kế toán. - Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để ghi vào sổ nhật kí chung, cuối kì căn cứ vào sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái. Đồng thời kế toán tổng hợp còn phải lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. Chịu trách nhiệm hạch toán, kiểm tra, giám sát mỗi phần hành của kế toán, tính giá thành sản phẩm và định kỳ lập báo cáo tài chính - Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, thanh toán lương, BHXH, BHYT với cán bộ công nhân viên và các khoản thanh toán nội bộ trong công ty. - Kế toán thuế: + Phải luôn nắm bắt kịp thời các văn bản, chế độ về Thuế, các Luật thuế có liên quan đến đơn vị của mình. + Theo dõi và giải quyết các vấn đề về kê khai, nộp thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế GTGT, tránh tình trạng bị phạt do nộp chậm. + Thực hiện các báo cáco quản trị thuộc phạm vi công việc phụ trách. - Kế toán ngân hàng và công nợ: + Theo dõi thực hiện các khoản thanh toán, các dự án vay vốn tại các ngân hàng. + Theo dõi các hợp đồng kinh tế và các khoản công nợ với khách hàng, thường xuyên phải yêu cầu các đơn vị làm biên bản đối chiếu công nợ để Công ty có kế hoạch thanh toán các khoản nợ đúng hạn. + Thực hiện các báo cáo quản trị thuộc phạm vi công việc phụ trách. - Kế toán vật tư TSCĐ: + Theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, TSCĐ trong toàn công ty, tình hình trích lập khấu hao, thanh lý, nhượng bán, cho thuê TSCĐ của công ty. + Theo dõi trích khấu hao TSCĐ của từng TSCĐ theo chế độ hiện hành. + Thực hiện báo cáo quản trị thuộc phạm vi công việc phụ trách. - Thủ quỹ kiêm theo dõi về BHXH, BHYT: + Theo dõi các khoản BHXH, BHYT và các nghĩa vụ khác trừ qua lương của từng cán bộ công nhân viên. + Theo dõi, quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. + Thực hiện các báo cáo quản trị thuộc phạm vi công việc phụ trách. - Kế toán các đội thi công: Kế toán ở các đội thi công là các nhân viên kế toán do phòng kế toán tài chính cử xuống. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng kế toán tài chính sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộ hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh thực tế, lập các bảng kê tại xí nghiệp chuyển cho phòng tài vụ để vào sổ và hạch toán. Theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác tại công trường theo quy định của công ty. 2.2. Khái quát chế độ kế toán tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Thành Long a, Chế độ chứng từ: Công ty Thành Long có một hệ thống chứng từ kế toán tương đối đầy đủ, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty bao gồm các nhóm chủ yếu sau: - Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Sổ quỹ tiền mặt… - Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư (hàng hóa), Thẻ kho… - Chứng từ ngân hàng: Giấy báo nợ tiền gửi ngân hàng, Giấy báo cáo tiền gửi ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Sổ tiền gửi ngân hàng.... - Chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn dịch vụ, Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn giảm giá, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, Hóa đơn bán lẻ hàng hóa…. - Chứng từ thuế: Hóa đơn GTGT, Tờ khai thuế GTGT, Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN…. - Chứng từ TSCĐ: Thẻ TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng, Sổ TSCĐ theo dõi chi tiết TSCĐ toàn công ty, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Hợp đồng giao khoán. b, Hệ thống sổ: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán, các loại sổ kế toán được sử dụng trong Công ty đều đúng theo quy định của Luật kế toán do Nhà nước ban hành. Các loại sổ được sử dụng là: Sổ nhật ký chung, sổ các các tài khoản, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cho các tài khoản sử dụng. Nguyên tắc ghi sổ Nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được trình bày lần lượt theo trình tự thời gian vào Nhật ký chung, rồi từ các số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái. - Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung ( sơ đồ 1.5) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung. Sau đó lấy các số liệu trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan. Đồng thời phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trên vào Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết. Cuối năm tổng hợp số liệu trên sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh cho các tài khoản. Đồng thời từ Sổ (thẻ) chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu, so sánh với sổ Cái các tài khoản. Nếu sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu thì lập Báo cáo tài chính dựa trên Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết. Tuy nhiên trên thực tế công ty đang sử dụng phần mềm kế toán để quản lý. Và công tác hạch toán kế toán theo mô hình sau: (sơ đồ 1.6) Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh ghi cuối kỳ ghi hàng ngày đối chiếu Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mền kế toán ACSoft. Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (Thẻ) chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán c, Hệ thống tài khoản áp dụng: Trước năm 2006 thì Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT. Năm 2006 thì Công ty đã áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Trong hệ thống tài khoản của Công ty, các tài khoản công nợ (phải thu, phải trả) được mở chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Tài khoản doanh thu: chi tiết theo tính chất của khoản doanh thu và theo từng công trình xây dựng. Với những công trình được thực hiện thành nhiều giai đoạn thì tài khoản doanh thu cũng được chi tiết theo các giai đoạn thi công của công trình đó. d, Các phương pháp kế toán - Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. - Phương pháp kế toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ thuế cho tất cả các hàng hóa, dịch vụ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Hạch toán công nợ có liên quan đến ngoại tệ Công ty sử dụng tỷ giá thực tế trong ngày phát sinh của Ngân hàng ngoại thương để tính và ghi sổ. Giá hạch toán = Giá thu (chi) bằng ngoại tệ * Tỷ giá thực tế trong ngày. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng (đã đăng ký với Cục Thuế Hà nội và Cục Thống kê) Mức khấu hao năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao năm. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: phương pháp nhập trước - xuất trước để tính. - Phương pháp tính giá thành công trình: Phương pháp trực tiếp (còn gọi là phương pháp đơn giản) tính theo từng công trình, hạng mục công trình. - Phương pháp đánh giá công trình dở dang: Cuối kỳ, dựa trên báo các các hạng mục, khối lượng công trình đã hoàn thành, kế toán xác định giá công trình phải thu theo tiến độ hợp đồng. Phần giá trị chưa hoàn thành còn lại sẽ được ghi nhận là sản phẩm xây lắp dở dang. - Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. e, Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán tại công ty được lập theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành bao gồm các loại sau: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo luân chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra còn các báo cáo liên quan khác như: Bảng cân đối tài khoản, Quyết toán thuế GTGT, Quyết toán thuế TNDN…. Hệ thống báo cáo của Công ty được lập vào ngày 31/12/N. Báo cáo tài chính của Công ty được lập để nộp cho Ban lãnh đạo Công ty, Cơ quan thuế nhà nước và những người quan tâm khác như các đối tác của Công ty, các chủ đầu tư… Công ty cũng có lập một số báo cáo quản trị nhưng chủ yếu chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty. 2.3. Khái quát về các phần hành cơ bản tại Công ty 2.3.1.Kế toán lao động tiền lương: a, Tài khoản sử dụng TK334, 3382, 3383, 3384 b, Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Hợp đồng giao khoán - Biên bản điều tra tai nạn lao động c, Sổ sách sử dụng - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng kê thanh toán tiền thưởng cho từng tổ sản xuất, từng phòng… - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết mở cho TK 334, 3382, 3383, 3384 - Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán tiền lương phải trả người lao động (5) (4) (3) (2) (1) (8) (7) (6) TK141 TK111,112 TK338 TK1388 TK141 TK241… TK642 TK627 TK622 TK334 Chú thích: (1)- Tạm ứng lương hoặc thanh toán lương còn phải trả cho người lao động (2)- Tiền lương lao động trực tiếp (3)- Lương gián tiếp (4)- Lương lao động quản lý văn phòng (5)- Lương lao động bộ phận xây dựng cơ bản (6)- Thanh toán lương bằng bù trừ tạm ứng (7)- Thanh toán lương bằng bù trừ phải thu khác trừ lương (8)- Trừ lương làm quỹ BHXH, BHYT Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương (3c) (3d) (2) TK334 TK338 TK111,112 TK141 TK622 TK627 TK642 TK241 (1d) (1c) (1b) (1a) (3a) (3b) Chú thích: (1) - Trích quỹ lương 19% (2) - Trích BHYT, BHXH (3a) - Chi trực tiếp BHXH (3b) - Nộp quỹ theo quy định (3c) - Chi KPCĐ (3d) - Mua thẻ BHYT Sơ đồ 1.9: Quy trình luân chuyển chứng từ Nơi sử dụng lao động Bộ phận quản lý lao động và tiền lương Bộ phận kế toán lËp Xây dựng cơ cấu lao động, định mức, đơn giá Lập chứng từ thanh toán lương, BHXH, các chế độ khác cho người lao động Thời gian Kết quản lao động Ra quyết định về lương thưởng, các khoản phụ cấp Lập bảng chấm công, các chứng từ theo dõi kết quả lao động Ghi sổ kế toán chỉ tiêu tiền lương, các khoản trích theo lương d, Căn cứ lập các sổ: * Sổ chi tiết: căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, BHXH. * Sổ tổng hợp: được hạch toán vào cuối quý, sau đó kết chuyển sang TK 622, TK627, TK642. 2.3.2 Kế toán TSCĐ a, Tài khoản sử dụng: * TK 211 - TSCĐ hữu hình * TK 214 - Hao mòn TSCĐ. b, Chứng từ sử dụng: * Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01- TSCĐ/BB) * Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03- TSCĐ/BB) * Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 – TSCĐ/BB) * Biên bản đánh giá TSCĐ (Mẫu số 05- TSCĐ/BB) * Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ c, Sổ sách sử dụng: * Sổ chi tiết TSCĐ: gồm các chỉ tiêu chung về TSCĐ, nguyên giá, khấu hao. * Công ty mở một sổ để theo dõi TSCĐ * Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc về tăng, giảm tài sản của Công ty. * Sổ nhật ký chung. Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tình hình tăng, thanh lý, nhượng bán TSCĐ TK3331 TK711 TK911 (5b) TK111,112,331 (9) (2) (5a) (4) (3) (7) (11) (10) (6) TK133 TK 111,112,331 TK214 TK811 TK 111, 112, 331 TK414 TK441 TK411 TK133 Đồng thời TK421 (1) TK211 Chú thích: (1) - Mua TSCĐ sử dụng ngay, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (2) - Chiết khấu thương mại, giảm giá tài sản mua vào (3) - Mua TSCĐ bằng nguồn vốn đầu tư XDCB (4) - Mua TSCĐ bằng quỹ đầu tư phát triển (5a) - GTCL của TSCĐ trong khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ (5b) - GTHM của TSCĐ trong khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ (6) - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ (7) - Kết chuyển chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ (8) - Thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ (9) - Kết chuyển thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ (10) - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi (11) - Kết chuyển chênh lệch thu nhở hơn chi Sơ đồ 1.11: Trình tự hạch toán TSCĐ Chứng từ gốc và bảng phân bổ Sổ nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK 211,214 Sổ chi tiết TSCĐ B¶ng c©n ®èi SPS B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhận xét: Do đặc thù là công ty xây dựng nên giá trị tài sản được sử dụng là rất lớn, mặt khác các công trình phân bổ tại nhiều nơi nên việc quản lý khó khăn. Việc kiểm kê TSCĐ, đánh giá giá trị còn lại của tài sản cũng vì thế mà còn nhiều bất cập. 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ a, Tài khoản sử dụng: * TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này được chia làm 4 TK cấp 2: - TK 1521 – NVL chính - TK 1522 – Phụ tùng thay thế - TK 1523 - NVL phụ - TK 1524 – Nhiên liệu * TK 153: Công cụ, dụng cụ b, Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- PXK – 3LL) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (Mẫu 05-VT) - Hóa đơn GTGT - Biên bản kiểm nhận NVL, công cụ, dụng cụ. - Biên bản kiểm nhận vật liệu, công cụ, dụng cụ Sơ đồ 1.12: Trình tự hạch toán vật tư Thẻ kho Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số PS Báo cáo Sổ chi tiết công nợ Bảng phân bổ, bảng kê chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N- X- T Chó thÝch: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhận xét: Hạch toán việc tập hợp và phân bổ vật tư của Công ty đơn giản bởi các số liệu do các kế toán viên tại các công trình cung cấp đầy đủ, bộ phận kế toán tại công ty chỉ phải ghi sổ, thẩm định và trình ký, sau đó lập báo cáo theo ngày, tháng, quý và năm. Sơ đồ 1.13: Sơ đồ hạch toán Nguyên liệu, vật liệu (2) (10) (9) (8) (7) (6) (5) (4) (3) (1) TK3381 TK1381 TK632 TK142, 242 TK632 TK133 TK621,623,627 TK111,112,331 TK621,623,627… TK621,623,627… TK621,623,627… TK621,623,627 TK133 TK111,112,151,331 TK 152 Chú thích: (1) - Nhập kho NVL mua ngoài (2) - Chi phí thu mua, b._.