Báo cáo Thực tập tại Công ty thực phẩm miền Bắc

MỤC LỤC PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY THỰC PHẨM MIỀN BẮC 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty thực phẩm miền Bắc : Công ty thực phẩm miền Bắc là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Thương mại hoàn toàn tự chủ về tài chính, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng Công thương Việt nam Công ty thực phẩm miền Bắc có tên giao dịch quốc tế là Northern Foodstuff company (FONEXIM) . Điện thoại giao dịch là 6646975-224; 6646976-105. Trụ sở công ty đóng tại 122 Định Công, Hà Nội. Công ty được thành lập theo quyết định số 699/TM- TCCB ngày 13/8/1996 của Bộ thương mại trên cơ sở sáp nhập 6 đơn vị sau: Công ty thực phẩm miền Bắc Công ty bánh kẹo Hữu Nghị Công ty thực phẩm xuất khẩu Nam Hà Xí nghiệp thực phẩm Thăng Long Trại chăn nuôi cấp 1 Thái Bình Chi nhánh thực phẩm 210 Trần Quang Khải Tháng 6 năm 2002 sáp nhập thêm công ty thực phẩm Tây Nam Bộ và đến nay công ty thực phẩm miền Bắc có 7 phòng ban và 24 đơn vị trực thuộc. Trước đây, trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, cũng như tất cả các doanh nghiệp nhà nước khác, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thực phẩm miền Bắc đều được thực hiện theo kế hoạch của cấp trên đưa xuống. Nhà nước bao đầu vào và bao luôn cả đâu ra. Lúc đó, người ta không mấy quan tâm đến làm thế nào để tăng năng suất lao động cũng như làm thế nào để lợi nhuận của công ty đạt mức cao nhất. Hoạt động kinh doanh co lãi thì càng tốt còn lỗ thì đã có nhà nước chịu. Kết quả của kiểu quản lý này dẫn tới tình trạng hàng năm Công ty vẫn hoàn thành các chỉ tiêu đề ra và hoàn thành vượt mức kế hoạch nhưng chưa phát huy được hết khả năng và tiềm lực của mình Đại hội Đảng VI đã mở ra một thời kỳ mới, đánh dấu một bước chuyển đối với nền kinh tế đất nước và tạo đà cho sư phát triển của các doanh nghiệp trong nước, trong đó có Công ty thực phẩm miền Bắc, đó là do sự chuyển đổi tử cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường.Nhà nước kiểm soát hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp ở tầm vĩ mô thông qua pháp luật. Các doanh nghiệp Nhà nước tự hạch toán độc lập, điều hành trực tiếp sản xuất chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước thông qua cơ chế nộp thuế. Cơ chế thị trường tạo ra tính cạnh tranh cao giữa các doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực : kỹ thuật công nghệ, chất lượng sản phẩm, thị phần….đòi hỏi thích ứng cao độ, nếu không sẽ bị loại ngay ra khỏi thương trường. Nhận thức được cơ hội và những thách thức, khó khăn nên ngay từ đầu khi mới thành lập, công ty đã từng bước khắc phục những khó khăn, đồng thời phát huy hết lợi thế của mình. Nhờ đó công ty đã nhanh chóng hoà nhập, thích ứng với cơ chế mới, từng bước khẳng định vị trí và vai trò của mình trên thị trường. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty thực phẩm miền Bắc : Quyết định số 945/TM/TCCB ngày 23/10/1996 của Bộ thương mại quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty. Công ty hoạt động theo luật pháp của nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam, luật doanh nghiệp và các điều lệ quy định của Bộ thương mại. 1.2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty : Hiện nay công ty đang hoạt động trên cả 3 lĩnh vực chính đó là kinh doanh hàng hóa, kinh doanh dịch vụ và kinh doanh sản xuất. Về hoạt động kinh doanh : mặt hàng chủ yếu của công ty là đường, sữa, dầu ăn, bột mì, bánh kẹo, các loại thuốc lá các loại công ty đã mở rộng mạng lưới tiêu thụ tăng điểm bán hàng từ hơn chục đầu mối với 700 điểm bán hàng khi mới thành lập đến nay công ty đã có 21 đơn vị cơ sở bao gồm chi nhánh trung tâm, cửa hàng, nhà máy, xí nghiệp, trạm kinh doanh ở khắp các tỉnh cả nước với hơn 15000 điểm bán hàng. Bên cạnh dó công ty đã mua sắm phương tiện vận tải, xây dựng kho bãi từ 2 chiếc xe từ năm 1996 đến nay công ty đã có hơn sáu chục đầu xe với năng lực vận tải hàng trăm tấn hàng hoá khi mới thành lập công ty năm 1996 chỉ mới 9000m2 kho chủ yếu tập trung tại hà nội đến nay diện tích kho đã lên đến 15000m2 ở tại các vùng trong nước. Trong hoạt động kinh doanh công tác mở rộng thị trường ngoài nước luôn được công ty hết sức chú trọng trong những năm qua công ty đã tăng cường xuất khẩu ra nước ngoái với lượng hàng hoá lớn năm 1996 công ty chỉ có quan hệ với 4 thị trường xuất khẩu chính đó là Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, Pháp với bốn năm mặt hàng xuát khẩu đến năm 2008 công ty đã có quan hệ buôn bán với gần 20 nước và vùng lãnh thổ với số lượng vài chục mặt hàng khác nhau. Về hoạt động sản xuất : bánh quy các loại, bánh kem xốp, bánh lương khô, bánh trung thu, bánh tươi, mứt tết, rượu, bia, nước giải khát, chế biến nông sản (ngô hạt, sắn lát, hạt tiêu...), chế biến thực phẩm tươi sống (giò, chả, xúc xích, patê...) Công ty đã cải tạo nâng cấp và đầu tư trang thiết bị mở rộng quy mô sẩn xuất khi mới thành lập doanh nghiệp mới chỉ có 5 xưởng sẩn xuất bia 1 xí nghiệp chế biến mì sợi, một xí nghiệp sản xuất nông nghiệp và chăn nuôi gia súc 1 xưởng chế biến thực phẩm nguội, 1 xí nghiệp sản xuất bánh kẹo, nhưng các thiết bị sản xuất đều cũ kỹ, lạc hậu, năng suất thấp, sản phẩm sản xuất ra không phù hợp với người tiêu dùng. Từ năm 1996 - 1998 đơn vị đã sát nhập các phân xưởng sản xuất bia làm một đồng thời đầu tư mới và nâng cấp mơí và nâng cấp các thiết bị sản xuất nâng cao công suất lên 4 - 5 lần so với dây chuyền cũ đặc biệt từ năm 1997 công ty đã khánh thành nhà máy chuyên sản xuất bánh kẹo nương kho với dây chuyền thiết bị tiên tiến của liên bang Đức công suất 3000 nghìn tấn / năm, năm 1999 công ty đã đầu tư dây truyền sản xuất rượu vang cao cấp với công suất 5 triệu lít / năm dầu tư máy móc thiết bị hiện đại cho sản xuất thực phẩm nguội. Bên cạnh đó công tác thị trường với các phương pháp linh hoạt, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại để tăng sức canh tranh với hấp dẩn của sản phẩm đồng thời thường xuyên cải tiến mẩu mã các sản phẩm nâng cao chất lượng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng để tăng khả năng tiêu thụ và năng lực với sản xuất các mặt hàng hiện có. Về hoạt động dịch vụ : Bên cạnh hoạt động kinh doanh và hoạt động sản xuất, hoạt động dịch vụ cũng được công ty hết sức chú trọng. Công ty đã đầu tư xây dựng mới, nâng cao thiết bị phòng ở khách sạn số lượng phòng khách sạn tăng từ 40 phòng 1996 lên 80 phòng, năm 2001 mở dịch vụ ăn uống... Năm 2001 doanh thu của công ty trong hoạt động dịch vụ đạt 6 tỷ đồng. Năm 2001 nền kinh tế thế giới chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính, tốc độ tăng trưởng giảm nhưng những đặc điểm nổi bật của nền kinh tế nước ta. Kinh tế vĩ mô vẩn ổn định, nền sản xuất trong nước phát triển các cơ chế chính sách đang vận hành phát huy tác dụng. Tuy nhiên ở một số lĩnh vực của nền kinh tế tốc độ tăng trưởng đã chửng lại, chỉ số giá hàng hoá nông sản thực phẩm giảm chỉ số lảm phát thấp đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động sản suất kinh doanh của nền kinh tế và của đơn vị nói riêng. Phạm vi hoạt động của công ty tương đối rộng bao gồm nhiều đầu mối ở khắp các tỉnh trong cả nước, đồng thời năm 2001 Bộ thương mại đã sát nhập công ty thực phẩm Tây Nam Bộ của công ty thực phẩm miền Bắc, do đó có thể thấy rõ là khối lượng công việc mà công ty đảm nhận tương đối lớn. Ở một số lĩnh vực trình độ quản lý chưa đồng đều do đó ảnh hưởng đến kết quả chung của công ty. 1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty : Quy trình sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để chất lượng sản phẩm của mình cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh với đối thủ kinh doanh chiếm được cảm tình của khách hàng nâng cao chất lượng uy tín của khách hàng nâng cao uy tín thơưng hiệu của sản phẩm để thực hiện tốt công tác tổ chức lao động cần thiết phải nắm và hiêụ kỹ quy trình công trình sản xuất sản phẩm. Trong lĩnh vực sản xuất: bánh kẹo rượu bia thực phẩm nguội... mỗi sản phẩm tương ứng với một quy trình công nghệ sản xuất khác nhau trong đó quy trình công nghệ sản xuất rượu vang của công ty là tiêu biểu nhất, với sản phẩm rượu vang mang thương hiệu Hữu Nghị đã có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước được người tiêu dùng tín dụng. Sau đây là quy trình công nghệ sản xuất rượu vang của công ty: Các nguyên liệu sản xuất rượu vang: - Quả mơ tươi - Cồn tinh chế. - Cồn, dịch quả - Nước mền a xit cicic. - Đường tinh trắng - Màu thực phẩm Quy trình sản xuất rượu vang: Qủa mơ tươi được rửa sạch, sau đó ngâm cồn trong một thời gian nhất định (khoảng 30 ngày) để tạo ra dịch quả. Kết hợp với đường kính trắng, nước mềm axit cicic kết hợp để pha chế rượu, rượu được pha chế được tàn trữ để lên men, sau đó được lọc trong và đóng chai trên dây truyền hiện đại sau đó chuyển qua bộ phận KCS để kiẻm tra chất lượng sản phẩm đạt chất lượng được đóng gói nhập kho thành phẩm. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty bao gồm : Giám đốc : Là người đứng đầu của công ty do bộ trưởng bộ thương mại bổ nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trước bộ thương mại và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty về sự tồn tại và phát triển của công ty cũng như các hoạt động ký kết hợp đồng, thế chấp vay vốn, tuyển dụng nhân sự, bố trí sắp xếp lao động. Giám đốc công ty tổ chức sắp xếp bộ máy, mạng lưới kinh doanh sao cho phù hợp với nhiệm vụ của công ty và quy định của pháp luật Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc ( một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách sản xuất ) và 7 phòng ban chức năng Sơ đồ bộ máy quản lý công ty như sau : GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức lao động Phòng hành chính quản trị Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kế toán tài chính Phòng thị trường Phòng kinh doanh Ban thanh tra Các đơn vị trực thực Phòng tổ chức lao động tiền lương : có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự toàn công ty, tham mưu cho ban giám đốc trong việc sử dụng cán bộ và năng lực của từng người, tuyển dụng lao động ngắn hạn và dài hạn, làm thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động, xây dựng kế hoạch lao động, quỹ tiền lương , cấc quy định lao động Phòng hành chính quản trị : có nhiệm vụ tổ chức giải quyết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính của công ty Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh thị trường trong nước, kinh doanh xuất nhập khẩu, xem xét các phương án kinh doanh có tính khả thi đối với việc tiêu thụ, mua bán hàng hoá Phòng kế hoạch tổng hợp : Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trên cơ sở kế hoạch của các đơn vị cơ sở, điều tiết kế hoạch sản xuất doanh kinh doanh hàng quý, năm theo nhu cầu của thị trường Phòng thị trường : làm nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, nghiên cứu thăm dò thu thập thông tin, đánh giá thị trường, đề xuất chính sách thị trường tiêu thụ sản phẩm, xây dựng chiến lược marketting. Phòng kế toán tài chính : quản lý toàn bộ nguồn vốn, các tài liệu, số liệu về kế toán tài chính, quyết toán, tổng kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ báo cáo về tài chính lên cơ quan cấp trên . Phòng kế toán tài chính còn làm nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc công ty thông qua báo cáo tài chính Phòng kỹ thuật sản xuất : chịu trách nhiệm về máy móc, kỹ thuật bao bì, chất lượng sản phẩm, kế hoạch cung ứng nguyên liệu sản xuất hàng hoá Ngoài ra, công ty còn thành lập ban thanh tra thi đua nhằm giúp cho công tác kiêm tra, giám sát toàn công ty Công ty thực phẩm miền bắc có 21 đơn vị trực thuộc nằm ở khắp các tỉnh thành phố trên cả nước : - Nhà máy bánh quy cao cấp Hữu Nghị - Nhà máy bia cao cấp - Xí nghiệp thực phẩm - Xí nghiệp chế biến thực phẩm 23 Lạc trung – Hà Nội - Trung tâm nông sản 203 Minh Khai – Hà Nội - Trung tâm thực phẩm Hạ Long - Trung tâm lương thực thành phố Hồ Chí Minh - Chi nhánh thực phẩm thành phố Hồ Chí Minh - Chi nhánh thực phẩm Việt Trì - Chi nhánh thực phẩm Vinh - Chi nhánh thực phẩm Lào Cai - Trung tâm thuốc lá 210 Trần Quang Khải - Cửa hàng số 2 Minh Khai - Của hàng số 203 Minh khai - Khách sạn Phương Nam ( Hà Nội ) - Khách sạn Việt Trì ( Hà Nội ) - Các trạm Ninh Bình, Bắc giang, Nam Định, Quảng Ninh 1.4.Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty : Mặc dù gặp nhiều khó khăn ngay từ khi thành lập về nhiều mặt như tiền vốn ít, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu, trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên nói chung còn hạn chế nhưng Công ty đã không ngừng đầu tư nâng cấp, mua sắm thêm các trang thiết bị, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, bố trí lại sản xuất, phát triển mạng lưới tiêu thụ, mở rộng thị trường… Vì vậy kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã tăng lên đáng kể, thực hiện tốt vai trò của doanh nghiệp quốc doanh trên thị trường. Điều đó được thể hiện qua số liệu của 3 năm liên tục dưới đây. Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Vốn chủ sở hữu 98968259 101962402 147119434 Tổng tài sản 946380217 1809453717 2700050500 Tổng doanh thu 4368317542 7489833942 7582960000 Tổng lợi nhuận 9881438 13191096 25000000 Các khoản nộp nhà nước 46453000 26938391 82075000 Tổng số cán bộ công nhân viên 1603 2891 3562 Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy: Tổng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 45157032, năm 2008 tăng so với năm 2007 là: 2994143. Tổng tài sản của doanh nghiệp năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 890596783, năm 2008 tăng so với năm 2007 là: 863073500. Ta thấy tổng tài sản và tổng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp qua các năm tăng lên chứng tỏ doanh nghiệp đang mở rộng quy mô sản xuất và tiêu thụ. Ta thấy doanh thu của Công ty tăng liên tục qua 3 năm với tốc độ tăng ổn định điều đó chứng tỏ Công ty đã có những biện pháp tích cực nhằm duy trì tình trạng tiêu thụ trong 3 năm liên tục. Đó là nhân tố tích cực góp phần làm tăng lợi nhuận, ổn định tình hình tài chính của Công ty. Bên cạnh đó còn phải thấy được sự tăng lên đáng kể của lợi nhuận từ các hoạt động khác… Chỉ tiêu tổng số cán bộ công nhân viên đều tăng qua các năm cho thấy Ban giám đốc đã có quyết định đúng đắn trong sự phát triển của công ty, duy trì mức hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định.  PHẦN 2 : TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thực phẩm miền Bắc : Tại phòng kế toán công ty bao gồm : 1 đồng chí kế toán trưởng, 2 đồng chí phó phòng kế toán và 12 đồng chí kế toán viên . Tại mỗi đơn vị cơ sở trực thuộc hạch toán đầy đủ đều có bộ phận hach toán riêng tại đơn vị Kế toán trưởng : chỉ đạo toàn diện công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong công ty . Kế toán trưởng phải chịu trách nhiêm trước giám đốc và công ty về hoạt động tài chính Một phó phòng phụ trách công tác đầu tư : Theo dõi , quyết toán xây dựng cơ bản, đi thị trường nắm bắt tình hình bán hàng của công ty với các khách hàng và đôn đốc việc thu hồi nợ Một phó phòng tổng hợp số liệu kê khai thuế : của các đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Hà nội và phần kinh doanh của bộ phận văn phòng các công ty . Ngoài ra, phó phòng kế toán còn kiểm tra số liệu báo cáo quyết toán của các đơn vị cơ sở, lập báo cáo quyết toán toàn công ty, theo dõi kịp thời về số lượng, giá trị tái sản cố định hiện có tại công ty Kế toán tổng hợp : kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà các nhân viên hoàn ứng để đưa vào sổ sách, tập hợp các bảng kê để lên các báo cáo quyêt toán của bộ phận văn phòng công ty, tổng hợp các bảng kê để lên báo cáo quyết toán của bộ phận văn phòng công ty, tổng hợp chi phí và phân bổ chi phí cho các ngành hàng Kế toán bán hàng : Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng đẻ ghi báo cáo bán hàng, kê khai thuế, vào sổ chi tiết công nợ Kế toán công nợ : theo dõi và phân tích các khoản công nợ phát sinh thường xuyên báo cáo cho kế toán trưởng vể tiến độ thu hồi công nợ của công ty Kế toán ngân hàng : hệ thống các chứng từ thu chi, tiền gửi, tiền vay ngân hàng, đúng cam kết trên khế ước vay vốn của ngân hàng Kế toán kho : có nhiêm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất, tồn của từng loại hàng hoá, vật tư, trên cơ sở đó giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng Kế toán thanh toán : vừa theo dõi việc thanh toán với bên ngoài, vừa theo dõi việc thanh toán trong nôi bộ của công ty Kế toán thanh toán với các đơn vị nội bộ : theo dõi việc mua và bán hàng hoá, đối chiếu với các đơn vị cơ sở trực thuộc vể tình hình vay vốn, hoàn trả vốn vay và phân bổ chi phí cho các đơn vị trực thuộc Kế toán tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ : tổng hợp chí phí tiền lương và các khoản phải trích theo lương của toàn công ty và phân bổ chi phí cho các ngành hàng Bộ phận kiểm tra kế toán: kiểm tra tính hợp pháp của hệ thống chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Bộ phận này hoạt động như bộ phân kiểm toán nội bộ, có nhiêm vụ chấn chỉnh công tác kế toán Công ty thưc phẩm miền Bắc là một đơn vị hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ thương mại và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Phòng kế toán công ty đã tích cực tổ chức công tác kế toán với tư cách là một công cụ quản lý hoạt động kinh doanh. Phòng kế toán của công ty luôn cố gắng bám sát tình hình kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Sơ đồ bộ máy kế toán được khái quát như sau : KT theo dõi bán hàng Các tổ kế toán trực thuộc công ty KT thanh toán vói các dơn vị nội bộ Bộ phân kiểm tra Kế toán công nợ kế toán thanh toán KT ngân hàng KT tổng hợp Phó phòng kế toán Kế toán trưởng 2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 2.2.1 Chính sách kế toán chung áp dụng Công ty thực phẩm miền Bắc áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 thay thế cho Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT Công ty chọn niên độ kế toán trùng với năm dương lịch, tức là bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ được công ty sử dụng trong công tác hạch toán là Đồng Việt Nam, các đồng ngoại tệ sẽ được chuyển đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Hình thức ghi sổ: Nhật ký chứng từ Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ: Bình quân gia quyền Phương pháp khấu hao TSCĐ: Sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay Công ty thực phẩm miền Bắc đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính hiện hành về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp. Với mỗi phần hành kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, ngoài ra doanh nghiệp còn thiết kế các chứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng của doanh nghiệp bao gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 5 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu HTK, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác Về luân chuyển và lưu trữ chứng từ, công ty yêu cầu chứng từ dùng để hạch toán phải là chứng từ gốc hoặc là chứng từ sao lưu đã có công chứng và chữ kí của kế toán trưởng. Chứng từ phát sinh định kì một tháng sẽ được đóng thành quyển và ghi rõ loại, thời gian của chứng từ để tiện cho việc quản lý. Ngoài các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, Tổng công ty yêu cầu phải sử dụng phiếu kế toán trong các trường hợp hạch toán bổ sung, các bút toán kết chuyển, hạch toán các khoản trích lập dự phòng, phân phối lợi nhuận…để giúp cho việc diễn giải chi tiết các nghiệp vụ mà trên các chứng từ kế toán khác chưa thể hiện được. Phiếu kế toán chỉ được lập 1 liên duy nhất và được lưu trữ tại phòng kế toán. Phiếu kế toán được lập phải đảm bảo các nội dung sau đây: - Tên gọi: Phiếu Kế toán - Số hiệu: Theo qui định quản lý số hiệu chứng từ. - Tên địa chỉ đơn vị lập Phiếu kế toán. - Ngày, tháng, năm lập Phiếu kế toán. - Nội dung nghiệp vụ phát sinh: + Căn cứ lập Phiếu + Nội dung kinh tế của nghiệp vụ. +Thuyết minh phương pháp tính toán các chỉ tiêu sử dụng trong Phiếu kế toán. + Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền, số tổng cộng và tổng số tiền bằng chữ của nghiệp vụ kinh tế. + Danh sách trích yếu, số lượng chứng từ gốc và tài liệu đính kèm. -Chữ ký và Họ tên của người lập phiếu, Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền). 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty thực phẩm miền Bắc đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho phương pháp KKTX do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Cụ thể, để áp dụng nhu cầu quản lý, Công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Công ty thực phẩm miền Bắc là một doanh ngiệp Nhà nước hoạt động trên lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ, đã lựa chọn hình thức ghi sổ tổng hợp là Nhật ký-Chứng từ. Việc lựa chọn phương pháp này hoàn toàn phù hợp với tình hình của doanh nghiệp: DN có quy mô tương đối lớn, trình độ kế toán, trình độ quản lý tương đối cao và đặc biệt thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng thủ công. Công ty đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Hệ thống sổ tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ: là loại sổ tổng hợp có ghi Có các TK kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kết hợp với phương pháp ghi theo thời gian với ghi theo hệ thống TK. Bảng kê: là loại sổ kế toán tổng hợp ghi Nợ các TK Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp ghi hệ thống theo các TK kế toán, mỗi sổ Cái mở ra một TK cấp 1, như vậy có bao nhiêu tài khoản cấp 1 là có bấy nhiêu sổ Cái. Hệ thống sổ chi tiết: mỗi phần hành kế toán cụ thể Công ty sử dụng hệ thống sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết cho từng phần hành cụ thể. Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký-Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuât, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký-Chứng từ có liên quan. Đối với Nhật ký-Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký-Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc các thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Báo cáo tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký-Chứng từ, bảng kê và các Bảng Tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. 2.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính của doanh nghiệp cung cấp những thông tin của DN về: Tài sản Nợ phải trả và vốn CSH Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và các chi phí khác Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Tài sản khác có liên quan đến đơn vị Các luồng tiền Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp để lập hệ thống báo cáo tài chính. Cuối mỗi niên độ, doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính bao gồm 4 báo cáo bắt buộc: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn lập các báo cáo quản trị khi có yêu cầu của nhà quản lý. 2.3 Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể : 2.3.1. Kế toán chí phí sản xuất a. Tên chứng từ : Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, bảng phân bổ tiền lương, BHXH và bản báo số liệu chi tiết của tài khoản tiền mặt, TGNH, tiền vay, tạm ứng thanh toán với người bán để vào các bảng kê : - Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng ” - Bảng kê số 5 : Tâp hơp chi phí bán hàng, chí phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư XDCB, Lấy số liệu từ 2 bảng kê đó để vào NKCT số 7 : Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất của toàn doanh nghiệp b. Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc và bảng phân bổ Bảng kê số 4, 5 NKCT số 7 NKCT liên quan số 1, 2, 5 Sổ cái TK 621, 622, 627 Báo cáo tài chính Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKCT hoặc bảng kê, sổ chi tiêt : Từ bảng tổng hợp xuất CCDC, NVL trong kỳ hạch toán kế toán tiến hành lập bảng phân bổ NVL, ccdc vào cuối tháng . Từ bảng phân bổ NVL, CCDC ; bảng phân bổ tiền lương ; bảng khấu hao TSCĐ kế toán lập bảng kê sô 4, số 5 Khi các nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đén kế toán tiền mặt, TGNH, căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi tiền mặt, GBN của ngân hàng ….tồi tiến hành định khoản trên phiếu chi và tập hợp chúng vào NKCT sô1, NKCT số 2, NKCT số 5 . Cuối tháng căn cư vào bảng kê sô 4, 5 ; vào bảng NKCT số 7 Từ số liệu của các bảng NKCT lên sổ cái các tài khoản 621, 622, 627 Từ NKCT số 7, bảng kê số 4, 5 ; sổ cái các tài khoản 621, 622, 627 kế toán lập báo cáo tài chính c. Hạch toán tổng hợp và chi tiết Hạch toán tổng hợp Kế toán chi phí sản xuất tính giá thành tập hợp theo 3 khoản mục : + chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : là toànbộ giá trị NVL tham gia trực tiếp cấu thành nên sản phẩm như vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, các chi phí đựơc tập hợp từ chi phí phát sinh trực tiếp sản xuất . + chi phí nhân công trực tiếp : gồm tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm , các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân sản xuất đực tính vào chi phí theo tỷ lệ quy định của nhà nước + Chi phí sản xuất chung gồm : - Chi phí nhân viên phân xưởng - Chi phí vật liệu - Chi phí công cụ dụng cụ - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dich vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác - Công ty thực phẩm miền bắc tập hợp chi phí theo nguyên tắc - Những chi phí liên quan đến 1 sản phẩm thì được tập hợp cho sản xuất đó. Những chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm thì tập trung sau đó phân bổ cho các sản phẩm theo tiêu thức “ Chi phí NVL trực tiêp ” Phương pháp kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Giá thành xuất kho xác định theo phương pháp đơn giá binh quân gia quyền Công thức : Giá TT bình quân = Giá thưc tế tồn đầu kỳ 1 đơn vị NVL số lượng ĐK + số lượng giá TT NVL xuất = Giá TT bình quân 1 đơn vị x Số lượng xuất dùng dùng đầu kỳ Nội dung trình tự ghi chép, kế toán chi tiết vật liệu được công ty áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song Trên cơ sở tính toán ở bảng tổng hợp xuất NVL và bản tổng hợp xuất CCDC trong kỳ hạch toán kế toán tiến hành lập bảng phân bổ NVL , CCDC vào cuối tháng Giá trị NVL xuất kho trong tháng theo giá thành TT và theo từng đôi tượng phân xưởng sử dụng được làm căn cứ để ghi vào bên có TK 152, 153. Đồng thời số liệu của bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán tổng hợp ghi trên bảng kê 4, 5 theo định khoản Nợ Tk 621- chi phí NVL xuất dùng Có TK 152 Có TK 153 Kết chuyển chi phí vào TK 154 : Nợ TK 154 _ sxkd dở dang Có TK 621- chi phí NVL Kế toán tập hợp chi phí NCTT : Viêc trả lương của công ty cho người lao động SXTT thực hiện theo nguyên tắc phân phối theo lao động , theo phương pháp khoán sản phẩm . Thực hiện khoán lương trong toàn công ty cho các phân xưởng lao động trực tiếp theo đơn giá sản phẩm cuối cùng của phân xưởng Căn cứ vào kết qủa lao động sản phẩm nhập kho để xác định quỹ lương cho phân xương theo công thức : Quỹ lương phân xưởng = sản phẩm hoàn thành x đơn giá khoán Ngoài ra để đảm bảo tái sản xuất sức lao động còn có 1 khoản chi phí được tinh vào giá thành đó là chi phí BHXH. Công ty thực phẩm miền Bắc áp dụng chế độ hiện hành : trích quỹ BHXH 20%, tính vào giá thành 15% theo quỹ lương cấp bậc doanh nghiệp 5% cá nhân đóng và trừ vào tiền lương căn cứ theo : Bảng chấm công, bảng kê sản phẩm hoàn thành, bảng kê làm thêm giờ. Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuât chung Từ bảng phân bổ tiên lương, bảng khấu hao TSCĐ, bảng tập hợp NVL , CCDC trong tháng này xuất dùng cho sản xuất chung được tiến hành ghi vào bảng kê 4, 5 và nhật ký chứng từ sổ 7 Sau khi toàn bộ chi phí sản xuất chung được kế toán tập hợp căn cứ trên bảng phân bổ, bảng kê, kế toán tiến hành lập bảng tập hợp chiphí sản xuất chung đẻ tiện theo dõi và được ghi vao nhật ký chứng từ số 7 Chi phí sản xuất chung liên quan đến 1 s._.