Báo cáo Thực tập tại Công ty Cổ phần thương mại Lạng sơn

iên : CBCNV Bảo hiểm xã hội : BHXH Bảo hiểm y tế : BHYT Kinh phí công đoàn : KPCĐ Ban chỉ huy : BCH Giám đốc: GĐ Kinh doanh : KD I. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại Lạng sơn Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sở thương mại và du lịch Lạng Sơn được thành lập ngày 16/10/1992 theo quyết định số: 505 UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn. -Tên giao dịch : Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. -Tên giao dịch quốc tế : Lang Son trade joint stock company -Tên viết tắt: LATRACO.JS -Trụ sở chính: 209 đường Trần Đăng Ninh- phường Tam Thanh - Thành phố Lạng Sơn - Tỉnh Lạng Sơn. -Điện thọai: 025.870970 -Mã số thuế: 4900142205-1 Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn là tiền thân của công ty thương mại tổng hợp Lạng sơn từ năm 2005. Tiền thân do công ty kinh doanh trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn sáp nhập lại, đó là: Công ty thực phẩmcông nghệ Lạng Sơn. Công ty kinh doanh thương nghiệp tong hợp Lạng sơn. Công ty vật liệu chất liệu Lạng sơn. Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty đã có sự chuyển mình nhằm phù hợp với xu thé phát triển của thời đại của nền kinh tế của nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. * Đặc điểm về vốn: Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập công ty cổ phần được xác định là: 15 tỷ đồng Việt Nam Vốn điều lệ của công ty được hạch toán thông nhất bằng đơn vị đồng Việt Nam.việc góp vốn có thể bằng tièn Việt Nam , ngoại tệ hoặc bằng hiện vật. Với số vốn điều lệ của CTCPTMLS tại thời điểm thành lập là: 15.000.000.000 đồng ( Mười Lăm tỷ đồng) Trong đó: Vốn góp bằng tiền Việt Nam: 15.000.000.000 đồng Vốn góp bằng ngoại tệ: Không Vốn góp bằng hiện vật: không Cơ cấu vốn: Vôn thuộc sở hữu cổ đông người lao động trong Doanh nghiệp: 5.911.790.000 đồng chiếm 39,41% vốn điều lệ Vốn thuộc sở hữu của cổ đông chiến lược:500.000.000 đồng chiếm 3,33% vốn điều lệ. Vốn thuộc sở hữu của cổ đông Nhà nước: 8.588.210.000 đồng chiếm 57,26% vốn điều lệ. Hiện nay công ty gồm 4 trung tâm Thương mại hoạt động trong địa bàn thành phố Lạng sơn và 10 cửa hàng thương mại hoạt động tại 10 huyện thuộc tỉnh Lạng sơn. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đặc điểm Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC 1 P.GIÁM ĐỐC 2 PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH 4 trung tâm TM tại TP 10 cửa hàng TM huyện Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công Theo cơ cấu này bộ phận quản lý được phân chia cho các bộ phận chức năng riêng như sau : Giám đốc : Trực tiếp chỉ đạo diều hành giám đốc các phòng ban và đơn vị trực thuộc . Phó giám đốc 1 : Phụ trách kinh doanh xuất nhập khẩu , tham gia giám sát chỉ đạo các phòng ban và các trung tâm thương mại việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phó giám dốc 2 : Phụ trach kinh doanh hàng nội địa chỉ đao các phòng và các cửa hang thương mại huyện thực hiện kế hoach kinh doanh. Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tieepscua ban giám đốc Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Phòng tổ chức: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp cua ban giám đốc Các đơn vị trực thuộc : Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc và các phòng kinh doanh, kế toán , tổ chức 2.2.nhiệm vụ chức năng các phòng ban. * Phòng tổ chức Hành chính: - Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy SXKD và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. - Quản lý các hồ sơ nhân sự toàn công ty , giải pháp các thủ tục về chế dộ tuyển dụng , thôi việc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, tiền lương, hưu trí... v. v. Là thành viên thường trực của hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật tiền lương trong Công ty . Xây dựng chương trình, kế hoạch quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc định việc đề bạc, miễn nhiệm và phân công các cán bộ lãnh đạo và quản lý Công ty thuộc thẩm quyền ccuar Giám đốc Công ty . Quản lý các hoạt động lao động, tiền lương cùng với phòng kế toán xây dựng công quỹ tiền lương, các định mức về lao động tiền lương trong toàn Công ty . Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành trính và con dấu. Thực hiện việc lưu chữ các tài liệu trong Công ty. Xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, lao động trong Công ty; Xây dựng các trương trình làm việc, giao ban, hội họp theo định kỳ hoặc bất thường Thực hiện các công tác về đoàn thể thanh tra, bảo vệ nội bộ, bảo vệ môi sinh, môi trường, phòng cháy chữa cháy trong toàn Công ty. * Phòng kinh doanh: Hướng dẫn và chỉ đạo các chi nhánh, đơn vị thuộc XD ké hoạch năm, kế hoạch dài hạn và tổng hợp các báo cáo về tình hình SXKD trong toàn Công ty. Phối hợp cùng các phòng ban trong Công ty XD và tổ trức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sử dụng vốn hang hoá, kế hoạch tiếp thị, lien doanh liên kết đầu tư xây dựng cơ bản ... Trực tiếp triển khai và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các kế hoạch SXKD nội địa, XNK, liên kết, KTXD cơ bản... Chuẩn bị các thủ tục giúp Giám đốc Công ty giao kế hoạch và xét duyệt hoàn thành kế hoạch hang năm của các đơn vị trực thuộc. Quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh tế, tài liệu sổ sách chuyên môn nghiệp vụ của các phòng ban đang thực hiện. * Phòng Kế toán tài chính: Tổ trức hoạch toán kế toán toàn bộ HĐSXKD của Công ty theo đúng pháp luật kinh tế của Nhà nức. Lập và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập báo cáo tổ trức thống kê PTHĐSXKD để phục vụ cho kiểm toán thực hiện kế hoạch của Công ty. Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn, giải pháp các nguồn vốn phục vụ cho SXKDcủa Công ty. Theo dõi công nợ của công ty , phản ánh và đề xuất cac kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng thời gian. Thực hiện tốt các công tác hoạch toán kế toán giúp Giám đốc Công ty quản lý chặt chẽ NVKD Quản lý và lưu giữ chặt chẽ các sổ sách, chứng từ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính của Công ty, xây đựng kế hoạch bồi thường nghiệp vụ thống kê, kế toán cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán của công ty *Nhiệm vụ của các chi nhánh đơn vị thuộc Công ty - Là bộ phận không thể tách rời của công ty- các chi nhánh đơn vị trực thuộc được tổ chức hạch toán nội bộ , có đăng ký kinh doanh ,con dấu riêng để giao dịch , được mở TGNH - Được giải đáp các phương hướng , kế hoạch, dự án SXKD của đơn vị theo định hướng kế hoạch chung cua công ty để quản ly sử dụng nguồn vốn công ty giao cho đúng mục đích và hiệu quả - Được đàm phán trực tiếp với khach hang trong giao dịch kinh doanh, ký kết các hợp đồng ,kinh tế và dân sự khi được GĐ uỷ quyền va phải chịu trách nhiệm trước GĐ công ty&pháp luật những nội dung đã ký kết- - Được chủ động sử dụng các loại phuc vụ cho HĐSXKD của đơn vị theo phân cấp của công ty .Chủ động tổ chức lao động hợp lý với yêu cầu nhiệm vụ được giao, đảm bảo KD co hiệu quả - Tổ chức hạch toán kế toán , thống kê , báo cáo tình hình SXKD của đơn vị theo đúng qui định của công ty - Được đề nghị công ty khen thưởng cho cán bộ công nhân viên hang năm theo nghị quyết số 121/2005/NĐ-CP của chính phủ & được thưởng từ LN cho người lao động theo điều 6 NĐ: 2006/2004/NĐ-CP của chính phủ ( sau khi dã thực hiện đầy đủ nghĩ vụ với nhà nước và Công ty ). 2.3. Mối quan hệ giữ các phòng ban. * Mối quan hệ của Giám đốc Công ty. - Quan hệ của Giám đốc Công ty với cấp uỷ đảng cơ sở: Là mối quan hệ nhằm thực hiện nghiêm trỉnh các chủ trưng, chính sách của đảng, pháp luật nhà nước, nghị quyết của BCH đảng bộ Công ty để phát huy quyền và nghĩa vụ và chách nhiệm của GĐ Công ty theo nghị đinh tại luật DN, điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CPTMLS. Theo định kỳ Giám đốc báo cáo BCH đảng bộ về tình hình các mặt HĐSXKD của Công ty. BCH đảng bộ xây dựng nghị quyết chỉ đạo đảng viên, cán bộ công nhân viên, người lao động phấn đấu thực hiện. BCH đảng bộ định kỳ thong qua với GĐ ý kiến của đảng viên quần chúng các mặt hoạt động của Công ty. Quan hệ của GĐ Công ty với tổ chức Công tác xã hội khác: Là sự phối hợp đồng bộ thống nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ SXKD của Công ty đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi để các tổ chức hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mình. * Mối quan hệ giữa các phòng: - Các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn là quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc hang ngày của Công ty. Căn cứ nhiệm vụ quyền hạn được giao, các phòng chịu chách nhiệm về những biện pháp, đề xuất, xử lý công việc chuyên môn cho từ cấp phó chở suống được bố trí nhân sự trong phòng một cách hợp lý, có hiệu quả theo năng lực của từng người. * Mối quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc; - Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Công ty về các mặt hoạt động công tác ( Riêng chi nhánh Công ty tại các huyện và các chi nhánh tại Hà Nội còn có mối quan hệ với cấp uỷ, chính quyền địa phương do một số lĩnh vực nhất định ). - Quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc với Giám đốc Công ty là chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện với các phong Công ty là chịu sự hướng dẫn thực hiện. Quan hệ giữa các đơn vị với nhau là tôn trọng, bình đẳng, đồng cấp, phối hợp trong HĐSXKD. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. 3.1. chức năng,nhiệm vụ * Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty. Ngoài chức năng kinh doanh CTCPTMLS đảm nhận chức năng nhiệm vụ cung cấp phân phối hai mặt hang thuộc diện chính sách của nhà nước đó là giàu hoả và muối iốt cho toàn thể nhân đân và bà con dân tộc song trên địa bàn Lạng Sơn. Nghành nghề kinh doanh chính: Kinh doanh hang tiêu dung, vật liệu XD, chất đốt, bách hoá, bong vải sợi, quần áo may sẵn, dệt kim, thực phẩm công nghệ, thực phẩm tươi sống XNK hang hoá nông sản, lâm sản, sản phẩm Công nghiệp. Dịch vụ Khách sạn du lịch trong và ngoài nước. Kinh doanh săng dầu các loại và kinh doanh nhà hang ăn uống. Kinh doanh Nông, lâm, thuỷ hải sản các loại. Mua bán vật tư và thiết bị các nghành y tế, giáo dục. Mua bán giống cây trồng, vật nuôi các loại. * Nhiệm vụ: Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên Công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau; Hoàn thành các chỉ tiêu đã đặt ra. Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán các văn bản mà Công ty đã ký kết. Tạo điều kiện cho đơn vị trực thuộc, đơn vị lien doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh và hướng dẫn họ thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động hiệu quả kinh tế. Tự tạo nhiệm vụ, sử dụng nhân vien theo đúng mục đích và có hiệu quả để đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, đảm bảo vốn phục vụ cho hoạt động của Công ty không ngừng trê. Mở rộng các mặt hang kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và khả năng. 3.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Với chức năng và nghành nghề kinh doanh rộng lớn với lợi thế là một tỉnh biên giới với các hình thức kinh doanh đa rạng như buôn bán, bán lẻ, xuất khẩu, đại lý uỷ thác dịch vụ Du lịch, khách sạn, nhà hang. Trong những năm đất nước mới mở cửa buôn bán với sự cậy tranh mạnh mẽ của nhiều thành phần kinh tế Công ty đã khắc phục khó khăn, phát huy lợi thế để có thể đứng vững trên thị trường đầy biến động, luôn hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước giao, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách. Năm 2001 doanh nghiệp được nhà nước tăng huân chương lao động hạng 3. Để tiếp tục chặng đường pháp triển của mình, hiện Công ty đã có thuận lợi và khó khăn sau: - Thuận lợi: Công ty có lực lượng dồi dào có nhiều kinh nghiệm và nhiệt tình công tác. Cán bộ công nhân viên các bộ phận quản lý, bộ phận kinh doanh được sắp sếp một cách khoa học, hợp lý cùng với sự lãnh đạo của ban Giám đốc có năng lực kinh doanh, từ đó người lao động có thể pháp huy hết khả năng của mình vì sự lớn mạnh của Công ty. - Khó khăn : Nguồn vốn của công ty còn hạn chế chưa đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh của đơn vị. các thiết bị quản lý, phương tiện vân tải quá cũ,lạc hậu vì vạy việc vận chuyển các mặt hàng chính sách xã hội như dầu hỏa, muối iốt phục vụ đồng bào các dân tộc vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn. Các mặt hàng kinh doanh của công ty chịu sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường không chỉ trong nước mà còn với các hàng hóa nhập khẩu. Thị trường nước bạn Trung Quốc từ năm 2002 trở lại đây có chiều hướng gỉm sút lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên giới đã giảm rất nhiều dẫn đến kết quả kinh doanh cua DN mấy năm gần đay đạt chưa cao, hiệu quả kinh doanh thấp 3.3. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty: Tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty cổ phần thương mai lạng sơn trong năm 2004 – 2005 Đơn vị: 1000đ TT Chỉ tiêu 2004 2005 So sánh Số tiền % 1 Tổng doanh thu 154.604.117.897 168.688.928.327 14.084.810.430 9,1% 2 Các khoản giảm trừ 6.011.030.293 6.306.741.959 295.711.666 4,9% 3 Doanh thu thuần 148.593.087.604 162.382.186.368 13.789.098.764 9,3 % 4 Giá vốn hàng bán 141.379.429.644 154.394.080.699 13.014.651.055 9,2% 5 Lợi nhuận gộp 7.213.657.960 7.988.105.669 774.447.709 10,7% 6 Doanh thu HĐTC 818.759.573 455.099.414 -363.660.159 (44,4%) 7 Chi phí TC 612.251.407 203.178.641 -409.072.766 (66,8%) 8 Chi phí bán hàng 6.659.776 9 Chi phí QLDN 7.721.187.840 8.945.915.963 1.224.728.123 16% 10 LN thuần từ HĐKD -307.681.490 -705.889.512 -398.208.022 124,9% 11 Thu nhập khác 1.074.061.658 1.079.716.499 5.654.841 0,53% 12 Chi phí khác 624.750.042 833.278.887 208.528.845 33,4% 13 LN khác 449.311.616 246.437.612 -202.874.004 (45,15%) 14 Tổng LN trước thuế 141.630.126 -459.451.909 -601.082.035 (424,4%) 15 Thuế TNDN phải nộp 39.656.435 16 LN sau thuế 101.973.691 -459.451.909 -561.425.600 (550,6%) Qua phân tích số liệu thực tế cueư công ty cho ta thấy trong 2 năm hoạt động,công ty đã đạt được nghững thành công đáng kể như sau : Về tổng doanh thu : năm 2005 so với năm 2004 tăng 14.084.810.430 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là 9,1%. Như vậy. mặc dù trong tình hình cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty đã hết sức cố gắng để đưa doanh thu năm nay tăng cao hơn năm trước. II. Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 5 người được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung như sau: Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vốn hàng tồn kho Kế toán bán hàng, công nợ Kế toán tài sản cố định CCDC Kế toán tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn Đứng đầu phòng kế toán tài chính là kế toán trưởng và các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành cụ thể. Công việc của các nhân viên kế toán được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Là người trực tiếp thông tin lên Giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số số liệu báo cáo, giúp Giám đốc lập các phương án tự chủ tài chính. Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định về chứng từ kế toán của bộ tài chính quy định. Sau đố, tiến hành lập chứng từ thanh toán trình kế toán trưởng và lãnh đạo duyệt. Ghi chép tổng hợp và chi tiết các tài khoản vay,công nợ. làm công tác thanh toán quốc tế,kiểm tra và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng. Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các phần hành kế toán khác. Hàng tuần, tháng, quý thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác. Lập đầy đủ, kịp thời, chính xác báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước. Các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thu thập xử lý bộ chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty để theo dõi tập trung. Nhìn chung mô hình kế toán tập trung là hợp lý với hoạt động kinh doanh của Công ty.Mặc dù có nhiều chi nhánh phân bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán, các phòng kinh doanh và các chi nhánh chỉ tập hợp và chuyển các chứng từ liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán. Cùng với việc trang bị hệ thống thông tin đầy đủ được xử lý một cách khoa học với sự trợ giúp của kế toán máy đã làm giảm khối lượng công việc của các nhân viên kế toán ở một đơn vị có số lượng nghiệp vụ phát sinh khổng lồ với số tiền lớn. 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán. 2.1. Chính sách kế toán chung: Chế độ kế toán chung do Bộ Tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào Công ty như sau: Hình thức ghi sổ kế toán: hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thúc nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty là một năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ: VNĐ là đơn vị tiền tệ được sử dung thống nhất trong hạch toán kế toán của Công ty. Phương pháp kế toán TSCĐ: nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyên giá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là đánh giá theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo phương pháp đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán Chính sách kế toán cụ thể: 2.2.1. Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức “ nhật ký chứng từ ”. Quy trình ghi sổ như sau: Chứng từ gốc NK chứng từ Bảng kê và phân bổ Sổ cái Bảng cân đối kế toán (báo cáo tài chính) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quỹ hàng ngày Bảng phân bổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. 2.2.2. Vận dụng chế độ kế toán vào hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản mà công ty cổ phần thương mại Lạng sơn sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC . Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và chi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng.Hầu hết các tài khoản được chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh. Nguyên nhân là do công ty áp dụng cơ chế khoán cho mỗi bộ phận nên chi tiết tài khoản cho mỗi phòng kinh doanh và các chi nhánh giúp cho các nhà quản lý và kế toán có thể đánh giá và phân bổ tiền lương và thưởng một cách chính xác và khoa học. 2.2.3 Về sổ sách kế toán sử dụng: Hiện nay Công ty đã áp dụng phần mềm tin học trong công tác quản lý và tổ chức kế toán. Với hình thức kế toán đăng ký là nhật ký chứng từ thì việc ứng dụng tin học là rất tiện lợi, phù hợp với khối lượng công việc kế toán của Công ty trong trường hợp chứng từ kế toán phát sinh nhiều và liên tục. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kế toán đã không những tiết kiệm về nhân lực mà còn tiết kiệm về thời gian, giảm khối công việc của các nhân viên phòng kế toán. Đặc biệt, việc nối mạng cũng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong việc thu thập các thông tin trên mạng như thông tin về tỉ giá hối đoái, các quy định mới của Bộ Tài chính. Đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ là : Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tưi thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng môt quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản ký kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Thực tế theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiển thị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ theo sổ kế toán theo quy định Công ty sử dụng được phần mềm tổng hợp tự động từ các sổ chi tiết. Mẫu sổ cái tổng hợp chỉ có 4 cột là: tài khoản đối ứng, tên tài khoản, phát sinh nợ và phát sinh có. Như vậy sổ cái chỉ nói lên mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản chứ chưa phản ánh trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và chưa thể hiện nội dung các nghiệp vụ đó. 2.2.4 Vận dụng lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của Công ty được lập hàng tháng, quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết đinh 15/2006 /QĐ-BTC và chỉ sử dụng 2 báo cáo: Bảng cân đối kế toán Bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Các báo cáo hàng tháng nộp lên tổng giám đốc xem xét, đồng thời các báo cáo quý và năm nộp lên hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông. Lưu trữ một bản tại phòng tổng hợp. 3. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành chủ yêu của công ty. 3.1. Kế toán tài sản cố định. TSCĐ là những tài sản có giá trị và thời gian sử dụng hữu ích lâu dài trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn của TSCĐ dược vjuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. TSCĐ bao gồm 2 loại : - TSCĐ Hữu hình - TSCĐ Vô hình Tài khoán sử dụng : Việc hạch toán TSCĐ của công ty được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau đây: - Tài khoản 211: TSCĐ HH, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: + Tài khoản 2112: Nhà cửa,vật kiến trúc + Tài khoản 2113: Máy móc thiết bị + Tài khoản 2114: Phương tiện vận tải + Tài khoản 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý + Tài khoản 2118: TSCĐ khác - Tài khoản 213: TSCĐ VH, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 tùy theo mục đích sử dụng của công ty. Tài khoản có liên quan: Tài khoản 214,411,009,4313,111,112 … Chứng từ sử dụng : Hóa đơn bán hàng Biên bản giao nhận TSCĐ,đánh giá lại TSCĐ, thanh lý TSCĐ… Thẻ TSCĐ Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ Ngân hàng… Phương pháp hạch toán : Kế toán tăng TSCĐ : Mua TSCĐ căn cứ vào chứng từ liên quan,kế toán ghi: Nợ TK 211 : Nguyên giá Nợ 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,311,331… Đồng thời kết chuyển nguồn : Nợ TK 441 : Đầu tư bằng vốn XDCB Có Tk 411 : Tăng vốn kinh doanh theo nguyên giá Nhận TSCĐ do Nhà nước hoặc cấp trên cấp : Nợ TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Có TK 411 : Giá cấp Có TK 111,112 : Các chi phí liên quan Tăng TSCĐ do đầu tư XDCB : + Khi hoàn toàn đưa vào sử dụng : Nợ TK 211 : Giá quyết toán Có TK 241 ( 2412 ) : Giá quyết toán + Đồng thời kết chuyển nguồn : Nợ TK 441 Có Tk 411 Kế toán giảm TSCĐ : - Khi chuyển đổi một số TSCĐ không đủ tiêu chẩn sang thành công cụ dụng cụ : + TSCĐ còn mới đưa ra sử dụng : Nợ TK 153 : Nguyên giá của TSCĐ Có TK 211 : Nguyên giá của TSCĐ + TSCĐ đang sử dụng khi chuyển đổi : Nếu giá trị còn lại của TSCĐ nhỏ : Nợ TK 241 : Khấu hao đã tính Nợ TK 641,642 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn, cần phân bổ vào chi phí SXKD thành nhiều kỳ : Nợ TK 214 : Khấu hao đã tính Có TK 142,242 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Định kỳ phân bổ dần vào chi phí : Nợ TK 641,642 : Mức phân bổ mỗi kỳ Có TK 142,242 : Mức phân bổ mỗi kỳ. Kế toán khấu hao TSCĐ : Bảng tinh và phân bổ khấu hao TSCĐ Và một số chứng từ liên quan khác. Hàng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ mua sắm, được biếu tặng, nhượng bán, được đánh giá lại TSCĐ kế toán phải vào thẻ TSCĐ. Từ các chứng từ gốc về TSCĐ phát sinh trong kỳ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ trước lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời vào sổ chi tiết TSCĐ theo phòng sử dụng hoạc theo loại TSCĐ. 3.2. Kế toán bán hàng và tiêu thụ thành phẩm. A. Tài khoán sử dụng : - Tài khoản chủ yếu : TK 511,157,131,632,… - Tài khoản liên quan : TK 155,154,531,532… Chứng từ sử dụng : - Hóa đơn chứng từ - Phiếu thu,báo có Ngân hàng - Biên bản giao nhận hàng - Tờ khai hải quan, biên lai thuế GTGT, thuế XNK… - Chứng từ về các khoản giảm trừ cho khách hàng. C. Phương pháp hạch toán : * Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng trực tiếp : - Khi xuất hàng giao cho bên mua : Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu chua thuế Có TK 333 (3331) : Thuế GTGT đầu vào Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 Có TK 155,156 - Khi phát sinh chiết khấu thanh toán : Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán giảm trừ cho khách hàng Có TK 111,112 :Số tiền thực trả Có TK 131 : Tổng số tiền thanh toán Khi phát sinh chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán : Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 : Trị giá giảm trừ chưa thuế Nợ TK 333 (3331) : Thuế GTGT Có TK 111,112,131 Khi phát sinh hàng bán bị trả lại (đã ghi nhận doanh thu): Nợ TK 531 : Giá bán chưa thuế Nợ TK 333 (3331) : thuế GTGT Có TK 111,112,131 : Trị giá hàng trả lại Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại : Nợ TK 156,157 :Giá vốn hàng bán Có TK 632 : Giá vốn hàng bán + Nhập kho số thàng phẩm bị trả lại theo giá thực tế : Nợ TK 155 : Giá vốn hàng bán Có TK 632 : Giá vốn hàng bán Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại dể tính doanh thu thuần,xác định kết quả kinh doanh : Nợ TK 511 Có TK 521 Có TK 531 Có TK 532 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 Có TK 911 Kế toán Bán lẻ hàng thu tiền trực tiếp : Khi bán hàng : Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 333 (3331) Phát sinh chi phí bán hàng: Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111,112… 3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công ty áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian vì vậy kế toán tiền lương của công ty luôn ghi chép, phản ánh kịp thời,chính xác số ngày công thực tế hoặc nghỉ phép của từng nhân viên,từng phòng ban trong công ty. Tài khoán sử dụng : Để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thang toán với nhân viên,kế toán sử dụng Tài khoản 334: “ Phải trả cán bộ công nhân viên ”. - Tài khoản 338: “ Phải trả phải nộp khác”. Tài khoản này được chi tiết như sau : + Tài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn ( KPCĐ ) + Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội ( BHXH ) + Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế ( BHYT ) Chứng từ sử dụng : Bảng thanh toán lương Phiếu chi Giấy tạm ứng Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Phương pháp hạch toán : Kế toán tiền lương : Khi tạm ứng lương cho CBCNV : Nợ TK 334 Có TK 111,112 Định kỳ tính lương phải trả cho CBCNV : Nợ TK 641,642 Có TK 334 Thanh toán lương cho CBCNV : Nợ TK 334 Có TK 111,112 Các khoản khấu trừ vào lương : Nợ TK 334 Có TK 338,1381,141,3338 Kế toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ: Bảo hiểm xã hội : Trích nộp lên cơ quan BHXH 20% : + Người sử dụng lao đông trích 15% trên tổng quỹ lương. + Người lao động trích : 5% trên lương. Bảo hiểm y tế : Trích nộp lên cơ quan BHYT 3% + Người sử dụng lao đông trích 2% trên tổng quỹ lương. + Người lao động trích 1% trên lương. Kinh phí công đoàn : Trích 2% trên tổng quỹ lương. Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : Nợ TK 641,642 Có TK 338 ( 3381,3382,3383,3384 ) Phản ánh số BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên : Nợ TK 334 Có TK 338 ( 3383,3384 ) Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ lên cấp trên : Nợ TK 338 ( 3382,3383,3384 ) Có TK 111,112… Khi tính số BHXH cho công nhân viên : Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 Khi được cơ quan BHXH cấp chi trả : Nợ TK 111,112 Có TK 338 (3383) Khi trích KPCĐ ở Doanh nghiệp : Nợ TK 338 (3382) Có TK 111 3.4. Kế toán xác định kết quả tai chinh,phân phối lợi nhuận : A. Kế toán xác định kết quả tài chính. * Tài khoan sử dụng : TK 911 Các TK có liên quan : TK 635,515,711,811,411 * Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Phiếu thu, phiếu chi Phiếu nhập,xuất kho Giấy báo có, báo nợ Ngân hàng Tờ kê khai thuế, thông báo nộp thuế. * Phương pháp xác định : Kết quả tài chính = Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD + Lợi nhuận từ hoạt động Tài chính + Lợi nhuận từ hoạt động bất thường Trong đó : Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD = Tổng doanh thu _ Giá vốn hàng bán _ Doanh thu bán hàng bị trả lại _ Giảm giá hàng bán _ Chi phí bán hàng _ Chi phí quản lý DN Lợi nhuận từ hoạt động Tài chính = Doanh thu hoạt động Tài chính - Chi phí hoạt động Tài chính Lợi nhuận từ hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường * Phương pháp kế toán : Xác định kết quả hoạt động SXKD Kết chuyển các khoản giảm trừ để xác định doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 531,532 Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả : Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng. Chi phí quản lý DN : Nợ TK 911 Có TK 641,642 Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh Nợ TK 911 Có TK 421 Xác định kết quả hoạt động tài chính và hoạt động bất thường: Kết chuyển thu nhập : Nợ TK 711 Có TK 911 Kết chuyển các khoản chi phí: Nợ TK 911 Có TK 811 Kết chuyển lãi : Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu lỗ : Nợ TK 421 Có TK 911 Kế toán phân phối lợi nhuận : * Tài khoán sử dụng : TK 421 * Chứng từ sử dụng : - Tờ khai thuế TNDN - Thông báo nộp thuế TNDN - Biên bản duyệt quyết toán - Các chứng từ khác * Phương pháp hạch toán : - Định kỳ nộp thuế TNDN Nợ TK 421 (4212) Có TK 333 (3334) Đị._.