Báo cáo Thực tập tại Công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân

nghiệp, thương mại, dịch vụ, tài chính, ngân hàng… Điều này mange đến những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam nhưng đồng thời cũng mang lại những cơ hội kinh doanh to lớn. Bên cạnh việc áp dụng các tiến bộ trong sản xuất để nâng cao chất lượng, hoàn thiện sản phẩm, mọi doanh nghiệp đều đặc biệt coi trọng đến tăng cường công tác quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. Các doanh nghiệp sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán là một công cụ quản lý hữu hiệu. Vai trò của hạch toán kế toán ngày càng được coi trọng góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển.Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán.Chính vì vậy, các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả. Thực tế công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp rất đa dạng, tuỳ thuộc vào quy mô,tính chất hoạt động, vào đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh và trình độ của nhân viên kế toán. Bắt nhịp với quá trình hội nhập, và sự thay đổi của các chế độ, chuẩn mực kế toán, đặt ra rất nhiều yêu cầu đối với bộ máy kế toán, đòi hỏi phải ngày càng hoàn thiện về tổ chức, nâng cao về trình độ nghiệp vụ để có thể vận dụng các quy định kế toán một cách linh hoạt, phù hợp với đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân, em đã thu nhận được nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích. Trong giai đoạn thực tập tổng hợp này đã giúp em có được cái nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức của công ty, bên cạnh đó giúp em có được những kinh nghiệm thực tế về cách thức tổ chức bộ máy kế toán, về việc vận dụng các chuẩn mực chế độ kế toán tại một doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty liên doanh với đặc điểm kinh doanh đặc thù.Việc nghiên cứu tổng quát công tác hạch toán kế toán tại các phần hành đã tạo điều kiện cho em hiểu được đặc điểm đối tượng hạch toán và phương pháp kế toán áp dụng cho mỗi phần hành, qua đó giúp em lựa chọn được đề tài nghiên cứu sâu hơn trong giai đoạn thực tập chuyên đề. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của chị Kế toán trưởng, các anh chị phòng kế toán của công ty và thầy giáo Trần Đức Vinh, em đã hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp với nội dung chính gồm 3 phần: Phần 1: Giới thiệu chung về Công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Phần 2: Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Phần 3: Một số đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân @ Mặc dù có nhiều cố gắng trong việc sưu tầm và nghiên cứu các tài liệu để hoàn thành báo cáo song do thời gian, trình độ và đặc biệt là kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên bài viết không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Do vậy em rất mong được sự thông cảm và nhận được lời đóng góp của thầy cô giáo và các bạn quan tâm để hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội tháng 3/2009 SV: Đào Thị Nhàn Phần 1: Tổng quan về công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân 1.1. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân là loại hình công ty TNHH hai thành viên trở nên được hình thành trên sự hợp tác với một bên đối tác nước ngoài là công ty AC electronic của Singapo và phía Việt Nam là công ty TNHH thương mại Hải Vân hoạt động theo giấy phép đầu tư số 48/GP-HD ngày 11/10/1999 do UBND tỉnh Hải Dương cấp. Số vốn điều lệ của công ty vào thời điểm thành lập 25.000.000.000 VND, đến năm 2009 lên đến 65.000.000.000 VND. Tên giao dịch tiếng Anh: Haivan International Transportation Joint Venture Company. Địa chỉ: 10.15, Lương Thế Vinh, khu đô thị phía đông, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương. Mã số thuế: 0800290724 Tài khoản: 005704060003004 tại ngân hàng Quốc tế. Lĩnh vực kinh doanh của công ty Hải Vân là cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng, khách du lịch và các hoạt động khác cho vận chuyển hành khách. Năm 2004 thành lập chi nhánh Hải Vân tại Hà nội, địa chỉ tại số 40, ngõ 100, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội, hoạt động trong lĩnh vực lữ hành. Tháng 10/2008 mở rộng sang lĩnh vực vận tải hành khách chuyên tuyến với địa bàn hoạt động chủ yếu là các tỉnh Tây Bắc.Xe khách Hải Vân là đối thủ cạnh tranh lớn nhất của các công ty Vận tải như: Hoàng Long, Vietbus, Việt Thanh…. Năm 2006 thành lập chi nhánh Hải Vân tại TP HCM, trụ sở tại số 71, đường 45, phường 6, quận 4, TP HCM, năm 2008 tách thành đơn vị hạch toán độc lập dưới sự kiểm soát của công ty mẹ. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Công ty liên doanh và vận chuyển quốc tế Hải Vân chuyên kinh doanh vận chuyển khách du lịch,đặc biệt là vận chuyển khách du lịch quốc tế Công ty liên doanh và vận chuyển quốc tế Hải Vân được thành lập theo giấy phép đầu tư số 48/GP-HD ngày 11/10/2004 của UBND tỉnh HD với chức năng là vận chuyển khách công cộng,du lịch chất lượng cao và các hoạt động vận chuyển khác như vận chuyển hành khách theo tuyến cố định.Qua khảo sát vận chuyển hành khách đường dài từ Hầ Nội tới các tỉnh miền Tây Bắc cho thấy nhu cầu về kinh doanh buôn bán, thăm viếng và du lịch ngày càng tăng cao. Hiện nay, Công ty đang hoạt động trên một số tuyến và đã được thành công như tuyến: Hà Nội – Lai Châu, Hà Nội – Điện Biên, Hà Nội – Nghĩa Lộ, Hà Nội – Cao Bằng… và sắp tới sẽ mở tuyến Hà Nội – Sapa. Công ty nhận thấy hoạt động vaank chuyển tại các tuyến cố định có doanh thu và lượng khách ổn định. 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Bảng 1.1 cơ cấu trình độ lao động Loại trình độ 2008 2009 Đại học 11.37% 14.25% Cao dẳng, trung cấp 16.19% 17.66% Chuyên môm kỹ thuật 54.48% 58.98% Lao động phổ thông 17.96% 9.11% Qua 2 năm 2008, 2009 cho thấy, chất lượng lao động ngày càng được nâng cao, giảm tỷ lệ phổ thong trong tổng cơ cấu lao động (giảm 8.85%), tang lao động trình độ và lao động chuyên môn kỹ thuật. Điều này cho thấy chất lượng đào tạo ngày càng phát triển, nhu cầu về trình độ chuyên môn của lao động trong công ty ngày càng đòi hỏi trình độ cao. Tiến trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty sẽ có hiệu quả rõ rệt vì số lao động trình độ, khả năng tiếp thu kiến thức chuyên môn tăng. Bảng 1.2 phân loại lao động theo chuyên môn Chuyên môn Năm 2008(người) Năm 2009( người) Cấp quản lý 19 48 Nhân viên VP 26 58 Lái xe 75 173 Kỹ thuật sửa chữa 11 18 Tiếp viên 18 25 CSTH 18 32 Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là dịch vụ vận chuyển nên lao động chiếm đa số trong công ty là đội ngũ lái xe, qua 2 năm số lượng lao động của các bộ phận tăng lên rất nhanh, năm 2009 tăng gấp đôi năm 2008.Điều này cho thấy quy mô của công ty ngày càng được mở rộng. 1.3.Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Tổng giám đốc Phòng kế toán Phòng HC-NS Phòng KD Phòng tổng hợp tour điều hành Giám sát Lái xe hướng dẫn tuyến Lái xe điều hành phụ xe Giám sát Sơ đồ 1.1.Cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong công ty - Ban Giám đốc công ty: là người trực tiếp quản lý và điều hành đơn vị, thực hiện quy chế quản lý về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính lao động tiền lương…đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tổ chức nhiệm vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ thi công công trình. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt quản lý khác. -Phòng hành chính nhân sự: phòng HCNS bao gồm bộ phận Hành chính và bộ phận nhân sự thực hiện quản lý, tổ chức CBNV, thực hiện mọi chức năng quản trị nhân sự, hành chính, pháp lý của công ty. Chức năng: phòng tổ chức có chức năng giúp tổng giám đốc công ty ra các quyết định, quy định ,nội quy, quy chế về lao động, tiên lương cũng như các chính sách của nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhân sự, tổ chức hành chính các giấy tờ pháp lý hành chính của công ty và giải quyết các vấn đề nhân sự theo yêu cầu cả tổng giám đốc công ty. Nhiệm vụ và quyền hạn: nghiên cứu, dụ thảo và đề xuất các chủ trương, biện pháp, chương chình, vănbản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo phát triển tài nguyên nhân sự. xây dựng nội quy, quy chế về lao động, tiền lương và liên lạc với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết các chế độ chính sách sau khi được tổng giám đốc quyết định. Phối kết hợp một cách chặt chẽ, nhịp nhàng, chủ động, linh hoạt cùng các phòng ban, bộ phậnchức năng trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong việc điều hành và quản lý của ban giám đốc. Tham gia chỉ đạo công tác thi đua khen thưởng, các công tác tuyên truyền của công ty. -Phòng kế toán: có chức năng tham mưu cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty toàn bộ các vấn đề về kế toán hiện hành. tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán theo yêu cầu quản lý của công ty, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và luật kế toán do nhà nước quy định. -Bộ phận sản xuất: có chức năng thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty -Bộ phận tour, tuyến: mở rộng, giám sát, theo dõi thị trường, phát triển thị triển theo tuor và tuyến, điều hành mọi hoạt động tour và tuyến. bộ phận kĩ thuật: bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện, đảm bảo chất lượng kĩ thuật, dộ an toàn phục vụ sản xuất của công ty để mang lại hiệu quả và uy tin cao nhất cho công ty. Đội xe tour, tuyến thực hiên mọi chương trình phục vụ khách hang theo lịch trình do phòng kinh doanh cung cấp, la đội ngũ xây dựng nên hình ảnh, thương hiệu, hiệu quả kinh doanh của công ty. -bộ phận tổng hợp: xây dựng chiến lược, kế hoạch tiếp thị gắn liền với các chiến lược, kế hoạch và mục tiêu kinh doanh. tổ chức thu thập, tiếp nhận, xử lý và phân tích các thông tin tiếp thị (trong và ngoài công ty) như: khách hàng thị trường, giá cả, sản phẩm… xây dựng các chương trình quảng cáo, thương mại, các hoạt động cộng đồng nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu của công ty. quản lý giám sát chất lượng các hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng tiêu chuẩn…. 1.4. tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Bảng 1.3 bảng kết quả kinh doanh của công ty những năm gần đây tt chỉ tiêu Đ/v tính 2007 2008 2009 1 Doanh thu tỷ đồng 12.891 15.512 20.125 2 LĐ bình quân người 100 167 351 3 tổng quỹ lương tỷ đồng 3.54 6.1 14.742 4 tiền lương bình quân 1000đ/tháng 2.540 3.010 3500 5 NSLĐ bình quân năm triệu đồng 72.62 81.42 92.67 Nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2007 đến nay ta thấy hiệu quả kinh doanh của công ty rất cao. Tất cả các chỉ tiêu đều phản ánh hiệu quả trong sản xuất chuyển biến theo hướng tích cực. Doanh thu của công ty liên tục tăng qua các năm điều này cho thấy trong thời gian này công ty đã tổ chức lao động ngày càng hiệu quả hơn. Tổng quỹ lương tăng lên, một phần do điều chỉnh mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước. Năm 2009 mở rộng lĩnh vực kinh doanh xe tuyến, tuy lĩnh vực hoạt động mới chưa ổn định nhưng cũng nâng cao hiệu quả doanh thu. Năng suất lao động cũng tăng qua các năm. phần 2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Bất kỳ một đơn vị kinh tế nào, có thể là doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp hay đơn vị quản lý ngân sách…đều cần sự quản lý điều hành bằng một hệ thống các công cụ cần thiết, trong đó có hạch toán kế toán. Kinh tế càng phát triển thì thông tin kế toán càng trở nên quan trọng và cần thiết không chỉ đối với các nhà quản lý mà còn đối với cả các nhà cung cấp, đầu tư, ngân hàng, Nhà nước…Việc tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn và sự biến động của chúng, cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chính vì thế, bộ máy kế toán tại c ông ty Li ên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân được tổ chức khá rõ ràng, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán của công ty H ải Vân được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Tour Tuyến Kế toán thanh toán Giám sát tour Giám sát tuyến Chi phí Doanh thu Công nợ Chi phí, lương Doanh thu, CTV Kế toán bán hàng 4 Kế toán bán hàng 3 Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán bán hàng 2 Nhân viên thu hồi công nợ Kế toán bán hàng 1 Thủ quỹ Thủ kho Phòng kế toán của công ty liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân gồm 12 nhân viên, mỗi nhân viên đều phải thực hiện những nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán trong quá trình hạch toán theo quy định của nhà nước, được phân công bố trí nhiệm vụ như sau: Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán (trưởng phòng kế toán) - Chức năng của kế toán trưởng tại công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân là tham mưu cho giám đốc trong công tác kế toán tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý đúng mục đích, đúng chế độ của Nhà nước, đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty được duy trì liên tục đạt hiệu quả cao. -Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán, thống kê của công ty; đồng thời hướng dẫn, cụ thể hoá kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ Tài chính. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật. -Nhiệm vụ chính của kế toán trưởng tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân là kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu đã được duyệt để lên sổ tổng hợp, giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của các kế toán viên khác, tổng hợp giá thành, xác định kết quả kinh doanh, đồng thời phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập các Báo cáo tài chính hợp nhất. Kế toán thanh toán: Ngoài nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản thanh toán của công ty bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, đồng thời theo dõi quá trình tăng, giảm của vốn bằng tiền. Kế toán vật tư, chi phí: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động vật tư hàng ngày tại các kho, lập báo cáo hàng tồn kho. Theo dõi các chi phí phát sinh của các xe tour và xe tuyến như chi phí cầu phà. bến bãi, rửa xe, sửa chữa…. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ tính và phân bổ chi phí, giá thành sản phẩm. Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động công nợ phải thu, phải trả. Kế toán thuế: có trách nhiệm định kỳ, dựa vào các phần hành kế toán trên phần mềm, kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc, tiến hành lập Hóa đơn GTGT đầu vào, Hoá đơn GTGT đầu ra. Thủ quỹ: có trách nhiệm giữ tiền, thu chi tiền mặt, lập các báo cáo tồn quỹ tiền mặt, các khoản tạm ứng. Kế toán doanh thu: có trách nhiệm theo dõi các khoản doanh thu phát sinh trong tháng làm cơ sở cho kế toán thuế tiến hành lập báo cáo thuế, tính lương cho nhân viên lái xe tuyến. Kế toán bán hàng: có trách nhiệm thu tiền hàng và tiền vé xe của khách hang do lái xe của công ty bàn giao. Là người giúp kế toán doanh thu lập báo cáo thuế của các xe tuyến. Kế toán lương: có trách nhiệm tính lương và các khoản trích theo lương theo quy định của nhà nước với người lao động (lái xe và tiếp viên-phụ xe). Với quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn kinh doanh rộng nên công tác kế toán tại công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân được tổ chức theo mô hình phân tán. Kế toán tại công ty và kế toán tại các chi nhánh đều được tổ chức độc lập, đều phải tiến hành mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán. Chỉ khi lập Báo cáo tài chính hợp nhất, kế toán các chi nhánh mới phải gửi các báo cáo tài chính của mình lên bộ phận kế toán của công ty, tại đây sẽ thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập các báo cáo tài chính hợp nhất cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị cơ sở trực thuộc trước Nhà nước, các nhà phân phối, khách hàng, các bên đầu tư, cho vay. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán Kỳ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vi tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (vnd). Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngầy 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hình thức kê khai nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Mã số thuế: 0800290724 Tài khoản:0011002453335 tại ngân hàng vietcom bank. Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hanh đang áp dụng. 2.2.1.1. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân hoàn toàn sử dụng bộ chứng từ do Bộ tài chính quy định, không có chứng từ riêng của nội bộ công ty. Tại công ty không tiến hành sản xuất mà chỉ nhập mua hàng hoá phục vụ cho hoạt động của nội bộ công ty, các loại chứng từ được sử dụng bao gồm các chứng từ về Hàng tồn kho, Mua - Bán hàng hóa, TSCĐ, Tiền lương và nhân viên, Tiền…Việc lập, luân chuyển, kiểm tra, ký duyệt, bảo quản và lưu giữ chứng từ được công ty quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng phòng ban, bộ phận. Cụ thể, Phòng hành chính nhân sự lập chứng từ liên quan đến tiền lương và nhân viên, Phòng kế toán lập chứng từ về tiền, TSCĐ, chứng từ liên quan đến nhập kho, phiếu xuất kho hàng hoá(nước, khăn giấy...). Các chứng từ sau khi lập đều được tập hợp tại phòng kế toán, các kế toán viên của từng phần hành sẽ kiểm tra, ký duyệt, sau đó nhập số liệu vào phần mềm kế toán, tiến hành bảo quản và lưu trữ. Chứng từ kế toán được lưu trữ tuỳ thuộc đặc điểm của từng phần hành để tiện theo dõi, chẳng hạn chứng từ về thu chi tiền sẽ được lưu theo ngày tháng, và riêng cho từng ngân hàng… 2.2.1.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản sử dụng tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân là hệ thống tài khoản của doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Do đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty nên các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết từ cấp 1 đến cấp 5 theo yêu cầu quản lý cụ thể. Ví dụ: TK 112: tiền gửi ngân hang TK 1121: tiền Việt Nam gửi ngân hàng TK 11211: ngân hàng ngoại thương Hải Dương TK 11212: ngân hàng Quốc tế- VND TK 11213: ngân hàng Nông nghiệp TK11214: ng ân h àng Á ch âu TK11215: ngân hàng quân đội TK11216: ngân hàng nông nghịêp Sài Gòn TK11217: ngân hàng Đại Dương TK11218: ngân hàng ngoại thương TW TK11219: ngân hàng ngoại thương thành công TK1122: tiền ngoại tệ gửi ngân hàng TK11221: ngân hàng nông nghiệp - USD TK11222: ngân hàng Quốc tế- USD TK11223: ngân hàng Quân đội- USD TK11224: ngân hàng Đại Dương- USD TK1123: vàng bạc, kim khí quý, đá quý … 2.2.1.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính, và không mở các sổ Nhật ký đặc biệt. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi được nhập vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó số liệu từ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào các sổ cái có liên quan. Mỗi một tài khoản tổng hợp sẽ được mở một sổ cái tương ứng để phản ánh và cung cấp thông tin về tình hình hiện có cũng như sự biến động của mỗi đối tượng kế toán cụ thể.Sơ đồ hạch toán trên Nhật ký chung: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Phần mềm kế toán Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hạch toán trên Nhật ký chung Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting trong quá trình hạch toán, Fast là phần mềm kế toán được sử dụng rất phổ biến, ở nhiều công ty kể cả công ty có quy mô lớn - vừa và nhỏ. Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân là khách hàng sử dụng Fast Accounting 2006. 2.2.1.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán Các Báo cáo kế toán của công ty được lập định kỳ vào cuối mỗi quý, có luỹ kế nửa năm, 9 tháng đầu năm và cả năm, do kế toán trưởng lập, kiểm tra và báo cáo cấp trên. Bao gồm Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01- DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02- DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03- DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (B04- DN). Các báo cáo tài chính năm sẽ được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó được gửi lên Bộ và cơ quan thuế để quyết toán. Việc lập các Báo cáo tài chính không chỉ nhằm mục đích phục vụ quản lý vi mô của công ty, vĩ mô của Nhà nước, mà còn cung cấp các thông tin cơ bản cho các đối tượng sử dụng khác như công nhân viên trong công ty, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng và các nhà đầu tư. Ngoài hệ thống báo cáo tài chính, tại công ty còn lập các Báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản trị, điều hành trong công ty, như: Bảng tổng hợp quyết toán KQKD theo hợp đồng thuê xe của khách hàng Bảng chi tiết quyết toán KQKD theo hợp đồng Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn (nước, khăn giấy…) Báo cáo tồn kho Báo cáo công nợ phải thu Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp Báo cáo công nợ tạm ứng Báo cáo kế hoạch lợi nhuận năm Báo cáo tình hình thực hiện ngân sách… Các báo cáo này được kế toán chi tiết các phần hành lập trên cơ sở các sổ chi tiết liên quan và được gửi lên kế toán trưởng, giám đốc. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Do đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty không tiến hành sản xuất mà chỉ nhập mua hàng hoá để thực hiện các hoạt động của công ty nên các phần hành kế toán đặc trưng là kế toán tiền và các khoản tương đương tiền , kế toán Hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán tiền lương… 2.2.2.1. Kế toán phần hành Hàng tồn kho a. Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là hàng hoá và công cụ dụng cụ được bảo quản và lưu tại kho duy nhất của công ty. Việc mua hàng do Phòng kế toán thực hiện. Hàng hoá mua vào chủ yếu là nước uống và khăn giấy. Công cụ dụng cụ mua nhập kho chủ yếu phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, như : điện thoại cố định, máy fax, bàn ghế, các loại tài sản khác có giá trị dưới 10 triệu chưa đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ…khi xuất dùng cho bộ phận nào thì được tính hết vào chi phí quản lý của bộ phận đó. Hàng tồn kho của công ty được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì công ty sẽ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm giá mua, chi phí mua, các loại thuế không được hoàn lại và chi phí khác liên quan khác trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Khi xuất hàng công ty áp dụng phương pháp giá đích danh để tính giá vốn hàng bán - xuất kho lô hàng nào thì thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô hàng đó. Chứng từ ghi sổ sẽ được lập khi có các nghiệp vụ liên quan đến vật tư phát sinh, và được dùng làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chung trên máy vi tính. b. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán vật tư tại công ty bao gồm: Phiếu đề nghị xuất (nhập) vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT...Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập làm 3 liên theo đúng quy định hiện hành (1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho bộ phận nhập hoặc nhận hàng hoá, 1 liên luân chuyển giữa thu kho và kế toán, khi lập báo cáo thuế thì kế toán thuế sẽ giữ) Quy trình luân chuyển chứng từ vật tư: Quá trình nhập vật tư: sơ đồ 2.3. sơ đồ quá trình nhập vật tư Bộ phận kinh doanh Tổng Giám đốc. Kế toán trưởng Bộ phận tổng hợp Kế toán vật tư Bộ phận kho Kế toán trưởng Kế toán vật tư Căn cứ vào giấy đề nghị nhập vật tư Ký duyệt giấy đề nghị nhập hàng Tổ chức việc mua hàng Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhập vật tư và ký duyệt Căn cứ PNK và chứng từ liên quan nhập số liệu vào máy vi tính Ghi sổ tổng hợp Bảo quản, lưu trữ c. Tổ chức hạch toán vật tư Hạch toán chi tiết Công ty chỉ có một kho hàng duy nhất, các loại vật tư chủ yếu mua ngoài đủ dùng cho từng hợp đồng kinh tế cụ thể nên kế toán mở sổ chi tiết cho từng loại vật tư trên phần mềm kế toán. Công ty hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song, trình tự ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4. Sơ đồ Tổ chức hạch toán vật tư theo phương pháp thẻ song song Tại kho, thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho từng loại vật tư ở từng kho để phản ánh tình hình Nhập- Xuất- Tồn của từng loại theo số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập- Xuất. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập- xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ trên từng thẻ kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư mở sổ chi tiết vật tư trên phần mềm kế toán tương ứng với thẻ kho, phản ánh cả về số lượng và giá trị. Cở sở ghi sổ chi tiết là các phiếu nhập - xuất cùng các chứng từ khác có liên quan để ghi theo giá thực tế Cuối tháng số liệu trên sổ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho (về mặt số lượng), đồng thời được sử dụng để lập Bảng tổng hợp chi tiết (đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị) Hạch toán tổng hợp Để hạch toán tổng hợp vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 153 “Công cụ, dụng cụ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị tồn kho và biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ được quản lý tại kho của công ty, được mở chi tiết cho từng bộ phận sử dụng, ví dụ: TK 153 công cụ, dụng cụ TK 1531 công cụ, dụng cụ TK 15311 công cụ, dụng cụ - xe tour TK 15312 công cụ, dụng cụ- VP xe t our TK 15313 công cụ, dụng cụ - xe tuyến TK 15322 công cụ, dụng cụ- VP xe tuyến TK 1532 bao bì luân chuyển TK 1533 đồ dùng cho thuê TK 142 “Chi phí trả trước”: Tài khoản này sử dụng trong trường hợp Công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần hay cho nhiều hợp đồng, và cũng được chi tiết cho từng bộ phận sử dụng Quy trình hạch toán phần hành kế toán vật tư theo hình thức Nhật ký chung được khái quát qua sơ đồ sau: Báo cáo tài chính Chứng từ Nhập- Xuất Nhật ký chung Sổ cái TK153 Sổ, Thẻ kế toán chi tiết TK 153 Bảng tổng hợp chi tiết Phần mềm kế toán Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5.Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư theo hình thức Nhật ký chung 2.2.2.2. Kế toán phần hành thanh toán Đặc điểm thanh toán tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân Thanh toán luôn diễn ra đồng thời và là một nghiệp vụ không thể thiếu trong các hoạt động của công ty. Tại Công ty Liên doanh vận chuyển quốc tế Hải Vân thanh toán được thực hiện bằng hai phương thức chính là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Thanh toán bằng tiền mặt Tiền mặt được quản lý thống nhất tại quỹ của công ty, chỉ gồm tiền Việt Nam, không có ngoại tệ hay vàng bạc, kim khí quý. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh liên quan đến tiền mặt tại công ty không nhiều, chủ yếu là các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ, và các khoản thanh toán với khách hàng với số tiền không lớn. Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Các nghiệp vụ thanh toán của công ty (thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, thanh toán lương cho nhân viên, thanh toán với ngân sách nhà nước, tổ chức BHXH, bảo lãnh) chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng. Công ty mở tài khoản tại ngân hàng Quốc tế., Tài khoản số 005704060003004 tại ngân hàng Quốc tế.:. Tiền gửi ngân hàng của công ty gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ các loại (USD, GBP, S$, CHF, DM, JPY, AUD, EUR). Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh tại công ty chủ yếu trong trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp lớn, thanh toán cho cộng tác viên( những khách hàng tiến hành vận chuyển cho công ty). Để hạch toán ngoại tệ, công ty dùng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, đến cuối năm, căn cứ vào tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá và phản ánh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thông qua TK 413 “Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ”. Cuối mỗi tháng, căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng do ngân hàng lập, kế toán đối chiếu với Sổ cái và Sổ chi tiết TK 112 để kiểm tra việc hạch toán của công ty. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển Chứng từ sử dụng Chứng từ nguồn: Giấy đề nghị thanh toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Hoá đơn bán hàng, Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng…. Chứng từ thực hiện: Phiếu thu, phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, séc, lệnh chi. Chứng từ thanh toán được lập khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán và được dùng làm căn cứ hạch toán trên phần mềm máy vi tính, b._.