Báo cáo Thực tập tại Công ty Cổ phần xây dựng Ngọc Vũ

ử dụng rộng rãi trên Thế giới, nhưng đối với Việt Nam hình thức này mới dược đưa vào áp dụng. Do đó các nhà thầu Việt Nam không tránh khỏi việc gặp phải những khó khăn, vướng mắc trong các hoạt động của mình. Được sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, thông qua các văn bản pháp luật và các nghị định kèm theo cùng các quy chế, chính sách thực hiện đối với hoạt động đấu thầu, hoạt động đấu thầu ở Việt Nam có cơ hội tham gia đấu thầu quốc tế theo đà phát triển kinh tế và hội nhập với nền kinh tế quốc tế. Sau thời gian thực tập tại công ty, cùng sự giúp đỡ của cán bộ các phòng ban và sự chỉ bảo tận tình của cô Chu Mai Anh, đã hướng dẫn để em hoàn thành báo cáo thực tập này với những nét cơ bản về quá trình hình thành và phát triển, tình hình hoạt động đấu thầu của công ty trong những năm gần đây. Nội dung báo cáo: gồm 2 chương Chương 1: Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ Chương 2: Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty Trong bản báo cáo còn có nhiều hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự cảm thông, góp ý, sự chỉ bảo của các thầy cô trong khoa. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Khái quát quá trình hình thành phát triển của công ty cổ phần xây dựng ngọc vũ 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1. Sự hình thành của Công ty Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ được thành lập ngày 30-9-2000 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1803000234 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp. Tên Công ty : Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ Trụ sở chính: Số nhà 161 – tổ 16C –khu 2A phường Nông Trang - TP. Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ. Số điện thoại: 0210. 841 076 Sự hình thành của Công ty có thể chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Từ khi thành lập đến năm 2003. Theo chức năng và nhiệm vụ được giao, trong giai đoạn này mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là tổ chức thi công các công trình san nền, đào móng, làm đường, đắp đập, gia cố xử lý nền móng các công trình dân dụng, thiết kế kiến trúc và xây dựng các công trình nhà ở và nhà làm việc. Sản phẩm trong giai đoạn này chủ yếu là xử lý, gia công nền móng, làm đường các công trình xây dựng như khu công nghiệp Thụy Vân, công ty Tasscô ở Phú Thọ và một số công trình ở Hà Nội, Vĩnh Phúc, ... Giai đoạn 2: Từ năm 2004 đến năm 2006. Trong giai đoạn này Công ty thực sự phát triển kinh doanh trên cả hai mảng xử lý nền móng và thi công xây lắp. Công ty đã mở rộng thi công xây lắp, từ chỗ mới chỉ thi công xây lắp nhà 5,6 tầng trở xuống đến nay đã thi công nhà 9,10 tầng đạt chất lượng mỹ thuật, kỹ thuật cao. Trong giai đoạn này sản phẩm của công ty đã có mặt hầu hết các tỉnh phía Bắc. Công ty đã xây dựng nhiều công trình như công ty may Việt-Nhật tại Việt Trì, nhà máy thực phẩm Nghĩa Mỹ ở Hải Dương.. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty - Chức năng: + Đào đắp đất đá, san tạo mặt bằng công trình + Xây lắp hoàn thành tất cả các loại công trình: Dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện năng, kỹ thuật, hạ tầng đô thị, cấp thoát nước, môi trường. + Làm các công việc nề, mộc, bê tông, cốt thép xây dựng, sản xuất các cấu kiện bê tông và bê tông thương phẩm. + Dịch vụ cho thuê máy công trình, giàn giáo, cốppha. + Gia công kết cấu thép và các loại dây chuyền công nghiệp. - Nhiệm vụ: + Chủ động xây tổ chức và thực hiện những mục tiêu, phương hướng phát triển dài hạn, kế hoạch trung hạn, ngắn hạn. + Chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào các mục tiêu đổi mới công nghệ, thiết bị sản xuất, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng, tiết kiệm vật tư và hạ giá thành sản phẩm. + Bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý lực lượng lao động hiện có, đồng thời chủ động tuyển chọn ký kết hợp đồng lao động đáp ứng nhu cầu của Công ty. + Có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nước. 2. Cơ cấu Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Đại hội CĐ Hội đồng QT GĐ điều hành Ban kiểm sát Phó GĐ kỹ thuật XD Phó GĐ cơ giới Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng tài chính- kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng quản lý cơ giới Đội XD số 1 Đội XD số 2 Đội XD số 3 Đội XD số 4 Đội xe vận tải Đội xúc ủi Xưởng sửa chữa Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: * Giám Đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về điều hành hoạt động của Công ty, Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của Công ty. * Các Phó giám đốc + Phó Giám Đốc phụ trách cơ giới : giúp Giám đốc trong công tác quản lý, sửa chữa xe, máy thiết bị, vật tư. Tổ chức cung ứng vật tư, kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu của sản xuất. + Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật xây dựng: giúp việc cho Giám đốc tổ chức thi công, quản lý thi công các công trình nền móng, xây lắp trong Công ty. * Kế toán trưởng: Thực hiện tổ chức chỉ đạo pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các ban chuyên môn nghiệp vụ: Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ quy định. * Phòng tổ chức hành chính + Công tác tổ chức quản lý nhân sự, đào tạo lao động, tiền lương, nâng lương, nâng bậc, thi đua khen thưởng giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. + Tổ chức công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn thư lưu trữ, quản lý trang thiết bị văn phòng, bảo mật tài liệu, văn bản hồ sơ, con dấu. * Phòng Tài chính – Kế toán +Lập kế toán chi tiêu tài chính phục vụ yêu cầu sản xuất kỹ thuật. +Sử dụng bảo toàn và phát triển nguồn vốn. +Tổng hợp và xây dựng giá thành kế hoạch. + Xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh. * Phòng quản lý cơ giới + Quản lý tình trạng kinh tế kỹ thuật từng đầu xe, máy, thiết bị. + Công tác đăng kiểm định hoặc kỹ thuật các thiết bị theo quy định, đảm bảo các xe, máy thiết bị hoạt động thường xuyên. + Lập kế hoạch sửa chửa bảo dưỡng, đồng thời nghiên cứu cải tạo chúng để đảm bảo hoạt động hiệu quả. + Xây dựng phương án quản lý các vật liệu xây dựng, lập kế hoạch vật tư mua, sắm thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất. * Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật - Bộ phận Kỹ thuật: + Quản lý kỹ thuật các công trình, quản lý thiết bị đo đạc, công tác bàn giao và tìm mốc định vị công trình. + Lưu giữ hệ số kỹ thuật công trình, kiểm tra xử lý, nhận khối lượng theo thời gian. - Bộ phận Kế hoạch: + Lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch cho các đội thi công. + Lập kế hoạch cung ứng vật tư theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. 3. Đặc điểm các nguồn lực của Công ty. 3.1 Đặc điểm về máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị là yếu tố rất cơ bản tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn của Công ty. Đặc biệt là với các công trình lớn có yêu cầu kỹ thuật cao, thì máy móc thiết bị là yếu tố ảnh hưởng quyết định đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Nó là điều kiện quan trọng và cần thiết để tăng sản lượng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Việc sử dụng triệt để số lượng, thời gian và công suất của máy móc thiết bị là một vấn đề có ý nghĩa hết sức quan trọng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ta có bảng số liệu về máy móc thiết bị chủ yếu hiện có của Công ty Bảng 1 : Năng lực máy móc thiết bị TT Loại thiết bị Công suất Số lượng Nước SX 2 Xe ôtô ben 12m3 12 Hàn Quốc 3 Lu bánh lốp 10T 2 Hàn Quốc 4 Máy xúc đào SAM SUNG 1,2m3 2 Nhật 5 Xe lu 8 – 10T 3 Hàn Quốc 6 Máy trộn bê tông 320L 10 úc 8 Xe chuyển trộn bê tông 6m3 4 T.Quốc 9 Máy đầm dùi tự phát nổ 6 Nga 10 Máy khoan cọc nhồi 8 Nhật 11 Máy ủi T130 140 CV 4 Nhật 12 Máy cắt uốn thép 3 Liên Xô 13 Cần cẩu thiếu nhi 2 T.Quốc 14 Đầm bàn 1,5 KW 5 Liên Xô 15 Máy bơm YAMAHA 54m3/h 3 Việt Nam 16 Máy phát điện 75 KVA 2 Nhật 17 Máy đầm cóc 7 Liên xô 18 máy vận thăng 7 T 2 Việt Nam 19 Máy nén khí 5 T.Quốc 20 Máy bơm Diezen 80-50m3/h 8 T.Quốc 21 Cây chống thép Cây 1500 Việt Nam 22 Cốppha định hình m3 1600 Việt Nam 23 Máy thuỷ bình Trắc đạc 2 Liên xô 24 Máy kinh vĩ Trắc đạc 1 Liên xô 25 Chân giáo chữ H Bộ 3000 Việt Nam Nguồn: Phòng quản lý cơ giới 3.2. Đặc điểm về nhân lực Năng lực nhân sự (bảng 2) Lao động trong ngành xây dựng có vai trò quan trọng trong việc sáng tạo ra giá trị mới cho các công trình xây dựng. Mặc dù, so với chi phí nguyên vật liệu và máy móc thiết bị thì không chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây dựng, nhưng người lao động lại là đối tượng tham gia trực tiếp vào suốt quá trình tạo ra sản phẩm và có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng các công trình xây dựng. Mặt khác, lao động trong ngành xây dựng không mang tính ổn định mà thay đổi thường xuyên theo thời vụ, phải làm việc ngoài trời và thường xuyên thay đổi nơi làm việc. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả đấu thầu của Công ty thì cần phải có một lực lượng nhân sự có trình độ tay nghề cao, làm việc có hiệu quả. Qua bảng 2 cho thấy về độ tuổi lao động từ 18 đến 35 chiếm phần lớn, xu hướng trẻ hoá ngày một tăng, năm 2005 tăng 8,61% so với năm 2004 và năm 2006 tăng 4,14% so với năm 2005. Việc trẻ hoá lực lượng lao động giúp Công ty dễ đào tạo chuyên sâu, xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn hoá cao dẫn đến có nguồn nhân lực ổn định. Đây là một lợi thế lớn cho sự phát triển của Công ty. Theo số liệu bảng 2 thì số cán bộ đạt trình độ đại học và trung cấp có tăng qua các năm nhưng không đáng kể, năm 2005 đại học tăng 3,95%, trung cấp tăng 4,24% so với năm 2004. Năm 2006 so với 2004 đại học tăng 2,53% trung cấp tăng 5,69%. Ta thấy lực lượng lao động tại Công ty tăng nhanh qua các năm chủ yếu là lao động phổ thông. Năm 2005 so với 2004 lao động phổ thông tăng 14,20%, năm 2006 tăng 6,22% so với năm 2005. Do đặc thù của ngành xây dựng, nên hàng năm Công ty vẫn tuyển dụng nhiều lao động phổ thông để đáp ứng nhu cầu lao động theo thời vụ. Lực lượng này tăng lên qua các năm cho thấy khối lượng công việc tại Công ty ngày càng nhiều. Khi tiến hành tuyển dụng lao động theo hợp đồng thì cần phải có chi phí và chi phí này được tính vào chi phí quản lý, đây là một trong các yếu tố làm tăng chi phí trong giá thành đơn vị sản phẩm. Vì vậy Công ty cần xác định đúng số lượng lao động hợp đồng tuyển dụng để giảm chi phí sản xuất. Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ nhân viên cả về chất lượng và số lượng. Với đội ngũ nhân viên lành nghề và sự năng động sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty, nên đã đáp ứng được những mục tiêu đề ra. 3.3. Đặc điểm nguồn vốn Bảng 3: Cơ cấu vốn của Công ty Đơn vị : Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 So sánh tăng, giảm 2005/2004 2006/2005 Tuyệt đối % Tuyệt đối % Tổng vốn 62.800 83.982 136.922 21.182 33,73 52.940 63,04 Theo sở hữu +Vốn chủ sở hữu 48.872 55.988 89.230 7.116 14,56 33.242 59,37 + Vốn vay 13.928 27.994 47.692 14.066 10,10 19.698 70,36 Theo tính chất +Vốn cố định 28.938 38.938 87.287 10.000 34,56 48.349 124,16 +Vốn lưu động 33.862 45.044 49.635 11.182 33,02 4,591 10,19 Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán Qua bảng trên ta thấy tổng vốn của Công ty luôn tăng trong 3 năm gần đây. Vốn chủ sở hữu tăng mạnh thể hiện Công ty luôn chú trọng bổ sung vốn tự có. Cụ thể năm 2005 tăng 14,56% so với 2004, năm 2006 so với năm 2005 chỉ số này đã tăng lên nhanh chóng đạt 59,37%. Tuy nhiên nếu xét cơ cấu vốn theo tính chất ta thấy cơ cấu này chưa hợp lý. Là Công ty xây dựng mà năm 2006 vốn lưu động chỉ chiếm xấp xỉ 37% tổng số vốn. Cơ cấu vốn như vậy sẽ ảnh hưởng tới khả năng thu mua nguyên vật liệu cũng như khả năng thực hiện công trình. Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng điều chỉnh cơ cấu vốn theo hướng tăng tỉ trọng vốn lưu động. 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bảng 4: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây Phân tích kết quả kinh doanh: * Tổng doanh thu: Năm 2005 so với 2004 doanh thu tăng 4.238 triệu đồng tương ứng tăng 11,2%, năm 2006 so với 2005 doanh thu tăng 6.659 triệu đồng, tương ứng mức tăng 15,65 %. Như vậy, ta có thể thấy doanh thu của Công ty trong những năm gần đây luôn tăng, thể hiện sự phát triển đi lên của Công ty. * Lợi nhuận: Bên cạnh việc gia tăng doanh thu thì lợi nhuận của Công ty cũng tăng theo. Năm 2005 so với năm 2004 lợi nhuận tăng thêm 2.459 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 21,97%, năm 2006 so với 2005 lợi nhuận tăng là 3.430 triệu đồng, tương đương với tốc độ tăng 39,49%. Kết quả này do doanh thu và chi phí tạo nên, doanh thu tăng với tốc độ nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên lợi nhuận của Công ty năm sau cao hơn năm trước. * Nộp ngân sách nhà nước: Số nộp ngân sách nhà nước của Công ty năm sau đã nhiều hơn hẳn năm trước. Năm 2004 nộp ngân sách 1.269 triệu đồng, năm 2005 nộp ngân sách là 1.423 triệu đồng tăng 12,92% so với năm 2004. Năm 2006 nộp ngân sách là 2.160 triệu đồng tăng 33,66% so với năm 2005. Đây là một kết quả đáng khích lệ đối với Công ty. * Thu nhập bình quân một lao động: Có tăng qua các năm nhưng không ổn định, cụ thể năm 2005 so với 2004 thu nhập bình quân tăng 180.000 đồng/tháng tương ứng mức tăng 17,64%, nhưng đến năm 2006 so với 2005 mức tăng chỉ còn là 50.000 đồng/tháng tương đương tăng 4,17%. Do ngành xây dựng là ngành làm ăn theo thời vụ, có những lúc nhận rất nhiều công trình thi công nhưng có nhưng lúc người lao động lại thiếu việc, nên thu nhập bình quân của người lao động không ổn định cũng là điều dễ hiểu. Tuy nhiên nếu xét những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty sẽ thấy thực sự Công ty làm ăn chưu hiệu quả. Cụ thể là, tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh thấp và giảm liên tục trong 2 năm gần đây. Năm 2005 tỉ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh giảm 9,03% so với năm 2004, năm 2006 chỉ số này tiếp tục giảm 14,38% so với năm 2005. Đặc biệt số vòng quay vốn lưu động hai năm gần đây thấp chưa đạt 1 vòng/năm. Năm 2006 giảm xuống còn 0,99 vòng/năm, mặc dù năm 2004 đạt 1,13 vòng/năm. Điều này thể hiện doanh thu và lợi nhuận thu được chưa tương xứng với lượng vốn kinh doanh bỏ ra. Công ty cần chú trọng đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm để tăng doanh thu, đồng thời giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận, để đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu và lợi nhuận luôn lớn hơn tốc độ tăng của vốn. Làm được điều này Công ty mới có thể nâng cao được hiệu quả sử dụng đồng vốn đã bỏ ra. Chương II Thực trạng công tác đấu thầu của công ty cổ phần xây dựng ngọc vũ 1. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty Công ty thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trường từ cuối năm 2000, khi mà tham gia đấu thầu trở thành phương tiện chính để công ty có được hợp đồng xây lắp công trình. Như vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới được thực hiện tại công ty 5 năm gần đây. 1.1. Một số công trình trúng thầu: Kết quả cụ thể trong 5 năm qua Công ty đã tham gia đấu thầu được hơn 100 công trình với tổng giá trị 1.221.130 triệu đồng và trúng được 58 công trình với tổng giá trị trúng thầu là 429.490 triệu đồng. Cụ thể là một số công trình mà Công ty đã trúng thầu, thể hiện qua bảng sau: Bảng 4: Một số công trình đã trúng thầu TT Tên công trình Năm Địa điểm xây dựng Chủ đầu tư Giá trị (Tr.đồng) 1 Tháp nước Việt Trì 2000 Việt Trì 2500 2 Công ty may Việt-Nhật 2001 Việt Trì 1.800 3 Công ty Tasscô 2001 Việt Trì 2.300 4 Công trình đường và thoát nước khu CN Thụy Vân 2002 Việt Trì 3.500 5 Điện nông thôn Phú Bình Thái Nguyên 2002 Thái Nguyên ĐL Thái Nguyên 1.200 6 Điện nông thôn Văn Quán Lạng Sơn 2002 Lạng Sơn ĐL Lạng Sơn 2.100 7 Cải tạo quốc lộ 21 Hà Nam 2003 Hà Nam Sở GTVT Hà Nam 3.200 8 San nền trạm điện Bắc Giang 2003 Bắc Giang TCT điện VN 1.480 9 Khách sạn Hồng Ngọc 2004 Phú Thọ 2.300 10 Công trình đường bộ Nguyễn Tất Thành 2005 Phú Thọ Sở GTCC Phú Thọ 3.400 11 Chi nhánh CT Xi măng Lập Thạch 2005 Vĩnh Phúc CT xi măng Lập Thạch 5000 12 Đưa điện về xã Tú Lệ - Văn Chấn-Yên Bái 2006 Yên Bái Điện lực Yên Bái 3.100 Qua một số công trình đấu thầu nêu trên có thể thấy được những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Hàng năm Công ty đã giành được nhiều các công trình xây dựng lớn nhỏ không chỉ trên phạm vi tỉnh Phú Thọ mà ngày một mở rộng ra các tỉnh lân cận như Thái Nguyên, Yên Bái, Vĩnh Phúc... thể hiện khả năng chủ động tham gia đấu thầu để giành quyền đấu thầu xây lắp góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Ngọc Vũ. 1.2. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiện công tác dự thầu tại Công ty Từ cuối năm 2000, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho bộ phận phòng kế hoạch - kĩ thuật để thực hiện và đặt dưới sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau: + Về chức năng: là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của Công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm. + Về nhiệm vụ: chịu trách nhiệm theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ và hoàn tất hồ sơ dự thầu, từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kế hoạch - kĩ thuật, lập giá dự thầu, biện pháp thi công và tính khối lượng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lập bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 5. Bảng 5: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu TT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp I 1 2 3 Quyển 1: Bảng giá dự thầu Đơn vị dự thầu Bảng tổng hợp giá thầu, bảo hành, giảm giá Bảo lãnh dự thầu, bảo chứng Phòng KH-KT Phòng KH-KT Phòng TC-KT Phòng TC - KT Phòng TC - KT Phòng KH - KT II 1 2 3 Quyển 2: Biện pháp thi công Tiến độ thi công Các bản vẽ minh hoạ Catalo, tiêu chuẩn kĩ thuật Bộ phận Kỹ thuật thuộc phòng KH-KT Phòng TC - KT III 1 2 Quyển 3: Thông tin chung Năng lực tài chính, thiết bị, nhân lực Các thông tin khác Bộ phận tiếp thị Phòng KH - KT IV 1 2 Các công việc khác Khảo sát hiện trường Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KH_KT V 1 2 3 Các công việc kết thúc Duyệt hồ sơ Đóng góp thông tin Nộp hồ sơ Giám đốc Bộ phận tiếp thị Phòng KH-KT Bộ phận làm hồ sơ Bộ phận tiếp thị Căn cứ vào tiến độ dã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, thường xuyên dữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo để có ý kiến chỉ đạo kịp thời. 2. Trình tự tham gia dự thầu của Công ty Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực nhất về lĩnh vực có liên quan để giao trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu. Trình tự tham gia dự thầu của Công ty được thực hiện qua các bước: 2.1. Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm. Để có được thông tin về các công trình cần được đấu thầu xây lắp, Công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu và có dự định đấu thầu trong tương lai gần trên các phương tiện thông tin đại chúng như: đài, báo, tivi... mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư. Sau khi có được thông tin về công trình cần đấu thầu, Công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bước công việc tiếp theo. 2.2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình dự thầu công trình và tiến hành tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm kiếm thông tin như : thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì Công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này. Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu Công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công. 2.3. Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu * Xác định yêu cầu dự án và cơ hội của doanh nghiệp để xác định xem có nên tham gia dự thầm hay không đối với một dự án. - Xác định năng lực tài chính và khối lượng công việc để chuẩn bị hồ sơ tuyển. + Phân tích các nguồn tài chính + Phân tích các nguồn lực: Máy móc thiết bị có phù hợp với các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật không + Xem xét loại hình công việc cần phải tiến hành + Vị trí của công trình có phù hợp với khả năng đáp ứng của doanh nghiệp + Tìm hiểu và tiếp xúc với chủ đầu tư: Về thời gian bán hồ sơ, các yêu cầu sơ tuyển, sự công bằng trong hồ sơ mời thầu... + Quyết định lập hồ sơ thầu khi có đủ các thông tin cần thiết và có cơ sở để thắng thầu. * Lập phương trình dự án * Thu thập thông tin về các khoản chi phí * Nghiên cứu dự án * Chuẩn bị cho công tác lập dư án cho cấp trên * Điều chỉnh giá hồ sơ thầu Việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu được tiến hành với các nội dung chủ yếu theo mẫu của hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư yêu cầu thường bao gồm: - Đơn dự thầu - Tư cách pháp nhân của nhà thầu - Năng lực nhà thầu - Thuyết minh biện pháp thi công - Tổ chức thi công - Giá dự thầu - Các bản vẽ biện pháp thi công - Phụ lục Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu là một công việc đặc biệt quan trọng đối với nhà thầu đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực tham gia vào quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu nhất là trong việc bóc tách khối lượng công việc trong bảng tiên lượng của hồ sơ mời thầu và việc tính toán giá bỏ thầu để đảm bảo cho chất lượng công trình và tiến độ thi công công trình nhà thầu phải đưa ra được các biện pháp thi công hợp lý, phải tìm kiếm được các nguồn nguyên, nhiên vật liệu phù hợp với yêu cầu của kết cấu công trình, đồng thời phải thuận lợi trong khâu vận chuyển đảm bảo tiến độ thi công và giảm tối thiểu các khoản chi phí để hạ giá thành xây lắp. 2.4. Nộp hồ sơ dự thầu Sau khi việc lập hồ sơ được hoàn tất, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kế hoạch- kỹ thuật nộp cho bên mở thầu. Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu, phòng kế hoạch- kỹ thuật cử cán bộ trực tiếp tham gia mời thầu. Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu, thì các bộ phận trong Công ty có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ các thắc mắc của bên mời thầu, để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu. . Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, Công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan, rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công. Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này Giám đốc dự án (Giám đốc Công ty) chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về mọi mặt có liên quan đến thi công và chất lượng thi công công trình, là người điều hành bộ máy tổ chức thi công. Giám sát chất lượng, quan hệ giao dịch với chủ đầu tư và tổ tư vấn thiết kế. 3. Vai trò và những nhân tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu 3.1. Vai trò của công tác đấu thầu Trong hoạt động xây dựng hiện nay đấu thầu là một biện pháp sử dụng trong cơ chế cạnh tranh thị trường nhằm tiết kiệm, hạ giá thành một cách hợp lý, giảm chi phí đầu tư. Do đó nó có vai trò rất lớn với các chủ thể tham gia đấu thầu. - Đối với chủ đầu tư: Qua đấu thầu thầu chủ đầu tư sẽ thu được phương án tối ưu nhất, giúp chủ đầu tư tăng cường được hiệu quả quản lý vốn đầu tư. Thông qua đấu thầu, các nhà đầu tư sẽ tìm ra đơn vị xây lắp có năng lực, uy tín, kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện công trình đúng tín độ với chất lượng cao. Từ đó nâng cao được chất lượng, hạ thấp giá thành công trình. - Đối với các nhà thầu (đơn vị xây lắp): Đấu thầu là nhân tố thúc đẩy các công ty xây lắp phải hoàn thiện mình hơn về mọi mặt: tổ chức quản lý, nâng cao trình độ, năng lực nhân sự, đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ...từ đó nâng cao chất lượng công trình, tăng uy tín của mình trên thị trường tạo ra lợi thế so sánh trong cạnh tranh, nâng cao khả năng thắng thầu. Đấu thầu được tiến hành một cách công khai minh bạch và bình đẳng thúc đẩy các đơn vị chủ động trong việc tìm kiếm các cơ hội tham gia dự thầu và ký kết hợp đồng. - Nền kinh tế quốc dân: Đấu thầu góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, đặc biệt là thúc đẩy tính cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Đấu thầu tạo ra sự phát triển cuả thị trường xây dựng trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tạo ra môi trường xây dựng một cách thuận lợi trong quá trình hoạt động. 3.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác đấu thầu 3.2.1. Năng lực tài chính Bảng 6: Năng lực tài chính của Công ty Đơn vị : Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Tổng tài sản 62.800 83.982 136.922 Tài sản có 48.872 55.988 89.230 Tài sản nợ 13.928 27.994 47.692 Tài sản cố định 28.938 38.938 87.287 Tài sản lưu động 33.862 45.044 49.635 Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán Qua bảng báo cáo tài chính ta thấy nguồn vốn của Công ty tương đối lớn. Ta thấy tài sản của công ty không ngừng tăng lên qua các năm từ 2004 đến 2006 tổng tài sản tăng từ 62.800 triệu đồng lên đến 136.922 triệu đồng đồng nghĩa với sự lớn mạnh của Công ty trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác đấu thầu nói riêng. Đây là một lợi thế rất lớn để Công ty giành được ngày một nhiều các hợp đồng thầu, đó là nguồn gốc cho sự thành công cho bất cứ công ty xây dựng nào. Cơ cấu tài sản cố định và vốn lưu động của Công ty tăng nhanh và tương đối hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho việc chủ động tham gia dự thầu những công trình lớn kinh doanh, nhận thầu của Công ty. Mặt khác tài sản có là 48.872 triệu đồng năm 2004 và đến năm 2006 đã tăng gần gấp đôi đạt 89.230 triệu đồng cho thấy hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty đang được đầu tư có hệ thống và chú trọng phục vụ tốt cho việc thực hiện các hợp đồng thầu. Mặc dù Công ty hoạt động đang có hiệu quả nhưng lượng nợ của công ty tương đối cao và có xu hướng ngày càng tăng qua các năm. Điều này phản ánh công ty còn nhiều hạn chế trong nguồn vốn đầu tư. Như vậy công ty cần có các biện pháp tăng cường vốn tự có để chủ động hơn trong hoạt động đấu thầu và thắng thầu của công ty. 3.2.2. Máy móc thiết bị Yếu tố kỹ thuật luôn được đánh giá cao trong quá trình tham gia dự thầu của các đơn vị xây dựng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của Công ty. Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty được đầu tư tương đối hệ thống, tuy nhiên chưa được hiện đại. Đối với nhiều công trình có quy mô lớn, quy trình kỹ thuật phức tạp, địa điểm thi công không tập trung do đó việc huy động máy móc thiết bị còn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện dự án, ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thi công công trình của Công ty. Công ty đã phải khắc phục bằng việc đi thuê một số máy móc hiện đại của các công ty, tổ chức khác dẫn đến sự phụ thuộc của Công ty vào người cho thuê. Đồng thời Công ty cũng thường xuyên phải đối mặt với tình trạng sử dụng chưa hợp lý máy móc thiết bị phương tiện làm việc của các đội, ban quản lý còn chưa đồng bộ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đấu thầu của Công ty. 3.2.3. Năng lực kỹ thuật, quản lý chất lượng công trình Năng lực kỹ thuật: Có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình, nó quyết định uy tín của Công ty trong việc thực hiện công tác đấu thầu. Qua bảng 6 cho thấy đội ngũ cán bộ chuyên môn kĩ thuật còn thiếu kinh nghiệm thực tế, cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm lâu năm (trên 15 năm) rất ít, cụ thể như đối với cán bộ có trình độ đại học chỉ có 9 người chiếm tỷ lệ thấp 11.39%. Do vậy gặp khó khăn trong việc thiết kế và thi công các công trình. Trong công tác lập hồ sơ dự thầu còn thiếu sót trong việc tính toán tổng dự toán, thiếu tính sáng tạo trong việc kết hợp hài hoà giữa thực tế và lí thuyết của đội ngũ công tác đấu thầu, dẫn đến những trường hợp trượt thầu đáng tiếc. Thấy được những ảnh hưởng đó công ty đang có các biện pháp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kĩ thuật từ đó giúp cho công ty có lợi thế trong việc lập hồ sơ dự thầu. Vấn đề tuyển dụng cũng cần được công ty quan tâm hơn nữa. Bảng 6: năng lực kỹ thuật của công ty (năm 2005) Đơn vị: Người tt Cán bộ kỹ thuật Số lượng Số năm công tác Trên 5 năm Trên 10 năm Trên 15 năm I 1 2 3 4 5 Trình độ đại học Kỹ sư cầu đường Kỹ sư xây dựng Kỹ sư cơ khí Kiến trúc sư Kỹ sư thuỷ lợi 79 28 21 15 4 11 32 10 6 9 3 4 38 13 12 6 1 6 9 5 3 0 0 1 II 1 2 3 Trình độ cao đẳng Cao đẳng giao thông vận tải Cao đẳng ngân hàng Cao đẳng xây dựng 56 21 6 29 13 5 2 6 25 10 4 11 18 7 4 7 III 1 2 3 4 5 Trình độ trung cấp Giao thông Xây dựng Văn thư Kế toán Máy xây dựng 68 28 19 2 3 16 18 6 4 2 2 4 26 15 10 0 0 1 24 7 5 0 1 11 Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Quản lí chất lượng công trình: Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, công tác quản lý kỹ thuật chất lượng công trình sản phẩm xây dựng và công tác bảo hộ lao động là một trong nhữn._.