Báo cáo Thực tập tại Công ty Tạp phẩm & Bảo hộ Lao động - Bộ Thương mại

sản phẩm Công tác hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Kế toán có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, phản ánh trung thực chính xác kịp thời tình hình kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán cũng là cơ sở nguồn thông tin quan trọng trong quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, là một công cụ quản lý kinh tế. Tài chính kế toán luôn gắn liền với mọi hoạt động của doanh nghiệp phản ánh đầy đủ mọi tính pháp chế tài chính của Nhà nước. Để quản lý kinh doanh có hiệu quả và đúng pháp luật của Nhà nước, công tác kế toán tài chính là khâu không thể thiếu được trong quá trình quản trị điều hành doanh nghiệp nó là cơ sở để phát hiện những ưu khuyết điểm trong công tác kinh doanh và là tiền đề cho kế hoạch kinh doanh mới. Dựa trên những kiến thức đã được học ở trường cùng với thời gian công tác thực tập tại Công ty Tạp Phẩm và Bảo hộ Lao động của Bộ Thương Mại, tôi đã nghiên cứu tìm hiểu khái quát về Công ty, tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh cũng như nguyên tắc hạch toán kế toán và đã hoàn thành "Báo cáo Thực tập" của mình với 3 phần: Phần 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Phần 2: Tình hình Tổ chức công tác Tài chính của Công ty Phần 3: Tình hình Tổ chức công tác Hạch toán Kế toán tại Công ty Phần I Giới thiệu tổng quan về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty Tạp Phẩm và Bảo hộ Lao động là một đơn vị kinh tế quốc doanh trực thuộc Bộ Thương Mại. Công ty thực hiện chế độ kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Công thương Ba Đình. Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 11E phố Cát Linh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà nội. Công ty trước kia là Trung tâm bán buôn Bách hoá trực thuộc Tổng công ty Bách hoá - Bộ Thương Mại, được thành lập từ năm 1985 với nhiệm vụ chính là bán buôn, bán lẻ và gia công các mặt hàng dụng cụ gia đình, tạp phẩm và bảo hộ lao động. Năm 1986 để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ Trung tâm đã đổi tên thành Công ty Dụng cụ gia đình và Tạp phẩm. Đến năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp số 388/CP, công ty thành lập lại doanh nghiệp với tên gọi là Công ty Tạp phẩm. Trải qua hai năm hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của công ty và phương hướng kế hoạch của Bộ Thương Mại đến tháng 5 năm 1995, công ty sát nhập với Công ty Bảo hộ lao động hình thành Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động trực thuộc Bộ Thương Mại. Công ty có số vốn pháp định là 5,3 tỷ đồng trong đó vốn ngân sách cấp 3,7 tỷ đồng. Hiện nay, toàn công ty có 127 cán bộ công nhân viên, trong đó có 15 người là lao động gián tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh, số cán bộ còn lại đều tham gia trực tiếp và sản xuất kinh doanh. Biểu 1: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 1999 và 2000 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch 1. Tổng doanh thu Trong đó doanh thu bán hàng (doanh thu thuần) 198.979.753.816 197.668.754.713 242.883.377.764 241.573.488.836 + 43.903.623.948 + 43.904.734.123 2. Tổng chi phí Trong đó Chi phí HĐKD - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 198.464.136.199 198.092.994.894 195.000.691.744 2.467.190.891 625.112.259 242.366.553.736 241.149.202.270 238.661.890.759 2.312.731.040 174.580.471 + 43.902.417.537 +43.056.207.376 + 43.661.199.015 - 154.459.851 - 450.531.788 3. –Thu nhập hoạt động TC + BT - Chi phí hoạt động TC + BT 1.310.999.103 371.141.305 1.309.888.928 1.217.351.466 1.110.175 +846.210.161 3. Lợi tức trước thuế 515.617.617 516.824.028 + 1.206.411 4. Nộp ngân sách - Thuế lợi tức - Thuế vốn 164.997.637 204. 887. 220 165.383.688 204.887.220 + 386.051 5. Lợi nhuận còn lại 145.732.760 146.553.120 + 820.360 6. Thu nhập b/q người lao động 916.737 1.042.924 Qua Biểu 1 ta nhận thấy trong năm 2000 công ty đã đạt được kết quả hoạt động kinh doanh cao hơn năm 1999. Cụ thể doanh thu của doanh nghiệp đạt 241.573.488.836 đồng, số tiền lãi từ hoạt động kinh doanh là: 424.286.566 đồng. Đó là do công ty đã có các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp. Thu nhập bình quân của người lao động trong năm tăng lên từ đó khuyến khích người lao động. 2.Đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh Nội dung hoạt động chính của công ty như sau: - Tổ chức thu mua nguồn hàng tạp phẩm, dụng cụ gia đình và bảo hộ lao động cho các đối tượng có nhu cầu. - Tổ chức bán buôn, bán lẻ rộng rãi các mặt hàng thuộc diện kinh doanh của công ty, tổ chức các hoạt động dịch vụ ở những nơi có nhu cầu. - Tổ chức sản xuất, gia công các mặt hàng bách hoá. - Nhận uỷ thác, mua bán đại lý các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty cho các tổ chức sản xuất - kinh doanh. - Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty như hàng dụng cụ gia đình, bảo hộ lao động. . . Từ nội dung hoạt động của công ty có thể nói công ty là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại trong và ngoài nước. Tuy nhiên, xuất phát từ đặc điểm của công ty mới được tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá nên hoạt động này còn yếu. Trong khi đó, công ty có số lượng bạn hàng trong nước ngày càng mở rộng. Trong những năm gần đây, việc tổ chức sản xuất gia công, chế biến chiếm tỷ trọng không lớn trong hoạt động của công ty mà hoạt động chính của công ty là khai thác và tiêu thụ hàng hoá. 3.Đặc điểm về tổ chức quản lý Với nội dung và nhiệm vụ trên, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kiểu trực tuyến chức năng. Tức là: 0Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc công ty. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước cấp trên về mọi mặt hoạt động của công ty, đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc. Phó giám đốc thứ nhất phụ trách về công tác tổ chức hành chính, xây dựng cơ bản của công ty. Phó giám đốc thứ hai là người chỉ đạo trực tiếp các hoạt động kinh doanh bảo hộ lao động. Phó giám đốc được uỷ quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Toàn công ty được chia thành 2 bộ phận lớn: Các phòng ban chức năng và các bộ phận kinh doanh. Công ty có 2 phòng ban chức năng giúp giám đốc quản lý theo ngành dọc và tham mưu cho giám đốc trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Làm nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ, lao động và thực hiện các chính sách, chế độ với người lao động . . làm công tác hành chính soạn thảo văn bản, công văn, lưu trữ. . . - Phòng kế toán - kế hoạch: Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho quản lý, cho ra các quy định kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh của công ty. Quản lý việc huy động và sử dụng vốn của công ty, hoàn thành nghĩa vụ của công ty với ngân sách Nhà nước. Bộ phận kinh doanh của công ty được tổ chức thành 7 bộ phận: cửa hàng số 1, cửa hàng số 2, cửa hàng số 3, trạm bách hoá, trạm bảo hộ lao động và hai phòng nghiệp vụ kinh doanh số 1 và số 2. Các bộ phận này trực tiếp hoạt động kinh doanh có nhiệm vụ chủ động tổ chức thu mua, bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ hàng hoá nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. Các bộ phận kinh doanh được bán buôn, bán lẻ tất cả các mặt hàng kinh doanh của công ty, được chủ động tạo nguồn hàng và tiêu thụ hàng, chủ động quyết định giá mua và giá bán hàng hoá. Trưởng bộ phận kinh doanh được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về pháp luật về hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận kinh doanh phải có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn của công ty cũng như phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cũng như với công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động Phó giám đốc Giám đốc Các phòng ban chức năng Các bộ phận kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 1 Phòng kế toán kế hoạch Cửa hàng BH số 1 Cửa hàng BH số 2 Cửa hàng BH số 3 Trạm Bách hoá Trạm BHLĐ Là một đơn vị nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, công tác kế toán ở công ty hiện nay thực hiện theo chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành: - Về hình thức sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ - Hạch toán nghiệp vụ tồn kho ở công ty bao gồm: hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng do thủ kho và nhân viên bán hàng thực hiện, hạch toán tổng hợp tồn kho tại phòng kế toán. Hiện nay, các mặt hàng của công ty thường bán ra với khối lượng lớn nên công ty chọn phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp tồn kho hàng hoá. áp dụng phương pháp này, kế toán theo dõi hàng hoá tồn kho trên TK 156 theo từng nghiệp vụ phát sinh một cách thường xuyên, kịp thời. Nhờ đó bám sát được lượng hàng hoá hiện có. Hạch toán chi tiết hàng xuất kho được áp dụng theo phương pháp thẻ song song cụ thể như sau: Hạch toán nghiệp vụ ở kho do thủ kho tiến hành theo dõi hàng hoá thông qua chỉ tiêu hiện vật. Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho để nhập kho hàng hoá và ghi thẻ kho. Thẻ kho dùng để theo dõi lượng hàng hoá của từng nghiệp vụ mua bán theo từng dòng. Thẻ kho được mở cho từng kho và từng loại hàng hoá theo các giá nhập khác nhau. Ngoài ra thủ kho có nhiệm vụ bảo quản hàng hoá tránh mất mát, hao hụt. Định kỳ thủ kho kiểm tra đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên thẻ kho và số liệu của kế toán kho. Hạch toán tồn kho ở quầy do nhân viên bán hàng ghi chép trên các thẻ quầy hàng (thẻ hàng). Thẻ hàng được mở để ghi chép sự biến động của từng mặt hàng đã nhập về mặt số lượng hiện vật và giá trị. Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho nội bộ nhân viên bán hàng ghi vào các thẻ hàng. Định kỳ (5 ngày) nhân viên bán hàng kiểm kê hàng còn lại, xác định lượng hàng bán ra của từng mặt hàng để ghi vào cột xuất trên thẻ hàng và lập báo cáo bán hàng. Hàng ngày, bộ phận kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi thẻ kho như ở kho. Cuối tháng kế toán đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng để lập bảng cân đối nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. Bảng cân đối được mở cho từng kho và theo dõi tổng hợp từng loại hàng hoá theo các đơn giá khác nhau cả về mặt số lượng và giá trị. Mỗi đơn giá khác nhau của từng loại hàng hoá khác nhau được ghi trên một dòng của bảng tổng hợp. Tổng giá trị nhập của một kho phải bằng tổng giá trị phát sinh nợ trên TK 156.1. Tổng giá trị xuất kho của một kho phải bằng tổng giá trị phát sinh có trên TK 156.1. Phần II Tình hình tổ chức công tác tài chính của Công ty Công tác tài chính là công tác quan trọng quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chế độ bảo toàn vốn. Do vậy, công ty đã rất quan tâm đến việc tổ chức công tác tài chính với nhiều phương pháp linh hoạt phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty cũng như phù hợp với sự biến động của thị trường. 1. Tình hình phân cấp quản lý tài chính của Công ty: Việc phân cấp quản lý tài chính là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong công tác quản lý tài chính của Công ty. Công ty có mô hình phân cấp quản lý là vừa tập trung vừa phân tán. Do đó công ty rất chú trọng trong việc phân cấp về vốn cũng như phân cấp về chi phí. Việc huy động vốn của công ty là nhằm sử dụng vào kinh doanh, do vậy việc sử dụng vốn phải dựa trên nguyên tắc và mục đích rõ ràng sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Công ty đặc biệt chú trọng về quản lý vốn, chứng từ hoá đơn và việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Khi vay vốn kinh doanh các đơn vị làm đúng qui định từ việc xây dựng các phương án kinh doanh, ký hợp đồng tạm ứng vay vốn, nhập xuất, báo cáo tồn kho hàng hoá. Phân cấp về chi phí: Khi kết thúc một niên độ tài chính thì kế toán phải lập Báo cáo quyết toán tài chính các hoạt động kinh tế , trên cở sở đó để lập kế hoạch chi tiêu tài chính cho niên độ sau, từ đó xác định nhu cầu về vốn và tìm biện pháp huy động cho công ty để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. 2. Công tác kế hoạch tài chính của Công ty: Trong Công ty kế hoạch tài chính là một kế hoạch quan trọng và cần thiết cho hoạt động của công ty. Vì vậy, khi tham gia vào kinh doanh công ty đã đặt ra cho mình những kế hoạch cụ thể, thiết thực nhằm huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính và các quỹ để đạt những mục tiêu kinh doanh của mình. Công ty đã xây dựng kế hoạch tài chính một cách cụ thể như kế hoạch về doanh số bán hàng, kế hoạch đầu tư về xây dựng mua sắm TSCĐ, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch chi phí, kế hoạch phát triển nguồn hàng (gồm cả hàng nội địa cũng như xuất khẩu), kế hoạch xuất khẩu (Xuất khẩu cafê nhân, găng tay bảo hộ lao động, xuất khẩu theo hình thức hàng đổi hàng), dự kiến lợi nhuận và phân phối lợi nhuận ... Căn cứ để xây dựng các kế hoạch trên dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước cộng với nhu cầu thị trường cũng như những dự đoán về sự biến động của thị trường mà Công ty đã lập ra các kế hoạch trên. 3. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty: Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động là một doanh nghiệp kinh doanh ổn định trong nhiều năm nay, vốn sử dụng trong công ty là hết sức cần thiết. Khi kết thúc một niên độ kế toán thì bộ phận kế hoạch tập hợp và lập các chỉ tiêu kinh tế tài chính từ đó làm cơ sở xác định nhu cầu vốn kinh doanh. Cùng với ngân sách Nhà nước giao, công ty còn tiến hành huy động thêm bằng cách vay Ngân hàng, ngoài ra công ty còn sử dụng triệt để các quỹ trích lập nhưng chưa sử dụng, từ lợi nhuận chưa phân phối, khoản công nợ chưa đến hạn thanh toán . . . Biểu 2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Đơn vị tính: đồng T T Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Số tiền T T(%) Số tiền T T (%) A Tài sản 38.067.858.277 100 45.835.650.559 100 I TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 36.643.712.675 96,259 44.551.303.626 97,198 1 Tiền 2.033.386.479 5,341 3.858.457.068 8,418 2 Các khoản phải thu 12.571.351.161 33,024 12.084.736.950 26,365 3 Hàng tồn kho 21.329.416.063 56,029 27.935.958.048 60,948 4 TSLĐ khác 709.558.702 1,865 672.151.561 1,466 II TSCĐ và đầu tư dài hạn 1.424.145.602 3,741 1.284.346.933 2,802 1 TSCĐ 1.371.645.602 3,603 1.226.846.933 2,677 2 Các khoản đầu tư TC dài hạn 52.500.000 0,138 57.500.000 0,125 B Nguồn vốn 38.067.858.277 100 45.835.650.559 100 I Nợ phải trả 32.540.132.724 85,477 40.223.112.724 87,755 1 Nợ ngắn hạn 32.540.132.724 --- 40.212.708.724 87,732 2 Nợ khác --- --- 10.404.000 0,023 II Nguồn vốn chủ sở hữu 5.527.725.553 14,523 5.612.537.835 12,244 1 Nguồn vốn kinh doanh 5.153.060.070 13,536 5.153.060.070 11,242 2 Quỹ phát triển kinh doanh 282.852.186 0,744 319.265.618 0,696 3 Quỹ dự phòng 48.657.929 0,128 59.581.958 0,13 4 Lãi chưa phân phối --- --- 73.310.918 0,16 5 Quỹ khen thưởng 43.155.368 0,114 7.319.271 0,016 Nhìn vào Biểu 2 ta thấy: - Nhìn chung Tổng Tài sản năm 2000 tăng so với 1999 là: 7.767.792.282 đồng, tỷ lệ tăng là 120,4%. Trong đó: + TSLĐ và đầu tư ngắn hạn tăng là: 7.907.590.951 đồng với tỷ lệ tăng là: 121,6% + TSCĐ và đầu tư dài hạn giảm là 139.798.669 đồng với tỷ lệ giảm là: 1,2% Điều này chứng tỏ công ty sử dụng vốn vào kinh doanh tăng và công ty không đầu tư mua sắm TCSĐ. Đây là dấu hiệu tốt cho hoạt động kinh doanh thương mại của công ty. - Tổng nguồn vốn của công ty đến ngày 31/12/2000 là: 45.835.650.559 đồng. Trong đó: + Nợ phải trả: 40.223.112.724 đồng + Tổng nguồn vốn chủ sở hữu là: 5.612.537.835 đồng. 4. Đánh giá hiệu quả kinh doanh Để nâng cao hiệu quả kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng có hiệu quả các yếu tố của quá trình hoạt động kinh doanh trong đó có hiệu quả sử dụng vốn (xem biểu), tình hình biến động vốn của công ty. Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của công ty dựa vào các chỉ tiêu như sau: Doanh thu (theo giá bán) Hệ số phục vụ vốn kinh doanh = Vốn kinh doanh bình quân trong kỳ Lợi nhuận Hệ số sinh lợi vốn kinh doanh = Vốn kinh doanh bình quân trong kỳ Doanh thu (theo giá vốn) Số vòng quay vốn kinh doanh = Vốn kinh doanh bình quân trong kỳ Biểu 3: hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Doanh thu bán hàng 197.668.754.713 241.537.488.836 2. Doanh thu theo giá vốn 195.000.691.744 238.661.890.759 3. Vốn kinh doanh bình quân 5.153.060.070 5.153.060.070 4. Lợi nhuận trước thuế 515.617.617 516.824.028 5. Hệ số phục vụ VKD bình quân 38,359 46,839 6. Hệ số sinh lợi VKD bình quân 0,1 0,1 7. Số vòng quay VKD bình quân 37,842 46,314 Nhìn vào Biểu trên ta thấy: Doanh nghiệp đã sử dụng vốn có hiệu quả thể hiện ở hệ số phục vụ kinh doanh và số vòng quay của vốn kinh doanh của năm 2000 đều tăng so với năm 1999. Nguyên nhân tăng là do doanh thu tăng và lợi nhuận tăng, trong khi đó vốn kinh doanh bình quân thì không thay đổi. Trong hoạt động kinh doanh của mình công ty nộp thuế theo chính sách do Bộ Tài Chính ban hành (nộp thuế theo Giá trị gia tăng). Ngoài khoản thuế giá trị gia tăng phải nộp còn các loại thuế khác như thuế vốn, thuế thu nhập doanh nghiệp . . . Các chỉ tiêu này thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước và nói lên mối quan hệ kinh tế giữa Nhà nước và doanh nghiệp Biểu 4: tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Số tương đối Tỷ lệ(%) Thuế 21.499.234.638 23.988.644.366 + 2.489.409.728 100 1. Thuế GTGT 18.111.156.735 21.966.054.851 + 3.854.898.116 + 154,85 2. Thuế XNK 3.015.143.046 1.649.268.607 - 1.365.874.439 - 54,86 3. Thuế TNDN 164.997.637 165.383.688 + 386.051 + 0,01 4. Thu trên vốn 204.887.220 204.887.220 --- --- 5, Thuế môn bài 3.050.000 3.050.000 --- --- Với kết quả tính được ở trên ta thấy tình hình thực hiện nộp ngân sách Nhà nước của công ty là tốt vì các khoản thuế công ty không những nộp đầy đủ mà có khoản thuế còn tăng cả về số tiền lẫn tỷ lệ. 5. Bảo toàn và tăng trưởng vốn Trong giai đoạn hiện nay nhất là khi nền kinh tế có lạm phát, để doanh nghiệp có thể ổn định và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải kinh doanh có lãi, nhưng đồng thời doanh nghiệp cũng phải bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của mình. Từ số liệu biểu trên ta thấy trong năm vừa qua công ty đã bảo tồn được vốn kinh doanh của mình, bên cạnh đó TSLĐ và đầu tư ngắn hạn của công ty tăng là 7.907.590.951 đồng với tỷ lệ tăng là 121,6%. 6. Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính Tại công ty, cuối mỗi quý kế toán phải lập Báo cáo Tài chính và phân tích tình hình tài chính để trình lên Ban Giám đốc cũng như các cơ quan chức năng nắm được tình hình hoạt động của công ty. Từ đó sẽ lấy đó làm căn cứ để tìm ra các mặt hạn chế và tích cực trong phương hướng hoạt động kinh doanh của quý đó và để định hướng cho phương án kinh doanh của quý sau. Cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm) phòng kế toán sẽ tiến hành lập các Báo cáo kế toán theo qui định của Bộ Tài Chính. Các Báo cáo sẽ thể hiện tình trạng tài chính của doanh nghiệp, từ đó sẽ làm cơ sở cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng như: tài chính, cơ quan thuế, Cục thống kê .... Phần III Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp được kế toán phản ánh đó là một quá trình vận động của tài sản trong kinh doanh và nhằm mục đích đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất thông qua quá trình vận động đó. 1.Bộ máy kế toán Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty và đáp ứng với yêu cầu quản lý và chỉ đạo kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo một hệ thống chặt chẽ từ công ty xuống tới các cửa hàng, các trạm. Đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trưởng là người tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán, thống kê trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên, đôn đốc giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty, là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Do đó ở phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, xử lý chứng từ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở phòng nghiệp vụ của công ty và chung cho toàn công ty. Cuối tháng tập hợp các Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Bảng phân bổ của các đơn vị kế toán phụ thuộc gửi lên, kiểm tra đối chiếu để thực hiện việc hạch toán tổng hợp, ghi sổ cái, lên các Báo cáo tài chính chung cho toàn công ty. Tại các cửa hàng, trạm thực hiện hạch toán báo sổ. Mỗi cửa hàng, trạm có một kế toán viên làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình, theo dõi hàng hoá mua vào, bán ra, tồn kho ở đơn vị mình, theo dõi các khoản thu chi tiền mặt để ghi vào Bảng kê 1 và Nhật ký số 1, theo dõi công nợ mua cũng như công nợ bán. Cuối tháng nộp các Bảng kê, Nhật ký chứng từ kèm theo các chứng từ gốc cho phòng kế toán công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động Kiểm toán nội bộ Kế toán trưởng Hai kế toán phó Kế toán TSCĐ, chi phí , tiền lương, tổng hợp Kế toán tồn kho kiêm thủ quỹ Kế toán Quỹ và Ngân hàng Nhân viên thống kê Kế toán Bán hàng và Công nợ Kế toán cửa hàng số 1 Kế toán Trạm BHLĐ Kế toán cửa hàng số 3 Kế toán cửa hàng số 2 Kế toán Trạm Bách hoá Như vậy bộ máy kế toán ở công ty gồm: 1 kế toán trưởng, 2 kế toán phó, 1 kiểm toán viên nội bộ. Toàn bộ phòng kế toán được chia thành: Kế toán quỹ và ngân hàng, Kế toán tồn kho kiêm thủ quỹ, kế toán bán hàng và công nợ (gồm cả công nợ mua và công nợ bán), kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lương, tổng hợp và bộ phận kế toán phân tán dưới các cửa hàng và các trạm. 2.Hệ thống chứng từ Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng Chứng từ sử dụng - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng trong phương thức đổi hàng - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nhận hàng hoá, biên bản thừa thiếu hàng hoá - Phiếu chi tiền - Báo cáo hay bảng kê thanh toán tạm ứng - Giấy báo nợ, bảng sao kê của Ngân hàng khi thanh toán quan ngân hàng hàng Kế toán bán hàng (tiêu thụ hàng hoá) Tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty và hàng hoá bán ra tại công ty chủ yếu là bán buôn hàng hoá a. Chứng từ kế toán - Hoá đơn GTGT - Biên bản thừa thiếu hàng hoá - Phiếu thu - Giấy báo nợ của ngân hàng - Bảng kê Kế toán hàng tồn kho Chứng từ sử dụng Phiếu nhập xuất kho hàng hoá - Biên bản thừa thiếu hàng hoá Kế toán Tài sản cố định và Khấu hao TSCĐ Chứng từ sử dụng - Hoá đơn GTGT Biên bản giao nhận TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Kế toán tiền lương và Bảo hiểm Xã hội Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương, BHXH - Chứng từ làm thêm giờ và các chứng từ thanh toán khác - Phiếu chi * Sổ sách phản ánh: - Mở nhật ký chung - Nhật ký chi trả lương - Sổ cái cho TK 334, 338 Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ sử dụng: - Bảng thanh toán lương và các khoản bảo hiểm - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ - Các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ - Các phiếu thu chi tiền Kế toán tàI sản bằng tiền Chứng từ sử dung: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng Giấy nộp tiền Bảng kê chi tiết Kế toán kết quả và phân phối kết quả a. Chứng từ sử dụng - Các hoá đơn, phiếu thu, chi tiền - Biên bản giao nhận tài sản - Các giấy báo nợ, báo có của ngân hàng - Biên bản xử lý để ghi vào thu nhập và chi phí bất thường - Chứng từ tự lập khác 3. Hệ thống tàI khoản trong doanh nghiệp sử dụng 4. Tổ chức sổ kế toán Đối với mỗi doanh nghiệp thì tuỳ thuộc vào loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh, tính chất cũng như quy mô của tổ chức sản xuất kinh doanh đó mà tổ chức bộ máy kế toán cũng như áp dụng hình thức kế toán sao cho phù hợp đồng thời đảm bảo được những nguyên tắc và nội dung của công tác kế toán. Cùng với hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ. Đây là hình thức kế toán được đánh giá là tiên tiến trong kế toán hiện hành. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra để phân loại ghi chép theo trình tự thời gian kết hợp trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống cùng các loại chứng từ phát sinh trong suốt tháng vào sổ kế toán Nhật ký Chứng từ mở cho bên có của các tài khoản kế toán. Hệ thổng sổ kế toán mà công ty sử dụng bao gồm: - Sổ nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán chủ yếu được mở hàng tháng. - Bảng kê: Là sổ kế toán được sử dụng khi yêu cầu hạch toán chi tiết không thể kết hợp trên các Nhật ký chứng từ. - Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp được mở cho từng tài khoản. - Bảng phân bổ - Các sổ thẻ kế toán chi tiết Trình tự hạch toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã hợp pháp, kế toán phân loại vào các sổ Nhật ký Chứng từ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng không thể hạch toán chi tiết trên các sổ Nhật ký Chứng từ được thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào các Bảng kê. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê để chuyển vào Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng cần thanh toán phân bổ như khấu hao TSCĐ, công cụ đồ dùng, tiền lương . . . thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập Bảng phân bổ đến cuối tháng chuyển vào Bảng kê hoặc Nhật ký chứng từ có liên quan. Đồng thời đối chiếu số liệu giữa Nhật ký chứng từ với nhau, giữa Nhật ký chứng từ với Bảng kê. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chứng từ để ghi vào Sổ cái, căn cứ vào các Bảng kê chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái, Bảng Tổng hợp chi tiết để lập các Báo cáo kế toán. sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ Thẻ hoặc sổ chi tiết,Bảng tổng hợp chi tiết,, Bảng phân bổ Thẻ hoặc sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài chính Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi định kỳ cuối tháng 5.Hệ thống báo cáo kế toán II. Kế toán một số nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu trong công ty 1. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng a. Chứng từ sử dụng: b. Tài khoản sử dụng - TK 156: Hàng hoá - TK 133.1: VAT đầu vào được khấu trừ Các TK thanh toán như - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi Ngân hàng - TK 141:Tiền tạm ứng c. Trình tự hạch toán được thể hiện trên sơ đồ chữ T như sau: 156 111,112,311,331 Tăng do mua ngoài 133.1 711 Chiết khấu VAT được khấu trừ 138.1 Thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu Hàng trả lại, giảm giá 2. b. Tài khoản sử dụng - TK 111, 112, 138, 156 - TK 511: Doanh thu hàng bán - TK 157: Hàng gửi bán - TK 632: Trị giá vốn hàng bán - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 521: Chiết khấu hàng bán c. Trình tự hạch toán * Đối với hoạt động bán buôn hàng hoá 111,112,131 511 531,532.1 Doanh thu tiêu thụ 333.1 K/c giảm giá, hàng 133.1 111,112,131 VAT đầu vào bán bị trả lại Chiết khấu 632 156 VAT khấu trừ Giảm giá, hàng bán bị trả lại 811 K/c giá vốn Kết chuyển giá vốn * Tại các cửa hàng bán lẻ 111,112,131 511 Doanh thu Xuất bán trực tiếp 721 333.1 Thuế VAT 138.8 Tiền thừa Tiền thiếu 156 632 Kết chuyển giá vốn k/c giá vốn K/c giá vốn 3. b. Tài khoản sử dụng - TK 156: Hàng hoá c. Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ 632 111,112,331 156 157,632 Xuất kho gửi bán 133.1 157 Thiếu hụt 138.1, 821 338.1, 721 Hàng hoá dôi thừa 4. b. Tài khoản sử dụng - TK 211: Tài sản cố định - TK 214: Khấu hao TSCĐ c. Trình tự hạch toán Trong năm 2000 công ty không có sự tăng cũng giảm TSCĐ * Hạch toán Khấu hao TSCĐ Mức trích khấu hao (năm ) = Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao = Nguyên giá/ Số năm sử dung dự tính 641,642 214 Trích khấu hao Đồng thời ghi đơn nợ TK 009: Khi nộp khấu hao lên cấp trên. 411 111,112 Đồng thời ghi đơn có TK 009: 5. b. Tài khoản sử dụng - TK 334: Các khoản thanh toán với CNVC - TK 338: Phải trả khác c. Trình tự hạch toán * Sơ đồ hạch toán tiền lương 334 641,642 111 Lương, NVBH,NV Qlý T/ toán lương, thưởng,BHXH 431.1 & các khoản khác cho CBNV Tiền thưởng, Phúc lợi Trích BHXH 141,138 338.3 Các khoản khấu trừ vào thu nhập ( tạm ứng, bồi thường) 338.(3,4) Phần đóng góp cho quỹ BHXH & BH Y Tế * Sơ đồ hạch toán BHXH, BH YTế , KPCĐ 338(2,3,4) 641,642 334 Trích ,KPCĐ,BHXH, BHYT Số BHXH phải trả CBNV Phần doanh nghiệp chịu 19% 334 111,112 Trích ,BHXH, BHYT Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT Vào thu nhập CNVC 6% Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở 111,112 Cho cơ quan cấp trên Số ,BHXH, KPCĐ Chi vượt được cấp 6. Kế toán Chi phí bán hàng và Chi phí Quản lý doanh nghiệp Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rất cần thiết đến quá trình tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. * Nội dung chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên: Là toàn bộ các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp, các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản đóng gói, vận chuyển đi tiêu thụ. - Chi phí vật liệu bao bì: Đây là các khoản chi phí vật liệu dùng để bao gói sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ và những vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ phục vụ cho công tác bán hàng. - Chi phí công cụ dụng cụ: Là các chi phí dùng để mua sắm và xuất dùng các loại công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Đây là những giá trị hao mòn của các TSCĐ phục vụ cho việc bán hàng như khấu hao về cửa hàng, nhà kho, quầy hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản như tiền điện, nước, điện thoại, . . . phục vụ cho việc bán hàng, các khoản thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, hoa hồng, gửi đại lý bán, phí uỷ thác xuất khẩu. *Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài các nội dung về chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài giống như ._.