Báo cáo Thực tập tại Công ty Cổ phần TRAPHACO

2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO 12 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty 12 2.2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty 13 Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 15 I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 15 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO 15 2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO 17 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO 18 4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO 21 II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 22 1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO 22 1.1.Kế toán vật tư 22 1.2.Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) 24 1.3.Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 27 1.4.Kế toán bán hàng 28 2. Tổ chức báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO …………....31 Chương III: Đánh giá khái quát công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 32 Kết luận 34 LờI NóI ĐầU Sức khoẻ luôn là vốn quý, là mối quan tâm hàng đầu của cả xã hội. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao nên nhu cầu chăm sóc sức khoẻ của người dân ngày càng lớn. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm, công ty Traphaco không những đáp ứng được nhu cầu chăm lo sức khoẻ của cộng đồng mà còn là một doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, góp phần xây dựng vị thế của nước ta trên trường quốc tế. Trải qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, nhờ sự giảng dạy chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô em đã nắm được phần nào kiến thức về chuyên nghành kế toán tài chính. Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu đào tạo sau khi hoàn thành chương trình học tập tại trường em đã được thực tập tại công ty cổ phần TRAPHACO. Mục đích của đợt thực tập này giúp em tìm hiểu sâu hơn những kiến thức đã học, kết hợp lý luận với thực tiễn, chuẩn bị tiền đề sau khi tốt nghiệp có thể đảm nhận được công việc phù hợp với chuyên nghành đào tạo. Đây có thể nói là một kỳ thực tập rất bổ ích cho tất cả các sinh viên chuẩn bị ra trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty, với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Trung và các anh chị trong phòng kế toán tài chính em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp. Bản báo cáo gồm các phần chính sau: Chương I: Giới thiệu chung về công ty cổ phần TRAPHACO. Chương II: Thực trạng tổ chức công ty kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Chương III: Đánh giá khái quát công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO.  Chương I: GiớI THIệU chung về công ty cổ phần TRAPHACO. I- tổng quan về công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. a/giới thiệu chung: Từ một xưởng dược bé nhỏ được thành lập năm 1972 với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân viên nghành đường sắt – Công ty cổ phần Traphaco ngày nay không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng, xứng đáng là một trong những đơn vị sản xuất hàng đầu của nghành y dược Việt Nam. Hiện nay, Công ty là một Doanh nghiệp cổ phần, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập và chịu sự quản lý của Bộ giao thông vận tải. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, các Ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Tên đầy đủ: Công ty cổ phần TRAPHACO Tên giao dịch quốc tế: TRAPHACO( Pharmaceutical & Medical Stock Company) Trụ sở chính của Công ty đặt tại: Số 75 – Phố Yên Ninh – Quận Ba Đình – Hà Nội. Đăng ký kinh doanh số: 058437 Ngành nghề kinh doanh: Thu mua dược liệu, sản xuất thuốc, kinh doanh dược phẩm và thiết bị vật tư y tế. Email: Traphaco@fpt.vn Website: Tel: (84-4) 6810724 - (84- 4) 537665. Fax: (84-4) 8430076 b/quá trình hình thành và phát triển của công ty: Lịch sử Công ty cổ phần TRAPHACO trải qua 34 năm xây dựng và trưởng thành có thể chia thành 4 thời kỳ như sau: ỉ Từ tháng 11 năm 1972 đến trước tháng 6 năm 1993. Xuất phát từ một xưởng sản xuất thuốc thuộc Ty Y Tế Đường Sắt thành lập 28/11/1972 với nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ cho cán bộ công nhân ngành đường sắt theo hình thức tự sản tự tiêu, quy mô nhỏ, cơ sở vật chất nghèo nàn. Với chức năng chỉ phục vụ không kinh doanh song trong 20 năm đầu mới thành lập Công ty không những hoàn thành kế hoạch được giao mà còn đạt được một số thành tích đáng kể. ỉ Từ tháng 6 năm 1993 đến tháng trước tháng 10 năm 1999: Tháng 6 năm 1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế, xưởng được mở rộng và thành lập xí nghiệp dược phẩm đường sắt, tên giao dịch: TRAPHACO. Công ty đã chủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảm bảo có lãi, thực hiện theo Nghị Định số 388/HDBT của Hội đồng Bộ trưởng với chức năng sản xuất thuốc va thu mua dược liệu. Tháng 8 năm 1993, Sở y tế Đường sắt được chuyển sang Bộ GTVT quản lý, xí nghiệp dược phẩm đường sắt được đổi tên thành xí nghiệp dược Traphaco trực thuộc Sở y tế GTVT theo quyết định số 1087QD/TCCB- LĐ. Tháng 6 năm 1994, từ xí nghiệp dược Traphaco được bộ giao thông vận tải quyết định thành lập công ty dược Traphaco với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dược liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh. Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế. Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của cán bộ công nhân viên nghành GTVT và nhân dân, với mục tiêu đảm bảo kinh doanh có lãi. Tháng 5 năm 1997 theo quyết định số 535 QĐ/ TCCB- LĐ của Bộ GTVT, công ty dược TRAPHACO được đổi tên thành công ty dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO. Từ khi đổi tên thành công ty dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco, công ty phải đối mặt với nhiều thử thách trong bối cảnh của nền kinh tế có sự quản lý của Nhà nước. Công ty bước đầu rất khó khăn về vốn và máy móc kỹ thuật cũ kỹ, đồng thời phải cạnh tranh trên nền kinh tế với các công ty lớn khác có uy tín lâu như: Xí nghiệp dược phẩm TW1, Công ty dược Hậu Giang,… ỉ Từ tháng 10 năm 1999 đến trước tháng 7 năm 2001: Cho đến tháng 10 năm 1999, nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổ phần hoá Doanh nghiệp Nhà nước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp Nhà nước khác, Công ty dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco đã tiến hành cổ phần hoá, với 45% vốn của Nhà nước theo QĐ2566/1999 của Bộ GTVT – Lúc này Công ty được mang tên Công ty cổ phần Dược và Thiết bị vật tư y tế giao thông vận tải. Thời kỳ này, doanh nghiệp đã có thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lược, đặc biệt là định hướng phát triển chủ yếu tập trung vào nhóm thuốc y học cổ truyền. ỉ Từ tháng 7 năm 2001 đến nay: Công ty đổi tên thành Công ty cổ phần TRAPHACO với mục đích kinh doanh đa ngành nghề, gia tăng cơ hội sử dụng các sản phẩm của công ty. Mục đích đổi tên có rất nhiều ý nghĩa với công ty và phù hợp với xu hướng hội nhập hiện nay. Có thể nói rằng qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất (kinh doanh) Công ty cổ phần TRAPHACO đã có nhiều biến đổi. Biến đổi cả về tên tuổi, quy mô đến hình thức hoạt động. Đó là do sự tồn tại của hai cơ chế: Kế hoạch hoá tập trung và cơ chế thị trường. Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trước đây, do không được tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Công ty được Nhà nước bao cấp cả về giá lẫn số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, vì vậy cũng như nhiều Doanh nghiệp Nhà nước cùng thời khác, Công ty chưa phát huy được hết sức mạnh của mình dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian này chưa cao. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển năng lực sản xuất xã hội, Công ty cũng đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ đó. Việc xây dựng kế hoạch được tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trường, cộng với việc chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực, Công ty đã có những bước tiến vượt bậc. Đặc biệt là với tác dụng của việc cổ phần hoá, Công ty đã thực sự khởi sắc, Traphaco trở thành một thương hiệu Dược phẩm nổi tiếng, sản phẩm của Công ty được rất nhiều người yêu mến và tin dùng. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. • Nhiệm vụ chính của Công ty: Công ty Traphaco có nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh dược phẩm, tham gia cung ứng nhu cầu thuốc cho việc phòng và khám chữa bệnh của toàn ngành giao thông vận tải và nhân dân. Ngành nghề kinh doanh chính là sản phẩm thuốc, mỹ phẩm, kinh doanh dược phẩm, kinh doanh trang thiết bị vật tư y tế, nuôi trồng và chế biến dược liệu. Thực hiện khai thác thị trường, tham gia đàm phán ký kết hợp đồng, thiết lập các mối quan hệ hợp tác với các Công ty trong và ngoài nước. Theo phương châm bình đẳng cùng có lợi. Chuyên gia kiểm tra giám sát các khâu kỹ thuật của sản phẩm, quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Công ty. • Chức năng: Thu thập nghiên cứu, phân tích các thông tin thị trường, các hoạt động của Công ty để đưa ra các ý kiến điều chỉnh, bổ sung về chính sách phân phối hàng hoá của Công ty trên thị trường nhằm mục đích tăng thu nhập và nâng cao chất lượng sản phẩm. Tổ chức thực hiện các chính sách phân phối đã được giám đốc phê duyệt. 3. Mạng lưới khách hàng: Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty, mạng lưới khách hàng của TRAPHACO ngày càng mở rộng. Sản phẩm của TRAPHACO đã có mặt tại 64 tỉnh thành trong cả nước. TRAPHACO đã xây dựng được các mối quan hệ quen thuộc với rất nhiều khách hàng như: Công ty Dược phẩm, Dược liệu Nghệ An. Xí nghiệp dược phẩm TW II. Công ty Dược và Bộ y tế Hà Tĩnh. Xí nghiệp dược liệu TWI. Công ty Dược Lào Cai. ……… Khi thị trường trong nước đa bắt đầu ổn định, thương hiệu TRAPHACO đã được rất nhiều người tin dùng. Con đường trước mắt của Công ty bây giờ là đến với thị trường quốc tế. Trong thời gian vừa qua, Công ty TRAPHACO đã có nhiều hoạt động tích cực để tìm thị trường mới, đối tác mới trên thế giới và quảng cáo sản phẩm của mình như: Tham gia hội chợ tại Myanma, Nga, Ucraina,… Đối với một số thị trường khó tính như: Hàn Quốc, Indonesia, Nam Phi,… TRAPHACO cũng đã có những bước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hàng mẫu, hồ sơ đến các đối tác ở đây. 4. Những kết quả đạt được của Công ty cổ phần TRAPHACO. • Kết quả kinh doanh: Sau 4 năm cổ phần hoá, tốc độ tăng trưởng của TRAPHACO luôn duy trì ở mức 25 - 35%/ năm, nộp ngân sách tăng trung bình 59,8%/ năm. Tổng doanh thu năm 2003 là 314% so với năm 1999 (Thời điểm chưa cổ phần hoá); doanh thu quý I năm 2004 đạt 28 tỷ đồng ( Tăng 30% so với cuối kỳ năm trước). Những thành tựu của kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ được thể hiện rõ hơn qua bảng sau: Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng doanh thu 44.883 55.940 78.191 141.047 2. Doanh thu thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 3.Lợi nhuận trước thuế 2.898 13.078 16.353 57.663 4.Nộp ngân sách 928 4.185 5.233 18.443 5.Lợi nhuận sau thuế 1.970 8.893 11.112 39.190 6.Số lao động bình quân (người) 330 367 434 515 7.Thu nhập bình quân/ người/ tháng 1,9 2,0 2,2 2,5 Bảng số liệu phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty. •Nguồn nhân lực: Khác với các ngành nghề kinh doanh khác, do tính chất của lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm là chăm sóc và chữa bệnh cho con người nên nó không chỉ đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên phải có tri thức đa ngành mà còn phải có tính nhân đạo sâu sắc. Do đó, chiến lược đầu tư phát triển nguồn nhân lực luôn được các cấp lãnh đạo Công ty coi trọng. Hàng năm, TRAPHACO thu hút hàng chục dược sỹ đại học và trên đại học. Đội ngũ này liên tục được đào tạo và đào tạo lại với ngân sách hàng năm chiếm 0,5% doanh thu. Ngoài các dược sỹ, TRAPHACO còn có một đội ngũ kỹ sư, cử nhân kinh tế, luật, mỹ thuật,… và một đội ngũ công nhân với trình độ chuyên môn vững vàng. Sự phát triển của nguồn nhân lực Công ty được thể hiện qua số liệu sau: Năm 1972: Đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm 15 người ( Trong đó chỉ có 3 cán bộ trình độ đại học). Năm 1993: Tổng số công nhân viên gồm 50 người. Đến nay: Tổng số công nhân viên của Công ty đã lên tới 560 người ( Trong đó 200 người có trình độ đại học và trên đại học và 146 cán bộ chuyên ngành về dược). • Kết quả khác: Chính đường lối chỉ đạo phát triển bền vững mà Công ty cổ phần TRAPHACO đã thể hiện được mình trên thị trường. - Liên tục trong7 năm liền đạt danh hiệu “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn ( năm 1998 – 2004). - Năm 1999 – 2001 Công ty cổ phần TRAPHACO được thủ tướng Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng bằng khen về thành tích phát triển kinh tế xã hội. - Tháng 8 năm 2002 được chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng 3. - Ngày 01/ 09/2004 Công ty cổ phần TRAPHACO đã nhận được giải thưởng Sao vàng Đất Việt và TRAPHACO là Công ty dược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng cao quý này. II. Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. a. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, tập trung để giám đốc Công ty có thể nắm được tình hình sản xuất và kinh doanh một cách kịp thời. b. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: - Đại hội dồng cổ đông - Hội đồng quản trị - Giám đốc Công ty - Ban kiểm soát - 7 Phòng ban chức năng - 1 Chi nhánh ở TP. Hồ Chí Minh - 8 Phân xưởng sản xuất Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị BAN Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng kiểm tra CL Phòng đảm bảo chất lượng Phòng nghiên cứu & phát triển Phòng Kế hoạch Phòng TC - KT Phòng TC- HC PX thuốc tra mắt PX thuốc nước PX thuốc mỡ, kem PX thực nghiệm PX bào chế dược liệu PX thuốc cổ truyền PX thuốc tân dược Chi nhánh TP.HCM Sơ đồ1: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO. - Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, đây là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty có quyền và nghĩa vụ sau: s Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại, quyết định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần. s Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ Công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán tại điều lệ Công ty. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty như quyết định chiến lược phát triển Công ty, quyết định phương án đầu tư,…(Trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). - Ban kiểm soát: Chức năng kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị khi trình các báo cáo kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. - Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm chính và có quyền cao nhất về công việc sản xuất kinh doanh. Giám đốc là chủ tài khoản, thực hiện trả lương cho cán bộ công nhân viên. - Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ chính của phòng là bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ. Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển chọn cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ của Nhà nước. - Phòng Kinh doanh: Là một phòng quan trọng của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc mua, bán hàng đảm bảo việc cung ứng vật tư và sản phẩm đưa ra thị trường, dự báo cung cầu, tham gia lập kế hoạch sản xuất, thu thập lưu trữ và xử lý, báo cáo thông tin cho các bộ phận khác. - Phòng Tài chính – Kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ sau: Ÿ Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ kịp thời, chính xác. Ÿ Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần thiết cho các đối tượng khác. Ÿ Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo Công ty để có đường lối phát triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp. - Phòng đảm bảo chất lượng: Nhiệm vụ chính của phòng là theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng đầu vào, quá trình sản xuất và sản phẩm được sản xuất ra. - Phòng nghiên cứu phát triển: Làm công tác nghiên cứu phát triển sản xuất, nghiên cứu thị trường. - Phòng kiểm tra chất lượng: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất dùng. - Phòng Kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, lên lệnh sản xuất và cung ứng các nguyên liệu đầu vào. - Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh: Tại đây Công ty cổ phần TRAPHACO đã lập một văn phòng đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan đến các tỉnh phía Nam, thu thập thông tin của khách hàng, cung cấp và phân phối hàng hoá cho khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO. 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Công ty cổ phần TRAPHACO gôm 8 phân xưởng chính có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng: ỉ Phân xưởng thuốc tân dược: Dùng để sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đường, bao film theo tiêu chuẩn GMP ASEAN (Asean good Manufacturing Practise) được áp dụng trong ngành dược. ỉ Phân xưởng thuốc cổ truyền: Dùng để sản xuất các loại thuốc cổ truyền. ỉ Phân xưởng thuốc kem, mỡ: Dùng để sản xuất các loại thuốc mỡ, kem ở dạng tuýp. ỉ Phân xưởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, qua quá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thức loại sản phẩm hoàn chỉnh, đưa ra thị trường tiêu thụ. ỉ Phân xưởng thuốc nước: Sản xuất các loại thuốc ở dạng nước như: Thuốc nhỏ mũi, nước cất,… ỉ Phân xưởng thuốc tra mắt: Là nơi sản xuất các loại thuốc để chữa trị các bệnh về mắt. ỉ Phân xưởng bào chế dược liệu: Nhiệm vụ của phân xưởng này là bào chế các loại dược liệu từ dạng thô sang dạng tinh. 2.2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình giản đơn, khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng. Mỗi phân xưởng sản xuất theo một dây chuyền công nghệ khép kín gồm 3 giai đoạn sau: w Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: Viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư ( Phải cân đong, đo đếm thật chính xác) có sự giám sát của kỹ thuật viên nằm tại phân xưởng sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ, trang bị bảo hộ cho công nhân sản xuất. w Giai đoạn sản xuất: Tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau đó phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. Khi pha chế xong, kỹ thuật viên phải kiểm tra bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc tiếp theo mới được tiến hành tiếp. w Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, mới tiến hành đóng gói nhập kho thành phẩm. Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm Nguyên liệu, phụ liệu đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Nhập kho Đóng gói Sản xuất, pha chế Xuất nguyên liệu, phụ liệu Lệnh sản xuất Sơ đồ2: Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều,… Hiện nay toàn Công ty gồm 18 kế toán và phòng kế toán trung tâm được đặt tại 75- Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội bao gồm 6 kế toán viên và 1 kế toán trưởng. Tại đây công tác kế toán đã được cơ giới hoá, mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02 máy in. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Phòng kế toán trung tâm tại 75 – Yên Ninh Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở Kế toán tiền lương,BHXH Kế toán bán hàng Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ Bộ phận KT tại chi nhánh TP.HCM Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Là người tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam. Định kỳ gửi các báo cáo kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm. Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh, nhà máy đông dược Văn Lâm,… ): Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Tại phòng kế toán trung tâm: Ÿ Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán trung có nhiêm vụ sau: + Tổng hợp, tính giá thành sản xuất. + Phân tích tình hình tài chính của công ty. + Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo kế toán. +Trực tiếp báo cáo với kế toán trưởng về công tác kế toán tại công ty. • Kế toán vật tư, TSCĐ: +Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ. +Theo dõi khấu hao TSCĐ. +Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ. +Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. +Hạch toán cũng như vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư. • Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: + Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. +Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phận khác có liên quan. +Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền mặt, TGNH. • Kế toán tiền lương, BHXH và các khoản thanh toán khác: Căn cứ vào bảng chấm công và bảng lương của Công ty để tính lương cho cán bộ công nhân viên Công ty, theo dõi việc trích lập và sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ. • Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thành phẩm trên cả hai số lượng và giá trị. Theo dõi và phản ánh quá trình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng. • Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu, chi tiền mặt, lập các báo cáo thu chi hàng tháng, chịu trách nhiệm quản lý và xuất quỹ tiền mặt. 2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. w Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. w Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng ngoại tệ khác: Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán. Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. w Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung w Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 166/1999/QĐ - BTC. w Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. w Trích lập và hoàn nhập dự phòng: Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho Mức độ tăng, giảm giá trên thị trường 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp có quy mô lớn, áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung. ê Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ hiện tại của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Trong đó, hệ thống chứng từ bắt buộc được Công ty tuân thủ theo đúng chế độ, còn chứng từ hướng dẫn vẫn có đủ những yếu tố quy định của chứng từ và có thêm một số chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ngoài ra, Công ty không xin cơ quan quản lý Nhà nước mở thêm chứng từ nào theo mẫu riêng. ê Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty được xây dựng dựa trên: Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/ 01/1995 đã được sửa đổi bổ sung. Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinh doanh của TRAPHACO. Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng như: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp 3; không có tài khoản cấp 4, cấp 5. ê Đặc điểm tổ chức sổ kế toán: Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vị mình. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chương trình cài sẵn, máy tính tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu ghi chép trên Sổ cái. Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đưa ra các Báo cáo tài chính. Hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo TC Bảng cân đối PS Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết NK Đặc biệt Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu kiểm tra ê Hệ thống Báo cáo tài chính: Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC. - Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 – DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN) - Báo cáo luân chuyển tiền tệ (MS B03 – DN) 4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Đây là phần mềm có nhiều ưu việt và tỏ ra rất phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty. Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty được mô tả qua sơ đồ: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào MVT Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Xử lý tự động theo quy trình Sơ đồ5: Sơ đồ quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty. II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sau đây là một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty. Kế toán vật tư: Ÿ Đặc điểm: Vật tư bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu được tổ chức rất da dạng và phong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty được quán triệt theo nguyên tắc sau: - Vật liệu được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại - Vật liệu được tính theo giá thực tế Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lượng của nguyên vật liệu.Những nguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ đảm bảo được những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra. Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu được tạo ra từ nguồn dược liệu thiên nhiên như: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, ... nên việc tổ chức mua nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Đối với những dược liệu mang tính thời vụ như: chè dây, gừng,… Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảm bảo đủ chất lượng và số lượng dữ trữ cho sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế do việc mua đúng thời vụ đưa lại. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nhận vật tư. Quyết định nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Lệnh xuất. Biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn mua hàng. Thẻ kho. Ÿ Tài khoản sử dụng: - TK 152 – “Nguyên liêu, vật liệu” Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 1521 - “Nguyên liệu, vật liệu chính”. - TK 1522 – “Nguyên liệu, vật liệu phụ”. - TK 151 – “Hàng mua đang đi đường” - TK 153 – “Công cụ, dụng cụ” Được chi tiết thành 3 tiểu khoản: TK 1531 –“Công cụ, dụng cụ”. TK 1532 –“Bao bì luân chuyển”. TK 1533 – “Đồ dùng cho thuê”. Và một số TK có liên quan như: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 1521, TK 1522,… Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết Tk 152, TK 153… • Quy trình luân chuyển chứng từ: *Đối với trường hợp nhập vật tư: Người nhập vật tư Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Trưởng phòng ĐBCL, P.GĐ SX Cán bộ cung tiêu Phụ trách cung tiê._.