Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Sau một thời gian học tập trên giảng đường, Ban giám hiệu và Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân đã tạo điều kiện cho sinh viên năm thứ tư đi thực tập kế toán. Trong thời gian từ ngày 5/1/2009, em đã có quá trình kiến tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2. Công ty cổ phần Thiết bị Bưu điện là một trong những doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh sản xuất phục vụ cho sự phát triển cơ sở hạ tầng, công ty đã có sự tăng trưởng nhanh chóng và vững mạnh trong những năm gần đây. Quá trình kiến tập đã giúp em củng cố kiến thức đã học và có thêm những hiểu biết cần thiết về công tác kế toán trong thực tế ở một đơn vị sản xuất kinh doanh. Báo cáo thực tập tổng hợp bao gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo – PGS.TS Nguyễn Văn Công, người đã tận tình chỉ bảo em trong quá trình kiến tập và giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập này. Sinh viên Lê Khắc Hải Phần 1: Tổng quan về công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1. Giai đoạn từ năm 1954 đến năm 1993 Tên công ty: Cơ sở bưu điện Trung Ương. Thành lập: năm 1954 sau khi tiếp quản Hà Nội trực thuộc Tổng cục Bưu điện ( Bưu điện truyền thanh ). 1.1.2. Giai đoạn từ năm 1993 đến 2005 Tên công ty: Nhà máy Thiết bị Bưu điện. Thành lập: ngày 15/3/1993 theo Quyết định 202/QĐ/TCCB, đến năm 1996 được thành lập lại theo Quyết định 47/TCCB ngày 9/9/1996 trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn Thông. 1.1.3. Giai đoạn từ năm 2005 đến nay Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện. Thành lập: ngày 1/7/2006 theo Quyết định số 46/2004/QĐ-BBCVT ngày 15/11/2004 và giấy phép kinh doanh số 0103008116 được cấp lần đầu ngày 07/06/2005. Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện Tên Tiếng Anh : Post and Telecommunication Equipment Joint Stock Company Logo : Trụ sở chính : 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội Website : www.postef.com MS thuế : 0100686865 Mã Chứng khoán : POT Vốn điều lệ : 150.000.000.000 đồng Vốn thực góp : 149.986.000.000 đồng Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh tế quan trọng của công ty từ năm 2005-2007 Đơn vị tính: Triệu đồng Số TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần 255.099 600.106 776.303 2 Lợi nhuận sau thuế 25.987 53.484 36.084 3 Tổng giá trị tài sản 322.434 532.250 539.467 4 Số lao động 585 625 628 5 Tỷ lệ trả cổ tức 9% 15% 16% Nhìn chung, ta thấy được sự phát triển ổn định của Công ty Thiết bị Bưu điện trong 3 năm qua, ở năm thứ 3 mặc dù kinh tế khó khăn, lãi suất ngân hàng tăng cao, dẫn đến chi phí đầu vào tăng nhưng doanh thu thuần của Công ty tăng cao nên vẫn đảm bảo có lãi. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính 1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh 1.2.1.1 Phương thức tổ chức bộ máy quản lý Công ty được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua. Vì vậy, công ty thuộc quyền sở hữu các cổ đông, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng. Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ đó. Cơ sở của hoạt động quản trị và điều hành Công ty là điều lệ tổ chức và hoạt động được Đại hội đồng Cổ đông thông qua tháng 05 năm 2005, được Đại hội đồng cổ đông và HĐQT cam kết sửa đổi theo Luật doanh nghiệp mới năm 2005. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, trong đó bao gồm: 3 chi nhánh tiêu thụ, 4 nhà máy sản xuất, 1 trung tâm nghiên cứu, 1 trung tâm bảo hành, 1 công ty liên doanh với Hàn Quốc. Mỗi chi nhánh đều có chức năng nhiệm vụ riêng theo ngành nghề phân định rõ rang. Các chi nhánh nhà máy quan hệ với nhau trên tinh thần hợp tác tương trợ. Mỗi nhà máy đều được giao kế hoạch cụ thể dựa trên nhu cầu đặt hàng của các chi nhánh tiêu thụ sau khi đã được các chi nhánh tiêu thụ xâm nhập xem xét, đánh giá thị trường một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, để kích thích tính chủ sản xuất ngoài ngành và nâng cao tính chủ động trong sản xuất, Công ty còn giao chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận đến từng chi nhánh, nhà máy nhằm kích thích khả năng tìm tòi các thị trường cung cấp, gia công các sản phẩm công nghiệp tiêu dung để nâng cao năng suất lao động, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên. 1.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông uỷ quyền. Hội đồng quản trị: Số thành viên của HĐQT gồm 07 thành viên với nhiệm kỳ 04 năm. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát: Ban Kiểm soát do Đại hội cổ đông bầu ra gồm 03 thành viên với nhiệm kỳ 04 năm. Ban Kiểm soát bao gồm những người thay mặt Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất, kinh doanh của Công ty. Ban giám đốc: Ban Giám đốc gồm Tổng giám đốc điều hành do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng Giám đốc có các quyền hạn và nhiệm vụ như quản lý và điều hành các hoạt động, công việc hang ngày của Công ty, thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế, dân sự và các hợp đồng khác, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các chức danh quản lý và lao động không thuộc đối tượng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, đại diện Công ty trước pháp luật và trong các tranh chấp có liên quan đến Công ty. Các Phòng ban chức năng của Công ty: Văn phòng: Có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc Công ty các phương pháp tiến hành thực hiện mục tiêu kế hoạch đã được Hội đồng quản trị Công ty thông qua, tổ chức đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các hoạt động kinh doanh khác về các mặt kỹ thuật, điều độ sản xuất. Phòng Tài chính – Kế toán: Công ty sử dụng hệ thống Kế toán Việt Nam( VAS) và đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Công ty lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt và sẽ lưu giữ hồ sơ kế toán theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà Công ty tham gia. Trung tâm nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu, triển khai thực hiện áp dụng vào sản xuất kinh doanh các sản phẩm mới, hỗ trợ kỹ thuật cho nhà máy, Chi nhánh để thực hiện phát triển sản phẩm. Trung tâm bảo hành: Có chức năng nhiệm vụ chính là bảo hành, sửa chữa sản phẩm cho các sản phẩm của Công ty. Các chi nhánh Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam: Khai thác mở rộng thị trường, tiêu thụ các sản phẩm do Công ty sản xuất và các sản phẩm khai thác khác. Các Nhà máy: Sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch Công ty giao hàng năm, kế hoạch bổ sung. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện có thể khái quát qua sơ đồ sau: Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Văn phòng Gi¸m ®èc LD Trung tâm BH Trung tâm R&D Phòng KH-ĐT Phòng XNK Phòng TC-KT Phòng TC-LDTL Chi nhánh miền Bắc Chi nhánh miền Nam Chi nhánh miền Trung Nhà máy 1 Nhà máy 2 Nhà máy 3 Nhà máy 4 Liªn doanh SX PDE Các phân xưởng SX Các phân xưởng SX Các phân xưởng SX Các phân xưởng SX C¸c ph©n xuëng phßng ban Sơ đồ 1.1. Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện Chi nhánh Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh. Với mô hình sản xuất phức tạp với nhiều loại sản phẩm đa dạng bên cạnh đó lại còn có sản xuất khuôn mẫu và sản chữa máy móc cho các đơn vị khác trong công ty. Ngoài ra còn tiếp cận với thị trường bên ngoài để sản xuất kinh doanh các sản phẩm công nghiệp đòi hỏi bộ máy quản lý phù hợp. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của Công ty Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 có thể khái quát qua sơ đồ sau: MÔ HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN- NHÀ MÁY 2 GIÁM ĐỐC NM2 Phòng Kế toán Phòng Vật tư Phòng Điều độ KHKD, TL,TC,BV Phòng Công nghệ PX 1, 10 PX 8 PX 6, N2 PX CĐ PX 5 PX4 PX 3 PX BC Tổ đột, Tổ từ Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức Công ty thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 1.2.2. Phân cấp quản lý tài chính Bộ máy quản lý của Nhà máy được tổ chức thành hai cấp quản lý với mô hình trực tuyến – chức năng. Đi kèm với mỗi cấp quản lý là các phòng ban chức năng tham mưu cho mỗi cấp, cụ thể như sau: Cấp 1: Cấp Nhà máy, bao gồm Giám đốc Nhà máy và các phòng ban chức năng trợ giúp Giám đốc. Các phòng ban chức năng kiểm tra và đưa ra các thông tin của toàn Nhà máy về lĩnh vực mà mình theo dõi để báo cáo Ban giám đốc. Giám đốc dựa trên cơ sở những thông tin thu nhận được sẽ ra quyết định một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Cấp 2: Cấp phân xưởng, bao gồm các phân xưởng từ 1-10, phân xưởng BC, phân xưởng CĐ và tổ đột, tổ từ. Về quan hệ doanh thu và chi phí với Tổng công ty, Nhà máy 2 là một đơn vị hạch toán tương đối độc lập, tự quyết toán doanh thu và chi phí của mình, tuy nhiên vẫn còn không độc lập ở chỗ khi có một hợp đồng xuất nhập khẩu với giá trị giao dịch lớn, Nhà máy vẫn phải trình công văn lên Công ty để xin duyệt, bên cạnh đó các khoản trích vẫn phải theo quy định của Công ty ấn định. 1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và thị trường sản phẩm tiêu thụ 1.3.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Quy mô và chất lượng sản phẩm của nhà máy được quyết định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường. Căn cứ vào bản báo cáo nghiên cứu thị trường và số lượng đơn đặt hàng từ các đối tác, Giám đốc Nhà máy và các phòng ban có liên quan sẽ có những quyết định về sản xuất và truyền xuống cho các phân xưởng để thực hiện. Bên cạnh đó, các phân xưởng cũng có những báo cáo định kỳ về năng suất và chất lượng sản xuất để Ban giám đốc có kế hoạch cụ thể phù hợp với điều kiện Nhà máy. Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ 1.3.2.1. Sản xuất dịch vụ Sản phẩm dịch vụ của Công ty được chia thành 6 nhóm chính gồm: thiết bị đầu cuối, thiết bị ngoại vi, ống dẫn cáp, cáp các loại, thiết bị bưu chính và các sản phẩm công nghiệp khác. Sản phẩm của Công ty rất đa dạng, với hơn 400 chủng loại sản phẩm khác nhau có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá cả hợp lý. Các sản phẩm chính của Công ty bao gồm: Điện thoại các loại: gồm điện thoại cố định, cố địn có hiển thị hình ảnh, có phím gọi nhanh 171, điện thoại cordless V9300, điện thoại dùng tiền kim loại hữu tuyến và vô tuyến. Thiết bị nội đài: thiết bị truy cập thuê baom MDF, thiết bị bảo an. Tủ hộp đầu nối: các loại tủ hộp đầu nối bằng nhựa Composite, nhựa tổng hợp, các thiết bị đấu nối quang. Thiết bị bưu chính: máy in cước, máy gói buộc, máy xóa tem, ô chia thư, thùng thư, xe đẩy, cân điện tử, kim bưu chính, dấu bưu chính, dây thít bưu chính, túi bưu chính, phôi niêm phong, khay bưu chính và các sản phẩm bưu chính khác. Sản phẩm điệnthanh và sản phẩm từ: loa các loại, nam châm. Nguồn các loại: nguồn viễn thông, nguồn máy vi tính, nguồn Adapter khác. Các sản phẩm tin học và máy tính: bàn phím máy tính, case máy tính, bộ truy cập intenet, các thiết bị phụ trợ khác, các sản phẩm không dây. Công nghệ sản xuất khuôn mẫu: khuôn mẫu đột dập, khuôn mẫu ép nhựa. Sản phẩm cáp thông tin, cáp đồng trục và các sản phẩm cho sản xuất cáp hạ thế: sản phẩm dây đồng bộ Φ2,6 Φ3 Φ8, cáp hạ thế và các thiết bị khác. Dịch vụ bảo hành, bảo tŕ các sản phẩm nhà máy sản xuất và cho thuê hoạt động. Thị trường tiêu thụ Postef có thị trường tiêu thụ ổn định với 90% tổng giá trị sản phẩm được tiêu thụ bởi các Công ty trong tập đoàn VNPT, bao gồm toàn bộ bưu điện tại các tỉnh thành trên toàn quốc, Công ty VPS, VTN, VTI, GPC, VMS. Ngoài ra, sản phẩm của Công ty c̣n được tiêu thụ bởi Công ty Viễn thông Quân đội, Công ty Viễn thông điện lực, Công ty cổ phần Viễn thông Sài Gòn và một số đơn vị sản xuất kinh doanh khác. Công ty còn xuất khẩu sản phẩm sang thị trường Lào, Hàn Quốc, Campuchia, Châu Phi và Achentina. Sản phẩm của Postef chủ yếu được tiêu thụ nội ngành: Trong thị phần của VNPT, điện thoại cố định trên 20%, thiết bị nội đài trên 30%, tủ hộp đấu nối trên 50%, thiết bị bưu chính trên 90%, nguồn viễn thông trên 10%, sản phẩm nhựa trên 20% và sản phẩm tin học máy tính phục vụ bưu chính viễn thông trên 5%. Các sản phẩm điện thanh, sản phẩm từ và các sản phẩm công nghiệp khác được tiêu thụ bên ngoài ngành chiếm tỉ lệ 10% doanh thu của Công ty. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.1. Đặc điểm lao động kế toán Bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 gồm có ba người,1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên, tất cả đều tốt nghiệp đại học hệ chính quy. Bà Nguyễn Thị Huệ, sinh năm 1967, tốt nghiệp trường Đại học kinh tế quốc dân năm 1989, khoa kế toán chuyên ngành kế toán tổng hợp. Hiện nay đang giữ chức kế toán trưởng. Bà Bùi Thị Thu, sinh năm 1956, tốt nghiệp trường Đại học kinh tế quốc dân năm 1978, khoa kế toán chuyên ngành kế toán tổng hợp. Hiện đang giữ chức kế toán vật tư, kế toán ngân hàng và thủ quỹ. Bà Lê Thị Lan, sinh năm 1980, tốt nghiệp trường Học viện tài chính năm 2002, khoa kế toán. Hiện đang giữ chức kế toán bảo hiểm, kế toán thành phẩm và bán thành phẩm. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ giám sát, tổ chức điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán – tài chính của nhà máy đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ kế toán tổng hợp. Giúp việc cho kế toán trưởng là kế toán phần hành. Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng và thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của vật tư cả về số lượng lẫn giá trị, đồng thời phụ trách công việc thanh toán với ngân hàng cũng như nhận các nhận các phiếu thu, phiếu chi để phát và thu tiền mặt tại quỹ nhà máy. Kế toán bán hàng, thành phẩm, bán thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản phẩm, bán thành phẩm của nhà máy. Bộ máy kế toán của nhà máy có thể khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ & BHXH Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy 2 2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán 2.2.1. Khái quát chung Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính ban hành về chế độ khấu hao TSCĐ, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam. Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế( hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc bao gồm giá thu mua, chi phí liên quan đến việc chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp hệ số giá. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp ghi nhận và khấu hao TSCĐ: Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc : 05 – 25 năm Máy móc, thiết bị : 06 – 10 năm Phương tiện vận tải : 06 – 10 năm Thiết bị văn phòng : 03 – 10 năm 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện tuân theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Thứ nhất, lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được lập chứng từ kế toán thích hợp và kịp thời. Các chứng từ có thể do nhân viên phòng kế toán lập hoặc do các phân xưởng gửi lên để hạch toán. Thứ hai, kiểm tra chứng từ. Các chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định ( tên, số hiệu, ngày tháng, nội dung, chữ ký các bên liên quan, …) và đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để làm cơ sở cho các ghi chép kế toán và để đối chiếu khi cần thiết. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ. Thứ ba, phân loại chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán. Các chứng từ được tổng hợp và phân loại cho từng công trình liên quan. Mỗi nhân viên kế toán với công trình cụ thể được phân công phải định khoản và ghi chép vào Nhật ký chứng từ cũng như nhập số liệu vào phần mềm kế toán đang sử dụng. Thứ tư, bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ. Trong niên độ kế toán khi báo cáo quyết toán năm chưa được thực hiện thì chứng từ được bảo quản tại các phần hành kế toán. Khi có sự thay đổi về nhân sự thì có biên bản bàn giao các chứng từ đã được bảo quản. Khi kết thúc năm tài chính, báo cáo quyết toán được duyệt, chứng từ kế toán một phần được lưu trữ tại phòng kế toán, còn lại đưa vào kho lưu trữ của công ty. Nếu cần sử dụng lại chứng từ thì phải có sự đồng ý của kế toán trưởng và thậm chí là giám đốc công ty nếu cần. Khi hết hạn lưu trữ chứng từ công ty được hủy chứng từ theo quy định của chế độ. Các chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 ( Phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ) Thứ nhất, chứng từ về lao động, tiền lương, gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Thứ hai, chứng từ về hàng tồn kho, gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ cho phân xưởng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ toàn công ty, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Thứ ba, chứng từ bán hàng, gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng. Thứ tư, chứng từ về tiền tệ, gồm phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Thứ năm, chứng từ về tài sản cố định, gồm biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao máy móc thiết bị cho phân xưởng, bảng tính khấu hao tài sản cố định chung toàn công ty. 2.2.3. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống sổ kế toán của công ty tuân theo các quy định trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ–CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ và quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Về cơ bản, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 sử dụng hầu hết tất cả các tài khoản kế toán, tuy nhiên do đặc điểm nhà máy chủ yếu là sản xuất hay sử dụng các tài khoản: Tài khoản hàng tồn kho gồm: TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155 Tài khoản phải trả gồm: TK 331, TK 334. Tài khoản chi phí gồm: TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. 2.2.4. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký – Chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu liên quan trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng, khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy các số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2.5. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ– BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng. Các báo cáo tài chính: bao gồm 4 loại sau: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Quy trình lập các báo cáo tài chính: Các báo cáo này do kế toán tổng hợp thực hiện. Kế toán tổng hợp lấy số liệu từ kế toán các phần hành và kiểm tra tính chính xác của số liệu để đảm bảo tính cân đối của các báo cáo. Sau đó, báo cáo được kế toán trưởng kiểm tra lại và xét duyệt. Sau khi lập, các báo cáo tài chính phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc công ty. Các báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện được lập hàng quý và nộp cho Tổng công ty vào ngày 15 tháng đầu tiên của quý sau. Đối tượng sử dụng các báo cáo tài chính: do Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện đã niêm yết trên thị trường chứng khoán nên đối tượng sử dụng ngoài các tổ chức như Cơ quan thuế, Tổng công ty, Hội đồng quản trị,… còn là các cổ đông, nhà đầu tư và đông đảo công chúng quan tâm. Báo cáo quản trị: ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc, phòng kế toán còn lập các báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. Ví dụ: Báo cáo tình hình thu chi các phân xưởng( lập hàng tháng, nộp cho Giám đốc vào ngày 5 của tháng sau), Báo cáo tình hình sử dụng vốn ( lập hàng ngày ). 2.3. Đặc điểm tổ chức kế toán trên một số phần hành chủ yếu 2.3.1. Phần hành kế toán tài sản cố định Đặc điểm: Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc 05 – 25 năm Máy móc, thiết bị 06 – 10 năm Phương tiện vận tải 06 – 10 năm Thiết bị văn phòng 03 – 10 năm Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản bàn giao tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản kiểm kê tài sản cố định Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. Chứng từ sử dụng Tài khoản sử dụng: Tài khoản 211 – “Tài sản cố định hữu hình” Tài khoản 213 – “Tài sản cố định vô hình” Tài khoản 214 – “Hao mòn tài sản cố định” Sơ đồ hạch toán Chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ Thẻ TSCĐ Chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ Chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ Chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ Thẻ TSCĐ NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ Bảng kê Sổ cái TK 211,213,214 Bảng tổng hợp chi tiết các TK 211, 213, 214 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán TSCĐ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán tài sản cố định tập hợp các chứng từ liên quan đến tài sản cố định (biên bản giao nhận, thanh lý tài sản cố định, …) lập Nhật ký – Chứng từ. Cuối quý, kế toán tài sản cố định tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định bằng cách lập Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định toàn công ty và Bảng phân bổ khấu hao máy móc, thiết bị cho phân xưởng. 2.3.2. Phần hành kế toán vốn bằng tiền Đặc điểm: Vốn bằng tiền của Công ty hiện nay chủ yếu tồn tại dưới dạng tiền mặt tại quỹ. Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi. Lệnh thu, chi phải có chữ ký của Giám đốc( hoặc người có ủy quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở lệnh thu, lệnh chi, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ nhận được phiếu thu, phiếu chi sẽ tiến hành thu chi theo các chứng từ đó và có ký tên đóng dấu “ đã thu tiền, đã chi tiền”, đồng thời ghi vào sổ. Chứng từ sử dụng: Phiếu chi Phiếu thu Biên lai thu tiền Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111: Tiền mặt, chi tiết Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng, chi tiết Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam Tài khoản 1122: Ngoại tệ. Sơ đồ hạch toán Chứng từ gốc liên quan đến vốn bằng tiền Sổ chi tiết TK 111, TK 112 NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết các TK 111, 112 Sổ cái TK 111, 112 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán phần hành vốn bằng tiền Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán 3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán Trong những năm vừa qua, Nhà máy 2 luôn là một trong các đơn vị dẫn đầu của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đóng góp cho thành tích đó một phần không nhỏ là nhờ công tác kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các hợp đồng sản xuất, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán – tài chính là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Nhà máy đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên. Tuy nhiên, do đặc điểm của tập đoàn VNPT là vốn được giải ngân cho các Công ty thành viên tuy không có rủi ro nhưng sẽ làm ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh, đây là điều hạn chế của công tác kế toán. Ban giám đốc và phòng kế toán tài chính nên lường trước được các tình huống để có những biện pháp tránh tình trạng ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.1.2. Phân công lao động kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tại phòng kế toán – tài chính là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Sự phân công phân nhiệm cho từng nhân viên trong công ty là hợp lý, mỗi nhân viên đều được phân công công việc phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mình, tạo ra môi trường hoạt động tích cực, mọi người đều hài lòng với công việc được giao và luôn hoàn thành đúng hạn và tốt công việc được giao, góp phần giúp Ban giám đốc trong việc quản lý và hoạch định các chính sách kinh doanh đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, nhà máy cần nâng cao hơn nữa chất lượng thi tuyển đầu, cũng như có những chính sách và biện pháp cụ thể hơn trong việc đào tạo nhân viên cả về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như đạo đức nghề nghiệp của cán bộ công nhân viên. Sắp xếp cán bộ, nhân viên giỏi vào những vị trí chủ chốt, nâng cao đời sống cả về tinh thần lẫn vật chất của cán bộ công nhân viên, điều này sẽ góp phần làm không khí làm việc thêm vui vẻ, phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên, cũng như làm giảm những gian lận sai xót trong quá trình làm việc. Thường xuyên có những buổi gặp mặt giữa cán bộ công nhân viên trong công ty, trao đổi rút kinh nghiệm, thẳng thắn phê bình,đánh giá hiệu quả làm việc sẽ làm môi trường làm việc ngày càng tốt lên, trình độ nhân viên ngày càng được nâng cao. 3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 3.2.1. Đánh giá chung Trong những năm vừa qua, Nhà máy 2 luôn là một trong các đơn vị dẫn đầu của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đóng góp cho thành tích đó một phần không nhỏ là nhờ công tác kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các công trình, hợp đồng xây dựng, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán – tài chính là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của công ty. Công ty cổ phần Thiết bị bưu điện – Nhà máy 2 đã áp dụng đúng các chế độ, chính sách kế toán Chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định của quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty tuân theo đúng các quy định trong chế độ về danh mục, quy trình lập và luân chuyển chứng từ, thường xuyên có sự đối chiếu giữa phòng kế toán và các phòng có liên quan. Các chứng từ được lập kịp thời và theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ đều được lập theo mẫu mà Bộ tài chính ban hành, sau đó được bảo quản và lưu trưc theo đúng yêu cầu về bảo quản lưu trữ chứng từ của Nhà nước. Chứng từ đặc thù của nhà máy được xây dựng trên cơ sở đặc thù công việc, nhưng vẫn tuân theo cơ sở biểu mẫu ban hành của Bộ tài chính và các chứng từ này đều có sự đồng ý bằng văn bản của các cơ quan có thẩm quyền. Công tác phân loại lưu trữ chứng từ được thực hiện một cách khá hợp lý, các chứng từ do ph._.