Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Văn Hoá

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, Việt Nam đang nỗ lưc hết mình để bắt kịp với xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới. Để làm được như vậy, Việt Nam cần phải tìm cách thúc đẩy nền kinh tế phát triển lên một tầng cao mới. Một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần vào công cuộc đổi mới đó là các Doanh nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp Việt Nam có tồn tại và phát triển được thì nền kinh tế của quốc gia mới đi lên được. Cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế thị trường, sự phát triển của nền kinh tế trong nước và nước ngoài, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, bố trí lại lực lượng lao động hợp lý, duy trì và phát huy những tiềm lực sẵn có nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Mục tiêu của công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa là luôn giữ được hình ảnh một Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đầy hiệu quả và có uy tín cao với khách hàng trên thương trường nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa luôn là một trong những công ty hàng đầu của Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch. Hiện nay, sự mở cửa và hội nhâp với nền kinh tế của các nước trong khu vực và trên thế giới đã mang lại cho Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa nói riêng cũng như các Doanh nghiệp Việt Nam nói chung những cơ hội và những thách thức mới. Để duy trì và phát triển được hình ảnh của mình trong sự cạnh tranh gay gắt của thị trường, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa cũng như các Doanh nghiêp Việt Nam cần có các chiến lược kinh doanh phù hợp với nhu cầu thực tế và xu hướng phát triển chung của xã hội. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa cùng với kiến thức chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh đã học tại Khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh, Viện đại học Mở Hà Nội, em đã hoàn thành bản bảo cáo thực tập này. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của TH.S Nguyễn Thu Hường và các cô chú, anh chị trong công ty để em đã hoàn thiện bản báo cáo thực tập. 1. Khái quát chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa- Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch 1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ VĂN HÓA Tên giao dịch: CEMCO Tổng giám đốc: ông Nguyễn Thời Tinh Trụ sở chính: 67 Trần Hưng Đạo- Hoàn Kiếm- Hà Nội Điện thoại: (04)39439382 , (04)39439956 Fax: (04)39439715 Email: CEMCOHN@VNN.VN Tư cách pháp nhân của Công ty được xác định bởi các văn bản: -Quyết định số 1530/QĐ-BVHTTDL ngày 22/11/2007 của Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch ra về việc quyết định chuyển Công ty Xuất Nhập Khẩu vật tư thiết bị Văn hóa thành Công ty cổ phần Vật Tư thiết bị Văn hóa. -Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: số 0103022193 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội đã cấp ngày 28-1-2008. -Mã số thuế: 0100110630 -Số tài khoản: 102010000028345 Ngân hàng: Sở giao dịch I Ngân hàng Công Thương Việt Nam Các thông tin khác: -Địa chỉ trụ sở chính: số 67 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện Thoại : (04) 39439328 Fax: (04)39439715 Email: CEMCOHN@VNN.VN -Địa chỉ chi nhánh: số 18 Nguyễn Văn Thủ, quận I, thành phố Hồ Chí Minh. -Người đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Thời Tinh – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa. -Vốn điều lệ: 10 tỷ VNĐ 1.2 Loại hình doanh nghiệp và Nhiệm vụ của doanh nghiệp - CEMCO là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hóa nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể và các nhu cầu của nhân dân. -Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vực sau: +Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh. +Nhập khẩu ủy thác các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. Cung cấp trang thiết bị vật tư cho các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thông tin cổ động và những hoạt động khác của các cơ quan và tổ chức. +Nhận tư vấn thiết kế và thiết kế các hệ thống âm thanh, hệ thống điện nhẹ, hệ thống chiếu sáng sân khấu, hệ thống kiểm tra báo động, giám sát bằng màn hình (CCTV). +Cung cấp lắp đặt, chuyển giao công nghệ các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sân khấu, nhà văn hóa, cho nhà thi đấu, sân vận động, khu thể thao. Âm thanh cho các hội trường các phòng họp, hệ thống thông báo các nhà ga, sân bay, siêu thị và các nhà máy xí nghiệp, phòng thu cho đài phát thanh, phòng thu làm chương trình cho băng và đĩa, hệ thống camera giám sát, trang âm, báo cháy, an ninh, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp. 1.3 Lịch sử phát triển của công ty - Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa ( Tªn giao dÞch : CEMCO ) cã tiÒn th©n lµ c«ng ty cung cÊp vËt t­ ngµnh V¨n ho¸ ®uîc thµnh lËp n¨m 1962 theo QuyÕt ®Þnh sè 340 – VH/Q§ cña Bé V¨n ho¸. - Ngµy 24/09/1979 theo QuyÕt ®Þnh sè 136/VH-Q§, Bé V¨n ho¸ ®æi tªn C«ng ty Cung cÊp vËt t­ ngµnh V¨n ho¸ thµnh C«ng ty S¶n xuÊt vµ cung øng vËt phÈm v¨n ho¸ vµ th«ng tin. -§Õn n¨m 1995, ®øng tr­íc sù ®ßi hái ®æi míi cña thÞ tr­êng, Bé tr­ëng Bé V¨n ho¸ th«ng tin ®· l¹i mét lÇn n÷a c¶i tæ bé m¸y ho¹t ®éng cña C«ng ty ®ång thêi ®æi tªn C«ng ty S¶n xuÊt vµ cung øng vËt phÈm V¨n ho¸ vµ Th«ng tin thµnh Tæng c«ng ty vËt phÈm v¨n ho¸. -Ngµy 22/06/1993, thùc hiÖn NghÞ ®Þnh 388/H§BT ngµy 20/11/1991 cña Héi ®ång Bé tr­ëng vÒ ®¨ng ký l¹i doanh nghiÖp khu vùc kinh tÕ quèc doanh, Bé V¨n ho¸ cã QuyÕt ®Þnh sè 786/Q§ - BVH thµnh lËp C«ng ty XuÊt nhËp khÈu VËt t­ thiÕt bÞ V¨n ho¸. -Theo quyết định số 1530/QĐ-BVHTTDL ngày 22/11/2007 của Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch, Công ty Xuất Nhập Khẩu vật tư thiết bị Văn hóa chuyển thành Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa. C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµ doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu tr¶i qua nhiÒu n¨m vµ cã kinh nghiÖm cao. C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa là ®¹i lý ph©n phèi s¶n phÈm ©m thanh vµ ¸nh s¸ng chuyªn dïng cña nhiÒu h·ng næi tiÕng trªn thÕ giíi. C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa cã mét l­îng hµng phong phó vÒ chñng lo¹i, ®ñ vÒ sè l­îng s½n sµng ®¸p øng c¸c yªu cÇu ®ång bé còng nh­ ®ét xuÊt cña mäi kh¸ch hµng. §Æc biÖt C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµ ®¹i lý ph©n phèi chÝnh cña h·ng TOA – mét h·ng s¶n xuÊt thiÕt bÞ ©m thanh næi tiÕng thÕ giíi cña NhËt B¶n. ThiÕt bÞ TOA ®· ®­îc kh¸ch hµng ViÖt Nam tin t­ëng, nhÊt lµ hÖ thèng thiÕt bÞ truyÒn thanh, thiÕt bÞ ©m thanh phôc vô héi nghÞ, héi th¶o, thiÕt bÞ phôc vô th«ng tin cæ ®éng vµ ho¹t ®éng v¨n ho¸ nghÖ thuËt ë c¬ së. C«ng ty Cổ Phần VËt T­ ThiÕt BÞ V¨n ho¸ ®· x©y dùng ®­îc mét m¹ng l­íi ®¹i lý b¸n hµng TOA tr¶i réng kh¾p c¶ n­íc vµ ®· tæ chøc mét trung t©m b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ nµy víi tinh thÇn “ TÊt c¶ ®Ó phôc vô kh¸ch hµng “. C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa chiÕm mét thÞ phÇn lín hµng chuyªn dïng vÒ v¨n ho¸ nghÖ thuËt trªn thÞ tr­êng c¶ n­íc. Kh¸ch hµng th­êng xuyªn vµ truyÒn thèng cña CEMCO lµ nh÷ng c¬ quan Nhµ n­íc sö dông ng©n s¸ch, c¸c nhµ thÇu trong vµ ngoµi n­íc, c¸c ban qu¶n lý c¸c dù ¸n quèc gia. 2. Phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh của công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa Ho¹t ®éng kinh doanh cã hiÖu qu¶ vµ cã uy tÝn cao víi kh¸ch hµng lµ h×nh ¶nh næi bËt cña công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa trªn th­¬ng tr­êng nhiÒu biÕn ®éng vµ c¹nh tranh gay g¾t nh­ hiÖn nay. C«ng ty lu«n lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ hµng ®Çu cña Bé V¨n ho¸, ThÓ thao vµ Du LÞch kinh doanh cã hiÖu qu¶. C«ng ty lu«n cã nhiÒu kh¸ch hµng truyÒn thèng nh­ : C¸c ®¬n vÞ v¨n ho¸ nghÖ thuËt cña Trung ­¬ng, ®Þa ph­¬ng, c¸c ngµnh Qu©n ®éi, c«ng an, Liªn ®oµn Lao ®éng, c¸c ®¬n vÞ hµnh chÝnh sù nghiÖp, Côc V¨n ho¸ th«ng tin c¬ së, Côc NghÖ thuËt biÓu diÔn, c¸c së V¨n ho¸ th«ng tin tØnh, c¸c nhµ V¨n ho¸ quËn, huyÖn, C¸c ®¬n vÞ trong ngµnh Gi¸o dôc, c¸c tr­êng §¹i häc, Cao ®¼ng, Ngµnh ThÓ dôc thÓ thao, trang bÞ hÖ thèng truyÒn thanh cho c¸c s©n vËn ®éng, nhµ thi ®Êu, c¸c khu chÕ xuÊt, nhµ m¸y, xÝ nghiÖp. C¸c ban qu¶n lý dù ¸n quèc gia ®Òu coi công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµ mét ®¬n vÞ cung øng thiÕt bÞ cã uy tÝn, nhiÒu tiÒm n¨ng vµ phong phó chñng lo¹i ®Ó ®¸p øng mäi lo¹i dù ¸n nh­ : Ch­¬ng tr×nh kÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh, dù ¸n trang bÞ c¬ së vËt chÊt cho c¸c x· nghÌo vµ khã kh¨n ë c¸c vïng xa, vïng s©u, nh÷ng dù ¸n trang bÞ dïng chung cho c¸c tr­êng trung häc c¬ së trong c¶ n­íc…NhiÒu nhà thÇu trong n­íc vµ quèc tÕ ký hîp ®ång víi công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµm thÇu phô cho phÇn hÖ thèng trang ©m, hoÆc ký hîp ®ång mua b¸n thiÕt bÞ phôc vô c¸c c«ng tr×nh mµ hä ®· tróng thÇu. KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty trong 5 n¨m qua ®­îc ph¶n ¸nh trong các biÓu d­íi ®©y: 2.1. Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty năm 2005-2009 Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 1 Tổng Doanh Thu 58,633,000,000 59,354,000,000 59,288,000,000 65,020,677,900 63,029,620,082 2 Các khoản giảm trừ Doanh thu - - - - - 3 Doanh thu hoạt động tài chính - - - - - 4 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 58,633,000,000 59,354,000,000 59,288,000,000 65,020,677,900 63,029,620,082 5 Giá vốn hàng bán 48,922,056,000 48,469,243,000 49,032,569,000 53,203,815,591 50,680,102,285 6 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 9,710,944,000 10,884,757,000 10,255,431,000 11,816,862,309 12,349,517,797 7 Chi phí tài chính - - - - - 8 Chi phí bán hàng 5,813,277,128 5,916,233,253 5,685,427,356 6,197,813,903 6,532,367,155 9 Chi phí quản lý DN 2,896,505,034 2,968,533,175 2,568,423,122 3,885,275,843 3,851,747,435 10 Lợi nhuận trước thuế 1,001,161,838 1,999,990,572 2,001,580,522 1,733,772,563 1,965,403,207 11 Thuế TNDN 280,325,314 559,997,360 560,442,546 485,456,317 550,312,898 12 Lợi nhuận sau thuế 720,836,524 1,439,993,212 1,441,137,976 1,248,316,246 1,415,090,309 13 Thu nhập khác - - - - - 14 Chi phí khác - - - - - 15 Lợi nhuận khác - - - - 16 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 1,001,161,838 1,999,990,572 2,001,580,522 1,733,772,563 1,965,403,207 (Nguồn : Phòng kế hoạch- tài vụ) Nhận xét: Qua bảng trên nhìn chung ta thấy tình hinh kinh doanh của Công ty từ năm 2005 đến 2009 khá tốt. Doanh thu của công ty khá ổn định , từ năm 2005 đến năm 2008, doanh thu của công ty tăng đều, năm 2009 có giảm nhưng không nhiều so với tình hình chung trong vòng 5 năm. Những năm vừa qua, có thể nói công ty đã kiểm soát chi phí tốt, không bị biến động thất thường. Là 1 doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lâu năm, Công ty đã có những kế hoạch tận dụng tối đa mọi nguồn thu và hạn chế mọi nguồn chi vì thế đã không mất các chi phí phụ và không phải chịu các khoản giảm trừ doanh thu nên lợi nhuận của công ty luôn ổn định và ở mức khá tốt. Qua đó ta có thể đánh giá Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa là 1 doanh nghiệp kinh doanh tốt và luôn có các chiên lược kinh doanh đúng để giữ được mức doanh thu và lợi nhuân sau thuế ổn định, củng cố cho vị trí của công ty là doanh nghiệp kinh doanh cã hiÖu qu¶ vµ cã uy tÝn lâu năm trên thị trường. 2.2. Bảng 2: Giá trị Tài sản cố định bình quân trong các năm từ 2005 -2009 Đơn vị tính: VNĐ STT Tài sản cố định 2005 2006 2007 2008 2009 1 Tài sản cố định hữu hình 3,259,807,000 3,589,778,180 4,220,571,430 2,180,232,780 2,899,900,000 2 Tài sản cố định vô hình 7,138,889,144 10,097,544,127 9,338,506,000 17,689,812,780 12,867,519,400 3 Tổng cộng 10,398,696,144 13,687,322,307 13,559,077,430 19,870,045,560 15,767,419,400 (Nguồn : Phòng kế hoạch- tài vụ) Theo bảng 2, nhìn chung giá trị tài sản cố định của Công ty tăng dần qua các năm, điều này chứng tỏ nguồn vốn của Công ty là tăng. Tình hình tài sản của công ty tương đối tốt và đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của công ty. 2.3. Bảng 3: Vốn lưu động bình quân trong các năm từ 2005- 2009 Đơn vị tính: triệu đồng Vốn lưu động 2005 2006 2007 2008 2009 4,688 4,718 4,732 5,523 5,523 Theo bảng 3, trong 5 năm qua vốn lưu động bình quân của Công ty tăng đều lên chứng tỏ tình hình huy động vốn của côn ty tốt và ổn định nhờ các chính sách hợp lý, uy tín nên đã tranh thủ được sự ủng hộ của các tổ chức tạo nguồn vốn kinh doanh cho công ty. 2.4. Bảng 4: Số lượng lao động bình quân trong các năm từ 2005- 2009 STT Lao động 2005 2006 2007 2008 2009 1 Nam 38 36 36 35 38 2 Nữ 22 20 19 18 14 3 Tổng cộng 60 56 55 53 52 Qua bảng trên ta thấy trong các năm đều có sự thay đổi về nhân lực trong công ty, cả về nam và nữ. Ta thấy số lượng lao động giảm dần qua từng năm, từ năm 2005 có 60 người, đến năm 2009 còn 52, giảm 8 người. Do công ty sắp xếp và tổ chức lại cơ cấu bộ máy nên số lượng lao động năm 2009 giảm đi so với các năm trước. 3. Quy trình công nghệ C«ng ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa lµ công ty xuất nhâp khẩu các vật tư thiết bị Văn hóa phục vụ hoạt động văn hóa nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng. 3.1. Thuyết minh dây chuyền kinh doanh tại công ty: 3.1.1. Sơ đồ dây chuyền quy trình công nghệ đối với lĩnh vực mua bán xuất nhập khẩu hàng hóa như sau: Nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản và các nước lớn trên thế giới Lập kế hoạch và báo cáo các mặt hàng xuất nhập khẩu Phân phối cho chi nhánh và các cửa hàng trong nước Bán ra thị trường Xuất khẩu hàng hóa sang các nước trong khu vực. Làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa Vận chuyển về kho và lưu tại kho hàng 3.1.2. huyết minh sơ đồ: -Trước tiên, Phòng kế hoạch – tài vụ lập kế hoạch và báo cáo các mặt hàng cần xuất nhập khẩu: + số lượng hàng hóa cần nhập khẩu +Số lượng hàng hóa xuất khẩu + Giá cả , chất lượng và mẫu mã loại hàng cần xuất nhập khẩu. +Trình kế hoạch lên ban giám đốc xem xét và ký duyêt. -Nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài bao gồm các công việc sau: +Liên hệ với các công ty ở Nhật Bản và các nước lớn phân phối thiết bị âm thanh và ánh sang trên thế giới, yêu cầu mặt hàng cần thiết và lý kết hợp đồng.Sau đó chuyển hàng hóa về Việt Nam. +Làm thủ tục nhập hàng hóa từ nước ngoài qua hải quan. +Vận chuyển hàng hóa về kho của Công ty +Kiểm kê số hàng đã nhập và lưu tên mặt hàng, số lượng và giá cả từng loại hàng. -Phân phối và tiêu thụ hàng hóa ra thị trường: +Phân phối hàng hóa ra chi nhánh và các cửa hàng trong nước để bán ra thị trường. +Làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra các nước trong khu vực có nhu cầu. 3.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất Ngay tõ khi b¾t ®Çu ®i vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, Công ty đã có sự phân công và phối hợp công việc rất hợp lý. Mỗi khâu trong việc kinh doanh đều được phân bổ cho các phòng ban và trách nhiệm của các phòng ban là thực hiên công việc chính xác, nhanh chóng sao cho hiệu quả của dây chuyền sản xuất là cao nhất. T hực hiện dây chuyền kinh doanh của công ty chia làm 2 nhóm: -Nhóm quản lý ( ban giám đốc) : Phê duyệt các kế hoạch, ký kết giấy tờ. -Nhóm tác nghiệp ( các phòng ban và các cửa hàng): +Phòng Dự án và phòng kế hoạch- tài vụ thực hiên công việc lập kế hoạch và báo cáo kế hoạch lên ban giám đốc. +Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiêm làm thủ tục giấy tờ nhập khẩu hàng hóa qua hải quan. + Phòng kho vận chịu trách nhiêm vân chuyển hàng hóa về kho và phân phối cho chi nhánh, các cửa hàng và khách hàng. +Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phân phối, tiêu thụ sản phẩm ra thị trường, làm việc trực tiếp và thu tiền của các cửa hàng và các khách hàng. Ngoài ra phòng cũng có nhiệm vụ tư vấn và giới thiệu các mặt hàng cho khách hàng. 3.2.1. ặc điểm phương pháp giao dịch -Khách hàng có thể tìm mua các mặt hàng của công ty Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa tại chi nhánh và hệ thống các cửa hàng của công ty: + Chi nhánh: số 18 Nguyễn Văn Thủ, quận I, thành phố Hồ Chí Minh. +Cöa hµng 66 Hai Bµ Tr­ng- Hà Nội. +Cöa hµng 53 Hµng Bµi- Hà Nội. +Cöa hµng 67 TrÇn H­ng §¹o- Hà Nội. +Cöa hµng 19 Phan Béi Ch©u- Hà Nội. +Cöa hµng 93Lª Hång Phong- Hà Nội. -Khách hàng cũng có thể đến phòng kinh doanh của công ty tai 67 Trần Hưng Đạo – Hà Nội để giao dịch, ký kết hợp đồng nếu mua với số lượng lớn. Ngoài ra cũng có thể gọi điện thoại với phòng kinh doanh (84-4)39439110 để nghe tư vấn về các mặt hàng. Khi khách hàng đến làm việc tại Công ty, nhân viên sẽ hướng dẫn các thủ tục cần làm để tạo cho khách hàng những điều kiện làm việc thuận lợi nhất, tốn ít thời gian và sức lực. -Bên cạnh đó, khi khách hàng không muốn đến Công Ty giao dịch thì Công Ty sẽ cử nhân viên tới tận nơi ký hợp đồng và vận chuyển hàng hóa đến nơi yêu cầu, đồng thờ lắp đặt và hướng dẫn sử dụng các sản phẩm của Công Ty cho khách hàng, tạo điều kiên thuận lợi đến khách hàng với mục đích cung cấp các mặt hàng, các dịch vụ tốt nhất và nhanh chóng nhất. 3.2.2. Đặc điểm về trang thiết bị phục vụ cho quá trình giao dịch -Trong quá trình giao dịch và vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, Công ty đã trang bị cho đội ngũ nhân viên những công cụ cần thiết như: máy tính, điện thoại, máy in, máy Fax, các thiết bị để thử chất lượng hàng hóa, các loại xe vận chuyển tiện dụng, nhanh chóng và an toàn. -Đối với các khách hàng ở nơi xa, Công ty cũng hỗ trợ ô tô đưa đón, cung cấp phí công tác, nơi nghỉ ngơi cho nhân viên, tạo điều kiên cho việc giao dịch với khách hàng có hiệu quả cao. 3.2.3. ố trí mặt bằng công ty, các phòng ban -Trụ sở chính của công ty tại số 67 Trần Hưng Đạo- Hoàn Kiếm- Hà Nội, nơi đây tập trung các cơ quan làm việc và là khu trung tâm của thành phố. Công ty CEMCO nằm ở vị trí mặt phố rộng thuận tiên cho các phương tiện đi lại nhất là có chỗ đỗ ô tô. Chính điều này đã tạo điều kiên cho khách hàng biết đến công ty nhiều và dễ dàng cho việc giao dich cũng như vận chuyển hàng hóa về Công ty. -Ngoài ra, Các phòng ban trong Công ty được bố trí 1 cách khoa học với diện tích vuông văn, có đầy đủ trang thiết bị làm viêc, luôn luôn được dọn dep sạch sẽ và thông thoáng. Thêm vào đó phòng kinh doanh của Công ty CEMCO cũng được bố trí thêm phòng tiếp khách riêng nên thuận tiện có việc đi lại và giao dịch với khác hàng. Công ty có diện tích sân lớn thuận tiện cho việc để xe của cán bộ nhân viên làm việc tại công ty và khách hàng đến giao dịch tại công ty. 3.2.4. ặc điểmvề an toàn lao đông -Hệ thống phòng cháy chữa cháy luôn được bố trí tại các tầng, các nơi làm việc của các phòng ban trong công ty, nhất là trong nhà kho, hạn chế tối đa nguy cơ hỏa hoạn có thể xẩy ra. - Các phòng ban đều được bố trí trang thiết bị chiếu sang phù hợp với sức khỏa của nhân viên.Ngoài ra mỗi phòng có thêm 1 tủ thuốc y tế cứu thương, 1 bồn rửa tay với các sản phẩm vệ sinh diệt trùng. Hàng năm, C«ng ty cßn tæ chøc kiÓm tra søc khoÎ ®Þnh kú cho ng­êi đội ngũ nhân viên theo chÕ ®é cña Nhµ N­íc quy ®Þnh. 4. ổ chức thực hiện giao dịch cung cấp xuất nhâp khẩu các thiết bị vật tư văn hóa và kết cấu của các giao dịch 4.1.Tổ chức thực hiện các giao dịch Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu của là cung cấp xuất nhập khẩu các thiết bị vật tư Văn hóa, khi nhận được giấy phép đồng ý cho kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hóa, công ty CEMCO tiến hành việc cung cấp và xuất khẩu hàng hóa ra các cửa hàng trong nước và nước ngoài. Công ty soạn thảo hợp đồng để tiến hành các hoạt động giao dịch mua bán với các khach hàng, các cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng hàng hóa của công ty. Khách hàng được tư vấn và thử nghiệm chất lượng các mặt hàng âm thanh, ánh sáng tại công ty trước khi thực hiên hợp đồng mua bán. 4.2. Kết cấu của các giao dịch - Bộ phân giao dịch chính: để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty, phòng Kinh Doanh phụ trách chính trong việc bán hàng. Khi hàng hóa được nhập khẩu và đưa về kho của công ty, sau khi kiểm kê tên, số lượng và giá cả các mặt hàng thì hàng hóa có thể được cung cấp ra thị trường. Khách hàng có thể đến trực tiếp phòng kinh doanh để các nhân vên hướng dẫn, tư vấn về các mặt hàng và ký hợp đồng mua bán. Ngoài ra khách hàng cũng có thể gọi điện thoại tới phòng kinh doanh (84-4)39439110 nếu hàng không muốn đến Công Ty giao dịch, Công Ty sẽ cử nhân viên tới tận nơi ký hợp đồng và vận chuyển hàng hóa đến nơi yêu cầu, đồng thời lắp đặt và hướng dẫn sử dụng các sản phẩm của Công ty cho khách hàng, tạo điều kiên thuận lợi để khách hàng mua bán nhanh chóng nhất. - Bộ phận hỗ trợ: Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu kỹ về các mặt hàng, sửa chưa và tìm hiểu thông tin, cách sử dụng của mặt hàng thì phòng Kỹ Thuật có nhiệm vụ hỗ trợ phòng Kinh Doanh giải quyết vấn đề đó, giải thích và tư vấn rõ ràng cho khách hàng. Có thể tư vấn qua điện thoại, hoặc trực tiếp tại công ty, nếu có nhu cầu nhân viên sẽ đến tận nơi khách hàng yêu cầu. - Bộ phận cung cấp và vận chuyển: Trong qua trình thực hiên giao dịch với khách hàng, bộ phận lái xe thuộc công ty có nhiệm vụ chuyên chở nhân viên đi thực hiện giao dịch, tư vấn với khách hàng ở xa, những khách hàng có nhu cầu. Mặt khác bộ phận lái xe cũng thực hiên quá trình chuyên chở hàng hóa tới nơi khách hàng yêu cầu. 5. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty 5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến nên mức độ tập trung hóa của cơ cấu này rất cao, mọi quyền lực quản lý tập trung vào cơ quan cao nhất là hội đồng quản trị, công tác quản lý được phân cấp rõ ràng, sự phối kết hợp giữa các phòng ban rất chặt chẽ, mô hình này gọn nhẹ năng động thích nghi với môi trường. Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mặt khác, theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có việc quản lý không quá phức tạp. Nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý c«ng ty cã thÓ tãm t¾t qua s¬ ®å sau: Đại hội đồng Cổ Đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng Kho Vận Phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh Phòng Dự án Phßng Kinh doanh Phßng XuÊt nhËp khÈu Phßng KÕ ho¹ch Tµi vô Phòng kỹ thuật Cöa hµng 66 Hai Bµ Tr­ng Cöa hµng 93 Lª Hång Phong Cöa hµng 53 Hµng Bµi Cöa hµng 67 TrÇn H­ng §¹o Cöa hµng 19 Phan Béi Ch©u S¬ ®å 5.1 : Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cổ phần VËt t­ thiÕt bÞ V¨n ho¸ - C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty cổ phần VËt t­ thiÕt bÞ V¨n ho¸ hiÖn nay : + Đại hội đồng cổ đông +Hội đồng quản trị + Ban Gi¸m ®èc +7 phßng, ban +5 cöa hµng +1 Chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hồ Chí Minh - VÒ nh©n sù c«ng ty bao gåm : + Gi¸m ®èc : 1 ng­êi +Phã gi¸m ®èc : 1 ng­êi +Phßng Tæ chøc – Hµnh chÝnh : 6 ng­êi +Phßng KÕ ho¹ch – Tµi vô : 5 ng­êi +Phßng Kinh doanh : 3 ng­êi +Phßng XuÊt nhËp khÈu : 3 ng­êi +Phßng Kho vËn : 6 ng­êi +Phßng Kü thuËt : 5 ng­êi +Phßng Dù ¸n : 3 ng­êi +C¸c cöa hµng : 11 ng­êi +Chi nh¸nh TP HCM : 4 ng­êi +Tæ b¶o vÖ : 4 ng­êi Tæng céng : 52 ng­êi C¸n bé chñ chèt cña c«ng ty lµ 10 ng­êi ( 8 nam vµ 2 n÷ ) n¾m gi÷ c¸c vÞ trÝ quan träng trong C«ng ty. §a sè ®Òu tèt nghiÖp §¹i häc chuyªn ngµnh. -Tr×nh ®é v¨n ho¸ : +§¹i häc : :34 ng­êi +Cao ®¼ng : :1 ng­êi +Trung cÊp : :12 ng­êi +L¸i xe : :2 ng­êi +Lao ®éng phæ th«ng : :3 ng­êi 5.2 Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý Công ty Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa sö dông ph­¬ng ph¸p trùc tuyÕn. Mèi quan hÖ gi÷a tËp thÓ lao ®éng vµ gi¸m ®èc c«ng ty thùc hiÖn mèi quan hÖ gi÷a ®èi t­îng qu¶n lý vµ chñ thÓ qu¶n lý. Gi¸m ®èc cã quyÒn quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc c¬ quan ph¸p lý vµ ban l·nh ®¹o. Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh trùc tiÕp c¸c phßng, ban th«ng qua hÖ l·nh ®¹o c«ng ty ban hµnh c¸c quy chÕ, quy ®Þnh ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh. C¸c phßng, ban chøc n¨ng võa phèi hîp víi nhau trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao, võa chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh tham m­u cho gi¸m ®èc. C«ng ty tæ chøc c¬ cÊu theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng, theo m« h×nh nµy c¸c phßng, ban chøc n¨ng kh«ng cã quyÒn ra lÖnh trùc tiÖp cho c¸c cöa hµng mµ c¸c phßng chøc n¨ng nµy chØ tham m­u t­ vÊn gióp Ban gi¸m ®èc chuÈn bÞ quyÕt ®Þnh t×m ra gi¶i ph¸p tèi ­u cho nh÷ng vÊn ®Ò phøc t¹p. C¸c quyÕt ®Þnh nµy ®­îc ®­a xuèng c¸c cöa hµng th«ng qua l·nh ®¹o. Cã nghÜa lµ quyÒn quyÕt ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò vÉn thuéc vÒ Ban gi¸m ®èc vµ c¸c phßng, ban chØ nhËn ®­îc mÖnh lÖnh tõ mét ban ®ã. Do vËy c¸c phßng chøc n¨ng trong C«ng ty ph¶i t¨ng c­êng hiÖu lùc cña m×nh b»ng nh÷ng chuyªn m«n, tr×nh ®é trªn nh÷ng lÜnh vùc chøc n¨ng cña m×nh, ph¶i lµm tham m­u cho toµn bé hÖ thèng trùc tuyÕn chø kh«ng riªng g× ®èi víi cÊp qu¶n trÞ mµ m×nh trùc thuéc. Đứng đầu các phong ban là các trưởng phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ này chiu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của phòng mình. Trên cơ sở chuyên môn năng lực của mỗi nhân viên trong mỗi phòng ban, trưởng phòng sẽ phân công công việc cho từng người và người đó sẽ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng. Tuy nhiên việc phân công công việc đôi lúc chưa đúng người đúng việc nên dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Trong quá trình giải quyết công việc, các bộ phận chức năng đều phải báo cáo với cấp trên, nhưng mặt này đôi lúc không kịp thời. 5.3 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Hiện nay, CEMCO là công ty được tổ chức và điều hành theo mô hình Công ty cổ phần, tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành. Cơ cấu tổ chức của công ty CEMCO có thể được chia thành hai nhóm: Nhóm điều hành quản lý và nhóm tác nghiệp. 5.3.1 Nhóm điều hành và quản lý * Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và người được cổ đông ủy quyền. Đại hội cổ đông có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty và có nhiệm vụ: -Thông qua Điều lệ, phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty. -Bầu, bãi nhiệm Hội đồng quản trị. -Các nhiệm vụ khác do Điều lệ quyết định. * Hội đồng quản trị: do Hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có nhiệm vụ: -Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán tài chính, phương hướng phát triển và kế hoach hoạt động kinh doanh của công ty. -Quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động và quỹ lương của Công ty. -Bổ nhiệm. bãi nhiệm và giám sát hoạt động của ban giám đốc. -Kiến nghị sửa đổi và bổ sung Điều lệ của công ty. -Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông. Hiện nay Ông Nguyễn Thời Tinh là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa. *Ban Giám đốc: Ban giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi miễn, gồm 1 tổng giám đốc và 1 phó tổng giám đốc, có nhiệm vụ: -Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Công ty theo đúng Điều lệ, nghị quyết Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị. -Bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh quản lý của Công ty: giám đốc, phó giám đốc chi nhánh, trưởng phòng, phó phòng sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt. -Ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo sự phân cấp điều lệ của công ty. -Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình hoạt động tài chính, kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Công ty trước Hội đồng quản trị. 5.3.2 Nhóm tác nghiệp CEMCO là công ty có mô hình tổ chức gọn nhẹ và chia các phòng ban thành hai mảng công việc, đó là: +M¶ng nghiÖp vô gåm các phòng : Hµnh chÝnh-Tæ chøc, KÕ ho¹ch - Tµi vô, Kho vËn, Kü thuËt. +M¶ng kinh doanh gåm c¸c phßng : Kinh doanh, Dù ¸n, XuÊt nhËp khÈu vµ c¸c cöa hµng. *Phòng hành chính- Tổ chức: tham mưu giúp Ban giám đốc về các mặt công tác: -Hành chính, tổ chức, nhân sự, quản trị vật tư. -Thi đua, khen thưởng, y tế, bảo vệ, quân sự. -Công tác chính trị tư tưởng trong cán bộ công chức của của công ty. *Phòng kế hoạch- tài vụ: phân tích, đánh giá tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của công ty. Phòng có chøc n¨ng tham m­u cho Ban gi¸m ®èc vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty; ®ång thêi giám sát tinh hình và thực hiên công tác tài chính kế toán để đảm bảo tuân thủ quy chế của công ty và các quy định liên quan đến pháp luật. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Ban Giám đốc. Ngoài ra phòng còn có chức năng theo dõi, gióp ®ì cho c¸c phßng kh¸c trong C«ng ty. * Phòng Kho Vận: Sau khi hàng hóa được đi vè công ty và cất giữ trong kho, phòng kho vận có nhiệm vụ kiểm kê và sắp xếp hàng hóa theo thứ tự. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ trông giữ chìa khóa, kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho. Ngoài ra, trong quá trình thực hiên giao dịch với khách hàng, bộ phận lái xe thuộc phòng kho vận có nhiệm vụ chuyên chở nhân viên đi thực hiện giao dịch, tư vấn với khách hàng ở xa, những khách hàng có nhu cầu. Mặt khác bộ phân lái xe cũng thực hiên quá trình chuyên chở hàng hóa tơi nơi khách hàng yêu cầu. * Phòng Kỹ thuật: Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu kỹ về các mặt hàng, sửa chưa, thiết kế và tìm hiểu thông tin, cách sử dụng của mặt hàng thi Phòng Kỹ Thuật có nhiêm vụ giải thích và tư vấn rõ rãng cho khách hàng. Có thể tư vấn qua điện thoại, hoặc trực tiếp tại công ty, nếu có nhu cầu nhân viên sẽ đến tận nơi khách hàng yêu cầu. * Phòng Kinh Doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ, xây dựng chiến lược trung và dài hạn cho công ty, theo dõi và thực hiện Kinh doanh; tham mưu cho giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm, thực hiên kinh doanh, mua bán với khách hàng, lập hóa đơn bán hàng luân chuyển chứng từ xuất nhập kho, thực hiện việc giao bán hàng, đôn đốc thu tiền của khách hàng. * Phòng Dự Án: nghiên cứu và đề xuất về mặt chiến lược cho việc phát triển hoạt động đầu tư dự án, đánh giá dự án và lập kế hoạch thực hiện các Dự án của công ty… * Phòng xuất nhập khẩu: Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiêm làm thủ tục giấy tờ nhập khẩu hàng hóa qua hải quan, liên hệ làm việc với công ty nước ngoài để nhập hàng và xuất hàng. * Các cửa hàng: công ty bao gồm có 5 cửa hàng, có nhiệm vụ nhận hàng trong kho công ty chuyển tới, trưng bày, giới thiệu và bán hàng hóa của công ty, đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. 6. Khảo sát, phân tích các yếu tố đầu vào, đầu ra của công ty 6.1. Khảo sát và phân tích các yếu tố “ đầu vào” 6.1.1. Yếu tố đối tượng lao động ( nguyên vật liệu và năng lượng) Khác với các Doanh nghiệp sản xuất, Công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Văn Hóa thuộc lĩnh vực kinh doanh mua bán xuấ._.