Báo cáo Thực tập tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần - Tổng Cục hậu cần

, trong đó có cơ quan chức năng của Nhà nước (Cơ quan tài chính, thuế, ngân hàng…) các nhà đầu tư. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, vấn đề cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp diễn ra thường xuyên, phức tạp và mang tính khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán càng được khẳng định như một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Nâng cao tính hữu ích của thông tin kế toán không chỉ trách nhiệm của người nghiên cứu, thực hành kế toán ở doanh nghiệp, mà còn là trách nhiệm và mối quan tâm thường xuyên của nhà quản lý doanh nghiệp, của các cơ quan quản lý doanh nghiệp. Tìm hiểu về “Công ty Thanh Hà-Cục Hậu Cần-TCHC” I-Giới thiệu kháI quát về công ty thanh hà-chc-tchc: 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thanh Hà: Công ty Thanh Hà được thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày 17 tháng 11 năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tổng Tham Mưu. Nhiệm vụ của công ty là: - Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y. - Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu Cần. - Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. - Kinh doanh mặt hàng ăn uống. Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể khái quát như sau: Từ trước những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các tổ đội nhỏ lẻ như tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn uống…trực thuộc Cục Hậu Cần. Trước kiểu làm ăn manh mún, không có tổ chức, không đáp ứng được nhu cầu đã có công văn trình lên trên đề nghị được sát nhập các tổ, đội đó lại với nhau thành Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp. Với diện tích mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng 30.000m², tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế thương mại tốt, gần các trục đường chính thuận tiện cho việc giao dịch, vân chuyển và tiếp thị các sản phẩm. Năm 1994 Công ty Thanh Hà được thành lập, trụ sở chính được đặt tại 25H Phan Đình Phùng- Quận Ba Đình-Hà Nội. Chi nhánh phía Nam tại:18E đường Cộng Hoà-Quận Tân Bình-Thành Phố Hồ Chí Minh. Sau khi được thành lập Công ty được Cục Hậu Cần và Tổng Cục Hậu Cần đầu tư vốn và từng bước đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đưa khoa học kỹ thuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng tốt, giá thành hợp lý, đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức mạnh cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trường. Với nghành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa”. Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị Quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trong toàn quân về bàn, ghế, tủ, giường, quân trang…Mặt khác khai thác tạo nguồn công việc trong thị trường kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trảI chi phí, hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nước. Từ đó công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu Cần, Tổng Cục Hậu Cần giao cho Công ty. Với đội ngũ cán bộ-CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toàn Công ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn 36, hàng năm sản xuất đem lại doanh thu hàng quốc phóng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngày càng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thường xuyên cho người lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức(từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty), phát triển đội ngũ cán bộ, công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn bó chặt chẽ, không tách dời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nước và nền công nghiệp quốc phòng. Hiện nay Công ty được phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và kho bạc Nhà nước, có con dấu riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000 Trong đó: +Vốn cố định: 5.853.300.000 +Vốn lưu động: 520.900.000 Từ các nguồn: *Ngân sách QP: 4.792.500.000 *Từ nguồn tự có: 1.581.700.000 Có thể đánh giá quá trình phát triển của công ty Thanh Hà qua một số chi tiêu sau: KếT QUả THựC HIệN CáC CHỉ TIÊU CHủ YếU STT TÊN CHỉ TIÊU Đvt Năm 2005 Năm 2006 NĂM 2007 1 Doanh thu bán hàng đ 23.142.695.000 23.530.065.000 24.141.575.000 2 Giá vốn bán hàng đ 18.097.585.000 18.024.029.000 18.152.435.000 3 Lãi gộp đ 5.045.110.000 5.506.036.000 5.989.140.000 4 Chi phí bán hàng đ 347.145.000 329.426.000 345.620.000 5 Chi phí quản lý DN đ 207.560.000 215.343.000 230.642.000 6 Lợi nhuận thuần đ 4.490.405.000 4.961.267.000 5.412.878.000 7 Nộp ngân sách đ 1.620.000.000 2.028.000.000 2.123.000.000 8 Lợi nhuận sau thuế đ 2.870.405.000 2.933.267.000 3.289.878.000 9 Vốn kinh doanh đ 6.750.000.000 7.740.500.000 8.520.500.000 10 Tông số lao động Người 183 195 215 11 Thu nhập BQ của 1 LĐ Đồng 1.119.098 1.202.570 1.230.240 1.2.Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Thanh Hà Sản phẩm kinh doanh của công ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại như trang trí nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng,xây dựng và sửa chữa…nhưng các sản phẩm của may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu hàng năm Các sản phẩm may có thể kháI quát thành 2 dạng quy trình là may đo lẻ và may đo hàng loạt *-May đo lẻ: -Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng người,ghi số đo vào phiếu(mỗi sản phẩm 1 phiếu đo) -Bộ phận cắt:Căn cứ vào phiếu đo của từng người ghi trên phiếu để cắt -Bộ phận may: +Theo chuyên môn hoá,chia cho từng người may hoàn thiện +Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc là hoàn chỉnh và kiểm tra chất lượng -Bộ phận đồng bộ:Theo số phiếu ,ghép các sản phẩm thành1 xuất cho từng người sau đó nhập sang cửa hàng để trả cho khách SƠ Đồ 01: QUY TRìNH CÔNG NGHệ MAY ĐO Lẻ May Vải(NVL chính) ĐO Cắt Hoàn chỉnh Kiểm tra chất lượng Đồng bộ Thành phẩm Nhập cửa hàng *-May hàng loạt: Bao gồm các sản phẩm của hàng quốc phòng.Các sản phẩm nay có đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục quân nhu -Tại phân xưởng cắt: +Tiến hành phân khổ vải sau đó báo cho kỹ thuật giác mẫu theo từng cỡ số và trổ mẫu +Rải vải theo từng bàn cắt,ghi mẫu và xoa phấn +Cắt phá theo đường giác lớn sau đó cắt vòng theo đường giác nhỏ +Đánh số thứ tự, bó buộc chuyển sang tổ may -Tại các tổ may: +Bó mầu bán thành phẩm theo số thứ tự +Rải vảI theo quy trình công nghệ +Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc,là hoàn chỉnh,kiểm tra chất lượng và đóng gói theo quy định sau đó nhập kho thành phẩm SƠ Đồ 02: QUY TRìNH CÔNG NGHệ MAY HàNG LOạT Phân khổ Phân khổ Hoàn chỉnh Kiểm tra Chất kượng Phân khổ Đồng bộ Thành phẩm Nhập cửa hàng Vải(NLC) May 1.3.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trên giao cho công ty hàng năm.Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc công ty như sau: -Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ quốc phòng và sản xuất quân trang như ba lô, quần lót,vỏ chăn,võng,màn, tất chống vắt… của cục quân nhu và sản xuất hàng quân y của cục quân y theo kế hoạch và hàng tạo nguồn của công ty -Xí nghiệp 1 kinh doanh mặt hàng ăn uống,phục vụ hội nghị, cưới hỏi -Xí nghiệp 2 (đóng quân tại Thành Phố Hồ Chí Minh) xây dựng và sửa chữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam -Xí nghiệp3 sản xuất hàng doanh cụ như bàn, ghế, tử, giường…và trang trí nội thất của các công trình xây dựng -Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trình theo kế hoạch và tạo nguồn -Trường mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con em của CB-CNV trong công ty theo chương trình của Sở giáo dục quy định Sơ đồ 03: tổ chức hoạt động SX-KD của công ty Thanh Hà CÔNG TY Xí nghiệp 2 Tổ sửa chữa Xí nghiệp 1 Trường mầm non Xí nghiệp 3 Xí nghiệp may Đội xây dựng 1.4.Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty Thành Hà xây dựng được 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trên thị trừơng, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay.Với bộ máy quản lý gọn nhẹ,các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.4.1-Giám đốc công ty: Là người đại diện có tư cách pháp nhân cao nhất tại công ty,chịu trách nhiệm trước TCHC-BQP trước pháp luật và cấp uỷ về điều hành hoạt động của công ty.Có nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành và quyết định mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch được cấp trên phê duyệt và nghị quyết đại hội CN-VC hàng năm 1.4.2-Các phó giám đốc công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành các lĩnh vực,phần việc được phân công.Được quyền chủ động điều hành ,giải quyết các lĩnh vực công việc được giám đốc phân công và uỷ quyền.Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty,trước pháp luật về mọi hoạt động của mình -Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành về các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính-Kế toán và phòng kinh doanh -Phó giám đốc sản xuất: Giúp giám đốc điều hành trong công tác tổ chức sản xuất và toàn bộ công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty.Trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch tổ chức sản xuất và phòng kỹ thuật chất lượng -Phó giám đốc chính trị:Giúp giám đốc điều hành công tác Đảng, công tác chính trị trong toàn đơn vị.Trực tiếp chỉ đạo phòng chính trị và phòng hành chính 1.4.3-Phòng kế hoạch-Tổ chức sản xuất: Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho giám đốc công ty về mọi mặt.Trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt: công tác kế hoạch hoá, tổ chức sản xuất, lao động tiền lương 1.4.4-Phòng kinh doanh:Là cơ quan tham mưu giúp giám đốc công ty xác định phương hướng mục tiêu KD và dịch vụ.Trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ về KD, dịch vụ theo kế hoạch của công ty trong từng thời kỳ.Tư vấn cho giám đốc về việc thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh 1.4.5-Phòng chính trị: Là cơ quan đảm nhiệm công tác Đảng, công tác chính trị ở công ty.Có nhiệm vụ giúp cho giám đốc công ty thực hiện công tác tuyên huấn, công tác tổ chức xây dựng Đảng, công tác cán bộ chính sách, và các công tác đoàn thể như công đoàn, phụ nữ, thanh niên trong đơn vị 1.4.6-Phòng kỹ thuật-Chất lượng: Là cơ quan tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm.Nghiên cứu mẫu mốt, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật trong toàn công ty 1.4.7-Phòng tài chính- kế toán: Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán.Thực hiện chức năng quan sát viên của Nhà nước tại công ty.Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty, cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty 1.4.8-Phòng hành chính: Là cơ quan giúp việc cho giám đốc công ty thực hiện các chế độ về hành chính, văn thư, bảo mật.Thường xuyên bảo đảm trật tự an toàn cho công ty, tổ chức phục vụ ăn ca trong toàn công ty, quản lý và bảo đảm phương tiện làm việc, phương tiện vận tải chung cho toàn công ty SƠ Đồ 04: Tổ CHứC Bộ MáY QUảN Lý CủA CÔNG TY Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc chính trị Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh Doanh Phòng Khoạch Tổ chức SX Phòng Kỹ thuật Chất lượng Phòng chính trị Phòng Hành Chính II. THựC TRạNG Tổ CHứC htkt TạI CÔNG TY THANH Hà 2.1Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Thanh Hà Từ ngày 01/01/1996, chấp hành nghiêm chỉnh quyết định số 114TG/QĐ của Bộ tài chính, công ty Thanh Hà đã tiến hành thực hiện chế độ kế toán mới.Mặc dù ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần công tác kế toán đã đi vào nề nếp a-Bộ máy kế toán của công ty: Bộ máy kế toán của công ty Thanh Hà được tổ chức theo hình thức tập trung.Mọi hoạt động về tài chính của công ty và xí nghiệp đều được phản ánh về phòng Tài chính-kế toán Tại các xí nghiệp thành viên, tài chính có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc xí nghiệp về các mặt hạch toán, quản lý thu chi tài chính trong phạm vi các khoản mục và tỷ lệ chi phí được công ty phân cấp. Hàng tháng tính tiền lương, thưởng, BHXH cho CB-CNV thuộc xí nghiệp mình quản lý theo sự chỉ đạo của công ty.Thực hiện đối chiếu, thanh quyết toán các khoản vay nợ, thu hộ ,chi hộ giữa xí nghiệp với công ty và đơn vị bạn Cụ thể: tại xí nghiệp thành viên Các kho công ty (cung cấp vật liệu cho các xí nghiệp thành viên) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo “nhập, xuất, tồn” và từ ngày 3 đến ngày 5 tháng sau chuyển báo cáo lên phòng kế toán công ty. Ngoài ra phảI chấp hành nội quy hạch toán nội bộ công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức, công tác đo đếm nguyên vật liệu trước khi cấp phát cho các xí nghiệp. Nhân viên kế toán xí nghiệp theo dõi từ khâu nguyên vật liệu từ khi đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty. Nội dung hạch toán như sau: Các xí nghiệp theo dõi: Từng chủng loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng Số lượng bán thành phẩm được cấp phát cho từng tổ sản xuất Tình hình sản xuất nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt được để tính lương cho từng công nhân Cuối tháng lập báo cáo và chuyển lên phòng kế toán (bao gồm các báo cáo sau Báo cáo chế biến bán thành phẩm Báo cáo thanh toán nguyên vật liệu Báo cáo sản phẩm dở dang và thành phẩm Tóm lại, hạch toán ở các xí nghiệp là hạch toán đơn Tại phòng kế toán công ty Quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng theo phương thức trực tiếp nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán. Hiện nay phòng tài chính kế toán gồm 5 người được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng (trưởng phòng): là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty và giúp việc cho giám đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn về tài chính kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán của công ty Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phân công, kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng. Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho các xí nghiệp thành viên. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua và ký duyệt tất cả các chứng từ thu, chi cũng như các báo cáo kế toán, hợp đồng kinh tế. Được giám đốc ủy quyền trực tiếp giao dịch với ngân hàng và các cơ quan tài chính cấp trên về công tác tài chính kế toán của công ty. Kế toán thanh toán – ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán toàn bộ công nợ của các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp và nội bộ công ty. Theo dõi công nợ với ngân hàng về các khoản tiền gửi, tiền mặt, tiền vay của công ty. Ngoài ra còn theo dõi các khoản tiền tạm ứng của CB-CNV trong công ty. Kế toán vật tư thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi việc mua bán với các khách hàng trên sổ chi tiết.Phản ánh chính xác tình hình nhập xuất về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại vật tư, hàng hoá.Tính toán đầy đủ, chính xác kịp thời giá thực tế của từng loại vật tư, hàng hoá cuối tháng để làm căn cứ tính giá thành phẩm sản phẩm Kế toán tiền lương-TSCĐ: có nhiệm vụ tính tiền lương, thưởng,BHXH cho CB-CNV thuộc khối quản lý của công ty.Tổng hợp tình hình thanh toán tiền lương, thưởng,BHXH của toàn công ty trên sổ chi tiết.Quyết toán BHXH với cơ quan tài chính cấp trên.Theo dõi sự bíên động về TSCĐ trên sổ chi tiết, trong toàn công ty và tính khấu hao TSCĐ Kế toán giá thành-tổng hợp:có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chính xác kịp thời các loại chi phí sản xuất theo các đối tượng hạch toán và đối tượng tính giá thành.Tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành,xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty SƠ Đồ 05: Bộ MáY Kế TOáN CủA CÔNG TY Kế toán trưởng Tài chính các xí nghiệp thành viên Kế toán TGNH và thanh toán Kế toán Vật tư Thành phẩm Kế toán tiền lương TSCĐ Kế toán Giá thành Tổng hợp Thủ quỹ 2.2.Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Thanh Hà 2.2.1-Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong công ty bao gồm: Lao động tiền lương:Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ BHXH, bảng thanh toán BHXH Hàng tồn kho:Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá Bán hàng:Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Tiền tệ:Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ Tài sản cố định:Biên bản giao nhận TSCĐ , biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành,biên bản đánh giá lại TSCĐ 2.2.2.Tổ chức luân chuyển các chứng từ chủ yếu: Phiếu thu, chi tiền mặt do phòng tài chinh kế toán lập(phiếu thu gồm 3 liên, phiếu chi gồm 2 niên).Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị nộp tiền.Giấy đề nghị thanh toán(có chữ ký của giám đốc hoặc phó giám đốc công ty xác nhận đồng ý chi) kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.Sau đó viết phiếu thu chi(ký)=>Kế toán trưởng ký=> Giám đốc ký phiếu chi=> Thủ quỹ thu, chi(ký)=>Kế toán ghi sổ=>Bảo quản chứng từ Phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng(gồm 3 liên) do phòng kế hoạch-tổ chức sản xuất lập.Kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty với các nhà cung cấp và hợp đồng sản xuất với các xí nghiệp thành viên.Căn cứ vào lệnh mua bán của giám đốc và phiếu báo kiểm nghiệm vật tư của phòng kỹ thuật, kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp lệ.Sau đó viết phiếu nhập,xuất kho và hoá đơn bán hàng cho từng đối tượng=>phụ trách phòng ký=>Giám đốc ký=>Thủ kho và khách hàng ký Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất và hoá đơn vào thẻ kho, hàng ngày chuyển chứng từ cho kế toán nguyên liệu thành phẩm phòng tài chính-kế toán để ghi sổ Tại các xí nghiệp thành viên, theo sự phân cấp của công ty:phiếu thu, chi tiền mặt do kế toán thanh toán lập=>Trưởng ban ký=>Giám đốc xí nghiệp ký. Hàng tháng xí nghiệp lập bảng thanh toán chi phí sản xuất theo định mức khoán của công ty và các bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công, bảng thanh toán BHXH, bảng cân đối tiền lương chuyển về phòng kế hoạch tổ chức sản xuất duyệt => phòng tài chính kế toán kiểm tra tổng hợp và thanh toán Phòng tài chính kế toán sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng lĩnh vực công việc phân công, các nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và nhập dữ liệu từ các chứng từ vào máy => bảo quản chứng từ 2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất nhà nước đã ban hành, các văn bản hướng dẫn của ngành và của cơ quan quản lý. Cùng với các hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, công ty đã áp dụng 54 tài khoản trong số 72 tài khoản trong bảng và 5 trong số 7 tài khoản ngoài bảng của hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. 2.2.4. Hình thức tổ chức sổ: Do đơn vị sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm nên công ty Thanh Hà chọn hình thức tổ chức sổ là hình thức “nhật ký chứng từ” Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán thủ công Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKCT hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với NKCT được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phảI chuyển số liệu tổng hợp của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bàng phân bổ ghi vào các bảng kê và NKCT có liên quan. Cuối tháng khoá sổ cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ cái Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp và căn cứ vào số thẻ và sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng hợp ở sổ cáI và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính * Nhật ký chứng từ Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 NKCT được đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10. Nhật ký chứng từ là một sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nộidung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở nhật ký chứng từ dùng cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có của các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đó. Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ cái. Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản . - NKCT số 1: Phản ánh số phát sinh Có của tài khoản 111 đối ứng Nợ các tài khoản khác liên quan - NKCT số 2: Phản ánh số phát sinh Có TK 112 đối ứng Nợ các TK khác có liên quan -NKCT số 3: Phản ánh số phát sinh Có TK 113 đối ứng Nợ các TK khác có liên quan - NKCT số 4: Phản ánh số phát sinh Có TK311, 315, 341, 342 đối ứng Nợ các TK có liên quan, ngoàira NKCT này còn phản ánh tình hình thanh toán, tiền vay - NKCT số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp.Gồm 2 phần: Theo dõi bên Có 331(sẽ phảitrả) Theo dõi bên Nợ TK 331 - NKCT số 6: Phản ánh phát sinh có TK 151 - NKCT số 7: Là sổ dùng để tổng hợp tất cả chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh phát sinh có các TK 152, 153, 154,142,214,241,242,334,335,338,611,622,623,627,631 và phát sinh nợ TK152, 153, 154,142,214,335,622,623,627,631 - NKCT số 8: Theo dõi phát sinh có các TK 155,156,157,131,511, 521,531,532,632,641,642,515,635,711,811,911 - NKCT số 9: Phản ánh phát sinh có các TK 211,212,213 - NKCT số 10: Phản ánh phát sinh có các TK còn lại ngoài 9 NKCT trên 333,411,412,413,414,415,421,431,161 *Bảng kê Trong hình thức NKCT có 9 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 (không có bảng kê số 7,10). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của mỗi TK không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan . Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các TK , có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng ... phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. *Sổ chi tiết -Sổ chi tiết số 1 + Là sổ chi tiết theo dõi tiền vay ( TK 311,315,341,342 ) + Số liệu tổng cộng được ghi vào NKCT số 4 -Sổ chi tiết số 2 + Là sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, được mở riêng cho từng đối tượng. + Cuối tháng cộng và ghi vào NKCT số 5. -Sổ chi tiết số 3 + Là sổ chi tiết theo dõi doanh thu và các tài khoản loại 5 khác . + Cuối tháng cộng và ghi vào NKCT số 8. -Sổ chi tiết số 4 + Là sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán với người mua. + Cuối tháng cộng và chuyển vào NKCT số 8, bảng kê số 11. -Sổ chi tiết số 5 + Là sổ chi tiết theo dõi TSCĐ. + Cuối tháng cộng sổ và chuyển vào NKCT số 9. -Sổ chi tiết số 6 + Là sổ chi tiết theo dõi các tài khoản trên NKCT số 10. + Cuối tháng cộng sổ và chuyển vào NKCT số 10. *Bảng phân bổ Là bảng dùng để tập hợp chi phí phát sinh nhiều lần, thường xuyên hoặc chi phí đòi hỏi phải tập hợp tính toán sau đó phân tách cho từng đối tượng . -Bảng phân bổ số 1: Tiền lương và BHXH -Bảng phân bổ số 2: NVL, CCDC -Bảng phân bổ số 3: Khấu hao TSCĐ *Sổ cái Là sổ tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số được lấy từ NKCT ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan. Sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT. 2.2.5. Hạch toán chi phí sản xuất 2.2.5.1 Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty, kế toán xác định đối tượng tập hợp chi phí sảxua xuất là các xí nghiệp thành viên trực thuộc công ty. Cụ thể: - Xí nghiệp 1 - Xí nghiệp 2 - Xí nghiệp 3 - Xí nghiệp may - Đội xây dựng -Tổ sửa chữa Hàng tháng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh của xí nghiệp nào thì được tập hợp trực tiếp cho xí nghiệp đó Riêng xí nghiệp 2 (đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh ) do đặc thù nghành nghề, do tổ chức sản xuất và tình hình giá thành sản phẩm của xí nghiệp do Tài chính xí nghiệp thực hiện. Hàng tháng xí nghiệp lập báo cáo chi tiết gửi tiền về Phòng Tài Chính- Kế toán công ty. 2.2.5.2 Đặc điểm chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất của Công ty Thanh Hà là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình sản xuất và cấu thành nên giá thành sản phẩm. Là một doanh nghiệp Quân đội, Công ty Thanh Hà đã thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ nhiều năm nay. Việc tổ chức công tác kế toán rất được coi trọng trên cơ sở thực hiện nghiêm chỉnh chế độ của Nhà nước và có sự vận dụng phù hợp với đặc điểm của công ty. Từ ngày 01/01/1996 công ty áp dụng hạch toán theo chế độ kế toán mới của Nhà nước ban hành. Theo chế độ này, hạch toán chi phí sản xuất của công ty sử dụng các tài khoản sau: -TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính vật liệu phụ được xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. -TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm các khoản tiền lương chính, phụ, các khoản phụ cấp có tính chất lượng và BHXH trả cho công nhân sản xuất của các xí nghiệp. -TK 627- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí phục vụ sản xuất phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm trong phạm vi các xí nghiệp thành viên TK 627 bao gồm các tài khoản cấp 2 sau: +TK 6271- Chi phí nhân viên phân xưởng +TK 6272 – Chi phí vật liệu +TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất +TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6278 – Chi phí khác bằng tiền 2.3.Đặc điểm kế toán 1 số phần hành chủ yếu tại công ty Thanh Hà 2.3.1. Kế toán vật tư (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá) Kế toán vật tư có nhiệm vụ theo dõi quá trình tăng, giảm của vật tư tồn kho. Kịp thời phát hiện vật tư thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2.3.1.1. Kế toán nguyên vật liệu a. Phương pháp tính giá Đơn vị sử dụng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước (FIFO): Được áp dụng dựa trên giả định hàng tồn kho được mua trước thì xuất dùng trước, tương tự hàng nhập trước thì xuất dùng trước và ngược lại hàng nhập sau thì xuất dùng sau b. Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu là tài sản lưu động, được nhập xuất thường xuyên và căn cứ vào đặc điểm của đơn vị là nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên nên đơn vị lựa chọn hình thức kê khai thường xuyên. Trong trường hợp này các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản nguyên vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ sách kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán. *Tài khoản sử dụng TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được dùng để ghi số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp và nhận từ các nguồn khác Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán Trị giá nguyên v._.