Báo cáo Thực tập tại Công ty in và sản xuất bao bì Hoàng Mai

ờng. Chính vì thế, đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội rất tốt và rất ý nghĩa để em có thể vận dụng, trau dồi kiến thức, tác phong làm việc của mình. Trong nền kinh tế thị trường đầy biến động, việc tìm hiểu và nắm bắt các mặt hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết đối với một sinh viên ngành quản trị kinh doanh sắp tốt nghiệp như em trong việc trang bị một cách đầy đủ hơn các kiến thức thực tế. Qua tìm hiểu và được giới thiệu, em đã chọn thực tập tại Công ty In và sản xuất Bao Bì Hoàng Mai. Đây là một doanh nghiệp nhà nước có bề dày lịch sử và phát triển cùng với đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Hơn thế nữa, Công ty In và sản xuất Bao Bì Hoàng Mai là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao. Lĩnh vực hoạt động của Công ty rất hấp dẫn em và môi trường làm việc ở đây rất hiện đại. Chính vì thế, việc thực tập tại Công ty là rất thuận lợi đối với em trong việc tìm hiểu hoạt động và thu thập số liệu. Do thời gian thực tập có hạn cùng với vốn kiến thức còn hạn chế nên trong báo cáo này của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự góp ý của các thầy, các cô và các anh chị trong Công ty In và sản xuất Bao bì Hoàng Mai để giúp em hoàn thành bài báo cáo này tốt hơn. Bản báo cáo gồm có ba phần: Phần 1: Giới thiệu khái quát về Công ty In và sản xuất Bao Bì Hoàng Mai Phần 2: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phần 3: Đánh giá chung và định hướng đề tài tốt nghiệp. Em xin chân thàh cảm ơn các thầy, các cô trong khoa, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Thượng Chính và các anh chị trong Công ty In và sản xuất Bao Bì hoàng Mai nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này. Hà Nội, ngày 15-01-2007 Sinh viên Lê Đức Thanh Tùng Phần 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệp 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. * Tên công ty: Công ty in và bao bì Hoàng Mai * Tên giao dịch quốc tế: Hoang Mai Packaging and Printing Factory * Địa chỉ: Km số 8 Quốc lộ 1A phường Hoàng Liệt – quận Hoàng Mai – TP Hà Nội. * Điện thoại: 04.6451688 * Fax: 04.6451699 * Website: http:// www.vpc.com.vn (trang Web đang trong thời gian hoàn thiện). * Email: packexport-vn@hn.vnn.vn Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ, nhu cầu của xã hội ngày càng nâng cao. Nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dân và chuyên môn hóa ngành in, Công ty In và sản xuất bao bì đã ra đời. Công ty In và sản xuất bao bì là một doanh nghiệp nhà nước, là đơn vị trực thuộc của Công ty Xuất Nhập khẩu và kỹ thuật bao bì và được sự quản lý trực tiếp của Bộ Thương Mại. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng và có tài khoản riêng tại ngân hàng. Hiện nay trụ sở chính của Công ty đóng tại Km 8 - Quốc lộ 1A - Giải Phóng - Hà Nội. Năm 1991 công ty chỉ là một xưởng in dùng nội bộ trong Công ty Xuất Nhập khẩu và kỹ thuật Bao bì - Bộ Thương Mại. Năm 1996 công ty đi vào hoạt động, trong giai đoạn này công ty mới thành lập với số vốn ít ỏi, trang thiết bị máy móc còn hạn chế. Hệ thống dây chuyền sản xuất còn yếu kém, chủ yếu là tập trung nghiên cứu phát triển và ứng dụng Kỹ thuật bao bì. Năm 1999 Công ty chính thức chuyển về trụ sở Km 8 - Quốc lộ 1A - Giải Phóng - Hà Nội. Để đáp ứng được nhu cầu của ngành in bao bì, công ty đã bỏ trung tâm nghiên cứu phát triển và ứng dụng kĩ thuật bao bì và mở rộng thêm hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nhân lực của công ty. Từ đây, công ty trực tiếp đầu tư nhập khẩu thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ hiện đại để cho phục vụ cho sản xuất kinh doanh bao bì. Hệ thống dây chuyền sản xuất từng bước hiện đại hoá đi vào khép kín. Năm này công ty mua máy in 2 màu 72x102 của CHLB Đức. Cùng với sự hội nhập của nền kinh tế thế giới, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải nắm bắt được xu thế thay đổi, tìm ra những nhân tố then chốt đảm bảo sự thành công trên cạnh tranh thị trường. Mặt khác cũng cần phải hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, biết được những mong muốn của khách hàng để từ đó đưa ra được những chiến lược phát triển phù hợp cho doanh nghiệp. Từ đó công ty đã mạnh dạn đầu tư thêm máy móc thiết bị : Năm 2000 : Mua máy công tắc film của Nhật. Năm 2001 : Đổi mới thiết bị máy tính văn phòng để phục vụ cho thiết kế bao bì sản phẩm. Năm 2002 : Mua máy bế hộp TQ khổ to, máy bế, máy bồi. Năm 2003 : Mua máy cán láng OPP, máy dán hộp TQ khổ to. Với những thay đổi trên, thêm vào đó là cung cách làm việc công ty đã cho ra đời những sản phẩm đạt tiêu chuẩn và đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng. Từ đó, công ty đã chủ động trong việc ký kết hợp đồng, đảm bảo chất lượng, thời gian, giá cả hợp lý nên đã thu hút được khách hàng trong và ngoài nước. Hiện nay công ty đã đi vào ổn định và hoạt động có hiệu quả. Công ty cổ phần bao bì Việt Nam tiền thân là công ty bao bì xuất khẩu được thành lập ngày 02/04/1976 theo quyết định 1079/BNg-TCCB của Bộ ngoại thương (nay là Bộ thương mại). Công ty có chức năng kinh doanh vật tư nguyên liệu cho sản xuất bao bì và tổ chức sản xuất cung ứng bao bì cho hàng xuất khẩu trong phạm vi toàn quốc. Công ty có các chi nhánh tại các thành phố Hải Phòng, thành phố Đà Nẳng, thành phố Hồ Chí Minh, các công ty sản xuất bao bì và các phòng kinh doanh nghiệp vụ. Năm 1989, một số đơn vị trực thuộc gồm: chi nhành Thành phố Hồ Chí Minh, công ty bao bì xuất khẩu I, công ty bao bì trực thuộc II tách ra trực thuộc Bộ, công ty xuất khẩu được Bộ kinh tế đối ngoại đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu và kỹ thuật bao bì, tên giao dịch quốc tế là “the Vietnam National Packing Technology and Import – Export Corp” viết tắt là PACKEXPORRT (quyết định số 812/KTBN – TCCB ngày 13/12/1989). Thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, Bộ thương mại ra quyết định số 1551/QĐ - TM ngày 27/10/2004 chuyển công ty xuất nhập khẩu và kỹ thuật bao bì bao bì thành công ty cổ phần bao bì Việt nam, viết tắt là VPC (Vietnam Packing Corp). Công ty đã tiến hành đại hội cổ đông và chính thức hoạt động theo điều lệ công ty cổ phần từ ngày 01/04/2005. phương châm hoạt động của công ty là: “ Chúng tôi mang đến cho bạn lợi nhuận thông qua sự hấp dẫn của bao bì”. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ngoài 3 phòng chức năng tổ chức hành chính, tổng hợp, công ty còn có các đơn vị trực thuộc sau: Công ty in và bao bì hoàng mai: Km số 8 Quốc lộ 1A phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội.công ty bao bì cổ loa Công ty bao bì hùng vương: Km số 7, quốc lộ 5, phường Hùng vương, TP Hải Phòng Công ty vật tư nông nghiệp cổ loa: khối 4A, thị trấn Đông Anh, Hà Nội. Chi nhánh hải phòng: 105 đường Điện Biên Phủ, TP Hải Phòng. Công ty bao bì đà nẵng: 92 Hoàng Diệu, TP Đà Nẵng. Tổng kho cổ loa: khối 4A, thị trấn Đông Anh, Hà Nội. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty in và bao bì Hoàng Mai. 1.2.1. Các chức năng. - Công ty In và sản xuất bao bì thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình nhằm khai thác một cách có hiệu quả các nguồn vật tư, nhân lực và tài nguyên của đất nước, đồng thời tiến hành nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng bao bì hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng trong nước. - Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các thiết bị được giáo phục vụ cho việc in ấn và sản xuất bao bì hộp phẳng. In nhãn hiệu và các ấn phẩm khác. - Tổ chức sản xuất, gia công các loại khuôn làm bao bì hộp phẳng, chế bán, làm phim cho in lưới và in offset. 1.2.2. Nhiệm vụ của công ty. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm về: sản xuất, kinh doanh, vật tư, tài chính, lao động tiền lương... phù hợp với điều kiện, khả năng của Công ty và cân đối chung của Công ty. - Trực tiếp sản xuất các loại bao bì hộp phẳng, được in nhãn hiệu, in bao bì và các ấn phẩm khác theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Tổ chức sản xuất, gia công và liên doanh liên kết sản xuất bao bì hộp phẳng cho xuất khẩu và tiêu dùng nội địa. - Tổ chức sản xuất, gia công các loại khuôn làm bao bì hộp phẳng. Chế bản, làm phim theo kế hoạch được giao và theo yêu cầu của khách hàng. - Được kinh doanh XNK các loại bao bì và vật tư hàng hoá khác theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của công ty đã được Bộ Thương Mại phê duyệt. - Thực hiện việc đào tạo kỹ thuật cho công nhân in và sản xuất bao bì hộp phẳng; Tham gia đào tạo khác theo yêu cầu của Công ty. - Thực hiện các công việc chế thử, sản xuất thử nghiệm bao bì hộp phẳng và các ấn phẩm khác phục vụ thông tin, quảng cáo... của Trung tâm NCPT và ứng dụng kỹ thuật bao bì trên cơ sở đăng ký của Trung tâm được Công ty phê duyệt. - Quản lý chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả thiết bị, vật tư, tiền vốn, lao động...có tại Công ty theo chế độ Nhà nước và quy định của Công ty. - Mở sổ sách theo dõi, định kỳ báo cáo Công ty kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, lao động, tiền lượng và những vấn đề liên quan đến công tác đào tạo, chế thử...của Công ty. - Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động của công ty, quy trình sản xuất, quy chế vận hành bảo quản, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Quy định về PCCC; quy định về an toàn lao động và trách nhiệm bảo đảm an toàn cho người lao động của công ty. Xây dựng và ban hành các quy định về khen thưởng, kỷ luật lao động, quy chế trả lương...phổ biến, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy định đó. 1.2.3. Các hàng hoá và dịch vụ hiện tại. Trực tiếp sản xuất các loại bao bì hộp phẳng, in nhãn hiệu, in bao bì và các ấn phẩm khác. Tổ chức sản xuất, gia công và liên doanh liên kết sản xuất bao bì hộp phẳng cho xuất khẩu và tiêu dùng nội địa. Tổ chức sản xuất, gia công các loại khuôn làm bao bì hộp phẳng. Chế bản, làm phim theo kế hoạch được giao và theo yêu cầu của khách hàng. Kinh doanh XNK các loại bao bì và vật tư hàng hoá khác theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của công ty đã được Bộ Thương Mại phê duyệt. Một số loại hàng hoá mà công ty sản xuất như: Vỏ hộp bánh, kẹo các loại Vỏ hộp khoá các loại Vỏ hộp, tờ HDSD, tem… Vỏ hộp, nhãn rượu, tờ rơi… Vỏ hộp các loại Vỏ hộp vòi TX 2011 Vỏ hộp sen Vỏ thùng vòi COMA 1lỗ, 3 lỗ Tấm đệm 3 lớp Vỏ thùng 200*160*160,… Vỏ hộp vòi Surrieno 1 lỗ, 3lỗ 1.3. Công nghệ sản xuất của một số hàng hoá. 1.3.1. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất. Hình 1.2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất KĐ Kiểm tra Lệnh sản xuất Làm khuôn Chế bản Kiểm tra In Láng Bồi Dập Dán Lưu kho Nguồn: Phòng kinh doanh 1.3.2. Nội dung cơ bản của các bước công việc. Qui trình qui định cách thức và trình tự liên quan đến quá trình sản xuất của công ty in và sản xuất bao bì từ khi lập lệnh sản xuất, nhận nguyên liệu đầu vào đến khi hoàn thành sản phẩm và nhập kho. Lệnh sản xuất được đưa ra khi bộ phận thiết kế đã hoàn thành bản thiết kế về mẫu sản phẩm bao bì. * Chế bản: Là quá trình in từ phim lên bản kẽm qua 2 công đoạn cơ bản là Bình và Phơi. Bình là các thao tác thủ công, ở đây các mẩu maket được công nhân sắp xếp lại đúng kích thước và vị trí theo thiết kế. Phơi là quá trình in mẩu sản phẩm từ phim sang bản kẽm được thực hiện trên máy Phơi. * In: tổ in sẽ nhận bản kẽm từ tổ chế bản và đưa vào máy in, có các loại máy in khác nhau tuỳ theo kích thước bản in và chế độ màu của bản in, máy in vận hành liên tục với công suất 7.500 tờ/giờ. Với các kích thước từ 36x50 cm đến 72x102 cm đối với máy in cỡ lớn. * Làm khuôn: tổ khuôn nhận phim từ tổ chế bản hoặc bản in từ tổ in để tiến hành tạo khuôn phục vụ cho việc dập. Khuôn được làm bằng thép nhỏ có độ bén nhất định bố trí trên mặt phẳng của ván ép hoặc gỗ. Các thanh thép được bố trí theo kích thước và hình dáng của mẩu maket. Việc tạo khuôn được thực hiện bằng tay nên đây là công đoạn hết sức công phu và tỉ mỉ với yêu cầu về độ chính xác khắt khe. * Láng: bản giấy sau khi in sẽ được láng một lớp nilong lên bề mặt nhằm làm tăng độ bền, đẹp, và dễ bảo quản cho sản phẩm. Quá trình được thực hiện trên máy láng với công suất khoảng 2.000 đến 2.500 tờ/giờ. * Bồi: tiến hành ghép 2 mặt của bản in lại với nhau, được thực hiện trên máy bồi với công suất từ 2.000 đến 6.000 tờ/giờ tuỳ theo độ dày yêu cầu của sản phẩm. * Dập: là quá trình cắt hay tách rời phần diện tích tạo nên sản phẩm. Máy dập làm việc nhờ các dao cắt là khuôn được chế tạo từ tổ làm khuôn. * Dán: là quá trình hoàn thiện sản phẩm bao bì. có thể làm bằng thủ công đối với sản phẩm có 3 chiều bề mặt và thực hiện bằng máy với sản phẩm có 2 chiều bề mặt dán. * Lưu kho: sản phẩm hoàn thành sẽ được lưu và kho sau đó mới chuyển đến cho khách hàng theo đúng các điều khoản của hợp đồng. 1.4. Hình thức tổ chức sản xuất và kết cấu sản xuất của doanh nghiệp. 1.4.1. Hình thức tổ chức sản xuất ở doanh nghiệp. Qui trình công nghệ trên được thực hiện khi có lệnh sản xuất từ phòng kinh doanh có xác nhận của giám đốc công ty: - Lệnh sản xuất được giám đốc phân xưởng sản xuất trực tiếp tiếp nhận và chuyển đến các tổ sản xuất liên quan. - Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng ca có trách nhiệm đọc ký lệnh sản xuất, xem mẫu in hoặc maket, lập dự trù và lĩnh vật tư. - Khi lĩnh vật tư từ kho vật tư cần phải kiểm tra: + Giấy in đúng loại, đúng khổ giấy, định lượng giấy và số lượng. + Bản kẽm không bị xước, rách hoặc bay bản, nội dung in phù hợp, đối với bản củ nếu không dùng được phải báo thay bản mới. + Cao su không bị lõm, rách, bề mặt phải sạch. + Giấy lót bản phải tốt, tránh dùng giấy lót đảo nhiều lần. 1.4.2. Kết cấu sản xuất của doanh nghiệp. Công ty in và sản xuất bao bì Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô chuyên sản xuất và bán các sản phẩm in và bao bì phục vụ cho thị trường trong và ngoài nước. Tính chất sản xuất của công ty là sản xuất sản phẩm hàng loạt, chu kỳ sản xuất dài, quy mô sản xuất lớn. Mô hình sản xuất của công ty gồm có bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất và chịu sự giám sát của phó giám đốc sản xuất. Cụ thể, khi công ty nhận được các đơn đặt hàng, các bộ phận sản xuất sẽ được giao nhiệm vụ từng phần công việc cụ thể. Như vậy mô hình sản xuất của công ty được tổ chức theo từng xưởng và sản xuất độc lập. Hình 1.3: Sơ đồ kết cấu của công ty in và bao bì Hoàng Mai Tổ thiết kế và chế bản Tổ làm khuôn Phân xưởng sản xuất NVL Đơn đặt hàng Thành phẩm Nguồn: Phòng kinh doanh Tổ thiết kế và chế bản: sau khi nhận yêu cầu của khách hàng, tổ thiết kế sẽ tiến hành phân tích nội dung các yêu cầu của khách hàng, xử lý các dữ liệu để chuẩn bị tư liệu cho sản phẩm. Sau khi đã duyệt maket và có sự thống nhất với khách hàng bằng ký kết sẽ tiến hành làm phim. Tổ làm khuôn: tạo khuôn theo phim hoặc mẩu bản in để đưa vào máy dập. Phân xưởng sản xuất: trực tiếp tạo ra sản phẩm in và bao bì thông qua các công đoạn in, láng, bồi, dập và dán. Kết cấu sản xuất của công ty nhằm nâng cao khả năng chuyên môn hoá. Do sản phẩm đa dạng, kết cấu sản phẩm lại phức tạp vì vậy công ty đã phải xây dựng nhiều bộ phận sản xuất khác nhau. Hệ thống sản xuất được hình thành theo nguyên tắc chuyên môn hoá sản phẩm, chia phân xưởng thành các tổ sản xuất theo sản phẩm. Mỗi tổ đảm nhận gia công hoàn chỉnh một phần của sản phẩm, tổ chức sản xuất trong dây chuyền trở nên đơn giản, chu kỳ sản xuất được rút ngắn, chuyên môn hoá lao động sâu nên trình độ tay nghề của người lao động thấp nhưng năng suất lao động cao cho phép công ty có thể tiết kiệm được chi phí tiền lương trực tiếp. 1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu sơ đồ trực tuyến – chức năng Sơ đồ gồm 2 cấp: Cấp 1: Giám đốc công ty Cấp 2: Các phân xưởng  1.5.1. Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Phân xưởng sản xuất bao bì Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng vật tư Phân xưởng cơ điện Nguồn: Phòng tổ chức hành chính 1.5.2. Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý 1.5.2.1. Giám đốc a. Chức năng Là nguời có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm trước công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. b. Nhiệm vụ - Nắm vững và thực hiện đầy đủ theo các đường lối, chính sách của đảng và nhà nước liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đối với toàn bộ cán bộ cộng nhân viên của công ty. - Tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và đề ra các phương án phát triển công ty. - Thường xuyên kiểm tra tình hình thực kế hoạch, nhiệm vụ của công ty. Nghiên cứu, kiện toàn tổ chức, chỉnh đốn nề nếp quản lý, sản xuất của công ty. - Phê duyệt danh sách các nhà cung ứng vật tư, các hợp đồng kinh tế… - Trực tiếp phụ trách các mặt công tác kế hoạch, tổ chức lao động, kế toán, tài chính, kiểm tra chất lượng sản phẩm và quy hoạch xây dựng công ty. 1.5.2..2. Phó giám đốc: - Là người giúp việc cho Giám Đốc thực hiện những hoạt động của mình đồng thời thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi Giám Đốc vắng mặt. - Phụ trách các lĩnh vực theo phân công của ban lãnh đạo công ty. 1.5.2.3. Phòng kinh doanh a. Chức năng Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, tham mưu cho giám đốc công ty về công tác kinh doanh, lập hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất và công tác vật tư. b. Nhiệm vụ Công tác hợp đồng: Nghiên cứu tìm hiểu các chế độ chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực hợp đồng kinh tế để áp dụng trong việc soạn thảo hợp đồng kinh tế. Hướng dẫn công ty thực hiện đúng pháp lệnh về hợp đồng kinh tế của Nhà nước, đảm bảo các hợp đồng kinh tế ký kết có nội dung chặt chẽ, mang tính pháp lý cao. Giúp Giám đốc công ty soạn thảo các hợp đồng kinh tế, để Giám đốc xem xét và ký kết với khách hàng. Theo dõi, quản lý, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế do, nhằm đảm bảo các hợp đồng được thực hiện ngiêm túc các điều khoản đã được ghi trong hợp đồng. Thanh lý kịp thời các hợp đồng kinh tế sau khi đã thực hiện xong hoặc không còn hiệu lực thi hành. - Tham mưu giúp Giám đốc trong khi giải quyết các khiếu nại và tranh chấp trong hợp đồng. Công tác kế hoạch: - Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất công việc và năng lực thực tế của công ty để lập kế hoạch sản xuất giao các đơn vị trong công ty. - Hướng dẫn các công ty thực hiện đúng và thống nhất các biểu mẫu kế hoạch. - Thường kỳ tổng hợp các số liệu kế hoạch báo cáo Giám đốc công ty để Giám đốc công ty nắm bắt kịp thời và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, phát hiện và báo cáo Giám đốc công ty những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hoàn thành kế hoạch để kịp thời xử lý giải quyết nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra. Công tác tiếp thị - Công tác tiếp thị là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc công ty về công tác này. - Nghiên cứu tìm hiểu thị trường xây dựng và các nghành nghề khác có liên quan đến hoạt động tiếp thị của công ty. - Quan hệ trực tiếp với các chủ đầu tư để giải quyết các vướng mắc lên quan đến lĩnh vực tiếp thị. 1.5.2.4. Phòng hành chính - tổ chức 1.5.2.4.1. Bộ phận tổ chức a. Chức năng Nhiệm vụ của Bô phận Tổ chức là tham mưu giúp Giám đốc về công tác: Tổ chức, nhân sự, tiền lương, chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, khen thưởng, kỷ luật, thanh tra, bảo vệ. Tham mưu cho giám đốc về công tác An toàn lao động, nâng bậc cho công nhân trực tiếp sản xuất, công tác đào tạo và đào tạo lại. b. Nhiệm vụ Theo dõi quản lý chặt chẽ biên chế gián tiếp theo tỷ lệ quy định và biên chế công nhân theo cơ cấu ngành nghề phù hợp với ngành nghề sản xuất theo từng giai đoạn. Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất, lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng hợp đồng lao động, điều phối lao động, lập kế hoạch tuyển dụng và tổ chức đào tạo CBCNV kèm cặp nâng cao trình độ tay nghề cho CBCNV. Thực hiện các chính sách về BHXH cho công nhân viên của công ty. Thực hiện quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui định về an toàn lao động của công ty. . 1.5.2.4.2. Bộ phận hành chính a. Chức năng Giúp Giám đốc công ty làm công tác hành chính quản trị. Hướng dẫn và giúp đỡ các đơn vị, các phòng ban trong công tác hành chính văn thư. Quản lý công văn sổ sách giấy tờ, hồ sơ lưu trữ, quản lý sử dụng xe con, nhà đất, … của toàn công ty. b. Nhiệm vụ Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: Quản lý con dấu, tiếp nhận và chuyển giao công văn đi và đến. Tổ chức lưu giữ hồ sơ, giấy tờ của công ty theo qui định,. Tổ chức nơi làm việc, đảm bảo dụng cụ trang thiết bị và các điều kiện khác cho cơ quan như máy tính, máy fax, xe ôtô…Tổ chức tiếp tân, hội nghị, lễ tết cho công ty. 1.5.2.5. Phòng tài chính kế toán a. Chức năng Phòng tài chính kế toán trực thuộc Giám đốc công ty, đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc công ty. Chức năng của phòng là tham mưu giúp việc cho Giám đốc về công tác Kế toán – tài chính – Thống kê. b. Nhiệm vụ b.1. Công tác kế toán - Tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu, phân loại tập hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính bằng phương pháp kế toán đúng nguyên tắc, chế độ, thể lệ kế toán. - Tổ chức ghi chép, hạch toán số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lên cân đối thu chi tài chính tháng, quý, năm. - Báo cáo tài chính, và phân tích báo cáo tài chính để nộp lên cơ quan hữu quan, cơ quan chủ quản và cấp trên. Cung cấp số liệu thường xuyên, đột xuất cho Giám đốc công ty để điều hành sản xuất kinh doanh. - Báo cáo tài chính và phân tích báo cáo tài chính để nộp cho các cơ quan hữu quan, cơ quan chủ quản, cấp trên… - Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kế, có trách nhiệm bảo vệ số liệu trên báo cáo. b.2. Công tác tài chính Về công tác tài chính, phòng có nhiệm vụ là hàng tháng, quý, năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, kế hoạch tiền lương, kế hoạch trả nợ ngân hàng, kế hoạch nộp ngân sách nhà nước để lập kế hoạch tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Hàng tháng phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty quyết toán thuế và báo cáo thuế với cơ quan thuế. Tổ chức và phối hợp với các phòng ban liên quan đôn đốc việc thu hồi vốn của công ty. Chủ động tạo mọi nguồn vốn đảm bảo sản xuất kinh doanh của công ty, kiểm tra tình hình thanh toán vốn với ngân hàng nhà nước, khách hàng và cán bộ công nhân viên. Lập báo cáo tài chính đúng, thời gian chính xác, kịp thời để nộp cơ quan hữu quan. - Tính toán theo dõi việc thu vốn, cấp vốn cho các đơn vị trực thuộc, báo cáo việc sử dụng vốn hàng tháng. Kiểm tra tính toán việc sử dụng tiền vốn của các đơn vị theo đúng chế độ nhà nước và quy định của công ty, kiểm tra việc bảo toàn và phát triển vốn. 1.5.2.6. Phòng Vật tư a. Chức năng Là bộ phận giúp cho Giám đốc quản lý, cung ứng, bảo quản toàn bộ vật tư kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty. b. Nhiệm vụ - Lập kế hoạch dự trù vật tư kỹ thuật hàng năm cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Khai thác, tìm nguồn cung cấp vật tư trong và ngoài nước phục vụ sản xuất của công ty. Tổ chức mua sắm, tiếp nhận, nhập kho, cất giữ, bảo quản toàn bộ vật tư kỹ thuật không để thất thoát, hư hỏng. Tổ chức cấp phát vật tư đã được ký duyệt cho các bộ phận. Thu hồi vật tư thừa, hư hỏng, phế liệu… theo qui định. Nhập kho, bảo quản toàn bộ thành phẩm của công ty, xuất hàng cho khách khi có lệnh. Tổ chức kiểm kê theo qui định. 1.5.2.7. Các tổ sản xuất của phân xưởng in Có chức năng trực tiếp sản xuất các sản phẩm in ấn, bao bì theo nhiệm vụ công ty giao, cụ thể là in và sản xuất bao bì; chế bản, thiết kế; đào tạo cho công nhân; kiểm soát máy móc thiết bị, kiểm soát môi trường làm việc,kiểm soát thiết bị đo lường, kiểm soát sản phẩm không phù hợp… 1.5.2.8. Phân xưởng cơ điện Có nhiệm vụ làm công tác sửa chữa, bảo trì các thiết bị của công ty cũng như đảm bảo về vấn đề điện nước của công ty. Phần 2: Phân tích tình hình quản lý vật tư và tài sản cố định 2.3.1. Các loại nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sản xuất, công ty in và bao bì Hoàng Mai rất chú trọng công tác quản lý vật tư. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, công ty sử dụng cả trăm loại nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại với quy cách, kích cỡ khác nhau nên việc phải tiến hành phân loại để quản lý sử dụng thuận lợi góp phần vào việc thực hiện mục tiêu phát triển của công ty là hết sức cần thiết. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu đối với quá trình sản xuất, nguyên vật liệu của công ty được chia thành : Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại giấy như: Giấy Láng, Carton Sóng, Màng PVC, Băng Đuplex, Màng BOPP, Giấy Bristol, Giấy Đuplex, Giấy Đecan, Giấy Galgo (trong đó có các khổ giấy khác nhau) Các nguyên vật liệu khác: Màng PVC (màng bóng), Màng BOPP (màng mờ), Băng Đuplex... Vật liệu phụ: - Các loại mực như : Mực in offset các màu - Các loại vật liệu khác: Cao su in máy, dung dịch làm ẩm, lô nỉ máy in, đế bình film, thuốc tút bản, film công tắc, bột xoa bản, gôm, giẻ lau máy, gỗ dán các loại, dao bế các loại, keo dán các loại, keo bồi, , băng dính, lưỡi cưa các loại, bản kẽm máy in.... Nhiên liệu : dầu máy, xăng, dầu luyn, cồn công nghiệp chạy máy in.... Phụ tùng thay thế : - Phụ tùng máy in : Vòng bi các loại, Bulong kẹp bản, Lò so tỳ giấy Carton, Bóng đèn phơi bản, goăng các loại, Phớt, khớp nối cao su, dây curoa... - Phụ tùng máy Bobst : Dao kê (tay trái, tay phải), bộ nguồn máy... - Các phụ tùng khác Tuy nhiên để phục vụ cho hạch toán vật liệu thuận lợi, kế toán phân nguyên vật liệu thành : mực các loại, giấy các loại, kẽm các loại, vật tư khác. 2.3.2. Cách xây dựng mức sử dụng nguyên vật liệu Do đặc thù sản xuất của công ty là sản xuất theo các đơn đặt hàng nên việc xây dựng mức sử dụng nguyên vật liệu là căn cứ vào số lượng sản phẩm của các đơn đặt hàng thực tế cộng với mức tiêu hao nguyên vật liệu trung bình khoảng 5% tuỳ theo độ phức tạp của từng loại sản phẩm. Việc xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ do phòng kinh doanh căn cứ vào kết cấu của các chủng loại sản phẩm trong đơn đặt hàng, các công đoạn phải trải qua để tính toán rồi viết trong các lệnh sản xuất. Việc tính toán ra mức tiêu hao hầu hết đều dựa trên kinh nghiệm thực tế đã thực hiện ở các đơn hàng thực tế trước đó. Bảng 2.9 : Mức tiêu hao của một số sản phẩm tại công đoạn in STT Sản phẩm Số lượng Hao phí % 1 Thiếp tết Anh Đào 2.500 200 8 2 Bìa lịch công ty VPC 150 100 74,67 3 Nhãn Nufid 1.500 300 20 4 Hộp mứt LG 300g 12.650 200 1,58 5 Hộp túi sách sao su Sao Vàng 200 300 150 Nguồn: Phòng kinh doanh Khi nhận được các đơn đặt hàng, công ty sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm cần sản xuất, lượng vật tư tồn kho, lượng tồn kho kế hoạch rồi tính toán ra lượng hàng cần phải mua. Hiện nay, các nhà cung cấp chủ yếu công ty là công ty giấy Bãi Bằng, công ty thương mại Hàng năm, công ty đều tiến hành đánh giá năng lực của các nhà cung cấp để tiến hành ký kết các đơn đặt hàng trong tương lai. 2.3.3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Bảng 2.10: Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn tháng 4 năm 2004 (trích) TT Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Lượng (kg) Tiền (đồng) Lượng (kg) Tiền (đồng) Lượng (kg) Tiền (đồng) Lượng (kg) Tiền (đồng) 1 ĐL 180 5.740,3 48.518.200 0 0 2.448,7 14.334.842 3.255,6 34.183.358 2 ĐL 230 8.032,9 63.327.882 5159,55 40.688.211 12.768,3 97.552.521 424,15 6.463.572 3 ĐL 250 194,4 1.521.212 18.099,28 144.489.110 4.654,24 36.243.761 13.629,4 109.766.561 4 ĐL 270 32,7 280.343 11.960,78 102.624.576 4.345,1 676.513 7.648,38 102.228.406 5 ĐL 280 3.460,9 32.516.299 0 0 765,5 1.672.019 2.695,4 30.844.280 6 ĐL 290 589 5.193.908 0 0 257.3 331,7 5.193.908 7 ĐL 300 8.554,3 72.292.494 11.289 93.278.749 5.677,3 17.513.197 14.166 148.058.046 8 ĐL 310 106,3 704.465 0 0 0 0 106,3 704.465 9 ĐL 350 34.067,6 277.763.584 30.719,4 245.770.560 4.110 60.677 523.534.144 10 ĐL 400 19.061,8 159.463.532 0 0 1.862,9 1.596.592 17.198,9 157.866.940 ( ĐL: Giấy Đuplex) Nguồn: Phòng kế toán Cuối mỗi kỳ, kế toán sẽ căn cứ vào các báo cáo này để tập hợp chi phí về vật tư thực tế chi dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của công ty. Dựa vào các thẻ kho, công ty cũng có thể so sánh giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế và định mức tiêu hao vât tư của các loại sản phẩm để xem xét xem tình hình sử dụng vật tư hiện nay là tốt hay xấu để qua đó tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. 2.3.4. Tình hình dự trữ, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu Để đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng như giảm tối đa chi phí dự trữ, chi phí bảo quản, chi phí công nhân kho…Công ty in và bao bì Hoàng Mai đã đưa ra được chính sách dự trữ nguyên vật liệu hợp lý. Mức dự trữ nguyên vật liệu của công ty được tính toán dựa vào các chỉ tiêu sau: Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ kế hoạch Khối lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch Mức nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ kế hoạch Nguyên vật liệu được nhập từ các nhà cung cấp được kiểm tra chất lượng, số lượng trước khi nhập kho. Đối với từng loại nguyên vật liệu khác nhau mà bảo quản ở những điều kiện kỹ thuật khác nhau. Khi kế hoạch sản xuất được thực hiện (lệnh sản xuất), sẽ có phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu cho từng bộ phận sản xuất với số lượng yêu cầu. Trong quá trình sản xuất nếu thiếu nguyên vật liệu cho quá trình nào thì sẽ được xuất bổ sung, ngược lại nếu thừa thì sẽ được nhập lại kho. 2.3.5. Cơ cấu tài sản cố định, tình trạng tài sản cố định: Về cơ cấu, tài sản cố định của công ty in và bao bì Hoàng Mai đều là tài sản cố định hữu hình mà phần lớn là thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất cho công ty. Bảng 2.11: Kê trích khấu hao tài sản cố định của Công ty in và bao bì Hoàng Mai năm 2004 TT Diễn giải Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế Kỳ trước Kỳ này Kỳ trước Kỳ này 1 Nhà cửa, kiến trúc 2.850.381.089 3.683.920.999 1.025.701.563 1.263.831.724 2 Máy móc, thiết bị 9.117.871.415 9.369.262.738 5.493.525.053 6.646.623.562 3 Thiết b._.