Báo cáo Thực tập tại Công ty Thiết bị phụ tùng & Xăng dầu

n trình bày trong bản báo cáo thực tập của mình những đặc điểm cơ bản về công tác quản lý sản xuất-kinh doanh tại công ty gồm 3 phần: Phần I: Khái quát chung về công ty Thiết Bị Phụ Tùng và Xăng Dầu Phần II: Tình hình hặch toán nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá nhập khẩu tại công ty Phần III: Những thu hoạch Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong phòng Tài chính kế toán của Công Ty Thiết Bị Phụ Tùng đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này Phần I Khái quát chung về công ty thiết bị phụ tùng. 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty Thiết Bị Phụ Tùng và Xăng Dầu là một đơn vị thuộc Tổng công ty Máy và Phụ Tùng Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân đầy đủ, là một đơn vị hạch toán phụ thuộc có trụ sở chính đặt tại số 4 Trần Hưng Đạo Hà Nội. Công ty với tiền thân là công ty Đại lý Dịch Vụ Vận Tải Xăng Dầu Xe Máy ra đời năm 1998, có chức năng làm đại lý xăng dầu. Đến năm 2001 công ty thôi không làm đại lý xăng dầu nữa mà chỉ tập trung vào việc kinh doanh ngành nghề truyền thống của mình là xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, vật tư cho các nhu cầu trong và ngoài nước. Ngoài ra công ty còn liên doanh hợp tác đầu tư với các đơn vị bạn để lắp ráp các loại máy móc nhỏ, phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng, sửa chữa bảo dưỡng, bảo hành xe ô tô xe máy. 2.Nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Công ty Thiết Bị Phụ Tùng hoạt động theo hình thức kinh doanh thương nghiệp. Có nhiệm vụ là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh trong nước, đại lý và tổ chức sản xuất, gia công, lắp ráp, bảo dưỡng và sửa chữa, đóng mới các thiết bị máy móc, thiết bị toàn bộ, phụ tùng các loại, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng công nghiệp tiêu dùng, thực hiện các dịch vụ thương mại, vận tải tư vấn và các dịch vụ khác nhằm tăng lợi nhuận tăng tích luỹ để phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. Với quy mô và đặc điểm của công ty nên việc tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý được thực hiện theo mô hình quản lý tập trung. Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Giám Đốc công ty Phó Giám đốc công ty Phòng tổ chức hành chính phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng quản lý - Giám đốc: chịu trách nhiệm về sản xuất kinh doanhvà làm tròn nhiệm vụ đối với nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc đảm bảo tính tối ưu tính linh hoạt độ tin cậy và hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc: Theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách khâu xuất nhập khẩu, đầu tư … đảm nhiệm công việc khi giám đốc vắng mặt. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, đào tạo, tiền lương, quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ khen thưởng, kỷ luật. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng về tài chính hướng dẫn đôn đốc kiểm tra và thu thập đầy đủ kịp thời thông tin, giúp giám đốc có quyết định đúng đắn, có trách nhiệm tham mưu và quản lý các nguồn vốn, tính toán hiệu quả kinh doanh, lập sổ sách kế toán, hạch toán và báo cáo định kỳ theo đúng quy định hiện hành của nhà nước và Tổng công ty. - Phòng kinh doanh: Gồm hai phòng Có chức năng và nhiệm vụ là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng được ký kết giữa công ty và bạn hàng, thực hiện các dịch vụ uỷ thác, hưởng hoa hồng…Ngoài ra tham mưu cho giám đốc công ty về các nhiệm vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của công ty, thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch, nghiên cứu, tiếp cận thị trường, xây dựng kế hoạch, bán hàng hoá. - Phòng quản lý: Quản lý mọi mặt về kế hoạch,vật tư lao động tài sản,tiền vốn theo đúng chế độ của nhà nước Như vậy mỗi phòng ban có một chức năng riêng nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc đã tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vị trí, vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhưng mục đích cuối cùng vẫn là sự sống còn của công ty và sự cạnh tranh phát triển của doanh nghiệp với những khả năng sẵn có của mình cần được khai thác. 4. Cơ cấu bộ máy kế toán. Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý của công ty cần phải tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị trường.Công Ty Thiết Bị Phụ Tùng Xăng Dầu đã xắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức gọn nhẹ, hoạt động có hiệu qua cao, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán chi phí Thủ quỹ Các bộ phận kế toán có chức năng được phân công cụ thể như sau: -Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán.Là người giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công việc kế toán ,thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong toàn công ty Kế toán trưởng phải là người hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ kế toán và có kinh nghiệp trong công tác lãnh đạo chỉ đạo một bộ phận nghịêp vụ này và có trình độ khả năng để thường xuyên kiểm tra,kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị để kịp thời uốn nắn ,chấn chính không để sai phạm xảy ra -Phó phòng : Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng kế toán về công việc được phân công.Theo dõi kiểm tra các chứng từ thanh toán, chỉ tiêu nội bộ của các phòng ban trong công ty ký duyệt ,các chỉ tiêu trong phạm vi được uỷ quyền,các trường hợp đặc biệt phải có sự trao đổi thống nhất với trưởng phòng. Ngoài ra còn theo dõi kiểm tra giải quyết các phần công việc khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách công tác nội bộ của phòng ,lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công -Kế toán ngân hàng Lập các chứng từ thanh toán qua ngân hàng,theo dõi và định khoản, hạch toán các khoản báo nợ,báo có của ngân hàng để xác định số dư tài khoản tiền gửi, tiền vay qua ngân hàng, mở L/C,theo dõi và chấp nhận thanh toán các bộ chứng từ nước ngoài thông qua nội dung L/C đã mở -Kế toán tổng hợp Có nhiệm vụ ghi chép tính toán phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan dến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, hợp đồng sản phẩm hàng hoá đảm bảo chính xác hợp lý Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp Thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ sổ sách kế toán thuộc phần việcđược phân công .Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ các khoản công nợ với khách hàng -Kế toán công nợ Kiểm tra chứng từ, thủ tục chi tiêu tiền mặt, thanh toán các chứng từ tạm ứng, tính tiền lương và bảo hiểm xã hội cho các bộ công nhân viên -Kế toán chi phí Kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh nhằm dảm bảo tính hợp lý,hợp pháp của các kế toán chi phí, tập hợp và kết chuyển chính xác các khoản chí phí .Tổ chức kế toán chi phí phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp -Thủ quỹ Theo dõi thu chi trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là phiếu thu,phiếu chi đã được duyệt .Mở sổ quỹ ghi chép thu chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ ngân hàng, lưu trữ phiếu thu phiêu chi hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, luôn đảm bảo được tồn quỹ,khớp với sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng .Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt Phần II tình hình hạch toán nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá nhập khẩu tại công ty 1Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,hiện nay công ty Thiết Bị Phụ Tùng và Xăng Dầu đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ vào các sổ ,thẻ chi tiết có liên quan.Các thẻ ,các sổ kế toán chi tiết cuối tháng phải chuyển vào bảng tổng hợp Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái .Cuối tháng phải khoá sổ để tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng,trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng các phát sinh nợ,tổng các phát sinh có,và số dư của các tài khoản trên sổ cái .Số liệu tổng cộng ở số cái được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và được đối chiếu khớp đúng với bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và phương pháp kế toán tại công ty. a/Đặc điểm Ngân hàng kinh doanh nhập khẩu của công ty là các mặt hàng như máy móc,thiết bị, phương tiện vận tải,vật liệu…Đây không phải là những mặt hàng tiêu dùng thông thường mà là hàng công nghiệp phục vụ các hoạt động lớn, các dự án.Chính vì vậy việc tổ chức kinh doanh nhập khẩu tại công ty phải được tiến hành chính xác, rành mạch, trung thực kịp thời nhằm theo dõi kiểm tra có hệ thống các khoản thu chi, chi phí và các khoản phải thanh toán với người bán theo từng hợp đồng nhập khẩu b/Phương pháp kế toán áp dung tại công ty Để phản ánh tình hình mua và bán hàng hoá nhập khẩu, kế toán sử dụng chứng từ bao gồm :Hợp đồng nhập khẩu, hoá đơn thưng mại, vận đơn, tờ kê khai hải quan, biên bản giám định chất lượng hàng hóa, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn GTGT, bảng kê bán hàng, chứng từ thu hồi tiền, giấy báo có của ngân hàng. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ và hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế bán ra do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm phát hành ngoại tệ .Phương thức thanh toán chủ yếu với hàng nhập khẩu là bằng L/C 3/Kế toán nghiẹp vụ nhập khẩu tại công ty. 3.1.Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 3.1.1Các tài khoan sử dụng hạch toán nhập khẩu hàng hoá Tk 111:tiền mặt(1111-tiền VN đồng) Tk 112:tiền gửi ngân hàng 1121 tiền VN đồng 122 Ngoại tệ USD Tk 144 :ký quỹ ký cược ngắn hạn Tk 156:hàng hoá 1561: giá trị hàng hoá 1562: Chi phí thu mua TK1331 :thuế GTGT đầu vào TK333 :thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3331:Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333:thuế nhập khẩu Tk 413 :chênh lệch tỷ giá Các tài khoản liên quan khác :Tk 331, Tk642….. 3.1.2 Trình tự hạch toán kế toán Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu ,công ty dã làm thủ tục mở L/C -Nếu phải ký quỹ tại ngân hàng kế toán ghi Nợ TK144 :thế chấp ký quỹ,ký cược ngắn hạn Có TK111:tiền mặt Có TK1122:tiền gửi ngân hàng -Nếu vay ngắn hạn ngân hàng để ký quỹ mở L/C Nợ Tk144: Số tiền ký quỹ theo tỷ giá hạch toán Có Tk 311 Đồng thời ghi dơn vào TK007:ngoại tệ Có TK 007 Ký quỹ mởL/C -Khi hàng nhập khẩu về cảng ,biên giới ,sân bay Nợ TK 151 :tỷ giá thực tế Có TK331 :giá mua ,tỷ gia hạch toán Có TK3333:thuế nhập khẩu phải nộp ,tỷ giá thực té Có (nợ)TK 413:chênh lệch tỷ giá -Khi hàng nhập khẩu đi đường về doanh nghiệp Tại đơn vị kinh doanh hàng hoá (mua hàng về để bán ) Nợ TK157:hàng chuyển đi bán Nợ TK 632:bán hàng giâo tại cảng, sân bay,cửa khẩu Nợ TK1561:hàng về nhập kho Có TK :151Hàng mua đi đường ,tỷ giá thực tế -Khi hàng về bị thiếu hoặc mất mát chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381:tài sản thiếu chờ xử lý Có TK151 -Nếu được người bán giảm giá Nợ TK331 Có TK1561,152,153 Có TK133 -Nếu được hưởng chiết khấu mua hàng Nợ TK331 Có TK711 -Phản ánh thuế GTGT Theo phương pháp khấu trừ NợTK133 Có TK3331 -Khi hạch toán tiền hàng nhập kho cho người bán Nợ TK 331:tỷ giá hạch toán Có TK1122: 3.2Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác. Một số doanh nghiệp được nhà nước cấp giấy phép và hạn ngạch nhập khẩu nhưng chưa đủ để ký hợp đồng nhập khẩu và tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu trực tiếp nên phải uỷ thác cho công ty khác có chức năng và đủ điều kiện đứng ra tổ chức nhập khẩu hộ 3.2.1Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu Chứng từ sử dụng:hợp đồng giao nhận,biên bản kiểm nhận nhập kho ,hoá đơn GTGT….. -Khi ứng tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu Nợ TK331 Nợ(có)413 Có TK 111 ,112 Nếu ứng tiền bằng ngoại tệ thì đồng thời ghi Có TK007 -Khi kiểm nhận hàng hoá do bên uỷ thác giao,căn cứ vào chứng từ (Hoá đơn GTGT)do bên uỷ thác nộp hộ Nợ TK 156 Nợ TK133 Có TK331:tỷ giá hạch toán -Nếu đơn vị uỷ thác tự nộp thuế Nợ TK 331 Có TK111,112 -Phí nhập khẩu phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác,hoa hồng,phí vận chuyển,chi phí khác Nợ Tk156 Nợ TK133,138 Có TK 331 -Khi thanh toán các khoản giữa các bên giao nhận uỷ thác Nợ TK 331 Có TK111,112 Khi nhập hàng do bên uỷ thác bàn giao Nợ TK156 Có TK331 -Khi nhận hoá đơn thuế GTGT củađơn vịnhận uỷ thác thì kế toán ghi tiền thuế đầu vào Nợ TK133 Có TK156 Có TK632 3.2.2Kế toán đơn vị nhận uỷ thác a/Chứng từ sử dụng Căn cứ vào hợp đồng giao nhận ,hợp đồng nhập khẩu ,vận đơn,tờ kê khai hải quan ,biên bản giám định chất lược hàng hoá ,giấy báo nợ ngân hàng … b/Trình tự kế toán : -Phản ánh số tiền do đơn vị uỷ thác chuyển đến để nhập khẩu hàng hoá và nộp thuế(nếu có) Nợ TK111,112 Có TK131 Nếu nhận bằng ngoại tệ phải đồng thời ghi vàoNợ 007 và chênh lệch tỷ giá ở TK413 -Khi dùng tiền ký quỹ tại ngân hàng để mở L/C Nợ TK144 Có TK111,112 -Khi đợn vị nhận uỷ thác hoàn thành việc nhập khẩu ,căn cứ vào thông báo nhận hàng và chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu(đã hoàn thành thủ tục hải quan)kiểm nhận hàng ghi theo giá hạch toán NợTK151 NợTK 156:tạm nhập kho chờ bàn giao cho bên uỷ thác Có TK331,1112,1122:tỷ giá hạch toán -Phản ánh các khoản thuế (TTĐB,thuế nhập khẩuvà thuế GTGT hàng nhập khẩu)phải nộp Nợ TK151,156 Có TK333(3332,3333,33312) -Khi nộp thuế hộ cho bên giao uỷ thác Nợ TK333(3332,3333,33312 Có TK 111,112 -Khi hàng giao cho bên uỷ thác,căn cứ hoá đơn GTGT Nợ TK 131 CóTK1561:xuất kho Có TK151:giao trực tiếp tại nơi nhận -Với chi phí uỷ thác hàng nhập khẩu coi như doanh thu Nợ TK131,111,112 Có TK511 Có TK333(3331) -Khoản chi hộ liên quan đến đơn vị giao uỷ thác:phí hải quan ,phí thuê kho bãi,… Nợ TK 131 Có TK 111,112 -Khi đơn vị giao uỷ thác trả tiền hàng ,phí ,thuế cho các đơn vị nhận uỷ thác Nợ TK 331 Nợ TK 333 Có TK 144 Có TK 111,112 Nếu trả bằng ngoại tệ ghi có TK 007,phản ánh chêch lệnh tỷ giá vào 413- 4 Báo cáo tài chính Thực hiện chính sách công khai tài chính công ty lập các báo cáo tài chính để nộp như Bảng cân đối kế toán ,Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đối với công tác quản lý nội bộ kế toán lập các báo cáo quản trị như :Báo cáo chi tiêt chi phí nhân công trực tiếp ,chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,sản xuất chung ,chi phí bán hàng ,chi phí quản lý và báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu ,bảng tính giá thành chi tiết từng sản phẩm công tác.Lập báo cáo dược thực hiện vào cuối mọi quý sau đó trình duyệt quyêt toán năm. Ví dụ Bảng cân đối kế toán ,bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Phần I:Lãi Lỗ Phần II:Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Phần III: Phần III Những thu hoạch Qua đợt thực tập tại công ty Thiết Bị Phụ Tùng,được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của chị kế toán trưởng và các anh chị trong phòng em đã vượt qua được sự bỡ ngỡ giữa lý thuyết và thực tế,dần làm quen với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và quy trình sử dụng,ghi chép các loại sổ kế toán .Từ đó một phần hiểu được công tác tổ chức xử lý luân chuyển các chứng từ và phương pháp ,căn cứ ghi sổ trong thực tế của công ty,hiểu sâu hơn các kiến thức đã học cũng như nắm vững hơn nữa các nguyên tắc kế toán,các quy định của nhà nước về quản lý kinh tế và kế toán trong doanh nghiệp.Em cũng nhận thấy rằng mặc dù còn hoạt động trong nền kinh tế thị trường gặp nhiều khó khăn nhưng bằng sự nỗ lực vươn lên công ty đã hoạt động ngày càng có hiệu quả. Những ưu điểm trong công tác kế toán tại công ty -Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều nắm bắt kịp thời và được phản ánh một cách chính xác -Công ty dã trang bị một hệ thống máy vi tính, máy phô tô ,máy in,máy fax hiện đại,do đó công việc tập hợp ,lưu trữ chứng từ và vào hệ thống sổ kế toán đầy đủ và khoa học,tiết kiệm, thời gian -Chứng từ được tập hợp đầy đủ và được trữ tốt.Việc tổng hợp,ghi chép trên sổ sách chứng từ kế toán rất sạch sẽ,dể kiểm tra,đối chiếu -Cùng với việc khai thác mở rộng thi trường,công ty còn trang bị cho mình một đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực công tác, trình độ chuyên môn vững vàng,có tinh thần trách nhiệm cao,hết lòng vì hiệu quả hoạt động của công ty -Tuy nhiên trong tình hình mà các doanh nghiệp cùng kinh doanh trong một lĩnh vực kinh tế ,để phát triển và đứng vững trong nền kinh tế thị trường với môi trường canh trạnh gay gắt -lãnh đạo công ty cần phối hợp với các phòng kinh doanh và phòng kế toán để tìm ra những mặt hàng kinh doanh có lãi nhằm tăng lợi nhuận,tăng thu nhập cho người lao động kết luận Trong mỗi một doanh nghiệp công tác tổ chức hạch toán kế toán và quản lý tài chính có vai trò hết sức quan trọng,những số liệu do kế toán thu thập,xử lý phải phản ánh một cách đầy đủ ,chính xác kịp thời và phát huy triệt để vai trò của kế toán là giám đốc kinh tế bằng tiền đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống, phát huy và khai thác mọi khả năng tiềm tàng của tài chính doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết Bị Phụ Tùng và Xăng Dầu Được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn và các anh chị trong phòng tài chính kế toán,em đã hoàn thành bản báo cáo này .Tuy nhiên với trình độ và thời gian có hạn,bản báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót .Rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo ,các anh chị trong phòng kế toán để nhận thức của em về vấn đề này ngay càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ._.