Báo cáo Thực tập tại Công ty sản xuất & Xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

việc giải thể Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp, ngày 18/12/1989 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 591/QĐ-TC chuyển Liên hiệp hợp tác xã tiẻu thủ công nghiệp Hà Nội thành Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trên cơ sở tiếp nhận, tổ chức lại lao động, cơ sở vật chất, nguồn vốn… của Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp. Theo quyết định này Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu Hà Nội là một tổ chức kinh tế tập thể có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế. Từ năm 1989 đến năm 1993, đây là Liên hiệp xuất nhập khẩu tổng hợp mạnh nhất trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, có hoạt động trên mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: sắt, thép, phân bón, hoá chất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất… Các mặt hàng xuất khẩu chính là hàng hoá nông lâm sản, khoáng sản, nguyên vật liệu thô, các mặt hàng tiểu thủ công nghiệp… Tuy nhiên, nhìn chung trong giai đoạn này Liên hiệp vẫn chủ yếu kinh doanh theo chỉ tiêu pháp lệnh, đơn đặt hàng, hạn ngạch do nhà nước cấp, khả năng tự chủ thấp, cơ cấu và bộ máy tổ chức còn cồng kềnh, hiệu quả chưa cao. Năm 1993, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được thành lập theo quyết định số 528/QĐ/UB ngày 29 tháng 1 năm 1993 của UBND thành phố Hà Nội với tên gọi ban đầu là Công ty sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trực thuộc Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội. Theo quyết định này, công ty là doanh nghiệp nhà nước có dầy đủ tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, được mở tài khoản tại các ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử dụng con dấu riêng theo quyết định của nhà nước. Cũng theo quyết định thành lập này, công ty có số vốn kinh doanh ban đầu là 1564,5 triệu đồng, bao gồm: Vốn cố định là 550,7 triệu đồng Vốn lưu động là 1013,8 triệu đồng Trong đó: Vốn ngân sách nhà nước cấp : 1552,5 triệu đồng Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 12,0 triệu đồng Đến ngày 30 tháng 8 năm 1993, UBND thành phố Hà Nội lại ra quyết định số 3236/QĐ/UB đổi tên công ty thành tên chính thức hiện nay là Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội ( có tên viết tắt là HAPROSIMEX) + Trụ sở chính đặt tại 22 phố Hàng Lược – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội + Đăng ký kinh doanh số 109194 do Uỷ ban kếa hoạch nhà nước cấp ngày 10/09/1993. + Điện thoại: 8267708 + Fax: (844)8264014 Trong những buổi đầu thành lập, công ty đã gặp phải không ít khó khăn cả về khách quan lẫn chủ quan. Đó là do việc phải chuyển đổi từ một cơ quan hành chính bao cấp sang thành đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập cùng với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, đội ngũ công nhân viên chưa quen với công việc sản xuất kinh doanh mới cộng với việc thanh tra kiểm tra kéo dài… Bên cạnh đó là những khó khăn do việc các thị trường xuất nhập khẩu truyền thống như Liên Xô và các nước Đông Âu có nhiều xáo trộn, trong khi thị trường Tây Âu và khu vực châu á tuy có mở rộng nhưng vẫn còn rất mới. Trong tình hình đó, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đã đoàn kết phấn đấu vừa sắp xếp lại tổ chức, vừa duy trì hoạt động kinh doanh và từng bước tháo gỡ những vướng mắc về tài sản, về vốn, về tổ chức quản lý … Từ đó cồng ty đã nâng cao được kết quả hoạt động kinh doanh, từng bước mở rộng thị trường. Được sự quan tâm chỉ đạo của thành uỷ, UBND thành phố Hà Nội cùng các cơ quan chức năng kết hợp với sự năng động sáng tạo của ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của mình không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trước. Đến nay công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội dẫ là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của thành phố Hà Nội cũng như của cả nước, với tốc độ tăng trưởng bình quân là 25%/năm. Công ty đã có tích luỹ, đầu tư chiều sâu, mở rộng ngành nghề và đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu với nhiều nước trên thế giới, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thương trường và có tiềm năng phát triển lớn mạnh hơn. 1.2) Chức năng nhiệm vụ của công ty 1.2.1/ Chức năng: Tổ chức các cơ sở sản xuất may mặc, dệt len, lắp ráp xe máy,gia công chế biến nông lâm sản và các hàng hoá khác để xuất khẩu và làm dịch vụ xây dựng Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng thủ công nghiệp, công nghiệp, hàng nông lâm, hải sản, khoáng sản Nhập khẩu vật tư nguyên liệu, thiết bị phụ tùng, phương tiện để phục vụ cho các ngành sản xuất và nhập khẩu hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu cuả thị trường Nhận uỷ thác xuất khẩu và nhập khẩu cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước Hợp tác, liên doanh liên kết mở cửa hàng làm đại lý giới thiệu, tiêu thụ sản phẩm của công ty và sản phẩm liên doanh với các tổ chức kinh tế trong ngoài nước. 1.2.2/ Nhiệm vụ: Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nước do UBND thành phố Hà Nội quản lý, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài sản riêng, nhiệm vụ của công ty là: Tổ chức và hoàn thiện bộ máy của công ty Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao Nộp ngân sách nhà nước và địa phương Thực hiện chế độ thu chi, hoá đơn, chứng từ theo chế độ hạch toán của nhà nước Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng đường lối chính sách bảo vệ tài nguyên môi trường 1.3) Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, ban lãnh đạo công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xác định là phải xây dựng một mô hình quản lý gọn nhẹ nhưng phải có hiệu lực, phục vụ tốt cho chiến lược kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường cũng như tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty phát huy được hết năng lực để giúp cho công ty ngày càng phát triển. Theo đó, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình sau (Bảng 1): Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng KH - đàu tư tài chính Phòngđối ngoại Phòng kinh doanh XNK Phó giám đốc Xí nghiệp may Thanh Trì Xí nghiệp mũ xuất khẩu Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh *Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Ban giám đốc: gồm một giám đốc và hai phó giám đốc + Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, điều hành chung toàn bộ hoạt động của công ty thông qua các phó giám đốc và các trưởng phòng chức năng, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cấp trênvề mọi hoạt động kinh doanh của công ty + Phó giám đốc là những người điều hành trực tiếp các cơ sở sản xuất gồm một phó giám đốc phụ trách xí nghiệp may Thanh Trì, một phó giám đốc phụ trách xí nghiệp mũ xuất khẩu. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp mình phụ trách. Các phó giám đốc chỉ được trực tiếp ký hợp đồng khi có sự uỷ quyền của giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: là phòng có chức năng tổ chức hành chính quản trị, tổ chức cán bộ lao động và tiền lương, đồng thời kết hợp với các phòng chức năng nhằm hoàn thành công tác xuất nhập khẩu. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ chủ yếu là quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên… Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra sổ sách kế toán…một cách hợp lệ, theo đúng chế độ và luật pháp do nhà nước ban hành, quản lý tốt các hoạt động tín dụng tiền tệ, đáp ứng đủ, kịp thời nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh; đồng thời chịu trách nhiệmvề tình hình thu chi tài chính cũng như việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính cho giám đốc Phòng kế hoạch đầu tư và tài chính: có nhiệm vụ lập các kế hoạch tổng thể trình giám đốc cùng các phòng ban khác của công ty xem xét ra quyết định kinh doanh. Đồng thời đảm nhận hoạt động đầu tư trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đầu tư của doanh nghiệp ra bên ngoài. Ngoài ra phòng kế hoạch đầu tư và tài chính còn đảm bảo cung cấp đầy đủ và đều đặn các nguồn vốn cho các đơn vị của công ty như đi vay hoặc huy động vốn nhàn rỗi từ các nguồn bên trong hoặc bên ngoài công ty Phòng đối ngoại: giải quyết các vấn đề về giao dịch, đàm phán với đối tác cũng như việc tìm kiếm, khảo sát, thăm dò thị trường, cung cấp thông tin thương mại cho giám đốc, trên cơ sở đó giám đốc sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Phòng xuất nhập khẩu: Hiện nay công ty có 6 phòng xuất nhập khẩu, mỗi phòng phụ trách nghiên cứu nhu cầu thị trường, tiếp thị giới thiệu sản phẩm và kinh doanh một nhóm mặt hàng, đảm bảo chuyên môn hoá ngay trong hoạt động xuất nhập khẩu, huy động tối đa năng lực làm việc của cán bộ kinh doanh trong công ty Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ khai thác và tiêu thụ sản phẩm ở các tỉnh phía Nam và hoạt động theo cơ chế hạch toán kinh doanh độc lập. Tuy nhiên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh do công ty cấp Các xí nghiệp thành viên: Công ty có hai xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty. Hai xí nghiệp này đồng thời có bộ máy quản lý riên, thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, hoạt động vừa độc lập, có thể trực tiếp xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, vừa ràng buộc với hoạt động của toàn công ty. 1.4) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty: Là công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty vừa trực tiếp sản xuất một số mặt hàng, vừa chủ động tìm nguồn hàng để xuất khẩu sang thị trường các nước. Đồng thời công ty cũng rất năng động nghiên cứu thị trường, nhập khẩu từ nước ngoài các mặt hàng phục vụ cho sản xuất cũng như tiêu dùng trong nước. Do đó, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất khẩu và nhập khẩu Về xuất khẩu, công ty hiện nay đã xuất khẩu sang hơn 40 nước trên thế giới với các sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã và màu sắc đa dạng, giá cả hợp lý và cạnh tranh như hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, hàng may mặc,… Bên cạnh khả năng xuất khẩu, công ty còn tham gia vào hoạt động nhập khẩu với các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu gồm: sắt tấm, sắt nguyên liệu dùng cho sản xuất, hàng tiêu dùng như mỹ phẩm,… Phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kiểu công nghiệp hoá hướng về xuất khẩu, thực hiện phân công lao động và chuyên môn hoá cao. Bất cứ phòng xuất nhập khẩu nào được lập ra cũng xuất phát từ yêu cầu công việc và hiệu quả kinh tế, được đặt trong mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của công ty. Từ khi thành lập đến nay, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng doanh nghiệp vẫn làm ăn có lãi và thực hiện đây đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả này là nhờ công ty đã thường xuyên đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường thì vấn đề Maketing rất được công ty coi trọng. Bên cạnh đó, với mục đích duy trì và đẩy mạnh nhịp độ tăng trưởng của hoạt động xuất nhập khẩu, công ty rất chú trọng đến công tác khai thác mở rộng thị trường. Nhờ đó, đến nay, công ty đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nước trên thế giới, trong đó đã tham gia thị trường xuất khẩu với 38 nước, thị trường nhập khẩu với 26 nước. Ngoài ra, công ty còn có đội ngũ cộng tác viên rộng khắp, biết kết hợp chặt chẽ với Bộ thương mại và các đại diện, các thương vụ, sứ quán Việt Nam ở nước ngoài để khai thác thông tin và mở rộng thị trường. Về cơ sở vật chất kỹ thuật, cho đến cuối năm 2003 công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã có một mạng lưới các phòng giao dịch được trang bị hiện tại cùng một số các phương tiện vận chuyển hàng hoá, kho tàng và 2 xí nghiệp sản xuất là: Xí nghiệp may Thanh Trì: được thành lập năm 1993 và hiện nay đã được cấp chứng chỉ ISO 9002. Xí nghiệp này có 4 phân xưởng thêu, 13 dây chuyền may với 1000 máy là hơi và hơn 20 đầu máy Tajima được điều khiển bằng máy vi tính. Xí nghiệp may Thanh Trì có công suất là 600.000 áo Jacket hoặc 2 triệu áo sơmi/năm cùng1200 công nhân. Xí nghiệp mũ xuất khẩu: thành lập năm 1996, là xí nghiệp hợp tác với Hàn Quốc với chức năng gia công toàn bộ sản phẩm cho Hàn Quốc. Xí nghiệp mũ có 480 máy các loại, trong đó có 5 máy thêu điều khiển bằng máy vi tính, 20 đầu máy và các thiết bị khác chuyên phục vụ cho may công nghiệp và sản xuất mũ. Xí nghiệp hiện có 700 công nhân và công suất là5 triệu mũ các loại/năm. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh, công ty đã trích một phần lợi nhuận của các năm bổ sung vào số vốn của mình, đưa tổng số vốn lên 127.924.582.477 VNĐ (năm 2003), trong đó: + Vốn cố định là 5.575.225.456 VNĐ + Vốn lưu động là 122.167.357.021 VNĐ Đến nay sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh, trở thành một công ty xuất nhập khẩu có uy tín trên thị trường với những kết quả kinh doanh ngày càng được nâng cao, năm sau cao hơn năm trước. Bảng 2: Bảng so sánh một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty Năm 2002/2003 (Đơn vị tính: đồng VN) Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Số tiền % 1) NVKD 8041139075 8941139075 900000000 111,2 2) Nguyên giá TSCĐ 7499095498 7703283070 204187572 102,7 3) Các khoản phải thu 44442246000 78274846000 33832600000 176,1 4) Các khoản phải trả 62510277000 116893222000 54382945000 187,1 5) Nợ dài hạn 9489342000 8597500000 (891842000) 90,6 6) Nợ ngắn hạn 53020935000 109122069000 56101134 205,8 7) Tổng doanh thu 762789338715 551762055275 (211027283560) 72,3 8) Giá vốn hàng bán 734963653962 521865597681 (213098056441) 71,1 9) Lợi tức gộp 27825684753 29896457594 2070772841 107,4 10) LN thuần từ HĐKD 4973474335 2670185624 (2303288711) 53,7 11) Tổng LN trước thuế 756478832 1858685884 1102207052 245,7 Phần 2: Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội 2.1) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức kinh doanh, điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn một hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội hoạt động với quy mô vừa trên địa bàn rộng, lại có 2 đơn vị phụ thuộc và một chi nhánh hạch toán báo sổ, nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo đó, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: Phòng kế toán tại văn phòng công ty, tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, tại xí nghiệp may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu. + Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ vừa xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phân cấp cho các đơn vị cơ sở, vừa tính toán, tổng hợp số liệu cuối kỳ của toàn công ty để lập báo cáo tài chính cho giám đốc công ty và gửi báo cáo các hoạt động thu chi tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty tới các cấp thẩm quyền theo quy định. + Bộ phận kế toán ở đơn vị phụ thuộc sẽ thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị phân cấp hạch toán, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán công ty. + Bộ phận kế toán tại chi nhánh của công ty báo sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của mình nhưng chỉ ở mưc độ tương đối. Cuối quý báo cáo quyết toán về công ty, chứng từ gốc nằm tại đơn vị. Tại công ty, bộ máy kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ đạo các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở; quản lý, tính toán về hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước còn tồn đọng. Bộ máy kế toán tại văn phòng công ty gồm có 7 người, trong đó mỗi người thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Kế toán trưởng: là người phụ trách, quản lý chung tất cả các vấn đề phát sinh thuộc phòng kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán, điều hành phòng kế toán. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản công nợ, tổng hợp số liệu kế toán, định kỳ lập các báo cáo tài chính. Kế toán tiền mặt: phụ trách tài khoản tiền mặt và tài khoản công cụ dụng cụ, theo dõi về lương, BHXH,… Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn để viết phiếu thu chi. Kế toán ngân hàng: theo dõi các tài khoản ngân hàng và tài khoản ký quỹ, phụ trách giao dịch với ngân hàng. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán tiền vay Kế toán hàng hoá Thủ quỹ *Bảng 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán tiền vay: có nhiệm vụ làm thủ tục vay, trả nợ; trích hao mòn TSCĐ; theo dõi các tài khoản chi phí 641, 642 để phân chia cho từng bộ phận. Kế toán hàng hoá: theo dõi nhập kho, xuất kho hàng hoá, doanh thu, giá vốn; kê khai thuế Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt, trực tiếp thu chi tiền mặt theo các chứng từ hợp lệ tại công ty. 2.2) Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Hệ thống chứng từ: Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi các hoạt động kinh doanh của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tại văn phòng công ty. Vì vậy việc hạch toán sẽ theo mô hình của doanh nghiệp thưong mại. Hệ thống chứng từ của công ty tuân thủ theo mẫu chứng từ do nhà nước ban hành, ngoài ra còn dựa trên các chứng từ gốc tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh do đặc thù của hoạt động kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu. Như vậy, ngoài các chứng từ thông thường theo luật định như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,… công ty còn dựa trên các loại chứng từ khác để làm căn cứ hạch toán như: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hợp đồng xuất nhập khẩu, Tờ khai hải quan, Giấy báo Nợ,Giấy báo Có,… Luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chủ yếu là tập trung vào 2 loại sau: Các chứng từ liên quan đến tiền: Bộ phận sử dụng viết giấy đề nghị phòng kế toán Kế toán trưởng duyệt trình ban giám đốc Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán Kế toán làm trực tiếp Các chứng từ về hàng hoá, doanh thu Các bộ phận kinh doanh viết phiếu nhập kho, hoá đơn, hợp đồng,… chuyển cho phòng kế toán. Kế toán trưởng ký duyệt ban giám đốc Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán Kế toán phụ trách trực tiếp 2.3) Tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Do đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu nên công ty dã sử dụng hệ thống tài khoản được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định 1141/TC/CĐKT do Bộ tài chính ban hành năm1995, tuy nhiên đãđược vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện của công ty. Theo đó, các tài khoản sẽ được xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm kinh kinh doanh của công ty. Ví dụ như các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, tài khoản hàng tồn kho, các tài khoản phải thu, phải trả,… Đặc biệt, do công ty có 6 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tham gia trực tiếp các hoạt kinh doanh nên các tài khoản doanh thu, chi phí thường sẽ được chi tiết tới từng phòng để có thể dễ dàng theo dõi kết quả kinh doanh của từng phòng. Ngoài ra, do yêu cầu quản lý nên một số tài khoản còn có thể chi tiết theo loại hình kinh doanh xuất khầu hay nhập khầu Sau đây là một số nguyên tắc xây dựng các tài khoản chi tiết cho một số tài khoản thường sử dụng trong công ty: TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tài khoản này được chi tiết theo nguyên tắc sau; + Cấp 1: chi tiết theo tiền Việt Nam hay ngoại tệ TK 112.1 – Tiền VN gửi ngân hàng TK 112.2 – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ + Cấp 2: chi tiết theo từng ngân hàng mà công ty mở tài khoản TK 112.21 – Tiền ngoại tệ tại Vietcombank Hà Nội TK 112.22 – Tiền ngoại tệ tại Techcombank TK 112.23 – Tiền ngoại tệ tại NH Công thương Ba Đình TK 112.24 – Tiền ngoại tệ tại HSBC TK 112.25 – Tiền ngoại tệ tại VCBTW TK 112.26 – Tiền ngoại tệ tại NH Đầu tư & phát triển Hà Nội + Cấp 3: chi tiết theo từng loại tiền ngoại tệ TK 112.211 – Dolar Mỹ tại Vietcombank Hà Nội TK 112.212 – Euro tại Vietcombank HN TK 112.213 – USD quản lý giữ hộ tại Vietcombank HN TK 112.214 – Tiền JPY tại Vietcombank HN TK công nợ + Cấp 1: chi tiết theo từng phòng kinh doanh + Cấp 2: chi tiết theo từng khách hàng Ví dụ: TK131 – Phải thu của khách hàng TK 131.1 – Phải thu của phòng nhập khẩu TK 131.101 _ TYHAKO Co.Ltd TK 131.102 _ Công ty TNHH Phương Đông Tài khoản ngoài bảng: Đối với loại TK ngoài bảng, ở công ty chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản. Việc ghi chép TK này giống như chế độ quy định. * Bảng 4 : Danh mục các tài khoản được sử dụng Tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Số hiệu TK Tên tài khoản Số hiệu TK Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 1 Cấp 2 Loại 1: tài sản lưu động Loại 2: tài sản cố định 111 Tiền mặt 211 Tài sản cố định hữu hình 111.1 Tiền việt nam 211.2 Nhà cửa , vật kiến trúc 111.2 Ngoại tệ 211.3 Máy móc , thiết bị 112 Tiền gửi ngân hàng 211.4 Phương tiện vận tải , truyền dẫn 112.1 Tiền việt nam 211.5 Thiết bị , dụng cụ quản lý 112.2 Ngoại tệ 211.6 Cây lâu năm, súc vât làm việc 113 Tiền đang chuyển 211.8 Tài sản cố định hữu hình khác 131 Phải thu của khách hàng 214 Hao mòn TSCĐ 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 214.1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 133.1 VAT được khấu trừ của HH, DV 222 Góp vốn liên doanh 133.2 VAT được khấu trừ của TSCĐ 241 Xây dựng cơ bản dở dang 136 Phải thu nội bộ 244 Ký cược , ký quỹ dài hạn 136.1 Vốn KD ở các đơn vị trực thuộc Loại 3: nợ phải trả 136.8 Phải thu nội bộ khác 311 Vay ngắn hạn 138 Phải thu khác 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 138.1 Tài sản thiếu chờ xử lý 331 Phải trả cho người bán 138.8 Phải thu khác 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 139 Dự phòng phải thu khó đòi 333.1 Thuế giá trị gia tăng 141 Tạm ứng 333.11 – Thuế GTGT đầu ra 142 Chi phí trả trước 333.12 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu 142.1 Chi phí trả trước 333.2 Thuế tiêu thụ đặc biệt 142.2 Chi phí chờ kết chuyển 333.3 Thuế xuất , nhập khẩu 144 Thế chấp,ký cược, ký quỹ ngắn hạn 333.4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 154 CPSX kinh doanh dở dang 333.5 Thu trên vốn 155 Thành phẩm 333.6 Thuế tài nguyên 156 Hàng hoá 333.7 Thuế nhà đất , tiền thuê đất 156.1 Giá mua hàng hoá 333.8 Các loại thuế khác 156.2 Chi phí thu mua hàng hoá 333.9 Phí , lệ phí và các khoản phải nộp khác 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 334 Phải trả công nhân viên Loai4: nguồn vốn chủ sở hữu 335 Chi phí phải trả 411 Nguồn vốn kinh doanh 336 Phải trả nội bộ 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sẩn 338 Phải trả , phải nộp khác 413 Chênh lệch tỷ giá 338.1 Tài sản thừa chờ giải quyết 414 Quỹ đầu tư phát triển 338.2 Kinh phí công đoàn 415 Quỹ dự phòng tài chính 338.3 Bảo hiểm xã hội 416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 338.4 Bảo hiểm y tế 421 Lọi nhuận chưa phân phối 338.7 Doanh thu chưa thực hiện 421.1 Lợi nhuận năm trước 338.8 Phải trả , phải nộp khác 421.2 Lợi nhuận năm nay 341 Vay dài hạn 431 Quỹ khen thưởng , phúc lợi 342 Nợ dài hạn 431.1 Quỹ khen thưởng Loại 5: doanh thu 431.2 Quỹ phúc lợi 511 Doanh thu 431.3 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 515 DT hoạt động tài chính 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 521 Chiết khấu thương mại 451 Quỹ quản lý của cấp trên 531 Hàng bán bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán Loại 6: chi phí sxkd Loại 7: thu nhập hoạt động khác 632 Giá vốn hàng bán 711 Thu nhập khác 635 Chi phí hoạt động tài chính 641 Chi phí bán hàng Loại 8 : chi phí hoạt động khác 641.1 Chi phí nhân viên 811 Chi phí khác 641.2 CP vật liệu bao bì 641.3 CP dụng cụ , đồ dùng Loại 9 : xác định kết quả kinh doanh 641.4 CP khấu hao TSCĐ 911 Xác định kết quả kinh doanh 641.5 CP bảo hành 641.7 CP dịch vụ mua ngoài Loại 0 : tài khoản ngoài bảng CĐKT 641.8 CP bằng tiền khác 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 441.9 CP tại XN, CN & thưởng kim ngạch 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642.1 CP nhân viên quản lý 642.2 CP vật liệu quản lý 642.3 CP đồ dùng văn phòng 642.4 CP khấu hao TSCĐ 642.5 Thuế , phí và lệ phí 642.6 CP dự phòng 642.7 CP dịch vụ mua ngoài 642.8 CP bằng tiền khác 2.4) Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội: 2.4.1/ Hình thức sổ kế toán được áp dụng ở công ty: Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội sử dụng hình thức sổ “Chứng từ – Ghi sổ” để tổ chức hạch toán và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”, chứng từ gốc được phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Sổ sách trong hình thức này bao gồm các loại: + Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và được mở riêng cho từng tài khoản + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. + Sổ, thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chchú Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Kiểm tra, đối chiếu. * Bảng 5: Trình tự hạch toán theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ” 2.4.2/ Tổ chức vận dụng hình thức “Chứng từ – Ghi sổ” trong thực tế hạch toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Do quá trình ghi chép hạch toán ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được thực hiện trên máy vi tính thông qua chương trình kế toán máy được thiết kế riêng cho công ty nên trình tự hạch toán trong thực tế sẽ là theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Phiếu nhập kho , hoá đơn ( GTGT ) , hoá đơn thương mại, vận đơn , bảng kê khai hàng hoá xuất khẩu , giấy chứng nhận xuất xứ , giấy báo Nợ , giấy báo Có … Sổ theo dõi hàng hoá theo lô Các chứng từ trong máy vi tính Bảng kê phiếu nhập / xuất / hoá đơn Bảng kê chứng từ theo đối tưọng , theo tài khoản đối ứng , theo vụ việc … theo tiểu khoản … của TK 156 , 131 , 331 , 632 , 642 , 511 , 911 … Sổ cái các TK 156 , 632 , 131 , 331 … Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính * Bảng 6: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Tại công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn thương mại, vận đơn, bảng kê khai hàng hoá,… kế toán sẽ tổng hợp, phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách có liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lý số liệu và đưa vào các sổ kế toán liên quan như: bảng kê phiếu xuất, phiếu nhập, hoá đơn; bảng kê chứng từ theo đối tượng, theo tài khoản đối ứng; bảng kê chứng từ theo tiểu khoản theo vụ việc của các tài khoản như: TK 156, TK 131, TK 632, TK 331, TK 112, TK 111… Từ các chứng từ trong máy, chương trình kế toán máy sẽ tự lập sổ cái các tài khoản. Sau đó, từ sổ cái sẽ lập được bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,…), các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. 2.5) Hệ thống báo cáo kế toán của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội: Báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được công ty lập định kỳ theo quy định của Bộ tài chính là: Bảng cân đối kế toán: là báo cáo kế toán chủ yếu, phản ánh tổng hợp tình hình tài sản và nguồn vốn chủ yếu của công ty tại một thời điểm nhất định dưới hình thái tiền tệ. Báo cáo kết quả kinh doanh: là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của công ty, tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và các khoản phải nộp khác. Thuyết minh báo cáo tài chính: là một bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp, được lập để giải quyết một số vấn đề về hoạt động sản xuất – kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo Các báo cáo này đều tuân theo đúng biểu mẫu như chế độ quy định và sẽ được chương trình kế toán máy lập tự động trên máy khi có yêu cầu lập (ngoại trừ Thuyết minh báo cáo tài chính máy không thể tự lập). * Bảng 7 : Bảng cân đối kế toán Từ 01/01/2003 đến 31/12/2003 (Đơn vị tính: VNĐ) Tài sản Mã Đầu năm Cuối năm A/ TSLĐ và ĐT ngắn hạn 100 65106779848 122167357021 I – Tiền 110 954519291 30991935655 1) Tiền mặt tại quỹ 111 416142755 146878879 2) Tiền gửi ngân hàng 112 538376536 30845056776 II – Các khoản phải thu 130 44205350628 78789685664 1) Phải thu của khách hàng 131 8592211881 8193773292 2) Trả trước cho người bán 132 397216077 10813646823 3) Thuế GTGT đầu vào 133 320637701 712527534 4) Phải thu nội bộ - Vốn KD ở đơn vị trực thuộc 134 135 34711422285 34711422285 30877101888 30877101888 5) Các khoản phải thu khác 138 183862684 28192636127 III – Hàng tồn kho 140 19063403558 12818877395 1) Chi phí SXKD DD 144 0 6428264959 2) Thành phẩm tồn kho 145 2393375631 0 3) Hàng hoá tồn kho 146 16659406427 6690612436 4) Hàng gửi đi bán 147 10621500 0 IV – TSLĐ khác 150 883506371 - 433141693 1) Tạm ứng 151 557533261 197687700 2) Chi phí trả trước 152 - 2174017 0 3) Chi phí chờ kết chuyển 153 93353757 - 1403852333 4) Các khoản thế chấp, ký quỹ 155 234793370 773022940 B/ T._.