Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng

n hành kế toán 2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ 2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị. 2.2.2 Quy trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu. 2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. 2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. 2.6 Kiểm tra công tác kế toán. Phần 3: Nhận xét, đánh giá chung về tổ chức kế toán tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. 3.1 Ưu điểm. 3.2 Những hạn chế còn tồn tại. 3.3 Các kiến nghị Lời mở đầu Sau 4 năm học tập và nghiên cứu trên giảng đường đại học, là một sinh viên năm cuối chuyên ngành kế toán khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em cảm thấy việc đi thực tập ở các doanh nghiệp, công ty là hết sức cần thiết. Mục đích của việc đi thực tập là để nghiên cứu về tổ chức công tác hạch toán kế toán ở đó như thế nào nhằm giúp chúng em có thêm những kiến thực tế sau khi đã được nhà trường, thầy cô trang bị cho những kiến thức cần thiết. Từ đó củng cố lý thuyết cho bản thân và làm cơ sở cho việc công tác sau khi tốt nghiệp. Trong đợt đi thực tập này, em đã đến Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Đây là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam được thành lập theo quyết định số 824/BXD-TCLD ngày 03/12/1990 của Bộ xây dựng trên cơ sở hợp nhất 2 đơn vị : Công ty Vận tải xây dựng- Bộ xây dựng và Xí nghiệp Cung ứng vật tư thiết bị xi măng. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0131011963 do Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 24/4/2006, công ty hoạt động theo hình thức cổ phần hóa trên tổng số vốn đầu tư là 65.000.000.000 đồng. Nhiệm vụ của công ty là kinh doanh các mặt hàng than, xi măng, phụ gia và vận chuyển các mặt hàng trên phục vụ cho nhu cầu xây dựng và tiêu dùng trong nước. Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 phần: Phần 1: Khái quát chung về đặc điểm sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng Phần 3: Nhận xét, đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán. Phần 1: Khái quát chung về đặc điểm sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Trải qua hơn 15 năm bề dày lịch sử hoạt động và phát triển,công ty cổ phần vật tư vận tải, trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt nam đã hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt được nhiều thành tích như ngày nay. Có được điều đó là do ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã chung sức xây dựng lên một công ty cổ phần vững mạnh. Trước thực trạng cung ứng vật tư đầu vào cho các nhà máy sản xuất xi măng không đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Đầu những năm 90, vật tư đầu vào cho sản xuất xi măng chủ yếu do các nhà máy tự khai thác, tự thuê vận chuyển và bốc xếp dẫn đến chi phí chung cho sản xuất là rất lớn. Trước tình hình khó khăn như vậy, Tổng công ty xi măng Việt nam đã quyết định thành lập một đơn vị chuyên cung ứng vật tư đầu vào cho sản xuất xi măng và kinh doanh dịch vụ vận chuyển xi măng, clinker xuyên Bắc Nam. Ngày đầu mới thành lập công ty mang tên là công ty kinh doanh vật tư vận tải xi măng được thành lập theo quyết định số 824/BXD-TCLD ngày 03/12/1990 của Bộ xây dựng trên cơ sở hợp nhất 2 đơn vị : Công ty vận tải xây dựng –Bộ xây dựng và xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị xi măng. Công ty chính thức hoạt động ngày 05/01/1991. Sau hơn 2 năm hoạt động đến tháng 2/1993 theo tinh thần Nghị định số 338/HDBT ngày 20/11/1991 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã có quyết định số 022A/BXD-TCLD ngày 02/12/1993 thành lập lại công ty với tên mới là Công ty vật tư vận tải xi măng. Trong tình hình mới, với xu hướng hợp tác phát triển, Đảng và nhà nước ta khuyến khích cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nứơc. Theo quyết định số 208/QD-BXD ngày 22/2/2006 của Bộ trưởng Bộ xây dựng công ty chính thức hoạt động dưới hinh thức công ty cổ phần từ ngày 24/4/2006 với giấy phép đăng ký kinh doanh số 01310111963 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp ngày 24/4/2006. Công ty đổi tên thành công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng trụ sở chính 21B Cát Linh- Đống Đa- Hà Nội. Không những duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, công ty còn mạnh dạn nghiên cứu đầu tư đa dạng hóa ngành nghề. Một số dự án đã được hình thành và đi vào hoạt động như dây chuyền xỉ Phả Lại trong những năm đầu thành lập công ty, đến nay hoạt động có hiệu quả. Từ khi thành lập tới nay mặc dù chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty luôn có nhiều biến động, nhưng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên chức trong công ty dưới sự lãnh đạo của tập thể Đảng ủy, Ban Giám đốc công ty, hoạt động sản xuất của công ty đã đạt được những kết quả tốt đẹp, hoàn thành nhiệm vụ mà Tổng công ty xi măng giao cho. Nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng là một công ty cổ phần của Nhà nước. Lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh thương mại và vận tải thủy. Cụ thể công ty được tổng công ty xi măng quy định là vừa kinh doanh, vừa phục vụ, chuyên cung ứng các loại vật tư đầu vào cho các công ty xi măng trong tổng công ty như than cám, xỷ pirit, phụ gia xi măng các loại. Sau đây là những ngành nghề kinh doanh chính của công ty: Kinh doanh xi măng, kinh doanh vận tải hàng hóa, kinh doanh vật liệu xây dựng khác, kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa, kinh doanh cho thuê kho bãi. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty dưới hình thức một công ty cổ phần được điều hành bởi ban giám đốc, hoạt động dưới sụ điều hành của hội đồng quản trị như sơ đồ 1.1 sau Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Chi nhánh Quảng Ninh Chi nhánh Hoàng Thạch Phòng kế hoạch điều độ Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hà Nam Phòng tổ chức LĐ-TL Chi nhánh Ninh Bình Phòng kế toán tài chính Chi nhánh Bỉm Sơn Phòng kỹ thuật Chi nhánh Hoàng Mai Văn phòng công ty Chi nhánh Phú Thọ Phòng kinh doanh vận tải Chi nhánh Phả Lại Chi nhánh Kiên Giang Phòng đầu tư Đoàn vận tải Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty. Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất 1lần. ĐHĐCĐ thông qua báo cáo tài chính, ngân sách cho năm tiếp theo. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty và vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Hiện tại HĐQT của công ty gồm 5thành viên. Ban giám đốc Ban giám đốc của công ty gồm 1 Giám đốc và 1phó giám đốc. Phòng kinh doanh vận tải Chức năng : Tham mưu, giúp Giám đốc công ty về đối tác vận tải và kinh doanh, vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh hàng hóa. Nhiệm vụ : Xây dựng phương án vận tải, bốc xếp hàng hóa và đáp ứng nhu cầu vận tải, kinh doanh của công ty như chuyển tải than, vận chuyển xi măng, clinhker, vận chuyển vật tư máy móc thiết bị… Phòng tổ chức lao động Chức năng : Tham mưu giúp Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý trong công ty, công tác lao động về tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước và công ty. Nhiệm vụ : Lập phương án về cơ cấu tổ chức sảnh xuất kinh doanh trong toàn công ty trong từng thời kỳ. Đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, năng động và hiệu quả. Xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức, cấp bậc cho công nhân kỹ thuật phu hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kế toán tài chính Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính đúng luật. Nhiệm vụ : Quản lý vốn và tài sản của công ty. Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phòng kinh tế kế hoạch Chức năng : Tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý sản xuất kinh doanh, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Là phòng chủ trì kinh doanh các mặt hàng than cám. Nhiệm vụ : Xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của công ty. Đề xuất những biện pháp nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh và hiệu quả quản lý các mặt hàng dịch vụ. Phòng đầu tư Chức năng : Tham mưu giúp giám đốc và tổ chức thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực XDCB, đầu tư, xây dựng cơ bản ngắn hạn, trung hạn, và dài hạn của công ty trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt. Nhiệm vụ : Nghiên cứu đề xuất và lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi, các báo cáo đầu tư theo chỉ đạo của Giám đốc công ty và kế hoạch đầu tư được cấp trên phê duyệt. Văn phòng công ty Chức năng : là đơn vị quản lý công tác hành chính quản trị, hậu cần an ninh, an toàn cơ quan. Phục vụ chăm lo điều kiện làm việc, sinh họat cho CBNV toàn công ty. Nhiệm vụ : Tổ chức công tác văn phòng, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sử dụng con dấu trong công ty. Đón tiếp khách hướng dẫn khách đến công ty làm việc. Tổ chức công tác chuẩn bị phục vụ các Hội nghị sơ kết , tổng kết của công ty. Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm. Kết quả sản xuất kinh doanh một số năm gần đây Đơn vị : đồng STT Các chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Mức tăng (giảm) Tỷ lệ(%) 1 Tổng doanh thu 684.188.704.682 1.154.914.689.637 470.725.984.955 68,80 2 Giá vốn hàng bán 542.944.786.106 946.752.509.774 403.807.723.668 74.37 3 Lợi nhuận gộp(1-2) 141.243.918.576 208.162.179.863 66.918.261.287 47.38 4 Doanh thu HĐTC 1.793.344.059 8.969.099.680 7.175.755.621 400.13 5 Tổng chi phí 134.919.373.693 186.701.412.984 51782039291 38,38 Chi phí bán hàng 120.171.774.939 164.866.187.148 44.694.412.209 37,19 Chi phí quản lý 12.148.433.664 18.763.651.538 6.616.217.874 54,46 Chi phí tài chính 2.599.165.090 3.071.574.398 472.409.308 18,18 6 Lợi nhuận từ HĐKD (3+4-5) 8.117.888.942 30.429.866.459 22.311.977.517 274,85 7 Thu nhập khác 732.492.105 4.143.880.434 3.391.388.329 462,99 8 Chi phí khác 121.422.105 349.441.707 228.019.602 187,79 9 Tổng lợi nhuận trước thuế 8.728.958.808 34.224.305.186 25.495.346.378 292,08 10 Thuế thu nhập doanh nghiệp 11 Lợi nhuận sau thuế 8.728.958.808 34.224.305.186 25.495.346.378 292,08 ( Nguồn : Phòng tài chính kế toán ) Nhận xét: Doanh thu thuần: Năm 2008 doanh thu thuần của công ty đạt 1.154.914.689.637 VNĐ tăng 470.725.984.955VNĐ tương ứng tỷ lệ 68,80% so với năm 2007. Một con số tương đối lớn, nó đã cho thấy được sự nỗ lực trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty, đồng thời phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có uy tín. Giá vốn hàng bán : Năm 2008 chỉ tiêu giá vốn hàng bán của công ty đạt 946.752.509.774 VNĐ tăng 403.807.723.668VNĐ so với năm 2007 tương ứng với tỷ lệ là 74,37 %. Qua đó ta thấy có thêm nhiều khách hàng ký kết hợp đồng hơn với công ty. Trong khi đó doanh thu thuần tăng thêm hơn gấp đôi tỷ lệ tăng giá vốn hàng bán làm cho lãi gộp tăng lên 47,38 %. Chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty năm 2008 là 18.763.651.538 VNĐ tăng 6.616.217.874VNĐ tương ứng với 54,46 % so với năm 2007. Điều này chứng tỏ công ty chưa tiết kiệm được các khoản chi phí. Do đó, công ty cần có biện pháp tích cực nhằm làm giảm khoản chi này. Lợi nhuận sau thuế: Năm 2008, lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 34.224.305.186 VNĐ tăng 25.495.346.378 VNĐ tương ứng tỷ lệ 292,08 %. Như vậy hoạt động kinh doanh của công ty là có hiệu quả tuy có nhiều chi phí phát sinh ngoài dự kiến song cũng đã cho thấy sự nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên giúp công ty có thể tồn tại và phát triển một cách bền vững cho tương lai. Phần 2 : Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng. 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và các phần hành kế toán. Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng là một doanh nghiệp nhà nước nhưng việc kinh doanh được hạch toán độc lập. Công ty tiến hành hạch toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán công ty trực tiếp tổ chức hạch toán toàn bộ phần việc của chi nhánh hạch toán báo sổ và phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại văn phòng công ty. Tồng hợp lập báo cáo quyết toán tài chính những phần việc hạch toán trực tiếp này. Đồng thời tổng hợp quyết toán toàn công ty trên cơ sở báo cáo quyết toán của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán bán hàng,tiền vay và tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt. Thủ quỹ Kế toán TSCĐ, CCDC, NVL Kế toán đầu tư XDCB Kế toán theo dõi cước vận chuyển Kế toán mua hàng Kế toán tiền lương Kế toán theo dõi các chi nhánh Kế toán tổng hợp Chức năng và nhiệm vụ các phần hành kế toán Phòng kế toán công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng gồm 14 người. Kế toán trưởng Huỳnh Trung Hiếu có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, giám đốc về toàn bộ công tác, tài chính, kế toán, thống kê. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, chỉ đạo việc báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và đơn vị trực thuộc. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế định kỳ. Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định. Xây dựng quy chế về quản lý tài chính lập và luân chuyển chứng từ, quản lý hóa đơn khách hàng. Chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản theo đúng quy định nhà nước. Phó phòng kế toán Nguyễn Thị Bích Nguyệt có nhiệm vụ tổng hợp quyết toán. Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn. Lập báo cáo nhanh một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu của công ty vào thứ 6 hàng tuần cho Ban giám đốc. Chủ trì hội nghị thanh quyết toán. Ký thay trưởng phòng các chứng từ thu chi tiền mặt, hóa đơn chứng từ và báo cáo có liên quan khi trưởng phòng đi vắng từ 2ngày trở lên. Phân công công việc cụ thể của nhân viên trong phòng kế toán Kế toán tổng hợp : kiểm tra công tác hạch toán của các cán bộ kế toán có liên quan, kiểm tra phiếu hạch toán trước khi vào số liệu tổng hợp trên máy, đôn đốc các phần hành thực hiện các công việc để đảm bảo tiến độ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán theo quy định. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : theo dõi quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ thưởng ban điều hành công ty và các tài khoản liên quan, tính toán theo dõi các nguồn lương, thực hiện phân bổ tiền lương vào các yếu tố chi phí trong từng tháng. Kế toán theo dõi các chi nhánh : theo dõi toàn bộ phát sinh liên quan đến công tác quản lý tài chính của các chi nhánh, theo dõi quản lý, kiểm tra, thanh quyết toán toàn bộ tình hình chi tiêu tài chính tại các đơn vị trực thuộc. Kế toán mua hàng : kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ mua hàng hóa trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng, lập báo cáo xuất nhập tồn các mặt hàng trong từng tháng của công ty. Kế toán tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng : theo dõi các tài khỏan liên quan, quản lý việc chi tiêu tiền mặt, tiền tạm ứng thuộc văn phòng công ty, lưu trữ chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Kế toán theo dõi cước vận chuyển : theo dõi các tài khoản liên quan, trực tiếp theo dõi toàn bộ khách hàng vận tải, bốc xếp, thuê kho bãi trong công ty, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ thuê vận chuyển hàng hóa trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. Kế toán đầu tư XDCB : theo dõi toàn bộ công tác đầu tư XDCB, sửa chữa lớn tài sản và các tài khỏan liên quan, nguồn vốn chủ sở hữu , quỹ dự phòng tài chính …, trực tiếp kê khai thuế GTGT đầu vào của lĩnh vực được phân công. Kế toán TSCĐ, CCDC, NVL : tồng hợp công tác kiểm kê định kỳ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong toàn công ty, tính toán , hạch toán trích khấu hao trong từng tháng và chi phí lưu thông theo đúng chế độ quy định. Kế toán tại chi nhánh Phả Lại : biệt phái phụ trách kế toán tại chi nhánh công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng Phả Lại , thành viên tổ tổng hợp quyết toán đầu tư XDVB, sửa chữa lớn TSCĐ. Thủ quỹ, thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hằng ngày, kiểm tra kiểm soát lại tính hợp lệ của các chứng từ thu chi trước khi nhập tiền hay xuất tiền chứng từ có đủ chữ ký. Hàng ngày kiểm kê số quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt báo cáo trưởng phòng số dư tiền mặt cuối ngày. Trên đây là sự phân công chủ yếu nhiệm vụ của từng cá nhân theo quyết định của ban giám đốc ngay sau ngày cổ phần hóa, nhưng trong từng trường hợp cụ thể hay thực tế đòi hỏi nhân viên trong phòng kế toán phải chịu sự phân công và hướng dẫn công việc trực tiếp từ trưởng phòng để công việc có thể linh hoạt hơn. Các nhân viên trong phòng luôn phối hợp chặt chẽ trong công việc nhằm giúp cho công việc luôn được xuyên suốt và hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian. Đối với công tác hạch toán kế toán của các chi nhánh gồm : Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Kế toán các chi nhánh được ủy quyền lập các chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và cuối cùng tập hợp chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và cuối cùng tập hợp chứng từ có liên quan để nộp về phòng kế toán công ty để phân loại và hạch toán vào sổ sách kế toán. Chi nhánh không hạch toán kế toán. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: kế toán chi nhánh được ủy quyền lập các chứng từ ban đầu như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng và trực tiếp tổ chức hạch toán vào sổ sách kế toán có liên quan theo quy định. Cuối tháng, quý, năm phải lập các báo cáo kế toán và gửi về phòng kế toán công ty để tổng hợp vào quyết toán chung toàn công ty. Như vậy có thể thấy cách tổ chức bộ máy kế toán của công ty là khá hợp lý, rõ ràng, không chồng chéo. Mỗi người được phân những công việc cụ thể, có những quyền lợi và trách nhiệm đã được quy định trước. Khi xảy ra sai sót có thể quy trách nhiệm cho cá nhân làm sai phần hành của mình. Với số lượng 14 người là phù hợp với quy mô của công ty và khối lượng công việc phát sinh. 2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ. 2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị - Kỳ kế toán : kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt nam đồng (VND) - Chế độ kế toán áp dụng : Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC(QĐ15) do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ rõ ràng không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số. Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính , máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt nhiều liên không thể viết 1 lần tất cả các chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Công ty chỉ đạo hướng dẫn phòng tài chính kế toán thực hiện vận dụng chế độ kế toán hiện hành. Thêm vào đó công ty đã ra những quy định về việc tiếp nhận và lập hóa đơn, chứng từ , báo cáo, quy định về bộ chứng từ thanh toán hàng mua, bán vận chuyển hàng hóa, luân chuyển hóa đơn, chứng từ báo cáo trong mua bán hàng hóa , trong kinh doanh, trong chi tiêu tài chính. Các loại chứng từ sử dụng tại đơn vị: Chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Bảng kê chi tiền Chứng từ về hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, CCDC, sản phẩm, hàng hoá. + Bảng kê mua hàng + Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Chứng từ về bán hàng: + Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Hóa đơn GTGT + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chứng từ về TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ+ Biên bản kiểm kê TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ về Lao động tiền lương: + Bảng chấm công + Bảng chấm công làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương + Giấy đi đường + Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền thuê ngoài + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán chung gồm các bước sau : Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán và trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Dưới đây là một số quy trình luân chuyển chứng từ chính được áp dụng tại công ty vật tư vận tải xi măng + Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng công ty tập hợp các chứng từ hạch toán thời gian lao động, chứng từ hạch toán kết quả lao động ở các bộ phận nhân viên để tính lương, trả lương cho cán bộ nhân viên kịp thời như bảng chấm công. Hàng ngày tổ trưởng, ban, phòng, nhóm,.. hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị mình phụ trách để chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan như giấy nghỉ phép, phiếu nghỉ hưởng BHXH,… về bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. Sau khi tính lương của tất cả các công nhân viên trong đơn vị, kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương trong tháng. Sau khi lập xong bảng thanh toán lương, kế toán lập phiếu chi và chi trả lương cho từng bộ phận để chi trả lương cho từng công nhân viên. Chi trả lương xong kế toán tiến hành lập bảng kê tổng hợp lương và BHXH trong tháng cho từng bộ phận. Bảng tổng hợp này sẽ được lưu lại phòng kế toán của công ty để đối chiếu với bảng thanh toán lương của từng bộ phận nếu khi gặp vấn đề liên quan tới bộ phận đó. + Trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết vật tư, dụng cụ, hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm theo từng kho. Phiếu nhập kho là chứng từ dùng để xác nhận lại số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho hoặc lệnh nhập kho do phòng kinh doanh lập làm hai liên ( với vật tư hàng hoá mua ngoài) hoặc ba liên (với vật tư sản xuất), và người lập phiếu ký. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập kho. Liên một của phiếu nhập kho lưu, liên hai do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, liên ba do người giao hàng giữ. Phiếu xuất kho là chứng từ để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất., tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập làm ba liên, liên một lưu, liên hai thủ kho giữ để ghi thẻ kho, liên ba do người nhận vật tư để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt, duyệt xong giao cho người nhận xuống kho nhận hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng làm căn cứ để ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. phiếu này do phòng kinh doanh lập làm ba liên; liên một lưu, liên hai dùng để vận chuyển hàng trên đường, liên ba sử dụng nội bộ. Sau khi ghi số thực xuất kho theo từng thứ hàng, thủ kho xuất ký và ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu và giao cho người vận chuyển. thủ kho nhập, sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập vào phiếu và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên hai để ghi thẻ kh và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Kế toán sau khi nhận phiếu, ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ kế toán. 2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty theo đầy đủ theo đúng quyết định số 15/2006 của Bộ tài chính. Mã TK Tên Tài khoản TK Mẹ Bậc 111 Tiền Mặt 1 1111 Tiền mặt-Tiền Việt Nam 111 2 11111 TM tại công ty 1111 3 11112 TM tại các đơn vị trực thuộc 1111 3 1111211 TM tại chi nhánh Ninh Bình 11112 4 1111212 TM tại đại diện TP HCM 11112 4 1111213 TM tại chi nhánh Qninh 11112 4 11113 TM tại các đơn vị phụ thuộc 1111 3 1111311 TM tại chi nhánh Phả Lại 11113 4 1112 Tiền mặt-ngoại tệ 111 2 1113 Vàng bạc, kim khí quý 111 2 112 Tiền gửi ngân hàng 1 1121 Tiền gửi-tiền Việt Nam 112 2 11211 Tiền gửi tại công ty 1121 3 112111 Tiền gửi tại NH Công thương Đống Đa 11211 4 112112 Tiền gửi tại NH NN Bắc Hà Nội 11211 4 11212 TG tại đơn vị trực thuộc 1121 3 1121211 TG tại chi nhánh Ninh Bình 11212 4 1121212 TG tại VP đại diện TPHCM 11212 4 1121213 TG tại chi nhánh Qninh 11212 4 11213 TG tại đơn vị phụ thuộc 1121 3 1121311 TG tại CN Phả Lại 11213 4 1122 TG ngoại tệ 112 2 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 112 2 113 Tiền đang chuyển 1 1131 Tiền đang chuyển-tiền Việt Nam 113 2 1132 Tiền đang chuyển-ngoại tệ 113 2 121 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 1 1211 Cổ phiếu 121 2 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 121 2 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 1 131 Phải thu của khách hàng 1 1311 Phải thu các DN trong nội bộ TCTy 131 2 1312 Phải thu của các DN ngoài TCTy 131 2 1313 Phải thu của các DN có vốn nước ngoài 131 2 1314 Phải thu các đối tượng khác 131 2 1315 Phải thu tại các đơn vị trực thuộc 131 2 131511 Phải thu tại chi nhánh Ninh Bình 1315 3 131512 Phải thu tại chi nhánh HCM 1315 3 131513 Phải thu tại chi nhánh Quảng Ninh 1315 3 1316 Phải thu tại đơn vị phụ thuộc 131 2 131611 Phải thu tại chi nhánh Phả Lại 1316 3 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1 136 Phải thu nội bộ 1 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 136 2 1368 Phải thu nội bộ khác 136 2 13681 Phải thu nội bộ khác từ TCTy 1368 3 13682 Phải thu nội bộ khác từ các đơn vị phụ thuộc 1368 3 136821 Phải thu nội bộ khác của chi nhánh Phả Lại 13682 4 13683 Phải thu nội bộ khác từ các đơn vị trực thuộc 1368 3 138 Phải thu khác 1 1381 TS thiếu chờ xử lý 138 2 1385 Phải thu từ cổ phần hóa 138 2 1388 Phải thu khác 138 2 138811 Phải thu khác tại VP Công ty 1388 3 138812 Phải thu khác tại các đơn vị trực thuộc 1388 3 1388121 Phải thu khác tại CN Ninh Bình 138812 4 1388122 Phải thu khác tại VP HCM 138812 4 1388123 Phải thu khác tại CN Quảng Ninh 138812 4 138813 Phải thu khác tại đơn vị phụ thuộc 1388 3 1388131 Phải thu khác tại CN Phả Lại 138813 4 139 Dự phòng phải thu khó đòi 1 141 Tạm ứng 1 1411 Tạm ứng khối VP Công ty 141 2 1412 Tạm ứng khối đơn vị trực thuộc 141 2 14121 Tạm ứng của CN Ninh Bình 1412 3 14122 Tạm ứng của VP HCM 1412 3 14123 Tạm ứng của CN Quảng Ninh 1412 3 1413 Tạm ứng khối đơn vị phụ thuộc 141 2 14131 Tạm ứng của CN Phả Lại 1413 3 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 1 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 1 151 Hàng mua đang đi đường 1 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 1521 Nguyên vật liệu chính 152 2 1522 NVL Phụ và Vật liệu khác 152 2 1523 Nhiên liệu 152 2 1524 Phụ tùng 152 2 1525 Thiết bị xây dựng cơ bản 152 2 15251 Thiết bị XDCB trong kho 1525 3 15252 Thiết bị XDCB đưa đi lắp 1525 3 153 Công cụ dụng cụ 1 154 Chi phí sx, kdddd 1 155 Thành phẩm 1 156 Hàng hóa 1 1561 Giá mua hàng hóa 156 2 15611 Than cám 1561 3 15612 Đá silic 1561 3 15618 Mặt hàng khác 1561 3 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 156 2 15621 Chi phí thu mua than cám 1562 3 15622 Chi phí thu mua đá silic 1562 3 15628 Chi phí thu mua mặt hàng khác 1562 3 1567 Hang hóa BĐS 156 2 157 Hàng gửi đi bán 1 159 Dự phòng giảm giá HTK 1 211 TSCĐHH 1 212 TSCĐ thuê tài chính 1 213 TSCĐVH 1 214 Hao mòn TSCĐ 1 217 BĐS đầu tư 1 221 Đầu tư vào công ty con 1 222 Vốn góp vào liên doanh 1 223 Đầu tư vào công ty liên kết 1 228 Đầu tư dài hạn khác 1 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 1 241 XDCBDD 1 242 Chi phí trả trứoc dài hạn 1 311 Vay ngắn hạn 1 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 1 331 Phải trả người bán 1 3311 Phải trả các DN trong nội bộ TCTy 331 2 3312 Phải trả các DN ngoài TCTy 331 2 331211 Phải trả TCTy Than 3312 3 331212 Phải trả DN vận tải hàng hóa 3312 3 331213 Phải trả cho DN sửa chữa lớn 3312 3 331214 Phải trả cho Dn khác 3312 3 3313 Phải trả cho DN có vốn nước ngoài 331 2 3314 Phải trả các đối tượng khác 331 2 3315 Phải trả cho các đơn vị phụ thuộc 331 2 3316 Phải trả cho các đơn vị trực thuộc 331 2 33161 Phải trả khác tại CN Phả Lại 3316 3 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1 334 Phải trả người lao động 1 335 Chi phí phải trả 1 336 Phải trả nội bộ 1 3361 Phải trả Tổng công ty 336 2 3362 Phải trả các đơn vị phụ thuộc 336 2 338 Phải trả, phải nộp khác 1 341 Vay dài hạn 1 342 Nợ dài hạn 1 343 Trái phiếu phát hành 1 344 Nhận ký quỹ ký cược dài hạn 1 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 1 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 1 352 Dự phòng phải trả 1 411._.